Thủ Tục Kiểm Soát Được Cài Đặt Trong Các Văn Bản Nội Bộ Quy Định Về

tăng hiệu quả của công tác kiểm tra, giám sát. Ngoài các biện pháp nhận diện RRTD trên, các NH còn ban hành các văn bản nội bộ hướng dẫn CBTD nhận diện được các RRTD có thể phát sinh từ KH.

Đo lường rủi ro tín dụng

Hiện nay, các NH đang trong tiến trình hoàn thiện công tác đánh giá RRTD theo các tiêu chuẩn được đề nghị bởi Basel II. 100% các NHTMCP thực hiện đo lường RRTD qua hệ thống xếp hạng TD nội bộ (HTXHTDNB).

Căn cứ thông tin của KH được CBTD nhập, mức rủi ro của KH được HTXHTDNB xác định cụ thể theo từng hạn mức TD đối với mỗi KH, trong đó mỗi KH được xếp loại ở một mức độ rủi ro.

Bên cạnh việc xây dựng HTXHTDNB, các NH cũng tiếp tục phát triển và hoàn thiện việc xây dựng các mô hình ước tính tham số rủi ro quan trọng khác được đề nghị bởi Basel II như: mô hình đánh giá tổn thất khi KH mất khả năng thanh toán (PD), mô hình ước tính nghĩa vụ TD tại thời điểm KH mất khả năng thanh toán (LGD)… Các mô hình này sẽ góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ công tác phê duyệt TD, tính giá, xác định hạn mức, phân loại nợ, trích lập dự phòng và tính vốn của NH nhằm thực hiện các tiêu chuẩn quản trị rủi ro tiệm cận theo thông lệ quốc tế. Hiện tại, chỉ có Vietcombank đã hoàn thiện và ứng dụng hai mô hình mô hình PD và LGD để đo lường RRTD. Các NH còn lại đang trong quá trình thiết lập và hoàn thiện.

4.2.3. Hoạt động kiểm soát tín dụng

Ban hành văn bản nội bộ về hoạt động tín dụng

Theo khoản 2 – Điều 93 về Quy định nội bộ của Luật số 17, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các TCTD được ban hành ngày 20/11/2017, các NHTMCP phải ban hành tối thiểu quy định nội bộ về hoạt động TD là: cấp TD, quản trị rủi ro trong hoạt động TD; HTXHTDNB; trích lập và sử dụng dự phòng rủi ro; hệ thống KTNB và cơ chế KTNB.

Qua nghiên cứu tổng quan từ báo cáo tình hình quản trị của các NHTMCP, cho thấy chỉ có ba NH báo cáo về tình hình ban hành các văn bản nội bộ về hoạt động

TD là Vietinbank, Vietcombank và BIDV, trong đó thể hiện rõ các văn bản nội bộ đã ban hành về hoạt động TD. Kết quả nghiên cứu cho thấy ba NH này đã ban hành đầy đủ các văn bản nội bộ về hoạt động TD theo quy định.

Báo cáo tình hình quản trị của các NH khác không thể hiện nội dung về sự ban hành các văn bản nội bộ về hoạt động TD nên tác giả không thu thập được. Tuy nhiên, theo ý kiến của các chuyên gia, các NH đều ban hành đầy đủ các văn bản nội bộ về hoạt động TD theo quy định. Mỗi quyết định, quy chế…đều lồng ghép các thủ tục kiểm soát chặt chẽ. Cụ thể về các văn bản đã ban hành về hoạt động TD của một NH như sau:

Bảng 4.7. Thủ tục kiểm soát được cài đặt trong các văn bản nội bộ quy định về hoạt động tín dụng

