Ảnh Hưởng Của Văn Hóa Kinh Doanh Trung Quốc Tới Việc Đàm Phán Các Điều

Những chuẩn bị cho cuộc đàm phán:

Nếu doanh nghiệp Việt Nam đã quyết định đến Trung Quốc để đàm phán trực tiếp, phía Việt Nam nên tự mình hoặc cử đại diện của mình tại Trung Quốc (nếu có) lên kế hoạch gặp gỡ ít nhất là từ một đến hai tuần trước khi tới nơi. Trước khi đến Trung Quốc nên cho đối tác biết trước những yêu cầu của doanh nghiệp Việt Nam về nơi ăn chốn ở cũng như những thứ khác liên quan đến công việc đàm phán. Điều này càng quan trọng khi chúng ta đại diện cho một công ty nhỏ với ngân sách hạn hẹp. Người Trung Quốc thường nghĩ rằng những người nước ngoài đều giàu có và có thể trang trải cho mọi thứ dịch vụ. Người ta có thể tự sắp xếp mọi thứ cho chúng ta mà không hỏi ý kiến chúng ta và chúng ta có thể "chóng mặt" vì lòng hiếu khách của họ. Có thể chúng ta sẽ thấy một chiếc xe và người lái xe đợi sẵn ở sân bay. Có thể người ta sẽ đặt trước cho chúng ta một phòng ở một khách sạn sang trọng nơi chúng ta được tiếp đãi như thượng khách. Hãy cẩn thận vì chúng ta có thể phải trả tiền cho tất cả mọi thứ và rồi đến ngày cuối cùng, người ta sẽ chìa hóa đơn thanh toán ra. Hơn nữa, phía Việt Nam sẽ cảm thấy ngạc nhiên khi thấy phía đối tác chủ nhà luôn tìm cách thiết đãi mình vào bất cứ lúc nào. Ở Trung Quốc, trách nhiệm của chủ nhà bao gồm cả đáp ứng cả mọi nhu cầu của khách, làm cho khách cảm thấy thoải mái. Nếu doanh nghiệp Việt Nam muốn tự do, hãy thông báo với họ một cách tế nhị rằng chúng ta sẽ gặp lại họ sau ở văn phòng công ty họ hơn là ở khách sạn nơi chúng ta ở

Về trang phục kinh doanh:

Trong văn hóa kinh doanh Trung Quốc, trang phục phổ biến của nam giới là những bộ Comple truyền thống với áo sơ mi xanh và cà vạt màu dịu. Phái nữ thường mặc quần áo có tính chất truyền thống, đầm hay áo cánh (dạng áo sơ mi) hoặc bất kỳ loại trang phục cao cấp nào. Áo mặc nên có cổ cao và màu dịu nhẹ như màu be, nâu. Bởi người Trung Quốc coi trọng truyền thống, coi trọng tính khiêm tốn, ôn hòa nên phụ nữ Trung Quốc thường chọn giày đế bệt hoặc đế rất

thấp, đặc biệt là trong trường hợp trông cao hơn đối tác đàm phán. Giày cao gót chỉ được chấp nhận trong trường hợp có nghi lễ tiếp đón khá sang trọng mà nhà ngoại giao nước ngoài mời. Phía Việt Nam cũng nên tuân theo truyền thống này để tạo ấn tượng tốt đẹp ban đầu với đối tác.

Các nguyên tắc khi gặp gỡ trực tiếp đối tác Trung Quốc:

- Tính đúng giờ được xem là tối quan trọng. Đối tác Trung Quốc không thích sự chờ đợi, thời gian trở thành yếu tố cần thiết cho một buổi đàm phán

- Rất hiếm khi người Trung Quốc giao dịch với những người họ không biết hoặc họ không tin tưởng. Do đó việc tạo ra được ấn tượng giao thiệp tốt ban đầu với đối tác Trung Quốc là vô cùng quan trọng trước khi tiến hành kinh doanh. Giữ cho mắt luôn tiếp xúc với mắt đối tác, sự né tránh nhìn vào mắt đối phương thì được nghĩ như là sự không thành thật.

