Thực Trạng Hoạt Động Kiểm Soát Nội Bộ Quy Trình Cho Vay Khách Hàng Doanh

Sơ đồ trên được diễn giải như sau:

Bước 1: Tiếp cận, hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn

CBTD Agribank Quảng Trị sẽ trực tiếp gặp gỡ khách hàng để trao đổi, giới thiệu cho khách hàng biết về quá trình vay vốn, lợi ích, thế mạnh của Agribank Quảng Trị so với các ngân hàng khác trên cùng địa bàn, từ đó lựa chọn hình thức vay vốn phù hợp cho khách hàng (đặc biệt đối với khách hàng giao dịch lần đầu với ngân hàng). Ví dụ: CBTD sẽ giới thiệu sơ bộ về giới hạn lãi suất cho vay mà ngân hàng đang áp dụng, mức cho vay có thể đạt trong khoàng bao nhiêu % so với giá trị TSĐB; phương thức vay vốn (vay theo hạn mức tín dụng-trong vòng 12 tháng hoặc vay từng lần-từ 1 đến 5 năm), các hình thức ưu đãi, tặng phẩm kèm theo…để khách hàng cân nhắc. Sau đó sẽ tiếp nhận nhu cầu vay vốn và thu thập những thông tin cơ bản về khách hang. Ví dụ về Doanh nghiệp tư nhân Sao Việt như:

- Tên khách hàng: Doanh nghiệp tư nhân Sao Việt

- Trụ sở giao dịch: 125 Hùng Vương, TP Đông Hà, Quảng Trị

- Ngành nghề SXKD: xuất và nhập khẩu gỗ trong và ngoài nước

- Tài khoản số: 3906205044040 tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Quảng trị

- Họ tên người đại diện doanh nghiệp: Ông Lê Hoàng Tùng; Chức vụ: Giám đốc

- Nhu cầu vay vốn: 2.000.000.000 đồng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

- Mục đích vay vốn: Bổ sung nguồn vốn lưu động

Sau khi gặp gỡ khách hàng CBTD đánh giá về nhu cầu vay vốn của khách hàng và báo cáo lên trưởng phòng tín dụng về kết quả của buổi phỏng vấn, tiếp xúc và đề xuất những bước tiếp theo.

Được sự đồng ý của TP tín dụng, CBTD sẽ hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ tín dụng bao gồm: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế, hồ sơ tài sản đảm bảo (Danh mục hồ sơ tín dụng – Phụ lục 03).

Ở giai đoạn này, CBTD Agribank Quảng Trị đã rất nhiệt tình hướng dẫn khách hàng hoàn thành đầy đủ thủ tục, hồ sơ vay vốn theo quy định.

Bước 2. Thẩm định cho vay

Sau khi tiến hành kiểm tra hồ sơ tín dụng, khai thác thông tin từ khách hàng và

được sự chấp thuận của trưởng phòng tín dụng thì CBTD sẽ tiến hành thẩm định tư

cách pháp nhân của khách hàng, thẩm định phương án SXKD, thẩm định tài sản đảm bảo qua phân tích các bản báo cáo và qua quá trình đi thực tế. Việc thẩm định này là rất quan trọng, để xem khách hàng có đủ các điều kiện để được cho vay theo quy định của ngân hàng hay không?

Thẩm định khách hàng: CBTD Agribank Quảng Trị thực hiện thẩm định các nội dung như:

- Thẩm định năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự của khách hàng thông qua quá trình trao đổi, gặp gỡ trực tiếp.

- Thẩm định năng lực điều hành của Ban lãnh đạo doanh nghiệp, năng lực tài

chính, năng lực kinh doanh để đánh giá khả năng tồn tại, phát triển của doanh nghiệp.

- CBTD tra cứu thông tin từ CIC, từ hồ sơ khoản vay do khách hàng cung cấp, từ internet, báo đài, nguồn khác… để xem khách hàng thực hiện nghĩa vụ tại các tổ chức tín dụng khác có tốt không? khách hàng đã từng phát sinh nợ xấu hay chưa?

Thẩm định phương án SXKD: Thẩm định phương án SXKD của doanh nghiệp đưa ra có phù hợp theo quy định pháp luật không? phương án đó có khả thi, mang lại hiệu quả kinh tế không?

