Thực Trạng Hoạt Động Kiểm Soát Nội Bộ Quy Trình Cho Vay Khách Hàng Doanh

thực hiện. Nếu vượt quá giới hạn sẽ được trình lên cấp cao hơn giải quyết trong thời gian nhanh nhất.

Đối với những văn bản cần phổ biến sẽ có những cuộc họp giao ban hàng tuần, tổng kết mọi công việc đã làm được, chưa làm được và đang thực hiện. Các trưởng, phó phòng sẽ phổ biến lại cho nhân viên trong phòng cùng văn bản hướng dẫn thực hiện.

Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức của Sacombank Huế đã được giới thiệu ở mục 2.1.4.1. Đây là một cơ cấu hợp lý, phân chia rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận, thiết kế các phòng ban phù hợp với quy mô và đặc thù của ngân hàng.

Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:

Sacombank Huế là một trong những ngân hàng có quy mô tương đối lớn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Các bộ phận, phòng ban trong ngân hàng có quan hệ chặt chẽ với nhau, mỗi thành viên đảm nhận một khâu trong quy trình hoạt động xuyên suốt ấy. Nên mỗi thành viên cần phải biết và hiểu rõ công việc của mình để không làm gián đoạn công việc của ngân hàng. Chính vì vậy, Sacombank Huế luôn cụ thể hóa những nhiệm vụ và quyền hạn của từng nhân viên và mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau bằng văn bản cụ thể, lưu hành nội bộ.

Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự của Sacombank Huế ưu tiên đề bạt những nhân viên có năng lực, có lòng nhiệt huyết và có thành tích tốt trong công việc lên các cấp quản lý. Đây là điều đáng khích lệ cho những nhân viên tích lũy đủ kiến thức và kinh nghiệm cần thiết, có ý chí vươn lên và tự khẳng định mình.

Đối với nhân viên tân tuyển, Sacombank Huế tạo điều kiện cho các nhân viên này được tiếp thu kiến thức thực tế thông qua việc học hỏi kinh nghiệm của các nhân viên đi trước. Cuối mỗi năm, tất cả nhân viên đều được đánh giá thành tích công việc. Những mục tiêu phát triển nghề nghiệp mà nhân viên đã đăng ký từ đầu năm được thảo luận giữa nhân viên với trưởng đơn vị nhằm xác định những điểm cần cải thiện và

những điểm nổi bật. Nhân viên sẽ cải thiện các điểm yếu thông qua nhiều hình thức đào tạo. Ngoài ra, Sacombank Huế còn đầu tư rất nhiều trong việc tìm kiếm các ứng viên giỏi chuyên môn, nghiệp vụ, có tư chất lãnh đạo để đào tạo đội ngũ kế thừa.

b. Đánh giá rủi ro.

Việc đánh giá rủi ro sẽ được căn cứ vào quy định của NHNN kết hợp với kinh nghiệm của các CVKH. Hàng tháng, trưởng phòng Kinh doanh phân công cho một bộ phận trong phòng Kinh doanh thực hiện. Bộ phận này sẽ thực hiện trích lập dự phòng rủi ro sau khi tổng hợp việc trích lập dự phòng từ tất cả các CVKH khác.

Đồng thời để giảm thiểu rủi ro thì công tác kiểm soát nội bộ cũng được thực hiện định kỳ và nghiêm túc. Bên cạnh đó, nhằm góp phần hạn chế rủi ro thì công tác pháp lý chứng từ đối với các giao dịch với khách hàng được thực hiện cẩn trọng, tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu của pháp luật để đảm bảo quyền lợi của khách hàng, đối tác và ngân hàng. Thêm vào đó, Sacombank Huế cũng áp dụng kỹ thuật công nghệ hiện đại nhằm quản lý tốt hơn các hoạt động diễn ra trong ngân hàng và giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất.

c. Hoạt động kiểm soát.

Phân chia trách nhiệm đầy đủ:

Tại Sacombank Huế không cho phép một nhân viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc. Mỗi cán bộ, nhân viên chỉ thực hiện một giai đoạn nào đó trong một quy trình nghiệp vụ để kiểm soát lẫn nhau. Trong mỗi bộ phận đều tách bạch giữa các chức năng kho quỹ, bảo quản tài sản với chức năng kế toán và chức năng phê chuẩn nghiệp vụ.

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ:

Phòng Kinh doanh của Sacombank Huế kiểm soát rất chặt chẽ và an toàn hệ thống chứng từ và sổ sách. Các chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng và được lập ngay sau khi nghiệp vụ xảy ra.

