Một Số Chỉ Dẫn Cho Ứng Viên Trước Khi Dự Phỏng Vấn

Có nhiều hình thức giao tiếp với khách hàng: thứ nhất là tiếp xúc trực tiếp của nhân viên bán hàng với khách hàng; thứ hai là giao tiếp của ban quản trị với khách hàng trong những hội nghị khách hàng, hội chợ, triển lãm…; thứ ba là tổ chức những cuộc tham quan của khách hàng tại doanh nghiệp; thứ tư là sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng, như các phóng sự truyền thanh truyền hình, chương trình giới thiệu sản phẩm; thứ năm là tổ chức các cuộc triển lãm, giới thiệu sản phẩm…

Khi giao dịch với khách hàng, bạn cần nhớ đặt tinh thần phục vụ lên hàng đầu. Và cần tuân theo một số nguyên tắc sau: Thứ nhất là hãy có trách nhiệm với khách hàng, đáp ứng kịp thời các hợp đồng các nhu cầu của họ, không để chậm trễ khi đã hứa; thứ hai là hãy thông tin cho khách hàng một cách kịp thời nếu có chuyện chậm trễ về sản xuất và giao hàng; thứ ba là hãy tôn trọng họ, không can thiệp vào những công việc liên quan đến nội bộ doanh nghiệp của họ, trừ khi người ta yêu cầu bạn cho lời khuyên; thứ tư là không nên tỏ ra quá thân thiện, vì điều này khiến cho họ có ý tưởng muốn được những ưu đãi đặc biệt, mà bạn nên giữ một khoảng cách hợp lý; thứ năm là hãy nhớ rằng mọi khách hàng đều là quan trọng, cho dù họ chỉ đến để tham quan doanh nghiệp của bạn mà thôi; và thứ sáu là hãy khuyến khích khách hàng phản hồi thông tin về sản phẩm, dịch vụ của bạn.

2. Giao tiếp với nhà cung cấp

Để hoạt động kinh doanh có hiệu quả, bạn không chỉ phải tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, mà còn phải biết duy trì mối quan hệ tương tự với các nhà cung cấp. Chính họ là người đảm bảo đầu vào cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của bạn được trôi chảy.

Khi quan hệ với các nhà cung cấp, bạn cần lưu ý nhận điều cơ bản sau đây (Nguyên Tố 1997): thứ nhất là đừng bị họ phải chờ đợi, đối với họ thời gian cũng quí như vàng; thứ hai là đừng đối xử kém ưu tiên với các nhà cung cấp so với khách hàng; thứ ba là hãy báo ngay cho họ về bất cứ sự thay đổi nào về ngân sách, hợp đồng, kế hoạch sản xuất kinh doanh, để họ có những kế hoạch của họ; thứ tư là hãy nêu ra những yêu cầu của mình bằng văn bản, giấy tờ càng chi tiết càng tốt; thứ năm là hãy thanh toán đúng hạn và thể hiện sự hài lòng của bạn đối với những hợp đồng hoàn thành tốt; thứ sáu là hãy cẩn thận về những bí mật kinh doanh của mình, vì các nhà cung còn giao dịch với các đối thủ

khác, và cũng đừng dò hỏi về những bí mật về đối thủ làm cho họ trở nên khó xử; thứ bảy là hãy mạnh dạn yêu cầu họ cho lời khuyên và những tin tức về tình hình trong ngành.

3. Giao tiếp với cơ quan chính quyền

Bất cứ một cơ sở sản xuất kinh doanh nào cũng phải liên hệ với các cơ quan chính quyền, kể từ khi nộp đơn xin phép thành lập cho đến khi được phép hoạt động, đóng thuế… Các doanh nghiệp cần phải có những dịch vụ về an ninh, trật tự và các chính sách tài trợ của chính phủ.

Có nhiều hình thức giao tiếp với cơ quan chính quyền. Hoặc là bạn có thể trực tiếp giao tiếp với họ. Chẳng hạn trực tiếp tiếp xúc với các cấp chỉ huy các ngành lập pháp hành pháp để tham khảo ý kiến, thảo luận hoặc trình bày mục tiêu, quan điểm của doanh nghiệp; tổ chức các buổi tiệc tiếp tân tại cơ sở kinh doanh để mời các đại diện chính quyền đến tham dự, đây là dịp tốt để nhờ chính quyền lưu tâm đến công ty, hiểu rõ thực trạng của công ty nhằm áp dụng những chính sách thuế khóa hợp lý; có thể tổ chức các cuộc viếng thăm của các cấp lãnh đạo chính quyền tại công ty bạn. Hoặc là bạn có thể giao tiếp gián tiếp với chính quyền bằng các bản báo cáo định kỳ, phỏng vấn bằng thư tín để thu thập ý kiến và quan điểm của giới lập pháp và hành pháp về các vấn đề kinh tế, thời sự, chính sách…