Thẩm định tài sản đảm bảo: Quá trình thẩm định TSĐB đã được thực hiện rất nghiêm túc, CBTD Agribank Quảng Trị đã trực tiếp xuống tận nơi kiểm tra, xem xét thực trạng tài sản đảm bảo. Nếu tài sản đủ điều kiện CBTD sẽ soạn thảo Hợp đồng bảo đảm tiền vay, chuyển cho khách hàng ký, rồi trình trưởng phòng tín dụng, giám đốc ký.

Căn cứ kết quả nêu trên, CBTD sẽ lập Báo cáo thẩm định (phụ lục 04) sau đó

nhập thông tin thẩm định vào hệ thống IPCAS.

Đối với khoản vay vượt thẩm quyền hoặc khoản vay Giám đốc/trưởng phòng tín dụng nhận thấy cần phải thẩm định lại, thì sẽ yêu cầu tiến hành tái thẩm định và có Báo cáo thẩm định riêng.

Theo quy định của ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Agribank VN, thời gian thẩm định được Agribank Quảng Trị áp dụng là:

+ Cho vay ngắn hạn: thẩm định tối đa không quá 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ của khách hàng

+ Cho vay trung, dài hạn: thẩm định tối đa không quá 10 ngày kể từ ngày nhận

được hồ sơ hợp lệ của khách hàng.

Bước 3: Phê duyệt cho vay

Báo cáo thẩm định kèm hồ sơ khoản vay được chuyển cho trưởng phòng tín dụng Agribank Quảng Trị. Trưởng phòng tín dụng thực hiện kiểm tra lại Báo cáo thẩm định; kiểm tra hồ sơ đề xuất khoản vay để phê duyệt chấp thuận hoặc từ chối cho vay. Sau đó CBTD trực tiếp thông báo cho khách hàng thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình cho vay. Trường hợp từ chối phải nêu rõ lý do và gửi Thông báo từ chối cho vay (Phụ lục 05) đến cho khách hàng.

Bước 4: Ký kết hợp đồng

CBTD xác đinh mức cho vay căn cứ vào nhu cầu vay vốn của khách hàng, tỷ lệ % được vay so với giá trị tài sản bảo đảm tiền vay và xếp hạng tín dụng của khách hàng. Thực tế mức lãi suất được áp dụng tại Agribank Quảng Trị một mặt phụ thuộc vào lãi suất cho vay do Agribank Việt Nam quy định, mặt khác tùy thuộc từng khách hàng cụ thể, với những khách hàng đã có mối quan hệ tốt với ngân hàng trước đó thì sẽ được áp dụng mức lãi suất ưu đãi.

Lúc này, căn cứ quyết định phê duyệt cho vay và thỏa thuận với khách hàng, CBTD soạn thảo Hợp đồng tín dụng (phụ lục 06), Hợp đồng bảo đảm tiền vay (nếu cho vay có tài sản đảm bảo). Trong các hợp đồng đó phải có chữ ký nháy của CBTD, trưởng phòng tín dụng và chữ ký của giám đốc. Hợp đồng được lập thành 02 bản, một bản do khách hàng giữ, một bản do Agribank Quảng Trị giữ.

Bước 5: Giải ngân

 Căn cứ vào Hợp đồng tín dụng đã ký kết, CBTD kiểm tra các hồ sơ, chứng từ do khách hàng cung cấp.

 Trưởng phòng tín dụng có trách nhiệm kiểm tra lại nội dung Hợp đồng tín dụng và các chứng từ liên quan, nếu phù hợp các quy định về điều kiện cho vay thì thực hiện ký và trình Giám đốc chi nhánh. Đồng thời kiểm tra việc nhập giữ liệu cho vay trên hệ thống IPCAS của CBTD.

Lúc này, Giám đốc chi nhánh sẽ kiểm tra lại giấy nhận nợ, hồ sơ tín dụng. Khi các chứng từ cho vay phù hợp thì ký duyệt cho vay, cán bộ tín dụng căn cứ vào hồ sơ cho vay để tiến hành giải ngân cho khách hàng.

Ở giai đoạn này phòng tín dụng Agribank Quảng Trị đã rất chú trọng tới việc kiểm tra hồ sơ khoản vay chặt chẽ để đi tới quyết định cho vay phù hợp với chính sách của Agribank Việt Nam.