- Người Trung Quốc rất quan tâm đến việc trao danh thiếp, vì thế hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp Việt Nam có mang đủ danh thiếp, một mặt in tiếng Anh, mặt khác in tiếng Trung Quốc, đặc biệt in bằng tiếng địa phương rất được hoan nghênh. Trong danh thiếp nên in chức danh, đặc biệt là chức danh của người có thâm niên để ra quyết định. Trong văn hóa kinh doanh Trung Quốc, cốt lõi chính của việc trao đổi danh thiếp là quyết định ai là người có khả năng quyết định bên phía doanh nghiệp Việt Nam. Nếu công ty phía Việt Nam là lâu năm và lớn nhất ở quốc gia hoặc có tiếng tăm thì hãy thể hiện nó trên danh thiếp. Nên in danh thiếp bằng mực màu vàng vì màu vàng ở Trung Quốc thể hiện sự tiếng tăm và giàu có. Nên đưa danh thiếp bằng cả hai tay và lật mặt danh thiếp ghi bằng tiếng Hoa để lên trên. Khi nhận danh thiếp của đối tác, cũng nên xem nó cẩn thận trước khi đặt lên bàn, đừng bao giờ để danh thiếp ở túi quần sau bởi điều này xem như là sự thiếu tôn trọng đối với họ.

- Theo thông lệ trong văn hóa kinh doanh Trung Quốc, khi bước vào phòng họp người trưởng đoàn sẽ vào trước. Phía Việt Nam cần chú ý điều này

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

và làm giống như họ để tránh xác định sai người trưởng đoàn, người có tư cách quyết định.

Trong cuộc đàm phán người có quyền chức cao nhất là người được mong đợi để dẫn đầu cuộc thảo luận, sự ngắt ngang của bất kỳ cấp dưới nào được xem như là cú sốc đối với người Trung Quốc. Khi đàm phán, thương lượng doanh nghiệp Việt Nam nên khiêm tốn, vì trong văn hóa kinh doanh của người Trung Quốc, khiêm tốn là có đạo đức. Những yêu cầu cường điệu, thái quá sẽ được xem xét với sự ngờ vực, và những yêu cầu cá biệt sẽ bị điều tra.

- Trong thương lượng, hãy nhấn mạnh đến tính hòa hợp của hai công ty, mối quan hệ cá nhân hữu hảo và mong muốn được cộng tác với nhau… đó là những điều chính yếu. Lợi nhuận cũng rất quan trọng, nhưng tốt nhất nên nhường bước một chút cho sự hài hòa của đôi bên.

- Đừng bao giờ chê bai phía đang cạnh tranh với mình (với hy vọng thuyết phục đối tác thương luợng không làm việc với phía cạnh tranh đó), điều này tối kỵ trong văn hóa Trung Hoa, ngược lại cũng đừng quá thành thật nhận cái yếu của mình so với phía cạnh tranh.

- Gửi kế hoạch trước cho bên đối tác xem xét. Khi đến gặp để trình bày thì chỉ tóm tắt lại các điểm chính. Cố gắng tự tìm xem những điểm nào đối tác chưa hiểu, bởi hiếm khi họ hỏi lại các điểm chưa rõ, do sợ người trình bày bị “quê”. Nên chia buổi trình bày thành những khoảng dừng và yêu cầu người nghe đặt câu hỏi. Hãy kiên nhẫn vì sẽ có nhiều câu hỏi đi rất xa khỏi vấn đề. Khi trình bày luôn nhớ “thưa gửi” người trưởng đoàn cao niên.

