Cơ Sở Lý Luận Và Thực Tiễn Của Xử Lý Tài Liệu Tại Trung Tâm Thông Tin

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

1.1 Những vấn đề lý luận về xử lý tài liệu

1.1.1 Khái niệm xử lý tài liệu

Xử lý tài liệu là các kỹ năng / nghệ thuật nhằm ghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm được, kiểm soát được không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các thông tin ấy. [31, tr.19]

Xử lý tài liệu là công đoạn trong hoạt động dây chuyền thông tin tư liệu, bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu:

1.1.1.1 Xử lý hình thức tài liệu

Xử lý hình thức tài liệu hay còn gọi là mô tả hình thức / thư mục tài liệu là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp NDT dễ dàng tìm thấy tài liệu mình cần và có khái niệm ban đầu về tài liệu để phân biệt với tài liệu khác trước khi nghiên cứu nội dung của tài liệu đó. [31, tr.19-20]

Các thông tin đặc trưng của tài liệu như: tên tác giả, trách nhiệm của người biên soạn, tên tài liệu, các thông tin về xuất bản(nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản), nguồn gốc, đặc điểm vật lý, dạng tài liệu…

Mục đích của xử lý hình thức tài liệu là để kiểm soát thư mục của cá nhân, cơ quan, tổ chức, quốc gia, quốc tế và tổ chức hệ thống trao đổi, tra cứu phục vụ thông tin cho NDT thông qua công cụ kiểm soát thư mục/ các sản phẩm thông tin được xây dựng sau quá trình xử lý như: hệ thống mục lục, các loại hình thư mục,…

Ngoài ra, xử lý hình thức tài liệu còn nhằm mục đích để bổ sung, phát triển nguồn tin và đăng ký tài liệu. Với ý nghĩa như vậy, xử lý hình thức tài liệu có ba chức năng quan trọng:

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 156 trang tài liệu này.

- Chức năng nhận dạng: Sản phẩm sau khi xử lý hình thức tài liệu sẽ là các bản mô tả thư mục cho biết đầy đủ các đặc tính cơ bản của tài liệu gốc từ nhiều phương diện: hình thức, khái quát nội dung, công dụng để giúp NDT nhận dạng tài liệu gốc đó một cách chính xác và dễ dàng phân biệt được với tài liệu khác.

- Chức năng thông tin: Nội dung các thông tin chứa đựng trong các bản mô tả thư mục sau khi xử lý hình thức chính là các thông tin về tác giả, tên tài liệu, phụ đề, nội dung, công dụng, nơi xuất bản, nhà xuất bản, thời gian xuất bản, hình thức vật lý của tài liệu đó…Gián tiếp hoặc trực tiếp thông báo cho NDT những đặc điểm về hình thức và nội dung của tài liệu gốc.

- Chức năng tìm tin: Thông qua các thông tin cơ bản có được sau khi xử lý hình thức tài liệu là các thông tin đặc trưng, chủ yếu của tài liệu cụ thể, NDT sẽ xác định được vị trí lưu giữ các tài liệu gốc mình cần thông qua các phương pháp và kỹ năng tìm kiếm thông tin khác nhau.

Ví dụ:

 Thông qua tên tác giả, NDT có thể nhận biết được một phần nào nội dung cũng như giá trị của tài liệu gốc.

 Thông qua tên tài liệu, NDT có thể xác định được chủ đề tài liệu gốc (đặc biệt các tài liệu khoa học kỹ thuật rất dễ nhận biết chủ đề, nhưng các tác phẩm văn học nghệ thuật thì khó nhận biết hơn)

 Thông qua phụ đề giúp NDT tin biết được mục đích, đối tượng người dùng tin của tài liệu, từ đó phần nào cũng biết được hàm lượng tri thức được đề cập trong tài liệu đó chuyên sâu hay phổ cập

 Thông qua các yếu tố về xuất bản của tài liệu gốc, NDT biết được phần nào nội dung, chủ đề thông tin, tính thời sự và giá trị khoa học của tài liệu gốc…

Đối tượng để xử lý hình thức tài liệu là nguồn tài liệu cấp một như:

- Từng tài liệu/tác phẩm riêng biệt.

