Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Quản Trị Chi Phí

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí

Ở tất cả các quốc gia, khi nói đến thông tin kế toán quản trị chi phí đều đề cập đến những yêu cầu của thông tin để làm căn cứ đánh gía chất lượng và hiệu quả của thông tin. Đó là các yêu cầu thể hiện thông tin chi phí quá khứ, hiện tại, tương lai nhưng thường hướng tới tương lai; yêu cầu thông tin phải linh hoạt, kịp thời, phù hợp theo yêu cầu của nhà quản trị. Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí phải được tổ chức để thiết lập thông tin đảm bảo các yêu cầu trên.

Khái niệm “tổ chức” có thể được xem xét theo nhiều góc độ. Tổ chức (ở dạng động từ) là sự sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc cùng một chức năng chung. Nói cách khác, tổ chức là việc tiến hành một công việc theo cách thức, trình tự nào đó [25;98]. Còn theo các nhà quản trị, tổ chức quản lý là việc tập trung vào khai thác, phân phối các nguồn lực, nhân lực, vật lực và xây dựng bộ máy, thực hiện sự phân nhiệm trong hệ thống để cùng thực hiện một mục đích chung [18; 17].

Kết hợp với khái niệm hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí đã phân tích ở trên tác giả rút ra khái niệm tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí là quá trình sắp xếp, bố trí các nguồn lực để tiến hành thu thập và xử lý các dữ liệu về chi phí theo một trình tự nhất định nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Quá trình này được minh họa qua sơ đồ 2.3:

Dữ liệu

Thông tin kế toán quản trị chi phí (BC

Phần cứng

Phần mềm

Con người

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 198 trang tài liệu này.

CSDL

Các thủ tục, phương pháp thực

Sơ đồ 2.3: Tổ chức Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí

2.1.2. Vai trò và các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp

2.1.2.1. Vai trò của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp

Để xác định vai trò của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí, tác giả xuất phát từ nhu cầu thông tin về chi phí của nhà quản trị. Nhà quản trị cần những thông tin chi phí gì? Chúng được trình bày ở đâu? Cách thức tạo ra các thông tin đó như thế nào?

Quản trị doanh nghiệp có bốn chức năng cơ bản là: (1) Lập kế hoạch; (2) Tổ chức thực hiện; (3) Kiểm tra đánh giá và (4) Ra quyết định. Hệ thống thông tin KTQT chi phí ra đời, phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin để nhà quản trị thực hiện toàn diện các chức năng quản trị đó.

Thứ nhất, với hệ thống dự toán chi phí SXKD, thông tin KTQT chi phí giúp các nhà quản trị thiết lập được định hướng hoạt động SXKD của từng bộ phận, của cả doanh nghiệp trong từng thời kỳ để khai thác có hiệu quả các nguồn lực kinh tế, kiểm soát và ngừa những mất cân đối, rủi ro trong tương lai.

Thứ hai, với những báo cáo đo lường kết quả chi phí thực hiện, thông tin KTQT chi phí sẽ giúp nhà quản trị hiểu được thực trạng hoạt động SXKD của doanh nghệp để kịp thời điều chỉnh, bổ sung những vấn đề cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.

Thứ ba, với những báo cáo biến động giữa chi phí thực tế so với mục tiêu hay dự toán và những nguyên nhân ảnh hưởng đến các biến động đó giúp các nhà quản trị nhận thức được tình hình tốt, xấu và những nguyên nhân ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp để đưa ra các phương pháp kiểm soát, các giải pháp điều chỉnh và đánh giá đúng đắn trách nhiệm của nhà quản trị các cấp về các nhiệm vụ được giao.

Như vậy, hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí tạo nên một kênh thông tin quản trị hữu ích đối với nhà quản trị trong môi trường sản xuất kinh doanh ngày càng biến đổi nhanh chóng. Đó chính là một hệ thống thông tin quan hệ vật chất -

trách nhiệm, một hệ thống thông tin minh bạch về trách nhiệm nội bộ của doanh nghiệp trong điều hành, quản trị doanh nghiệp.

2.1.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp

Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp sẽ không đạt được mục tiêu và định hướng cấu trúc của thông tin nếu các nhà thiết kế không chú ý đầy đủ tới các nhân tố bản chất, chi phối sự vận hành của hệ thống. Đó là các nhân tố (1) Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp và nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí từ phía nhà quản trị doanh nghiệp; (2) Đặc điểm tổ chức sản xuất; (3) Trình độ trang bị máy móc thiết bị và trình độ nhân viên thực hiện công việc kế toán.

Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp và nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí từ phía nhà quản trị doanh nghiệp

Xây dựng kế hoạch về chi phí hoạt động của doanh nghiệp đồng nghĩa với việc xác định các mục tiêu và xây dựng chiến lược để đạt mục tiêu đó. Đây chính là nhân tố mấu chốt mà nhà quản trị cần tính tới để tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí. Các mục tiêu phải được quán triệt ở mọi lĩnh vực chức năng cho tới người có trách nhiệm cao nhất. Các chiến lược xây dựng phải kết hợp được các nguồn lực và năng lực của doanh nghiệp. Mục tiêu và chiến lược sẽ áp đặt việc thích nghi và xác định ra cấu trúc của doanh nghiệp để đạt được các mục đích trong những điều kiện tốt nhất.

Mặt khác, hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp được thiết lập và tồn tại hay không phụ thuộc vào nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí từ phía nhà quản trị của doanh nghiệp. Mọi hệ thống đều có mục tiêu. Tính mục tiêu của toàn bộ việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí được thể hiện thông qua việc xác định nhu cầu thông tin quản trị. Nó làm nổi bật vai trò của thông tin là một phương tiện quản lý, một sự trợ giúp cho việc ra quyết định. Trong xây dựng và thực hiện các chiến lược ngắn hạn, dài hạn, nguồn thông tin do hệ thống kế toán cung cấp đặc biệt là các thông tin chi phí đóng vai trò hết sức quan

trọng. Điển hình là các quyết định về kiểm soát chi phí thực hiện tại các quy trình công nghệ; quyết định về lựa chọn cơ cấu tổ chức sản xuất phù hợp; quyết định nên tổ chức sản xuất khép kín các công đoạn hay mua nguyên liệu từ bên ngoài; quyết định chấp nhận đơn đặt hàng hay không?...

Tuy nhiên hiện nay, nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí từ phía nhà quản trị doanh nghiệp chưa thực sự rõ ràng. Điều này là do sự giới hạn về quy mô sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất ở Việt nam chưa đem lại tính hữu ích của hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hầu hết các nhà quản trị ra quyết định đều dựa trên kinh nghiệm và thói quen quản lý nên khó có thể kiểm soát được chi phí và kết quả kinh doanh. Đây là một bằng chứng cụ thể chỉ rõ nguyên nhân dẫn đến việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp còn gặp nhiều hạn chế.

Đặc điểm tổ chức sản xuất

Tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp là sự kết hợp chặt chẽ giữa sức lao động và tư liệu sản xuất cho phù hợp với nhiệm vụ, quy mô và công nghệ sản xuất. Tổ chức sản xuất nhằm trả lời câu hỏi thứ hai của nền kinh tế đó là sản xuất như thế nào? Tổ chức sản xuất cho thấy rõ hình thức tổ chức của quá trình sản xuất, tính chất phân công lao động giữa các bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất, đặc điểm của sự kết hợp lao động với tư liệu lao động và đối tượng lao động trong quá trình sản xuất. Bên cạnh đó, tổ chức sản xuất còn là việc chỉ ra cách thức bố trí các bộ phận sản xuất: có thể tổ chức theo hình thức công nghệ, mỗi phân xưởng chỉ thực hiện một loại công nghệ nhất định chẳng hạn như phân xưởng dệt, phân xưởng may, phân xưởng đóng gói; cũng có thể tổ chức sản xuất theo đối tượng, mỗi phân xưởng chỉ thực hiện chế tạo một loại sản phẩm hay một loại chi tiết nhất định ví dụ như phân xưởng cắt, phân xưởng in phun, phân xưởng may thời trang, phân xưởng gia công,…; hoặc tổ chức theo hình thức kết hợp cả hai cách trên.

Tác giả cho rằng, đặc điểm tổ chức sản xuất là nhân tố ảnh hưởng quan trọng đến công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí bởi vì đặc điểm tổ chức sản xuất sẽ quyết định mô hình kế toán chi phí (theo chi phí thực tế, chi phí ước tính, chi phí định mức); phương pháp quản lý chi phí (theo quá trình, theo công

việc, theo dòng sản phẩm); đối tượng tập hợp chi phí; phương pháp và tiêu thức phân bổ chi phí chung. Trong quá trình xử lý thông tin của kế toán quản trị chi phí, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất kinh doanh khác là rất cần thiết, đặc biệt là trong việc thiết lập những thông tin phi tài chính và các thông tin hướng về tương lai.