Các nghiệp vụ đều được phê chuẩn bởi nhà quản lý trong phạm vi giới hạn cho phép. Cấp trên ban hành các chính sách phê chuẩn chung cho toàn ngân hàng, cho từng chi nhánh (Ví dụ: Quyết định số 568/2012/QĐ-HĐQT ngày 12/12/2012 của Hội đồng quản trị v/v ban hành Quy chế phán quyết cấp tín dụng). Đối với nghiệp vụ không thường xuyên hay thường xuyên nhưng vượt mức giới hạn cho phép thì phải được phê chuẩn cụ thể bởi một cấp cao hơn.

Kiểm soát vật chất:

Các loại sổ sách, tài sản, con dấu tại ngân hàng Sacombank Huế đều được kiểm soát một cách chặt chẽ và an toàn bằng cách sử dụng tủ sắt có khóa. Tủ sắt được kiểm soát một cách rất nghiêm ngặt và ủy quyền cho thủ quỹ nắm giữ một chìa khóa, một chìa để Chi nhánh nắm giữ và một chìa gửi ở Kho bạc Nhà nước Thừa Thiên Huế. Tài sản trong tủ luôn được kiểm kê trước và sau ngày làm việc. Tiền mặt, giấy tờ có giá, con dấu là những tài sản ngân hàng nắm giữ rất nhiều nên hoạt động kiểm soát vật chất được quy định rất rõ ràng, cụ thể và được thực hiện rất nghiêm túc để tránh tình trạng thất thoát.

Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Sacombank Huế thành lập riêng Ban kiểm tra – Kiểm soát nội bộ (thuộc phòng Kiểm soát rủi ro) độc lập hoàn toàn với các bộ phận, phòng ban khác. Nhiệm vụ của ban là kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các đơn vị thuộc Sacombank Huế về sự tuân thủ pháp luật, các quy định pháp lý của ngành ngân hàng và các quy chế, thể lệ, quy trình nghiệp vụ của Sacombank Huế. Qua đó, Ban Kiểm tra – kiểm soát nội bộ đánh giá chất lượng điều hành và hoạt động của từng đơn vị, tham mưu cho lãnh đạo cũng như đề xuất khắc phục yếu kém, đề phòng rủi ro (nếu có).

Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện:

Định kỳ mỗi tháng, quý, phòng Kinh doanh tại Sacombank Huế đều lập báo cáo tình hình hoạt động với những số liệu thực tế để so sánh với số liệu kế hoạch. Qua đó, đánh giá hoạt động tín dụng có hữu hiệu và hiệu quả không. Từ đó tìm ra những nguyên nhân bất thường để kịp thời khắc phục hay thay đổi chiến lược, kế hoạch cho phù hợp.

d. Thông tin và truyền thông.

Sacombank nói chung và Sacombank Huế nói riêng là ngân hàng thực hiện giao dịch “một cửa”. Phần mềm giao dịch cốt lõi (phần mềm T24) đã được liên tục cải tiến, bổ sung nhiều tính năng mới để đáp ứng nhu cầu thay đổi thường xuyên của nghiệp vụ ngân hàng.

Cùng với đó, công tác bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cũng đã được đảm bảo, mỗi CVKH đều có một tài khoản và mật khẩu riêng trên hệ thống T24 và chỉ có nhân viên, những người có phận sự mới được truy cập thông tin, sử dụng các thông tin đúng mục đích.

Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm ứng dụng cũng được nhân viên công nghệ thông tin của Sacombank thường xuyên cập nhật, thay đổi để phù hợp với công tác quản lý.

Hiện nay, công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi từ khâu quản lý đến khâu giao dịch, chăm sóc khách hàng. Toàn bộ Chi nhánh, các phòng Giao dịch, trụ sở của Sacombank Huế đều có kết nối mạng nội bộ với Phòng điện toán. Hệ thống mạng nội bộ là đường truyền chuyên dụng, riêng biệt. Để kết nối với bên ngoài và phục vụ hoạt động kinh doanh, ngân hàng đã thuê riêng kết nối Internet với dung lượng lớn từ nhiều nhà cung cấp khách nhau như VNPT, FPT, Viettel,… Ngân hàng cũng đã đăng ký đầy đủ các tên miền để phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, ngân hàng còn thiết kế hệ thống e-mail, website nội bộ phục vụ cho việc truyền thông các quy định, chỉ dẫn từ Hội sở hay Văn phòng Khu vực xuống Chi nhánh.

e. Giám sát.