Bước 6: Kiểm tra, giám sát sau giải ngân

Sau 2 tuần kể từ khi giải ngân cho khách hàng thì CBTD Agribank Quảng Trị tiến hành kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay xem khách hàng có sử dụng vốn vay đúng mục đích, đúng như các cam kết trong HĐTD không. Sau đó định kỳ 6 tháng/lần mới tiếp tục kiểm tra và đồng thời kiểm tra hiện trạng tài sản đảm bảo. CBTD phải đánh giá lại giá trị của TSĐB theo thực trạng và giá thực tế trên thị trường, đánh giá xu hướng tăng giảm giá trị TSĐB trong thời gian tới, kiểm tra tính thanh khoản của tài sản và có sự thay đổi về chủ sở hữu hay không?...

Sau khi cho vay thì CBTD phải kiểm tra định kỳ tiến độ thực hiện kế hoạch được nêu trong hồ sơ, kiểm tra việc thực hiện các cam kết trong hợp đồng và đôn đốc việc trả gốc, lãi. Ở Agribank Quảng Trị, chính sách phân loại nợ trên được thực hiện tự động hóa một cách minh bạch trên phần mềm IPCAS toàn hệ thống khiến cho nợ quá hạn các nhóm tự động phát sinh trên hồ sơ quản lý món vay giúp cho CBTD kịp thời nhắc nhở khách hàng thực hiện nghĩa vụ trả nợ.

Kết thúc mỗi lần kiểm tra, CBTD tiến hành lập biên bản kiểm tra sau khi cho vay (Phụ lục 07). Trong quá trình kiểm tra định kỳ hay đột xuất khi CBTD hoặc TP tín dụng phát hiện khách hàng có dấu hiệu rủi ro như: tần suất giao dịch rút vốn tăng nhanh, các chỉ số tài chính dưới mức trung bình ngành…thì CBTD trình lên giám đốc/phó giám đốc Agribank Quảng Trị và đề xuất các biện pháp giải quyết hợp lý.

Khi đến hạn trả nợ nếu bên vay không trả nợ đúng hạn do nguyên nhân khách quan, nếu có văn bản giải trình để xin gia hạn nợ thì căn cứ vào tình hình, giám đốc Agribank Quảng Trị sẽ xem xét cho gia hạn. Nếu bên vay không được cho gia hạn thì chuyển sang nợ quá hạn và phải chịu lãi suất nợ quá hạn theo quy định. Sau một thời gian mà vẫn không thanh toán được thì nợ quá hạn chuyển thành nợ có vấn đề.

Trong trường hợp khách hàng có dấu hiệu không trả nợ được hoặc không trả nợ đúng hạn thì thực hiện cơ cấu lại thời hạn trả nợ: kiểm tra định giá lại tài sản

đảm bảo để đánh giá mức độ đảm bảo của tài sản cho số dư nợ còn lại và có biện pháp kịp thời.

Bước 7: Thanh lý hợp đồng tín dụng

Đây là khâu kết thúc của quy trình cho vay, gồm có các việc quan trọng cần xử lý:

 Thu nợ: Ngân hàng tiến hành thu nợ khách hàng theo đúng những điều khoản đã cam kết. Hai bên có thể thỏa thuận và lựa chọn một trong những hình thức thu nợ gốc và lãi sau:

- Khách hàng trả nợ trực tiếp tại nơi giao dịch

- Thành lập tổ thu lưu động (có từ 3 cán bộ trở lên)

- Thu trực tiếp/tự động trên tài khoản của khách hàng

Nếu đến hạn trả nợ mà khách hàng không có khả năng trả nợ thì ngân hàng sẽ có biện pháp xử lý thích hợp nhằm đảm bảo thu hồi nợ.

 Thanh lý hợp đồng: nếu hết thời hạn hợp đồng và khách hàng đã hoàn tất các nghĩa vụ thì ngân hàng và khách hàng làm thủ tục thanh lý hợp đồng, giải chấp tài sản nếu có và lưu hồ sơ vay vốn vào kho lưu trữ.

2.2.2. Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại Agribank Quảng Trị

2.2.2.1. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay tại Agribank Quảng Trị

Môi trường kiểm soát

Tính chính trực và giá trị đạo đức:

Trong môi trường làm việc của Agribank Quảng Trị, tính chính trực và giá trị đạo đức luôn được đặt lên hàng đầu nên các nhà quản lý đã xây dựng các chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị đến với mỗi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Theo quan sát thực tế cho thấy, giám đốc, lãnh đạo phòng tín dụng Agribank Quảng Trị luôn tạo không khí làm việc thân thiện, cởi mở với các nhân viên.

