Những Tồn Tại Cơ Bản Của Công Tác Tổ Chức Và Bảo Quản Vốn Tài Liệu Tại

thường xuyên đều đặn. Những trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản đã được Trung tâm trang bị như: máy điều hòa, quạt trần, máy in, máy camera, RFID, cổng từ tại các kho mở nên cán bộ thư viện có thể bao quát được bạn đọc sử dụng tài liệu. Việc quản lý và phục vụ bạn đọc truy tìm tài liệu được thực hiện qua hệ thống máy tính nên đã giảm bớt sự tổn hại đáng kể qua sự tiếp xúc trực tiếp với tài liệu của bạn đọc ở kho mở. Nhờ phương thức giáo dục bạn đọc một cách trực tiếp và gián tiếp qua các quy chế nghiêm ngặt của Trung tâm đã giảm được đáng kể tình trạng mất sách và rách sách. Do đó, Tài liệu được bảo quản ngày càng tốt hơn.

Với công tác bảo quản tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT mà vốn tài liệu vẫn đáp ứng được tương đối hiệu quả nhu cầu NDT. Nhưng vẫn có một số hạn chế sau:

+ Trung tâm đã có các biện pháp nghiêm ngặt đề phòng mất sách, rách sách và nát sách nhưng tình trạng đó vẫn xảy ra đặc biệt là tình trạng viết, vẽ ra sách;

+ Tài liệu nhanh chóng xuống cấp do ý thức của bạn đọc vẫn chưa tốt;

+ Các trang thiết bị được sử dụng phục vụ bạn đọc cũng như cho bảo quản tài liệu chưa được hiệu quả;

+ Trung tâm chưa có một đội ngũ chuyên môn làm công tác vệ sinh kho;

+ Công tác kiểm kê tiến hành thủ công, tốn công sức cán bộ thư viện, và độ chính xác không cao. Số lượng tài liệu cũ, bị lỗi thời vẫn còn tương đối nhiều nhưng vẫn không đủ kinh phí để mua hay tái bản những sách mới.

+ Một số biện pháp bảo vệ kho sách bổ sung cho các phòng phục vụ cũng cần được quan tâm, chú trọng hơn nữa.

2.1.3. Những tồn tại cơ bản của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 81 trang tài liệu này.

Trung tâm TT-TV ĐHGTVT là một Trung tâm tương đối hiện đại trong hệ thống Trung tâm Thông tin thư viện của các trường đại học. Tuy nhiên, trong công tác tổ chức và bảo quản tài liệu còn một số tồn tại cơ bản như sau:

Khi tiến tới chuẩn hóa và hội nhập với ngành thư viện thế giới, các Trung tâm TT-TV cần phải chuẩn hội nhập nghiệp vụ. Tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT

đa số cán bộ thư viện chỉ học về các môn khoa học xã hội, kiến thức về khoa học tự nhiên còn hạn chế, điều này ảnh hưởng đến việc xử lý nghiệp vụ của thư viện rất nhiều như: nhiều tài liệu luận văn, luận án thuộc lĩnh vực kinh tế nhưng vẫn được phân loại vào lĩnh vực kỹ thuật.

Các trang thiết bị được đầu tư đồng bộ từ năm 2004 đến nay nhưng vẫn chưa được nâng cấp, truy cập internet với tốc độ rất chậm. Phòng đọc tầng 5 và phòng đọc tầng 6 là kho mở, nhưng hệ thống camera được cán bộ thư viện sử dụng chưa tối đa, nhiều khi hệ thống này hoàn toàn không hoạt động nên vẫn xảy ra tình trạng mất sách. Và là kho mở nên tài liệu nhanh chóng xuống cấp do ý thức của bạn đọc vẫn chưa tốt.