Khi đến các cơ quan chính quyền để giải quyết công việc bạn cần lưu ý: thứ nhất là ăn mặc nghiêm túc, đừng sặc sỡ hay lòe loẹt quá dễ làm cho người ta có ác cảm, và nếu bạn được hẹn thì hãy đến đúng giờ; thứ hai là mỗi một cơ quan có những qui định riêng của nó, vì vậy bạn có bất bình vì nó vô lý thì cũng đừng phản đối kẻo lại gây khó khăn cho việc giải quyết công việc, sau đó bạn có thể góp ý bằng hộp thư; thứ ba là hãy tôn trọng người đại diện chính quyền, nhưng không có nghĩa là bạn phải quỵ lụy, khúm núm làm mất thể diện, cần giữ phong thái đúng mực, ăn nói hòa nhã, trình bày ngắn gọn, và yêu cầu họ giải quyết theo đúng chức trách của họ; Thứ tư là hãy nhớ rằng ai cũng muốn người khác coi mình là quan trọng, vì vậy nếu người đại diện chính quyền có làm ra vẻ quan trọng thì bạn cũng thông cảm, cái chính là bạn giải quyết xong công việc.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 99 trang tài liệu này.

4. Giao tiếp với báo chí

Trong hoạt động của mình, đôi khi bạn cũng có dịp gặp gỡ với báo chí. Kỹ năng tiếp xúc với báo chí là một trong những tiền đề của nhà kinh doanh ngày nay. Tạo mối quan hệ tốt với báo chí có thể tiết kiệm cho bạn hàng ngàn đôla tiền quảng cáo. Ngược lại, quan hệ không tốt với báo chí có khi bạn phải gặp tình trạng xấu nhất là đi đến phá sản.

Khi tiếp xúc với các nhà báo, bao giờ bạn cũng phải tỏ ra cởi mở và lịch sự. Không nên tỏ ra khó chịu và có thái độ lãng tránh. Hãy cung cấp ngay cho họ những thông tin cần thiết nếu đó không phải là bí mật của công ty. Bạn phải có tác phong nhanh nhẹn khi xuất hiện trước báo chí và gọi điện phúc đáp họ, nếu họ cần đến bạn. Bởi vì các nhà báo bao giờ cũng cần những thông tin nóng hổi, nhất là phóng viên của các báo ngày, và nếu bạn không kịp thời cung cấp thông tin cho họ thì người ta sẽ tìm cách thu thập thông tin từ nguồn tin khác, do đó mà bạn có thể đánh mất một cơ hội nào đó.

Bạn nên quan tâm đến việc tiếp xúc với báo chí, và hãy tỏ ra thành thạo trong những cuộc phỏng vấn. Khi các nhà báo đã có cảm tình và quen làm việc với bạn rồi thì họ sẽ thường xuyên gặp gỡ và có cơ hội họ sẽ tán dương bạn và doanh nghiệp của bạn. Khi được phỏng vấn, bạn cần chú ý tới cách dùng ngôn từ, không được dùng những lời lẽ thô thiển và cẩn thận về cú pháp và văn phạm. Đặc biệt khi trả lời phỏng vấn cho đài truyền hình hay đài phát thanh thì những gì bạn nói, kể cả những từ ấp a ấp úng của bạn cũng được phát nguyên vẹn. Tốt nhất là trước khi trả lời phỏng vấn, bạn nên chuẩn bị kỹ về các phương án trả lời và tập dợt trước. Khi xuất hiện trước ống kính truyền hình, bạn cần ăn mặc nghiêm chỉnh, lịch sự, tư thế đàng hoàng, nhìn thẳng vào ống kính và nói một cách tự nhiên, đừng tỏ ra quá điệu bộ, uốn éo.

Khi tiếp xúc với báo chí, bạn nên chuẩn bị những gì nên nói, những gì nên không, chứ đừng để xảy ra tình trạng là sau một hồi phỏng vấn rồi bạn mới nói với nhà báo là: “những chuyện này xin đừng viết lên báo. Những chuyện như vậy bao giờ cũng làm cho các phóng viên khó chịu vì mất thời gian, vô ích. Đối với những thông tin mà bạn chưa chắc chắn lắm, thì bạn có thể nói trước với phóng viên đó là những tin tức chưa được thẩm định, chỉ để tham khảo mà thôi. Trong khi phỏng vấn, bạn không nên tỏ ra nghi ngờ và sợ phóng viên trích dẫn sai lời nói của bạn, vì điều đó dễ làm xúc phạm đến tính nghề nghiệp của họ.