Đảm bảo về năng lực:

Để chọn được những cán bộ có năng lực thì việc tuyển dụng nhân viên vào làm việc tại Agribank Quảng Trị diễn ra khá chặt chẽ. Tính đến ngày 31/12/2012 tổng số lượng cán bộ, nhân viên của Agribank Quảng Trị là 468 người, trong đó cán

bộ có trình độ đại học, trên đại học là 387 người (chiếm 82,7%), cao đẳng trung cấp là 81 người (chiếm 17,3%). Agribank Quảng Trị nói chung và phòng tín dụng nói riêng tự hào có đội ngũ nhân viên có trình độ, thân thiện với khách hàng và có trách nhiệm đối với công việc. Hàng năm, các CBTD được tham gia các khóa đào tạo trong và ngoài ngân hàng để nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

Công tác quản lý và điều hành:

Thông qua tiếp xúc với các CBTD và quan sát thực tế cho thấy những khó khăn trong quá trình cho vay đều được lãnh đạo phòng tín dụng lắng nghe và giải quyết. Những việc gì cần giải quyết ngay tại các phòng sẽ do trưởng, phó phòng thực hiện. Nếu vựơt quá quyền hạn sẽ được trình lên cấp cao hơn giải quyết trong thời gian nhanh nhất.

Đối với những văn bản cần phổ biến sẽ có những cuộc họp giao ban hàng tuần, tổng kết mọi công việc đã làm được, chưa làm được và đang thực hiện. Các trưởng, phó phòng sẽ phổ biến lại cho nhân viên trong phòng cùng văn bản hướng dẫn thực hiện.

Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức của Agribank Quảng Trị đã được giới thiệu ở mục 2.1.2.1. Đây là một cơ cấu hợp lý phân chia rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận, thiết kế các phòng ban phù hợp với quy mô và đặc thù của ngân hàng, tách bạch bộ phận kiểm soát nội bộ với các bộ phận khác để phát huy chức năng kiểm tra, đánh giá của ban kiểm soát.

Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:

Agribank Quảng Trị là một trong những ngân hàng có quy mô lớn trên địa bàn tỉnh Quảng Trị, các bộ phận, phòng ban trong ngân hàng có quan hệ chặt chẽ với nhau, mỗi thành viên đảm nhiệm một khâu trong quy trình hoạt động xuyên suốt ấy. Nên mỗi thành viên cần phải biết rõ cụ thể công việc của mình để không làm gián đoạn quá trình hoạt dộng của ngân hàng. Chính vì vậy mà Agribank Quảng Trị luôn cụ thể hóa những nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành viên và mối quan hệ giữa các thành viên với nhau bằng văn bản cụ thể lưu hành nội bộ (ví dụ: Theo QĐ 1377/QĐ/HĐQT-TCCB ngày 24/12/2007 quy định về nhiệm vụ cơ bản của các phòng nghiệp vụ thuộc Chi nhánh Agribank Quảng Trị).

Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự của Agribank Quảng Trị ưu tiên đề bạt những nhân viên trẻ có năng lực, có lòng nhiệt huyết và có thành tích tốt trong công việc lên các cấp quản lý. Đây là điều đáng khích lệ cho những ai tích lũy đủ kiến thức và kinh nghiệm cần thiết, có ý chí vươn lên và muốn tự khẳng định mình.

Đối với nhân viên mới tuyển dụng, Agribank Quảng Trị tạo điều kiện cho các bạn được tiếp thu kiến thức thực tế thông qua việc học hỏi kinh nghiệm của các anh, chị nhân viên đi trước. Cuối mỗi năm, tất cả nhân viên đều được đánh giá thành tích công việc. Những mục tiêu phát triển nghề nghiệp mà nhân viên đã đăng ký từ đầu năm được thảo luận giữa nhân viên với trưởng đơn vị nhằm xác định những điểm cần cải thiện và những điểm nổi bật. Nhân viên sẽ cải thiện các điểm yếu thông qua nhiều hình thức đào tạo. Ngoài ra, Agribank Quảng Trị còn đầu tư rất nhiều trong việc tìm kiếm các ứng viên giỏi chuyên môn, có tư chất lãnh đạo để đào tạo đội ngũ kế thừa.

