Một Số Giải Pháp Cho Doanh Nghiệp Việt Nam Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Đàm Phán

phạm vi nghiên cứu của khoá luận này, phần dưới đây sẽ chỉ đi sâu phân tích các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả đàm phán trực tiếp dưới góc độ các nhà đàm phán Việt Nam (trong đó phần lớn theo quan điểm mới về đàm phán) trong hoạt động thương lượng với các doanh nghiệp Nhật Bản.

Để đánh giá một cuộc thương lượng trực tiếp có hiệu quả và thành công hay không, về cơ bản có thể dựa vào 4 chỉ tiêu cơ bản sau: thực hiện mục tiêu đàm phán đã đề ra, hợp đồng mua bán được ký kết chặt chẽ, tối ưu hoá chi phí đàm phán và xây dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp.

3.1.1. Thực hiện mục tiêu đàm phán đã đề ra

Sau khi đàm phán trực tiếp kết thúc, người đàm phán thường tự đặt cho mình những câu hỏi như: mục tiêu dự định ban đầu có bị thay đổi trong quá trình đàm phán hay không? mục tiêu dự định đạt được ở mức độ nào? đạt được mục tiêu tối đa hay tối thiểu hay nằm giữa khoảng tối đa và tối thiểu? Thông thường, mục tiêu đạt được càng nhiều trong điều kiện các yếu tố khác không thay đổi thì đàm phán càng hiệu quả và càng thành công. Tuy vậy, việc đạt được mục tiêu là vấn đề không dễ dàng cho nên nó đòi hỏi người tham gia đàm phán phải biết cách thuyết phục và chủ động điều chỉnh mục tiêu khi không thể đạt được ở mức độ hợp lý. Trong đàm phán trực tiếp với doanh nghiệp Nhật Bản, việc thực hiện được mục tiêu đàm phán đề ra là chỉ tiêu vô cùng quan trọng và không thể bỏ qua bởi các nhà kinh doanh Nhật Bản vốn nổi tiếng là những người biết cách thuyết phục và có những chiến thuật thuyết phục rất linh hoạt, lại rất giỏi lợi dụng điểm yếu của đối phương nhằm buộc đối phương đưa ra nhượng bộ trước. Những nhà đàm phán Việt Nam ít kinh nghiệm giao tiếp kinh doanh với người Nhật sẽ càng dễ “mắc bẫy” hơn, hậu quả là phải giảm bớt một số mục tiêu ban đầu và đưa ra nhượng bộ. Vì thế, khi đàm phán trực tiếp với các đối tác Nhật Bản, các doanh nghiệp Việt Nam cần hết sức thận trọng và tỉnh táo giữ vững mục tiêu đề ra, nhận biết rõ ràng đâu là lợi ích tối thiểu phải đạt được, đâu là lợi ích có thể từ bỏ để đưa ra nhượng bộ,… như vậy mới có thể đảm bảo hiệu quả trong đàm phán trực tiếp với các đối tác người Nhật

3.1.2. Hợp đồng được ký kết chặt chẽ

Kết quả của đàm phán thương mại quốc tế thể hiện ở các hợp đồng thương mại quốc tế, nói cách khác hợp đồng chính là sản phẩm của đàm phán. Đó là những cam kết có thể được lập bằng văn bản trong đó quy định quyền lợi và nghĩa vụ (rights and obligations) của các bên trong 1 giao dịch mua bán quốc tế. Vì thế một cuộc thương lượng thành công tối thiểu phải dẫn đến việc ký kết hợp đồng mua bán giữa hai bên. Tuy vậy hợp đồng đó phải được ký kết một cách chặt chẽ, tính chặt chẽ của hợp đồng thể hiện ở 4 khía cạnh sau:

Hợp đồng được làm bằng văn bản, có đầy đủ thông tin về chủ thể, ngày tháng và

địa điểm ký kết hợp đồng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 117 trang tài liệu này.

