Trình Tự Thực Hiện Quá Trình Hạch Toán Chi Phí Theo Quá Trình Sản Xuất

Số lượng SP

tương đương

Số lượng SP hoàn

thành trong kỳ

Số lượng SP tương đương của SPDD cuối kỳ

(2.4)

Có thể bạn quan tâm!

Theo phương pháp nhập trước xuất trước, giả thiết sản lượng sản phẩm sản xuất trước sẽ hoàn thành trước, do đó số lượng SP tương đương cần phải quy đổi cho cả SPDD đầu kỳ và cuối kỳ

Số lượng SP tương đương =

Số lượng SP tương đương của +

SPDD đầu kỳ

Số lượng bắt đầu SX và hoàn +

thành trong kỳ

Số lượng SP tương đương của SPDD cuối kỳ

(2.5)

Bước 3: Tính chi phí đơn vị tương đương theo công thức:

Chi phí đơn vị sản phẩm tương đương

CP kỳ trước chuyển sang + CP phát sinh kỳ này

Số lượng SP tương đương

(2.6)

Bước 4: Phân bổ chi phí cho sản phẩm hoàn tất và sản phẩm dở dang cuối kỳ.

Trình tự thực hiện quá trình hạch toán chi phí theo quá trình sản xuất được khái quát qua sơ đồ 2.7:

Chi phí NVL TT Chi phí NC TT Chi phí SXC

Chi phí SXKD dở dang PX1

Báo cáo sản xuất PX 1

Chi phí SXKD dở dang PX2

Báo cáo sản xuất PX 2

Thành phẩm

Sơ đồ 2.7: Trình tự thực hiện quá trình hạch toán chi phí theo quá trình sản xuất

Đối với các chi phí ngoài sản xuất, phạm vi tập hợp chi phí sản xuất thường được xác định theo không gian phát sinh chi phí, đó là các bộ phận, phòng ban,... Do vậy, các tài khoản CP bán hàng, CP quản lý doanh nghiệp sẽ được mở cho các bộ phận để tập hợp chi phí.

2.2.2.3. Xác định chi phí cho các đối tượng chịu phí theo các phương pháp truyền thống

Hiện nay, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm theo các phương pháp truyền thống thường áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi phí sản

xuất để xác định chi phí cho đối tượng chịu phí là phương pháp chi phí thực tế, phương pháp chi phí thực tế kết hợp chi phí ước tính và phương pháp chi phí định mức [5,21].

Phương pháp chi phí thực tế dựa trên nền tảng thông tin chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất được phản ánh vào TK Chi phí sản xuất dở dang. Sử dụng phương pháp này, vấn đề khó khăn mà DN gặp phải đó là đo lường chi phí sản xuất chung. Thường khi sản phẩm sản xuất xong hoặc thậm chí đã tiêu thụ mới xác định được bởi lý do tổng chi phí sản xuất chung thực tế chỉ xác định được khi DN nhận được các hóa đơn chứng từ của kỳ đó. Do vậy, tính kịp thời của thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản lý không thực hiện được.

Phương pháp chi phí thực tế kết hợp chi phí ước tính thực hiện việc xác định tính giá phí sản phẩm sản xuất trên cơ sở kết hợp thông tin chi phí thực tế (đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp) và thông tin chi phí ước tính (đối với chi phí sản xuất chung) để ước tính nhanh giá thành sản xuất trong kỳ, sau đó cuối kỳ điều chỉnh về thực tế nhằm giải quyết tính kịp thời về giá phí sản phẩm sản xuất.

Chi phí sản xuất chung được phân bổ cho các đối tượng tập hợp chi phí bằng cách xây dựng đơn giá phân bổ ước tính cho từng đối tượng chịu phí.

Đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung ước tính

Chi phí sản xuất chung dự toán

Tổng mức ước tính của tiêu thức phân bổ

(2.7)



Căn cứ vào mức hoạt động thực tế của tiêu thức phân bổ:

Chi phí sản xuất chung ước tính

= Đơn giá phân bổ chi phí SXC ước tính

Mức hoạt động thực tế của tiêu thức phân bổ

(2.8)

Để áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp cần xây dựng dự toán chi phí sản xuất chung cho từng bộ phận, tổ chức (phân xưởng, bộ phận sản xuất) và ước tính tổng mức tiêu thức phân bổ của bộ phận đó ngay từ đầu năm. Cuối năm tài chính, sau khi tiến hành tập hợp chi phí sản xuất chung thực tế tiến hành xử lý phần chênh lệch.

Phương pháp chi phí định mức thực hiện việc xác định giá phí sản phẩm sản xuất dựa trên định mức chi phí cho cả ba khoản mục phí đã được thiết kế.

GT đơn vị định mức

= CP NVL

định mức

+ CPNCTT

định mức

+ Biến phí SXC

định mức

+ Định phí SXC

định mức

(2.9)

Tổng giá thành SP theo CP định mức

= Số lượng SP hoàn

thành

GT đơn vị định mức

(2.10)



CPSX dở dang cuối kỳ

= Số lượng SPDD cuối kỳ

Tỷ lệ hoàn thành

GT đơn vị định mức

(2.11)



Áp dụng phương pháp định mức thì cuối kỳ, doanh nghiệp cần tổng hợp chi phí thực tế, xác định phần chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí định mức và có biện pháp xử lý.

Trong ba phương pháp trên ta có thể thấy phương pháp chi phí thực tế kết hợp chi phí ước tính và phương pháp chi phí định mức có tính ưu việt hơn do khả năng cung cấp thông tin về giá phí sản phẩm sản xuất nhanh chóng, kịp thời cho công tác ra quyết định. Tuy nhiên, sử dụng hai phương pháp này phần chênh lệch giữa chi phí ước tính, chi phí định mức và chi phí thực tế phải được tập hợp và kết chuyển vào ba tài khoản là tài khoản Giá vốn hàng bán, tài khoản Thành phẩm, tài khoản Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang theo tỷ lệ số dư của các tài khoản đó trước khi có các bút toán khoá sổ cuối kỳ.

2.2.2.4. Tổ chức xác định chi phí cho các đối tượng chịu phí theo mô hình quản lý chi phí hiện đại

Phương pháp xác định giá phí theo hoạt động

Các phương pháp hạch toán chi phí truyền thống chỉ chú trọng đến việc phân bổ chi phí sản xuất gián tiếp (chi phí SXC) vào sản phẩm và chỉ sử dụng các tiêu thức phân bổ dựa trên sản lượng sản xuất như số giờ máy, chi phí nhân công trực tiếp,... Trong khi đó, trong chi phí sản xuất chung có nhiều thành phần không liên quan tới sản lượng sản xuất như chi phí hoạt động của phân xưởng, chi phí điều hành do đó nếu áp dụng tiêu thức phân bổ dựa trên sản lượng sản xuất thì sẽ không chính xác đặc biệt là từ những năm 1980, khi chi phí sản xuất chung ngày càng

chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí sản xuất. Bên cạnh đó, các hoạt động tạo chi phí trong chuỗi gía trị không chỉ riêng bộ phận sản xuất mà còn nhiều hoạt động khác như thiết kế, tiếp thị,... Chính vì vậy, phương pháp xác định giá phí theo hoạt động (Activity- Based Costing - ABC) đã được các nhà nghiên cứu kế toán quản trị hiện đại xây dựng và phát triển để cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác hơn cho các quyết định quản lý.

