Tổ Chức Phân Tích Chi Phí Để Ra Quyết Định Kinh Doanh Ngắn Hạn

khi thực hiện chi phí. Trước khi thực hiện chi phí: xây dựng định mức chi phí tiêu hao và dự toán chi phí. Trong khi thực hiện chi phí: kiểm soát để chi phí thực hiện trong định mức. Sau khi thực hiện chi phí: phân tích sự biến động của chi phí để biết nguyên nhân tăng, giảm chi phí mà tìm biện pháp tiết kiệm cho kỳ sau. Việc kiểm soát sự biến động của chi phí được thực hiện thường xuyên trong kỳ.

Báo cáo phân tích biến động chi phí có thể chi tiết hóa theo sơ đồ 2.9:

Biến động chi phí

Biến động BP sản xuất

Biến động ĐP sản xuất chung

Biến động ĐP bán hàng, QLDN

Biến động BP bán hàng, QLDN

Biến động CP NVL TT

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 198 trang tài liệu này.

Biến động CP NC TT

Biến động BP SXC

Sơ đồ 2.9: Phân tích biến động chi phí

Báo cáo phân tích biến động các khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với kế hoạch để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí phát sinh. Khi tổ chức thiết lập thông tin về chi phí biến động cần căn cứ trên hai nội dung: khối lượng sản xuất có hoàn thành nhiệm vụ được giao không? Chi phí sản xuất thực tế có vượt qua chi phí kế hoạch hay không? Sau đó tiến hành phân tích các biến động về lượng và biến động về giá.

Biến động chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí kế hoạch (2.12)

Biến động về lượng = (Lượng thực tế - Lượng định mức) Giá định mức (2.13)

Trong đó biến động về lượng phản ánh mức tiêu hao vật chất và lượng thời gian hao phí để sản xuất ra một sản phẩm đã thay đổi như thế nào.

Biến động về giá = (Giá thực tế - Giá định mức) Lượng thực tế (2.14)

Trong đó biến động về giá phản ánh mức tiêu hao vật chất và lượng thời gian hao phí để sản xuất ra một sản phẩm đã thay đổi như thế nào.

Phân tích biến động chi phí và tìm hiểu nguyên nhân ảnh hưởng của các nhân tố đến biến động chi phí sẽ giúp nhà quản trị có cái nhìn cụ thể và chính xác để từ đó có các quyết định đúng đắn và kịp thời để hạn chế rủi ro tao điều kiện tốt nhất cho doanh nghiệp kiểm soát chi phí.

Phương pháp kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm quản lý chi phí.

Một phương pháp khác cũng có thể xem xét tới là kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm quản lý chi phí. Trung tâm quản lý chi phí là nơi tập hợp chi phí và gắn với một đơn vị tính phí. Trong doanh nghiệp sản xuất, trung tâm quản lý chi phí có thể là một phòng ban, một dây chuyền sản xuất, một bộ phận cụ thể hoặc có thể là một nhân viên. Việc phân chia chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, qua đó cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, chỉ bộ phận nào mà nhà quản lý muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động của nó thì chúng ta mới nên thành lập trung tâm quản lý chi phí. Để có thể kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm chi phí, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống mã số chi phí với hai loại mã chi phí sau:

+ Một mã riêng cho mỗi trung tâm quản lý chi phí dùng để xác định bất kỳ khoản chi phí nào phát sinh trong trung tâm đó.

+ Một mã riêng cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát sinh bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp.

Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của từng loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy có thể quản lý được chi phí trong toàn doanh nghiệp.

2.2.3.2. Tổ chức phân tích chi phí để ra quyết định kinh doanh ngắn hạn

Tổ chức cơ sở dữ liệu phân tích

Sau khi lập dự toán chi phí, kiểm soát quá trình phát sinh chi phí thực hiện, KTQT chi phí sẽ sử dụng các phương pháp phân tích chi phí để ra các quyết định kinh doanh. Việc phân tích chi phí để ra các quyết định kinh doanh được thực hiện một cách linh hoạt tùy theo từng tình huống cụ thể nảy sinh trong thực tiễn hoạt động kinh doanh.

Phân tích chi phí để ra quyết định kinh doanh ngắn hạn được thực hiện trên cơ sở dữ liệu chi phí thực hiện đã thu thập có sự phân loại thành định phí và biến phí. Đối với các chi phí hỗn hợp, trước khi phân tích cần sử dụng các phương pháp cực đại, cực tiểu hoặc phương pháp bình phương nhỏ nhất để phân tách thành định phí và biến phí.

