Tính Tuân Thủ Các Quy Định, Quy Trình Quản Lý Rủi Ro Tác Nghiệp

Ngân hàng đã thiết lập từng thời kỳ, giúp ngân hàng xây dựng được văn hóa quản lý rủi ro hướng tới những cách hành xử chuyên nghiệp, thận trọng và có trách nhiệm.

Dự án QLRRTN

Dự án QLRRTN là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian xác định, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng về quản trị RRTN, nhằm làm thỏa mãn yêu cầu mà ngân hàng đặt ra đối với QLRRTN. Thực chất, Dự án QLRRTN là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí QLRRTN liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu QLRRTN nhất định trong một thời gian nhất định.

Trong xây dựng văn hóa QLRRTN tại Vietinbank, dự án QLRRTN đóng một vai trò quan trọng. Nhờ có dự án QLRRTN, mọi hoạt động tổ chức, giám sát và công cụ, phương thức xử lý RRTN phát sinh trong quá trình hoạt động được lên kịch bản trước một cách khoa học, rõ ràng, từ đó giúp các nhà quản lý nắm được các bước thực hiện nhằm đạt hiệu quả QLRRTN tối ưu.

Phân quyền QLRRTN cho nhân viên

Phân quyền cho nhân viên trong QLRRTN là một hoạt động quan trọng trong xây dựng văn hóa QLRRTN. Vietinbank xác định được vấn đề này nên đã thực hiện phân quyền cho nhân viên bằng việc văn bản hóa vai trò và trách nhiệm của các cá nhân và đơn vị trong QLRRTN nhằm đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất, tập trung trong QLRRTN đồng thời cũng tăng cường tính chủ động, kịp thời cho từng vị trí trong hệ thống QLRRTN.

Ngoài việc quy định vai trò, trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân tại ba tuyến bảo vệ của Vietinbank trong QLRRTN, ngân hàng còn quy định rõ vai trò của các cá nhân, đơn vị trong toàn hệ thống tham gia vào QLRRTN.

Mỗi cá nhân, bộ phận, phòng, ban của Vietinbank có thẩm quyền cụ thể trong việc xử lý các sự kiện rủi ro tác nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động tại đơn vị, bộ phận của mình. Việc phân quyền này đảm bảo sự thống nhất, không chồng chéo thẩm quyền QLRRTN đồng thời đảm bảo không có cá nhân, đơn vị, bộ phận nào được

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 238 trang tài liệu này.

xử lý công việc liên quan đến QLRRTN vượt thẩm quyền đã quy định do nguyên tắc phân quyền theo cơ chế kiểm soát chéo đã được thực hiện triệt để.

Về tổ chức bộ máy QLRRTN

Cơ cấu tổ chức bộ máy QLRRTN ở Vietinbank tương đối hoàn thiện, chặt chẽ với sự tham gia của tất cả các cấp lãnh đạo từ Hội đồng Quản trị, các Ủy ban, các Hội đồng đến các lãnh đạo trực tiếp, cũng như tất cả các đơn vị từ Phòng Quản lý rủi ro tác nghiệp, Kiểm toán nội bộ đến các đơn vị kinh doanh và lãnh đạo trực tiếp.

Vietinbank đã thực hiện thay đổi mô hình tổ chức qua từng thời kỳ. Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của VietinBank, công tác kiểm tra kiểm soát (KTKS) và kiểm toán nội bộ (KTNB) giữ một vai trò hết sức quan trọng, đảm bảo việc sử dụng vốn một cách an toàn, bền vững, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro trong quá trình hoạt động nghiệp vụ của mỗi cán bộ và mỗi đơn vị trong hệ thống. Chính vì vậy, việc kiện toàn toàn bộ hoạt động KTKSNB và KTNB sẽ có tác động lớn tới tổng thể quá trình hoạt động và phát triển của VietinBank.

Phòng Kiểm toán tuân thủ và Phòng Kiểm toán giám sát hoạt động VietinBank được thành lập từ ngày 1/4/2012; Khối Quản lý rủi ro được thành lập ngày 09/01/2013 với nhiệm vụ theo dõi, quản lý và đưa ra các biện pháp nhằm giảm thiểu và khắc phục rủi ro trong quá trình hoạt động của Vietinbank.