STT

Văn bản	Thủ tục kiểm soát
Văn bản	Ủy quyền và phê duyệt	Phân chia trách nhiệm	Xác minh	Đối chiếu	Định dạng trước	Kiểm soát vật chất	Kiểm tra và theo dõi
1	Chính sách TD	x	x	x	X	x	x	x
2	Quy chế cho vay đối với KH	x	x	x	X	x	x	x
3	Quy trình TD	x	x	x	X	x	x	x
4	Quy trình kiểm tra giám sát vốn vay	x	x	x	X	x	x	x
5	Biểu mẫu hợp đồng TD	x	x	x	X	x	x	x
6	Quy chế phê duyệt TD	x	x	x	x	x	x	x
7	Quy định về thứ tự ưu tiên cấp TD theo mức độ rủi ro	x	x	x	x	x	x	x
8	Nghị quyết quy định về hạn mức phán quyết TD cho Ban TD các chi nhánh	x	x	x	x	x	x	x
9	Quy trình tái thẩm định	x	x	x	x	x	x	x
10	Chỉ thị về việc nhiều chi nhánh cấp TD cho một KH	x	x	x	x	x	x	x
11	Chỉ thị của Tổng giám đốc về việc nâng cao chất lượng TD thẩm định và xét duyệt TD	x	x	x	x	x	x	x
12	Hướng dẫn phân loại nợ và trích lập dự phòng RRTD	x	x	x	x	x	x	x
13	Quy trình nhập xuất kho	x	x	x	x	x	x	x

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 215 trang tài liệu này.

TSBĐ
14	Xếp hạng TD nội bộ	x	x	x	x	x	x	x
15	Chính sách kiểm toán nội bộ	x	x	x	x	x	x	x

Nguồn: Tác giả tổng hợp từ quy định của ngân hàng

Các thủ tục kiểm soát được cài đặt trong quy trình tín dụng

Khi xây dựng QTTD, các thủ tục kiểm soát luôn được cài đặt trong QTTD nhằm hướng dẫn nhân viên tác nghiệp, đồng thời đảm bảo nhân viên tác nghiệp sẽ thực hiện theo đúng những thủ tục kiểm soát đã được thiết lập nhằm đảm bảo hợp lý việc đạt được mục tiêu TD của NH.

Các thủ tục kiểm soát được cài đặt trong QTTD tại các NHTMCP:

Ủy quyền và phê duyệt

Thủ tục ủy quyền và phê duyệt được các NH cài đặt trên cơ sở hạn mức TD được giao cho từng cấp có thẩm quyền.

Tại các NH như Techcombank, MB, VPBank, Maritime Bank chi nhánh không có quyền phê duyệt khoản vay. Chi nhánh chỉ thực hiện chức năng kinh doanh, tất cả các khoản vay đều được phê duyệt tập trung ở Hội sở.

Tại các NH như Vietcombank và VIB không thực hiện phê duyệt tập trung tại Hội sở mà cán bộ phê duyệt là người của Hội sở nhưng làm việc tại chi nhánh. Các chi nhánh vẫn được cấp hạn mức phán quyết theo phân quyền. Tùy theo quy mô, năng lực phát triển mà các chi nhánh được cấp hạn mức phù hợp. Giám đốc chi nhánh không có quyền phê duyệt khoản vay.

Các NH như Vietinbank, BIDV, Sacombank và ACB, Giám đốc chi nhánh được toàn quyền với khoản vay trong hạn mức phê duyệt được cấp.

Thủ tục phân chia nhiệm vụ

Thủ tục phân chia nhiệm vụ được thực hiện với sự tách bạch rõ ràng giữa các chức năng kinh doanh, QLRR và tác nghiệp, cụ thể:

Khối kinh doanh – thực hiện chức năng kinh doanh: là các bộ phận có chức năng kinh doanh, chịu trách nhiệm tìm kiếm, phát triển và chăm sóc KH. Bộ phận này sẽ tìm hiểu nhu cầu của KH, thực hiện tư vấn sản phẩm cho KH, hướng dẫn KH hoàn thiện hồ sơ vay vốn, lập báo cáo đề xuất TD

Khối QLRR – thực hiện chức năng QLRR của NH như xây dựng chiến lược, chính sách, quy trình QLRR; quy trình nhận dạng, đo lường, theo dõi, kiểm soát, báo cáo rủi ro và đề xuất hạn mức rủi ro trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