Hệ thống phương pháp sử dụng phân tích chi phí để ra quyết định kinh doanh ngắn hạn

Phương pháp phân tích Chi phí - Sản lượng - Lợi nhuận (CVP)

Phân tích CVP là việc phân tích mối quan hệ tác động qua lại giữa các yếu tố chi phí (gồm có tổng định phí và biến phí), khối lượng sản phẩm tiêu thụ, kết cấu sản phẩm tiêu thụ và giá bán sản phẩm nhằm có được các quyết định đúng đắn về các sản phẩm sản xuất và tiêu thụ [12,157].

Các khái niệm Lãi trên biến phí là chênh lệch giữa doanh thu và biến phí, số dư đảm phí trước hết dùng để trang trải định phí và sau đó những gì còn lại mới là lợi nhuận.

Lãi trên biến phí = Doanh thu - Biến phí

Tỷ lệ Lãi trên biến phí = Lãi trên biến phí / Doanh thu Lợi nhuận thuần = Lãi trên biến phí - Định phí

Điều này cho thấy sau điểm hoà vốn doanh nghiệp sẽ không phải bù đắp cho phần chi phí cố định đã được bù đắp bởi các sản phẩm hoà vốn của doanh nghiệp. Do vậy, cứ mỗi sản phẩm tiêu thụ sau điểm hoà vốn, doanh nghiệp sẽ thu được lợi nhuận bằng phần chênh lệch giữa giá bán đơn vị với biến phí đơn vị của sản phẩm

đó. Doanh nghiệp dễ dàng tính được lợi nhuận khi có sự thay đổi sản lượng sản phẩm tiêu thụ cũng như dễ dàng xác định được sản lượng tiêu thụ cần thiết để đạt được lợi nhuận dự kiến. Đối với doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ nhiều loại sản phẩm với cơ cấu biến phí, định phí khác nhau, kế toán quản trị chi phí sẽ phân tích ảnh hưởng của cơ cấu sản phẩm sản xuất và tiêu thụ tới điểm hòa vốn và lợi nhuận của doanh nghiệp nhằm giúp các nhà quản lý lựa chọn cơ cấu sản phẩm tối ưu.

∑ Chi phí cố định

Sản lượng hoà vốn =

Doanh thu hoà vốn =

Lãi trên biến phí bình quân đơn vị

∑Chi phí cố định

Tỷ lệ lãi trên biến phí bình quân

(2.15)

(2.16)

Sản lượng đạt LN dự kiến

∑Chi phí cố định + LN dự kiến

Lãi trên biến phí bình quân đơn vị sản phẩm

(2.17)

Một vấn đề khó khăn khi áp dụng phương pháp phân tích CVP là đòi hỏi các chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được phân loại thành định phí và biến phí mà thực tế hầu như các doanh nghiệp hiện nay không phân loại được. Bên cạnh đó, bản thân phương pháp phân tích CVP cũng có điểm hạn chế, đó là phân tích phải đặt trong những điều kiện giả định nhất định như giá bán phải như nhau ở mọi mức độ của sản lượng tiêu thụ, biến phí đơn vị không thay đổi với bất kỳ số lượng được sản xuất là bao nhiêu,... Vì vậy, mặc dù phân tích CVP có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc khai thác khả năng của doanh nghiệp, là cơ sở trong việc đưa ra các quyết định về chính sách giá cả, chiến lược sản phẩm, mở rộng hoặc thu hẹp thị trường, kế hoạch sử dụng tài sản nhàn rỗi... nhằm mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận nhưng trên thực tế lại chưa được sử dụng rộng rãi trong việc đưa ra các quyết định quản trị.

Phương pháp phân tích thông tin thích hợp.

Phương pháp này là một quy trình chọn lọc, đơn giản hoá thông tin các phương án để cung cấp thông tin ngắn gọn, phù hợp, nhanh chóng và có trọng tâm cho chọn lựa một phương án kinh doanh [2,33] và sau đó dựa trên việc nhận diện các thông tin thích hợp để ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn. Tiêu chuẩn về

mặt kinh tế của việc chọn các quyết định ngắn hạn là phương án đó phải đem lại lợi nhuận cao nhất (doanh thu lớn nhất hoặc chi phí thấp nhất). Bên cạnh đó, các quyết định đều liên quan đến tương lai và có sự so sánh giữa các phương án khác nhau. Do vậy, thông tin thích hợp sẽ là các thông tin về chi phí và doanh thu liên quan đến các phương án kinh doanh đang được xem xét đồng thời các thông tin này phải có tính khác biệt giữa các phương án và phải là các thông tin liên quan đến tương lai (chi phí chìm phải được loại bỏ). Áp dụng phương pháp phân tích thông tin thích hợp cần ghi nhận một điều quan trọng là những thông tin thích hợp trong một tình huống quyết định này không nhất thiết sẽ thích hợp trong tình huống khác hay nói cách khác các tình huống khác nhau sẽ sử dụng thông tin thích hợp khác nhau để quyết định.

