Vai Trò Của Xử Lý Tài Liệu Tại Trung Tâm Thông Tin

Nhu cầu tin của nhóm 4 - Sinh viên

Khác với các nhóm NDT kể trên, NCT của sinh viên rất rộng và đơn giản. Họ thường muốn sử dụng các thông tin mang tính dữ kiện, cụ thể, chi tiết. Quá trình đào tạo tại Học viện chia thành 2 giai đoạn: giai đoạn một là 1,5 năm đầu học các môn cơ bản, đại cương và giai đoạn hai là 2,5 năm cuối đi sâu vào từng ngành chuyên ngành cụ thể. Sinh viên năm đầu chủ yếu đọc các sách giáo trình đại cương, cơ bản ở phòng đọc sách giáo trình và tham khảo tiếng Việt. Sinh viên năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành về tài chính - ngân hàng, kế toán kiểm toán, quản trị kinh doanh, hệ thống thông tin kinh tế, Tiếng Anh tài chính ngân hàng,… Loại hình tài liệu khóa luận, đề tài nghiên cứu cũng được nhóm này hết sức quan tâm. Sinh viên của hệ đào tạo và hợp tác quốc tế ITP nhu cầu tin chủ yếu là tài liệu bằng tiếng Anh (tài liệu luyện thi, tài liệu chuyên ngành) tại phòng đọc dành riêng cho sinh viên ITP và các tài liệu tại phòng Ngoại văn.

1.3 Vai trò của xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Ngân hàng

Với nguồn lực thông tin đa dạng cả về số lượng, chất lượng và loại hình, không ngừng gia tăng cùng với sự mở rộng, phát triển các chuyên ngành đào tạo của Học viện, Trung tâm đã thu hút và phục vụ một số lượng đông đảo NDT với khoảng 450 lượt bạn đọc mỗi ngày. Trung tâm là nơi cung cấp tài liệu, thông tin cho toàn bộ cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên, học viên các hệ đào tạo trong trường. Do vậy, công tác xử lý tài liệu có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Hiệu quả của công tác xử lý tài liệu góp phần nâng cao chất lượng thông tin, tạo ra các SP & DV có giá trị, phục vụ tốt cho công tác đào tạo, NCKH, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường.

Trong cơ cấu tổ chức và hoạt động của Trung tâm, Phòng Bổ sung - Biên mục chịu trách nhiệm xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu cho tất cả các loại hình tài liệu bổ sung vào Trung tâm. So với các khâu công tác khác trong hoạt động thông tin - thư viện, công tác xử lý tài liệu là những công việc rất khó khăn, mất nhiều thời gian, công sức. Bên cạnh đó, để làm tốt khâu công tác này đòi hỏi người cán bộ xử lý phải có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mới có thể xử lý và phản ánh

chính xác được thông tin về tài liệu đặc biệt là những thông tin về nội dung tài liệu. Nhận thấy vai trò to lớn của công tác XLTL, ngay từ khi mới thành lập,

Trung tâm đã chú trọng tới việc hoàn thiện chất lượng khâu công tác này. Việc phát triển các nhân tố như con người, công cụ tra cứu, các chuẩn nghiệp vụ…cũng như việc xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin nói chung và tin học hóa công tác XLTL nói riêng đã được Trung tâm quan tâm, triển khai. Đặc biệt, từ năm 2010 cho đến nay công tác này được thực hiện trên phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB 4.0. Việc tin học hóa trong hoạt động thư viện cũng đã góp phần phát huy vai trò của công tác XLTL tại Trung tâm trong việc:

- Kiểm soát và quản lý nguồn lực thông tin.

