Thực Trạng Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Quy Trình Cho Vay Khách Hàng Cá Nhân

1.3.3.3. Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý. Nó bảo đảm các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện mục tiêu. Hoạt động này thường bao gồm các nội dung sau:

Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Hoạt động kiểm soát chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực trong quản lý phải được xác định rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân có liên quan, bao gồm cả việc ủy quyền. Việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ ràng, sẽ bảo đảm hoạt động kiểm soát được thực hiện thông suốt, không bị chồng chéo, bỏ sót; gắn được trách nhiệm cá nhân với kết quả, hiệu quả của hoạt động kiểm soát.

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Mục đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

KSNB hệ thống thông tin trên máy vi tính bao gồm hai dạng kiểm soát đó là:

kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng:

Kiểm soát chung: là các thủ tục, chính sách được thiết kế có hiệu lực trên toàn hệ thống bao gồm: tổ chức quản lý, kiểm soát quá trình phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng, kiểm soát vận hành hệ thống, kiểm soát phần mềm, kiểm soát nhập liệu và dữ liệu nhập. Mục đích đảm bảo hệ thống thông tin được sử dụng cho mục đích đã được quy định.

Kiểm soát ứng dụng: là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống con, một phần hành ứng dụng cụ thể.

Kiểm soát vật chất

- Giới hạn khả năng tiếp cận về mặt vật chất đối với tài sản cũng như các sổ sách liên quan đến tài sản của công ty, sử dụng nhiều phương pháp để bảo vệ tài sản (xây dựng nhà hầm cho các loại tài sản như tiền, giấy tờ có giá, sổ sách chứng từ; sử dụng két sắt chịu lửa, trang bị hệ thống báo cháy, báo động; gắn camera theo dõi, bố trí lực lượng bảo vệ), thường xuyên kiểm tra đối chiếu tài sản thực sự tồn tại với sổ sách liên quan.

- Đối với chương trình tin học, cơ sở dữ liệu quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình, chiến lược kinh doanh thì phải hạn chế tiếp cận, chỉ cho phép những người liên quan truy cập và sử dụng.

Kiểm tra độc lập

Kiểm tra độc lập là sự xem xét lại cẩn thận và liên tục các thủ tục kiểm soát nêu trên có được thực hiện đầy đủ hay không, đây cũng có thể xem là quá trình kiểm soát độc lập hoặc sự thẩm tra nội bộ. Người thực hiện thủ tục kiểm soát này phải độc lập với nghiệp vụ được kiểm tra. Chức năng này được một bộ phận chịu sự điều hành của Ban giám đốc nhưng hoàn toàn độc lập với các bộ phận khác. Bộ phận này chính là bộ phận KTNB trong ngân hàng.

Phân tích rà soát

Thủ tục phân tích có nghĩa là sự so sánh giữa hai số liệu từ những những nguồn gốc khác nhau. Tất cả mọi khác biệt đều cần được làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là giúp nhanh chóng phát hiện các gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời đối phó.

Các thủ tục kiểm soát nêu trên đây có thể không đầy đủ ở các chi nhánh cấp thấp nếu tính đến yếu tố kinh tế, và việc trông chờ một ngân hàng chi nhánh phải có các kiểm toán viên nội bộ - bộ phận quan trọng của công tác kiểm soát – cũng là điều không hợp lý. Tuy vậy, trong thực tế thì những nguyên lý trên là thực sự cần thiết nếu xét đến toàn bộ hệ thống ngân hàng.

1.3.3.4. Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện để thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ.

Thông tin

- Thông tin cần cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin cung cấp cần thích hợp, kịp thời, chính xác. Thông tin ở dạng điện tử phải được an toàn, được giám sát độc lập, thuận tiện cho việc truy cập và có chế độ sao lưu dự phòng trong trường hợp sự cố xảy ra.

- Thông tin cần thiết phải được xác định, nắm bắt và truyền đạt trong một hình thức và thời gian thích hợp để mọi người thực hiện trách nhiệm của mình.

- Thông tin không chỉ là những dữ liệu nội bộ được tạo ra, mà còn là các thông tin cần thiết về các hoạt động, các sự kiện và hoàn cảnh bên ngoài liên quan đến việc ra quyết định của doanh nghiệp.

Truyền thông

- Truyền thông là việc thông tin cho người lao động về vai trò và trách nhiệm của họ đối với tổ chức. Tất cả nhân viên phải nhận được một thông điệp rõ ràng ngay từ đầu, họ phải hiểu rõ về của vai trò của mình trong hệ thống KSNB, cũng như cách thức làm việc với các nhân viên khác.

- Tổ chức phải thiết lập một phương tiện truyền thông quan trọng, đồng thời ở đó cần phải có một kênh truyền thông hiệu quả để liên lạc với bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp và các cổ đông…

- Các kênh truyền thông nội bộ như tạp chí nội bộ, mạng nội bộ, bản tin điện

tử, giao tiếp trực tiếp, bảng tin…

1.3.3.5. Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát, xác định xem hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như:

 Giám sát thường xuyên các toàn bộ hoạt động của đơn vị.

 Giám sát định kỳ/đánh giá độc lập: chẳng hạn như theo dõi và đánh giá việc ban lãnh đạo và nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực về ứng xử của công ty hoặc đánh giá việc thực hiện so với kế hoạch.

Phạm vi và tần suất đánh giá phụ thuộc vào trách nhiệm của nhà quản lý và việc đánh giá rủi ro như thế nào. Thí dụ đối với những hoạt động có mức độ rủi ro cao thì cần có sự giám sát thường xuyên, ngược lại thì cần giám sát định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện hoặc có thể kết hợp cả hai.

Việc thiếu sót của hệ thống KSNB phải được báo cáo cho cấp trên, cho HĐQT, Ban giám đốc về các vấn đề quan trọng. Thông thường quá trình giám sát hệ thống kiểm soát được giao cho bộ phận KTNB của doanh nghiệp thực hiện. Bộ phận KTNB là một bộ phận độc lập trong đơn vị có nhiệm vụ tiến hành kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của doanh nghiệp. KTNB báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc hoặc HĐQT. Do đó, với bộ phận KTNB làm việc hiệu quả, hệ thống KSNB của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO VAY KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN

TẠI VIETINBANK QUẢNG TRỊ

2.1. Tổng quan về ngân hàng VietinBank chi nhánh Quảng Trị

2.1.1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển

Ngân hàng TMCP Công thương chi nhánh Quảng Trị được thành lập theo quyết định số 025/QĐ-HĐQT-NHCT1 ngày 28/03/2003 và được khai trương ngày 02/04/2003, là chi nhánh cấp 1 của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, có trụ sở tại 236 Hùng Vương, Đông Hà, Quảng Trị. Tại thời điểm thành lập, tổng số cán bộ của chi nhánh là 23 người, gồm 5 phòng tổ trực thuộc Hội đồng quản trị.

Tính đến thời điểm hiện nay, mạng lưới chi nhánh trên địa bàn tỉnh bao gồm trụ sở chính và 6 phòng giao dịch, trong đó có 2 phòng giao dịch loại I và 4 phòng giao dịch loại II. Bên cạnh đó số lao động của chi nhánh cũng tăng lên qua từng năm.

Từ khi mới thành lập, chi nhánh phải trải qua rất nhiều khó khăn, trước hết là sự tiếp cận với thị trường đầy mới mẻ trên địa bàn Tỉnh, tiếp đến là sự thiếu thốn về cơ sở vật chất, điều kiện làm việc và môi trường hoạt động kinh doanh. Tuy bước đầu chi nhánh hoạt động không mấy thuận lợi nhưng với sự chỉ đạo của Ban giám đốc chi nhánh cùng với sự chung sức, chịu khó của toàn thể cán bộ công nhân viên chi nhánh đã vượt lên và ngày càng khẳng định được vị thế của mình so với các ngân hàng khác trong địa phương.

Qua thời gian hoạt động, ngân hàng TMCP Công thương Quảng Trị đã đạt nhiều thành tích nổi bật và dần đi vào hoạt động ổn định. Trải qua gần 9 năm, chi nhánh VietinBank Quảng Trị đã tạo được lòng tin đối với khách hàng, không ngừng cải tiến và hoàn thiện các sản phẩm dịch vụ ngân hàng hiện có, luôn phấn đấu là một ngân hàng đa năng, hoạt động an toàn, hiệu quả nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng. Với phương châm hoạt động: “Tin cậy, hiệu quả, hiện đại”, Chi nhánh VietinBank Quảng Trị xứng đáng là sự lựa chọn của khách hàng và góp phần nâng cao giá trị cuộc sống.

Hình ảnh: Trụ sở chính Ngân hàng VietinBank chi nhánh Quảng Trị Địa chỉ: 236 Hùng Vương, Đông Hà, Quảng Trị

2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý

Cơ cấu tổ chức của một đơn vị kinh doanh luôn giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động của đơn vị đó. Nếu một doanh nghiệp có cơ cấu bộ máy tổ chức hợp lý sẽ tạo ra một cơ chế thông thoáng, năng động và kinh doanh đạt hiệu quả cao. Ngược lại, một cơ cấu bộ máy tổ chức chồng chéo sẽ gây ra nhiều cản trở cho hoạt động của đơn vị đó. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Ngân hàng Công thương Quảng Trị như sau:

Khóa luận tốt nghiệp

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC

PHÓ GIÁM ĐỐC TÍN DỤNG

PHÒNG KT - GD

PHÒNG TC - HC

TỔ TT - ĐT

PHÒNG TIỀN TỆ KHO QUỸ

PHÒNG KHDN

PHÒNG KHCN

TỔ QUẢN LÝ RỦI RO

CÁC PHÒNG GIAO DỊCH

Sơ đồ 2: Bộ máy tổ chức chi nhánh VietinBank Quảng Trị

Chú thích:Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

SVTH: Nguyễn Thị Phương Thu Trang 23

Giám đốc: là người đứng đầu chi nhánh, có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của ngân hàng. Là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của chi nhánh theo đúng kế hoạch của NHCT Việt Nam và định hướng phát triển của Đảng, Nhà nước, điều hành cho bộ máy hoạt động một cách nhịp nhàng, an toàn và hiệu quả.

Phó giám đốc tín dụng: là người được giám đốc ủy quyền để quản lý và chuyên trách về hoạt động tín dụng của chi nhánh, người đứng ra phê duyệt tất cả những hoạt động trong phạm vi được ủy quyền.

Phó giám đốc thường trực: là người thay mặt giám đốc điều hành các hoạt động, các công việc chung của chi nhánh khi giám đốc đi vắng. Giúp giám đốc chỉ đạo điều hành một số nghiệp vụ và tham gia bàn bạc cùng với giám đốc trong việc thực hiện các nghiệp vụ của chi nhánh.

2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng, tổ:

Theo quyết định số 541/QĐ-QTI-TCHC ngày 01/02/2009 của Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Công thương Quảng Trị quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau:

Phòng khách hàng doanh nghiệp

Là bộ phận nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ, để khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tín dụng, quản lý các sản phẩm tín dụng phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành và hướng dẫn của NHCT Việt Nam. Trực tiếp quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch vụ ngân hàng cho các doanh nghiệp.

Phòng khách hàng cá nhân

Là phòng nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là các cá nhân và hộ gia đình để khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tín dụng, quản lý các sản phẩm tín dụng phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành và hướng dẫn của NHCT Việt Nam. Trực tiếp quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu và bán các sản phẩm dịch ngân hàng cho các khách hàng là cá nhân và hộ gia đình.

Tổ quản lý rủi ro

Tổ quản lý rủi ro và nợ có vấn đề có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc chi nhánh về công tác quản lý rủi ro của chi nhánh; quản lý giám sát thực hiện danh mục cho vay, đầu tư, đảm bảo tuân thủ các giới hạn tín dụng cho từng khách hàng. Thẩm định hoặc tái thẩm định khách hàng, dự án, phương án đề nghị cho vay. Thực hiện chức năng đánh giá, quản lý rủi ro trong toàn bộ các hoạt động ngân hàng theo chỉ đạo của NHCT Việt Nam, Giám đốc chi nhánh NHCT Quảng Trị.

Chịu trách nhiệm về quản lý và xử lý các khoản nợ có vấn đề (bao gồm các khoản nợ: cơ cấu lại thời hạn nợ, nợ quá hạn, nợ xấu); quản lý, khai thác và xử lý tài sản đảm bảo nợ vay theo quy định của Nhà nước nhằm thu hồi các khoản nợ gốc và tiền lãi vay. Quản lý, theo dõi và thu hồi các khoản nợ đã được xử lý rủi ro.

Phòng kế toán giao dịch

Là phòng nghiệp vụ thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng, các nghiệp vụ và các công việc liên quan đến công tác quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ tại chi nhánh, cung cấp các dịch vụ ngân hàng liên quan đến nghiệp vụ thanh toán, xử lý hạch toán các giao dịch. Quản lý và chịu trách nhiệm đối với hệ thống giao dịch trên máy, xử lý hạch toán các tiền mặt đến từng giao dịch viên theo đúng quy trình của NHNN và NHCT Việt Nam. Thực hiện nghiệp vụ tư vấn khi khách hàng sử dụng các sản phẩm của Ngân hàng.

Phòng tiền tệ kho quỹ

Phòng tiền tệ kho quỹ là phòng nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ, quản lý quỹ tiền mặt theo quy định của NHNN và NHCT Việt Nam. Ứng và thu tiền cho các Phòng giao dịch, các thanh toán viên, tiếp quỹ ATM, thu chi tiền mặt với khách hàng.

Phòng tổ chức hành chính

Phòng tổ chức - hành chính là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại Chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của Nhà nước, quy định của NHCT Việt Nam và chi nhánh NHCT Quảng Trị. Thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh, thực hiện công tác bảo vệ, an ninh an toàn chi nhánh.

Tổ thông tin điện toán

Thực hiện công tác quản lý, duy trì hệ thống thông tin điện toán tại chi nhánh. Bảo trì, bảo dưỡng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống mạng, máy tính của chi nhánh.

Các phòng giao dịch

Thực hiện giao dịch với khách hàng như mở tài khoản tiền gửi, nhận tiền gửi tiết kiệm các loại, thu đổi nội tệ, chi trả kiều hối…Cho vay cầm cố, chiết khấu các giấy tờ có giá. Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ vay vốn và bảo lãnh…

* Các phòng giao dịch của chi nhánh trên địa bàn tỉnh: (có 6 phòng giao dịch)

- Phòng giao dịch Hùng Vương

- Phòng giao dịch chợ Đông Hà

- Phòng giao dịch Quảng Trị

- Phòng giao dịch Gio Linh

- Phòng giao dịch Lao Bảo

- Phòng giao dịch Khe Sanh

2.1.3. Các hoạt động chủ yếu tại chi nhánh ngân hàng Vietinbank Quảng Trị

Với đội ngũ cán bộ nhân viên năng động, nhiệt tình, chuyên nghiệp cùng hệ thống trang thiết bị hiện đại ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam chi nhánh Quảng Trị là điểm đến tin cậy của quý khách hàng với các dịch vụ ngân hàng hiện đại sau:

- Nhận tiền gửi bằng VNĐ và ngoại tệ

- Cho vay và bảo lãnh

- Tài trợ thương mại

- Dịch vụ thanh toán: chuyển tiền trong nước và quốc tế, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, quản lý vốn tập trung, chi trả kiều hối…

- Dịch vụ ngân quỹ

- Dịch vụ thẻ và ngân hàng điện tử: phát hành và thanh toán thẻ tín dụng quốc tế (Visa, Master card), thẻ ATM, Internet Banking, SMS Banking.

- Đại lý giao dịch chứng khoán

- Khai thác và tư vấn bảo hiểm phi nhân thọ

Các loại sản phẩm cho vay áp dụng cho khách hàng cá nhân

- Cho vay tiêu dùng

o Cho vay tiêu dùng thông thường

o Cán bộ công nhân viên

o Đảm bảo bằng số dư tiền gửi, sổ/thẻ tiết kiệm, giấy tờ có giá

- Cho vay mua ô tô

o Cho vay mua ô tô phục vụ tiêu dùng

o Cho vay mua ô tô để kinh doanh

o Cho vay mua ô tô Trường Hải

- Cho vay bất động sản

o Cho vay mua nhà dự án

o Cho vay mua nhà dự án do Vietinbank tài trợ vốn

o Cho vay mua nhà ở, nhận quyền sử dụng đất ở

o Cho vay xây dựng và sửa chữa nhà ở

o Đầu tư nhà để ở và cho thuê

- Cho vay du học, xuất khẩu lao động

o Cho vay du học

o Du học nước ngoài trọn gói

o Du học trong nước trọn gói

o Người Việt Nam làm việc ở nước ngoài

o Chứng minh tài chính để đi du lịch/chữa bệnh nước ngoài

- Cho vay kinh doanh

o Sản xuất, kinh doanh thông thường

o Cá nhân kinh doanh tại chợ

o Cho vay cửa hàng cửa hiệu

o Đối với nông dân

o Làm kinh tế trang trại

- Cho vay khác

o Chiết khấu giấy tờ có giá

o Ứng trước tiền bán chứng khoán

o Bảo lãnh ngân hàng

Khóa luận tốt nghiệp

2.1.4. Kết quả đạt được qua 3 năm

2.1.4.1. Tình hình sử dụng lao động

Bảng 2: Tình hình lao động của Ngân hàng TMCP Công thương chi nhánh Quảng Trị từ năm 2009 – 2011

ĐVT: người

Chỉ tiêu

Năm 2009		Năm 2010		Năm 2011		2010/2009		2011/2010
Số lượng	%	Số lượng	%	Số lượng	%	+/-	%	+/-	%
Tổng số	71	100	75	100	82	100	4	4.94	7	8.24
1.Phân theo giới tính
Nam	28	39.44	30	40	33	40.24	2	7.14	3	10
Nữ	43	60.56	45	60	49	59.76	2	4.65	4	8.89
2.Phân theo trình độ
Trên đại học	5	7.04	5	6.67	6	7.32	0	0.00	1	20
Đại học	53	74.65	57	76	62	75.61	4	7.55	5	9.43
Khác	13	18.31	13	17.33	14	17.07	0	0.00	1	7.69