- Từng phần của tài liệu (chương, mục,…)

- Từng bài báo, tạp chí trong các ấn phẩm định kỳ hay tiếp tục.

- Các bộ tài liệu/sách hay một nhóm sách

- Tài liệu điện tử, vi phim, vi phiếu

- Băng ghi âm, ghi hình.

- Các đĩa từ, đĩa quang

Tuy nhiên, kết quả của xử lý hình thức tài liệu mới chỉ dừng ở mức cung cấp cho NDT những thông tin đơn giản mang tính hình thức, sơ bộ và dễ dàng tìm kiếm

các tài liệu một khi đã biết tên tác giả hoặc tên tài liệu đó. Còn tìm kiếm toàn bộ các tài liệu về một nội dung, lĩnh vực tri thức cụ thể thì các Bản mô tả thư mục chưa đáp ứng được. Chính vì vậy, bên cạnh xử lý hình thức thì hoạt động xử lý nội dung tài liệu là rất cần thiết và có ý nghĩa quan trọng.

1.1.1.2 Xử lý nội dung tài liệu

Xử lý nội dung tài liệu hay còn gọi là mô tả nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ tư liệu (ký hiệu phân loại, định từ khóa, chủ đề hoặc một sản phẩm thông tin khác ngắn gọn và cô đọng hơn như bản tóm tắt, chú giải, tổng luận...) [31, tr.23]

Mức độ xử lý nội dung tài liệu phụ thuộc vào khả năng đáp ứng của cơ quan thông tin - thư viện và nhu cầu thông tin của NDT.

Mục đích của xử lý nội dung tài liệu là nhằm xác định chính xác nội dung tài liệu đó để:

- Sắp xếp, tổ chức lưu giữ tài liệu theo nội dung.

- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo nội dung chủ đề, khía cạnh nghiên cứu của chủ đề.

- Tổ chức triển lãm, giới thiệu tài liệu theo chủ đề,…

Nội dung hoạt động xử lý nội dung tài liệu bao gồm: Phân loại, định chủ đề, định từ khóa, chú giải, tổng luận, tóm tắt cho nội dung tài liệu. Tuy nhiên, trong khuôn khổ luận văn và thực tế công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng, tác giả chỉ nghiên cứu các công đoạn phân loại, tóm tắt, định từ khóa và định chủ đề tài liệu.

* Phân loại nội dung thông tin/tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân loại cụ thể. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tuỳ thuộc vào nội dung tài liệu đề cập. [31, tr.24]

Phân loại tài liệu là một trong các quy trình xử lý nội dung tài liệu nhằm mục đích tổ chức kho tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chức các hệ thống mục lục, xây dựng CSDL trong các cơ quan thông tin - thư viện nhằm mục đích phục vụ NDT tìm kiếm thông tin đạt hiệu quả nhất. [40, tr.3]

Khung phân loại với các ngôn ngữ tìm tin theo ký hiệu phân loại là một trong những công cụ để xử lý nội dung tài liệu. Ký hiệu phân loại (KHPL) phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung và các khía cạnh khác (hình thức, công dụng) của tài liệu theo từng môn loại tri thức, lĩnh vực khoa học. KHPL là cơ sở xây dựng các phương tiện tra cứu giúp NDT tiếp cận tài liệu theo lĩnh vực tri thức/môn loại khoa học. Quan hệ đẳng cấp giữa các lĩnh vực tri thức thể hiện qua các lớp của ký hiệu phân loại đã tạo cho NDT dễ dàng nhận biết không chỉ các lĩnh vực chuyên môn rộng, bao quát mà còn nhận biết được các lĩnh vực/khía cạnh chuyên môn sâu của tri thức đó. Do đó, các KHPL là lựa chọn tối ưu của các cơ quan thông tin - thư viện để tổ chức mục lục phân loại, xây dựng thư mục theo chuyên đề, tổ chức triển lãm giới thiệu sách theo nội dung hay tổ chức kho mở - một hình thức tổ chức kho thuận tiện cho người đọc tìm kiếm và lựa chọn tài liệu.