Trình độ trang bị máy móc thiết bị và trình độ nhân viên thực hiện công việc kế toán.

Cơ sở vật chất cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến thực tiễn tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp. Như đã phân tích ở trên, khối lượng thông tin mà kế toán quản trị chi phí phải xử lý và chuyển thành các thông tin có ích là rất lớn. Quá trình xử lý thông tin cần có sự kết hợp nhiều phương pháp kỹ thuật phức tạp. Do đó, cơ sở vật chất với hệ thống máy vi tính và các phần mềm xử lý thông tin là rất cần thiết trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán. Bên cạnh đó, trình độ kiến thức và kỹ năng làm việc của nhân viên kế toán quản trị cũng có tác động không nhỏ đến chất lượng của hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí. Yêu cầu của đội ngũ này phải am hiểu sâu sắc về quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có khả năng sáng tạo, linh hoạt, có khả năng làm việc nhóm và phối hợp với các nhân viên ở các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp.

Thực tế cho thấy, để có một phần mềm quản trị, các doanh nghiệp phải bỏ một số tiền đầu tư lớn và cần một lực lượng nhân sự có kiến thức và trình độ để vận hành. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các nguồn lực về cơ sở vật chất, nhân sự cũng rất hạn chế. Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến việc hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp khó có điều kiện tổ chức và phát triển

2.1.2.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí

Xây dựng một hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí là vấn đề khó khăn vì phải kết hợp nhiều nhân tố khác nhau trong nội bộ bên trong cũng như bên ngoài tổ chức. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí không thể tách khỏi nền

tảng của cơ sở dữ liệu trên các mặt hoạt động của doanh nghiệp như quản trị chiến lược, quản trị sản xuất, quản trị bán hàng, quản trị nhân sự, quản trị marketing,... Đó là các cơ sở dữ liệu về mục tiêu chiếm lĩnh thị phần, mục tiêu về doanh số, thông tin về người mua, thông tin về đối thủ cạnh tranh, tình hình lao động và năng suất lao động, bố trí mặt bằng, công nghệ sản xuất, tình hình chất lượng sản phẩm, gía cả, chi phí cho hoạt động marketing,... Để thu nhận được các cơ sở dữ liệu này, cần xác định chế độ trách nhiệm và mối liên hệ giữa các đối tượng truyền tin như phân xưởng, các phòng ban chức năng và phòng kế toán.

Trước hết, ở bộ phận sản xuất, thực hiện các công việc ghi chép, chỉnh lý và tổng hợp các số liệu về thông tin ban đầu như khối lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang, tình hình sử dụng máy móc thiết bị như số giờ máy làm việc,...

Các phòng chức năng đi sâu nghiên cứu đề xuất tham mưu cho giám đốc doanh nghiệp về các lĩnh vực nghiệp vụ được giao như quản lý vật tư, quản lý mua bán hàng, nghiên cứu thị trường,...

Phòng kế toán có trách nhiệm làm trung tâm nhận tin, xử lý và truyền tin đối với mảng hệ thống thông tin kế toán. Tất cả các thông tin báo cáo về hạch toán thống kê đều được thu vào trung tâm này, được xử lý và thông tin tới các đối tượng theo đúng nhu cầu trong từng thời kỳ. Luận án minh họa cụ thể mối quan hệ này tại Phụ lục 03

2.2. Nội dung của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí

Nội dung của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí là tổng hợp tất cả các mặt, các yếu tố cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí, thể hiện cơ sở, cách thức thiết lập và kết quả của hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí.

Kế toán quản trị chi phí tập trung phản ánh các giảm sút về lợi ích kinh tế để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin quản trị doanh nghiệp. Kế toán quản trị chi phí đặt trọng tâm cho tương lai nhiều hơn vì nhu cầu thông tin của người quản lý có mục tiêu cho tương

lai. Do vậy, nhà quản trị cần thông tin cho việc ước lượng chi phí hoặc các thông tin định hướng chi phí cho tương lai.

Kế tiếp, nhà quản trị cần có các thông tin để thực hiện các chức năng quản trị và mỗi nhà quản trị lại có phương thức thực hiện các chức năng khác nhau nên cần có hệ thống thông tin liên quan đến việc triển khai thực hiện, kiểm tra, đánh giá và ra quyết định quản trị theo từng phương thức quản trị.

Từ sự phân tích trên, luận án sẽ trình bày ba nội dung của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí là (1) Tổ chức HTTT dự toán chi phí; (2) Tổ chức HTTT chi phí thực hiện; (3) Tổ chức HTTT kiểm soát chi phí và ra quyết định.

2.2.1. Tổ chức HTTT dự toán chi phí

Hệ thống thông tin dự toán chi phí là hệ thống thông tin chi phí hướng tới tương lai được cấu thành bởi hệ thống định mức chi phí và hệ thống dự toán chi phí. Hệ thống định mức chi phí gắn với từng đơn vị yếu tố chi phí và được sử dụng như một công cụ kiểm tra thông qua việc so sánh chúng với chi phí thực tế từ đó làm nổi rõ những vấn đề cần quan tâm. Hệ thống dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong bất kỳ tổ chức hoạt động nào bởi vì nó cung cấp thông tin có hệ thống về toàn bộ kế hoạch chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ tới; là cơ sở quan trọng để phân tích, so sánh với kết quả thực hiện, qua đó phát hiện ra nhân tố khác biệt để có biện pháp điều chỉnh kịp thời; Hệ thống dự toán chi phí kết hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bằng kế hoạch của từng bộ phận khác nhau, nhờ vậy đảm bảo cho kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hệ thống định mức chi phí và hệ thống dự toán chi phí có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong đó hệ thống định mức chi phí là một trong những cơ sở để dự tính chi phí trong tương lai đồng thời thông qua việc kiểm soát dự toán đánh giá định mức xây dựng đã phù hợp với thực tế chưa để có cơ sở xây dựng định mức mới hoàn chỉnh.

2.2.1.1. Hệ thống định mức chi phí

Trước hết phải hiểu định mức chi phí là gì? Đó là chi phí đơn vị dự tính, được xây dựng để làm tiêu chuẩn cho từng yếu tố chi phí căn cứ trên giá tiêu chuẩn và mức sử dụng tiêu chuẩn về nguồn lực.

Quá trình xây dựng định mức chi phí là một công việc vừa đòi hỏi năng lực chuyên môn vừa đòi hỏi tính trách nhiệm cao của người xây dựng định mức. Trước hết phải xem xét một các nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được. Trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp. Thực tế cho thấy trách nhiệm xây dựng các định mức chi phí không chỉ thuộc về nhân viên kế toán quản trị mà cả những nhà kỹ thuật, nhà quản trị hiểu biết về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để cung cấp thông tin cần thiết về thiết kế kỹ thuật, giá, các chi phí chung,...

Phương pháp xây dựng định mức chi phí

Quá trình xây dựng định mức chi phí có thể áp dụng một trong hai phương pháp là phương pháp phân tích số liệu lịch sử và phương pháp phân tích nhiệm vụ [5], [12].

Phương pháp phân tích số liệu lịch sử dựa vào chi phí thực tế phát sinh kỳ trước, điều chỉnh các số dự tính kỳ này trên cơ sở những thay đổi của giá và sự thay đổi của công nghệ trong quá trình sản xuất. Phương pháp này tuy đơn giản, ít tốn kém nhưng độ chính xác của định mức không cao vì chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ về cách thức sản xuất cũng có thể làm cho chi phí lịch sử không phù hợp. Hơn nữa chỉ áp dụng được đối với các loại sản phẩm truyền thống.

Phương pháp phân tích nhiệm vụ tập trung vào xác định dòng chi phí để sản xuất sản phẩm. Phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để xác định chính xác lượng nguyên vật liệu, nghiên cứu thời gian thao tác công việc để xác định lao động hao phí cần thiết để sản xuất từng loại sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Phương pháp phân tích nhiệm vụ áp dụng hữu hiệu khi có sự thay đổi về quy trình công nghệ sản xuất hoặc phải xây dựng định mức chi phí cho các sản phẩm mới. Tuy nhiên chi phí để xây dựng định mức lại khá cao do trải qua nhiều công đoạn và phải có sự phối kết hợp của nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể vận dụng kết hợp cả hai phương pháp trên khi xây dựng định mức tuỳ theo các tình huống cụ thể.