Đến ngày 12/11/2018, HĐQT VietinBank đã ra Quyết định thành lập Khối Pháp chế và Tuân thủ VietinBank và quyết định kiện toàn mô hình tổ chức Khối Quản lý rủi ro VietinBank: Phòng Kiểm toán tuân thủ chấm dứt hoạt động, đổi tên thành Phòng Quản lý tuân thủ, với chức năng nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và quản lý tính tuân thủ trong quá trình hoạt động nghiệp vụ của mỗi cán bộ và mỗi đơn vị trong hệ thống và chịu trách nhiệm quản lý với 4 loại RRTN đặc thù; Phòng QLRRTN chính thức được thành lập chịu trách nhiệm quản lý với 8 loại RRTN đặc thù còn lại.

Việc kiện toàn bộ máy mô hình tổ chức giúp Vietinbank tách bạch nhiệm vụ của Phòng QLRRTN với Phòng Quản lý Rủi ro thị trường và tách bạch chức năng nhiệm vụ của Phòng Quản lý tuân thủ trong chức năng nhiệm vụ của Kiểm toán nội

nộ. Mô hình tổ chức bộ máy QLRRTN của Vietinbank được đánh giá là ngày càng được hoàn thiện, phù hợp với thông lệ quốc tế và thực trạng hoạt động kinh doanh của ngân hàng.

2.4.1.2. Tính tuân thủ các quy định, quy trình quản lý rủi ro tác nghiệp

Về văn bản nội bộ, chính sách, quy định QLRRTN

Với việc văn bản hóa và ban hành chính thức Khung QLRRTN với nhiều nội dung quan trọng như các khái niệm, cấu trúc quản trị, các công cụ quản lý rủi ro tác nghiệp, hoạt động QLRRTN tại Vietinbank đã có phương pháp luận một cách rõ ràng và minh bạch. Khung QLRRTN chính là kim chỉ nam cho mọi hoạt động triển khai cấp dưới, đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ trong toàn ngân hàng. Nhờ có các tuyên bố trong Khung QLRRTN, Phòng QLRRTN đảm bảo toàn bộ ngân hàng có cùng chung ngôn ngữ và cách thức tiếp cận về quản lý rủi ro tác nghiệp, đảm bảo mọi sự truyền thông và chỉ đạo về công tác quản lý rủi ro tác nghiệp được hiểu đúng và thi hành chính xác.

Hệ thống các văn bản nội bộ, chính sách, quy định về QLRRTN về cơ bản được dựa trên văn bản hướng dẫn, quy định của Ngân hàng Nhà nước và theo thông lệ quốc tế. Bên cạnh đó, việc bổ sung thường xuyên các văn bản, quy định mới về QLRRTN cho thấy Vietinbank đã không ngừng chú trọng đến việc xây dựng và hoàn thiện hành lang pháp lý cho công tác QLRRTN

Về quy trình quản lý rủi ro tác nghiệp

Công tác nhận diện RRTN tại Vietinbank được xây dựng khá tốt và thực tế thực hiện cũng đạt yêu cầu đề ra. Hội sở chính xây dựng bộ dấu hiệu nhận diện RRTN, các giao dịch nghi ngờ bất thường và xây dựng hệ thống thông tin về RRTN. Vì vậy, rủi ro được phát hiện khá đầy đủ, ít tốn thời gian và ít phụ thuộc vào yếu tố con người.

Công tác đánh giá rủi ro của Vietinbank được thực hiện rất tốt. Vietinbank chủ yếu sử dụng phương pháp định lượng vì độ chính xác cao hơn và chỉ sử dụng phương pháp định tính đối với những rủi ro không thể sử dụng phương pháp định lượng. Vietinbank thực hiện đo lường tất cả các loại rủi ro đã được xác định và đánh

giá ảnh hưởng của từng rủi ro theo 5 mức độ. Vietinbank đã xác định khả năng khắc phục đối với các rủi ro mức độ cao và xác định mức độ rủi ro chấp nhận được và không chấp nhận được. Qua đó Vietinbank có thể đánh giá chính xác mức độ rủi ro của từng loại rủi ro.

Vietinbank đã thiết kế và triển khai thành công nhiều công cụ quản lý rủi ro tác nghiệp. Đặc biệt, một số công cụ đã được khai thác tốt, đem lại nhiều kết quả giá trị cho việc xác định và đánh giá rủi ro tác nghiệp.

Trên cơ sở các rủi ro đã được nhận diện và đo lường, Vietinbank đã xây dựng và thực hiện tương đối tốt kế hoạch phòng ngừa, giảm nhẹ, giám sát rủi ro. Kết quả là lỗi tác nghiệp giảm rất nhiều, tổn thất xảy ra với giá trị thấp và giảm dần qua các năm từ 2015 đến 2019.

2.4.1.3. Các thành quả khác

Về hệ thống CNTT

Nền tảng công nghệ đã và đang cho phép công tác quản trị rủi ro nói chung và quản trị rủi ro tác nghiệp nói riêng của Vietinbank ứng dụng các phần mềm quản trị rủi ro tiên tiến như phần mềm SAS của Mỹ - một phần mềm QLRRTN được đầu tư khá hiện đại và chi phí rất lớn để thu thập các SKRRTN cũng như nhận diện rủi ro và đánh giá biện pháp kiểm soát và theo dõi các chỉ số rủi ro chính cũng như các công cụ phân tích kịch bản, bảo hiểm.

Nền tảng công nghệ còn cho phép Vietinbank ứng dụng thành công các công nghệ chủ chốt của Cách mạng công nghệ 4.0 như điện toán đám mây, phân tích dữ liệu lớn, chuỗi khối… vào việc tạo và quản lý các hồ sơ rủi ro (Risk profile) trong công tác QTRRTN.

Các thành tựu nổi bật trong việc ứng dụng và hiện đại hóa CNTT tại Vietinbank có thể kể đến như: triển khai thành công hai giai đoạn hiện đại hóa CNTT từ năm 2000 - 2010 bằng việc triển khai hệ thống Corebanking INCAS và hệ thống quản lý tài chính nội bộ ERP. Tiếp đến VietinBank đã hoàn chỉnh xây dựng chiến lược CNTT giai đoạn 2010-2015 với 15 dự án được chia làm 4 nhóm chính: nhóm Nền tảng (Core); nhóm Hướng đến khách hàng; nhóm Quản trị, điều hành;

nhóm Công nghệ. Trong đó, nhóm Quản trị, điều hành nhằm tăng cường quản trị, điều hành, kiểm soát rủi ro cho VietinBank, bao gồm các dự án như: Kho dữ liệu doanh nghiệp (Data warehouse), Quản trị rủi ro theo chuẩn Basel II, quản lý rủi ro tín dụng, ERP…

Để tăng cường thông tin hai chiều và tăng hiệu quả QLRR, đặc biệt là RRTN, Hệ thống Quản lý Hồ sơ rủi ro (Risk profile) đã được VietinBank xây dựng và triển khai ở cấp độ chi nhánh (CN). Theo đó, VietinBank đề xuất các giải pháp kiểm tra, giám sát, theo dõi và hỗ trợ cho chi nhánh có mức độ RRTN cao nhằm giảm thiểu ảnh hưởng và tần suất xảy ra. Từ đó, các chi nhánh nắm được vấn đề cần khắc phục để chủ động xử lý, thực hiện các biện pháp cải thiện, nâng cao năng lực QLRRTN. Việc phối hợp thông tin hai chiều đã giúp VietinBank kiểm soát mức độ RR nói chung và RRTN của chi nhánh nói riêng, nâng cao vị thế của kiểm soát RR. Ngoài ra, hệ thống CNTT và các chuẩn mực dữ liệu đã và đang được củng cố theo các phương pháp tiên tiến, tạo thuận lợi cho VietinBank khi tiến đến nhưng phương pháp nâng cao.

Bên cạnh đó, vấn đề An toàn và Bảo mật trong hoạt động ngân hàng nói chung và trong lĩnh vực CNTT nói riêng cũng được Vietinbank hết sức chú trọng. Ngay từ rất sớm, Trung tâm CNTT VietinBank đã lập Phòng An ninh hệ thống với lực lượng chuyên trách cho công tác đảm bảo an toàn thông tin (ATTT) toàn hệ thống cũng như của khách hàng. Hàng loạt giải pháp, hệ thống công nghệ bảo mật uy tín trên thế giới đã được triển khai, áp dụng một cách đồng bộ, tạo dựng hệ thống đảm bảo ATTT tổng thể, có chiều sâu. Với đặc điểm ngân hàng có mạng lưới rộng (nhiều phòng giao dịch, chi nhánh trên khắp cả nước), VietinBank luôn chú trọng đẩy mạnh công tác hậu kiểm, giám sát, kiểm soát chéo về ATTT nhằm đảm bảo phát hiện sớm các rủi ro CNTT và kịp thời xử lý.

Đối với khách hàng, VietinBank cũng thường xuyên tuyên truyền, nâng cao nhận thức về ATTT khi khách hàng thực hiện giao dịch. Ví dụ đối với một số tình huống tấn công, mã độc mới xảy ra trong thời gian vừa qua như Zeus, OpenSSL HeartBleed… VietinBank đã kịp thời cảnh báo cho khách hàng, đồng thời luôn chủ

động củng cố, rà soát, tăng cường các biện pháp đảm bảo ATTT chặt chẽ trên hệ thống và không để xảy ra rủi ro.

Vietinbank còn đi đầu về ứng dụng CNTT trong việc triển khai sản phẩm dịch vụ (SPDV) ngân hàng trên nền tảng Internet với việc đa dạng hóa SPDV E- banking và Mobile banking để phục vụ khách hàng từ năm 2005, phát triển dịch vụ thanh toán thẻ với việc áp dụng công nghệ bảo mật và bảo vệ khách hàng để phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro.

Cùng với việc đầu tư hệ thống công nghệ cao tạo cơ sở để quản lý hoạt động an toàn, đảm bảo chuẩn quốc tế, khách hàng của Vietinbank cũng thường xuyên được tư vấn, hướng dẫn các biện pháp bảo vệ ngay từ khi đăng ký và trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ. VietinBank đã đưa vào sử dụng hệ thống hỗ trợ khách hàng như: Tổng đài tư vấn 24/7, hệ thống thông tin hướng dẫn trên website, qua email… Ngoài ra, 100% máy ATM của VietinBank đều được lắp camera để hỗ trợ đảm bảo an toàn giao dịch. Đặc biệt với công nghệ thẻ chip, Vietinbank có thể bảo mật tối đa thông tin khách hàng khi thanh toán tại POS, ATM và giao dịch online.

Về công tác truyền thông QLRRTN

Công tác tuyên truyền về QLRRTN tại Vietinbank diễn ra song song với công tác đào tạo, được đánh giá rất hiệu quả. Các kênh truyền thông chủ yếu mà Vietinbank sử dụng bao gồm:

- Website chính thức của Ngân hàng.

- Các cảnh báo về RRTN toàn hàng.

- Bản tin QLRRTN.

- Truyền thông qua các buổi hội thảo về QLRRTN.

- Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về QLRRTN.

Đối với kênh website, đây là kênh thông tin chủ yếu, đưa tin một cách nhanh chóng, đầy đủ nhất về công tác QLRRTN của Ngân hàng. Tin tức sự kiện được đưa tin trên kênh website của Ngân hàng có tính chính xác, tổng quát và có hình ảnh, số liệu minh họa trực quan. Người xem có thể truy cập website với giao diện dễ dàng

sử dụng, tìm kiếm từ khóa QLRRTN đồng thời chọn đọc những tin bài về QLRRTN có liên quan của Ngân hàng.

Cảnh báo về RRTN toàn hàng được Phòng QLRRTN thực hiện và gửi tới các phòng ban có liên quan. Phòng QLRRTN là đầu mối chính thu thập dữ liệu, thực hiện đánh giá tổn thất có thể xảy ra và đề xuất các biện pháp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro, dựa trên Khẩu vị RRTN cũng như các chính sách về QLRRTN của Ngân hàng trong từng thời kỳ. Nhờ có các cảnh báo này, các đơn vị, phòng ban có liên quan có cơ sở để điều chỉnh hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của mình, đảm bảo an toàn trong hoạt động tác nghiệp.

Bản tin QLRRTN: được tổng hợp và gửi tự động qua email nội bộ của toàn thể cán bộ, nhân viên Ngân hàng định kỳ theo tuần. Qua đó, tất cả các cán bộ, nhân viên nắm được thông tin về các SKRRTN chính phát sinh trong tuần cũng như công tác QLRRTN của các bộ phận chịu trách nhiệm chính.

Truyền thông qua các buổi hội thảo về QLRRTN: Vietinbank đã tổ chức rất nhiều các buổi Hội thảo về QLRRTN như Hội thảo “Cập nhật xu hướng thông lệ quốc tế và đề xuất triển khai ứng dụng quản trị rủi ro tác nghiệp (RRTN) trong các ngân hàng thương mại (NHTM) tại Việt Nam” vào ngày 11/11/2016 với 3 nội dung chính khẩu vị RRTN và 3 vòng kiểm soát; ghi nhận tổn thất và các nguồn xử lý rủi ro; quản lý gian lận, thông tin khách hàng. Ngày 10/12/2019 Vietinbank phối hợp cùng Quỹ Quốc tế và Bảo vệ Thiên nhiên (WWF) và Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam (VNBA) tổ chức Hội thảo lồng ghép thực hành môi trường, xã hội và quản trị (ESG) trong ngân hàng… Tại các hội thảo này, ngoài các cán bộ cấp cao của Ngân hàng, Vietinbank còn mời tới các chuyên gia, cố vấn của các tổ chức tư vấn uy tín để trao đổi thông tin, phổ biến và cập nhật kiến thức về QLRRTN theo thông lệ quốc tế.

Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về RRTN: Trong những năm gần đây, Vietinbank thường xuyên tạo ra những sân chơi ý nghĩa, nhằm mục tiêu nâng cao nhận thức và tuyên truyền văn hóa quản lý rủi ro trên toàn hệ thống VietinBank. Đồng thời, VietinBank khuyến khích nhân viên sáng tạo, tìm kiếm những giải pháp tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian làm việc, hướng đến cung cấp dịch vụ

chuyên nghiệp hơn cho khách hàng. Năm 2016, Vietinbank tổ chức thành công cuộc thi “Nhà quản lý rủi ro tác nghiệp điển hình năm 2016” với 3 sáng kiến xuất sắc nhất về QLRRTN được vinh danh. Năm 2017, 5 ý tưởng xuất sắc cũng được Vietinbank trao giải trong cuộc thi “Nhà QLRRTN thông minh năm 2017”. Các ý tưởng, sán kiến về QLRRTN trong các cuộc thi này có tính ứng dụng cao và là kết quả của quá trình không ngừng phổ biến kiến thức cũng như văn hóa QLRRTN cho toàn thể cán bộ, nhân viên của Vietinbank.

Nếu lấy tiêu chí để xác định mức độ ảnh hưởng của truyền thông tới công tác QLRRTN là hình thức, nội dung và tần suất truyền thông thì có thể nói, Vietinbank đã làm công tác truyền thông QLRRTN rất tốt, thường xuyên và bài bản. Đây cũng có thể coi là thế mạnh của Vietinbank cần được phát huy trong thời gian tới.

2.4.2. Những hạn chế trong QLRRTN

Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, công tác QLRRTN củaVietinbank vẫn còn bộc lộ những hạn chế sau đây:

2.4.2.1. Tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý rủi ro tác nghiệp

Về chiến lược, mục tiêu QLRRTN

Mặc dù đã xác định cho mình các mục tiêu QLRRTN trong từng thời kỳ, tuy nhiên các mục tiêu về QLRRTN của Ngân hàng nhìn chung mới được xây dựng mang tính hình thức. Việc đánh giá hay đo lường các mục tiêu về QLRRTN vẫn chưa thực sự khả thi và mang tính chủ quan.

Bên cạnh đó, trong định hướng hoạt động chung của mình, Vietinbank chưa ban hành cụ thể một chiến lược, kế hoạch hành động chi tiết nhằm tăng cường và chuẩn hóa công tác QLRRTN, chính vì vậy một số văn bản nội bộ về QLRRTN còn mang tính chắp vá và thiếu đồng bộ. Để có được hiệu quả trong công tác QLRRTN thì việc xây dựng và ban hành một chiến lược, kế hoạch QLRRTN khoa học, khả thi, phù hợp với các quy định của pháp luật cũng như với mục tiêu kinh doanh chung của Ngân hàng là một đòi hỏi thiết yếu.