Đặc Trưng Trong Hoạt Động Đàm Phán Trực Tiếp Của Các Doanh Nghiệp Nhật Bản

khiến cho đối thủ không thể đánh hơi được đúng con mồi. Trên bàn đàm phán, khi sử dụng kiểu chiến thuật này, người đàm phán cố tình đánh lạc hướng đối phương khỏi những vấn đề chính và quan trọng bằng cách tập trung quá trình thương lượng xoay quanh những vấn đề nhỏ nhặt, vụn vặt khác, đến cuối quá trình thương lượng, khi đối phương tỏ ra mệt mỏi, người đàm phán mới bước vào thương lượng những vấn đề quan trọng. Lợi dụng tâm lý mệt mỏi, muốn sớm kết thúc thương lượng của đối phương, người đàm phán sẽ nhận được những nhượng bộ quan trọng vào phút cuối ở những vấn đề quan trọng này.

1.3.3. Kỹ thuật sử dụng trong đàm phán trực tiếp

Giai đoạn khó khăn và căng thẳng nhất trong đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp chính là giai đoạn người mua và người bán gặp gỡ, tiếp xúc để trực tiếp tiến hành trao đổi, thương lượng các vấn đề. Quá trình giao tiếp sẽ diễn ra dưới dạng các câu hỏi, câu trả lời, các câu truyền đạt thông tin, thuyết phục lẫn nhau,… vì thế nó đòi hỏi ở người đàm phán trực tiếp những kỹ năng giao tiếp đàm phán tốt, vận dụng thuần thục các kỹ thuật đàm phán cơ bản. Dưới đây là 1 số kỹ thuật cơ bản trong đàm phán trực tiếp

Kỹ thuật trình bày lập luận

Khi đưa ra 1 đề xuất, 1 phương án nào đó, người đàm phán cần trình bày sao cho đối tác tin tưởng và thừa nhận tính hợp lý trong các lập luận, và các lý lẽ được đưa ra. Để trình bày lập luận một cách hiệu quả, người đàm phán cần đáp ứng 2 điều kiện sau:

Trình bày để đối tác hiểu điều ta muốn nói: người đàm phán cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, nội dung dễ hiểu. Khi cần có thể phối hợp với một số phương tiện thông tin bổ trợ như bảng biểu, đồ thị, tài liệu chuẩn bị trước. Sẵn sàng giải thích cho đối tác nếu họ còn thắc mắc hoặc có điểm nào chưa rõ

Đưa ra các lập luận xác đáng và thuyết phục: khi trình bày một đề xuất hay một phương án, người đàm phán cần chứng minh được tính hợp lý của đề xuất hay phương án đó bằng những dẫn chứng có giá trị thuyết phục và đáng tin cậy. Ví dụ: “mặt hàng của công ty chúng tôi đã nhiều năm đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc gia,

cũng như đáp ứng các tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm của Mỹ và chúng tôi đang nhận được rất nhiều đặt hàng với số lượng lớn từ các hãng kinh doanh thực phẩm trên thị trường này suốt 3 năm qua”

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 117 trang tài liệu này.

Kỹ thuật lắng nghe

Trong đàm phán trực tiếp, lắng nghe là một kỹ thuật rất quan trọng, nhưng đây không phải là một kỹ thuật dễ bởi chức năng “nghe” trong đàm phán thương mại quốc tế không chỉ là để hiểu được điều phía bên kia nói gì, mà còn là để hiểu được nhận thức, suy nghĩ, và cảm xúc của họ. Khi ta tích cực lắng nghe, đôi lúc ta có thể tìm ra những điểm yếu, những chỗ sơ hở trong lập luận của đối tác, tạo điều kiện cho ta phản bác lại một cách thuyết phục. Khi đàm phán với các đối tác là người nước ngoài, do các bên có thể không thông hiểu ngôn ngữ của nhau nên khi đối tác trình bày, các thương nhân thường sao nhãng việc lắng nghe, họ có xu hướng chỉ đợi cho đến khi đối tác nói xong mới tập trung nghe phiên dịch dịch lại. Thực tế cho thấy đây là một sai lầm bởi điều đó dễ làm cho đối tác nước ngoài có cảm giác lời họ nói không được tôn trọng, gây ra tâm lý không hài lòng, thậm chí bực bội. Chính vì thế, khi đàm phán trực tiếp với các bạn hàng quốc tế, người đàm phán cần chú ý các vấn đề sau:

• Cần tập trung tư tưởng, không sao nhãng trong khi đối tác đang trình bày, tỏ rõ thiện chí lắng nghe tích cực và tôn trọng các ý kiến của đối tác

• Không ngắt lời trong khi đối tác đang nói

• Vừa nghe vừa quan sát cử chỉ của đối tác trong lúc trình bày

• Yêu cầu giải thích những điểm nào chưa hiểu trong các ý kiến mà đối tác đưa ra

Kỹ thuật đặt câu hỏi

Mục đích của việc đặt câu hỏi là tạo cơ hội cho đối tác trình bày quan điểm của họ và cung cấp những thông tin cần thiết cho ta. Nếu biết đặt câu hỏi một cách khéo léo, người đàm phán có thể giành được quyền chủ động cũng như duy trì được quyền chủ động trong thương lượng. Sự khéo léo trong cách đặt câu hỏi thể hiện ở 3 khía cạnh: mục đích hỏi, hình thức câu hỏi và thời điểm hỏi. Dưới đây là những loại câu hỏi thường sử dụng trong đàm phán trực tiếp

Câu hỏi đóng: là loại câu hỏi được sử dụng khi người đàm phán muốn tìm hiểu thông tin cụ thể từ đối tác. Câu hỏi đóng còn được gọi là câu hỏi định hướng (directive question), tính định hướng thể hiện ở chỗ nội dung câu hỏi mang tính cụ thể, yêu cầu câu trả lời chính xác, đi vào vấn đề được hỏi, tránh những câu trả lời lan man, mập mờ

Ví dụ:

• Ông/bà thường mua mặt hàng này với mức giá bao nhiêu?

• Với những đơn hàng lớn như thế này, các ngài có thể giảm giá đến bao nhiêu phần trăm?

Câu hỏi mở: là những câu hỏi nhằm thăm dò ý kiến của phía đối tác về một vấn đề nào đó, nội dung câu hỏi thường mang tính khái quát, không đòi hỏi những câu trả lời cụ thể mà người được hỏi có thể chỉ cần đưa ra ý kiến của mình. Dạng câu hỏi này thường được sử dụng khi người hỏi muốn tìm hiểu về mục đích, mối quan tâm, và lập trường của đối tác

Ví dụ:

• Các ngài nghĩ sao về đề nghị này?

• Các ngài đánh giá thế nào về chất lượng mặt hàng của chúng tôi?

Câu hỏi kích thích suy nghĩ: là loại câu hỏi khiến người được hỏi phải xem xét lại cách nghĩ của mình, cân nhắc lại các phương án và thử suy nghĩ theo 1 hướng khác. Ví dụ:

• Các ngài có chắc như vậy không?

• Chúng ta còn phải tính đến cả vấn đề lạm phát nữa chứ, phải không?

Câu hỏi hùng biện: là dạng câu hỏi nhằm khẳng định lại các lập luận hoặc các phương án thoả thuận trước đó

Ví dụ:

• Các ngài có thấy rằng rõ ràng các thương vụ trước của chúng ta đều được thanh toán bằng chuyển tiền và đều đã thành công tốt đẹp?

• Như vậy là chúng ta đã nhất trí về điều kiện giao hàng này rồi chứ?

Câu hỏi kích thích ra quyết định: là dạng câu hỏi dùng để kết thúc vấn đề, chúng có tác dụng kích thích phía đối tác xem xét việc ra quyết định và kết thúc vấn đề

Ví dụ:

• Các ngài chấp nhận hay từ bỏ?

• Nếu được giảm giá 10% liệu các ngài có cho chúng tôi hưởng toàn bộ đơn hàng?

