Tổ Chức Cơ Sở Vật Chất Để Thực Hiện Công Việc Ktqt Chi Phí

nghiệp, các doanh nghiệp tự xây dựng hệ thông hoá thông tin một cách chi tiết nhằm cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý và tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo phục vụ cho mục tiêu quản trị doanh nghiệp. Cụ thể:

Về chứng từ kế toán: ngoài việc sử dụng hệ thống chứng từ chung, KTQT chi phí còn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ nội bộ trong doanh nghiệp

Về tài khoản kế toán: các tài khoản KTQT chi phí được xây dựng thành hệ thống riêng, có ký hiệu riêng, nội dung ghi chép cũng có những đặc điểm khác với kế toán tài chính

Về sổ kế toán: KTQT chi phí xây dựng hệ thống sổ kế toán riêng phục vụ cho việc ghi chép các nghiệp vụ thuộc KTQT

Về báo cáo kế toán: các báo cáo KTQT được lập riêng dưới dạng báo cáo dự toán sản xuất, báo cáo lỗ lãi từng bộ phận…Ngoài các chỉ tiêu quá khứ, các chỉ tiêu thực hiện kế toán quản trị còn thiết lập các cân đối dự toán, kế hoạch.

Mô hình này áp dụng phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Với mô hình này kế toán quản trị chi phí sẽ phát huy được tối đa vai trò chức năng của mình, tuy nhiên doanh nghiệp sẽ phải trả rất nhiều chi phí để vận hành mô hình này.

Mô hình hỗn hợp: Là mô hình kết hợp giữa hai mô hình nêu trên, trong đó tổ chức bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo mô hình kết hợp. Theo tác giả, mô hình hỗn hợp có tính linh hoạt và khả năng cung cấp thông tin cao, nhưng doanh nghiệp cũng phải đầu tư tương đối lớn để tổ chức vận hành bộ máy và tổ chức thực hiện công tác kế toán.

Tác giả nhận thấy rằng, dù lựa chọn mô hình nào, để bộ máy vận hành hiệu quả thì công tác lựa chọn, sắp xếp nhân sự thực hiện các phần việc của mình có vai trò quan trọng. Một trong những cách thức phổ biến để tổ chức bộ máy kế toán quản trị chi phí là tổ chức theo chức năng của hệ thống kế toán quản trị chi phí gồm các bộ phận: bộ phận dự toán, bộ phận phân tích biến động chi phí và bộ phận phân tích chứng minh quyết định quản trị. Các bộ phận này có thể bố trí những nhân viên kế toán quản trị riêng hoặc kiêm nhiệm những phần công việc của kế toán chung tùy theo mô hình tổ chức kế toán quản trị của doanh nghiệp. Trong đó bộ phận Dự toán

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 198 trang tài liệu này.

sẽ tiến hành thu thập thông tin, phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp xây dựng các dự toán chi phí cho các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Bộ phận phân tích sẽ so sánh, đánh giá các kết quả hoạt động thực tế so với dự toán, phân tích tìm ra nguyên nhân chênh lệch nếu có, đồng thời đánh giá trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong việc sử dụng chi phí. Bộ phận phân tích chứng minh quyết định quản trị sẽ thu thập những thông tin phù hợp để hỗ trợ, tư vấn các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định.

2.2.4.2. Tổ chức cơ sở vật chất để thực hiện công việc KTQT chi phí

Quá trình xử lý thông tin kế toán quản trị chi phí cần có sự kết hợp nhiều phương pháp kỹ thuật phức tạp. Do đó, cơ sở vật chất với hệ thống máy vi tính và các phần mềm xử lý thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh tự động hoá là rất cần thiết trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị. Ví dụ như phần mềm quản trị ERP (Enterprise Resource Planning), đây là một hệ thống thông tin hoàn chỉnh kết nối toàn bộ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp theo mô hình Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, phần mềm giúp cho thông tin giữa các bộ phận được thông suốt, sản xuất không bị ngừng hay không kịp tiến độ do lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận không kịp thời. ERP giúp hợp nhất thông tin của nhiều bộ phận của một doanh nghiệp trong một hệ thống máy tính thống nhất. Đứng trên quan điểm xem xét một hệ thống, ta có thể coi phần mềm ERP là một ứng dụng gồm nhiều phân hệ được sử dụng với mục đích tạo ra một HTTT hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý, điều khiển hoạt động sản xuất kinh doanh. Thay vì việc sử dụng các cơ sở dữ liệu tách biệt của các bộ phận khác nhau để thiết lập các HTTT riêng biệt như thông tin nhân sự, thông tin tài chính, kế toán, thông tin về tình hình lưu kho,... mọi người trong doanh nghiệp có thể cùng truy cập tới các nội dung thông tin của công ty theo một quyền truy cập thông tin được xác định bởi người quản trị.

