Thực Trạng Công Tác Phát Triển Nguồn Tài Liệu Số Tại Trung Tâm

- Công nghệ được lựa chọn cần có đủ độ tin cậy giúp cho người quản trị hệ thống và kỹ thuật viên trong quá trình xây dựng, duy trì và cung cấp dữ liệu trong suốt quá trình hoạt động của bộ sưu tập số;

- Là một công cụ trong việc tạo lập dữ liệu số trong hoạt động thông tin – thư viện nên các công nghệ cần đáp ứng yêu cầu về mặt chuẩn nghiệp vụ thông tin – thư viện như: biên mục, sắp xếp, lưu thông, quản trị…

- Với yêu cầu chia sẻ, liên thông dữ liệu số thì bắt buộc công nghệ phải đảm bảo dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, các công vụ sao lưu an toàn dữ liệu.

Dựa trên những yêu cầu trên, để xây dựng và duy trì, cũng như khai thác hiệu quả các nguồn tài liệu số và các bộ sưu tập số của mình thì các cơ quan thông tin – thư viện cần phải lựa chọn xây dựng hoàn thiện hạ tầng công nghệ:

- Thiết lập hệ thống mạng cục bộ (Intranet) được kết nối mạnh với mạng Internet toàn cầu với đường truyền tốc độ cao, đủ mạnh cho công tác nghiệp vụ của thư viện và cho phép một lượng người dùng nhất định truy câp cùng lúc. Hiện nay hầu hết các thư viện đại học tại Việt Nam đều có kết nối mạng Internet toàn cầu nhưng việc kết nối giữa Intranet của thư viện và Internet rất hạn chế. Thực tế này cũng diễn ra tại Trung tâm, một số CSDL có thể truy cập từ bất cứ đâu trong phạm vi mạng nội bộ của Nhà trường, nhưng một số CSDL chỉ có thể truy cập tại ngay chính máy tính của Trung tâm;

- Hệ thống máy chủ đủ mạnh được bố trí tại tầng 5 của Trung tâm nhằm đáp ứng yêu cầu của việc tự xây dựng các bộ sưu tập, lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu và quản trị người dùng. Sử dụng các phần mềm có bản quyền, được cấp phép và hữu ích cho quá trình sử dụng lâu dài.

- Xây dựng cổng truy cập đến bộ sưu tập. Có thể là những liên kết đến trang Web chủ chứa bộ sưu tập; có thể là trang chủ của chính cơ quan thư viện đó; hoặc là một trang dành riêng cho việc truy cập bộ sưu tập số của thư viện.

Hai cổng truy cập vào hệ thống CSDL của trung tâm: Một là cổng truy cập CSDL thư mục tại địa chỉ http://opac.utc.edu.vn/opac, có thể truy cập từ mạng máy tính từ bất kỳ đâu; Hai là cổng truy cập CSDL toàn văn tại địa chỉ http://opac:8088/dlib, chỉ có thể truy cập và sử dụng tại mạng nội bộ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

- Lựa chọn phần mềm quản trị và xây dựng bộ sưu tập số phù hợp nhất với thư viện. Hiện nay có rất nhiều phần mềm phục vụ cho công việc này, kể cả các phần mềm trả tiền và các phần mềm mã nguồn mở. Trung tâm hiện đang sử dụng hai phần mềm cho việc xây dựng các CSDL thư mục và phát triển, quản lý các CSDL toàn văn là Ilib 4.0 và Dlib của công ty CMC

- Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng một số phần mềm và chương trình làm việc trên máy tính khác xử lý các CSDL. Tuy nhiên, một công nghệ quan trọng cho việc số hóa tài liệu là máy số hóa và xử lý tài liệu sau số hóa lại chưa được Trung tâm đầu tư mua về mà mới nằm trong dự định của mình.

2.1.6. Yếu tố sở hữu trí tuệ và bản quyền

Trong việc phát triển, phục vụ và chia sẻ nguồn lực tài liệu số của các cơ quan thông tin – thư viện, để không vi phạm về sở hữu trí tuệ và bản quyền tác giả, các cơ quan thông tin – thư viện cần hết sức lưu ý tới vấn đề sở hữu trí tuệ và bản quyền. Đối với các tài liệu dạng số, vấn đề về sở hữu trí tuệ và bản quyền cực kỳ nhạy cảm và được đề cập đến rất nhiều.

Để tránh việc vi phạm, các cơ quan thông tin – thư viện yều cầu cần có các chính sách liên quan để giúp giải quyết các vấn đề thực tiễn cụ thể trong những tình huống khác nhau và giúp cho việc thống nhất kế hoạch phục vụ tại các bộ phận chức năng trong việc phục vụ người dùng tin sử dụng tài liệu số của mình.

