Khái Quát Chung Về Thương Lượng

ào với người khác gây mất trật tự. Điều đó sẽ tạo ấn tượng không tốt về tính kỷ luật của bạn.

Chuẩn bị những phương án trả lời cho những câu hỏi sau: Bạn nên sẵn sàng nghĩ về những câu hỏi mà hầu hết trong các cuộc phỏng vấn đều gặp. Chẳng hạn như:

Hãy kể cho tôi về bản thân bạn? Bạn nên kể một cách ngắn gọn, đừng kể lể về toàn bộ lịch sử đời tư của bạn. Hãy kể về những nét chính yếu để làm nổi bật những ít điểm của mình lên, nhưng với thái độ khiêm tốn và trung thực. Nếu người phỏng vấn quay qua hỏi về những điểm yếu của bạn, thì hãy miêu tả chúng một cách mà chứng tỏ bạn đang khắc phục những điểm yếu một cách tốt đẹp.

Tại sao bạn muốn xin làm việc cho công ty chúng tôi? Bạn chú ý nhấn mạnh sự phù hợp công việc với năng lực sở trường, trả lời với sự quan tâm, hứng thú.

Bạn đã biết những gì về công ty chúng tôi? Muốn trả lời tốt câu hỏi này, bạn phải tự đặt mình vào đội ngũ của công ty, hãy tìm hiểu kỹ về công ty đó và khi trả lời thường xuyên đề cập đến vấn đề đó. Có thể nói “Vâng, tôi biết dự án đó, vấn đề đó, tôi đã đọc các mục nói về công ty của ông trong tạp chí/ báo…” Nếu bạn không biết về những điều đó thì bạn đừng ngại ngùng đặt câu hỏi về công ty, về công việc mà bạn đang đệ đơn trong lúc phỏng vấn. Tuy nhiên đừng hỏi quá nhiều, chỉ hỏi vừa đủ để nâng cao sự hiểu biết của mình và chứng tỏ bạn là người quan tâm đến công ty. Khi gặp câu hỏi này tuyệt đối không bao giờ được trả lời kiểu như: “Tôi không biết gì về công ty của ông” Hay “Từ trước tới nay tôi không quan tâm đến công ty này”…

Bạn có kế hoạch gì cho tương lai? Bạn muốn gì từ vị trí này? Nếu bạn có nguyện vọng làm việc tại các cơ quan nước ngoài, bạn phải có những suy nghĩ rõ ràng về những lí tưởng trong tương lai. Sẽ rất khó cho bạn nếu bạn chẳng có ý niệm gì về tương lai, tỏ ra không có sự say mê và phát triển theo cách nào cũng được.

Bạn có thể làm được những việc gì trong công ty chúng tôi? Nếu bạn là sinh viên vừa tốt nghiệp thì hãy trả lời một cách tự tin là bạn có thể đảm nhận những công việc như bạn đã được học (ví dụ: bạn tốt nghiệp ngành kinh tế ngoại thương, thì bạn có thể mạnh đạn trả lời là bạn có thể làm ở phòng xuất nhập khẩu, ở khâu thanh toán quốc tế…) phù hợp với công việc của công ty, chứ đừng quá khiêm tốn, quá “thật thà” mà trả lời rằng

“Tôi mới ra trường, chưa có kinh nghiệm, nên không biết liệu có làm được việc gì không, bởi vì học ở trường là một chuyện nhưng ngoài thực tế nó khác”. Nếu bạn đã có nhiều năm kinh nghiệm thì nên nhấn mạnh những công việc của bạn đã đạt được kết quả tốt.

Bạn có điều gì muốn hỏi tôi nữa không? Nếu có thì hãy hỏi về công ty, về công việc, ở lần phỏng vấn đầu tiên bạn chưa nên hỏi về lương bổng hay chế độ nghỉ phép… (trừ khi người phỏng vấn chủ động đặt câu hỏi). Vấn đề lương bổng là hết sức tế nhị, trước khi đi phỏng bạn nên tìm hiểu xem mức lương của những người đang làm ở công ty đó là bao nhiêu để nếu người phỏng vấn có hỏi: Anh (chị) mong muốn được mức lương bao nhiêu?, thì có cơ sở để trả lời. Nếu trả lời thấp quá thì sau này vào làm việc người ta sẽ trả thấp lại ân hận, còn nếu trả lời cao quá thì người ta sẽ ngán.

b. Cư xử trong lúc phỏng vấn

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 99 trang tài liệu này.

Những yếu tố phi ngôn ngữ:

Giữ sự giao tiếp bằng mắt, đừng nhìn chằm chằm, đừng nhìn quá lâu xuống sân nhà hoặc lên trần. Nếu bạn tìm câu trả lời ở đâu đó thì hãy tìm trên khuôn mặt của người phỏng vấn.

Ngồi thẳng không dựa ngửa vào ghế và hơi nghiêng về phía trước.

Đầu và mặt của bạn phải diễn đạt theo lời nói, nét mặt phải luôn vui vẻ, không quá căng thẳng, đừng coi cuộc phỏng vấn là một sự đày ải. Nếu bạn trông dường như bạn thích thú cuộc phỏng vấn, thì người phỏng vấn bạn sẽ có một nhận thức trong tiềm thức của họ rằng bạn sẽ thích thú công việc.

Tốc độ nói và âm lượng vừa phải, giọng phải tự tin.

Đừng nắm chặt tay lại với nhau hay bẻ ngón tay, tư thế không phải khúm núm Đừng bắt chéo hai chân…

Thái độ: Trong cuộc phỏng vấn bạn phải luôn chăm chỉ lắng nghe người phỏng vấn, nếu bạn không hiểu bạn có thể đề nghị xin được nhắc lại. Người phỏng vấn ưa sự thẳng thắng và đánh giá cao cách tiếp cận trực tiếp, có suy nghĩ của bạn, và họ cũng mong đợi ở bạn khả năng sẵn sàng học họ và tiếp cận những cái mới mẻ để làm việc có đặc tính, phẩm chất cao hơn.

Phải nhớ tên người phỏng vấn: Trước khi phỏng vấn người phỏng vấn thường trao cho bạn tấm danh thiếp. Bạn hãy đọc kỹ tên của họ và nhớ lấy, có thể hỏi họ nên gọi họ thế nào (gọi theo họ hay theo tên - nếu là người nước ngoài). Hãy gọi tên của họ nhiều lần trong cuộc phỏng vấn (nhưng không nên nhiều quá), bởi vì bạn nên biết rằng, ai ai cũng cho tên mình là đẹp nhất và âm thanh đó là êm ái nhất. Hãy gọi tên của người phỏng vấn một lần nữa khi bạn rời khỏi bàn phỏng vấn: “Ông Daviđ, rất thú vị được gặp ông”.

c. Kết thúc phỏng vấn:

Khi kết thúc cuộc phông vấn chớ quên nói “cám ơn” và chào ra về.

CÂU HỎI ÔN TẬP

5.1. Bạn hãy phân tích các nguyên tắc của “Họp hành tích cực"?

5.2. Bạn hãy phân tích vai trò của những người tham gia cuộc họp?

5.3. Bạn hãy trình bày mục đích và cách thức giao tiếp với nhân viên dưới quyền?

5.4. Để dùng người có hiệu quả, bạn cần chú ý tới những nguyên tắc nào?

5.5. Khi khen, chê cấp dưới, bạn lưu ý những điểm gì?

5.6. Khi giao tiếp với khách hàng, bạn cần tuân theo những nguyên tắc nào?

5.7. Có những hình thức giao tiếp nào với các cơ quan chính quyền?

5.8. Khi giao tiếp với báo chí, bạn cần chú ý những điều gì?

Bài tập thực hành

Mỗi nhóm hãy viết một bản thông báo tuyển nhân viên.

Mỗi nhóm hãy chọn ra hội đồng phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn những thành viên còn lại trong nhóm để tuyển vào vị trí mà đã thông báo ở trên (mỗi cuộc phỏng vấn tiến hành trong 10 phút).