Các hợp đồng mua bán với Nhật cần được lập thành văn bản bởi nó không chỉ là bản ghi lại các thoả thuận đã đạt được giữa các bên trong quá trình đàm phán mà còn là sự chính thức hoá và thừa nhận mối quan hệ mua bán của đôi bên. Tuy vậy, do người Nhật rất nghiêm chỉnh trong việc thực hiện cam kết nên với những thương vụ nhỏ, giá trị không lớn lắm thì việc lập hợp đồng thành văn bản cũng không thực sự cần thiết, trừ khi luật điều chỉnh hợp đồng bắt buộc hợp đồng phải được làm thành văn bản. Nếu các bên lập hợp đồng thành văn bản thì trong hợp đồng cần phải ghi đầy đủ các thông tin về chủ thể của hợp đồng như: địa chỉ công ty, số điện thoại, số fax, số tài khoản, tên và chức vụ của người đại diện có thẩm quyền ký kết hợp đồng hoặc tên và chức vụ của người được uỷ quyền ký kết hợp đồng và giấy uỷ quyền. Ngoài ra, hợp đồng cần ghi rõ ngày tháng và địa điểm ký kết nhằm làm căn cứ xác định thời hạn phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng ( Ví dụ: hợp đồng quy định “hàng hoá được giao trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng” hoặc “hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày được ký kết”), và giúp các bên xác định nguồn luật điều chỉnh hợp đồng trong trường hợp có quy định “luật điều chỉnh hợp đồng này là luật của nơi ký kết hợp đồng”.

Hơp đồng phải phù hợp với luật áp dụng

Nếu các bên chọn luật Việt Nam làm luật điều chỉnh hợp đồng thì nguồn luật trực tiếp nhất điều chỉnh hợp đồng chính là Luật Thương Mại năm 2005, còn những nội dung liên quan đến hợp đồng không được Luật Thương Mại năm 2005 quy định sẽ được chiểu theo Bộ Luật Dân Sự năm 2005. Ví dụ, Luật Thương Mại 2005 không có quy định về các điều khoản chủ yếu của hợp đồng, chấp nhận chào hàng, sửa đổi, bổ sung chào hàng, thời điểm cấu thành hợp đồng, mà những nội dung này được quy định cụ thể trong Bộ Luật Dân Sự 2005. Còn nếu các bên chọn nguồn luật khác như: điều ước quốc tế, luật nước ngoài, tập quán quốc tế làm luật áp dụng cho hợp đồng thì doanh nghiệp Việt Nam nhất thiết phải tìm hiểu kỹ về nội dung của những nguồn luật đó, đánh giá và xem xét xem nguồn luật đó bảo vệ cho người bán nhiều hơn hay người mua nhiều hơn, có trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam hay không. Việc này có ý nghĩa hết sức quan trọng bởi nó có ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của doanh nghiệp Việt Nam trong hoạt động mua bán quốc tế và tính hợp pháp của hành vi thương mại được thực hiện theo luật pháp Việt Nam.

Nội dung các điều khoản chặt chẽ, rõ ràng

Tiêu chuẩn này đảm bảo cho hợp đồng được rõ ràng và chính xác, qua đó làm căn cứ xác định cụ thể quyền và nghĩa vụ của người bán và người mua. Ví dụ, điều khoản giá cả quy định như sau sẽ bị coi là thiếu chặt chẽ và không rõ ràng

Đơn giá:35USD/MT FOB Hải Phòng Tổng giá: 200.000 USD

Quy định như vậy là không rõ ràng bởi “FOB Hải Phòng” không rõ là giá FOB theo Incoterms 2000 hay Incoterms 1990 hay theo “Định nghĩa ngoại thương của Mỹ sửa đổi năm 1941”. Các tập quán thương mại khác nhau có cách giải thích rất khác nhau về cùng một vấn đề, trong đó theo FOB ngoại thương của Mỹ, trách nhiệm của người bán sẽ rộng hơn so với theo FOB Incoterms 2000.

Nói chung các thương nhân Nhật Bản không thích soạn thảo hợp đồng với những điều khoản quá tỉ mỉ và cụ thể bởi nó chứng tỏ các bên thiếu sự tin tưởng lẫn nhau. Vì thế các hợp đồng do phía Nhật soạn thảo thường rất mập mờ về nội dung, những điều khoản thường chỉ được soạn thảo chung chung nên không đảm bảo được tính

chặt chẽ, rõ ràng cho hợp đồng. Để bảo vệ quyền lợi của mình, tránh việc các bên hiểu sai hoặc có cách hiểu khác nhau về cùng một vấn đề do quy định trong hợp đồng thiếu chính xác và rõ ràng, các doanh nghiệp Việt Nam nên giành quyền soạn thảo hợp đồng về mình và đảm bảo cho nội dung các điều khoản trong hợp đồng đáp ứng được yêu cầu tối thiểu là đầy đủ thông tin cần thiết liên quan đến điều khoản ấy. Tuy vậy, cần giải thích rõ ràng với phía bạn hàng Nhật Bản ngay từ khâu đàm phán rằng việc soạn thảo các điều khoản như vậy thực chất chỉ là để đảm bảo cho các quyền và nghĩa vụ giữa các bên có cơ sở xác định rõ ràng, đảm bảo quyền lợi cho cả người bán lẫn người mua, chứ không phải có ý ta không tin tưởng họ.

