Dự Toán Chi Phí Trong Tổng Thể Hệ Thống Dự Toán Sxkd

2.2.1.2. Hệ thống dự toán chi phí

Dự toán chi phí là quá trình tính toán chi tiết chi phí cho kỳ tới, nhằm huy động và sử dụng tối đa nguồn lực theo các mục tiêu đã đề ra. Có hai dạng dự toán là dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt. Dự toán tĩnh là dự toán chi phí cho một mức hoạt động dự kiến. Trên thực tế, mức hoạt động dự kiến hiếm khi trùng với mức hoạt động thực tế do vậy số liệu của dự toán tĩnh rất ít sử dụng cho công tác so sánh và kiểm soát chi phí mà chỉ sử dụng trong việc lập kế hoạch. Dự toán linh hoạt là dự toán chi phí cho nhiều mức hoạt động có thể xảy ra. Vì thế, dự toán linh hoạt rất hữu ích cho việc so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán ở các mức độ hoạt động nhằm kiểm soát các hoạt động xảy ra.

Hoạt động SXKD của doanh nghiệp gồm nhiều quá trình có liên quan mật thiết với nhau như quá trình thu mua, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ. Định kỳ doanh nghiệp tiến hành lập dự toán tổng quát bao gồm tập hợp các dự toán chi tiết cho tất cả các quá trình của hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Trong đó, một bộ phận dự toán quan trọng là Dự toán chi phí SXKD gồm có các loại: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Dự toán chi phí sản xuất chung, Dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự toán giá vốn hàng bán. Các dự toán này đều được lập trên cơ sở đáp ứng nhu cầu tiêu thụ và sản xuất trong kỳ.

Phương pháp xây dựng dự toán chi phí

Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm hoặc phương pháp tỷ lệ để tiến hành xây dựng các dự toán chi phí.

Phương pháp thống kê kinh nghiệm sử dụng chi phí thực tế đã được tập hợp các kỳ trước đó, làm cơ sở để ước tính tổng dự toán chi phí cho kỳ hiện tại. Sử dụng phương pháp này cần đánh giá mức độ tương đồng của các hoạt động được so sánh để điều chỉnh các dự toán chi phí. Quá trình lập dự toán chi phí được tiến hành từ tổng thể đến chi tiết nên còn được gọi là phương pháp dự toán từ trên xuống. Ưu điểm của phương pháp này là thực hiện nhanh chóng nhưng thường ít chính xác hơn các phương pháp dự toán từ dưới lên.

Phương pháp tỷ lệ là phương pháp lập dự toán cho từng công việc, dựa trên các nguồn lực sử dụng và tỷ lệ phân bổ của các nguồn lực bị hao phí cho công việc đó. Chẳng hạn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì tỷ lệ phân bổ là 100%. Tổng dự toán chi phí được thực hiện từ dự toán chi phí cho từng công việc cụ thể. Do vậy, phương pháp này còn được gọi là phương pháp lập dự toán từ dưới lên. Kết quả của phương pháp này thường chính xác và tin cậy.

Tuy nhiên, tác giả cho rằng cho dù thực hiện phương pháp nào thì việc lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh cũng bắt đầu từ việc tổng hợp thông tin thực hiện như tình hình thực hiện dự toán năm trước, các định mức tiêu chuẩn… kết hợp với các thông tin hiện hành như kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, giá cả các yếu tố đầu vào, diện tích mặt bằng thực hiện sản xuất, sự biến động cung - cầu của sản phẩm đầu ra trên thị trường… trên cơ sở đó sẽ lập nên một hệ thống bảng dự toán chi phí sản xuất kinh doanh hoàn chỉnh.

Tổ chức hệ thống cơ sở dữ liệu để lập dự toán chi phí

Để tổ chức hệ thống thông tin dự toán chi phí, quá trình lập dự toán phải được thực hiện theo một quy trình nhất định bắt đầu từ việc thu thập thông tin đầu vào đến phân loại, sắp xếp và cuối cùng là tổng hợp theo từng chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý.

