Những Ưu Điểm Của Các Quy Định Pháp Luật Về Chứng Thực

Tuy nhiên, sự phân biệt giữa công chứng và chứng thực về cơ bản mới chỉ ở khía cạnh chủ thể thực hiện công chứng, chứng thực, có nghĩa là cùng một việc, nếu do Phòng Công chứng thực hiện thì được gọi là công chứng, còn nếu do UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện thì được gọi là chứng thực.

Giai đoạn từ 2006 đến nay:

Công cuộc cải cách tư pháp trong giai đoạn này được Đảng, Nhà nước ta hết sức quan tâm và được đặt trong mối quan hệ với việc đẩy mạnh cải cách hành chính và nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, hướng tới xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân, vì nhân dân. Tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được của việc tổ chức thực hiện Nghị quyết số 08-NQ/TW ngày 02/01/2002 về một số nhiệm vụ trọng tâm công tác tư pháp trong thời gian tới, Bộ Chính trị đã ra Nghị quyết số 48 – NQ/TW ngày 01/6/2005 về chiến lược xây dựng pháp luật đến năm 2020 (sau đây gọi tắt là Nghị quyết 48- NQ/TW) và Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02/6/2005 về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020 (sau đây gọi tắt là Nghị quyết số 49-NQ/TW) với mục tiêu xuyên suốt là xây dựng nền tư pháp trong sạch, vững mạnh, dân chủ, nghiêm minh, bảo vệ công lý, từng bước hiện đại, phục vụ nhân dân, phụng sự Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa... Nhằm tạo sự chuyển biến mang tính đột phá trong cuộc đấu tranh bảo vệ công lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước trong bối cảnh hội nhập quốc tế.

Trước những yêu cầu của thực tiễn, Luật đất đai năm 2003 đã được Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 4 thông qua ngày 26/11/2003, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2004; Bộ luật dân sự năm 2005 đã được Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14/6/2005, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006 và Luật nhà ở đã được Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2006. Trong các các Luật này có một số quy định liên quan đến công chứng, chứng thực, đặc biệt là phần quy định về thẩm quyền công chứng, chứng thực.

Ngày 29 tháng 11 năm 2006, tại kỳ họp thứ 10 Quốc hội thứ XI, Quốc hội đã thông qua Luật công chứng (có hiệu lực từ ngày 01/7/2007). Luật Công chứng đã có

sự phân định rõ ràng giữa công chứng và chứng thực, Luật Công chứng định nghĩa: Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng [47, Điều 2]. Như vậy, các phòng công chứng chỉ tập trung chứng nhận các hợp đồng, giao dịch dân sự, mà không thực hiện các việc chứng thực như: sao y, chứng nhận chữ ký,... Các việc này được chuyển giao về cho Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ. Tiếp sau đó, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 03/2008/TT – BTP ngày 25/8/2008 về hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ – CP; Ngày 20 tháng 1 năm 2012 Chính Phủ ban hành Nghị định 04/2012/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, theo đó thẩm quyền chứng thực sao y bản chính đối với văn bản bằng song ngữ được chuyển thẳng cho Phòng Tư pháp cấp quận (huyện), UBND cấp xã (phường, thị trấn) không còn thẩm quyền chứng thực sao y bản chính đối với văn bản bằng song ngữ.

Như vậy chúng ta thấy sau khi ban Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cũng như ý thức được tầm quan trọng của pháp luật về chứng thực hàng loạt các văn bản pháp luật được ban hành nhằm đảm bảo sự quản lý nhà nước bằng pháp luật đối với hoạt động chứng thực cũng như tạo ra một hành lang pháp lý để hoạt động chứng thực phát triển hơn nữa và tiến tới một hệ thống dịch vụ công hiện đại ở Việt Nam như:

2.1.2 Những ưu điểm của các quy định pháp luật về chứng thực

So với các nước trên thế giới, hệ thống các quy định của pháp luật về chứng thực ở Việt Nam là một chế định pháp lý trẻ, có lịch sử ra đời và phát triển chưa lâu. Tuy nhiên, do được Đảng và Nhà nước quan tâm và chú trọng phát triển nên hệ thống pháp luật ở Việt Nam đã phát triển tương đối đồng bộ, toàn diện và đảm bảo sự thống nhất không chồng chéo với những ưu điểm nổi bật là:

Một là đã hoàn thiện khái niệm về hoạt động chứng thực, hoạt động công chứng và phân chia thẩm quyền thực hiện giữa chúng.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 123 trang tài liệu này.

Việc xác định khái niệm hoạt động chứng thực và chứng thực là vấn đề mấu chốt của hoạt động chứng thực và công chứng. Từ trước đến nay về mặt nhận thức hoạt động chứng thực và hoạt động công chứng vẫn chưa được tách bạch rõ ràng. Phải đến thời điểm năm 2000 với sự ra đời Nghị định số 75/2000/NĐ – CP thuật ngữ “chứng thực” mới được rõ ràng và cụ thể.

Theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ – CP thì chứng thực là việc cơ quan hành chính nhà nước xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính; xác nhận tính chính xác, tính có thực của chữ ký được chứng thực là chữ ký của một cá nhân cụ thể, là cơ sở phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của các cá nhân, tổ chức trong xã hội được dễ dàng, thuận tiện.

Đến Luật công chứng 2006 định nghĩa công chứng mới được hình thành cụ thể và rõ ràng tách bạch hẳn hoạt động chứng thực. Như vậy, trong định nghĩa thì công chứng là hành vi của công chứng viên. Điều này phân biệt với chứng thực là hành vi của người đại diện của cơ quan hành chính công quyền. Hành vi của công chứng viên là xác nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch. Tính xác thực của các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch khác là vô cùng quan trọng nhằm bảo đảm cho chúng có giá trị chứng cứ. Và cuối cùng là tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch được công chứng viên xác nhận. Các hợp đồng, giao dịch hợp pháp mới được công chứng viên xác nhận, những hợp đồng, giao dịch bất hợp pháp thì bị từ chối công chứng. Quy định này nhằm phòng ngừa các tranh chấp trong hợp đồng, giao dịch của công chứng.

Việc phân chia tách bạch như vậy là một sự chuyển biến lớn về nhận thức đối với hoạt động công chứng và tạo sự phát triển vượt bậc. Nếu như pháp luật công chứng trước đây qui định thẩm quyền chứng thực thuộc về cả cơ quan công chứng là Phòng công chứng và các cơ quan chứng thực UBND cấp huyện, xã nên hầu hết các yêu cầu chứng thực bản sao từ giấy tờ tập trung hết về Phòng công chứng nên

gây tình trạng quả tải về áp lực công việc, không đáp ứng được hết yêu cầu của công dân tổ chức. Vậy nên Phòng công chứng không còn đủ thời gian cũng như nguồn lực để tập trung chuyên môn vào việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch. Do vậy việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực bản sao và một số công việc manh tính chất thị thực hành chính (Chứng thực chữ ký) về cho UBND cấp huyện, xã là rất phù hợp với thực tiễn và đáp ứng được yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân. Mặt khác sẽ tạo điều kiện cho Phòng công chứng tập trung chuyên môn vào việc công chứng hợp đồng, giao dịch.

Hai là phân chia thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực

Trước đây, việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký chỉ được quy định tại một số điều của Nghị định 75/2000/NĐ-CP, nhưng nay khi Nghị định 79/2007/NĐ-CP ra đời, việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký sẽ được thực hiện theo một Nghị định riêng, quy định rất cụ thể, rõ ràng, tạo điều kiện cho các hoạt động chứng thực diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 04/NĐ – CP đã thể hiện tinh thần cải cách hành chính một cách mạnh mẽ và đáp ứng được những mong mỏi của người dân trong vấn đề bản sao.

Nghị định đã thực hiện phân cấp, đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND xã đối với các văn bản, giấy tờ bằng tiếng Việt. Việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, văn bản song ngữ, chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thuộc thẩm quyền của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện và đóng dấu Phòng Tư pháp (chứ không phải đóng dấu của UBND huyện như quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP). Quy định này đã cụ thể hoá thẩm quyền chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký của Trưởng phòng, phó Trưởng phòng Tư pháp thay vì trước đây thẩm quyền này thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện sau đó Uỷ ban nhân dân cấp huyện sẽ uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp.

Thẩm quyền chứng thực của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cũng được quy định hợp lý và rõ ràng hơn: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Viết hoặc tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Ba là tạo điều kiện về mọi mặt để cá nhân, tổ chức để thực hiện yêu cầu chứng thực được thuận tiện, dễ dàng

Với quy định của Nghị định số 79/NĐ _ CP đã mạnh dạn xoá bỏ sự lệ thuộc của hoạt động chứng thực trong mối quan hệ với hộ khẩu. Thẩm quyền chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký theo quy định của Nghị định này là không phụ thuộc vào việc người yêu cầu công chứng có hay không có hộ khẩu thường trú, tạm trú tại địa phương nơi đặt trụ sở của UBND nơi thực hiện chứng thực. Nói cách khác, người dân có thể đến bất kỳ Uỷ ban nhân dân cấp xã nào trên toàn quốc để yêu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký của mình. Đơn giản hoá đến mức tối thiểu việc xuất trình các giấy tờ tuỳ thân như Chứng minh nhân dân, hộ khẩu... Trong hầu hết các trường hợp chứng thực, người yêu cầu chứng thực không cần xuất trình giấy tờ về hộ khẩu, còn Chứng minh nhân dân thì chỉ xuất trình trong trường hợp chứng thực chữ ký và yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc,

