Thực Trạng Hoạt Động Đàm Phán Trực Tiếp Giữa Doanh Nghiệp Việt Nam Và Đối

phán không?”, đã có tới 90,09% số người được hỏi trả lời là có nhưng khi được hỏi tiếp “lập chiến lược đàm phán là gì?” thì phần lớn câu trả lời đều là chỉ cần đưa ra các mục tiêu chủ yếu cần đạt được như: giá cả, thanh toán, thời hạn giao hàng là đủ. Cũng theo kết quả của cuộc điều tra này, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam được hỏi đều trả lời không xây dựng trước nhiều phương án dự trù cho đàm phán, điều này cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn yếu trong khâu lập kế hoạch đàm phán, nhận thức mơ hồ nên kế hoạch không cụ thể và vì thế rất khó có thể giành được thế chủ động trong quá trình đàm phán.

Cuối cùng là vấn đề chuẩn bị thời gian và địa điểm cho đàm phán trực tiếp, hiện nay phần lớn các cuộc thương lượng trực tiếp đều diễn ra tại Việt Nam nên phía Việt Nam cũng thường là người chủ động sắp xếp địa điểm và lên lịch cho các cuộc họp bàn với đối tác nước ngoài. Giống như người Nhật, người Việt Nam cũng ưa những không gian sạch sẽ, ngăn nắp, trang trọng và lịch sự bởi họ quan niệm điều đó là biểu hiện của sự tôn trọng tối thiểu mà “chủ nhà” giành cho “khách nước ngoài”. Các cuộc thương lượng trực tiếp thường diễn ra vào buổi sáng từ thứ hai đến thứ sáu vì buổi chiều người Việt Nam có hiệu suất làm việc kém hơn, thứ bảy chủ nhật là ngày nghỉ cuối tuần. Bên cạnh đó, người Việt Nam cũng thường tránh tổ chức đàm phán vào những ngày liền trước các ngày lễ lớn trong năm (Quốc Khánh 2/9, Giải phóng Miền Nam 30/4, tết Nguyên Đán mồng 1 đến mồng 3 tháng Giêng ÂM Lịch…) bởi vào những ngày này các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đều nghỉ làm việc.

2.2.2. Đặc trưng trong giai đoạn đàm phán trực tiếp

• Giai đoạn “làm quen”

Cũng giống như người Nhật, người Việt Nam thường mở đầu các cuộc họp bàn bằng những câu chuyện ngoài lề nhằm tạo không khí thoải mái, tâm trạng vui vẻ và tình cảm thân mật giữa các thành viên của đoàn đàm phán mỗi bên. Khi mới ngồi vào bàn đàm phán, phía Việt Nam thường hỏi đối tác 1 số câu hỏi về gia đình, tình hình công việc hiện tại, tình trạng hôn nhân, nếu là người đã lập gia đình, phía Việt Nam có thể hỏi một số câu hỏi có phần “riêng tư” đại thể như “bạn được mấy cháu

rồi?”,… Điều này dễ khiến cho các bạn hàng nước ngoài, đặc biệt là các thương nhân phương Tây hiểu nhầm, thậm chí cảm thấy khó chịu vì bị “soi mói đời tư”. Tuy nhiên, cần hiểu rằng điều này là hết sức bình thường ở Việt Nam bởi nó cũng chỉ là một sản phẩm từ nền văn minh lúa nước với những mối quan hệ quay xung quanh gia đình và làng xã của người Việt Nam mà thôi.