Trung tâm tổ chức sách tham khảo, sách giáo trình ở cùng một kho trong phòng mượn. Khi đó bạn đọc không tiếp xúc trực tiếp với tài liệu nên độ chính xác của thông tin NDT cần không cao, tốn thời gian của NDT; Cán bộ thư viện thì tốn công sức khi bạn đọc mượn và trả ồ ạt vào thời gian đầu mỗi học kỳ và cuối học kỳ (hạn chế của tổ chức kho đóng). Sinh viên khi mượn sách giáo trình và sách tham khảo ở kho đóng phải trả tiền khấu hao khi sử dụng bằng 20% giá tiền trên sách và đặc biệt là mượn sách quá hạn cũng bị phạt bằng tiền. Do đó cũng ảnh hưởng đến số lượng bạn đọc đến thư viện. Mặt khác, khi sinh viên trả sách nếu cả giáo trình và tham khảo thì cán bộ thư viện phải phân loại: Sách Mv (mượn tham khảo) và sách giáo trình của từng khoa (Kinh tế: KT, Cơ bản: CB, Điện điện tử: DDT, Công trình: CT,...).

Chính sách bổ sung và thanh lý tài liệu chưa được hợp lý. Tài liệu thuộc phòng đọc trong kho mở tầng 5 và tầng 6 bạn đọc không được mượn tài liệu nhưng số lượng tài liệu tham khảo trong phòng mượn lại rất ít nên rất khó khăn cho bạn đọc. Tài liệu được bổ sung cho phòng mượn được xuất bản từ năm 2002 về trước chưa thanh lý mới nên chưa đáp ứng được nhu cầu sinh viên trong quá trình học tập của mình. Các giá tài liệu về khoa học xã hội hầu như là bỏ trống rất nhiều như: 100 Tôn giáo. Đối với báo và tạp chí cần bổ sung cho những tên báo-tạp chí vẫn còn

trống như một số ô chứa của giá Tạp chí. Bên cạnh đó, số lượng tài liệu trong hai kho chứa dưới tầng 1 chưa được trang bị các thiết bị bảo quản, không có ánh sáng mặt trời nên dẫn đến tình trạng ẩm mốc tài liệu . Do đó, Trung tâm nên có các biện pháp bảo quản kho sách.

Số lượng tài liệu điện tử vẫn còn ít chủ yếu là đĩa luận văn, luận án và tài liệu tiếng nước ngoài được download về nên chủ yếu chỉ phục vụ cho bộ phận NDT nhất định. Mặt khác, khả năng tra cứu tài liệu điện tử thông qua website thư viện: http://opac:8088/dlib chỉ có thể thực hiện bằng mạng nội bộ. NDT muốn sử dụng nguồn tin toàn văn này bị hạn chế nên thường thì rất ít sử dụng, bởi chỉ có thể lên phòng đọc điện tử NDT mới có khả năng sử dụng chúng, mất thời gian của họ. Do đó, số lượng NDT đến truy cập nguồn tài liệu điện tử không nhiều.

Trung tâm cũng chưa có một đội ngũ chuyên môn làm công tác bảo quản kho đó nên công tác này thường bị trì trệ, thực hiện chưa được tốt, đặc biệt là kho giáo trình ít được sử dụng bị bám bụi rất nhiều. Hiện tại, Trung tâm chưa có chế độ bồi thường độc hại cho cán bộ thư viện nên công tác vệ sinh, bảo quản tài liệu có thể vẫn chưa được thực hiện chưa triệt để.

Hiện nay, Trung tâm vẫn chưa có phần mềm kiểm kê tự động. Công tác này thường được tiến hành thủ công: tốn công sức cán bộ thư viện, và độ chính xác không cao. Mặt khác, với số lượng tài liệu lớn và phong phú khi tiến hành kiểm kê thủ công thì số liệu thống kê tài liệu trên máy thường không khớp với tài liệu trong kho và đặc biệt là tốn thời gian ảnh hưởng đến kế hoạch phục vụ cho NDT.

Một số lượng lớn sinh viên lên Trung tâm chưa nắm rò được quy trình mượn trả, không biết tra cứu, vẫn mang tài liệu vào phòng đọc, tự động đi vào ghế đọc mà không thông qua bàn thủ thư. Đặc biệt là tình trạng sinh viên mượn sách quá hạn rất nhiều do không nắm bắt được thời hạn mượn sách cho NDT khi sử dụng tài liệu và quy định đền sách của Trung tâm… Kế hoạch triển khai hướng dẫn đào tạo NDT ở Trung tâm còn chậm trễ. Ví dụ: Sinh viên nhập học vào Trường năm 2011 đã học

xong học kỳ I nhưng công tác này vẫn chưa được triển khai nên họ chưa được sử dụng thư viện.

