Thực Trạng Khai Thác Và Hợp Tác Chia Sẻ Tài Liệu Số Tại Trung Tâm

2.3. Thực trạng khai thác và hợp tác chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm

2.3.1. Nhu cầu khai thác tài liệu của người dùng tin tại Trung tâm

Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì sự gia tăng nhu cầu sử dụng các nguồn tài liệu số ngày một gia tăng. Trường Đại học Giao thông Vận tải với đặc thù là một trường kỹ thuật công nghệ nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giảng dạy, nghiên cứu và học tập càng lớn. Do vậy nhu cầu của người dùng tin tại đây đối với các nguồn tài liệu số rất lớn và đa dạng. Thử hình dung rằng, nếu không có các nguồn tài liệu số này thì nhiều người dùng tin sẽ lựa chọn phương pháp tìm kiếm các nguồn thông tin không chính thức trên mạng Internet. Nhưng nếu có thể tiếp cận tới những nguồn tin dạng số này thì việc sử dụng trở nên dễ dàng hơn đối với người dùng tin và tốt hơn đối với thư viện.

Theo như quan sát, người dùng tin tại đây có nhu cầu rất lớn đối với các nguồn tài liệu số là các Luận án, luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên; các tạp chí chuyên ngành tiếng Anh. Việc mượn và sao chụp các tài liệu là luận án, luận văn và báo cáo khoa học tại Trung tâm là rất hạn chế và từ đó dẫn đến nhu cầu đọc toàn văn các tài liệu đó trên máy tính và thông qua đĩa CD-ROM. Hàng ngày có gần 100 lượt bạn đọc sử dụng phòng đọc điện tử cho việc khai thác các nguồn tin trực tuyến, truy cập CSDL số của Trung tâm; trên 79 lượt bạn đọc sử dụng máy tính tra cứu tài liệu đặt tại các phòng đọc và mượn để tra cứu CSDL thư mục.

Nhu cầu đối với các loại tài liệu số của người dùng tin tại Trung tâm khá đa dạng. Thể hiện qua bảng sau[1]:

NDT

Cán bộ, giảng viên & nghiên cứu	Học viên cao học, nghiên cứu sinh	Sinh viên
Cán bộ, giảng viên & nghiên cứu	Học viên cao học, nghiên cứu sinh	Sinh viên	Loại hình tài liệu
Sách, báo và t ạp chí	58,6 %	50,8 %	60 %
Luận án, luận văn	9 %	22,2 %	18,4 %
Báo cáo khoa học	18 %	8 %	3 %
Tài liệu điện tử, CSDL	14,4 %	19 %	18,6 %
Tổng số	100 %	100 %	100 %

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

Bảng 2: Cơ cấu nhu cầu tin của người dùng tin tại TTTTTV ĐHGTVT

Qua đây có thể thấy nhu cầu sử dụng loại hình tài liệu điện tử, CSDL của 3 nhóm người dùng tin tại Trung tâm tương đối khác nhau. 19 % nhu cầu của nhóm người dùng tin học viên cao học, nghiên cứu sinh dành cho loại hình tài liệu này; đối với sinh viên là 18,6 % và nhóm cán bộ, giảng viên và nghiên cứu là 14,4 %.

Cũng theo nghiên cứu này, người dùng tin tại Trung tâm có nhu cầu cao về các tài liệu số, tài liệu điện tử có nội dung là các luận án, luận văn và báo cáo nghiên cứu khoa học (38,5%), có nội dung là các bài giảng (15%), nội dung về kỹ thuật giao thông, kinh tế vận tải và các tiêu chuẩn trong lĩnh vực này là 84,3 %.

Tại Trung tâm, người dùng tin 100% sử dụng bộ máy tra cứu trực tuyến OPAC làm công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu của mình. Vì hiện nay, Trung tâm không còn phát triển và sử dụng hệ thống mục lục truyền thống, thư mục nữa mà chuyển hẳn sang sử dụng tra cứu trên máy tính. Chính vì vậy, nhu cầu tra cứu CSDL thư mục của người dùng tin tại đây là rất lớn.