Ngôn ngữ của hợp đồng phải được dùng chính xác, không mập mờ dẫn đến nhữngcách hiểu khác nhau

Nếu hợp đồng được lập bằng một ngôn ngữ thì nên sử dụng tiếng Anh để đảm bảo tính thống nhất về cách hiểu. Còn nếu hợp đồng được lập bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau (Ví dụ: tiếng Nhật và tiếng Việt) thì doanh nghiệp Việt Nam cần kiểm tra tính chuẩn xác trong cách dùng từ, tính chặt chẽ trong câu cú từ vựng và con số nhằm tránh tình trạng mỗi bên đọc theo một thứ tiếng và hiểu một kiểu dẫn đến những sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng và những tranh chấp không đáng có.

3.1.3. Tiêu chuẩn tối ưu hoá chi phí đàm phán

Về cơ bản, các chi phí đàm phán thường được chia làm 3 loại:

• Chi phí nhượng bộ để đạt được thoả thuận: là sự chênh lệch giữa lợi ích dự tính và lợi ích thực tế thu được trong đàm phán. Loại chi phí này có thể lượng hoá được bằng những con số cụ thể

• Chi phí đầu tư cho đàm phán bao gồm: chi phí chuẩn bị cho đàm phán (điều tra thị trường, bạn hàng, lập kế hoạch đàm phán), chi phí trong giai đoạn đàm phán trực tiếp (đi lại, ăn ở, đón tiếp bạn hàng, chiêu đãi, tặng quà, chi phí cho đàm phán viên, thuê cố vấn,…)

• Chi phí cơ hội bị bỏ lỡ do đầu tư vào đàm phán với đối tác mà bỏ lỡ cơ hội kiếm lời từ những thương vụ với những đối tác khác. Loại chi phí này rất khó lượng hoá nên hay bị doanh nghiệp bỏ qua khi đánh giá hiệu quả đàm phán.

Khi tính toán chi phí đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản, doanh nghiệp Việt Nam cần xem xét các chi phí đó trong mối quan hệ với những lợi ích đạt được, với cùng một lợi ích đạt được, chi phí cho đàm phán càng ít thì càng có hiệu quả. Tuy vậy, do quá trình đàm phán trực tiếp với doanh nghiệp Nhật Bản được xem là khó khăn và mất khá nhiều thời gian nên chi phí cho quá trình này sẽ cao hơn so với khi đàm phán với các doanh nghiệp Mỹ, Tây Âu. Điều này chủ yếu là do người Nhật rất coi trọng các lễ nghi, thủ tục trong đàm phán, lại có lối ăn nói ý tứ, trình bày giải thích rườm rà,rất chú ý xem xét cụ thể vấn đề đến từng chi tiết nhỏ, lại rất kiên trì theo đuổi mục tiêu đàm phán và thường ra quyết định dựa trên thống nhất ý kiến của tập thể nên quá trình đàm phán diễn ra lâu và tốn nhiều chi phí hơn. Vì vậy, khi đàm phán với các đối tác Nhật Bản, các doanh nghiệp Việt Nam thường phải bỏ thêm các chi phí cho quà cáp, chiêu đãi, đón tiếp,… khá lớn. Mặt khác, do thời gian đàm phán lâu nên các chi phí cơ hội cũng lớn hơn. Tuy vậy, xét trong mối quan hệ với những lợi ích về lâu dài có thể đạt được từ việc xây dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp với phía Nhật thông qua đàm phán thì những chi phí trên đều là những chi phí hợp lý.