- Tạo thêm các điểm truy cập phục vụ công tác tra cứu và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chính xác: Với việc sử dụng phần mềm ILIB 4.0 trong quản trị nguồn lực thông tin, Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC tích hợp trên Cổng thông tin được đưa vào sử dụng phục vụ cho công tác tra cứu của người dùng tin. Ngoài các điểm truy cập riêng lẻ là tên tác giả, tên tài liệu, ký hiệu phân loại, chủ đề tài liệu, từ khóa còn có sự kết hợp giữa nhiều yếu tố tìm kiếm như tên tác giả với chủ đề, tên tác giả với tên tài liệu liên kết bằng các toán tử,…

- Thay vì các bản mô tả truyền thống như trước đây của Trung tâm chỉ cung cấp được các thông tin về hình thức, sơ lược về nội dung của tài liệu, thì việc mô tả dữ liệu trên khổ mẫu nhập tin MARC21 của phần mềm ILIB với các trường mô tả hình thức và nội dung đã giúp NDT nắm được khá đầy đủ các thông tin về tài liệu: đặc điểm hình thức, nội dung tóm tắt của tài liệu, lĩnh vực nghiên cứu của tài liệu, đối tượng nghiên cứu của tài liệu.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 156 trang tài liệu này.

- Phục vụ công tác tổ chức và sắp xếp tài liệu theo chuyên ngành tại hệ thống các kho mở của thư viện theo ký hiệu phân loại (kết quả của quá trình phân loại). Hiện nay tất cả các kho của Trung tâm đều tổ chức dưới dạng kho mở, tài liệu được sắp xếp theo chỉ số DDC. Với việc sắp xếp và phân chia kho tài liệu thành các lĩnh vực tri thức theo hệ thống bảng phân loại DDC, Trung tâm đã tạo điều kiện để người dùng tin tiếp cận tới nguồn tài liệu tại các kho theo các lĩnh vực mà họ quan tâm.

- Cho phép triển khai những SP & DVTT tiến tiến, hiện đại: Các cơ sở dữ liệu

thư mục, thư mục chuyên ngành, thư mục môn học; tổ chức các triển lãm giới thiệu sách theo chủ đề; cung cấp các dịch vụ thông tin chọn lọc,...

- Mở ra cơ hội trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa Trung tâm với các cơ quan thông tin - thư viện khác trong nước và quốc tế.

Bên cạnh việc tin học hóa công tác XLTL vấn đề áp dụng các chuẩn (Khung phân loại DDC, quy tắc mô tả AACR2, khổ mẫu MARC21) trong công tác XLTL cũng đã được Trung tâm triển khai áp dụng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác XLTL được dễ dàng hơn, chính xác hơn phát huy hơn nữa vai trò của công tác này trong các hoạt động chuyên môn của Trung tâm.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG‌

2.1 Công tác tổ chức xử lý tài liệu

2.1.1 Đội ngũ cán bộ xử lý tài liệu

Trong tổng số 13 cán bộ của Trung tâm, nhân lực tham gia công tác XLTL gồm 02 cán bộ của Phòng Bổ sung - Biên mục, trong đó 01 cán bộ phụ trách mảng bổ sung và xử lý hình thức tài liệu, 01 cán bộ phụ trách công tác xử lý nội dung tài liệu. Ngoài ra, Giám đốc Trung tâm là người trực tiếp phụ trách và hỗ trợ công tác xử lý tài liệu.

Về trình độ chuyên môn: Cả 03 cán bộ tham gia vào công tác XLTL đều tốt nghiệp đúng chuyên ngành Thông tin - Thư viện và đang theo học Khóa đào tạo thạc sỹ chuyên ngành Thông tin - Thư viện tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.

Về trình độ ngoại ngữ: Trong số 3 cán bộ, có 01 cán bộ có bằng Tại chức ngoại ngữ chuyên ngành Tiếng Anh, 01 cán bộ có trình độ tiếng Anh sau C, 01 cán bộ có trình độ tiếng Pháp sau C.

Về trình độ tin học: 100% cán bộ sử dụng thành thạo máy vi tính cũng như thực hiện các thao tác trên phần mềm thư viện điện tử.