Trên đây là những tồn tại cơ bản thông qua khảo sát thực hiện đề tài Khóa luận tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT. Nhận thấy đây là một số kiến nhận xét có thể giúp cho Trung tâm có thể trên cở sở đưa ra các giải pháp nâng cao công tác tổ chức và bảo quản tài liệu.

2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải

Xuất phát từ hiện trạng thực tế của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, xuất phát từ yêu cầu thực tiễn của đề tài nâng cao chất lượng phục vụ thông tin, tư liệu. Trung tâm có thể tham khảo một số giải pháp sau:

2.2.1. Chuẩn hóa nghiệp vụ tổ chức kho mở hiệu quả và khoa học

Trong hoạt động TT-TV các tiêu chuẩn nghiệp vụ về xử lý, lưu trữ và phục vụ thông tin được ưu tiên hàng đầu, nhất là trong điều kiện tự động hóa dựa trên nền tảng công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ.

Hiện nay, các Trung tâm TT-TV đã và đang chuyển từ hình thức tổ chức kho đóng sang kho mở, nhưng cách thức tổ chức lại chưa khoa học, không thống nhất đã và đang gây khó khăn cho quá trình phục vụ bạn đọc và trao đổi thông tin tài liệu. Nguyên nhân chủ yếu là chưa có sự thống nhất trong chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ từ các cơ quan thông tin thư viện đầu ngành. Việc chuẩn hóa là một tiến trình có sự tự lập, áp dụng những tiêu chuẩn và nó được định nghĩa như là: “một sự chuyển tiếp từ ý tưởng cá biệt sang ý tưởng chung, sự chuyển tiếp từ sự lộn xộn đến sự ngăn nắp và tư sự hành xử tùy tiện đến sự hành sử theo quy luật”.

Sự thống nhất trong công tác tổ chức và hoạt động kho mở hiện nay của các thư viện đang được đề cập đến nhiều trong quá trình chuẩn hóa bước tới mục tiêu hội nhập của ngành. Nó làm thay đổi bộ mặt của thư viện, mang lại cho thư viện hình thức phục vụ mới.

Ta biết rằng, bước quan trọng đầu tiên để tiến hành tổ chức kho mở là xác lập ký hiệu xếp giá cho mỗi cuốn tài liệu, làm cơ sở cho sắp xếp tài liệu trong kho. Ký hiệu xếp giá được kết hợp bởi hai yếu tố chính: chỉ số phân loại và chỉ số cutter. Bên cạnh đó, còn có sự trợ giúp trong trang thiết bị hiện đại như: mã vạch, cổng từ, trong quá trình phục vụ bạn đọc và quản lý vốn tài liệu.

Trong thực tế hiện nay, các thư viện vẫn chưa có sự thống nhất khi sử dụng bảng phân loại: BBK, DDC,LCC nên mỗi thư viện đưa ra một ký hiệu phân loại riêng khi xử lý cùng một loại tài liệu.

Mặt khác, chỉ số Cutter của mỗi thư viện sử dụng cũng khác nhau, có nơi sử dụng chỉ số Cutter Sanborn 3 chữ số, có thư viện lấy 2 chữ cái đầu của họ tác giả, có nơi lấy 3 chữ cái đầu tên tài liệu,… Do đó, cùng một cuốn sách mà các thư viện xác định một ký hiệu xếp giá rất khác nhau.

Mỗi phương thức định ký hiệu xếp giá đều có mặt ưu và nhược điểm riêng. Tùy vào từng loại hình, yêu cầu và điều kiện cụ thể của từng thư viện mà áp dụng các phương thức để tổ chức kho mở phù hợp và hiệu quả.

Nhưng để ngành thông tin thư viện nước ta đi đến mục tiêu “chuẩn hóa và hội nhập” trên thế giới. Đặc biệt, các thư viện lớn là các thư viện đầu ngành và thư viện các trường đại học cần đi tiên phong trong sự nghiệp chuẩn hóa các tiêu chuẩn nghiệp vụ cụ thể nói chung và tổ chức kho mở nói riêng. Các thư viện có thể tổ chức kho mở với quy mô lớn nhỏ khác nhau nhưng các khâu nghiệp vụ như xác định ký hiệu xếp giá cần từng bước đi đến sự thống nhất toàn ngành.

Qua tìm hiểu, quan sát thực tế sử dụng ký hiệu xếp giá tại một số thư viện và Trung tâm Thông tin Thư viện có thể nhận thấy được tính rộng rãi của bảng phân loại Dewey và bảng ký hiệu tác giả Cutter Sanborn. Sau đây là một số đề xuất:

* Lựa chọn khung phân loại DDC mà Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đang sử dụng vì một số ưu điểm như sau:

Khung phân loai DDC là một trong những khung phân loại được sử dụng sớm nhất trong việc tổ chức kho mở. Ở Việt Nam, DDC đã được chính thức coi là

một trong những chuẩn nghiệp vụ cho các thư viện trong thời kỳ hội nhập. Khung phân loại DDC, ấn bản 14, đã được dịch sang tiếng Việt, đã đáp ứng được phần nào nhu cầu phân loại tài liệu tại các Thư viện ở nước ta. Sau đây là một số ưu điểm vượt trội so với các khung phân loại khác:

+ DDC là bảng phân loại được cập nhật thường xuyên, sửa chữa và bổ sung

+ Các lớp trong DDC sử dụng 10 chữ có từ 0 đến 10 tương ứng với 10 lĩnh vực sau đó tiếp tục chia nhỏ thành 10 số ở bậc tiếp theo

+ DDC mang đầy đủ các tính chất của một khung phân loại: tính liệt kê, tổng hợp và phân cấp. Ngoài ra còn có hướng dẫn và trích dẫn rò ràng, đầy đủ chi tiết từng mục

+ Kết cấu khung phân loại, trật tự sắp xếp logic các lĩnh vực tri thức

+ Nội dung của các lớp và lớp con của khung phân loại bao hàm được thành tựu khoa học tiên tiến nhất thế giới, không ảnh hưởng đến cấu trúc của toàn bộ hệ thống.

+ Tính phổ cập, mềm dẻo ở khả năng co dãn và kết hợp của khung phân loại, nó có thể tổng hợp cho các thư viện có quy mô nhỏ và mở rộng, chi tiết cho các thư viện lớn mà không phá vỡ cấu trúc

Với các tính năng trên, khung phân loại DDC đang trở thành một khung tiêu chuẩn quốc tế được thư viện trên thế giới sử dụng, trong đó có Việt nam

* Ký hiệu tác giả nên thống nhất dùng bảng ký hiệu tác giả Cutter Sanborn 3 chữ số, bởi nó giúp thư viện xác lập họ tên tác giả ngắn gọn, chính xác dễ tìm, dễ đọc, tạo điều kiện thuận lợi cho thủ thư và bạn đọc trong quá trình sắp xếp và tìm kiếm tài liệu.

2.2.2. Tổ chức kho sách phù hợp với cơ sở vật chất, nhu cầu tin

Nhìn một cách tổng thể, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tổ chức được hệ thống kho tài liệu tương đối hợp lý để phục vụ đông đảo NDT. Đó là sự kết hợp tổ chức kho theo cả hình thức kho đóng và kho mở tùy loại hình tài liệu: sách giáo

trình, sách tham khảo, báo, tạp chí, luân văn, luận án, … Với cơ sở vật chất của thư viện đầu tư khá tốt thì cách bố trí kho thực sự chưa đem lại hiệu quả mong muốn.

