Thực Trạng Công Tác Tổ Chức Và Bảo Quản Vốn Tài Liệu Tại Trung Tâm Thông

1.2.1.2. Ý nghĩa của công tác tổ chức kho tài liệu

Vốn tài liệu có ý nghĩa to lớn đối với một cơ quan Thông tin-Thư viện, nó duy trì mọi hoạt động của cơ quan đồng thời là động lực giúp cho sự tồn tại và phát triển của mỗi thư viện. Vì vậy, bất kì một thư viện nào cũng phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý.

Tổ chức kho vừa là một hoạt động nghiệp vụ, đồng thời cũng là một nghệ thuật. Bởi lẽ, nó là một loạt các hoạt động nghiệp vụ kế tiếp nhau: nhận và đăng kí tài liệu, xử lý tài liệu, sắp xếp tài liệu sao cho cất được nhiều, dễ cất, dễ bảo quản và mục đích cuối cùng là độc giả có thể sử dụng tối đa các tài liệu mà thư viện có.

Việc tổ chức kho sách khoa học có ý nghĩa quyết định đến các vấn đề sau: Tiết kiệm diện tích, thời gian, nhân lực cho thư viện; Đáp ứng nhu cầu NDT nhanh chóng nhất; Bảo quản kho sách, nâng cao tuổi thọ cho sách.

Bên cạnh đó, công tác tổ chức vốn tài liệu có quan hệ chặt chẽ với các công tác khác, đặc biệt là:

Quá trình sử dụng tích cực của vốn tài liệu thư viện phụ thuộc vào hệ thống mục lục: Khi kho tài liệu đăng kí đầy đủ, thể hiện chính xác trong hệ thống mục lục, cấu tạo kho tin tốt. Sắp xếp có trật tự sẽ đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người dùng tin.

Tổ chức kho tài liệu gắn bó chặt chẽ với công tác bổ sung tài liệu: Bổ sung tài liệu làm cho kho tăng cường về lượng và chất, đến với người dùng tin phụ thuộc vào công tác tổ chức kho. Công tác thông tin-thư viện hoàn thành được nhiệm vụ hoàn toàn dựa vào xác định tài liệu được bổ sung cho kho. Tài liệu có giá trị là tài liệu được sử dụng. Ngược lại, nếu không có giá trị sẽ lãng phí ngân sách, chiếm diện tích kho, tốn công sức bảo quản… Bổ sung tài liệu là xác định phương pháp tổ chức kho (đóng, mở) và có ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức kho tài liệu.

 Nhận thức được ý nghĩa, vai trò của công tác tổ chức vốn tài liệu và vị trí của mình là một trong những trung tâm chuyên ngành về khoa học kỹ thuật phục vụ cho nhà trường đào tạo ra các kỹ sư đầu ngành trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

Trung tâm TT-TV ĐHGTVT luôn chú trọng hoàn thiện lại công tác tổ chức kho sao cho hợp lý nên mục đích tổ chức tài liệu của Trung tâm được đặt ra rất cụ thể nhằm: tạo trật tự cho kho sách, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu, bảo quản lâu dài, tránh mất mát hư hỏng, đồng thời sử dụng lâu dài và tiết kiệm kinh phí. Tuy nhiên, các biện pháp về tổ chức kho phải phù hợp với trình độ nghiệp vụ của Trung tâm.

1.2.2. Công tác bảo quản vốn tài liệu

1.2.2.1. Khái niệm công tác bảo quản vốn tài liệu

Thư viện là nơi chứa đựng một khối lượng lớn tri thức của nhân loại được tích lũy qua nhiều thế hệ được thu thập và tổ chức thành các kho tài liệu. Nhưng để tài liệu đó được thế hệ sau có thể được tiếp thu một cách toàn diện thì cần phải có các biện pháp bảo quản tốt vốn tri thức đó.

Bảo quản tài liệu là hoạt động đóng góp vào việc gìn giữ tài liệu. Bảo quản vốn tài liệu là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vốn tài liệu bình thường có trong kho.

Bảo quản chia làm 2 loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế. Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tài liệu nói chung còn bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hóa tính của tài liệu, nó đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường là các chuyên gia có chuyên môn cao và rất tốn kém.

Về mặt thuật ngữ, bảo quản là tất cả những hoạt động đóng góp vào việc giữ gìn tài liệu

Bảo quản là mọi hoạt động nhằm làm chậm hoặc ngăn cản sự hư hỏng của tài liệu bằng cách cung cấp môi trường hợp lý cho việc lưu giữ tài liệu, những chính sách về sửa chữa, tu bổ, phục chế các tài liệu hư hỏng. Khi tài liệu không thể bảo quản phải chuyển dạng để bảo quản nội dung tài liệu.

1.2.2.2. Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu

Công tác bảo quản là một trong những hoạt động trọng tâm và có ý nghĩa hết sức lớn lao của các thư viện và trung tâm thông tin. Nó góp phần làm cho thư viện tồn tại và phát triển, đáp ứng hiệu quả NCT.

Bảo quản vốn tài liệu xét về phương diện tổng thể chỉ là một khâu trong quy trình nghiệp vụ của cơ quan thông tin thư viện. Một thư viện có quy mô càng lớn, vốn tài liệu càng phong phú đa dạng, tài liệu quý hiếm càng nhiều thì việc tổ chức bảo quản càng phải khoa học, quy trình quản lý càng phải nghiêm ngặt. Chính vì vậy, công tác bảo quản vốn tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nói riêng như sau: Giữ gìn vốn tài liệu thư viện, gìn giữ di sản văn hóa của dân tộc; Tăng cường nguồn lực thông tin, khả năng đáp ứng NCT, phát huy hết vốn tài liệu, giảm được chi phí không cần thiết; Tiết kiệm ngân sách cho thư viện.

Bảo quản là một lĩnh vực tương đối mới mà trong suốt 10 năm qua đã trải qua 1 giai đoạn phát triển nhanh và tính chuyên môn hóa ngày càng tăng, đặc biệt là trong lĩnh vực bảo quản thư viện và lưu trữ. Nhưng một thực tế là cho đến nay lĩnh vực này chưa có hệ thống giáo dục chính thức, quy trình đánh giá chuyên môn hoặc chuẩn mực quốc gia. Chính vì lý do này mà đôi khi rất khó khăn để tìm ra và lựa chọn đào tạo một cán bộ chuyên môn. Vì vậy, công tác bảo quản tổ chức tài liệu muốn được tổ chức tốt thì vấn đề đào tạo cán bộ trong khâu này rất quan trọng. Bên cạnh đấy nó còn đòi hỏi nhiều yếu tố khác như: trang thiết bị, cơ sở vật chất của mỗi một cơ quan thông tin – thư viện.

 Đối với hệ thống Trung tâm thông tin thư viện nói chung và Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nói riêng, tài liệu là một trong bốn yếu tố ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của thư viện nhưng nó lại là sản phẩm rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù nó được cấu thành từ bất cứ chất liệu nào đi nữa thì các yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm họa tự nhiên, các tác nhân hóa học đều có thể gây ra hư hại đến tài liệu.

Với thực tế đó, công tác bảo quản vốn tài liệu đã thực sự trở thành mối quan tâm hàng đầu của những người làm công tác thư viện. Và nhận thức thức được vấn đề đó, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT thường xuyên tiến hành các kê, sửa chữa, phục hồi các tài liệu hư hỏng một cách định kỳ. Cán bộ thư viện thư viện kiểm tra để loại trừ các yếu tố xã hội, hóa học, sinh học, vật lý, gây tổn hại đến tài liệu. Đặc biệt, Trung tâm đã được đầu tư trang thiết bị hiện đại: quạt, máy điều hòa, hệ thống giá mới, … công tác bảo quản được quan tâm nên đã đảm bảo được vốn tài liệu luôn trọng tình trạng được phục hồi.

1.3. Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải

1.3.1. Công tác tổ chức kho tài liệu

1.3.1.1. Quy trình tổ chức kho tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Tổ chức kho tài liệu là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên giá để phục vụ cho độc giả và có phương pháp bảo quản hợp lý nhất. Đó là các thao tác sau:

 Giai đoạn 1: Nhận và đăng ký tài liệu

+ Tiếp nhận tài liệu

Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, các tài liệu được nhập hầu hết là do NXB của Trường in ra, một phần nhỏ còn lại là do dự án tặng và mua của các NXB khác như: NXB Xây dựng, NXB Giáo dục, ...

Hàng năm Trung tâm nhận được đầu tư của Nhà trường trong công tác bổ sung vốn tài liệu. Sách được bổ sung thường vào đầu mỗi học kỳ; luận văn, luận án thường được được thư viện tiếp nhận thường xuyên bởi số lượng đề tài được bảo vệ hầu như là liên tục trong tuần.

Khi tài liệu được nhập về Trung tâm được cán bộ phụ trách tiếp nhận rò ràng có hóa đơn, chứng từ về số lượng, tên tài liệu, ... Vì vậy, đã giúp cán bộ thư viện nắm rò được tổng số tài liệu được nhập, có những đầu sách nào, số lượng mỗi loại,

nguồn bổ sung và giá tiền nên khi tài liệu được nhập về thì đăng ký vốn tài liệu là khâu kỹ thuật bắt buộc đối với các thư viện nói chung và Trung tâm TT-TV ĐHGTVT nói riêng.

+ Đăng ký tài liệu:

Vốn tài liệu khi được nhập về Trung tâm TT-TV ĐHGTVT được đăng ký theo lô trên phầm mềm quản lý thư viện Ilib4.0, mỗi một loại tài liệu (sách Việt, sách ngoại, sách tham khảo, Luận văn-luận án, ...) được đăng ký một số đăng ký cá biệt riêng. Còn đối với báo, tạp chí hàng ngày sẽ có một phiếu ghi rò tên đầu báo, số lượng, giá tiền ... kèm theo do nhà cung cấp mang đến.

 Giai đoạn 2: Quy trình xử lý tài liệu

Qua tìm hiểu, khảo sát có thể nhận thấy rằng quy trình xử lý được cán bộ thư viện tại liệu tai Trung tâm ĐHGTVT thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Dán tem (ĐKCB): với từng loại tài liệu khác nhau có loại tem khác nhau: Ví dụ: Luận văn(LV); Sách tiếng Việt (DV); Sách ngoại văn (DN), …

Bước 2: Định từ khóa, phân loại theo khung phân loại DDC 14, định chủ đề. Bước 3: Biên mục theo từng loại hình tài liệu: Sách lẻ, luận văn, luận án, …

Nhập các trường trong phiếu nhập tin (Worksheet). Trung tâm TT-TV ĐHGTVT sử dụng các chuẩn mực của quốc tế để tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin như: biên mục theo quy tắc Anh – Mỹ và biên mục đọc máy MARC21

Bước 4: Làm tem mở; Ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17, đóng dấu sau đó dán tem mở, dán chíp RFID (đối với tài liệu kho mở ) trên dán logo của Trường.

Bước 5: Nhập máy trên phần mềm ilib4.0 theo từng dạng tài liệu trong đơn nhận ở phân modul bổ sung. Mỗi cuốn sách sau khi được nhập về thư viện TT-TV được bộ phận nghiệp vụ biên mục đọc máy MARC21 sau đó nhập vào cơ sở dữ liệu vào máy tính để tạo thành hệ thống mục lục trên máy tính cho bạn đọc tra cứu.

Cuối cùng, quét chip để tích hợp với phần mềm Ilib trước khi bàn giao về các phòng phục vụ.

Như vây, bất kỳ một loại tài liệu nào khi nhập về Thư viện đều được xử lý nghiệp vụ về mặt hình thức và nội dung trước khi đưa về các bộ phận phục vụ bạn đọc.

 Giai đọan 3: Chuyển giao, sắp xếp tài liệu

Tài liệu sau khi được xử lý nội dung và hình thức sẽ được sắp xếp, tổ chức phục vụ bạn đọc. Sắp xếp tài liệu là khâu cuối cùng trong chu trình đường đi của tài liệu bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả phục vụ bạn đọc. Nó là cầu nối giữa bộ phận nghiệp vụ và bộ phận phục vụ. Nghiệp vụ tốt thì sắp xếp tốt, sắp xếp tốt tất yếu phục vụ tốt, bảo quản tốt tài liệu của thư viện.

Khi tiến hành sắp xếp vốn tài liệu phải căn cứ vào loại hình tài liệu có trong kho, điều kiện giá kệ có sẵn của thư viện để chọn cách sắp xếp cho phù hợp với điều kiện của thư viện mình.

Tài liệu trong thư viện được sắp xếp từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từ trái sang phải theo một trật tự khoa học đảm bảo yêu cầu: dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ bảo quản.

Qua thực tế, tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT ta thấy được tài liệu trong kho chiếm đa số là tài liệu chuyên ngành, loại nguồn tin phục vụ cho học tập, nghiên cứu. Hàng năm, Trung tâm đã phục vụ được khối lượng lượng lớn NDT và để bạn đọc đến thư viện được dễ dàng, thuận lợi, thư viện sắp xếp vốn tài liệu theo 2 hình thức sau: Sắp xếp theo phân loại và sắp xếp theo số đăng ký cá biệt.

Đối với sắp xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt đã giúp Trung tâm tiết kiệm diện tích kho và tìm tài liệu nhanh chóng, tài liệu có cùng nội dung sẽ được sắp xếp cạnh nhau. Tuy nhiên, cán bộ thư viện rất khó nắm bắt được nội dung kho sách, cuốn sách, tính thẩm mỹ của kho không đẹp, tài liệu có khổ cỡ khác nhau được xếp cùng nhau.

Khác với xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt, cách sắp xếp theo phân loại tốn diện tích của Trung tâm, luôn phải có khoảng trống để nhận tài liệu mới. Nhưng tài liệu theo cách sắp xếp theo ngành tri thức này, giúp cán bộ thư viện nắm được nội

dung kho tài liệu nên phục vụ bạn đọc tốt hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, trong kho mở giúp bạn đọc có thể tìm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng và công tác bổ sung, thanh lọc tài liệu dễ dàng hơn cho Trung tâm.

Đối với kho đóng sách giáo trình Trung tâm còn áp dụng hình thức sắp xếp theo Khoa gồm: Khoa cơ bản, Khoa kinh tế, Khoa điện tử, Khoa công trình giúp cán bộ thư viện tìm tài liệu phục vụ cho NDT nhanh nhưng đòi hỏi họ phải làm việc trong bộ phận trong thời gian khá lâu thì mới có thể nắm bắt nhanh vị trí của từng đầu sách.

1.3.1.2. Hình thức tổ chức kho tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Có người cho rằng: Thư viện là một khoa học, một nghệ thuật sắp xếp bảo quản vốn tài liệu. Thư viện phải tổ chức tài liệu thế nào để độc giả có thể sử dụng tối đa các tài liệu mà thư viện có. Vì vậy, việc tổ chức kho hợp lý là vấn đề đã và đang được các thư viện quan tâm của thư viện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

Tổ chức kho tài liệu phụ thuộc các yếu tố: quy mô, loại hình thư viện; chức năng, nhiệm vụ của cơ quan thông tin-thư viện; đối tượng phục vụ; thành phần vốn tài liệu; cơ sở vật chất; số lượng và trình độ cán bộ thông tin thư viện. Mỗi loại hình kho tài liệu lài phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu.

Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các Trung tâm TT-TV đã và đang tổ chức kết hợp 2 loại hình kho tài liệu, trong đó có Trung tâm TT-TV ĐHGTVT. Đó là kho đóng và kho mở tùy thuộc vào loại hình tài liệu. Hai hình thức tổ chức này sẽ khắc phục những nhược điểm của nhau để phục vụ hiệu quả nhất cho NDT và Trung tâm đã tổ chức theo hình thức này tương đối tốt phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị của mình.

Căn cứ vào điều kiện cơ sở vật chất; đặc điểm và thành phần vốn tài liệu Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tiến hành tổ chức kho theo 2 hình thức: Kho đóng và kho mở theo sơ đồ sau:

Phương thức tổ chức kho

tại Trung tâm TT-TV ĐHGVT

Kho đóng

Kho mở

Phòng mư ợn tầng 4:

Sách giáo trình, Sách tham khảo

Phòng đọc tiếng Việt tầng 5

Phòng đọc tầng 6:

Sách

ngoại văn; Luận văn, Luận án;

NCKH

Phòng đọc điện tử

tầng 7

Hình 4: Sơ đồ tổ chức kho tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT

 Tổ chức kho đóng

Tổ chức vốn tài liệu theo dạng kho đóng là tài liệu được tổ chức thành một kho độc lập, tách biệt với bạn đọc. Khi NDT đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua thủ thư, đặc biệt tiết kiệm diện tích kho, bảo quản tốt tài liệu.

Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, vốn tài liệu tương đối nhiều và cũng như thể loại (sách, báo, tạp chí, Luân văn, luận án, đề tài NCKH, … nhưng phân chia tài liệu theo dạng kho đóng chủ yếu với sách giáo trình và tỷ lệ nhỏ sách tham khảo ở phòng mượn.