Khi bạn muốn đăng báo một tin tức gì về công ty mình, cần biên tập một cách cẩn thận: Hãy xem xét những điểm mấu chốt trong bài báo, điều gì làm cho bạn đọc quan tâm, có điều gì mới trong bài báo của bạn hay không? Và hãy đặt tên bài báo thật ấn tượng để gây được sự quan tâm. Không nên gửi đăng những tin tức vô bổ, nhàm chán, vì biên tập viên báo chí liên tục nhận những bài như thế dần dần họ không thèm chú ý tới những bài báo của công ty bạn nữa. Và đừng bao giờ yêu cầu được xem lại bài báo trước khi người ta in, vì điều đó cũng có thể cho họ bị xúc phạm.

III.PHỎNG VẤN TUYỂN CHỌN

1. Các hình thức phỏng vấn

a. Phỏng vấn theo mô thức:

Là người phỏng vấn dựa vào bản câu hỏi đã được soạn một cách kỹ lưỡng để hỏi ứng viên. Các câu hỏi bao trùm lên những điều cần tìm hiểu về ứng viên như: kỹ năng, động cơ, khả năng giải quyết vấn đề, tính linh hoạt sáng tạo trong công việc, tham vọng và các đặc điểm cá nhân khác. Phương pháp này tỏ ra hữu dụng khi cần tuyển nhiều ứng viên cho cùng một chức vụ, và khi chúng ta không có nhiều thời gian để phỏng vấn sâu.

b. Phỏng vấn không chỉ dẫn:

Là cuộc phỏng vấn được tiến hành như một cuộc đối thoại, không có bản câu hỏi kèm theo. Thường là câu hỏi sau được đặt ra dựa vào câu trả lời trước đó của ứng viên. Loại phỏng vấn này tỏ ra linh hoạt, uyển chuyển, giúp người phỏng vấn tìm hiểu được những vấn đề tế nhị về đối tượng. Nhưng nó đòi hỏi tốn nhiều thời gian và kết quả phỏng vấn phụ thuộc nhiều vào trình độ của phỏng vấn viên. Loại này thường dùng để phỏng vấn những ứng viên vào những chức vụ cao mà thôi.

c. Phỏng vấn nhóm:

Một nhóm hay hội đồng phỏng vấn cùng đặt câu hỏi cho một ứng viên. Loại phỏng vấn này có mức độ khách quan và độ tin cậy cao, nhưng tốn kém thời gian và thường tạo ra sự căng thẳng thái quá cho ứng viên. Để khắc phục nhược điểm đó, thì có thể cùng một lúc hội đồng phỏng vấn nhiều ứng viên để phát hiện ra người nổi trội hơn cả.

d. Phỏng vấn căng thẳng:

Người phỏng vấn cố tình tăng thêm sự lo ngại vốn có của người xin việc, qua đó đánh giá khả năng giải quyết vấn đề trong điều kiện căng thẳng thần kinh. Nó chỉ được áp dụng để lựa chọn nhân viên vào quân đội, cảnh sát, ngành luật…

e. Phỏng vấn tình huống:

Đưa ra những tình huống giống như trong thực tế mà ứng viên sẽ phải đương đầu giải quyết, thông qua đó có thể đánh giá được khả năng giải quyết vấn đề, thái độ và quan điểm của ứng viên.

f. Phỏng vấn liên tục:

Là làm cho ứng viên không biết mình bị phỏng vấn để kiểm tra, đánh giá ứng viên một cách trung thực nhất.

2. Tiến trình phỏng vấn

a. Chuẩn bị

- Nghiên cứu kỹ bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc, xem xét kỹ hồ sơ xin việc, vạch ra những điểm mạnh, điểm yếu và những điều còn nghi vấn cần phải làm sáng tỏ về ứng viên.

- Thông báo về cuộc phỏng vấn ít nhất trước 1 tuần. Nếu 1 phỏng vấn nhiều ứng viên trong một buổi hay một ngày, thì cần thiết phải xây dựng thời gian biểu cho hợp lý. Không nên mời tất cả ứng viên đến dụng một lúc làm cho họ phải chờ đợi, tạo ra sự căng thẳng tâm lý không cần thiết. Thời gian biểu tốt nhất là làm cho những ứng viên đến vào những thời điểm khác nhau, và sau mỗi đợt phỏng vấn cần có ít phút để xem lại các giấy tờ và chấn chỉnh những điều mà mình đã ghi.

