Giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh Phần 2

Giá cả thế nào là hợp lý? Cần dựa vào những tiêu chuẩn sau đây:

- Giá cả hợp lý là giá cả thể hiện lợi ích chung của cả hai bên.

- Giá cả hợp lý là giá cả có thể thỏa mãn yêu cầu hợp tác lâu dài của đôi bên.

- Giá cả hợp lý là giá cả lợi ích cục bộ phục tùng lợi ích toàn cục.

- Giá cả hợp lý là giá cả thống nhất giữa yêu cầu kĩ thuật và yêu cầu kinh tế. Việc báo giá cần phải được chuẩn bị kỹ càng.

2. Điều chình yêu cầu

Sau khi hai bên đã đưa ra yêu cầu, ắt sẽ có sự sai lệch về yêu cầu mà đôi bên đề ra. Ở đây hai bên cần phải bàn đi bàn lại để điều chỉnh lợi ích cho hợp lý. Thông thường hai bên đều muốn giữ lập trường của mình.

Nhà thương lượng muốn duy trì lợi ích của mình một cách hữu hiệu, trước tiên cần phải hiểu đầy đủ yêu cầu của đối tác căn cứ vào đâu, để cho họ nói rõ kết cấu của yêu cầu và tính hợp lý của mỗi bộ phận cấu thành và sau đó đối chiếu với yêu cầu của mình để xem giữa mình và đối tác đang còn có khoảng cách ở chỗ nào và tại sao lại có khoảng cách đó.

* Nếu yêu cầu của hai bên đều hợp lý, vì thế khoảng cách hiện còn cũng hợp lý, thì chúng ta có thể chỉ ra cho đối tác tình huống thực tế này, tranh thủ mỗi bên đều có sự nhượng bộ tương ứng để có được sự nhất trí.

* Nếu yêu cầu của đối phương hợp lý, mà chúng ta lại đưa ra yêu cầu hơi cao thì ta nên cân nhắc xem có cần giữ nguyên lập trường của mình hay không, đặc biệt là khi đối phương đã phát hiện ra chỗ bất hợp lý của ta, đề ra câu hỏi, phía ta nên chủ động có sự nhượng bộ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 99 trang tài liệu này.

Khi bạn cần nhượng bộ, bạn nên tuân theo những điều sau đây:

Thứ nhất, bạn cần để đối tác cảm thấy bạn chịu nhượng bộ một bước quan trọng. Khi nhượng bộ bạn không thể làm cho đối tác hiểu là bạn sợ áp lực của họ, và cũng không nên làm cho họ nghĩ là sự nhượng bộ của bạn là do hấp tấp vội vàng. Mà bạn cần làm cho họ hiểu là sự thỏa hiệp của bạn là biểu thị một sự thành ý muốn hợp tác. Nếu đối tác hiểu được điều đó thì có thể họ cũng sẽ có một sự nhượng bộ tương ứng.

Thứ hai, bạn hãy lấy phương án thay thế mà giá trị ngang nhau đổi lấy sự thay đổi lập trường của đối tác. Có nghĩa là bạn có thể bằng lòng bỏ lợi ích về một mặt nào đó làm cái giá phải trả để đổi lấy lợi ích ở một mặt khác mà giá trị ngang nhau. Ví dụ, hai chị em giành nhau quả quít, chị chỉ muốn ăn múi quít, còn em thì chỉ muốn lấy vỏ quít dể cắt thành đồng tiền mà nó thích, nhưng hai bên tranh chấp lại là ai được toàn thể quả quít, thế thì tại sao chị lại không thể bỏ một phần vỏ quít để đổi lấy toàn bộ múi quít.

Thứ ba, lấy nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ, chứ không nên nhượng bộ đơn phương. Nếu sau khi bạn đã chịu nhượng bộ một bước quan trọng mà không thấy đối tác có sự nhượng bộ đáp lại, thì thông thường bạn không thể lại nhượng bộ tiếp bởi vì thương lượng là một sự hợp tác giữa hai bên.

* Nếu yêu cầu của đối tác có chỗ bất hợp lý hơn phía ta, thì bạn nên chỉ ra rõ ràng cho họ biết chỗ bất hợp lý là ở đâu với đầy đủ chứng cớ. Tất nhiên để làm chuyện đó cần phải có kỹ năng thuyết phục.

Để thuyết phục đối tác nhìn nhận đúng yêu cầu của mình, bạn cần tuân theo những điểm sau đây:

Thứ nhất, bạn cần giữ bầu không khí chan hòa, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực.

Thứ hai, bạn cần chú ý lắng nghe ý kiến của họ, đừng cướp lời họ, đừng vội vàng đưa ra ý kiến nhận xét. Bạn cần hiểu thấu đáo ý kiến của họ trong từng lời nói, từng hành vi cử chỉ, hiểu được động cơ đích thực chứa đựng đằng sau những lời nói của họ.

Thứ ba, tóm tắt lại ý của đối tác để xem mình đã hiểu hết ý của họ chưa, chẳng hạn có thể nói: theo tôi hiểu, ý ông muốn nói là….., có phải thế không ạ?". Chỉ sau khi đối tác trả lời “đúng thì bạn mới thực hiện bước tiếp theo.