Khối vận hành– thực hiện chức năng tác nghiệp: bao gồm các bộ phận thực hiện các công việc sau khi có phê duyệt đồng ý cấp TD của ban lãnh đạo như soạn thảo hợp đồng TD, hợp đồng thế chấp, công chứng, đăng ký giao dịch đảm bảo, nhập kho TSĐB…đồng thời trực tiếp thực hiện công tác giải ngân, cấp bảo lãnh trên cơ sở các bên liên quan thực hiện đúng và đầy đủ các điều kiện cấp TD đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Thủ tục xác minh, đối chiếu

Thủ tục xác minh được thiết lập qua việc nhân viên xác minh tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, cụ thể:

Xác minh tính đầy đủ của hồ sơ tín dụng:

Các NHTMCP đều ban hành một danh mục các hồ sơ, tài liệu TD mà KH cần cung cấp theo quy định của NH và các quy định khác có liên quan để kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ thực tế KH cung cấp, dựa vào danh mục này, CBTD xác minh tính đầy đủ của hồ sơ TD, tùy theo yêu cầu của mỗi NHTMCP mà hồ sơ TD bao gồm những tài liệu khác nhau, nhìn chung bộ hồ sơ TD thường bao gồm: hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn, hồ sơ tài chính, hồ sơ TSBĐ tiền vay

Xác minh tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ tín dụng

CBTD phải thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ TD qua việc thẩm định tư cách pháp lý của hồ sơ TD như:

Các tài liệu như phương án sản xuất kinh doanh, giấy đề nghị vay vốn, biên bản họp HĐQT thông qua phương án, bao gồm cả phương án vay vốn NH…bắt buộc phải là bản chính và được ký bởi đại diện hợp pháp của bên vay trước pháp luật

Các hồ sơ về TSBĐ có thể nhận bản sao để tiến hành định giá. Tuy nhiên, sau khi ký hợp đồng cầm cố, thế chấp sẽ nhận bản chính và lập giấy biên nhận hồ sơ tài sản. Nhân viên phải đối chiếu bản chính hồ sơ gốc của TSBĐ với bản sao do KH

cung cấp nhằm tránh trường hợp hồ sơ bản chính của TSBĐ của KH đang thế chấp ở NH khác.

Ngoài ra, CBTD cần thực hiện thủ tục xác minh qua việc thẩm định mục đích sử dụng vốn của KH, thẩm định phương án sản xuất kinh doanh hoặc dự án đầu tư, phân tích tình hình quan hệ với NH và thẩm định TSBĐ.

Thủ tục đối chiếu

Nhằm đảm bảo hồ sơ TD KH cung cấp là đầy đủ, chính xác, hợp pháp, hợp lệ, CBTD cần tiến hành đối chiếu các thông tin KH cung cấp với các nguồn như: thẩm định trực tiếp tại địa chỉ KH, từ các cuộc phỏng vấn KH hoặc từ bên ngoài như các phương tiện thông tin đại chúng, Trung tâm Thông tin TD Quốc gia VN, cơ quan thuế, hải quan, các TCTD khác…

Thủ tục định dạng trước:

Thủ tục định dạng trước định dạng sẵn cách tính lãi vay, lãi quá hạn trong hệ thống máy tính…giúp NH giảm thiểu được rủi ro khi tác nghiệp của CBTD.

Thủ tục kiểm soát vật chất:

CBTD căn cứ vào hợp đồng cầm cố nhận tài sản cầm cố và tiến hành thủ tục nhập kho. Sau khi nhận tài sản và hoàn tất thủ tục nhập kho, CBTD tiến hành nhận đầy đủ tài liệu, chứng từ, hồ sơ bản gốc của các bên liên quan đến tài sản cầm cố. Các phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Sau đó, CBTD nhập kho TSBĐ theo quy định của NH.

Yêu cầu KH mua bảo hiểm vật chất và chuyển quyền thụ hưởng cho NH đối với tài sản thế chấp, cầm cố nếu NH có yêu cầu

NH ban hành những quy định về quản lý hồ sơ, lưu giữ TSBĐ như: cán bộ kho quỹ phải lập sổ theo dõi khi nhập kho TSBĐ, mở sổ xuất – nhập tài sản theo đúng quy định, hồ sơ TSBĐ phải được niêm phong theo đúng quy định; định kỳ tiến hành đối chiếu số lượng và giá trị TSBĐ giữa phòng kho quỹ và kế toán.

Hồ sơ TD sau khi thanh lý được đóng thành tập riêng và được lưu trữ theo quy định của NHNN và theo quy định của NH

Thủ tục kiểm tra và theo dõi:

Thủ tục kiểm tra và theo dõi được thực hiện qua việc lãnh đạo TD sẽ luôn rà soát, giám sát phương thức thực hiện của nhân viên cấp dưới, nhằm bao quát được tình hình hoạt động và tiến độ thực hiện công việc của nhân viên, đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, tiến độ và can thiệp kịp thời khi có sai sót xảy ra.

Định kỳ, CBTD phải kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của KH sau khi giải ngân nhằm đảm bảo KH sẽ sử dụng vốn vay đúng mục đích.

Ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động tín dụng

Hạ tầng công nghệ thông tin luôn được các NH ưu tiên chú trọng đầu tư, đảm bảo công tác chấm điểm xếp hạng TD, khởi tạo khoản vay, quản lý TSBĐ, chiết xuất thông tin quản lý danh mục TD, cảnh báo sớm được thực hiện tự động, giảm thiểu lỗi tác nghiệp, thời gian xử lý và nâng cao chất lượng thông tin.

Từ năm 2013 đến năm 2017 là những năm đánh dấu bước phát triển vượt bậc về mặt công nghệ của các NHTMCP. Trong giai đoạn này, một số NH đã hoàn thành các dự án công nghệ lớn nhất từ trước đến nay nhằm hiện đại hóa năng lực hệ thống công nghệ thông tin và tăng cường hệ thống an ninh mạng qua việc lắp đặt hệ thống máy chủ, hệ thống dự phòng, đường truyền dự phòng…như VIB đã hoàn thành dự án thiết lập một trung tâm dữ liệu và trung tâm khắc phục sự cố mới đạt tiêu chuẩn quốc tế giúp NH loại bỏ được rủi ro lớn nhất về mặt công nghệ. MB triển khai các dự án công nghệ thông tin theo giải pháp chiến lược như DW, DR – DC, BPM…

4.2.4. Thông tin và truyền thông

100% NHTMCP đã đầu tư phát triển nên hệ thống mạng nội bộ, theo đó toàn bộ văn bản được ban hành và lưu trữ trên kho tài liệu mạng nội bộ để toàn thể CBNV có thể truy cập và tìm hiểu khi cần thiết. Hệ thống thông tin nội bộ thực sự phát huy hiệu quả trong việc phổ biến các quy trình, đáp ứng nhu cầu lưu trữ, truy xuất nhanh chóng thông qua cách thức tìm kiếm từ khóa. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin sẽ tự động gửi các thông tin liên quan đến hoạt động TD đến CBTD theo phân quyền.

Các thông tin về hoạt động TD nói riêng cũng như hoạt động NH được các NH truyền thông qua báo cáo thường niên, qua trang thông tin của NH, các nguồn thông tấn báo chí hoặc qua các phương pháp truyền thông khác.

Báo cáo thường niên là một trong những phương tiện phổ biến được các NH sử dụng để truyền thông các thông tin về NH. Qua báo cáo thường niên, KH, người muốn tìm hiểu về NH có thể hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động kinh doanh của NH.Tuy nhiên, qua tổng quan nghiên cứu báo cáo thường niên của các NHTM, tác giả nhận thấy báo cáo thường niên được lập khác biệt khá rõ rệt giữa các NH. Một số NH báo cáo chỉ tiêu về hoạt động TD đầy đủ, KH, nhà đầu tư, người muốn tìm hiểu các thông tin có thể biết được tình hình hoạt động của NH. Tuy nhiên cũng có NH chỉ báo cáo sơ sài, báo cáo thường niên không thể hiện báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, không đính kèm thuyết minh báo cáo tài chính hoặc có đăng tải báo cáo thường niên nhưng không thể tải được.