Việc thu thập thông tin đầu vào của các dự toán chi phí được hiểu là việc xác định hệ thống cơ sở dữ liệu sử dụng để lập dự toán chi phí của kỳ kế hoạch. Mục đích của việc thu thập thông tin đầu vào là hình thành bộ dữ liệu đầy đủ cho việc định hướng và dự báo các hoạt động SXKD của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch làm căn cứ cho việc lập dự toán. Thông tin này được cung cấp từ nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp như bộ phận kỹ thuật, bộ phận thị trường, bộ phận chiến lược kinh doanh,... Chất lượng công việc thu thập thông tin đầu vào sẽ quyết định tính sát thực và hữu ích của dự toán được lập.

Hệ thống cơ sở dữ liệu cho dự toán chi phí gồm:

 Các mục tiêu của kỳ kế hoạch như: chính sách bán hàng, phát triển sản phẩm, mục tiêu thị phần, nhu cầu nhân lực,...

 Báo cáo đánh giá thực hiện dự toán chi phí của kỳ trước

 Các nhân tố khách quan như các chính sách thuế, hạn ngạch xuất nhập

khẩu, tỷ giá hối đoái, các chính sách hỗ trợ của Nhà nước đối với doanh nghiệp

 Thông tin dự báo hoạt động SXKD kỳ này như dự kiến mức tăng doanh thu, chi phí dành cho quảng cáo tiếp thị sẽ tăng bao nhiêu phần trăm, tỷ lệ dự trữ nguyên vật liệu, dự kiến vốn vay,...

Bộ phận dự toán là nơi nhận và xử lý các dữ liệu trên để thiết lập và cung cấp các thông tin về định mức, dự toán trong kỳ kế hoạch.

Tổ chức lập hệ thống báo cáo dự toán chi phí

Theo định kỳ đã xác định, doanh nghiệp tiến hành lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm tập hợp các dự toán chi tiết cho các giai đoạn từ mua hàng, sản xuất đến tiêu thụ. Trình tự lập dự toán chi phí ở các doanh nghiệp khác nhau có thể không hoàn toàn giống nhau nhưng để có những dự toán chi phí có cơ sở và có tính thống nhất cao, các dự toán nên được chuẩn bị từ cấp cơ sở lên bởi các lý do sau:

Một là: Các cấp quản lý của doanh nghiệp đều tham gia vào quá trình lập dự toán thì sẽ có trách nhiệm trong quá trình thực hiện.

Hai là: Dự toán chi phí do bộ phận xây dựng và trực tiếp liên quan đến hoạt động của bộ phận thường chính xác, có độ tin cậy cao do vậy có khả năng thực hiện được.

Ba là: do được tham gia vào quá trình dự toán nên quản trị cấp bộ phận sẽ thực hiện kế hoạch chủ động hơn và khả năng hoàn thành kế hoạch sẽ cao hơn.

Quản trị cấp trung gian

Sơ đồ 2.4 mô tả trình tự lập dự toán chi phí ở doanh nghiệp:

Hội đồng quản trị

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp bộ phận

Sơ đồ 2.4: Trình tự lập dự toán chi phí từ cơ sở

Hệ thống dự toán SXKD hàng năm của doanh nghiệp bao gồm những bản dự toán riêng biệt nhưng có quan hệ qua lại lẫn nhau. Các dự toán chi phí nằm trong tổng thể hệ thống đó. Các dự toán chi phí đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ. Đây là căn cứ để định hướng về sản lượng sản xuất đồng thời là cơ sở dự kiến về chi phí bán hàng, chi phí QLDN trong kỳ kế hoạch.

Sơ đồ 2.5 mô tả tổng thể dự toán ngân sách của doanh nghiệp.

Dự toán CPNCTT

Dự toán CPSXC

Dự toán tồn kho

Dự toán sản xuất

Dự toán CP NVLTT

Dự toán giá vốn hàng bán

Dự toán Tiền

Dự toán Báo cáo tài chính

Dự toán tiêu thụ

Dự toán chi phí bán hàng, QLDN

Sơ đồ 2.5: Dự toán chi phí trong tổng thể hệ thống dự toán SXKD

Sơ đồ 2.5 cho thấy dự toán tiêu thụ là nhân tố tác động toàn bộ dây chuyền xây dựng dự toán chi phí của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có mối quan hệ 2 chiều giữa dự toán chi phí bán hàng, QLDN và dự toán tiêu thụ bởi vì các chi phí này sẽ phụ thuộc vào mức tiêu thụ và ngược lại mức tiêu thụ sẽ phần nào phụ thuộc vào chi phí mà doanh nghiệp phải tiêu dùng cho việc quảng cáo và khuyến mãi.