* Tóm tắt nội dung tài liệu là trình bày lại nội dung của tài liệu gốc một cách ngắn gọn dưới dạng một bài văn, sao cho người đọc tiếp thu được nội dung đó nhanh nhất, chính xác nhất. [31, tr.31]

Theo Tiêu chuẩn Quốc tế ISO214-1976 thì tóm tắt là trình bày một cách ngắn gọn, đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ một lời bình luận nào từ phía người xử lý.

Như vậy, trong hoạt động thông tin - thư viện, nếu xét về độ sâu xử lý dữ liệu thì tóm tắt là việc phân tích nội dung tài liệu gốc ở mức cao nhất so với các công đoạn khác và là nơi định hình một số sản phẩm và dịch vụ thông tin quan trọng như các CSDL tư liệu, các dịch vụ tư vấn và dịch vụ tìm tin,…

Tóm tắt tài liệu có những chức năng sau:

- Chức năng thông tin: Trong điều kiện bùng nổ thông tin như hiện nay, NDT không thể thỏa mãn khi chỉ được được cung cấp những thông tin về chủ đề nội dung tài liệu. Họ muốn biết sâu hơn về nội dung tài liệu gốc. Vì bài tóm tắt thực hiện chức năng thông báo cho người dùng tin nội dung cơ bản, đầy đủ của tài liệu gốc nên nó là cơ sở đáng tin cậy để họ quyết định có đọc hay mượn hoặc photo tài liệu đó không.

- Chức năng trợ giúp: Đối với NDT

+ Trợ giúp chọn lọc tài liệu: Bằng việc thông báo cho NDT những đặc điểm và nội dung tài liệu gốc, bài tóm tắt giúp NDT loại bỏ những tài liệu không phù hợp, dễ dàng phân loại chúng theo giá trị của nội dung từng tài liệu đối với yêu cầu tin của mình theo thứ tự ưu tiên để thuận tiện cho việc sử dụng và tra cứu, từ đó tiết kiệm được thời gian tìm kiếm tài liệu, hiệu quả sử dụng được nâng cao.

+ Trợ giúp vượt qua “hàng rào” ngôn ngữ: Tài liệu được thể hiện bằng rất nhiều ngôn ngữ trong khi đó không phải NDT nào cũng có thể sử dụng thông thạo. Bài tóm tắt bằng tiếng mẹ đẻ sẽ giúp NDT không phải mất nhiều công sức và thời gian cũng hiểu được đầy đủ và chính xác nội dung tài liệu gốc mà không phụ thuộc vào kiến thức của họ về ngôn ngữ của tài liệu gốc.

+ Không phải tìm đến tài liệu gốc: Trong các bài tóm tắt thông tin và tóm tắt hỗn hợp, nội dung tài liệu gốc thường được miêu tả một cách đầy đủ từ chủ đề đến số liệu kết quả, phương pháp nghiên cứu và phạm vi ứng dụng, bởi vậy trong nhiều trường hợp NDT có thể không cần tìm đọc tài liệu gốc.

Đối với cán bộ thư viện

+ Trợ giúp công vụ: Qua bài tóm tắt, cán bộ thư viện sẽ nắm được nội dung tài liệu có trong kho để chủ động giải đáp cũng như tư vấn thông tin cho người dùng tin.

Bài tóm tắt tạo điều kiện cho cán bộ xử lý nhanh chóng xác định từ khóa/đề mục chủ đề và thuật ngữ tìm tin.

Thuận lợi cho việc làm tổng luận: Với các bài tóm tắt đầy đủ, chính xác về nội dung thông tin tài liệu gốc, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ xử lý khi tiến hành biên soạn tổng luận.

+ Trợ giúp phát triển kỹ năng: Làm tóm tắt giúp cán bộ xử lý hoàn thiện và phát triển kỹ năng viết văn bản và nâng cao trình độ ngoại ngữ.

* Từ khóa là một loại ngôn ngữ tư liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái niệm đơn giản và được trình bày độc lập với nhau.[39, tr.62]

Tài liệu có thể có một hoặc một tập hợp từ khóa. Đó chính là những dấu hiệu để tạo nên các biểu thức tìm tài liệu trong CSDL. Mục đích của công tác định từ khóa là thiết lập điểm truy nhập nội dung tài liệu bằng từ ngữ. Từ điểm truy nhập này, NDT có thể tiếp cận và khai thác tài liệu có nội dung thể hiện bằng tập hợp các từ ngữ phù hợp với yêu cầu của họ.

* Đề mục chủ đề (hay còn gọi là tiêu đề chủ đề) Là một loại ngôn ngữ tư liệu có các đơn vị từ vựng là từ và ngữ dựa trên ngôn ngữ tự nhiên, biểu thị các khái niệm đơn giản hoặc phức tạp được trình bày theo cấu trúc quy định. Cấu trúc của đề mục chủ đề gồm đề mục chủ đề chính và các phụ đề. [39, tr.68]

Như vậy, khác với từ khóa, đề mục chủ đề phản ánh bao quát chủ đề chính và các góc độ nghiên cứu được đề cập trong nội dung tài liệu. Có thể nói, từ khóa chỉ biểu đạt một phần hoặc một mặt nào đó của nội dung tài liệu, còn đề mục chủ đề có khả năng biểu đạt đầy đủ và ngắn gọn nội dung tài liệu. Do đó, đề mục chủ đề đã hạn chế được sự nhiễu tin hơn so với từ khóa trong quá trình tìm tin.

Kết quả của quá trình xử lý tài liệu cho phép NDT nắm được thông tin về mọi mặt của tài liệu: nội dung, công dụng, hình thức để tiến hành lựa chọn chúng hợp với yêu cầu của mình.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác biên mục đòi hỏi các kết quả của quá trình xử lý tài liệu phải được trình bày chặt chẽ theo tiểu chuẩn của khổ mẫu biên mục có thể đọc được bằng máy, đảm bảo tính tương hợp giữa các yếu tố thư mục của biểu ghi, đảm bảo các tiểu chuẩn về trình bày dữ liệu đầu ra và các tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu. Khổ mẫu có thể coi như cấu trúc của biểu ghi đọc máy, là hình thức sắp xếp, trình bày các dữ liệu trên một vật mang tin sao cho máy có thể đọc được.[35, tr.35]

1.1.2 Vai trò của xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin - thư viện nói chung

Trong hoạt động thông tin - thư viện, xử lý tài liệu (XLTL) đóng một vai trò rất quan trọng. XLTL chính là quá trình biến đổi thông tin từ dạng thức ban đầu thành những dạng thức mới nhằm đáp ứng nhiệm vụ của hoạt động thông tin - thư viện. Kết quả của quá trình xử lý sẽ giúp NDT cũng như các cơ quan thông tin - thư viện có thể lưu trữ, quản lý và khai thác tài liệu có hiệu quả.

Ngày nay sự bùng nổ thông tin đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu với sự gia tăng mạnh mẽ các sản phẩm thông tin đã dẫn tới hiện tượng thông tin trùng lặp, lạc hậu, kém chất lượng, khó kiểm soát và cuối cùng là “khủng hoảng thông tin”. Trong các thư viện và cơ quan thông tin, đã có sự thay đổi nhanh chóng về cách thức tổng hợp, bao gói, truy cập thông tin đã kéo theo những thay đổi về phương thức tổ chức tìm kiếm và chuyển giao thông tin. Bản chất và khối lượng của các dòng tin, nguồn tin này không ngừng gia tăng và do vậy để kiểm soát được các dạng tài liệu và các nguồn thông tin hơn bao giờ hết công tác xử lý tài liệu vẫn giữ một vai trò hết sức quan trọng.