Tổ chức hệ thống báo cáo chi phí để ra quyết định kinh doanh ngắn hạn

Để phục vụ cho mục đích sử dụng nội bộ của các nhà quản trị doanh nghiệp trong phân tích CVP, doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo kết quả kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí. Báo cáo này phải thể hiện được ba chỉ tiêu chính là Doanh thu, Lãi trên biến phí và Lợi nhuận thuần. (Phụ lục 20,21)

Để phân tích thông tin thích hợp, doanh nghiệp phải nhận dạng đúng và đầy đủ các thông tin thoả mãn là thông tin thích hợp. Các thông tin đó có thể là các thông tin về doanh thu, định phí, biến phí,... Thiết lập Bảng phân tích thông tin thích hợp cho các phương án so sánh. (Phụ lục 23). Thông tin thích hợp được sử dụng trong một số quyết định ngắn hạn như sau:

Quyết định chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng

Quyết định này thường gặp trong trường hợp ngoài những sản phẩm đang tiêu thụ công ty nhận được thêm các đơn hàng với mức giá thấp hơn giá thông thường. Nếu đơn hàng đó vẫn trong phạm vi năng lực sản xuất của doanh nghiệp thì dựa vào chi phí biến đổi của đơn hàng để quyết định (vì đơn hàng đó không phải chịu chi phí cố định). Nếu đơn hàng đó vượt khỏi năng lực sản xuất của doanh nghiệp, cần cân nhắc chi phí cơ hội bị mất đi nếu bỏ các đơn hàng khác và nhận đơn hàng này.

Quyết định mua ngoài hay tự sản xuất

Thông tin thích hợp cho quyết định này ngoài chất lượng của chi tiết sẽ mua còn là thông tin về chi phí. Nguyên tắc chung là nếu chi phí sản xuất các chi tiết lớn hơn chi phí mua ngoài thì nên mua và ngược lại. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần tính đến chi phí cơ hội nếu không tự sản xuất thì các bộ phận hiện đang sản xuất các chi tiết này sẽ như thế nào? Chi phí cố định đã đầu tư cho bộ phận này cũng phải được đưa vào tổng chi phí của phương án để so sánh.

Quyết định bán ngay hay tiếp tục chế biến

Thông tin thích hợp cuả quyết định này là lãi (lỗ) tăng thêm nếu tiếp tục chế biến. Chỉ tiêu này được xác định bằng cách xác định chênh lệch giá bán của bán thành phẩm ở điểm rẽ (điểm bán) và giá bán của thành phẩm cuối cùng. So sánh với chi phí sản xuất phát sinh của quá trình chế biến thêm và định phí tiết kiệm được nếu bán ngay chi tiết. Nếu phương án nào cho lợi nhuận cao hơn sẽ được lựa chọn.

Lãi (lỗ) tăng thêm do tiếp tục chế biến

Chênh lệch giá

= bán thành phẩm - và giá bán chi tiết

Chi phí của quá trình chế -

biến thêm

Định phí tiết kiệm được nếu ngừng chế biến

(2.17)

Định giá bán sản phẩm

Chiến lược định giá cho sản phẩm hay dịch vụ là một phần quan trọng trong các hoạt động marketing hỗn hợp (Marketing Mix) nhưng thường ít được các doanh nghiệp quan tâm đúng mức. Có nhiều phương pháp định giá bán của sản phẩm trong đó định giá dựa trên chi phí sản xuất là cách doanh nghiệp nhìn vào cấu trúc chi phí sản phẩm của mình để định giá, sau đó xác định tỷ lệ lợi nhuận mong muốn rồi cộng thêm vào chi phí để hình thành giá bán. Chi phí tạo nền cho việc định giá sản phẩm. Với khối lượng sản phẩm càng lớn, công ty càng trở nên hiệu quả hơn thực hiện được lợi thế quy mô do đó chi phí bình quân giảm xuống.

Giá bán = Chi phí + Chi phí Tỷ lệ % cộng thêm (2.18)

Chi phí theo công thức trên có thể là chi phí biến đổi hoặc chi phí đầy đủ của sản phẩm sản xuất.