Đây là điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật tiền đề áp dụng kế toán quản trị chi phí và kế toán quản trị chi phí chỉ có thể áp dụng, tác động tích cực, hiệu quả với điều kiện xử lý thông tin hiện đại.

2.2.5. Đặc điểm tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may

2.2.5.1. Đặc điểm quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may

Thứ nhất, Hình thức tổ chức sản xuất chủ yếu của các doanh nghiệp là gia công hoặc sản xuất theo đơn hàng FOB, nguồn nguyên liệu tuân theo chỉ định của chủ hàng và phụ thuộc lớn vào nhập khẩu.

Có ba hình thức tổ chức sản xuất với cấp độ phát triển tăng dần trong sản xuất dệt may. Ở cấp độ thấp nhất, hình thức hợp đồng gia công, các doanh nghiệp may chỉ thực hiện ghép nối các nguyên liệu đầu vào nhập khẩu để tái xuất khẩu (hình thức CMT). Ở cấp độ thứ hai, bên mua sẽ cung cấp chi tiết mẫu mã thiết kế hàng hóa, các doanh nghiệp may sẽ sản xuất đúng theo yêu cầu của bên mua. Hàng hóa sẽ được cung cấp ra thị trường với thương hiệu của bên mua (OEM/FOB). Ở cấp độ phát triển nhất, các doanh nghiệp dệt may sản xuất với mẫu mã riêng và bán sản phẩm do doanh nghiệp sở hữu (ODM). Tại Việt Nam, hầu hết các doanh nghiệp may đều đã hoặc sẵn sàng nhận các đơn hàng gia công để tận dụng nguồn nhân lực giá rẻ trong đó 26% doanh nghiệp may chỉ thực hiện các đơn hàng gia công thuần túy (CMT); 85% có đơn hàng FOB và chỉ có rất ít doanh nghiệp có thương hiệu lớn như Việt Tiến, May 10 có tổ chức sản xuất và tiêu thụ với thương hiệu riêng của mình (ODM). Như vậy, các doanh nghiệp may hiện nay vẫn đang chủ yếu đóng vai trò bên được thuê gia công, cả đầu vào và đầu ra của các doanh nghiệp may vẫn phải chịu sự chi phối mạnh mẽ từ các nhà cung ứng hoặc các nhà bán lẻ nước ngoài. Cách duy nhất để các doanh nghiệp may giành lấy quyền chủ động là kiểm soát giai đoạn sản xuất. Muốn có hiệu quả, doanh nghiệp may cần coi trọng việc kiểm soát chi phí cấu thành nên giá thành sản xuất của sản phẩm, đồng thời quan tâm đến các sản phẩm không phù hợp nhằm giảm thiểu thiệt hại trong sản xuất. Vì vậy, hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí cần tập trung kiểm soát chi phí sản xuất từ khâu lập dự toán đến xác định đối tượng tập hợp chi phí, nơi phát sinh chi phí, đặc biệt là lựa chọn phương án phân bổ chi phí hợp lý hơn.