PHẦN 2: KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG

“Thương lượng không phải là một ván cờ, không nên yêu cầu một thắng, một thua cũng không phải là một trận chiến phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào thế

chết, mà thương lượng vẫn là một cuộc hợp tác đôi bên cùng có lợi”

(I. Nierenberg).

Chương 6: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THƯƠNG LƯỢNG

I. KHÁI NIỆM VỀ THƯƠNG LƯỢNG

Khi sống trong xã hội, dù muốn hay không bạn cũng là một nhà thương lượng. Đàm phán, thương lượng là thực tế của cuộc sống. Bạn thỏa thuận với người yêu nên đi đâu chơi vào chủ nhật tới. Bạn thương lượng với người khác để mua căn nhà. Bạn thảo luận với sếp về chuyện tăng lương. Công ty bạn bàn với công ty nước ngoài thành lập một liên doanh khai thác và chế biến hải sản, cho đến chuyện Tổng thống Mỹ và Tổng thống Nga gặp gỡ để thỏa thuận về việc giải trừ quân bị… Tất cả đều là những cuộc thương lượng và đàm phán. Thế giới là một cái bàn đàm phán khổng lồ.

Khi mà đời sống chính trị và kinh tế ngày càng trở nên bình đẳng và dân chủ, mọi người đều muốn tham gia vào các quyết định ảnh hường đến bản thân mình. Khi mà càng

ít người chấp nhận các quyết định độc đoán của người khác, thì đàm phán trở thành phương tiện cơ bản để giúp chúng ta đạt được những điều mà chúng ta mong muốn từ người khác. Dù trong chính trị, kinh doanh hay cuộc sống gia đình hầu hết các quyết định đạt được đều thông qua đàm phán và thương lượng. Là một nghệ thuật lâu đời, thương lượng, đàm phán đã phát triển thành một phương thức chủ yếu để đưa ra các quyết định trong mọi mặt của đời sống có tổ chức.

Trong hoạt động quản trị kinh doanh, thương lượng là một phương tiện dùng để giải quyết mâu thuẫn giữa giới chủ và công nhân. Trong việc thuê mướn công nhân, thương lượng tập thể là một cách điều hòa quan hệ thuê mướn giữa chủ và những người lao động có tổ chức. Trong nền kinh tế thị trường, khi mà mọi quan hệ giữa người mua và người bán đều dựa trên lợi ích, thì những đặc trưng tinh vi hơn của hoạt động kinh doanh đều liên quan mạnh mẽ đến thương lượng.

Vậy thương lượng là gì? Theo cách hiểu thông thường nhất, thương lượng là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất.

Thế tại sao lại phải thương lượng? Nguyên nhân trực tiếp của thương lượng là bởi các bên đàm phán đều có nhu cầu của mình, mà sự thỏa mãn nhu cầu của một bên sẽ có thể làm phương hại đến sự thỏa mãn nhu cầu của bên kia, bất kỳ bên nào đều không thể không nhìn nhận nhu cầu bên kia. Vì thế mục đích chủ yếu của việc đôi bên thương lượng không thể chỉ lấy nhu cầu mà mình đeo đuổi làm xuất phát điểm, mà nên thông qua trao đổi quan điểm tiến hành bàn bạc, cùng tìm phương án khiến cho đôi bên đều có thể chấp nhận được. Cuộc thương lượng nào cũng đều nảy sinh do hai bên có những lợi ích chung và những lợi ích mâu thuẫn nhau. Nếu người Mỹ và người Nga không có ít nhất một lợi ích chung (muốn giảm nguy cơ hủy diệt bằng chiến tranh hạt nhân) thì sẽ không có những cuộc đàm phán giữa hai bên để đạt thỏa thuận về giải trừ quân bị, nhưng nếu như giữa hai nước lại không có những lợi ích mâu thuẫn thì họ cũng chẳng ngồi thương lượng với nhau làm gì. Trong những cuộc thương lượng nhằm dàn xếp một cuộc đình công, một trong những lợi ích chung của chủ và người lao động là làm cho hoạt động sản xuất tiếp tục diễn ra, nhưng giữa họ,có nhiều lợi ích mâu thuẫn, và hai bên thương lượng để đưa ra một

giải pháp mà cả hai bên đều thỏa mãn. Bởi vì cố gắng của một bên để áp đặt cho bên kia một giải pháp sẽ thất bại do sức mạnh của bên kia hoặc do giải pháp đó không được thực hiện nếu không có sự tuân thủ tự nguyện của bên kia.