CVKH Sacombank Huế thường xuyên tiếp nhận các ý kiến đóng góp trực tiếp thông qua e-mail hoặc điện thoại từ phía khách hàng nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả, chất lượng dịch vụ. Cùng với đó ngân hàng cũng thực hiện các biện pháp giám sát thường xuyên để phát hiện các biến động bất thường và có hướng giải quyết nhanh chóng, hạn chế rủi ro xuống mức thấp nhất.

Đặc biệt, Ban Kiểm tra – Kiểm soát nội bộ luôn hoạt động độc lập, tách biệt với các phòng ban khác và có quyền hạn khá rộng là được kiểm tra các hồ sơ, chứng từ và bất cứ tài liệu nào liên quan đến nội bộ ngân hàng khi thực hiện kiểm tra thực tế. Định kỳ, phòng Kiểm soát rủi ro thường thực hiện các cuộc kiểm tra đối với toàn Chi nhánh, phòng giao dịch để xem xét việc thực hiện các quy định, hướng dẫn; đánh giá kết quả hoạt động; phân tích những thuận lợi, khó khăn trong công tác để từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực góp phần thúc đẩy ngân hàng phát triển tốt hơn.

2.2.2.2. Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín Chi nhánh Thừa Thiên Huế.

Kiểm soát quy trình cho vay là một khâu rất quan trọng. Kiểm soát viên thường là trưởng phòng Kinh doanh, trưởng phòng Kiểm soát rủi ro. Kiểm soát viên được quyền phê duyệt theo sự ủy quyền của Giám đốc, thực hiện kiểm soát thông qua việc kiểm tra trên hồ sơ chứng từ, đối chiếu giữa hồ sơ trên giấy tờ với hồ sơ khai báo trên máy vi tính, thực hiện phê duyệt trên hồ sơ giấy và đặt lệnh phê duyệt trên hệ thống máy tính. Quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay được thực hiện từ khi CVKH nhận được hồ sơ vay vốn của khách hàng đến khi thanh lý hợp đồng tín dụng.

Quy trình kiểm soát cho vay khách hàng doanh nghiệp tại Sacombank Huế có thể chia làm 3 giai đoạn: Kiểm soát trước khi giải ngân, kiểm soát trong khi giải ngân và kiểm soát sau khi giải ngân.

a. Hoạt động kiểm soát trước khi giải ngân.

a.1. Một số quy định của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Thương Tín Chi nhánh Thừa Thiên Huế trong quá trình kiểm soát trước khi giải ngân.

a.1.1. Một số quy định về thẩm định tình hình tài chính của khách hàng.

Quy định về hệ thống chấm điểm tín dụng và xếp hạng khách hàng. (Ban hành theo Quyết định số 303/2005/QĐ-HĐQT và các văn bản sửa đổi, bổ sung khác):

Khách hàng là doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ điều kiện được xếp hạng theo hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ của Sacombank, sau khi xác định ngành nghề quy mô, Sacombank sẽ thực hiện chấm điểm các chỉ tiêu tài chính, phi tài chính để xếp hạng khách hàng. Sau khi chấm điểm tín dụng, Chi nhánh tiến hành xếp hạng khách hàng. Trong quá trình xem xét cho vay, những người có trách nhiệm xác minh, thẩm định và phán quyết cho vay phải xem kết quả chấm điểm tín dụng và xếp hạng khách hàng như là căn cứ quan trọng để quyết định tín dụng

Bảng kết quả chấm điểm và xếp hạng khách hàng sau khi được CVKH đánh giá phải được xác nhận của Trưởng phòng Kinh doanh và phê duyệt của Giám đốc Chi nhánh mới có giá trị và được lưu giữ vào hồ sơ tín dụng làm cơ sở cho việc cấp hoặc từ chối cấp phát tín dụng.

Căn cứ vào tổng số điểm đạt được, khách hàng sẽ được ngân hàng xếp thành 10 mức xếp hạng để áp dụng chính sách cụ thể theo từng hạng khách hàng. (Phụ lục 01)

a.1.2.Quy định về tài sản đảm bảo và định giá tài sản đảm bảo.

