Thực Trạng Công Tác Phát Triển, Khai Thác Và Chia Sẻ Nguồn Tài Liệu Số Tại

NỘI DUNG

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN, KHAI THÁC VÀ CHIA SẺ NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI TRUNG TÂM

THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1. Các yếu tố tác động đến công tác phát triển, khai thác và chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm

2.1.1. Yếu tố chính sách, cơ sở pháp lý về sự nghiệp thông tin-thư viện

Trong những năm gần đây, được sự quan tâm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, ngành văn hóa nước nhà ngày càng đạt được những thành tựu quan trọng, phát triển mạnh mẽ về mọi mặt. Hoạt động thông tin – thư viện cũng được sự quan tâm đó, ngày càng phát triển đáp ứng nhu cầu thông tin của xã hội. Chính sách của Đảng và Nhà nước có những tác động hết sức to lớn đến sự nghiệp thư viện nước ta.

Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin của người dùng tin thì các loại hình sản phẩm, dịch vụ mới trong thư viện cũng ra đời. Trong đó có tài liệu số, tài liệu điện tử đã góp phần to lớn làm thay đổi bộ mặt của thư viện Việt Nam ngày nay. Vì vậy, những chính sách của Đảng và Nhà nước cũng cần có những tác động đến lĩnh vực này.

Năm 1993, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 25/QĐ – TTg ngày 19/01/1993 về một số chính sách nhằm xây dựng và đổi mới sự nghiệp văn hóa nghệ thuật Việt Nam.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

Pháp lệnh Thư viện ra đời chính là cơ sở pháp lý quan trọng cho sự phát triển của sự nghiệp thư viện Việt Nam. Tại chương IV điều 23 của Pháp lênh có quy định: “Thư viện hoạt động bằng ngân sách nhà nước, được thu phí với

các hoạt động dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu, biên dịch phù hợp với pháp luật về bảo vệ quyền tác giả, biên soạn thư mục; phục vụ tài liệu tại nhà hay gửi qua bưu điện và một số dịch vụ khác theo yêu cầu của người sử dụng vốn tài liệu thư viện”.

Chỉ thị số 58 – CT/TW của Bộ Chính trị về “ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước”.

Quyết định số 56/2007/QĐ-TTg ngày 03/05/2007 về Chương trình phát triển công nghiệp nội dung số Việt Nam đến năm 2010. Trong đó nhấn mạnh đến vai trò, tầm quan trọng của nội dung số, ngân sách và chính sách phục vụ cho việc phát triển công nghiệp nội dung số, nguồn thông tin số.

Trong những năm qua, các chính sách của Đảng và Nhà nước cũng quan tâm chú trọng đến việc thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng các mô hình thư viện hiện đại:

- Chính sách phát triển nguồn lực thông tin: Xác định nguồn lực thông tin không chỉ bao gồm các tài liệu in ấn truyền thống mà cả các tài liệu điện tử, tài liệu số như các CSDL trên CD-ROM, nguồn thông tin trên mạng.

- Chính sách xây dựng mạng: xem đây là nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện trong giai đoạn đến năm 2015, tập trung đầu tư các mạng nội bộ, mạng diện rộng, tiến tới xây dựng mạng toàn quốc kết nối mọi thư viện.

Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải luôn luôn xác định việc phát triển một nguồn lực thông tin số, trong đó có các bộ sưu tập số do Trung tâm tự xây dựng dựa trên cơ sở các tài liệu nội sinh thu được trong thời gian qua là một trong những mục tiêu hàng đầu. Trên thực tế, mặc dù chưa

xây dựng cho mình một chính sách cụ thể cho việc phát triển, khai thác và tiến tới chia sẻ nguồn tài liệu số cho mình nhưng Trung tâm cũng bắt đầu tiến hành các công việc ban đầu cần thiết cho công tác này. Trong những năm qua, đặc biệt là giai đoạn 2003 – 2006, Nhà trường đã dành nhiều chính sách ưu tiên cho phát triển thư viện, tạo điều kiện xây dựng cơ sở vật chất, tự động hóa hoạt động thông tin – thư viện và phát triển ban đầu một hệ thống nguồn tài liệu số hóa. Nhưng chính sách cụ thể chưa có nhưng nằm trong các chính sách chung về phát triển nguồn lực thông tin có sự ưu tiên nhất định đối với nguồn tin số hóa. Chính sách trong việc nộp các CD-ROM bên cạnh nộp các cuốn luận án, luận văn lên thư viện là một minh chứng cụ thể; chính sách khuyến khích giảng viên, cán bộ chuyển bài giảng điện tử của mình lên thư viện hoặc chuyển các tài liệu từ các hội thảo khoa học lên thư viện…

Để công tác này tại Trung tâm đạt hiệu quả cao, những chính sách về sự nghiệp thông tin – thư viện của Đảng và Nhà nước có vai trò định hướng, những chính sách sát sao của Ban Giám hiệu trường và Ban Giám đốc là cơ sở quan trọng.

2.1.2. Yếu tố chức năng, loại hình và quy mô thư viện

Việc xây dựng mô hình thư viện số với các nguồn tài liệu số, các bộ sưu tập số phụ thuộc rất lớn vào chức năng, loại hình và quy mô của mỗi thư viện.

Mỗi thư viện phụ thuộc vào chức năng của mình để xác định mục tiêu, chiến lược để phát triển nguồn tài liệu số. Từ chức năng của mình, thư viện lựa chọn loại tài liệu nào là phù hợp nhất để số hóa hoặc xây dựng nên các bộ sưu tập số. Căn cứ vào loại hình, quy mô và năng lực để có chính sách phù hợp.

Việc phát triển và khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số là một quá trình lâu dài, đòi hỏi một nguồn lực từ nhân lực, kinh phí, công nghệ.

Xác định những mặt mạnh, mặt yếu của thư viện mình về công nghệ, nội dung, nguồn tin, nguồn nhân lực;

Nhận diện nhóm người dùng tin chủ yếu nhất sử dụng thường xuyên và nhiều nhất các bộ sưu tập số sau khi được hình thành. Mỗi loại hình thư viện lại có những người dùng tin riêng và có nhu cầu tin khác biệt.

Căn cứ vào loại hình, quy mô của thư viện mà có nguồn ngân sách và chính sách phù hợp nhất. Những hệ thống tài chính thường cho phép các thư viện hoạt động dưới một lượng ngân sách nhất định, tùy vào loại hình, quy mô và mục đích tồn tại của thư viện đó.

Mỗi loại hình thư viện có những nhiệm vụ, yêu cầu và chức năng khác nhau trong việc phát triển nguồn lực thông tin và phục vụ người dùng tin. Quy mô của thư viện cũng tác động rất nhiều đến việc xây dựng và phát triển các nguồn tài liệu số. Nói đến quy mô của thư viện là nói đến thực lực và tiềm năng của thư viện. Qua thực tế khảo sát, tại Trung tâm có một số điều kiện nhất định về mặt chủ trương, công nghệ và nhân lực cho việc phát triển nguồn tài liệu số và tiến tới xây dựng một thư viện số kết hợp với mô hình thư viện truyền thống được tự động hóa cao.

Theo đó, là một loại hình thư viện trường học với chức năng thu thập, xử lý và cung cấp nguồn tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu trong phạm vi trường đại học mình; Trung tâm thường ưu tiên cho việc phát triển các tài liệu số có nội dung phù hợp với chương trình đào tạo của Nhà trường; ưu tiên phát triển các tài liệu là các luận án, luận văn và các bài giảng trong trường; trước mắt ưu tiên việc phục vụ cho cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường và tiến tới liên kết chia sẻ với các thư viện đại học khác.

Dựa vào loại hình và chức năng của mình mà Trung tâm xây dựng các chính sách và có quan điểm phù hợp cho công tác phát triển tài liệu số, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ gắn liền với quá trình khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu này.

Quy mô của Trung tâm hiện nay không phải là nhỏ, có thể nói là một trong những đơn vị lớn tại miền Bắc với vốn tài liệu phong phú, được đầu tư hợp lý và có cơ sở vật chất đầy đủ, hiện đại. Điều đó tạo điều kiện cho Trung tâm phát triển tài liệu số của mình dựa vào phương thức mua, bán và số hóa các nguồn dữ liệu sẵn có của mình. Bên cạnh đó, với quy mô là một thư viện trường đại học nằm trong cơ cấu trường học nên cũng có những điều kiện về kinh phí, nhân lực và chính sách nằm trong cơ cấu này.

2.1.3. Yếu tố người dùng tin và nhu cầu tin

Đối với Trung tâm, với những đối tượng người dùng tin đặc thù là cán bộ giảng viên, học viên và sinh viên nên việc phát triển các nguồn tài liệu số cần phụ thuộc vào nhu cầu của những đối tượng này. Dựa trên những chức năng, nhiệm vụ phục vụ giáo dục, đào tạo và nghiên cứu của Trường để xây dựng và phát triển các nguồn tài liệu số phù hợp.Sự tác động của người dùng tin và nhu cầu tin tới việc xây dựng, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung tâm thể hiện ở nhiều khía cạnh:

Nội dung của thông tin, nguồn tài liệu được cung cấp: Đối với những nhóm người dùng tin khác nhau thì nhu cầu thông tin cũng khác nhau, thông tin đặc trưng cho đối tượng – thuộc tính, thông tin cần được xử lý cũng khác nhau. Điều đó phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của người dùng tin. Đối với nguồn tài liệu số, chúng có nội dung hết sức đa dạng, phong phú. Và, không phải loại thông tin nào cũng được phát triển, xây dựng để trở thành một tài liệu số, mà

từng cơ quan thư viện dựa vào đặc trưng nhu cầu người dùng tin của cơ quan mình mà có chính sách phù hợp trong việc phát triển nguồn tài liệu số, đặc biệt là về nội dung của những tài liệu này. Đối với Thư viện Đại học Giao thông Vận tải, các tài liệu số mà thư viện hướng tới là các tài liệu có nội dung về các tiêu chuẩn trong ngành giao thông, vận tải, các kỹ thuật xây dựng tiên tiến và được cập nhật thường xuyên…

Hình thức thông tin được cung cấp: Đối với nguồn tài liệu số hình thức mà người dùng tin thường sử dụng là trên máy tính điện tử, một số phương tiện đa phương tiện. Những hình thức này có thể là các CSDL thư mục trực tuyến hay Offline, CSDL toàn văn, CSDL trên đĩa CD-ROM… Những hình thức này hiện nay lại rất được đa số người dùng tin của thư viên ưa chuộng.

Hình thức cung cấp thông tin: Đối với đa phần người dùng tin hiện nay, tâm lý của họ là được tiếp cận và sử dụng nguồn tin ngay tại nhà hoặc tại chính nơi mình làm việc và thậm chí là bất kỳ đâu. Tài liệu số và các bộ sưu tập số hiện nay hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu này thông qua các hình thức cung cấp thông tin từ xa, thông tin trực tuyến, khai thác qua máy tính và mạng máy tính cục bộ hoạc toàn cầu. Trung tâm hiện nay cần mở rộng hơn các hình thức cung cấp thông tin của mình, trong đó có thông tin dạng số.

2.1.4. Yếu tố kinh phí, đầu tư tài chính

Như đã nêu ở phần trên, những hệ thống tài chính thường cho phép các thư viện hoạt động dưới một lượng ngân sách nhất định. Việc phát triển các tài liệu số thường gắn với việc mua các quyền sử dụng hoặc quyền được số hóa; việc mua các quyền sử dụng này thường được thực hiện dựa trên cơ sở hàng năm. Ngoại trừ mạng Internet cho phép truy cập miễn phí, các vấn đề mà

người phát triển các nguồn tài liệu số gặp phải là khi tiến hành lập ngân sách cho việc phát triển bộ sưu tập.