Theo phương pháp ABC, trước hết tập hợp các chi phí sản xuất chung cho các hoạt động của doanh nghiệp, sau đó tiến hành phân bổ chi phí của từng hoạt động vào đối tượng tính chi phí dựa trên mối quan hệ nhân quả giữa hoạt động và đối tượng tính phí. Để áp dụng phương pháp này cần xác định cụ thể có bao nhiêu hoạt động chính, nguồn lực được sử dụng để tạo ra sản phẩm dịch vụ (đối tượng tính phí). Do vậy, không tính chi phí nguồn lực vào đối tượng tính phí khi đối tượng này không sử dụng nguồn lực đó.

Quy trình tổ chức áp dụng phương pháp ABC được thực hiện qua 4 bước sau:

Bước 1: Xác định các thành phần chính trong hệ thống gồm đối tương tính phí, các hoạt động chính, các nguồn lực tiêu hao, tiêu thức phân bổ chi phí

Bước 2: Xác định mối quan hệ nhân - quả giữa đối tượng tính phí và các hoạt động, nguồn lực.

Bước 3: Thu thập các số liệu tương xứng có liên quan đến chi phí và đường đi của các nguồn phát sinh chi phí.

Bước 4: Phân bổ chi phí của các hoạt động cho các đối tượng tính phí.

Để áp dụng phương pháp ABC hiệu quả trước hết cần xây dựng hệ thống tiêu thức phân bổ chi phí hợp lý căn cứ trên các hoạt động diễn ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Xác định mức phân bổ cho từng hoạt động trong từng thời kỳ, cuối cùng xác định chi phí phân bổ cho từng sản phẩm.

Xét trên phương diện quản lý, việc áp dụng phương pháp ABC giúp các nhà quản trị có các thông tin chi tiết về chi phí cho từng hoạt động, phương pháp này không chỉ cung cấp các thông tin chính xác hơn về chi phí sản phẩm mà còn cung cấp thông tin về chi phí của các hoạt động, trên cơ sở các thông tin chi phí này nhà

quản lý sẽ có những quyết định cắt giảm chi phí của từng hoạt động có hiệu quả và phù hợp với từng mục tiêu kinh doanh.

Tuy nhiên, độ phức tạp của phương pháp này rất cao do phải xác định các hoạt động, phân nhóm các hoạt động và phân bổ chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau. Ngày nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần làm cho việc thiết lập và vận hành hệ thống ABC dễ dàng hơn nên khả năng các DN sử dụng phương pháp này cao hơn. Tuy nhiên, tính vượt trội của phương pháp ABC chỉ thể hiện ở các DN có chi phí gián tiếp chiếm tỷ lệ cao, trên 50% tổng chi phí sản phẩm [22,75].

Phương pháp xác định chi phí theo chu kỳ sống của sản phẩm

Chu kỳ sống của sản phẩm là khoảng thời gian mà một sản phẩm tồn tại, gồm 4 giai đoạn: Nghiên cứu, thử nghiệm - Triển khai - Bão hòa - Suy thoái. Các phương pháp xác định chi phí truyền thống chỉ áp dụng phù hợp khi sản xuất đã ổn định (giai đoạn bão hòa, suy thoái). Lúc này, doanh nghiệp có thể xây dựng được chi phí định mức cho một quy trình sản xuất lặp lại. Tuy nhiên, ở các giai đoạn đầu của chu kỳ sống của sản phẩm, khi giá cả, chất lượng và các yêu cầu về tính năng của sản phẩm là do khách hàng quyết định, doanh nghiệp đang trong quá trình phác thảo, thử nghiệm và dự kiến quy trình sản xuất, tác giả cho rằng phương pháp xác định chi phí hợp lý nhất đối với doanh nghiệp giai đoạn này là phương pháp chi phí mục tiêu (target costing).