Kỹ thuật trả lời câu hỏi

Trong đàm phán trực tiếp, để trả lời tốt cần phải có sự chuẩn bị tốt. Muốn vậy người đàm phán cần có đủ thời gian để suy nghĩ và cân nhắc vấn đề trước khi trả lời. Một biện pháp để tạo thời gian cân nhắc trước khi trả lời là sử dụng phiên dịch. Trong 1 số trường hợp đặc biệt, đối tác có thể sử dụng chiến thuật “hỏi dồn” nhằm gây tâm lý hoang mang dẫn đến những câu trả lời vội vã, mà trong đàm phán đôi khi việc đưa ra 1 câu trả lời cũng có thể coi đó gần như đưa ra một cam kết. Để đối phó với chiến thuật này, người đàm phán cần hết sức bình tĩnh, không để bị đối tác dồn ép trả lời, nếu cần có thể nói thẳng với họ là ta cần thêm thời gian suy nghĩ, hoặc xin hoãn trả lời do thiếu tài liệu.

Ngoài ra, trong đàm phán trực tiếp cũng có thể xuất hiện một số câu hỏi lạc đề không cần thiết trả lời hoặc không đáng trả lời, với dạng câu hỏi này, người đàm phán có thể hoặc phớt lờ hoặc từ chối một cách lịch sự. Ngoài ra, có thể xuất hiện một số câu hỏi thăm dò thông tin, khi đó người đàm phán cần xác định phạm vi nội dung vấn đề cần trả lời. Trong đàm phán cạnh tranh, điều này rất quan trọng bởi nếu để lộ càng nhiều thông tin về bản thân, người đàm phán càng ở thế bất lợi, có nguy cơ để lộ điểm yếu nên dễ để đối phương tận dụng và tấn công vào đó. Trong những trường hợp đó, người đàm phán có thể không cần trả lời quá sát vào câu hỏi, không vội vã đưa ra câu trả lời một cách dễ dàng, thậm chí có thể trả lời vòng vo, lạc đề hoặc trả lời mập mờ

Ví dụ:

• Vấn đề mà các ngài hỏi còn phụ thuộc vào…

• Theo như tôi còn nhớ thì…

• Điều đó còn tuỳ vì…

Kỹ thuật xử lý các câu trả lời mập mờ

Các câu trả lời mập mờ thực ra không khác gì sự im lặng bởi nó không đáp ứng được yêu cầu của câu hỏi, cũng như không mang giá trị truyền đạt thông tin. Mục đích của việc đưa ra những câu trả lời mập mờ có thể là nhằm giấu giếm thông tin hoặc người được hỏi chưa hiểu đúng vấn đề. Để xử lý các câu trả lời kiểu này, người đàm phán có thể lựa chọn các giải pháp sau:

• Nhắc lại câu trả lời và yêu cầu phía đối tác giải thích 1 số điểm còn chưa rõ

• Nếu câu trả lời chưa thoả đáng, không trả lời đúng vào vấn đề được hỏi, người đàm phán có thể bỏ qua nhưng tìm 1 thời điểm khác thích hợp hơn để hỏi lại

• Đặt những câu hỏi tiếp theo cho đến khi tìm được câu trả lời vào đúng vấn đề.

Kỹ thuật thuyết phục

Trong đàm phán trực tiếp, thuyết phục được xem là 1 kỹ thuật khó, để thuyết phục được đối tác về những đề xuất được nêu ra, trước hết người đàm phán cần nêu đề xuất một cách cụ thể, dễ hiểu, sau đó là đưa ra những lập luận có cơ sở để đối tác thực sự tin tưởng. Sau đây là một số kỹ thuật cơ bản để thuyết phục hiệu quả:

• Trình bày vấn đề ngắn gọn, rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, những thuật ngữ kỹ thuật, những quy định của luật pháp cần được giải thích cặn kẽ

• Sử dụng những tài liệu tin cậy, dẫn chứng lập luận bằng sự xác nhận của một bên thứ ba, trình bày vấn đề một cách thuần thục, khi nói luôn giữ tư thế tự tin để đối tác thấy ta hoàn toàn hiểu và tin tưởng vào những gì đang trình bày.