Dưới góc độ quản lý, yếu tố sở hữu trí tuệ và bản quyền tác động đến việc xây dựng, khai thác và chia sẻ tài liệu số ở việc xây dựng các chính sách liên quan đến những yếu tố về sở hữu trí tuệ và bản quyền đó tại Trung tâm như:

- Chính sách về quyền truy cập

- Chính sách về sử dụng các sản phẩm thông tin;

- Chính sách đối với dịch vụ sao chụp tài liệu;

- Chính sách đối với dịch vụ cho thuê và mượn tài liệu;

- Chính sách đảm bảo an toàn thông tin nhằm hạn chế các vi phạm.

Bản quyền là một trở ngại đối với việc phát triển thư viện số, bởi vì thư viện số bị ràng buộc bởi những điều khoản của luật bản quyền có liên quan đến việc xuất bản lại các tư liệu dưới hình thức mới, không có phép. Một thư viện phải dung hoà giữa quyền sở hữu trí tuệ và quyền lợi của người dùng tin.

2.1.7. Yếu tố về quản lý

Trong yếu tố về quản lý bao gồm cả yếu tố về con người, trong đó quan trọng là yếu tố về trình độ cán bộ.

So với việc xử lý và phục vụ các tài liệu truyền thống, việc phát triển và phục vụ tài liệu số yêu cầu một đội ngũ cán bộ và cách thức làm việc tương đối khác. Mặc dù được sự hỗ trợ của công nghệ, tuy nhiên các cán bộ thư viện vẫn là nhân tố chính trong quản trị các thông tin số này. Công việc chủ yếu của họ:

- Lựa chọn, bổ sung, bảo quản, tổ chức và quản lý tài liệu số - bộ sưu tập số dựa trên cơ sở hỗ trợ của công nghệ;

- Thiết kế kết cấu kỹ thuật cho mô hình thư viện số bên cạnh một thư viện truyền thống, sự liên kết giữa các bộ sưu tập;

- Xử lý nội dung của tài liệu, bộ sưu tập cụ thể theo các chuẩn;

- Lập kế hoạch, thực hiện xây dựng và hỗ trợ các dịch vụ, tư vấn, chuyển giao, chia sẻ…

- Bảo vệ sở hữu trí tuệ, bản quyền tác giả đối với các tài liệu số trong môi trường mạng; Và đảm bảo an ninh thông tin và sự thông suốt của việc khai thác, chia sẻ.

Để có được nguồn tài nguyên thông tin số, nhà phát triển bộ sưu tập – Trung tâm phải thực hiện hàng loạt các công đoạn khác nhau, từ công tác quản trị đến cấp phát dữ liệu.

Hiện nay, tại Trung tâm việc xây dựng, quản trị và cấp quyền truy cập tới các CSDL số đều do Phòng Nghiệp vụ thực hiện. Đối với các CSDL số toàn văn thì Trưởng phòng nghiệp vụ là người duy nhất thực hiện việc quản trị và cấp quyền truy cập, sử dụng. Ban Giám đốc chỉ chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra và đưa ra các quyết định đối với toàn bộ nguồn tài liệu nói chung.

Yếu tố quản lý và con người còn tác động tới việc phát triển, duy trì và khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số ở chỗ nó quyết định đến việc có phát triển hay không những bộ sưu tập tài liệu số này, phát triển như thế nào, định hướng cho phép phát triển đối với những bộ sưu tập số…Như vậy, bên cạnh yếu tố về công nghệ thì yếu tố về quản lý và con người giữ vai trò quyết định đến việc hình thành và sử dụng các nguồn tài liệu số tại các cơ quan thông tin – thư viện.

2.2. Thực trạng công tác phát triển nguồn tài liệu số tại Trung tâm

2.2.1 Các nguyên tắc phát triển và lựa chọn tài liệu số

2.2.1.1 Nguyên tắc phát triển tài liệu số

Trong khi xây dựng và phát triển nguồn tài liệu số của mình, điều quan trọng đối với các cơ quan thông tin – thư viện là phải xem xét các nguyên tắc nhằm sử dụng dễ dàng và có giá trị lưu trữ lâu dài.

Ngoài việc bổ sung hàng năm các tài liệu bằng giấy truyền thống, Trung tâm cũng chú trọng xin kinh phí và tập trung cho việc xây dựng các CSDL điện tử, CSDL số và các dạng tài liệu điện tử khác cho riêng mình bằng các nguồn chủ yếu sau: Giáo trình chính thống của các giảng viên giảng dạy trong trường, luận án, luận văn được bảo vệ tại trường hoặc nơi khác, các đề tài nghiên cứu khoa học từ cấp Bộ trở nên, tài liệu dạng Free từ Internet được Trung tâm tải về…

Trung tâm xác định được các dạng tài liệu tiêu biểu để xây dựng các bộ sưu tập số trong đó tập trung vào các tài liệu là: Các luận án, luận văn; đề tài nghiên cứu khoa học do giảng viên, sinh viên trong trường thực hiện; các tạp chí chuyên ngành nước ngoài; dữ liệu trong đĩa CD-ROM; các giáo trình chính thống giảng dạy trong trường…

Phân tách rõ ràng giữa hệ thống máy chủ lưu trữ dữ liệu với giao diện người dùng thực hiện khai thác và sử dụng dữ liệu số được lưu trữ và cho phép khai thác.