Phương pháp chi phí mục tiêu được bắt đầu bằng việc ước tính giá bán của sản phẩm. Nghiên cứu thị trường cho phép doanh nghiệp xác định giá bán của sản phẩm dự kiến, chuẩn bị các điều kiện sản xuất (thiết bị, nguyên vật liệu và tuyển dụng lao động). Dựa vào giá bán có thể được chấp nhận, doanh nghiệp hoạch định lợi nhuận mục tiêu của việc chế tạo sản phẩm. Đồng thời, dựa vào giá bán dự kiến và lợi nhuận mục tiêu, doanh nghiệp xác định chi phí mục tiêu tối đa của mỗi sản phẩm. (Minh họa tại Sơ đồ 2.8)

Chi phí có thể được chấp nhận

Doanh thu ước tính

Lợi nhuận mong muốn

- =

Giai đoạn

Phân tích giá trị

Xác lập chi phí mục tiêu

Chi phí ước tính theo các điều kiện sản xuất

nghiên cứu thị trường, thử nghiệm SX.

Phương pháp Chi phí mục tiêu

Giai đoạn sản xuất đại trà

Phương pháp Kaizen Costing

Thực hiện chi phí mục tiêu và thiết lập chi phí định mức

Chi phí định mức

Sơ đồ 2.8: Chi phí mục tiêu và chu kỳ sống của sản phẩm

Mỗi giai đoạn phát triển sản phẩm sẽ được đánh giá nhằm đạt được mục tiêu chi phí đã xác định. Việc đánh giá này dựa trên phân tích giá trị nhằm đánh giá việc thiết kế sản phẩm và nhận diện các cơ hội có thể cải tiến giá trị của sản phẩm. Chi phí mục tiêu được xem là giới hạn chi phí để đạt được hiệu quả sản xuất mong đợi. Sau khi xác lập chi phí mục tiêu, doanh nghiệp phải tổ chức quản trị chi phí theo từng giai đoạn của qui trình sản xuất - từ khâu thiết kế qui trình sản xuất cho đến khâu tiến hành sản xuất, từ kế hoạch cho đến tổ chức thực hiện, làm sao để chi phí thực tế không thể vượt quá chi phí mục tiêu. Để làm được điều này, doanh nghiệp phải thường xuyên hoàn thiện quá trình sản xuất và thiết kế sản phẩm. Doanh nghiệp phải thường xuyên đặt ra mục tiêu cắt giảm chi phí bằng các biện pháp như nâng cao năng lực hoạt động của máy móc thiết bị, loại bỏ những hoạt động không có tác dụng trong quá trình sản xuất. Hay nói cách khác, phương pháp chi phí hợp lý nhất được áp dụng ở giai đoạn này là phương pháp Kaizen costing. Phương pháp này tập trung mọi nỗ lực của doanh nghiệp để giảm chi phi phí đến mức tối thiểu có thể. Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải tổ chức sản xuất và quản trị chi phí thật nghiêm ngặt ở tất cả các giai đoạn của qui trình sản xuất, không ngừng phát hiện

những chi phí không hữu ích hoặc không tương xứng với tầm quan trọng của sản phẩm, để cắt giảm chi phí.

2.2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo chi phí thực hiện

Cung cấp thông tin về chi phí thực hiện cho nhà quản trị bộ phận và nhà quản trị cấp cao hơn là các loại báo cáo chi phí.

 Đối với hệ thống quản lý chi phí theo đơn hàng, báo cáo chi phí thực hiện là Phiếu ghi chép chi phí theo đơn hàng. Mỗi đơn hàng sẽ có một phiếu ghi chép riêng bao gồm mã đơn hàng, số đơn vị sản phẩm hoàn thành, thời gian bắt đầu, kết thúc. Nội dung của Phiếu ghi chép chi phí theo đơn hàng là liệt kê toàn bộ chi phí phát sinh theo chi phí NVL chính, CP NCTT, chi phí SXC cho việc thực hiện đơn hàng (Phụ lục 06).

 Đối với hệ thống quản lý chi phí theo quá trình, báo cáo chi phí thực hiện là Báo cáo sản xuất theo phân xưởng. Báo cáo sản xuất theo phân xưởng là tóm tắt toàn bộ hoạt động liên quan đến tài khoản chi phí sản xuất dở dang của phân xưởng trong kỳ. Nội dung của báo cáo sản xuất theo phân xưởng gồm 2 phần: Phần 1 là thông tin về sản lượng sản phẩm nhằm xác định sản lượng tương đương theo khoản mục. Phần 2 là thông tin về chi phí (Phụ lục 07, 08)

 Bên cạnh báo cáo về các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, Báo cáo tổng hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo yếu tố và theo cách ứng xử của chi phí là cơ sở để phân tích cơ cấu chi phí tiêu thụ, đánh giá sự biến động của chi phí theo từng yếu tố và tác động của chúng đến kết quả kinh doanh. Ngoài ra báo cáo này còn là nguồn dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp phân tích chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo cách ứng xử của chi phí. Đây là những thông tin quan trọng giúp cho việc xác định nguyên nhân làm tăng giảm chi phí, hỗ trợ tốt cho kiểm soát chi phí và đề ra các quyết định quản lý phù hợp.

 Để cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, chi phí của từng bộ phận, từng hoạt động trong DN, kế toán quản trị chi phí thiết lập Báo cáo bộ phận (Phụ lục 20,21). Thông tin chi phí trên báo cáo bộ phận được phân chia thành biến phí và định phí. Để có được những đánh giá đúng đắn về hiệu quả hoạt động của từng bộ

phận, định phí trong Báo cáo bộ phận được sắp xếp thành định phí trực tiếp và định phí chung. Báo cáo bộ phận đặc biệt có ý nghĩa khi DN được tổ chức theo mô hình phân quyền, việc kiểm soát hoạt động thông qua các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo bộ phận sẽ giúp các nhà quản lý bộ phận đánh giá được kết quả hoạt động của bộ phận mình quản lý.

2.2.3. Tổ chức HTTT kiểm soát chi phí và phân tích chi phí để ra quyết định

2.2.3.1. Tổ chức HTTT để kiểm soát chi phí

Tổ chức hệ thống cơ sở dữ liệu

Hệ thống cơ sở dữ liệu để kiểm soát chi phí gồm có dữ liệu thu nhận từ hệ thống dự toán chi phí của doanh nghiệp và các báo cáo chi phí thực hiện. KTQT chi phí so sánh quá trình thực hiện chi phí với dự toán đã lập nhằm xác định thông tin về chi phí chênh lệch. Các thông tin này được phản ánh trên các báo cáo phản ánh chi phí chênh lệch như Báo cáo biến động chi phí sản xuất; Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động chi phí sản xuất; Báo cáo phân tích phương án kinh doanh; Báo cáo phân tích dự án đầu tư.

Hệ thống phương pháp để phân tích chi phí

Phương pháp phân tích chi phí chênh lệch

Một trong những phương pháp được các nhà quản trị sử dụng để kiểm soát chi phí là phương pháp phân tích chi phí chênh lệch. Chi phí chênh lệch là những khoản chi phí khác biệt giữa phương án đề xuất (định mức và dự toán chi phí) so với hiện trạng (chi phí thực hiện). Những khoản mục chi phí không chịu tác động bởi phương án đề xuất không phải là chi phí chênh lệch và có thể bỏ qua. Thông tin về chi phí chênh lệch sẽ được nhà quản trị xem xét trên nhiều phương diện: (1) Tại khâu xây dựng định mức, xây dựng kế hoạch có thể không phù hợp thì cần điều chỉnh lại định mức. (2) Tại khâu thực hiện: kết hợp với các báo cáo chi phí theo trung tâm trách nhiệm để quy trách nhiệm cá nhân, tìm nguyên nhân tại chính nơi phát sinh chi phí. (3) Xác định trách nhiệm của các bộ phận: chi phí chênh lệch thuộc kiểm soát của trung tâm trách nhiệm nào.

Nhà quản trị luôn luôn quan tâm đến kiểm soát chi phí trước, trong và sau