Trên thực tế bất kỳ một hoạt động phát triển nguồn tài liệu số nào đều phụ thuộc vào tính khả thi của các chính sách ngân sách. Nhưng ngân sách tài chính của cơ quan không phải lúc nào cũng đáp ứng được yêu cầu của người xây dựng và nhu cầu sử dụng của người dùng tin. Vì vậy, ngân sách cần đảm bảo được tính cân đối giữa các loại hình/khổ mẫu tài liệu và hình thức truy cập.

Việc xây dựng chính sách về kinh phí và đầu tư về tài chính còn được xác định bởi các yếu tố sau đây:

- Việc ai sẽ là người ra quyết định cho việc duyệt chi ngân sách và mua nguồn tài liệu số của cơ quan. Có thể đó chính là thủ trưởng của cơ quan, nhưng đó có thể là người đứng đầu của một hệ thống cơ quan sự nghiệp mà cơ quan thư viện chỉ là một bộ phận trong đó. Ví dụ: một Trung tâm Thông tin – Thư viện của một trường Đại học được duyệt chi ngân sách bởi Hiệu trưởng của trường đại học đó.

- Giá cả của nguồn tài liệu điện tử, của bộ sưu tập đó thường cao hơn rất nhiều so với các tài liệu in ấn truyền thống khác. Nhưng xem xét đến những yếu tố thuận lợi và những lợi ích to lớn mà các nguồn tài liệu này mang lại trong tương lai thì xứng đáng để đầu tư ngân sách cho việc thuê, mua chúng. Cũng có những sản phẩm tài liệu số có trị giá hàng chục ngàn đô la và người mua bị buộc phải trả tiền thuê bao sử dụng dài hạn.

- Sự dao động giá cả ở các nguồn tài liệu số hoàn toàn không thể dự đoán chính xác và nó có thể kéo tỷ lệ lạm phát gia tăng, làm giảm hoặc tăng giá trị các “gói hàng” tài liệu số mà cơ quan đã mua.

Hoạt động của Trung tâm dựa hoàn toàn vào nguồn kinh phí do Nhà trường cấp cho hàng năm. Trong đó kinh phí cho việc phát triển các tài liệu số cũng nằm trong nguồn kinh phí này. Một số CSDL toàn văn hiện có của Trung tâm được mua bằng nguồn vốn tài trợ từ Dự án mức C những năm 2006 – 2009.

Trung tâm hoàn toàn không có nguồn kinh phí cố định hàng năm dành cho phát triển nguồn tài liệu số của mình.

Thực tế, nguồn kinh phí hằng năm hoặc theo thời gian hoặc dự án cho việc phát triển nguồn tài liệu số tại Trung tâm chưa được quan tâm đúng mức. Không có một mức kinh phí cố định nào cho công việc này, vì vậy hiện nay việc xác định đầu tư tài chính cố định cho công tác này tại Trung tâm cần được thực hiện nghiêm túc.

2.1.5. Yếu tố về công nghệ

Yếu tố về công nghệ giữ vai trò then chốt và quyết định đến việc tạo lập, duy trì và tiến hành khai thác, cũng như chia sẻ nguồn tài liệu số. Nếu không có công nghệ, dù có đầy đủ về con người thì cũng không thể thực hiện được việc xây dựng dữ liệu thông tin số. Bởi vì, nguồn tài nguyên thông tin số - tài liệu số chỉ tồn tại trên môi trường công nghệ hiện đại, phù hợp.

Đối với công nghệ cho việc tạo lập và vận hành nguồn tài liệu số cần phải đáp ứng các yêu cầu:

- Công nghệ là công cụ, môi trường để đảm bảo tốt nhất cho các tài liệu số sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng cho duy trì, kiểm soát và thuận tiện cho người dùng tin tiếp cận, sử dụng;