- Cần bố trí bối cảnh phỏng vấn một hợp lý, vừa nghiêm trang, nhưng cũng vừa tạo cảm giác thoải mái cho ứng viên. Phòng phỏng vấn phải phù hợp với một cuộc nói chuyện thân tình, không bị quấy rầy và đứt đoạn. Chỗ ngồi của ứng viên phải rõ ràng, cần bố trí ghế của ứng viên và của người phỏng vấn cao ngang bằng nhau và để họ có thể trông thấy nhau một cách dễ dàng. Cần dẹp bỏ bớt những gì xung quanh có thể gây cản trở cho việc trả lời của ứng viên.

b. Tạo bầu không khí tiếp xúc

Người phỏng vấn cần chủ động tạo nên bầu không khí thoải mái cho cuộc nói chuyện và duy trì bầu không khí để trong suốt cuộc phỏng vấn. Để làm cho ứng viên cảm thấy thoải mái có thể sử dụng các phương pháp sau:

- Dùng những cử chỉ hữu nghị, thoải mái như bắt tay thân tình, kéo ghế mời ngồi…

- Hỏi chuyện vặt: tức là hỏi đối tượng về những chuyện không có nội dung quan trọng, thông thường nhất là hỏi về thời tiết, thể thao, những vấn đề vô thưởng vô phạt để tạo cảm giác tin tưởng, thoải mái trong quan hệ.

- Tỏ ra bình tĩnh, không vội vàng: Người phỏng vấn cần tạo ra một không khí thong thả sẽ tạo được cuộc tiếp xúc nhanh hơn so với việc tạo ra sự vội vàng, bận bịu.

- Giải thích về thủ tục: thông thường ứng viên hay trở nên hồi hộp vì không biết mình sẽ phải làm những gì trong cuộc phỏng vấn. Vì vậy việc nêu rõ thủ tục phỏng vấn sẽ cung cấp cho ứng viên một bức tranh để bước vào cuộc một cách thoải mái. Họ cần hiểu rõ đây là cuộc phỏng vấn loại gì sẽ kéo dài bao lâu, liệu sau đó còn có cuộc phỏng vấn nào nữa không và bao giờ người ta sẽ quyết định và quyết định.

Việc tạo ra mối quan hệ hài hòa không nên kéo dài quá, nếu không sẽ mất tự nhiên.

Sau một vài phút, cuộc phỏng vấn cần chuyển qua giai đoạn thực chất.

c. Giai đoạn thực chất

Nhiệm vụ của người phỏng vấn trong gia đoạn này là duy trì bầu không khí thoải mái và thu thập được những thông tin về đối tượng một cách hữu hiệu. Muốn làm được điều đó có thể áp dụng những phương pháp sau:

- Vừa nghe vừa quan sát: thông tin về đối tượng không chỉ được thu thập thông qua lời nói, mà còn thông qua diện thạo trang phục, những hành vi, cử chỉ, ánh mắt, nét mặt… Chính thông qua những đặc điểm đó mà người phỏng vấn có thể biết thêm những vấn đề quan trọng mà có khi không tìm thấy trong lời nói.

- Chú ý lắng nghe và phản hồi: phỏng vấn tuyển chọn là nhằm thu thập những thông tin về ứng viên, để thông qua đó phỏng vấn viên đánh giá về họ. Bởi vậy trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn cần hạn chế khẩu khí của mình, đồng thời quan tâm và chú ý tới những điều ứng viên nói để khuyến khích họ trả lời.

- Việc đưa ra các câu hỏi là phần trọng tâm của phỏng vấn (kỹ năng đặt câu hỏi đã trình bày ở chương trước). Về nội dung câu hỏi thì cực kỳ đa dạng, tùy vào tính chất của cuộc phỏng vấn, nhưng hầu hết trong các cuộc phỏng vấn người ta thường đưa ra các câu hỏi về động cơ xin việc, về kiến thức hiểu biết, quan điểm sở thích, về khả năng giao tiếp, năng lực làm việc, về tính trung thực và tham vọng… Khi đặt câu hỏi cần lưu ý:

- Câu hỏi phải ngắn gọn, rõ ràng. Không nên dùng những biệt ngữ khó hiểu.

- Câu hỏi không mang sự gợi ý trả lời hoặc lộ rõ quan điểm, ý định.

- Không nên đặt những câu hỏi để ứng viên trả lời có hoặc không.

- Không nên đặt những câu hỏi về đời tư, có tính khiêu khích, nhạo báng ứng viên.

- Không tra hỏi ứng viên như hỏi cung.

d. Đánh giá, lựa chọn

Sau các cuộc phỏng vấn, phỏng vấn viên hoặc các thành viên của tiểu ban sẽ quyết định nên lựa chọn ai. Sự đánh giá lựa chọn tiến hành bằng cách đối chiếu bản tiêu chuẩn công việc và qui định nhân sự với những thông tin về phẩm chất của những người xin việc và quyết định trường hợp nào là ăn khớp nhất. Không nên quyết định ngay trong các cuộc phỏng vấn và cũng không quyết định về từng người giữa các cuộc phỏng vần, vì làm thế là gạt bỏ các cuộc phỏng vấn sắp tới.

Khi đánh giá về các ứng viên, cần tránh những sai lầm sau đây:

- Đánh giá một cách vội vàng, chỉ dựa vào hồ sơ, bằng cấp và hình thức bên ngoài.

- Đánh giá dựa trên những định kiến cá nhân về ứng viên. Phỏng vấn viên chỉ chú tâm tới những chứng cớ bất lợi cho ứng viên.

- Ảnh hưởng từ thứ tự phỏng vấn (thường người đầu tiên bị đánh giá khắt khe hơn những người sau).

- Phỏng vấn viên không hiểu rõ về công việc.

e. Thông báo cho những người bị loại

Việc thông báo cho những người bị loại là cần thiết. Việc làm này không những tốt cho người xin việc mà còn tránh khỏi mang tiếng xấu trong thị trường lao động.

3. Một số chỉ dẫn cho ứng viên trước khi dự phỏng vấn

Muốn được trúng tuyển, ngoài trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, người xin việc phải có những tố chất như: lòng nhiệt tình, sự chủ động sáng tạo, ý thức trách nhiệm cao và có tính quyết đoán. Đó là những tính cách rất hấp dẫn người phỏng vấn. Nếu bạn có đầy đủ các phẩm chất trên thì cũng có thể được chấp nhận dù các kỹ năng khác của bạn còn hạn chế. Vì vậy trong suốt cuộc phỏng vấn bạn phải thể hiện được những phẩm chất đó ra bên ngoài.

a. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn

Chuẩn bị hồ sơ: Bộ hồ sơ của bạn sẽ gây ấn tượng đầu tiên cho người phỏng vấn. Vì vậy hồ sơ phải được chuẩn bị một cách hoàn hảo. Đừng gửi những tờ giấy được viết bằng tay với nét chữ ngoệch ngoạc, rách nát, dơ bẩn hoặc vấy mực.

Lý lịch trình bày rõ ràng, bao gồm những nét chính: trình độ học vấn, trình độ ngoại ngữ, kinh nghiệm làm việc, các kiến thức bổ sung. Kèm theo các bản sao văn bằng tốt nghiệp, các chứng chỉ ngoại ngữ, vi tính…

Cách ăn mặc: Một khi bạn đã có cái hẹn để phỏng vấn, điều đặc biệt là người ta sẽ đánh giá vẻ bên ngoài của bạn. Cách nhanh nhất để làm mất uy tín trong lĩnh vực kinh doanh là trước một người phỏng vấn mà áo quần bạn xộc xếch không chỉnh tề. Những nhà nghiên cứu chứng minh rằng hầu hết những nhà giám đốc kinh doanh hình thành trong tư tưởng của họ về người xin việc trong vòng 30 giây. Dù bạn là người được tuyển dụng thì mối quan hệ giữa bạn và người phỏng vấn sẽ bị ảnh hưởng bởi ấn tượng đầu tiên cho cả về sau này. Vì vậy khi tới phỏng vấn bạn nên ăn mặc chỉnh tề, tóc tai gọn gàng sạch sẽ (nam nên thắt cavat, di giày; nữ đi giày dép có quai…), không nên ăn mặc quá model, quá lòe loẹt, quá cầu kỳ, nữ không nên trang điểm quá đậm. Để quyết định nên mặc như thế nào khi được phỏng vấn, bạn nên cố gắng thăm công ty và xem giám đốc và các nhân viên khác ăn mặc thế nào.

Thời gian: Bạn phải có mặt trước lúc phỏng vấn 10 phút (đừng nên sớm quá). Điều này sẽ đem lại cho bạn những phút thoải mái và an lòng trước một cuộc thi. Nếu bạn mất bình tĩnh, hãy thở sâu vào lồng ngực mấy cái, chịu khó suy nghĩ và tự tin hơn vào bản thân. Trong khi chờ đợi đến lượt mình, bạn không đi lại quá nhiều, không nói chuyện ồn