2.2.2. Tổ chức HTTT chi phí thực hiện

Thông tin chi phí thực hiện (còn gọi là các thông tin quá khứ) là nguồn thông tin chi phí thu nhận được từ những sự kiện kinh tế đã phát sinh trong hoạt động

SXKD của doanh nghiệp.

Thông tin chi phí thực hiện do kế toán quản trị cung cấp là các thông tin liên quan đến các chi phí thực tế phát sinh theo loại chi phí, tổng mức chi phí và được chi tiết theo từng mặt hàng, từng bộ phận, từng mục tiêu theo yêu cầu của nhà quản lý.

Thông tin chi phí thực hiện do kế toán quản trị cung cấp nhấn mạnh đến trách nhiệm của các nhà quản lý thuộc các cấp quản lý (trong đó tập trung vào cấp quản trị cấp thấp như các tổ, đội, phân xưởng sản xuất hay bộ phận quản lý và phục vụ- là nơi trực tiếp phát sinh các chi phí) nhằm gắn trách nhiệm của các nhà quản trị với chi phí phát sinh thông qua hình thức thông tin chi phí được cung cấp theo các trung tâm chi phí (nguồn gây ra chi phí).

Để thu nhận, xử lý và phản ánh hệ thống thông tin thực hiện, KTQT chi phí vận dụng các phương pháp kế toán như phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, phương pháp tổng hợp cân đối,... thông qua việc tổ chức hệ thống chứng từ hạch toán chi phí, tổ chức xác định chi phí cho các đối tượng chịu phí theo đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp và tổ chức hệ thống báo cáo chi phí thực hiện.

2.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ hạch toán chi phí

Khi các hoạt động phát sinh chi phí được thực hiện, tổ chức thu thập thông tin ban đầu được hiểu là việc xác định các loại chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ để theo dõi sự vận động của tài sản, nguồn vốn gắn liền với sự phát sinh chi phí. Như đã trình bày ở trên, chi phí là biểu hiện bằng tiền của các nguồn lực bị hao phí mà doanh nghiệp sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, chi phí phát sinh luôn gắn liền với quá trình tiêu hao tài sản hoặc gia tăng các nguồn nợ phải trả. Xét theo nội dung kinh tế của chi phí tức là theo các nguồn lực bị hao phí là cơ sở để xác định các loại chứng từ phát sinh bao gồm: (1) Các chứng từ phản ánh chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, (2) Các chứng từ phản ánh chi phí nhân công, (3) Các chứng từ phản ánh chi phí TSCĐ, (4) Các chứng từ phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài, (5) Các chứng từ phản ánh các chi phí bằng tiền khác, (6) Các chứng từ phản ánh kết quả sản xuất. Để tăng cường công tác quản lý chi phí cũng như để cung cấp các thông tin đặc thù cho hệ thống kế toán quản trị chi phí,

ngoài các nội dung có sẵn trên mẫu chứng từ, các doanh nghiệp có thể thiết kế bổ sung thêm các thông tin chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ như đối tượng phát sinh chi phí,...

2.2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin chi phí sản xuất

Một trong những mục tiêu qua trọng của HTTT chi phí hỗ trợ cho quá trình sản xuất là quản lý chi tiết các chi phí phát sinh. Chi tiết các khoản chi phí cung cấp những thông tin kiểm soát quan trọng (chẳng hạn như những chênh lệch giữa chi phí định mức và chi phí thực tế) và những yêu cầu về thông tin này cũng thay đổi phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sản xuất thường đòi hỏi các thông tin về chi phí sản xuất theo hai dạng: HTTT chi phí sản xuất theo đơn đặt hàng (job costing system) và HTTT chi phí theo quá trình (process costing system).