Hình thức kho đóng ở tầng 4 vừa là phòng mượn giáo trình vừa là phòng mượn sách tham khảo. Do đó, nên chia vào hai phòng riêng biệt để tránh gây khó khăn cho quá trình mượn trả tài liệu. Mặt khác, Kho sách tham khảo ở tầng 4 (kho đóng) và Phòng đọc tầng 5 (kho mở) chưa phân bố hợp lý. Kho sách tham khảo ở tầng 4 có rất ít nhưng NDT lại có thể mượn được tài liệu về nhà, nó giúp NDT thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong trong khi tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu nên hầu như tình trạng sách bận nên không phục vụ tốt nhu cầu mượn tài liệu đông đảo của NDT. Ngược lại, phòng đọc tầng 5 (kho mở) bao gồm nhiều đầu sách tham khảo và sách giáo trình của thư viện nhưng tài liệu ở phòng này không được mượn về nhà và chỉ đọc tại chỗ gây khó khăn cho việc học tập nghiên cứu của sinh viên. Vì vậy, trung tâm nên có sự phân bố hợp lý hơn tài liệu của hai kho này sao cho phù hợp với nhu cầu của người dùng tin.

Kho mở ở tầng 5 (Phòng đọc sách tiếng Việt) và tầng 6 (Phòng đọc ngoại văn; báo-tạp chí, Luận văn-Luận án) của Trung tâm được tập trung khá nhiều tài liệu. Trong khi đó, kho mở là nơi bạn đọc được tự do lựa chọn tài liệu nên sự lão hóa, xuống cấp của tài liệu rất nhanh chóng. Do đó, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT cần có kinh phí và đầu tư kinh phí để tiến hành tu bổ thường xuyên hơn để vốn tài liệu được bảo quản lâu dài và phục vụ người dùng tin có hiệu quả.

2.2.3. Nâng cao trình độ cán bộ thư viện

Đội ngũ cán bộ thư viện là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện cũng là một trong những yếu tố cấu quan trong nhất quyết định chất lượng hoạt động của thư viện.

Ngày nay công nghệ thông tin tác động ngày càng mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong đó, Ngành thông tin thư viện có sự ảnh hưởng tương đối mạnh. Vì thế, đòi hỏi cán bộ thư viện cũng cần có trình độ và hiểu biết về công nghệ thông tin để phục vụ cho công việc của mình. Trước đây, Trung tâm hoạt động

theo phương thức truyền thống, những năm gần đây mới ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình. Đặc biệt, để công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện đạt được hiệu quả, trước hết phải có những cán bộ thư viện thực sự đủ cả về lượng và chất. Cán bộ thư viện ngày nay không chỉ là những người làm công tác lưu trữ, bảo quản và phục vụ như trước kia. Họ phải khai thác và xử lý các nguồn tư liệu theo công nghệ mới, đồng thời cải tạo ra các sản phẩm dịch vụ thông tin mới nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho bạn đọc. Chính vì vậy, cán bộ thư viện phải đạt được những yêu cầu sau:

+ Có trình độ ngoại ngữ nhất định để có thể tổng hợp các nguồn thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp bạn đọc vượt qua sự cản trở của hàng rào ngôn ngữ

+ Có khả năng truy cập thông tin nhanh

+ Tổng hợp và phân tích câu hỏi của bạn đọc

+ Có kỹ năng hướng dẫn bạn đọc, đặc biệt là khả năng giao tiếp

+ Sử dụng thành thạo máy tính, có kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin về nghiệp vụ thư viện hiện đại, có khả năng thích ứng nhanh với hệ thống trang thiết bị phần mềm và hệ thống công nghệ thông tin ứng dụng trong thư viện

Để có được đội ngũ cán bộ đáp ứng được yêu cầu trên và đáp ứng được thực tế ngày càng phát triển. Trung tâm TT – TV nên:

+ Tạo điều kiện và cử các cán bộ thư viện tham sự các lớp học, các hội nghị, hội thảo và dành thời gian tổ chức các buổi sinh hoạt nghiệp vụ để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm thực tế đã thu được tiếp thu được trong quá trình nghiên cứu chuyên môn và kinh nghiệm thực tế;

+ Khuyến khích cán bộ thư viện có kế hoạch học tập, nâng cao trình độ, bổ sung kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ, đặc biệt là những cán bộ làm trái ngành;

+ Bồi dưỡng cán kiến thức mới về tổ chức và hoạt động của thư viện để phù hợp với xu thế phát triển các hình thức phục vụ hiện đại: tiêu biểu là hình thức tổ chức và hoạt động của kho mở;