Về kinh nghiệm công tác: 3 cán bộ đều có kinh nghiệm trong công tác XLTL, 1 cán bộ có thâm niên 15 năm làm công tác XLTL.

Đội ngũ cán bộ XLTL có trình độ là điều kiện cơ bản trong việc tạo ra những sản phẩm có chất lượng trong công tác XLTL. Tuy nhiên, với số lượng cán bộ XLTL còn hạn chế, trong khi khối lượng tài liệu gồm cả tài liệu mua và tài liệu biếu tặng từ các nguồn gia tăng qua các năm đã tạo áp lực lớn cho Phòng Bổ sung – Biên mục trong việc vừa đảm bảo tiến độ công việc đồng thời đảm bảo quy trình XLTL cũng như chất lượng biểu ghi tài liệu.

2.1.2 Quy trình chung

Để đảm bảo tính nhất quán, khoa học và tạo điều kiện thuận lợi, giảm bớt công sức lao động cho cán bộ trong việc tiến hành XLTL, Trung tâm đã xây dựng 2 quy

trình XLTL, được tổ chức như sau:

Quy trình biên mục sao chép

Quy trình XLTL theo hình thức biên mục sao chép tại Trung tâm có thể khái lược thành quy trình thể hiện trong sơ đồ sau:

Có

Có biểu ghi trong đó không?

Không

Có

Có biểu ghi trong đó không?

Không

Có

Có biểu ghi trong đó không?

Không

Chuyển sang quy trìKnhhôbniêgn mục gốc

Tài liệu mới

Dán chỉ từ, Barcode

Dán nhãn kho

Đóng dấu và ghi số ĐKCB

Tra trùng trong CSDL thư mục

Tìm trong MLTT của các thư viện cho phép tải biểu ghi về qua cổng Z39.50

Nhập khẩu biểu ghi / Sao chép dữ liệu

Chuẩn hoá biểu ghi, thêm ĐKCB

Tìm qua website của các thư viện khác

Xếp lên giá để chờ in nhãn

Không

Sơ đồ 2.1: Quy trình biên mục sao chép

Tài liệu sau khi đã xử lý kỹ thuật (đóng dấu, dán chỉ từ, Barcode, dán ký hiệu kho) sẽ được tiến hành tra trùng trong CSDL thư mục nhằm đảm bảo tài liệu không bị trùng (một tên tài liệu được mô tả bằng một biểu ghi duy nhất) đồng thời tránh

lãng phí công sức của cán bộ trong việc xử lý thông tin cho cùng một ấn phẩm được nhập về nhiều lần.

Nếu tài liệu đã có trong CSDL thì cán bộ XLTL chỉ cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên biểu ghi đảm bảo không còn sai sót nào và thêm số đăng ký cá biệt của tài liệu mới vào biểu ghi sẵn có.

Nếu thông tin về tài liệu chưa tồn tại trong CSDL, tài liệu sẽ được tiến hành xử lý thông tin sao chép. Trong trường hợp tìm thấy biểu ghi trên CSDL của các thư viện cho phép tải biểu ghi qua cổng Z39.50, cán bộ thư viện đối chiếu và lựa chọn biểu ghi chính xác với tài liệu rồi download biểu ghi về CSDL. Bên cạnh đó có thể tiến hành sao chép dữ liệu thư mục từ mục lục trực tuyến của các thư viện khác trong và ngoài nước qua Internet.

Đối với biểu ghi đã đầy đủ thông tin trên các trường dữ liệu được quy định trong khổ mẫu nhập tin của Trung tâm, cán bộ XLTL chỉ cần xoá bỏ các trường dữ liệu thừa, và chuẩn hoá lại các thông tin thư mục sao cho chính xác, thống nhất với các biểu ghi đã có.

Quy trình biên mục gốc

Với các tài liệu không tìm thấy qua các nguồn sao chép, tiến hành XLTL theo quy trình biên mục gốc gồm các công đoạn: mô tả tài liệu dựa trên quy tắc AACR2, phân loại tài liệu theo Khung phân loại DDC, tóm tắt tài liệu, định chủ đề tài liệu dựa theo Bộ từ điển từ khóa Khoa học & Công nghệ và trình bày dữ liệu theo tiêu chuẩn khổ mẫu MARC21. Đầu ra của hoạt động XLTL chính là dữ liệu thư mục. Biên mục gốc được thực hiện theo quy trình sau:

Tài liệu không có trong các

nguồn sao chép

Tiếp quy trình

Xử lý hình thức

Mô tả tài liệu theo AACR2

Xử lý nội dung

Phân loại

Tóm tắt

Định chủ đề

Nhập dữ liệu vào biểu ghi theo MARC21

Dữ liệu thư mục

Sơ đồ 2.2: Quy trình biên mục gốc

Trong cả 02 quy trình biên mục sao chép và biên mục gốc, sau khi xử lý hình thức và xử lý nội dung cho tài liệu cán bộ xử lý sẽ tiến hành in, dán nhãn xếp giá và bàn giao cho bộ phận Phục vụ mà không qua công đoạn hiệu đính biểu ghi. Mặc dù đây là khâu khá quan trọng đối với công tác xử lý tài liệu, giúp đảm bảo ở mức cao nhất tính chính xác, nhất quán cho CSDL tuy nhiên do số lượng cán bộ hạn chế nên hiện nay khâu công tác này chưa được thực hiện. Do đó, tạo trách nhiệm, yêu cầu rất lớn cho cán bộ XLTL khi vừa XLTL vừa đảm nhiệm vai trò của người hiệu đính biểu ghi.

2.2 Công tác xử lý hình thức tài liệu

Xử lý hình thức tài liệu hay còn gọi là mô tả thư mục vừa là một công đoạn, vừa là một sản phẩm. Với tư cách là một sản phẩm, người ta gọi đó là một chỉ dẫn

thư mục hay một tra cứu thư mục. Nó bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như một vật mang tin. Với tư cách là một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục (Cataloguing). Đó là bước đầu tiên của việc XLTL, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ.

Mô tả thư mục bao gồm các công việc:

 Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu như: tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, khối lượng vật lý,…

 Ghi lại các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu nhập tin, khổ mẫu) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này.

Mô tả thư mục bao gồm các vùng dữ liệu. Đó là những tập con của các dữ liệu tương ứng với các loại chỉ dẫn riêng biệt, mà mỗi yếu tố của nó mô tả một khía cạnh của tài liệu. Các vùng dữ liệu được sắp xếp theo một trình tự logic. Mỗi một loại tài liệu khác nhau thì các vùng dữ liệu này cũng có sự khác nhau. Để đảm bảo kiểm soát tính thống nhất của dữ liệu thư mục nhằm hỗ trợ cho việc trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin, công tác mô tả thư mục phải tuân thủ theo quy tắc mô tả nhất định.

Tại Trung tâm, việc mô tả thư mục từ trước năm 2010 áp dụng chuẩn Quy tắc biên mục ISBD. Tuy nhiên sau khi công văn số 1597/BVHTT của Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) “Về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam” được ban hành vào ngày 7 tháng 5 năm 2007 khuyến cáo các thư viện triển khai áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là DDC, MARC21, AACR2 nhằm chuẩn hóa công tác XLTL, tăng cường khả năng khai thác và phát triển nguồn lực thông tin, Trung tâm đã nghiên cứu và nhận định ISBD không còn phù hợp xu thế chung cũng như đặc điểm xử lý tài liệu của HVNH. Năm 2010, khi phần mềm ILIB 4.0 được đưa vào sử dụng, Trung tâm chính thức áp dụng AACR2 trong mô tả tài liệu, dựa theo bản “ Bộ Quy tắc biên mục Anh - Mỹ rút gọn”.