II. ĐẶC ĐIỂM CỦA THƯƠNG LƯỢNG TRONG KINH DOANH

Trong đời sống xã hội có nhiều chủng loại đàm phán, thương lượng: có thương lượng về ngoại giao, có thương lượng về vấn đề quân sự, có thương lượng chính trị, có thương lượng về vấn đề kinh tế. Mỗi một cuộc thương lượng trên có những đặc điểm khác nhau. Ở đây chúng ta chỉ tìm hiểu những đặc điểm của thương lượng trong kinh doanh, là một loại hình của thương lượng kinh tế. Từ khái niệm về thương lượng trình bày ở trên, chúng ta thấy rằng thương lượng có những đặc điểm sau đây:

1. Đặc điểm thứ nhất

Thương lượng không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích của bản thân, mà là quá trình đôi bên thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mỗi bên mà tiếp cận với nhau, cuối cùng đạt tới ý kiến nhất trí. Có nghĩa thương lượng là một quá trình đề ra yêu cầu, chịu nhượng bộ, cuối cùng đạt thành nhất trí. Thương lượng cần có thời gian, vấn đế càng phức tạp thì thời gian dành cho thương lượng càng nhiều. Tuy nhiên quá trình thương lượng dài, ngắn phụ thuộc vào sự nhận thức đối với sự xung đột về lợi ích của đôi bên, và trình độ đàm phán của hai bên.

2. Đặc điểm thứ hai

Thương lượng không là sự lựa chọn đơn nhất “hợp tác” hoặc xung đột, mà là sự thống nhất mâu thuẫn giữa “hợp tác” và “xung đột”. Thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng nên có lợi cho cả hai bên. Một mặt, thông qua thương lượng hai bên mong muốn đạt được những lợi ích chung, đó là mặt mang tính hợp tác của thương lượng. Mặt khác trong thương lượng cả hai bên đều mong muốn đạt được tối đa lợi ích cho mình thông qua thương lượng, đó là mặt xung đột.

Hiểu rõ và nhận thức thương lượng là một sự thống nhất giữa hai mặt đối lập hợp tác và xung đột là hết sức quan trọng trong việc chia ra các sách lược trong thương lượng. Nếu chi nhấn mạnh đến tính hợp tác của thương lượng mà sợ gây nên xung đột với đối tác

thì có thể bạn sẽ dễ dàng chấp nhận những điều khoản bất hợp lý gây thiệt hại cho bạn. Nhưng nếu bạn quá nhấn mạnh khía cạnh xung đột, coi thương lượng là một cuộc chiến một mất một còn, kiên trì giữ vững lập trường của mình không chịu lùi nửa bước thì có nguy cơ cuộc thương lượng sẽ bị đổ vỡ. Cả hai thái cực này không thể chấp nhận được đối với những cuộc thương lượng trong kinh doanh.

3. Đặc điểm thứ ba

Thương lượng không phải là sự thoả mãn lợi ích của mình một cách không hạn chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định. Người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của mình trong phạm vi có thể tìm kiếm được càng nhiều lợi ích. Nhưng bất kỳ nhà thương thuyết nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối tác, nếu không nhìn nhận nhu cầu thấp nhất của họ, bức bách họ một cách không hạn chế làm cho họ rút lui mà mất hết quyền lợi đã đến tay mình. Cần phải nhớ rằng “thương lượng không phải là một ván cờ, không nên yêu cầu một thắng, một thua cũng không phải là một trận chiến phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào thế chết, mà thương lượng vẫn là một cuộc hợp tác đôi bên cùng có lợi” (Niernberg).