3.1.4. Xây dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp

Đàm phán trực tiếp thực chất cũng là một loại hoạt động giao tiếp trực diện giữa con người với nhau nên sự thành công của đàm phán không chỉ thể hiện ở những lợi ích kinh tế thu được trước mắt mà còn ở việc tạo dựng được mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp giữa các bên. Đây là tiêu chuẩn khó lượng hoá được ngay thành các con số cụ thể trong hiện tại và tương lai gần bởi nó là một loại lợi ích về lâu dài của doanh nghiệp. Đôi khi trong đàm phán, việc bớt đi chút ít lợi ích trước mắt hoặc bỏ ra nhiều chi phí hơn cho quá trình đàm phán ban đầu nhưng lại xây dựng được mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp với đối tác Nhật Bản sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam thu được những lợi ích lâu dài về sau, đủ để bù đắp những chi phí ban đầu đó (Ví dụ:được phía Nhật ưu tiên đặt hàng kể cả khi tình hình thị trường có nhiều nhà cung cấp cạnh tranh khác).

Người Nhật coi đàm phán trực tiếp như 1 quá trình vun đắp lòng tin và tạo cơ sở xây dựng, củng cố mối quan hệ bạn hàng hướng tới những lợi ích về lâu dài nên họ sẵn sàng bỏ rất nhiều chi phí để tìm hiểu sâu về đối tác, tổ chức tiếp đón, tặng quà, chiêu đãi, gặp gỡ tiếp xúc trực tiếp để gây dựng lòng tin và thiện chí hợp tác. Khi hợp đồng được ký kết thì cũng là lúc mối quan hệ bạn hàng giữa các bên được hình thành và củng cố. Vì thế, để hợp tác kinh doanh có hiệu quả với người Nhật, các doanh nghiệp Việt Nam cần đặc biệt chú trọng tới tiêu chuẩn xây dựng quan hệ bạn hàng tốt đẹp với đối tác Nhật Bản, trọng chữ tín trong làm ăn, nghiêm túc thực hiện các cam kết, tuyệt đối tránh lối làm ăn kiểu “chụp giật”, cơ hội, dễ gây mất lòng tin ở phía bạn hàng Nhật Bản.

3.2. Một số giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản.

Trên cơ sở những phân tích về những đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của doanh nghiệp Nhật Bản và doanh nghiệp Việt Nam, cùng với những so sánh về phong cách đàm phán trực tiếp của thương nhân hai nước và nhận định về tình hình thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp Việt-Nhật những năm gần đây, sau khi đối chiếu với những chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản dưới góc độ của các doanh nghiệp Việt Nam, phần tiếp theo của khoá luận này xin đề xuất một số giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại, cũng như vượt qua được những khó khăn thách thức để nâng cao hơn nữa hiệu quả đàm phán trực tiếp với các bạn hàng Nhật Bản hiện nay và tron những năm tới đây. Các giải pháp được đưa ra sẽ đi sâu giải quyết những hạn chế và khó khăn trong từng giai đoạn cụ thể của quá trình đàm phán (chuẩn bị đàm phán, đàm phán trực tiếp, hậu đàm phán) nhằm giúp cho các doanh nghiệp Việt Nam nâng cao được vị thế của mình trong quá trình thương lượng và tạo điều kiện để tiến trình thương lượng diễn ra thuận lợi nhất cho phía Việt Nam.

3.2.1. Nhóm giải pháp trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán.

Giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn vô cùng quan trọng, có thể quyết định tới 80% khả năng thành công của cuộc thương lượng. Do vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cần

tổ chức thật tốt các khâu công việc trong giai đoạn này. Qua những phân tích ở chương II cho thấy, các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn nhiều hạn chế và yếu kém hơn so với các đối tác Nhật Bản ở công đoạn chuẩn bị này. Dưới đây là một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế của doanh nghiệp Việt Nam trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán với các bạn hàng Nhật Bản.