Thứ tư diễn đạt chính xác ý kiến của bạn, làm cho lời nói có sức thuyết phục. Khi trình bày, bạn nên dùng ngôn ngữ giản dị, rõ ràng, kết hợp với những yếu tố phi ngôn ngữ để biểu lộ tình cảm, cảm xúc và thành ý của mình. Muốn lời nói của bạn có trọng lượng hơn, bạn cần phải đưa ra các con số, những bằng chứng cụ thể, chứ không chỉ bằng lời nói trừu tượng.

Thứ năm, bạn cần lường trước những câu hỏi mà đối tác đặt ra cho bạn và sẵn sàng trả lời những câu hỏi đó. Muốn thế trước khi thương lượng, bạn cần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng. Khi trả lời những câu hỏi, bạn cần tự tin, dứt khoát.

Thứ sáu, đừng để đối phương mất thể diện. Trong đàm phán vừa làm cho đối phương nhượng bộ từng bước, vừa phải bảo đảm thể diện cho họ. Cần chuẩn bị những nấc thang để họ nhượng bộ trong danh dự và thoải mái tinh thầm.

* Còn khi tồn tại khoảng cách giữa lợi ích mà hai bên cứ kiên trì lập trường của mình thì đàm phán sẽ đi vào thế găng. Cách đột phá thế găng sẽ được trình bày ở chương sau.

3. Đạt thành thỏa thuận và ký hợp đồng

Trước khi hai bên khởi thảo hợp đồng cho toàn bộ quá trình thương lượng, nên tiến hành kiểm tra lại nội dung đàm phán một lượt để cuối cùng xác nhận đôi bên ở phương diện nào đạt thành thỏa thuận. Đối với những vấn đề nào chưa được thống nhất, có cần thiết phải tiến hành bàn bạc và thỏa hiệp cuối cùng hay không. Khi tất cả không còn nghi ngờ gì nữa thì có thể phát tín hiệu kết thúc thương lượng cho nhau.

Sau khi đã thỏa thuận xong mọi thứ, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, nếu bạn làm ăn với đối tác nước ngoài thì bạn nên giành lấy quyền khởi thảo hợp đồng. Điều đó có mấy cái lợi sau: thứ nhất là bạn thông thạo pháp quy liên quan đến kinh tế của Việt Nam, nên khi dùng Anh văn khởi thảo có thể làm cho hiệp nghị phù hợp với pháp quy của Việt Nam; thứ hai là nếu sau này có rắc rối, khi cần dẫn chứng các điều trong pháp qui, bạn sẽ chủ động hơn; thứ ba là lấy phía ta làm chủ khởi thảo có thể khiến cho mình càng thêm, khiến thương lượng càng thêm thuận lợi, tránh khỏi việc vì quá nhiều sửa đổi mà khiến cho thương lượng kéo dài và khó khăn; thứ tư là có thể tránh việc đối tác lợi dụng cơ hội thảo hợp đồng để lại những chỗ “phục bút” khiến bạn bị lừa gạt; thứ năm là do chúng ta khởi thảo hợp đồng vì thế khi đối tác đề xuất ý kiến sửa đổi, có lợi cho việc tăng cường quả cân thương lượng của phía ta.

Khi thảo hợp đồng cần lưu ý:

- Câu viết phải sáng tỏ, dùng từ phải chuẩn xác để hết sức tránh hiểu nhầm.

- Khi dùng đến ngoại ngữ để thảo hợp đồng, hai bên nên cùng nhau xác nhận về hàm nghĩa, khiến mỗi từ có thể biểu đạt chuẩn xác ý nguyện của đôi bên.

- Điều khoản hợp đồng dùng từ phải nhất trí. Có nghĩa là cùng một sự kiện thì chỉ nên dùng một thuật ngữ đồng nhất, để tránh những rắc rối khi thi hành hợp đồng sau này.

- Khi trình bày những điều khoản có quan hệ với nhau hoặc những qui định được nhiều lần nhắc đến, thì cần phải đảm bảo tính thống nhất.

- Những qui định trong hợp đồng cần phải cụ thể, chi tiết không nên viết chung

chung.

Khi hợp đồng đã được thảo xong, hai bên kiểm tra lại các chi tiết, sửa đổi, bổ sung

về trách nhiệm, quyền lợi… Sau đó, khi không còn nghi ngờ gì nữa, đại diện đứng đầu hai bên có thể cầm bút ký hợp đồng một cách trang trọng giữa đám hoa tươi và tiếng vỗ tay vui mừng.

CÂU HỎI ÔN TẬP

7.1. Khi tìm hiểu về đối tác, bạn cần tìm hiểu những gì?

7.2. Bạn hãy phân tích vai trò của các thành viên trong tổ thương lượng. Họ cần có những phẩm chất như thế nào?

7.3. Có phải đặt mục tiêu cho thương lượng càng chặt càng tốt hay không? Tại

sao?

7.4. Khi cần phải nhượng bộ, bạn cần chú ý những gì?

7.5. Khi thuyết phục đối tác bạn cần tiến hành như thế nào?

7.6. Tại sao bạn nên dành quyền soạn thảo hợp đồng, điều đó có lợi gì?