- Người Trung Quốc không thích nói thẳng, trực tiếp mà thường có sự dẫn dắt câu chuyện từ xa tới gần. Bởi theo quan niệm của họ, việc thiết lập mối quan hệ thân mật với đối tác là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo sự thành công trong đàm phán. Người Trung Quốc tin tưởng rằng mối quan hệ cá nhân mật thiết không dễ gì bị phá vỡ và mọi cam kết đều dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau. Hình thức văn hóa này đối lập với các nước phương

Tây vì các nhà đàm phán phương Tây thường muốn đi ngay vào vấn đề cần bàn bạc để nhằm đẩy nhanh quá trình đàm phán. Vì vậy phía Việt Nam cần có sự kiên nhẫn, thái độ tôn trọng để lắng nghe phía Trung Quốc trình bày mà không nên vội vàng hấp tấp ngắt lời vì việc ngắt lời đó sẽ làm cho người đang nói cảm thấy không được tôn trọng và có thể bị mất thể diện.

- Trong đàm phán, người Trung Quốc chẳng bao giờ nói không với bất kỳ một lời yêu cầu nào hay lộ vẻ không đồng ý ra ngoài mặt với bất kỳ điều gì. Họ luôn che giấu tình cảm của mình, thường là bằng một nụ cười mỉm hay cười to. Nếu có ai đáp lại một lời yêu cầu của chúng ta bằng cách nói “để sau” rồi sau đó “quên mất” thì điều đó thường có nghĩa là họ không thể đáp ứng lời yêu cầu đó được. Không nên trả lời thẳng thừng vì điều đó bị xem là bất lịch sự. Thay vì nói không, chúng ta nên nói là “có lẽ”; “tôi sẽ nghĩ về điều này”; “chúng ta sẽ xem sau”. Người Trung Quốc cũng sẽ làm như vậy. Nên chú ý vì rằng cho dù đối tác Trung Quốc cười hay nói một cách ẩn ý là “không vấn đề gì đâu” ; “vấn đề không quá nghiêm trọng” thì thật sự ý họ là “vẫn có vấn đề”. Chính vì họ không thích bị nói thẳng nên nếu có phê bình họ thì nên khéo léo hoặc là trình bày trong một dịp nào đó thích hợp. Vì thế những người thành công ở Trung Quốc là những bậc thầy về tâm lý ngoại giao hơn là kinh tế. Cách cư xử của họ ít nhiều cũng phụ thuộc vào cảm tính.

- Người Hoa thường tránh biểu lộ cảm xúc của mình. Nếu muốn biểu lộ sự ham muốn về điều gì đó thì họ chỉ diễn đạt bằng cách nói bóng gió hay những điệu bộ giả vờ. Còn trong tình cảm, họ thường cảm thấy bối rối khi phải thổ lộ tâm sự của mình. Họ thường có cử chỉ thẹn thùng, hai tay nắm chặt lại, khẽ quay mặt đi. Người Hoa thường từ chối trả lời những câu hỏi về cảm xúc bởi lẽ họ có quá nhiều xúc cảm. Tuy nhiên họ biết cách giấu cảm xúc ở trong lòng.

- Vì người Hoa rất coi trọng chức tước thứ bậc của người đàm phán nên trong quá trình ký hợp đồng nếu các quan chức cao cấp phía doanh

nghiệp Việt Nam không thể đến, chúng ta có thể tìm những cách sáng tạo để phía đối tác coi trọng hơn địa vị của những ngừơi được cử đến đàm phán. Sắp đặt một cú điện thoại gọi đến từ một quan chức cao cấp của công ty hoặc bổ nhiệm những người đàm phán vào các chức vụ có thanh thế trong công tác đặc biệt này.

- Chiến lược đàm phán nói chung của người Hoa là tìm hiểu khi nào phía đối tác kết thúc đàm phán và trở về nước, qua đó trì hoãn cuộc đàm phán để ép đối tác vào tình thế bắt buộc phải nhượng bộ khi mà ngày về nước đang đến gần. Do đó phía Việt Nam cần tránh tiết lộ ngày giờ chính thức sẽ rời Trung Quốc hoặc có thể nói rằng chúng tôi sẽ ở lại cho đến khi nào công việc hoàn tất.