• Khi đối thoại, nhanh chóng xác định cá nhân có quyền ra quyết định quan trọng trong nhóm đàm phán của phía đối tác, dù người hỏi là ai, nhưng khi trả lời, người đàm phán luôn hướng về phía người ra quyết định bởi đó mới là người cần được thuyết phục nhiều nhất.

Kỹ thuật nhượng bộ và xử lý nhượng bộ

Kỹ thuật nhượng bộ: khi đưa ra nhượng bộ, người đàm phán cần quán triệt các nguyên tắc sau:

Thứ nhất không nhượng bộ quá nhanh mà nhượng bộ dần dần. Việc nhanh chóng đưa ra nhượng bộ sẽ làm cho đối tác có xu hướng tấn công để đòi ta đưa ra những nhượng bộ tiếp theo. Ngược lại, việc nhượng bộ dần dần sẽ khiến đối tác tin rằng đó

là sự nhượng bộ đã được cân nhắc kỹ lưỡng làm cho họ cảm thấy lợi ích của mình được tôn trọng

Thứ hai lấy nhượng bộ đổi lấy nhượng bộ. Điều này có nghĩa là ta bằng lòng bỏ lợi ích về một mặt nào đó để đòi lấy lợi ích từ đối phương ở một mặt khác. Nếu chỉ đưa ra nhượng bộ mà không đòi hỏi lợi ích gì đổi lại sẽ khiến cho phía đối tác cho rằng ta vì sợ áp lực mà phải nhượng bộ, họ sẽ tiếp tục dồn ép đòi ta đưa ra những nhượng bộ tiếp theo

Kỹ thuật xử lý nhượng bộ: khi đối tác đưa ra một nhượng bộ nào đó, cần phải xem xét 2 vấn đề sau:

Thứ nhất nhượng bộ của đối tác đưa ra có giá trị hay không? 1 thủ thuật mà người bán thường dùng là thổi phòng mức giá chào ban đầu lên thật cao để người mua không dám trả quá rẻ, trong quá trình đàm phán người bán chấp nhận giảm giá xuống mức giá mới thấp hơn nhưng thực chất mức giá mới này vẫn còn cao hơn hoặc bằng với mức giá mà họ sẵn sàng bán. Một nhượng bộ như vậy của người bán về thực chất cũng chỉ là một mẹo nhỏ nhằm đạt được mục tiêu đàm phán của họ mà thôi, còn giá trị thực sự của nhượng bộ thì gần như bằng không

Thứ hai đối tác đòi lại gì khi trao nhượng bộ? người đàm phán cần xem xét nhượng bộ của đối tác trên cơ sở các mục tiêu đàm phán đã đề ra, không nên chỉ dựa trên cơ sở một đổi một bởi nhiều khi những nhượng bộ qua lại giữa hai bên thực chất không tương xứng về giá trị lợi ích cho mỗi bên trong đàm phán.

Tóm lại, hoạt động đàm phán trong thương mại quốc tế là một hoạt động tương đối phức tạp, nhiều khó khăn hơn so với đàm phán thương mại trong nước. Hơn thế nữa, đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp, hay đàm phán trực tiếp lại càng khó khăn và phức tạp hơn bởi những yếu tố như: đòi hỏi về năng lực và tố chất của người đàm phán, ảnh hưởng sâu sắc của yếu tố văn hoá tới quá trình đàm phán, chi phí đàm phán cao hơn so với các hình thức khác( đàm phán qua điện thoại, qua thư tín), quá trình đàm phán trải qua nhiều giai đoạn công phu (lên kế hoạch đàm phán, hoạch định chiến lược, dự trù chiến thuật, tiến hành đàm phán thử, xây dựng nhóm đàm phán, tiếp xúc gặp gỡ và tìm hiểu đối tác, phân tích