Thứ hai, ngành may cần chú trọng đến quản trị chi phí nguyên vật liệu

Ngành may đang hướng tới việc giảm dần các đơn hàng gia công thuần túy, tăng dần các đơn hàng FOB và tiến tới là sản xuất ODM để cải thiện lợi nhuận cho các doanh nghiệp trong ngành. Xét tỷ trọng chi phí trong giá thành sản xuất của một sản phẩm may, chi phí nguyên vật liệu chiếm khoảng 60%-70% tổng chi phí sản xuất. Nguyên vật liệu trong ngành may có số lượng rất lớn, đa dạng, số lượng chủng loại nguyên vật liệu trong một doanh nghiệp có thể lên đến hàng trăm ngàn mã. Ngành may sử dụng nguyên vật liệu chủ yếu là vải và một lượng khá lớn các phụ kiện, phụ tùng thay thế cho các thiết bị. Sự biến động của các loại nguyên vật liệu này phụ thuộc rất lớn vào sự chủ động về nguồn cung cấp, giá cả trên thị trường trong nước và nước ngoài. Hiện nay, nguồn cung cấp nguyên phụ liệu may chủ yếu là từ nhập khẩu (60-77%). Giá nguyên phụ liệu may ngày càng tăng lên trong những năm qua đã làm cho chi phí đầu vào tăng cao. Quản lý tốt vật liệu tồn kho, sử dụng tiết kiệm vật liệu, hạn chế hao hụt, hư hỏng sẽ làm giảm đáng kể chi phí đầu vào của ngành may.

Thứ ba, ngành may đặt yêu cầu cao trong quản trị chi phí nhân công.

Ngành may là một trong những ngành được chú trọng là ưu tiên phát triển trên cơ sở tận dụng nguồn nhân công dồi dào, giá rẻ trong nước để thực hiện các đơn hàng xuất khẩu của nước ngoài. Đi liền với nhân công giá rẻ là chất lượng lao động còn hạn chế cần phải đào tạo mới đáp ứng được yêu cầu công việc. Ngành may là cũng là ngành có cơ cấu chi phí nhân công cao đặc biệt là đối với hình thức tổ chức sản xuất gia công CMT nhưng tính ổn định của nguồn lao động trong ngành lại không cao. Để đảm bảo tiến độ giao hàng, nhiều doanh nghiệp đã liên tục phải tăng ca trong những thời điểm thiếu lao động. Vì tính kém ổn định này mà khá nhiều doanh nghiệp phải tốn kém chi phí cho công tác tuyển mới và đào tạo lao động. Do đó, chi phí nhân công của các doanh nghiệp ngoài tiền lương trả cho người lao động theo sản phẩm hoặc theo ngày công, các khoản trích theo lương theo quy định còn phát sinh các chi phí tăng ca, bồi dưỡng độc hại, hỗ trợ đào tạo nâng cao tay nghề chuyên môn và các khoản chi phí tuyển dụng lao động mới. Để ổn

định lao động, doanh nghiệp may cần có những thay đổi trong chính sách lương thưởng cho người lao động. Đồng thời tăng cường công tác quản trị chi phí nhân công như xây dựng định mức hao phí lao động hợp lý, theo dõi đánh giá kết quả công việc, gắn trách nhiệm với lợi ích kinh tế, phân tích biến động về giá lao động cũng như năng suất lao động để kịp thời có quyết định phù hợp.

Thứ tư, ngành may phải kiểm soát được chi phí năng lượng (như điện, xăng, dầu)

Chi phí năng lượng (như điện, xăng, dầu) chiếm tỷ trọng chưa đến 10% chi phí sản xuất. Tuy nhiên giá điện và xăng dầu ngày càng tăng làm cho khoản mục chi phí này tăng mặc dù sản lượng không thay đổi. Bên cạnh đó, tình trạng mất điện diễn ra thường xuyên ở các địa phương khiến chi phí năng lượng bị đẩy lên khá nhiều do phải chạy máy phát điện với chi phí nhiên liệu cao hơn khoảng 6 lần so với sử dụng điện mới có thể kịp tiến độ giao hàng. Do doanh nghiệp may Việt Nam chủ yếu ký đơn hàng FOB nên việc giao hàng đúng tiến độ đặc biệt quan trọng vì nếu giao hàng đúng hạn doanh nghiệp sẽ không phải chịu cước phí. Nếu lỡ tàu, doanh nghiệp phải giao hàng bằng đường hàng không với chi phí rất cao (100triệu đồng/1container 40feet tới Mỹ). Do vậy, khi quyết định nhận các đơn hàng, doanh nghiệp may cần cân nhắc và có các phương án tính toán về chi phí năng lượng để tránh phát sinh hao phí ngoài sản xuất .

2.2.5.2. Đặc điểm nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp may.