Xây dựng giao diện tìm kiếm hợp lý, dễ dàng với các phương pháp tìm kiếm tiên tiến.

Có quan điểm phát triển tài liệu số lấy người dùng tin làm trung tâm trong suốt quá trình phát triển và phục vụ.

Khi tiến hành khai thác nguồn tài liệu số tại các trang Web mua hạn sử dụng theo hợp đồng hoặc khai thác tài liệu số lưu tại máy chủ của Trung tâm, các đường liên kết phải được ghi lại, giữ gìn, tổ chức và tổng quát hóa.

Các nguyên tắc xây dựng và phát triển tài liệu số của TTTT-TV ĐHGTVT chưa được xây dựng rõ ràng mà chỉ dựa trên những định hướng ưu tiên của Trung tâm đối với việc hình thành kho dữ liệu số cho riêng mình. Chính vì vậy mà Trung tâm cần xây dựng các nguyên tắc chính thức cho việc xây dựng kho dữ liệu số của mình nhằm tiến tới xây dựng một thư viện số.

2.2.1.2. Nguyên tắc lựa chọn tài liệu số

Trung tâm tiến hành phát triển các nguồn tài liệu số của mình dựa theo tiêu chí nhóm người dùng tin mà Trung tâm đang muốn hướng đến. Cụ thể theo thứ tự ưu tiên như sau:

Cán bộ quản lý, Giảng viên và nghiên cứu

Học viên cao học, Nghiên cứu sinh

Sinh viên

Đối tượng khác

Sinh viên: Trương Quang Ảnh Trang 46

Dựa theo tiêu chí tình trạng bản quyền của tài liệu: Theo luật Sở hữu trí tuệ của Việt Nam năm 2005, điều 25 khoản (a) và (đ) có quy định: Những trường hợp sử dụng các tác phẩm đã công bố không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút và thù lao như sau:

a) Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy cá nhân;

đ) Sao chép để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu;

Dựa theo tiêu chí bản quyền của tài liệu, TTTT-TV ĐHGTVT đã vận dụng để sao chép và tải về một số CSDL trực tuyến và sách điện tử trong quá trình sử dụng như: Sách điện tử KNOVEL: ENGINEERING Subject Area Collection, Digital Engineering Library (DEL),…

Dựa theo tiêu chí nội dung tài liệu: Trên cơ sở xác định nhóm người dùng tin chiến lược mà Trung tâm lựa chọn các chủ đề tài liệu theo nội dung tài liệu phục vụ chủ yếu; tài liệu phục vụ phát triển giáo trình, bài giảng; tài liệu có tần suất sử dụng cao…Nội dung chủ yếu gồm:

- Các tiêu chuẩn trong lĩnh vực giao thông vận tải, điều chỉnh giao thông, quy hoạch giao thông và các tiêu chuẩn liên quan tới kỹ thuật xây dựng;

- Các tiêu chuẩn trong lĩnh vực tự động hóa, điện, điện tử;

- Các kỹ thuật thi công trong giao thông vận tải;

- Các tài liệu là các tạp chí, sách điện tử cập nhật các kỹ thuật mới về chuyên ngành mà trường đang đào tạo và có dự định mở rộng đào tạo trong tương lai.

Theo tiêu chí dạng tài liệu ưu tiên: TTTT-TV ĐHGTVT chưa có ý định số hóa toàn bộ kho dữ liệu của mình mà chỉ số hóa một số đầu tài liệu được xem là cần thiết và có khả năng sử dụng cao.

Trung tâm hiện nay tập trung triển khai việc số hóa các dạng tài liệu sau:

- Các luận án, luận văn của nghiên cứu sinh bảo vệ tại trường;

- Các đề tài nghiên cứu khoa học do giảng viên, cán bộ, sinh viên trong trường thực hiện từ cấp Bộ trở lên;

- Tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học được tổ chức tại trường;

- Tài liệu tiêu chuẩn, quy phạm trong giao thông vận tải;

- Số hóa dữ liệu trong các đĩa CD-ROM đi kèm các tài liệu luận án, luận văn…;

- Xử lý các giáo trình chính thống của trường thành các tài liệu số dạng Full text có thể đọc Online hoặc Offline;

- Sách điện tử tiếng Anh là chủ yếu.

2.2.2. Các phương thức phát triển tài liệu số

2.2.2.1. Phương thức mua bán, trao đổi

Nguồn tài liệu số thông qua mua bán, trao đổi là một trong những nguồn quan trọng nhất.

Trung tâm thông qua kinh phí của Dự án hỗ trợ giáo dục đại học mức C năm 2004 đã tiến hành ký kết hợp đồng mua quyền sử dụng và truy cập một số các CSDL toàn văn là các Tiêu chuẩn trong giao thông vận tải, kỹ thuật điện và một số sách điện tử chuyên ngành. Bao gồm: