Ảnh Hưởng Của Văn Hóa Kinh Doanh Trung Quốc Tới Các Giai Đoạn Đàm Phán Hợp

CHƯƠNG II: ẢNH HƯỞNG CỦA VĂN HÓA KINH DOANH TRUNG QUỐC TỚI VIỆC ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM‌‌

I. ẢNH HƯỞNG CỦA VĂN HÓA KINH DOANH TRUNG QUỐC TỚI CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

1. Giai đoạn tiền đàm phán

Sự cẩn trọng trong quá trình thương lượng tìm mua hàng hóa của người Trung Quốc chính là do ảnh hưởng của đặc trưng không chỉ nghĩ đến lợi ích trước mắt mà còn quan tâm đến tương lai lâu dài và mọi quyết định luôn được đưa ra một cách chắc chắn chứ không hề nóng vội. Bởi lẽ họ không muốn có những phiền toái, rủi ro xảy ra sau khi hai bên đã chính thức ký kết hợp đồng. Chính vì thế mà người Trung Quốc rất:

- Chú trọng quá trình chọn người cung cấp: Trong đàm phán, để xem xét việc mua bán, người Trung Quốc thường nói "Tìm kiếm 3 cái trước khi mua 1 cái". Nghĩa là phải thương lượng với ba nhà cung cấp mới quyết định và tiến hành mua của một người. Họ sẽ không mua hàng trước khi đánh giá đối thủ cạnh tranh của đối tác. Họ sẽ dùng đối thủ cạnh tranh của phía đối tác để gây áp lực cho đối phương khi đàm phán. Đây cũng chính là một trong những lý do vì sao mặc dù Việt Nam và Trung Quốc là hai nước láng giềng, có truyền thống trao đổi buôn bán từ lâu nhưng kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam sang Trung Quốc vẫn chưa đạt mức cao. Bởi lẽ một số mặt hàng của ta hiện nay đang đứng trước tình trạng kém sức cạnh tranh hơn so với một số đối thủ đáng gờm như: hạt điều thì đối thủ nặng ký là Ấn Độ, dệt may phải đương đầu với chính Trung Quốc, Thái Lan...

- Cẩn trọng trong thu thập thông tin: Khi thương thảo, người Trung Quốc rất chú trọng tới việc thu thập thông tin. Họ không thích những chuyện bất ngờ cũng như những rủi ro không lường trước. Hiểu được điều này, các

doanh nghiệp Việt Nam nên chú ý tới việc thông báo cụ thể các vấn đề, gửi trước các tài liệu cần nghiên cứu cho phía doanh nghiệp Trung Quốc trước cuộc đàm phán, tích cực giới thiệu sản phẩm, hoạt động công ty mình để họ nắm các chi tiết càng nhiều càng tốt.

2. Giai đoạn đàm phán

Quyết định là một trong những khâu quan trọng nhất của quá trình đàm phán. Nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình mua bán về sau. Các nhà đàm phán Trung Quốc trước khi đưa ra quyết định thường hay do dự, phải hỏi ý kiến của tập thể vì họ cho rằng cả một tập thể thì sẽ có cái nhìn đúng đắn hơn cái nhìn của một cá nhân. Điều này cũng xuất phát từ tư tưởng chủ nghĩa tập thể trong đặc trưng văn hóa kinh doanh của người Trung Quốc. Mặc dù người Trung Quốc luôn tỏ ra khá tự tin và nắm rõ những vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh song lại thiếu tính quyết đoán. Khi cả hai bên bàn bạc, thảo luận về một vấn đề nào đó sắp đến cao trào, điểm quyết định thì họ lại có xu hướng chùn lại, hội ý riêng rồi lại kéo dài vấn đề ra. Tình trạng này kéo dài nhiều lần trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Sự trễ nải này có thể là do phía Trung Quốc đang cần xin ý kiến hay chấp thuận về một vấn đề nào đó từ một đơn vị nào đó. Vì vậy, doanh nghiệp Việt Nam cần phải kiên nhẫn trong quá trình đàm phán.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

Người Trung Quốc có xu hướng kín đáo trong đàm phán, ít bộc lộ mình qua lời nói. Họ có ác cảm với những cử chỉ bộc phát quá khích. Do đó, đọc được những suy nghĩ và cảm xúc của họ thông qua những "ngôn ngữ không lời" sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam thành công trong cuộc thương lượng. Người Việt Nam trong đàm phán cũng rất hay sử dụng "ngôn ngữ không lời". Tuy nhiên cũng phải chú ý kiểm soát những thông điệp không lời của mình, đặc biệt là sự diễn tả trên khuôn mặt, cái mà người Trung Quốc rất thích phân tích và giải mã. Doanh nghiệp Việt Nam nên biểu lộ thái độ hợp tác của mình trong tất cả các giai đoạn đàm phán, thể hiện rõ ràng rằng phía doanh nghiệp

Việt Nam muốn hợp tác lâu dài và người tiêu dùng Trung Quốc có thể tin tưởng vào hoạt động hậu mãi của doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian tới.

3. Giai đoạn hậu đàm phán

Nền văn hóa kinh doanh với đặc trưng định hướng dài hạn, không dám chịu rủi ro đã tạo ra cho người Trung Quốc một phong cách đàm phán có đặc điểm sau:

- Thực hiện trách nhiệm theo những điều khoản quy định trong hợp đồng: người Trung Quốc mặc dù không coi hợp đồng như một bản cam kết chính thức, thường sử dụng hợp đồng ngắn gọn nhưng khi xảy ra bất cứ sự bất đồng nào thì họ lại tuân thủ theo hợp đồng một cách cứng nhắc. Họ không hề thấy bị ràng buộc bởi bất cứ điều gì nếu như những trách nhiệm, nghĩa vụ đó không được quy định rõ trong hợp đồng. Vì vậy khi soạn thảo hợp đồng, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải xem xét tất cả các khả năng có thể xảy ra và phải chú trọng đến điều khoản trọng tài và luật áp dụng

Hợp đồng có thể được lập bằng hai thứ tiếng là tiếng Trung và tiếng Việt. Trên thực tế, rắc rối thường phát sinh ở đây bởi hai bản này khó có thể khớp nhau do vấn đề dịch thuật. Mâu thuẫn nảy sinh khi mỗi bên dịch bản hợp đồng theo ý mình. Do đặc tính của doanh nhân Trung Quốc là thích sử dụng tiếng Trung trong đàm phán nên họ luôn muốn sử dụng bản hợp đồng bằng tiếng Trung làm căn cứ pháp lý và dùng để tham khảo trong trường hợp kiện cáo. Do vậy, nếu các doanh nghiệp Việt Nam muốn làm vừa lòng đối tác thì nên cử những người có chuyên môn cao, am hiểu vấn đề dịch thuật so sánh, đối chiếu kỹ những điều khoản trong hai bản ngôn ngữ để tránh những đáng tiếc có thể xảy ra.

- Xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài: người Trung Quốc rất chú trọng đến vấn đề thiết lập quan hệ kinh doanh tốt đẹp. Mục đích của họ không chỉ là những thỏa thuận trong hợp đồng hiện tại mà là một quan hệ lâu dài cho những thương vụ tiếp theo. Vì thế, một khi doanh nghiệp Việt Nam đã xây

dựng được mối quan hệ tốt đẹp với doanh nghiệp Trung Quốc trong lần đàm phán đầu tiên thì sẽ rất có lợi trong những lần đàm phán tiếp theo.‌

II. ẢNH HƯỞNG CỦA VĂN HÓA KINH DOANH TRUNG QUỐC TỚI CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

1. Đàm phán bằng thư tín

Ngày nay, thư từ và điện tín vẫn còn là phương tiện chủ yếu để giao dịch giữa những người xuất khẩu và người nhập khẩu. Phương thức này thường là sự khởi đầu và giúp cho việc duy trì những giao dịch lâu dài với đối tác.Ở hầu hết các thành phố của Trung Quốc, các doanh nghiệp và công sở nhà nước thường mở cửa từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần từ 8 giờ sáng đến 12 giờ trưa và từ 1 hoặc 2 giờ chiều đến 5 hoặc 6 giờ chiều. Trung Quốc có thời gian làm việc chính thức là 5 ngày rưỡi một tuần hay 44 giờ. Mặc dù thời gian 2 tiếng nghỉ trưa không phổ biến lắm ở Bắc Kinh nhưng cũng không nên giao dịch công việc vào giờ này. Các ngân hàng mở cửa từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Thời gian thuận lợi nhất để bàn bạc công việc làm ăn với phía Trung Quốc là từ tháng 4 đến tháng 6 và từ tháng 9 đến tháng 11. Không nên tiến hành công việc vào dịp Tết Nguyên đán vì các hoạt động ở Trung Quốc ngừng trệ nhiều tuần vào dịp này [3 ]. Do đó, phía Việt Nam cần lưu ý điều này khi có nhu cầu gửi thư liên hệ với doanh nghiệp Trung Quốc.

Để tạo mối giao dịch với doanh nghiệp Trung Quốc, doanh nghiệp Việt Nam có thể gửi một bức thư cho người cao cấp nhất trong công ty mà doanh nghiệp đang định liên hệ. Chọn đúng đối tượng cần liên hệ là sự đảm bảo vững chắc cho các hoạt động giao dịch được thành công. Khi gửi bức thư đầu tiên tốt nhất là nên dịch sang tiếng Trung. Tuy nhiên cũng không cần thiết phải dịch mọi văn bản gửi sang Trung Quốc. Phải xem xét phía đối tác có đủ hứng thú với những lá thư chào hàng hay những lời đề nghị mà doanh nghiệp Việt Nam đưa ra không đã, bởi vì việc dịch thuật khá đắt và tiềm ẩn nhiều rủi

ro do sai sót trong trường hợp doanh nghiệp Việt Nam không tự tiến hành được mà phải thuê phiên dịch

Khi phía Việt Nam nhận được thư chào hàng của phía doanh nghiệp Trung Quốc, việc trước tiên cần làm là thẩm tra lý lịch doanh nhân Trung Quốc và doanh nghiệp nơi mà phía Việt Nam có ý định hợp tác. Có nhiều cách thức kiểm tra như thông qua đại diện công ty Việt Nam tại Trung Quốc hay thuê dịch vụ của một văn phòng tư vấn đặt tại địa phương nơi doanh nghiệp Trung Quốc có trụ sở thương mại tại đó.

Gần đây có nhiều doanh nghiệp Việt Nam đề nghị Thuơng vụ Việt Nam tại Trung Quốc giúp tìm hiểu lý lịch thương nhân Trung Quốc. Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp ta có cách thức tìm hiểu các thông tin cơ bản và chính xác về doanh nghiệp Trung Quốc, tránh bị lừa đảo, gian lận trong thương mại, Thương vụ Việt Nam tại Trung Quốc đã đưa ra một số quy định và cách thức tìm hiểu lý lịch thương nhân Trung Quốc như sau:

1- Theo quy định của Bộ Thương mại Trung Quốc, chỉ có một số doanh nghiệp đặc biệt Trung Quốc do Bộ Thương mại Trung Quốc chỉ định và cấp giấy phép hoạt động trong lĩnh vực thẩm tra lý lịch thương nhân và khả năng kinh doanh, tài chính của doanh nghiệp Trung Quốc. Phía doanh nghiệp nước ngoài có nhu cầu thẩm tra đối tác Trung Quốc đều phải thông qua các doanh nghiệp này và phải trả chi phí theo yêu cầu thẩm tra cụ thể. Một trong những doanh nghiệp đó là: Công ty hữu hạn điều tra thương mại Thiên Chi Kiếm Bắc Kinh Trung Quốc

Giám đốc : Lý Phàm ( Ly Fan)

Địa chỉ: Phòng 1508A Toà nhà quốc tế Hoa Phổ số 19 đường Triều Dương Môn Ngoại Triều, Thành phố Bắc Kinh

Điện thoại: 0086-10-65804070/ 65804887 Fax: 0086-10-65804070

Website: www.Tzj008.com

Đối với các đối tác giao dịch gián tiếp qua mạng, những đối tác được giới thiệu qua trung gian hoặc đối tác lớn cần kiểm tra kỹ lý lịch Thương nhân để quyết định hợp tác lâu dài hay trước khi ký kết những hợp đồng giao dịch lớn, đề nghị doanh nghiệp nên dành một khoản chi phí uỷ thác doanh nghiệp Trung Quốc hoạt động trong lĩnh vực trên trợ giúp.

2- Trong trường hợp là đối tác thông thường lần đầu tiếp xúc qua hội chợ triển lãm hoặc qua các kênh hội thảo diễn đàn v.v... thì cần đề nghị đối tác cung cấp giấy phép kinh doanh do Cục quản lý hành chính công thương tại Tỉnh, Thành phố Trung Quốc mà doanh nghiệp đó có trụ sở. Giấy phép kinh doanh nếu là bản sao phải có công chứng. Tuyết đối không tin vào giấy phép kinh doanh mà trên đó có in hàng chữ’ “Chỉ có giá trị tham khảo”. Nếu là đối tác đứng đắn và có nguyện vọng làm ăn nghiêm túc, lâu dài với ta thì doanh nghiệp Trung Quốc đó sẽ không thoái thác yêu cầu này của ta. Khi kiểm tra giấy phép kinh doanh cần lưu ý các khoản mục sau:

- Tên, địa chỉ công ty

- Ngày cấp giấy phép

- Thời hạn hết hiệu lực

- Phạm vi kinh doanh

- Vốn đăng ký

So với việc gặp gỡ trực tiếp thì đàm phán qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí, trong một lúc có thể trao đổi với nhiều khách hàng ở nhiều địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, khi đàm phán với đối tác Trung Quốc, những người có tiếng là khéo léo và dạn dày kinh nghiệm trên thương trường thì việc phán đoán ý đồ của họ qua lời lẽ trong thư là rất khó khăn. Ngày nay, điện tín đã khắc phục được nhược điểm chậm trễ của những lá thư viết tay nhưng hình thức này vẫn chỉ được coi là bước khởi đầu cho một quan hệ đàm phán hợp đồng. Đối với người Trung Quốc, việc xây dựng niềm tin và ấn tượng ban đầu tốt đẹp nơi họ là tiền đề quan trọng cho sự thành công của một hợp đồng

thương mại quốc tế. Do đó, phía Việt Nam cần rất thận trọng với từng lời lẽ trong thư, bày tỏ được mong muốn hợp tác chân thành và nhất định không được chậm trễ trong vấn đề trả lời thư. Kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng nhiều thư liên tiếp sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với đối tác và sự thành công của đàm phán hợp đồng trực tiếp trong tương lai là không xa.

2. Đàm phán bằng điện thoại

Cũng giống với thư tín, điện thoại được coi là phương tiện khởi đầu cho một mối hợp tác. Khi sử dụng điện thoại, vấn đề xưng hô là rất quan trọng. Tên người Trung Quốc có thứ tự tương đối giống với tên người Việt Nam bao gồm họ, đệm giữa và tên. Chữ đệm giữa này luôn đi kèm cùng tên như một từ. Hoặc cũng có thể chỉ gọi tên kèm một từ xưng hô khác Nếu gặp người đứng tuổi nên xưng “lao” có nghĩa “già” đặt trước họ của người đó. Nếu gặp người trẻ tuổi hơn nên xưng “xiao” có nghĩa là “tiểu” được gắn với tên của người đó. Nhiều người Trung Quốc còn đặt tên theo kiểu phương Tây là tên trước,

họ sau. Nếu chúng ta không chắc chắn đâu là tên riêng, đâu là họ thì nên hỏi họ xem là nên xưng hô thế nào. Đại đa số họ của người Trung Quốc thường chỉ có một âm tiết.

Người Trung Quốc thường xưng hay gọi nhau bằng “xian sheng”có nghĩa là “tiên sinh” được đặt sau họ của người mà chúng ta muốn xưng hô. Ví dụ như ông Trương thì được xưng hô “zhang xian sheng”. Đối với phụ nữ nếu đã có chồng thì nên xưng “tai tai” theo họ của chồng, còn đối với phụ nữ chưa chồng thì nên xưng “xiao jie” có nghĩa “tiểu thư". Đối với những người có chức danh tổng giám đốc, cục trưởng, chủ tịch...thì có thể xưng hô chức danh công việc của họ bất cứ khi nào có thể. Còn với những người là phó thì thông thường theo phong tục, chữ "phó" sẽ được lược bỏ đi. Ngày nay, giới chủ doanh nghiệp thường gọi nhau bằng họ rồi mới tới chức vụ, thông thường nhất gọi là “lao ban” có nghĩa là “Ông chủ”.

Việc trao đổi qua điện thoại nhanh chóng, giúp người giao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trương, đúng vào thời cơ cần thiết. Tuy nhiên, phí tổn điện thoại giữa các nước rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường phải hạn chế về mặt thời gian, các bên không thể trình bày chi tiết; mặt khác đây là hình thức trao đổi bằng miệng, không có bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định trong trao đổi. Hình thức đàm phán qua điện thoại không được sử dụng nhiều giữa các doanh nghiệp Việt Nam và Trung Quốc. Ngoài những nguyên nhân xuất phát từ hạn chế của chính bản thân hình thức này như đã liệt kê ở trên thì còn một nguyên nhân không kém phần quan trọng là sự bất đồng ngôn ngữ. Phần lớn các doanh nghiệp ngoại thương Trung Quốc thích đàm phán bằng tiếng Hoa, không thạo trong việc nghe nói tiếng Anh trong khi số lượng doanh nghiệp biết tiếng Trung ở Việt Nam lại không nhiều. Thêm vào đó là sự đa dạng trong ngôn ngữ tiếng Trung với các thứ tiếng như tiếng Quan Thoại, tiếng Quảng Đông. Do đó dù có biết tiếng Trung thì chưa chắc các doanh nghiệp Việt Nam có thể giao dịch với các doanh nghiệp Trung Quốc nếu ngôn ngữ mà họ sử dụng không giống với ngôn ngữ mà phía doanh nghiệp Việt Nam được học. Khi đàm phán qua điện thoại, hai bên sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu nhau, hơn nữa lại không thể sử dụng phiên dịch như trong gặp mặt trực tiếp. Vì thế nên điện thoại chỉ được dùng trong những trường hợp thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ; hoặc trong trường hợp mà mọi điều kiện đã thảo luận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết...Sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thỏa thuận.

3. Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp

Đàm phán bằng thư tín hay bằng điện thoại dù có những ưu điểm nhất định nhưng cũng không thể thay thế được đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp. Có thể coi hai phương thức đàm phán trên là bước khởi đầu cho những cuộc đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp diễn ra thuận lợi hơn