4. Đặc điểm thứ tư

Việc đánh giá một cuộc thương lượng thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà có một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp. Xuất phát từ việc đàm phán là một sự hợp tác cùng có lợi nên có thể đánh giá sự thành công của nó dựa trên 3 tiêu chuẩn chủ yếu sau:

- Tiêu chuẩn thực hiên mục tiêu: tức là kết quả cuối cùng của thương lượng có đạt được mục tiêu dự định hay không? Đó là tiêu chuẩn đầu tiên.

- Tiêu chuẩn ưu hóa giá thành: một cuộc thương lượng thành công phải có chi phí thấp nhất. Thế chi phí cho một cuộc thương lượng là những gì? Thông thường có 3 loại: Một là sự nhượng bộ để đạt thành nhất trí, cũng là cự ly giữa lợi ích thực tế đạt được và lợi ích dự định. Hai là các nguồn đầu tư hao tốn cho đàm phán như: nhân lực, vật lực, trí lực, thời gian. Ba là chi phí cơ hội, tức là thay vì chúng ta lo đàm phán thương vụ này mà có thể bỏ lỡ một thương vụ khác lợi hơn. Khi thương lượng cần chú ý tới cả ba loại chi phí đó.

- Tiêu chuẩn quan hệ giữa hai bên: thương lượng là một hoạt động giao tiếp giữa người và người, cho nên kết quả của thương lượng không chỉ thể hiện trên mối quan hệ giá cả cao thấp của hợp đồng cuối cùng, lợi nhuận phân phối nhiều hay ít mà nó còn phải thể hiện trên mối quan hệ người và người, tức là phải xem đàm phán có xúc tiến và tăng cường mối quan hệ hợp tác tốt đẹp giữa hai bên hay là vì thế mà làm suy giảm mối quan hệ đó.

Đối với thương lượng trong kinh doanh thì việc đạt được lợi ích kinh tế là mục đích cơ bản nhất. Nhà kinh doanh coi trọng hơn đến giá thành của thương lượng, đến hiệu suất và hiệu quả. Vì vậy để đánh giá kết quả của cuộc thương lượng trong kinh doanh là thành công hay thất bại, người ta chú ý nhiều hơn đến hiệu quả kinh tế của nó.

Ngoài những đặc điểm trên, thương lượng trong môi trường kinh doanh quốc tế còn có thêm một số đặc điểm sau đây:

5. Đặc điểm thứ năm

Thương lượng kinh doanh quốc tế vừa là hoạt động giao lưu quốc tế, vì thế nó phụ thuộc rất nhiều vào quan hệ chính trị và quan hệ ngoại giao giữa hai nước. Khi thương lượng, làm ăn với công ty nước ngoài, bạn cần quán triệt chấp hành chính sách, phương châm và đường lối ngoại giao liên quan đến quốc gia. Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu và chấp hành cả những chính sách riêng biệt của từng nước, tuân thủ hệ thống luật pháp và chế độ quy định của hoạt động xuất nhập khẩu.

6. Đặc điểm thứ sáu

Thương lượng kinh doanh quốc tế phải lấy thương pháp quốc tế làm chuẩn và lấy quán lệ quốc tế làm cơ sở. Vì thế nhà thương lượng cần phải nắm rõ các thứ quán lệ quốc tế, thông thạo điều khoản luật pháp của nước sở tại của đối tác, hiểu thấu đáo những thứ qui định của các tổ chức kinh doanh quốc tế và luật pháp quốc tế.

Hơn nữa thương lượng quốc tế cần phải kiên trì theo đuổi nguyên tắc bình đẳng, hai bên cùng có lợi. Cho dù là làm ăn với nước nghèo hay nước giàu đi nữa, chỉ cần hai bên có thành ý hợp tác với nhau thì phải coi như nhau, không phân biệt. Nếu bạn đã không dùng sức mạnh lấn át người ta, thì cũng đừng bao giờ chịu chấp nhận những điều khoản bất hợp lý về mình. Hãy dùng những tiêu chuẩn khách quan mà đấu tranh.