Quy định về các loại tài sản được Sacombank chấp nhận làm tài sản đảm bảo cho khoản cấp tín dụng (Phụ lục 02)

Quy định về định giá tài sản đảm bảo:

Theo Quyết định số 1740/2013/QĐ-QLTD về việc ban hành Quy định về định giá và quản lý tài sản đảm bảo, giá trị TSĐB là giá trị do các Đơn vị thẩm định giá thuộc Sacombank định giá. Trường hợp TSĐB có giá trị từ 200 tỷ đồng trở lên hoặc có giá trị từ 50 tỷ đồng trở lên đối với khoản nợ của khách hàng là người có liên quan với Sacombank hoặc là các đối tượng bị hạn chế cấp tín dụng theo quy định tại Điều 127 Luật các tổ chức tín dụng, TSĐB phải được đơn vị thẩm định giá độc lập định giá theo quy định của pháp luật và giá trị TSĐB là giá trị do các Đơn vị thẩm định giá thuộc Sacombank định giá, tối đa không vượt quá giá trị do Đơn vị thẩm định giá độc lập định giá.

Chi nhánh thực hiện thẩm định giá TSĐB theo phân quyền tương ứng với từng loại TSĐB như sau:

- TSĐB là bất động sản: Chi nhánh được phép tự định giá đối với bất động sản tọa lạc trong địa bàn hoạt động của mình trong các trường hợp sau:

+ Tổng mức cấp tín dụng đối với 01 khách hàng thuộc mức phán quyết cấp tín dụng của Hội đồng tín dụng Chi nhánh.

+ Tổng mức cấp tín dụng trên 01 khách hàng vượt mức phán quyết cấp tín dụng của Hội đồng tín dụng chi nhánh nhưng giá trị 01 bất động sản tối đa đến 10 tỷ đồng.

+ Bất động sản là công trình xây dựng trên đất hình thành từ vốn vay. (TSĐB hình thành trong tương lai).

- TSĐB là phương tiện vận chuyển, máy móc thiết bị, hàng hóa:

+ Chi nhánh được tự định giá đối với PTVC, MMTB không có tính chuyên dụng với trị giá mỗi PTVC, MMTB tối đa 20 tỷ đồng.

+ Trường hợp PTVC, MMTB nằm ngoài quy định trên, Chi nhánh thực hiện định giá tài sản trên cơ sở tham khảo chứng thư thẩm định giá của tổ chức có chức năng thẩm định giá theo quy định của pháp luật.

- TSĐB khác: Chi nhánh tự định giá.

a.1.3. Quy chế phán quyết cấp tín dụng:

Theo Quyết định số 568/2012/QĐ-HĐQT về việc ban hành Quy chế phán quyết cấp tín dụng, để hạn chế rủi ro, sai sót và tiêu cực trong quá trình xem xét, thẩm định và ra quyết định cấp tín dụng, hoạt động cấp tín dụng dược thực hiện theo một số nguyên tắc sau:

- Các cấp điều hành được ủy quyền ra quyết định cấp tín dụng trong hạn mức cụ thể. Các khoản cấp tín dụng vượt quyền quyết định của từng cấp được chuyển về cấp cao hơn xem xét, thẩm định lại trước khi ra quyết định cấp tín dụng nhằm bảo đảm tính an toàn vốn khi cấp tín dụng.

- Đối với các hồ sơ vượt quá thẩm quyền ra quyết định, các đơn vị trực thuộc Sacombank phải trình xin ý kiến chấp thuận của cấp có thẩm quyền cao hơn trước khi cấp tín dụng. Hội đồng tín dụng Chi nhánh và những người xác minh, thẩm định phải

chịu trách nhiệm chính về các ý kiến đề xuất trong tờ trình cấp tín dụng vượt hạn mức, đồng thời phải thực hiện đầy đủ các ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền trước khi cấp tín dụng.

a.2. Các hoạt động kiểm soát nội bộ chủ yếu trước khi thực hiện giải ngân.

Công việc

Đối tượng thực

hiện

Đối tượng kiểm

duyệt

Rủi ro

Kiểm soát

Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng

CVKH

CVKH, TP.KD

Khách hàng cung cấp giấy tờ còn thiếu nhưng

CVKH không kiểm tra kỹ hồ sơ dẫn đến thiếu một

số giấy tờ.

Ban hành quy định bằng văn bản về các hồ sơ vay vốn cần thiết. (Phụ lục 04).

CVKH móc nối với KH dẫn đến sự sai lệch thông tin trong hồ sơ hoặc thiếu giấy tờ nhưng vẫn được chấp nhận hoặc CVKH tự lập hồ

sơ cho KH.

Toàn bộ hồ sơ tín dụng sau khi được CVKH tiếp nhận, kiểm tra sẽ được Trưởng phòng Kinh doanh thực hiện kiểm tra lại để đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ.

CVKH giải quyết hồ sơ khách hàng chậm trễ.

Việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại phòng kinh doanh được ghi sổ cụ thể để tiện cho việc theo

dõi và kiểm tra.