Một trong những điểm mới của Nghị định 79/2007/NĐ-CP là thời hạn chứng thực bản sao, chữ ký sẽ được rút ngắn hơn. Theo Nghị đinh 75/2000/NĐ-CP, việc chứng thực được thực hiện trong ngày, trường hợp số lượng lớn thì việc công chứng, chứng thực được hẹn lại để thực hiện sau (không cụ thể là sau thời gian bao lâu). Nay tại quy định Nghị định 79/2007/NĐ-CP: Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc; nếu cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực chữ ký thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 3 ngày làm việc.

Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu; trong trường hợp yêu cầu được gửi qua bưu điện thì chậm nhất là trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu (theo dấu ngày đến của Bưu điện), cơ quan, tổ chức cấp bản sao phải gửi bản sao cho người yêu cầu.

Như vậy các quy định pháp luật về chứng thực ra đời đã giúp việc chứng thực được thực hiện nhanh chóng hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân và doanh nghiệp, góp phần quan trọng vào việc cải cách thủ tục hành chính hiện nay. Đặc biệt tại quy định của Nghị định 79/2007/NĐ – CP quy định cho phép người dân có thể liên hệ với với cơ quan, tổ chức cấp bản sao từ sổ gốc thông qua đường bưu điện, không nhất thiết phải trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức đó. Đồng thời cũng khuyến khích các cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ tự mình đối chiếu bản sao với bản chính để không yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc. Nếu cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.

Bốn là qui định rõ ràng về trách nhiệm và thẩm quyền quản lý nhà nước về chứng thực

Để tăng cường công tác quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, bên cạnh việc xác định nội dung quản lý nhà nước, các quy định của pháp luật về chứng thực còn phân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan quản lý về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo hướng tăng cường vai trò quản lý trực tiếp của cấp tỉnh đối với cấp huyện, cấp huyện đối với cấp xã đồng thời bảo đảm tính thống nhất trong việc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong phạm vi cả nước; cụ thể như sau:

Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực:

Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, chỉ đạo việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Tổng kết, báo cáo Chính phủ về công tác quản lý nhà nước trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ.

Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

UBND cấp tỉnh thực hiện việc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho UBND cấp huyện, cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của UBND cấp quận (huyện); Giải quyết khiếu nại, tố cáo về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương mình: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho UBND cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc,

chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký để báo cáo UBND cấp Tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

2.1.3. Những hạn chế của các quy định pháp luật về chứng thực

Các quy định pháp luật về chứng thực và đặc biệt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã tạo ra nhiều sự thông thoáng, thuận lợi cho người dân trong hoạt động này. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có nhiều quy định đã và đang tạo bất cập cho những người thực hiện tại thực tiễn địa phương:

Một là khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế “Một cửa”

Hiện nay, theo Quyết định số 93/2007/QĐ –Ttg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính ở địa phương, theo đó UBND cấp huyện, UBND cấp xã việc tiếp nhận, xử lý và thực hiện chứng thực đều được áp dụng theo cơ chế hành chính một cửa bởi bản thân hoạt động chứng thực được cấu thành các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Tư pháp. Việc áp dụng cơ chế hành chính một cửa trong hoạt động chứng thực là tạo được môi trường hành chính công khai, trật tự. Nhưng, bên cạnh đó lại có điểm rất không thuận tiện trong việc thực hiện cơ chế này là vô tình biến thủ tục hành chính một cửa trong chứng thực theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP thành thủ tục hành chính 2 cửa.

Bởi lẽ, Nghị định 79/2007/NĐ-CP quy định trong hoạt động chứng thực cán bộ Tư pháp phải trực tiếp tiếp dân hàng ngày, giải quyết và trả kết quả ngay cho công dân. Thế nhưng, thực tiễn cho thấy rằng cán bộ Tư pháp không thể trực tiếp làm điều này bởi quy định của pháp luật thì cán bộ chuyên môn không được thực hiện tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính. Theo đó, cán bộ tiếp nhận hồ sơ chứng thực là cán bộ Văn phòng – Thống kê được phân công trực và tiếp nhận hồ sơ hành chính.Người có yêu cầu chứng thực chỉ được nộp yêu cầu của mình tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, sau đó cán bộ Văn phòng – thống kê chuyên trách hoạt động tiếp nhận và và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính lại chuyển hồ sơ chứng thực cho Cán bộ Tư pháp hoặc Phòng Tư pháp để phòng này thực hiện công việc chứng thực. Sau đó, cán bộ Tư