Đối với đối tượng người dùng tin là học viên cao học và giảng viên, nghiên cứu, họ có nhu cầu tương đối lớn trong việc sử dụng các đĩa CD-ROM có chứa dữ liệu của các luận án, luận văn đã được bảo vệ để tìm hiểu và tham khảo. Đối tượng là giảng viên và nghiên cứu có khả năng về ngoại ngữ rất ưa chuộng loại hình tài liệu số trực tuyến là các tạp chí kỹ thuật tiếng Anh – Mỹ.

2.3.2. Những yêu cầu đối với khai thác, chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm

Công tác khai thác, sử dụng và chia sẻ là việc tổ chức toàn bộ các công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, nhanh chóng về thời gian; đầy đủ về thông tin và chính xác các nhu cầu về sử dụng nguồn tài liệu số - tài liệu điện tử của cơ quan thông tin – thư viện theo các cách khác nhau nhưng hiệu quả. Chính việc đạt được các mục tiêu cho khai thác, chia sẻ này sẽ phản ánh kết quả các khâu nghiệp vụ từ thu thập, biên mục, chỉnh lý, duy trì và xây dựng nguồn tài liệu số.

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng máy tính và mạng máy tính; nhu cầu tiếp cận, khai thác và sử dụng các tài liệu số ngày một gia tăng. Điều đó chứng tỏ sự hứng thú của người dùng tin với nguồn tài liệu hiện đại này và xây dựng cho cơ quan thông tin – thư viện những cơ hội cho việc tạo ra lợi thế so sánh về nguồn tin.

Thực hiện việc khai thác, sử dụng tài liệu số thực chất bao gồm cả hai phía là: phía cung cấp và phía có nhu cầu. Các tài liệu số sẵn có của Trung tâm

Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải cùng các yếu tố về công nghệ và phục vụ tạo nên phần cung; các yêu cầu tiếp cận sử dụng các tài liệu của Trung tâm tạo nên phần cung.

Tại Trung tâm hiện có hệ thống máy tính với các công nghệ hỗ trợ khác là phương tiện cho phép người dùng tin có nhu cầu khai thác và sử dụng nguồn tài liệu của mình. Trung tâm cung cấp cho người dùng tin khả năng tiếp cận tài liệu có tính chất xác định và cố định. Trung tâm chỉ cung cấp cho người dùng tin tiếp cận đến các nguồn tin của mình thông qua hệ thống mạng máy tính cục bộ (WAN), chưa cho phép việc tiếp cận và sử dụng từ mạng máy tính bên ngoài trường. Một số CSDL còn chỉ có thể truy cập ngay tại máy tính của Trung tâm (Ví dụ: Sách điện tử KNOVEL…), một số CSDL trực truyến có thể truy cập qua trang Web từ mạng máy tính toàn cầu (Ví dụ: CSDL SpringerMeterials…).

Người dùng tin có thể tiếp cận khai thác các nguồn tài liệu số không còn hợp đồng sử dụng hoặc không còn được bảo quản trong hệ thống quản lý tài liệu ban đầu của Trung tâm bằng cách: (1) dùng các bản sao, bản tải về trên các phương tiện mang tin thực thể của Trung tâm; (2) các bản sao có thể được cung cấp trên hệ thống dữ liệu số của Trung tâm (Offline); (3) trực tuyến trên một hệ thống máy tính cục bộ của Trung tâm.

Người dùng tin được tự do truy cập vào cổng truy cập và tra cứu CSDL thư mục của Trung tâm tại địa chỉ: http://opac.uct.edu.vn/opac/để tra cứu các CSDL thư mục của Trung tâm hoặc truy cập trong mạng cục bộ vào cổng truy cập sử dụng dữ liệu số của Trung tâm tại địa chỉ: http://opac:8088/dlib. Tài liệu số chủ yếu phục vụ khai thác trên máy tính tại phòng đọc điện tử.

Như vậy. một số yêu cầu khi khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số tại Trung

tâm:

- Hạn chế về mặt không gian;

- Hạn chế về mặt công nghệ, phần mềm sử dụng và khai thác;

- Phụ thuộc vào chính sách phát triển nguồn tài liệu số của Trung tâm;

- Hạn chế tiếp cận và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến tài liệu số;

- Người dùng tin phải tự mình tìm hiểu về các nguồn tài liệu số của Trung tâm;

- Khả năng truy cập và sử dụng nhìn chung là hạn chế.