Một là: tăng cường hoạt động nghiên cứu bạn hàng

Những năm gần đây, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam có tham gia hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp đều cho biết có tiến hành điều tra về đối tác trước khi bước vào giao dịch đàm phán, tuy vậy, các thông tin được điều tra và được các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm về phía bạn hàng Nhật Bản vẫn còn khá giới hạn, đôi khi thiếu chính xác chứ chưa được cụ thể và bao quát nhiều khía cạnh như những thông tin mà các doanh nghiệp Nhật Bản thu thập được về bạn hàng của họ. Chủ yếu ta mới chỉ quan tâm tới uy tín công ty, tình hình tài chính, nhu cầu của công ty đó và hình thức tổ chức của họ chứ chưa quan tâm tới những mảng thông tin khác như năng lực kinh doanh, tư cách pháp lý của công ty bạn hàng, các sản phẩm và dịch vụ của công ty, phạm vi thị trường hoạt động của họ, thậm chí cả những bạn hàng hiện tại của họ, ảnh hưởng của công ty đó tới xã hội, văn hoá kinh doanh của công ty, thị phần sản phẩm của họ hiện nay và định hướng phát triển trong tương lai. Vì thế, để hiểu rõ về bạn hàng, các doanh nghiệp Việt Nam cần tăng cường hơn nữa hoạt động nghiên cứu bạn hàng Nhật Bản bằng cách thu thập thật nhiều thông tin về bạn hàng từ nhiều lĩnh vực, khía cạnh khác nhau như nói trên. Ngoài ra, doanh nghiệp Việt Nam cũng cần tìm hiểu xem nhu cầu và ý định cụ thể của đối tác trong thương vụ là gì? vì sao họ quan tâm và muốn đặt quan hệ mua bán với ta? Mục đích của họ trong thương vụ này? tầm quan trọng của việc ký kết hợp đồng mua bán đối với họ ra sao?vv…vv…

Một vấn đề nữa cũng không kém phần quan trọng là doanh nghiệp Việt Nam cần biết rõ mình sẽ đàm phán với những ai, tức tìm hiểu về lực lượng thành phần nhóm đàm phán của phía Nhật Bản. Trước khi tiến hành đàm phán, doanh nghiệp Việt Nam nên yêu cầu phía Nhật thông báo chính thức về nhân sự trong nhóm đàm phán

của họ, trong đó cung cấp các thông tin cụ thể sau: đoàn đàm phán của phía Nhật gồm những ai, địa vị và chức vụ của từng người trong công ty, thâm niên công tác, tuổi tác, giới tính. Ngoài những thông tin sơ lược trên có thể yêu cầu được cung cấp từ phía bạn hàng Nhật Bản, doanh nghiệp Việt Nam cũng nên tranh thủ thời gian trong giai đoạn làm quen để tìm hiểu thêm những thông tin cá nhân về đối tác như: tính cách, tôn giáo, sở thích,… Qua những cuộc tiếp đón, chiêu đãi, tham quan nhà xưởng văn phòng, gặp gỡ cá nhân, ta có thể khéo léo tìm ra ai là người có quyền ra quyết định cuối cùng trong số những thành viên của đoàn đàm phán phía bạn hàng, vai trò và tầm ảnh hưởng của từng thành viên trong đoàn. Những thông tin như vậy rất quan trọng đối với quá trình đàm phán trực tiếp bởi các nhà đàm phán Nhật Bản thường hay giấu kín thông tin về cá nhân có quyền ra quyết định thực sự trong nhóm đàm phán của họ, cũng như rất hay đánh giá đối tác qua thái độ, cử chỉ, trình độ văn hoá, thói quen,… nên việc nắm được các thông tin như trên sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam chủ động hơn trong việc tạo ấn tượng tốt và gây dựng lòng tin với bạn hàng người Nhật, cũng như nhanh chóng chủ động hướng các đề xuất và lập luận tới người có quyền ra quyết định cuối cùng, cũng đồng thời là người cần được gây ảnh hưởng nhiều nhất và được thuyết phục nhiều nhất trong đoàn đàm phán của phía Nhật.

Về cách thức nghiên cứu bạn hàng, doanh nghiệp Việt Nam có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau: phương pháp nghiên cứu tại bàn, phương pháp nghiên cứu tại hiện trường, nghiên cứu qua các tổ chức và cơ quan trung gian, hoặc kết hợp các phương pháp trên. Doanh nghiệp Việt Nam có thể tiếp cận những thông tin chung về đối tác (lịch sử công ty, sản phẩm dịch vụ, triết lý kinh doanh, quy mô côn ty,…) trực tiếp qua trang web chính thức của công ty trên Internet, các tạp chí kinh tế, các tờ rơi, ấn phẩm do chính công ty đó phát hành, hoặc đề nghị phía Nhật cung cấp các catologue chi tiết giới thiệu sản phẩm, công nghệ của họ. Những thông tin này rất sẵn có bởi hầu như doanh nghiệp Nhật Bản nào cũng phát hành các ấn phẩm như vậy. Ngoài ra, doanh nghiệp Việt Nam cũng có thể tìm hiểu thông tin về tình hình tài chính, các bạn hàng hiện tại của công ty phía Nhật, vị thế của họ trên thị trường hiện nay bằng cách trực tiếp cử cán bộ sang Nhật điều tra, hoặc nhờ tham tán