Không giống như người Nhật vốn nổi tiếng là những người trọng lễ nghi, phép tắc trong giao tiếp, người Việt Nam có phần xởi lởi, và xuề xoà hơn, vì thế họ cũng dễ dàng bỏ qua một số lỗi giao tiếp mà đối tác nước ngoài mắc phải do vô ý hoặc chưa quen với phong tục tập quán ở Việt Nam hơn người Nhật. Là 1 nước nằm trong khu vực châu Á, người Việt Nam cũng rất coi trọng những mối quan hệ, lấy uy tín và sự tin tưởng lẫn nhau làm cơ sở cho thành công lâu dài của những thương vụ mua bán, hợp tác kinh doanh. Vì thế các thương nhân Việt Nam cũng chịu khó giành rất nhiều thời gian cho giai đoạn làm quen không những nhằm tìm hiểu thêm về đối tác mà còn gây dựng lòng tin trong những bước đầu của tiến trình thương lượng, đặc biệt là với những đối tác quan trọng. Quá trình này thậm chí còn kéo dài trong suốt các giai đoạn sau đó của đàm phán bởi qua đó, các bên xây dựng và củng cố được mối quan hệ hợp tác kinh doanh tốt đẹp, đây chính là điểm mấu chốt có tác động rất lớn tới thành công của quá trình thương lượng. Vì thế, quá trình đàm phán trực tiếp với người Việt Nam, đặc biệt là khi diễn ra tại Việt Nam, thường ít khi chỉ gói gọn trong 1 buổi gặp gỡ duy nhất, và các bản hợp đồng giá trị lớn cũng rất ít khi được ký kết ngay chỉ sau vài giờ thương lượng mà thường phải kéo dài ra nhiều cuộc họp, xen kẽ với những buổi chiêu đãi, viếng thăm, tặng quà,… và qua đó lòng tin giữa các bên mới được tạo dựng và củng cố một cách chắc chắn. Vì thế, khi đến Việt Nam đàm phán, các thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị sẵn tinh thần và rèn luyện cho mình sự kiên nhẫn bởi rất có thể họ sẽ không thể đạt được hợp đồng chỉ sau có một chuyến đi. Thật vậy, vấn đề uy tín và lòng tin có vai trò rất quan trọng đối với nhiều thương nhân Á Đông nói chung, và với các thương nhân Việt Nam nói riêng, nó lại càng quan trọng hơn. Điều này được chứng minh rất rõ qua thực tế hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và đầu tư quốc tế tại Việt Nam những năm gần đây, khi mà đã có không ít các vụ lừa đảo trong xuất nhập khẩu gây thiệt hại

cho phía Việt Nam, những dự án đầu tư tham vọng nhưng lại không khả thi, thậm chí không thực hiện được do nhà đầu tư nước ngoài không đủ khả năng tài chính. Thực trạng này đã tạo nên tâm lý nghi ngờ người nước ngoài rất phổ biến trong giới thương nhân Việt Nam hiện nay. Vì thế, đối với các doanh nghiệp Việt Nam, khi đã có đủ cơ sở để khẳng định đối tác thực sự đáng tin cậy, có uy tín cao, và thực sự quan tâm tới việc thực hiện giao dịch mua bán với phía Việt Nam thì quá trình thương lượng với các doanh nghiệp Việt Nam sẽ trở nên thuận lợi hơn rất nhiều, khả năng thành công cũng cao hơn.

• Giai đoạn thương lượng trực tiếp ( trao đổi thông tin, thuyết phục, nhượng bộ và đi đến thoả thuận)

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 117 trang tài liệu này.

Ở giai đoạn này, thái độ và cách giải quyết tình huống của người Việt Nam cũng có nhiều điểm khá giống với người Nhật. Trước hết là trong giai đoạn trao đổi thông tin, người Việt Nam giống người Nhật ở chỗ họ cũng coi trọng cách nói lịch thiệp, hoà nhã, tránh làm mất lòng đối tác, cũng như cố gắng hạn chế những xung đột gay gắt trong trường hợp xảy ra mâu thuẫn về lợi ích, lập trường, quan điểm giữa các bên. Người Việt Nam chuộng cách nói tế nhị nhằm giữ thể diện cho các bên và đôi khi họ cũng chọn cách nói “ý tại ngôn ngoại” như người Nhật đối với những vấn đề nhạy cảm. Do không muốn để mất lòng ai nên các nhà đàm phán Việt Nam cũng thường tránh từ chối thẳng thừng ý kiến của đối tác mà chọn cách nói gián tiếp như: “ Tôi cũng muốn lắm nhưng điều đó khó quá”, “ Xin lỗi, tôi không được phép quyết định vấn đề này”, “ Tôi sẽ suy nghĩ và báo lại cho các ngài sau”,…

Không như người Nhật thường bước vào bàn đàm phán với bộ mặt rất lạnh lùng, cử chỉ lễ độ, khiêm nhường nhưng bên trong thì ẩn chứa rất nhiều toan tính, người Việt Nam thì thẳng thắn hơn, trong quá trình đàm phán, phía Việt Nam thường tỏ thái độ vui vẻ và cởi mở hơn người Nhật. Có 1 điểm đáng chú ý là phía Việt Nam rất hay cười trong lúc thương lượng, tuy vậy không phải nụ cười nào của họ cũng mang nghĩa đồng tình và hài lòng, bởi nhiều khi phía Việt Nam nở nụ cười lại vì họ không hiểu ý đối tác muốn nói gì hoặc muốn che giấu sự căng thẳng, lo âu bên trong. Điều này khiến cho nhiều đối tác nước ngoài hiểu nhầm và tưởng rằng đề xuất của họ đưa ra hoàn toàn hợp lý và giành được sự chấp thuận của phía Việt Nam.

Các nhà đàm phán Việt Nam có thể nói là những người rất chịu khó lắng nghe và thu nhận thông tin từ đối tác một cách cẩn thận. Trong lúc lắng nghe, họ thường gật đầu liên tục và kèm theo tiếng đệm “Vâng” (yes). Tuy nhiên, người nước ngoài không nên dịch từ “vâng” ra nghĩa đen của nó là đồng ý và chấp nhận hoặc tương đương với một lời cam kết bởi người Việt Nam nói “Vâng” trong lúc nghe chỉ là nhằm tỏ thiện chí lắng nghe và khuyến khích đối tác tiếp tục trình bày mà thôi.

Có thể nói các nhà kinh doanh Việt Nam rất ngại rủi ro nên cũng hay rụt rè khi phải đưa ra 1 quyết định quan trọng nào đó mà họ chưa thể lường trước được hậu quả của nó. Vì thế để đi đưa ra một nhượng bộ, phía Việt Nam thường phải mất thời gian nghiên cứu và thảo luận nội bộ khá lâu, trong quá trình đàm phán trực tiếp cũng vậy, khi đứng trước một đề xuất nào đó, người Việt Nam thường không từ chối hoặc chấp nhận ngay mà thường hoãn việc đưa ra quyết định sang buổi họp lần sau, nói theo cách của người Việt Nam thì đây là phong cách “để ngày mai hẵng hay” (think today, speak tomorrow) vốn vẫn còn rất phổ biến trong giới kinh doanh Việt Nam. Điều này khiến cho tiến trình đàm phán trực tiếp rất hay bị kéo dài.

Cũng theo kết quả cuộc điều tra của nhóm nghiên cứu trường Đại Học Ngoại Thương, một điểm yếu của nhiều nhà đàm phán Việt Nam hiện nay là hay để mất lợi thế chủ động trong đàm phán. Trả lời cho câu hỏi “Khi bạn giành được thế chủ động, bạn sẽ chọn cách ứng xử nào trong các cách dưới đây?” thì có tới 42,34% người được hỏi muốn tận dụng cơ hội để khai thác thêm thông tin, 38,74% người muốn nắm lấy cơ hội để nhanh chóng kết thúc vấn đề, và vẫn còn tới 20% muốn tỏ ra lịch sự và nhường quyền quyết định cho đối phương. Thực trạng này cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam chưa thực sự quyết đoán để biến thế chủ động thành những nhượng bộ có lợi cho mình từ phía đối tác. Còn khi được hỏi “Khi bạn ở thế bị động, bạn sẽ chọn cách ứng xử nào trong các cách dưới đây?” thì có tới 85,59% số người được hỏi trả lời lúc đó họ sẽ tìm cách hoãn binh, chỉ có 5,4% từ chối thẳng thừng ý kiến của đối tác, và 9% đồng ý với đối phương để đỡ gây căng thẳng. Trong đó lý do cho việc lựa chọn cách hoãn binh phần lớn là muốn bàn cách giải quyết tốt hơn. Điều này chứng tỏ các nhà đàm phán Việt Nam có cách sử xự có phần khéo léo và hợp lý hơn. Đặc biệt khi được hỏi “Theo bạn, một cuộc đàm phán được coi

là thành công khi chỉ cần công ty mình thu được lợi nhuận hay cả hai cùng đạt được mục đích” thì 100% số người được hỏi đều trả lời là “chỉ khi cả hai cùng đạt được mục đích”. Điều này cho thấy, các nhà đàm phán Việt Nam có quan niệm rất tích cực và hiện đại về đàm phán thương mại quốc tế, trong đó thành công của đàm phán phải được dựa trên cơ sở thoả mãn lợi ích tối thiểu cho cả người mua lẫn người bán, hay đó phải là những cuộc thương lượng “hai bên cùng thắng”, thay vì lối đàm phán “thắng- thua” như trước kia.

Như vậy, qua quan sát kết quả cuộc điều tra nói trên, có thể thấy đa phần các thương nhân Việt Nam đều sử dụng chiến lược đàm phán nguyên tắc, tuy cách áp dụng chiến lược này chưa được hoàn thiện cho lắm nhưng nó cũng là 1 tín hiệu tốt bởi đàm phán nguyên tắc là một chiến lược đàm phán khá hiện đại và phù hợp với xu hướng hoạt động đàm phán thương mại quốc tế hiện nay trên thế giới.

2.2.3. Đặc trưng trong giai đoạn hậu đàm phán

Một điểm đáng chú ý trong hoạt động đàm phán thương mại quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam ở giai đoạn này là đa phần các nhà kinh doanh Việt Nam có quan điểm tương đối linh hoạt, mềm dẻo đối với hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế. Tức là trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu một trong các bên nhận thấy tình hình thị trường đã có nhiều thay đổi làm cho 1 điều khoản nào đó trong hợp đồng không còn phù hợp thì có thể yêu cầu các bên thương lượng lại. Ở điểm này, người Việt Nam khá giống người Nhật. Tuy vậy người Việt Nam lại hay e ngại rủi ro hơn người Nhật. Nếu như người Nhật coi trọng việc giữ chữ tín trong làm ăn, và lấy uy tín, sự tin tưởng lẫn nhau làm cơ sở hàng đầu cho việc thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng, thì người Việt Nam còn muốn dựa vào chính bản hợp đồng được làm trên giấy tờ để làm cơ sở cho việc chấp hành nghiêm chỉnh các cam kết, bên cạnh các yếu tố uy tín và lòng tin mà họ cũng đánh giá rất cao. Điều này một phần cũng là do quy định của pháp luật Việt Nam, theo đó Luật Thương Mại năm 2005 cũng như tất cả các văn bản luật và dưới luật khác điều chỉnh hoạt động thương mại đều quy định hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế bắt buộc phải làm bằng văn bản, các hợp đồng làm bằng miệng không được thừa nhận.

Người Việt Nam thường ưa những bản hợp đồng ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với luật, họ không thích những bản hợp đồng được soạn thảo quá chi tiết, cụ thể bởi nó làm cho nội dung hợp đồng trở nên rối rắm, khó nhớ và khó hiểu. Mặt khác, do bản tính ôn hoà, không thích đối đầu, nên người Việt Nam cũng giống người Nhật ở chỗ luôn ưu tiên giải quyết tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng bằng thương lượng giữa các bên, sau đó mới đến hoà giải, và chỉ khi tranh chấp quá nghiêm trọng, đối tác không có thiện chí hợp tác, mới đem tranh chấp ra toà án hoặc trọng tài xét xử. Tuy vậy, trong thực tế hiện nay, điều đáng tiếc là rất nhiều các vụ tranh chấp thương mại xảy ra lại là do phía Việt Nam vi phạm hợp đồng. Hiện nay vẫn còn một bộ phận không nhỏ các doanh nghiệp Việt Nam có lối làm ăn kiểu chụp giật, thực hiện không nghiêm chỉnh hợp đồng dẫn đến gây tổn hại tới uy tín doanh nghiệp, trong đó những vi phạm như giao sai hàng, giao hàng trễ hẹn, giao lẫn hàng kém phẩm chất,… xảy ra khá phổ biến. Điều này có ảnh hưởng không nhỏ tới uy tín của doanh nghiệp, làm suy giảm năng lực cạnh tranh của hàng hoá Việt Nam trên thị trường quốc tế và cản trở thành công của những cuộc thương lượng cho những thương vụ sau này.

2.2. Thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản

Kể từ năm 1990 cho đến nay, với những nỗ lực to lớn của nhân dân hai nước, quan hệ kinh tế Việt Nam- Nhật Bản nói chung và quan hệ kinh tế thương mại Việt Nam- Nhật Bản nói riêng đã trải qua một giai đoạn phát triển rất sôi động. Mở đầu cho thời kỳ phát triển hưng thịnh mối quan hệ kinh tế thương mại Việt Nam- Nhật Bản chính là sự kiện tháng 11 năm 1992, chính phủ Nhật Bản quyết định viện trợ phát triển chính thức (ODA) trở lại cho Việt Nam với khoản tín dụng ưu đãi bằng hàng hoá trị giá 45,5 tỷ Yên. Tiếp đó, đến tháng 10 năm 1993, Tổ chức ngoại thương Nhật Bản JETRO đã mở văn phòng đại diện tại Hà Nội với mục đích hoạt động là xúc tiến các hoạt động thương mại và đầu tư của Nhật Bản với Việt Nam. Kể từ khi có mặt tại Việt Nam, JETRO đã phối hợp với các hiệp hội, ban ngành, tổ chức của Việt Nam và Nhật Bản để tổ chức các hội chợ triển lãm, hội thảo thương mại và đầu

tư, các diễn đàn giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp Nhật Bản, cũng như tổ chức các chuyến đi khảo sát thị trường Nhật Bản cho doanh nghiệp Việt Nam và các chuyến đi khảo sát thị trường Việt Nam cho doanh nghiệp Nhật Bản. Kể từ năm 1990 cho đến nay, Nhật Bản đã trở thành một trong những đối tác thương mại lớn của Việt Nam bên cạnh Mỹ và Tây Âu, đồng thời cũng là nhà đầu tư trực tiếp số một tại Việt Nam và là nhà tài trợ ODA hàng đầu cho Việt Nam. Xét trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, tính đến năm 2005, Nhật Bản vẫn ổn định ở vị trí thị trường số một của Việt Nam trong khu vực Châu Á với tổng kim ngạch mua bán hai chiều đạt tới 8,5 tỷ USD trong năm 2005, kim ngạch xuất khẩu sang Nhật Bản chiếm 13,69% tổng kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam và kim ngạch nhập khẩu từ Nhật Bản chiếm 11,10% tổng kim ngạch nhập khẩu của Việt Nam cũng trong năm 2005 (nguồn:Bộ Thương Mại). Trong giai đoạn từ năm 1996 đến năm 2005, hoạt động mua bán hai chiều giữa hai nước đã có những biến động tích cực, đặc biệt tăng mạnh trong hai năm gần đây nhất là năm 2004 và 2005

QUAN HÖ TH¦¥NG M¹I VIÖT NAM-NHËT B¶N (giai ®o¹n 1996-2005)

8503

7054

5890

4875

4940

4692

3184

3404

2806

2995

9000

8000

7000

6000

gi¸ trÞ (triÖu USD))

5000

4000

3000

2000

1000

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005

n¨m

xuÊt khÈu nhËp khÈu Tæng kim ng¹ch

Nguồn: www.mot.gov.vn

www.gso.gov.vn

Có thể nhận thấy mối quan hệ thương mại Việt Nam-Nhật Bản những năm gần đây mang tính bổ sung cho nhau và phù hợp với khả năng, lợi thế so sánh của mỗi nước chứ không có tính cạnh tranh nhau. Việt Nam có nguồn nhân lực dồi dào và rẻ cùng với nguồn tài nguyên phong phú, ta có các mặt hàng xuất khẩu khai thác được các yếu tố này mà Nhật Bản có nhu cầu cao như: dầu thô, than đá, thuỷ sản, may mặc, giày dép, hàng nông sản, chè, cà phê, đồ gỗ nội thất, nhựa gia dụng, dây điện, cáp điện và hàng cơ khí. Ngược lại, Nhật Bản cung cấp máy móc, thiết bị hiện đại, đầu tư công nghệ tiên tiến mà Việt Nam đang rất cần cho quá trình hiện đại hoá đất nước. Hiện nay các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu từ Nhật Bản của Việt Nam rất đa dạng về chủng loại như: tân dược, linh kiện máy vi tính, máy móc thiết bị, phụ tùng, nguyên phụ liệu dệt may, xăng dầu, than, phân bón, xe máy dạng CKD_SKD_IKD,…

Do tiềm năng phát triển quan hệ thương mại Việt Nam-Nhật Bản vẫn còn rất lớn nên các hoạt động giao thương, tiếp xúc, tìm hiểu bạn hàng giữa doanh nghiệp hai bên vẫn diễn ra rất sôi động. Các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu của Nhật Bản rất chú ý tới thị trường Việt Nam như 1 thị trường tiềm năng về cung cấp sản phẩm thô và sơ chế, khai thác các lợi thế so sánh của đất nước nên họ đã thường xuyên tổ chức rất nhiều các chuyến viếng thăm khảo sát thị trường, tìm kiếm bạn hàng và nguồn hàng chất lượng cao. Để tạo điều kiện cho hoạt động giao thương của thương nhân hai nước, hàng năm JETRO đều có tổ chức các hội chợ triển lãm hàng công nghiệp Nhật Bản tại Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh, triển lãm hàng công nghiệp Việt Nam tại Tokyo. Các hội chợ triển lãm được tổ chức thường xuyên đã góp phần thúc đẩy hơn nữa hoạt động tiếp xúc trao đổi và thương lượng giữa doanh nghiệp hai nước cũng như tạo điều kiện xây dựng các mối quan hệ bạn hàng giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp Nhật Bản. Kết quả là trải qua giai đoạn hơn 10 năm trở lại đây, đã có ngày càng nhiều doanh nghiệp Việt Nam tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp với thị trường Nhật và số lượng doanh nghiệp Việt Nam đặt được mối quan hệ mua bán tốt đẹp, ký kết được các hợp đồng dài hạn và ổn định với đối tác Nhật Bản cũng ngày càng nhiều lên. Tuy quãng thời gian hơn 10 năm phát triển quan hệ thương mại song phương Việt-Nhật chưa phải là dài