- Doanh nhân Trung Quốc hiện vẫn còn giữ thói quen xem ngày lành tháng tốt trước khi ra quyết định hay ký kết hợp đồng. Vì thế nên đừng ngạc nhiên nếu như mọi việc dù đã sắp xếp xong nhưng việc ký lại được dời qua một ngày khác.

- Sau khi kết thúc cuộc giao tiếp, thương lượng:

Kết thúc cuộc giao tiếp, phía Việt Nam nên rời khỏi trước đối tác Trung Quốc. Rời khỏi này được hiểu linh hoạt theo từng trường hợp, một ví dụ điển hình là sau khi đàm phán xong nên đứng dậy trước, sau đó đợi đối tác Trung Quốc đứng dậy, bắt tay rồi bước ra khỏi phòng trước.

Sau quá trình đàm phán, nếu kết quả tốt đẹp chúng ta nên giữ mối quan hệ tốt với họ để có các thuận lợi sau này. Còn nếu như đàm phán thất bại, cũng đừng quá tuyệt vọng, chúng ta nên nhìn đối phương dưới lăng kính tích cực. Một đàm phán thất bại có thể là một đầu tư cho tương lai, đừng để lại sau lưng những cảm giác không tốt.

Để duy trì mối quan hệ, doanh nghiệp Việt Nam nên viếng thăm lui tới vài lần để đạt được mục tiêu. Người Trung Quốc thích thiết lập một mối quan

hệ thân thiết trước khi kết thúc vụ làm ăn. Ngay cả khi hợp đồng đã được ký, người Trung Quốc vẫn tiếp tục thúc ép để có vụ làm ăn tốt hơn.‌‌

III. ẢNH HƯỞNG CỦA VĂN HÓA KINH DOANH TRUNG QUỐC TỚI VIỆC ĐÀM PHÁN CÁC ĐIỀU KHOẢN TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ KÝ KẾT VỚI DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

1. Điều khoản hàng hóa

1.1 Điều khoản tên hàng

Trong một hợp đồng thương mại quốc tế, điều khoản hàng hóa là điều khoản tối quan trọng vì nó xác định chính xác loại hàng hóa được chuyển giao giữa người bán và người mua. Việc gọi không chính xác tên hàng có thể dẫn tới thiệt hại lớn cho một trong hai bên nếu một bên không có thiện chí hợp tác bình đẳng. Khi làm ăn với doanh nghiệp Trung Quốc, do tính chất chữ Trung Quốc là loại chữ tượng hình khác với chữ viết Việt Nam và phiên âm theo tiếng Latinh của tiếng Trung khi không có thanh điệu sẽ có nhiều cách đọc và hiểu khác nhau nên doanh nghiệp Việt Nam lại càng phải chú ý tới điều khoản này. Cần ghi rõ tiếng Trung trong điều khoản này bên cạnh phiên âm của nó để tránh những hiểu nhầm tai hại có thể xảy ra.

1.2 Điều khoản số lượng

Về hệ đo lường của Trung Quốc, mặc dù giới doanh nghiệp Trung Quốc hiện nay đã áp dụng các hệ đo lường tiêu chuẩn quốc tế nhưng nhiều doanh nghiệp Trung Quốc vẫn áp dụng các hệ đo lường cổ. Cụ thể là:

Chiều dài

 1 lí, 1 dặm ( li) = 15 dẫn = 500 m

 1 dẫn ( yin) = 10 trượng = 33,33 m

 1 trượng ( zhang) = 2 bộ = 3,33 m

 1 bộ ( bu) = 5 xích = 1,66 m

 1 xích, 1 thước (chi) = 10 thốn = 1/3 m = 33,33 cm

 1 thốn (1 tấc) ( cun) = 10 phân = 3,33 cm

 1 phân (fen) = 10 li = 3,33 mm

 1 li ( li) = 10 hào = 1/3 mm = 333,3 µm

 1 hào ( hao) = 10 si = 33,3 µm

 1 ti ( si) = 10 hu = 3,3 µm

 1 hốt (hu) = 1/3 àm = 333,3 nm

Thể tích

 1 thạch ( dan) = 10 đẩu = 100 lít

 1 đẩu (dou) = 10 thăng = 10 lít

 1 thăng ( sheng) = 10 hộc = 1 lít

 1 hộc ( ge) = 10 chước = 0,1 lít

 1 chước ( shao) = 10 cuo = 0,01 lít

 1 toát ( cuo) = 1 ml = 1 cm³

Khối lượng

 1 đảm ( dan) = 100 cân = 50 kg

 1 cân ( jin) = 10 lượng = 500 g (cổ: 1 cân = 16 lượng)

 1 lượng, lạng ( liang) = 10 tiền = 50 g

 1 tiền ( qian) = 10 phân = 5 g

 1 phân ( fen) = 10 li = 500 mg

 1 li ( li) = 10 hào = 50 mg

 1 hào ( hao) = 10 si = 5 mg

 1 ti ( si) = 10 hu = 500µg

 1 hốt ( hu) = 50 µg

Do đó, doanh nghiệp Việt Nam phải rất chú ý tới việc quy định trong hợp đồng sẽ áp dụng đơn vị đo lường nào và quy đổi cụ thể ra sao để tránh bị thiệt hại sau này.

1.3 Điều khoản chất lượng

Chất lượng hàng hóa là điều khoản rất nhạy cảm nên doanh nghiệp Việt Nam cần phải đặc biệt chú ý quy định sao cho chi tiết, rõ ràng để xác định. Ví dụ dưới đây sẽ cho thấy việc không chi tiết cụ thể trong quy định về chất lượng hàng hóa sẽ mang đến cho đương sự tổn thất to lớn thế nào:

Ngày 25 tháng 4 năm 2007, Công ty X của Trung Quốc ký hợp đồng mua bán với công ty Y của Malaixia, theo đó công ty Y cung cấp cho công ty X 5000 tấn đồng đúc, đơn giá 610USD/MT FOB Incoterms 2000, giao hàng làm 10 chuyến, tổng giá trị hợp đồng khoảng hơn 3 triệu USD. Điều khoản quy cách phẩm chất quy định: sản xuất theo bản vẽ mẫu do bên mua cung cấp, hàng phải do bên mua giám định và cấp giấy chứng nhận chất lượng. Mô tả về chất lượng hàng hóa trong hợp đồng có nêu: yêu cầu bề mặt đồng thành phẩm phải sáng bóng, cấu kiện đồng không được có bất kỳ vết sù sì, không có lỗ hổng không khí, không có vết ráp, không có vết lõm do sự nén không khí...và những biểu hiện kém chất lượng khác. Sau khi hợp đồng ký được 10 ngày, bên bán Y phải đặt cọc cho bên mua Trung Quốc 10% giá trị hợp đồng để đảm bảo thực hiện hợp đồng, sau khi lô thứ nhất được giao xong thì bên bán có quyền rút lại đặt cọc. Về việc chứng nhận chất lượng, hợp đồng tiếp tục nêu rằng: trước khi hàng được xếp lên tàu, bên bán phải thông báo cho bên mua để bên mua cử người đến xưởng kiểm tra lấy mẫu, trên cơ sở đó cấp giấy chứng nhận.

Tưởng như nắm chắc món lợi, bên bán Malaixia nhanh chóng gửi đi 10% tiền đặt cọc và tích cực chuẩn bị sản xuất để kịp cung cấp hàng cho bên mua Trung Quốc. Khi một phần lô hàng được sản xuất xong, bên bán điện thông báo cho bên mua đến kiểm tra, sau khi có chứng nhận chất lượng của bên mua mới sản xuất tiếp. Tuy nhiên bên mua lần lữa không cử người đến và cuối cùng yêu cầu bên bán tự mời cơ quan giám định địa phương đến giám định trước. Dưới sự phân tích và thực tế giám định của cơ quan giám định địa