Đánh giá rủi ro:

Việc đánh giá rủi ro sẽ được căn cứ vào quy định của NHNN kết hợp với kinh nghiệm của các CBTD. Hằng quý, trưởng phòng tín dụng phân công cho một bộ phận trong phòng tín dụng thực hiện. Bộ phận này sẽ thực hiện trích lập dự phòng rủi ro sau khi tổng hợp việc trích lập dự phòng từ tất cả các CBTD khác.

Đồng thời, để giảm thiểu rủi ro thì công tác kiểm soát nội bộ cũng được thực hiện định kỳ và nghiêm túc. Ngoài ra, nhằm góp phần hạn chế rủi ro thì công tác pháp lý chứng từ đối với các giao dịch với khách hàng được thực hiện cẩn trọng, tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu của pháp luật để đảm bảo quyền lợi của khách hàng, đối tác và ngân hàng. Thêm vào đó, Agribank Quảng Trị cũng áp dụng kỹ thuật công nghệ hiện đại nhằm quản lý tốt hơn các hoạt động diễn ra trong ngân hàng và giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất.

Hoạt động kiểm soát:

Phân chia trách nhiệm đầy đủ:

Agribank Quảng Trị không cho phép một nhân viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc. Mỗi thành viên chỉ thực hiện

một giai đoạn nào đó trong một quy trình nghiệp vụ để kiểm soát lẫn nhau. Trong mỗi bộ phận đều tách bạch giữa các chức năng kho quỹ bảo quản tài sản với chức năng kế toán và chức năng phê chuẩn nghiệp vụ.

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ:

Phòng tín dụng Agribank Quảng Trị kiểm soát rất chặt chẽ và an toàn hệ thống chứng từ và sổ sách. Các chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng và được lập ngay sau khi nghiệp vụ xảy ra.

Các nghiệp vụ đều được phê chuẩn bởi nhà quản lý trong phạm vi giới hạn cho phép. Cấp trên ban hành các chính sách phê chuẩn chung cho toàn ngân hàng, cho từng chi nhánh (Ví dụ: quyết định số 666/QĐ-HĐQT-TDHo, 1688/QĐ-HĐQT- TDDN...áp dụng các quy định cho vay chung đối với toàn hệ thống Agribank). Đối với nghiệp vụ không thường xuyên hay nghiệp vụ thường xuyên nhưng vượt mức giới hạn cho phép thì phải được phê chuẩn cụ thể bởi một cấp cao hơn.

Kiểm soát vật chất:

Các loại sổ sách, tài sản, con dấu tại ngân hàng Agribank Quảng Trị đều được kiểm soát một cách chặt chẽ và an toàn bằng cách sử dụng tủ sắt có khóa. Tủ sắt được kiểm soát rất nghiêm ngặt và ủy quyền cho thủ quỹ nắm giữ một chìa khóa, một chìa để giám đốc chi nhánh nắm giữ và một chìa gửi ở Kho bạc Nhà nước Quảng Trị. Tài sản trong tủ luôn được kiểm kê trước và sau ngày làm việc. Tiền mặt, giấy tờ có giá, con dấu là những tài sản ngân hàng nắm giữ rất nhiều nên hoạt động kiểm soát vật chất được quy định rất rõ ràng, cụ thể và được thực hiện rất nghiêm túc để tránh tình trạng thất thoát.

Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Agribank Quảng Trị thành lập riêng Ban kiểm tra – kiểm soát nội bộ (thuộc phòng kiểm soát) độc lập hoàn toàn với các bộ phận, phòng ban khác. Nhiệm vụ của Ban là kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các đơn vị thuộc hệ thống Agribank Quảng Trị về sự tuân thủ pháp luật, các quy định pháp lý của ngành ngân hàng và các quy chế, thể lệ, quy trình nghiệp vụ của Agribank Quảng Trị. Qua đó, Ban Kiểm tra- Kiểm soát nội bộ đánh giá chất lượng điều hành và hoạt động của từng đơn vị, tham mưu cho lãnh đạo cũng như đề xuất khắc phục yếu kém, đề phòng rủi ro, nếu có.