Xã hội phát triển cũng làm cho nhu cầu tin (NCT) của người dùng tin (NDT) ngày càng đa dạng và phong phú hơn. Thông tin là phương tiện giúp con người xử lý công việc và ra quyết định. Vì vậy, họ luôn mong muốn nhận được thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhất. Nhưng đứng trước tình hình “khủng hoảng thông tin” như vậy, con người sẽ tốn rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm thông tin phù hợp với nhu cầu. Chính vì vậy, xử lý tài liệu chính là giải pháp hữu hiệu giúp các cơ quan thông tin - thư viện giải quyết được mâu thuẫn trên.

Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung tới khâu phục vụ, xử lý tài liệu là công đoạn khó khăn nhất và có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất tới chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ. Bởi kết quả của quá trình xử lý tài liệu sẽ tạo ra các SP & DVTT. Thông qua hệ thống các sản phẩm và dịch vụ này, Trung tâm có thể đáp ứng nhu cầu của NDT. Tỷ lệ nhu cầu được đáp ứng sẽ phụ thuộc vào chất lượng của công tác XLTL. Do vậy, nếu công tác XLTL được chú trọng tổ chức tốt tất yếu sẽ đưa lại giá trị cũng như hiệu quả thông tin cao. Nó đảm bảo cho độ tin cậy, chính xác và đầy đủ của nguồn lực thông tin được bổ sung và phát triển, tạo ra nguồn tin phù hợp với nhu cầu của NDT.

Trong hoạt động thông tin - thư viện, công tác XLTL đóng vai trò:

- Hỗ trợ việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thông qua các điểm truy nhập: nhan đề, tác giả, thông tin xuất bản, ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề, từ khóa...

- Hạn chế sự nhiễu tin, loãng tin, thông tin lạc hậu, khó kiểm chứng.

- Giúp cho các cơ quan thông tin và thư viện đáp ứng tối đa NCT của NDT cả

về số lượng và chất lượng; tiết kiệm được thời gian, công sức của cán bộ tra cứu tin.

- Khai thác tối đa giá trị của thông tin.

- Đa dạng hoá và gia tăng giá trị các sản phẩm và dịch vụ thông tin.

Không chỉ dừng lại trong phạm vi một thư viện, vai trò của công tác XLTL còn có ảnh hưởng tới khả năng chia sẻ, trao đổi, khai thác biểu ghi thư mục và nguồn lực thông tin trên phạm vi quốc gia và quốc tế. Bộ Văn hóa thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) đã ban hành công văn số 1597/BVHTT “Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam” vào ngày 7 tháng 5 năm 2007 khuyến cáo các thư viện triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC, MARC21, AACR2 nhằm chuẩn hóa công tác XLTL, tăng cường khả năng trao đổi, khai thác và phát triển nguồn lực thông tin.

Thêm vào đó, việc tin học hóa công tác thông tin - thư viện cũng đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác XLTL, tăng độ chính xác, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức cho cán bộ trong việc tổ chức bộ máy tra cứu tin cũng như cho NDT trong việc tra cứu tài liệu, là do:

- Thông tin truyền tải tới NDT được cập nhật liên tục nhờ tốc độ xử lý tài liệu nhanh chóng của máy tính, đảm bảo được tính thời sự của thông tin.

- Người dùng tin có thể tra cứu tin bằng máy tính thông qua các CSDL thay cho tra cứu thủ công trên hệ thống mục lục như trước đây, tiết kiệm được thời gian tra cứu, độ đầy đủ và chính xác cao.

- Với các chức năng lưu trữ của máy tính cho phép tiết kiệm được nhiều diện tích phục vụ tại chỗ cũng như diện tích kho.

- Tăng cường khả năng trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện thông qua hệ thống máy tính nối mạng Internet.

- Với việc ứng dụng những thành tựu của công nghệ trong hoạt động XLTL đã tạo điều kiện thuận lợi và linh hoạt cho việc ra đời các loại hình sản phẩm và triển khai các dịch vụ thông tin phong phú về nội dung, đa dạng và đẹp về hình thức.

1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu

1.1.3.1 Tổ chức công việc

- Việc xây dựng quy trình XLTL hợp lý, khoa học, tận dụng những ưu điểm