Kết quả nghiên cứu cho thấy, nhóm các NHTMCPNN như Vietcombank, Vietinbank, BIDV có công tác truyền thông về hoạt động TD khá tốt. KH, nhà đầu tư, người muốn tìm hiểu về hoạt động TD của các NH này có thể nắm rõ được tình hình hoạt động TD của NH vì các các báo cáo cần thiết về hoạt động TD đều được các NH này công khai rộng rãi trên trang mạng thông tin.

Một trong những phương thức truyền thông về hoạt động TD là báo cáo thường niên của các NH. Các chỉ số quan trọng liên quan đến hoạt động TD như dư nợ, cơ cấu dư nợ, nợ xấu, thu nhập lãi…đều được hầu hết các NH thể hiện rõ trong báo cáo thường niên. Báo cáo thường niên của NH trước khi công bố trước công chúng đều được các công ty kiểm toán lớn như PWC, KPMG, Earn &Young, Deloitte kiểm toán, thể hiện độ tin cậy của dữ liệu.

4.2.5. Hoạt động giám sát tín dụng

Thực tế, hoạt động TD của các NHTMCP chịu sự giám sát chặt chẽ từ hoạt động giám sát thường xuyên và định kỳ như sau:

Một là, hoạt động giám sát thường xuyên:

Hiện nay, tiến độ thực hiện công việc của CBNV NH chịu sự giám sát rất chặt chẽ. Tùy theo mỗi NH mà định kỳ theo tuần hoặc tháng, CBNV phải báo cáo tiến độ thực hiện công việc cho nhà lãnh đạo trực tiếp. Nhìn chung, đây là cơ hội nhưng cũng là thách thức đối với mỗi CBNV. Với những CBNV nhiệt tâm, có năng lực, luôn được NH hỗ trợ mọi điều kiện để hoàn thành mục tiêu. Mỗi vướng mắc đều được giải đáp kịp thời và cung cấp mọi điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt nhất cho việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Ngược lại, đối với CBNV còn nhiều thiếu sót, năng lực kém thì đây là thách thức lớn vì nếu trong 3 lần liên tiếp không hoàn thành nhiệm vụ được giao, thì NH sẽ thuyên chuyển công tác hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc.

Ngoài chịu sự giám sát thường xuyên của cán bộ quản lý trực tiếp, CBTD còn chịu sự giám sát thường xuyên của bộ phận giám sát từ xa thuộc khối/bộ phận KSNB hoặc/và KTNB, tùy theo quy định của mỗi NH. Bộ phận giám sát từ xa chịu trách nhiệm giám sát tình hình hoạt động TD của chi nhánh qua dữ liệu được truy xuất từ hệ thống thông tin của NH. Từ xa, cán bộ phòng giám sát từ xa có thể giám sát tình hình hoạt động của chi nhánh như cấp TD, huy động, sự thỏa thuận lãi suất, lãi suất cho vay, huy động…nếu phát hiện có sai phạm vi phạm quy chế, quy định của NH, nhân viên giám sát sẽ gọi điện trực tiếp để chi nhánh có thể xử lý kịp thời, ngăn chặn RRTD có thể phát sinh. Cuối mỗi tháng, nhân viên giám sát sẽ lập báo cáo tổng hợp công việc giám sát tại chi nhánh qua các nội dung như: những lỗi sai phạm về hoạt động, các sai phạm đã được khắc phục và hướng xử lý đề xuất báo cáo lên cấp lãnh đạo phụ trách trực tiếp.

Hai là, hoạt động giám sát định kỳ

Hoạt động TD chịu sự giám sát định kỳ bởi khối/bộ phận KSNB và kiểm toán nội bộ, cụ thể:

Khối/bộ phận kiểm soát nội bộ

Khối/bộ phận KSNB có chức năng kiểm tra định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất theo chỉ đạo của BĐH về chất lượng hồ sơ TD của các chi nhánh, nhằm đảm bảo tính