Cách định giá này giúp doanh nghiệp đảm bảo mức lợi nhuận trên mỗi sản phẩm bán ra, nhưng nó chỉ thích hợp hơn với các doanh nghiệp lớn sản xuất quy mô

lớn hoặc những doanh nghiệp hoạt động trên một thị trường chủ yếu bằng giá. Còn trong thị trường tự do, phần lớn giá bán được xác định thông qua sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Trong những thị trường này, hình thức định giá cộng thêm vào chi phí đã không còn thích hợp nữa. Trước đây, các nhà sản xuất có thể tung sản phẩm ra thị trường với tốc độ nhanh chóng và tạo sự độc quyền khi đổi mới sản phẩm. Nhưng ngày nay, sự độc quyền này chỉ là ngắn hạn và không ổn định.

Xác định giá chuyển nhượng nội bộ

Quyết định này được đặt ra khi có các bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp cung cấp sản phẩm cho nhau. Việc định giá chuyển nhượng nội bộ phải đảm bảo được các yêu cầu như: bù đắp được chi phí sản phẩm của bộ phận có giá sản phẩm chuyển giao, đảm bảo lợi ích chung cho toàn doanh nghiệp. Đồng thời khuyến khích các bộ phận tiết kiệm chi phí, nâng cao vai trò và trách nhiệm quản lý cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Giá chuyển nhượng nội bộ có thể được xác định theo ba cách: dựa vào chi phí phát sinh, theo giá thị trường, theo giá thương lượng. Đứng trên góc độ trong một doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ căn cứ vào cách tính nào giúp doanh nghiệp có quyết định đúng đắn nhất và tránh được mọi kết quả không tốt đối với lợi nhuận. Theo đó, cách xác định giá chuyển nhượng nội bộ dựa vào chi phí được sử dụng rộng rãi.

Giá chuyển nhượng = Biến phí đơn vị +

Số dư đảm phí của hợp đồng tiêu thụ bị huỷ bỏ

(2.19)

Quyết định loại bỏ một sản phẩm hay một bộ phận kinh doanh

Loại quyết định này cũng thường gặp trong thực tế. Do quy luật cạnh tranh gay gắt của thị trường, nhiều khi doanh nghiệp đặt vào tình trạng làm ăn thua lỗ. Trước tình hình đó phải có quyết định hoặc là tồn tại tiếp tục sản xuất, hoặc là đình chỉ sản xuất đồng nghĩa với tự diệt vong.

Để có thông tin cho quyết định này, doanh nghiệp cần so sánh số lỗ phát sinh do tiếp tục hoạt động (chênh lệch giữa doanh thu và tổng chi phí biến đổi, chi phí cố định) với số lỗ phát sinh nếu loại bỏ hoạt động (bằng chi phí cố định đã tiêu hao). Nếu trong trường hợp loại bỏ hoạt động mang lại số lỗ nhiều hơn thì doanh nghiệp nên tiếp tục duy trì hoạt động.

2.2.4. Tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí

2.2.4.1. Các phương thức tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí

Để có thể tiến hành được các phương pháp, kỹ thuật của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp về tình hình chi phí, doanh thu, hiệu quả từng bộ phận; cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin thực hiện, chênh lệch giữa dự toán và kết quả thực hiện; phục vụ cho việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, điều hành và ra quyết định giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng của mình. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất cần phải được tổ chức hợp lý.

Căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình, các doanh nghiệp có thể tổ chức kế toán theo một trong các mô hình sau:

Mô hình kết hợp: Loại mô hình này được sử dụng ở hầu hết các nước, đặc biệt là ở Mỹ và các nước áp dụng kế toán Mỹ. Đây là mô hình gắn kết hệ thống kế toán quản trị chi phí với hệ thống kế toán theo từng phần hành kế toán: Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán bán hàng… Kế toán viên theo phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả nội dung kế toán tài chính và nội dung kế toán quản trị chi phí. Theo đó, môt số thông tin chi phí được thu thập và báo cáo trên các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán, một số thông tin chi phí khác được trình bày trên các báo cáo đặc biệt cung cấp cho nhà quản trị bên trong doanh nghiệp như phân loại chi phí thành biến phí và định phí, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo số dư đảm phí, lập các dự toán chi phí theo phần hành,... Mô hình này sẽ tiết kiệm chi phí tổ chức vận hành bộ máy kế toán nhưng hiệu quả không cao vì kế toán quản trị và kế toán tài chính tuân thủ những nguyên tắc khác nhau.

Mô hình tách biệt: Loại mô hình tổ chức KTQT này áp dụng chủ yếu ở Cộng hòa Pháp và những nước thực hiện theo kế toán Cộng hòa Pháp. Là mô hình tổ chức hệ thống kế toán quản trị chi phí riêng biệt với hệ thống kế toán tài chính trong phòng kế toán. Kế toán tài chính tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, quy định của Nhà nước, trong khi đó kế toán quản trị được coi là công việc riêng của doanh