các đề xuất, trình bày lập luận ngay tại bàn đàm phán, thảo luận nhóm,…). Tuy vậy, mặc dù là hình thức đàm phán phức tạp, khó khăn và cũng tốn kém nhất trong các hình thức đàm phán phổ biến trong thương mại quốc tế, nhưng đàm phán trực tiếp lại giúp các bên giải quyết triệt để các vướng mắc, bế tắc trong thương lượng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, góp phần giúp các bên xây dựng và thắt chặt hơn nữa mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp và tạo điều kiện cho những thoả thuận về những thương vụ lớn sau này giữa các bên. Do tính chất phức tạp và tầm quan trọng như vậy của đàm phán trực tiếp nên phần tiếp theo của khoá luận này sẽ đi sâu phân tích kỹ hơn về những đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp Nhật Bản, thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp giữa thương nhân hai nước những năm gần đây. Trong suốt hơn 10 năm qua, Nhật Bản đã trở thành một trong những bạn hàng lớn nhất của Việt Nam, hoạt động thương mại Việt Nam-Nhật Bản những năm tới đây có xu hướng sẽ còn gia tăng mạnh mẽ hơn nữa do những tiềm năng lớn về mua bán của hai nước vẫn còn chưa được khai thác hết. Hơn nữa việc kinh doanh với người Nhật cũng không phải là điều dễ dàng bởi phong cách đàm phán trực tiếp của người Nhật xưa nay vẫn được các nhà đàm phán quốc tế đánh giá là phức tạp và khó hiểu nhất thế giới. Vì thế chương II của khoá luận này sẽ tập trung đi sâu vào phân tích những đặc trưng trong hoạt động đàm phán của các thương nhân Nhật Bản nhằm tạo cơ sở cho việc so sánh với đặc trưng đàm phán trực tiếp của thương nhân Việt Nam và đưa ra các giải pháp thiết thực và hữu hiệu nhất cho các thương nhân Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán trực tiếp với các bạn hàng Nhật Bản trong thời gian.

CHƯƠNG II.‌‌

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN TRỰC TIẾP GIỮA DOANH NGHIỆP VIỆT NAM VÀ ĐỐI TÁC NHẬT BẢN

2.1. Đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản

2.1.1. Nguồn gốc của những đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật bản

Có thể nói phong cách đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản là một trong những phong cách đàm phán phức tạp và khó hiểu nhất trên thế giới. Không như nhiều người vẫn nghĩ, phong cách đàm phán của người Nhật thực tế rất khác so với phong cách đàm phán của các thương nhân ở các nước láng giềng với họ trong khu vực Châu Á như: Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan. Không giống như người Hàn Quốc hay Trung Quốc vốn nổi tiếng là những người khá bộc trực và nóng tính, người Nhật đàm phán với phong cách ôn hoà, lịch sự và mềm mỏng hơn rất nhiều. Các đặc trưng trong phong cách đàm phán trực tiếp của người Nhật cũng có nguồn gốc lịch sử và văn hoá xã hội của nó, trong đó điều kiện địa lí tự nhiên và xã hội của nước Nhật chính là yếu tố khách quan có ảnh hưởng rất lớn tới các đặc trưng trong đời sống và các mối quan hệ con người của xã hội Nhật Bản, từ đó cũng có ảnh hưởng gián tiếp tới phong cách đàm phán kinh doanh của người Nhật. Ba yếu tố khách quan ấy là: điều kiện địa hình và vị trí địa lý, mật độ dân số, và nền văn minh lúa nước lâu đời.

Nhật Bản nằm trên một quần đảo gồm 4 đảo chính: Honshu, Hokkaido, Shikoku, Kyushu, với khoảng hơn 4000 đảo nhỏ nằm về phía Đông lục địa Châu Á. Về phía Đông, Nhật Bản tiếp giáp với biển Thái Bình Dương, phía Tây tiếp nối với lục địa Châu Á qua vùng biển Nhật Bản. Do sự cô lập về mặt địa lý, nên nước Nhật đã trải qua một chặng đường dài trong lịch sử không hề bị các định chế, chế độ và văn hoá nước ngoài áp đặt. Do đó cho đến nay Nhật Bản vẫn giữ được những bản sắc văn hoá đặc trưng của dân tộc mình, và cũng vì lẽ đó mà xã hội Nhật Bản cùng với những mối quan hệ con người trong xã hội đã được xây dựng và phát triển với mức