Đặc trưng của ngành may như đã nói là độ phức tạp ở số lượng thông tin khổng lồ về mã hàng, sản phẩm với các quy trình sản xuất riêng, phức tạp. Tính phức tạp còn do bản chất của quá trình sản xuất đa dạng, mỗi doanh nghiệp thường có yêu cầu khác biệt và đặc trưng. Một doanh nghiệp gia công thì quy trình và yêu cầu sẽ khác hẳn một doanh nghiệp tự sản xuất và tiêu thụ ; mỗi doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu đến các quốc gia khác nhau lại có những yêu cầu khác nhau…Từ việc phân tích các đặc điểm của ngành may và nhu cầu thông tin về chi phí cung cấp cho việc thực hiện các chức năng của nhà quản trị trong các doanh nghiệp may như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm soát chi phí, xây dựng các

quyết định về giá bán sản phẩm, lựa chọn mặt hàng sản xuất, quy mô sản xuất, quyết định tiếp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng sản xuất, …có thể xác định nội dung của tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp may bao gồm:

Thứ nhất, Nhận diện và phân loại chi phí trong các doanh nghiệp may theo yêu cầu của kế toán quản trị. Để có thể lập dự toán chi phí, tập hợp chi phí theo từng bộ phận và phân tích thông tin chi phí, một điều kiện tiên quyết là phải có sự hiểu biết sâu sắc về chi phí của doanh nghiệp. Hiện nay hầu như các doanh nghiệp mới chỉ phân loại chi phí theo theo nội dung kinh tế và theo khoản mục trên báo cáo tài chính. Theo cách phân chia này các doanh nghiệp thấy thuận lợi trong việc thu thập và lập các báo cáo chi phí cho nhà quản lý vì cách thức thu thập thông tin, xử lý của KTTC và KTQT chi phí trùng khớp với nhau. Tuy nhiên, thông tin chi phí cung cấp theo cách phân chia cũ chưa đáp ứng được yêu cầu của nhà quản trị trong kiểm soát chi phí. Vì vậy, nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp, trong hệ thống thông tin KTQT chi phí sản xuất ngành may cần phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức như phân loại chi phí thành định phí và biến phí, phân loại theo chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được….

Thứ hai, tổ chức hệ thống thông tin dự toán chi phí. Thông qua việc xây dựng các định mức chi phí và xây dựng các dự toán chi phí. Do chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công trong ngành may chiếm tỷ trọng khá cao nên sự biến động chi phí có ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí của doanh nghiệp. Vì vậy, trong quá trình xây dựng định mức chi phí cần đặc biệt chú trọng đến định mức chi phí nguyên vật liệu và định mức chi phí nhân công vì nó sẽ có ảnh hưởng lớn đến tổng dự toán chi phí. Mặt khác, các doanh nghiệp may phần lớn sản xuất theo đơn đặt hàng nên dự toán linh hoạt sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc đưa ra các quyết định về giá bán ở các quy mô sản xuất khác nhau cho các nhà quản trị. Hiện nay tại các doanh nghiệp hầu như chưa thực hiện lập dự toán linh hoạt.

Thứ ba, tổ chức cung cấp thông tin chi phí thực hiện

Tổ chức thu nhập và cung cấp thông tin chi phí theo các cách phân loại chi

phí phục vụ QTDN ở nội dung thứ nhất. Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, nếu doanh nghiệp nhận diện được một cách rõ ràng các loại chi phí phát sinh trong doanh nghiệp thì việc cung cấp thông tin chi phí theo cách phân loại đó là hoàn toàn có thể thực hiện được.

Tổ chức lựa chọn phương pháp xác định chi phí đơn vị sản phẩm. Để dảm bảo cung cấp thông tin chi phí đơn vị sản phẩm chính xác đòi hỏi các doanh nghiệp phải lực chọn phương pháp tính giá và các tiêu thức phân bổ chi phí phù hợp. Thông tin chi phí đơn vị sản phẩm là căn cứ để xác định giá vốn hàng bán, giá trị hàng tồn kho, định giá bán sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh bộ phận nhằm đánh giá mức đóng góp của từng bộ phận đối với kết quả chung của doanh nghiệp.

Tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo tổng hợp và chi tiết cung cấp thông tin về chi phí thực hiện. Hệ thống báo cáo này phải có các chỉ tiêu phục vụ công tác phân tích chi phí và ra quyết định của nhà quản trị. Cụ thể là các báo cáo sau:

- Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố. Báo cáo này là cơ sở để phân tích cơ cấu chi phí sản xuất kinh doanh, đánh giá sự biến động của ci phí theo từng yếu tố chi phí, kiểm soát chi phí và hoàn thiện việc lập định mức chi phí

- Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí. Báo cáo này vừa là cơ sở để thực hiện việc kiểm soát chi phí, vừa là cơ sở để phân tích, quyết định về giá bán sản phẩm hợp lý, phù hợp với hướng biến động của chi phí trong từng thời kỳ.

- Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo khoản mục giúp cho doanh nghiệp đánh giá mức độ hợp lý của việc chi tiêu và điều chỉnh chi tiêu cho các hoạt động sản xuất, tiêu thụ cũng như hoạt động quản lý hành chính của mình.

- Báo cáo giá thành sản phẩm. Báo cáo này tổng hợp về giá thành đơn vị từng loại sản phẩm phục vụ cho việc phân tích giá thành, đánh giá mức độ tiết kiệm hoặc lãng phí chi phí và đề ra các quyết định kiểm soát chi phí cho phù hợp.

Thứ tư, tổ chức kiểm soát chi phí. Trước hết đó là việc đánh giá quá trình thực hiện chi phí so với dự toán nhằm đánh giá biến động chi phí và hoàn thiện các định mức chi phí. Đối với các doanh nghiệp sản xuất dệt may việc kiểm soát sự biến

động về định mức chi phí nguyên liệu để có biện pháp điều chỉnh kịp thời là vô cùng quan trọng bởi vì nó chiếm tỷ trọng cao trong giá thành sản phẩm và liên quan đến chất lượng nguyên liệu đầu vào, tay nghề công nhân, trách nhiệm của bộ phận cung ứng nguyên liệu và bộ phận sản xuất. Thứ hai là phân tích thông tin chi phí phục vụ quá trình ra quyết định của nhà quản trị bao gồm: xác định điểm hòa vốn, phân tích mối quan hệ giữa doanh thu- chi phí- lợi nhuận giúp các nhà quản trị lựa chọn các quyết định về giá bán sản phẩm, khối lượng sản phẩm sản xuất, kết cấu mặt hàng…nhằm đạt được mức lợi nhuận mong muốn và phân tích thông tin chi phí thích hợp giúp cho việc ra quyết định lựa chọn các phương án sản xuất kinh doanh . Đồng thời thông qua thông tin chi phí cung cấp để đánh giá trách nhiệm của các bộ phận trong doanh nghiệp.

2.2.6. Kinh nghiệm tổ chức HTTT kế toán quản trị chi phí tại một số nước trên thế giới và bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp Việt Nam

2.2.6.1. Kinh nghiệm tổ chức HTTT kế toán quản trị chi phí tại Mỹ

Tại Mỹ, hệ thống thông tin KTQT chi phí đã được hình thành và phát triển mạnh mẽ cả về lý luận và thực tiễn. Về mặt lý luận, HTTT kế toán quản trị chi phí đã được khẳng định là đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý ở các cấp độ khác nhau bên trong một tổ chức có hiệu quả thực hiện các chiến lược kinh doanh và ra quyết định. HTTT kế toán quản trị chi phí trở thành một công cụ quản lý hữu ích bao gồm một tập hợp các phương pháp, các công cụ kỹ thuật như chi phí tiêu chuẩn, phân tích chi phí- khối lượng- lợi nhuận, xác định giá chuyển nhượng nội bộ (Gordon, L.A & Miller, D 1976, Choe 1996, Doms, Jarmin & Klimek 2004) [37] , [31], [32]. Hệ thống thông tin KTQT chi phí ra đời, tồn tại và phát triển trong các doanh nghiệp Mỹ ở nhiều lĩnh vực khác nhau như công nghiệp sản xuất ô tô, điện tử, công nghệ thông tin, thương mại. Ở lĩnh vực nào, mục tiêu chính của HTTT kế toán quản trị chi phí cũng là cung cấp thông tin chi phí để hoạch định và kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (Ponemon & Nagida 1990) [49].

Bên cạnh đó, lý thuyết về mô hình kế toán chi phí theo hoạt động (ABC) được phát triển ở Mỹ từ những năm 80 của thế kỷ trước và được đánh giá là một mô