Hệ thống thông tin chi phí theo đơn đặt hàng

Hệ thống thông tin chi phí theo đơn hàng giúp theo dõi các chi phí về nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung cho từng đơn hàng hay nhóm sản phẩm và được áp dụng đối với các doanh nghiệp thực hiện từng đơn hàng riêng biệt theo yêu cầu của khách hàng. Đối tượng chịu chi phí là đơn hàng. Đơn hàng có thể là một sản phẩm riêng biệt hoặc một số sản phẩm khác nhau. Các sản phẩm thực hiện có khi là sản phẩm duy nhất, không lặp lại. Tài khoản chi phí sẽ được mở và theo dõi theo từng đơn đặt hàng. Chi phí của từng đơn vị sản phẩm của từng công việc cá biệt được tính bằng cách chia tổng chi phí của đơn hàng cho số lượng sản phẩm của đơn hàng đó [5,276]. Mỗi đơn hàng sử dụng một tài khoản CP sản xuất kinh doanh dở dang. Như vậy, tùy theo số lượng đơn hàng thực hiện để xác định có bao nhiêu tài khoản CP SXKD dở dang trong hệ thống kế toán. Tài khoản Thành phẩm gồm nhiều dòng chi phí chuyển đến từ các tài khoản CP SXKD dở dang của mỗi đơn hàng.

Chu trình luân chuyển chi phí qua các tài khoản được thể hiện theo Phụ lục 04

 Quy trình hạch toán chi phí theo đơn hàng: Gồm 6 bước như sau:

- Bước 1, xác định đối tượng chịu CP là các đơn hàng. Trường hợp có nhiều

đơn hàng thực hiện song song, mỗi đơn hàng sử dụng một phiếu ghi chép riêng. Nội dung chính của phiếu ghi chép là liệt kê toàn bộ chi phí phát sinh cho việc thực hiện đơn hàng

- Bước 2: Xác định các CP trực tiếp để thực hiện đơn hàng. Lưu ý việc phân loại chi phí là trực tiếp hay gián tiếp phải được thực hiện từ giai đoạn lập dự toán chi phí cho đơn hàng.

- Bước 3: Xác định các CP gián tiếp để thực hiện đơn hàng và tập hợp chúng vào các tài khoản chờ phân bổ.

- Bước 4: Xác định tiêu thức phân bổ CP. Đây là yếu tố liên kết giữa CP gián tiếp và đối tượng chịu chi phí. Yếu tố này có thể là các yếu tố tài chính (CP NVL chính, CP nhân công trực tiếp) hoặc là các yếu tố phi tài chính (sản lượng sản phẩm sản xuất, số giờ công, số giờ máy,…)

- Bước 5: Tính mức phân bổ chi phí gián tiếp và giá trị chi phí gián tiếp phân bổ cho đối tượng chịu chi phí theo công thức:

Mức phân bổ chi phí gián

tiếp =

Tổng chi phí gián tiếp Tổng tiêu thức phân bổ CP

(2.2)

Giá trị chi phí gián tiếp phân bổ cho đối tượng chịu chi phí



= Mức phân bổ chi phí gián tiếp

Tiêu thức phân bổ CP của đối tượng chịu chi phí

(2.3)

Có bao nhiêu tiêu thức phân bổ CP sẽ xác định bấy nhiêu mức phân bổ chi phí.

- Bước 6: Tổng hợp toàn bộ CP trực tiếp và gián tiếp vào đối tượng chịu chi phí, hoàn thành việc tính chi phí cho đơn hàng.

Trong suốt quá trình thực hiện đơn hàng, các chi phí liên quan đến đơn hàng được ghi nhận theo ba loại chi phí qua các giai đoạn:

- Chi phí NVL chính tập hợp các số liệu từ các phiếu xuất kho NVL có liên quan đến đơn hàng.

- Chi phí lao động trực tiếp tập hợp từ các phiếu chấm công có liên quan đến đơn hàng.

- Chi phí sản xuất chung là các chi phí gián tiếp được phân bổ cho đơn hàng.

Trình tự thực hiện quá trình hạch toán chi phí theo đơn hàng được khái quát qua sơ đồ 2.6:

Đơn đặt hàng

Lệnh sản xuất

Tập hợp chi phí

Phiếu XK vật

liệu

Phiếu theo dõi lao động

Mức phân bổ chi phí gián

tiếp