2.3.3. Thực trang khai thác tài liệu số tại Trung tâm

Hàng năm, vào đầu kỳ 2 của mỗi năm học các sinh viên năm đầu sẽ được Trung tâm tập huấn sử dụng thư viện và khai thác Internet. Điều đó đảm bảo chắc chắn rằng người dùng tin đến thư viện biết cách sử dụng thư viện như thế nào cho hợp lý và hiệu quả.

Người dùng tin cũng được phát các tờ rơi, Tài liệu hướng dẫn bạn đọc để hướng dẫn họ sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại Trung tâm.

Người dùng tin được hướng dẫn sử dụng mục lục tra cứu trực tuyến OPAC để tra cứu CSDL các tài liệu truyền thống tại Trung tâm. OPAC là module tra cứu mục lục trực tuyến giúp người dùng tin thông qua mạng máy tính tra cứu các tài liệu của Trung tâm với các dịch vụ: Tra cứu tìm tin; xem thông tin người dùng; liên kết với các thư viện theo chuẩn Z39.50; thông báo sách mới và trợ giúp sử dụng. Người dùng tin truy cập vào địa chỉ http://opac.utc.edu/opac.

Người dùng tin truy cập vào địa chỉ http://opac:8088/dlib để truy cập và sử dụng dữ liệu số với số thẻ là: thuvien và mật khẩu truy cập để xem toàn văn là: gt

Người dùng tin muốn sử dụng và truy cập CSDL toàn văn dạng số có thể truy cập qua hệ thống máy tính của Phòng đọc điện tử (tầng 7) với hệ thống trên 60 máy tính nối mạng với đầy đủ cấu hình mạnh và các phần mềm ứng dụng.

Khi khai thác nguồn tài liệu số tại Trung tâm, người dùng tin được yêu cầu thực hiện theo đúng quy định đề ra:

Các quy định khai thác hạn chế với

người dùng tin

Các chính sách mở, tạo điều kiện cho

người dùng tin

- Khóa cổng USB, khóa cổng CD

- Khóa một số chức năng trình duyệt Web và các ứng dụng khác.

- Chặn một số dịch vụ như: Chat – yahoo, truyền tệp tin, mail…

- Không cho cài các phần mềm, không được quyền truy cập và thay đổi các tham số hay cấu hành của hệ điều hành và dữ liệu số

- Sử dụng mạng máy tính cục bộ, người dùng tin phải đến thư viện mới có thể truy cập nguồn tài

- Đảm bảo tính năng sẵn sàng của

sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện

- Đảm bảo tính liên tục trong truy cập, tiến tới tạo khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi, 24/24 và 7/7

- Phục vụ thông tin đúng đối tượng, đúng nhu cầu, đúng thời điểm và nhanh chóng, kịp thời

- Được phép xem toàn văn dữ liệu số của Trung tâm…

liệu số

- Tải dữ liệu số, in ấn tài liệu điện tử, sao chép từ đĩa mềm ra phải phụ thuộc vào thư viện

Một số vấn đề trong khai thác tài liệu số của người dùng tin tại Trung tâm:

- Do hiện nay việc phát triển, xây dựng các nguồn tài liệu số tại Trung tâm còn hạn chế nên việc khai thác nguồn tài liệu này còn phụ thuộc nhiều vào quá trình phát triển các nguồn tài liệu số của Trung tâm;

- Người dùng tin chưa được chủ động nhiều trong việc nắm bắt thông tin về các tài liệu số hiện có và có khả năng xây dựng;

- Chưa được tự do khai thác một số loại hình tài liệu điện tử - tài liệu số tại Trung tâm;

- Người dùng tin cũng bị hạn chế về mặt không gian, cũng như kiến thức và công nghệ trong việc sử dụng;

- Người dùng tin ít được tiếp cận với các sản phẩm và dịch vụ gắn liền với nguồn tài liệu số tại Trung tâm.

2.3.4. Thực trạng chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm

Hợp tác chia sẻ nguồn lực tài liệu số là những hoạt động nhằm cung cấp cho người dùng tin khả năng truy cập, khai thác nguồn tin không chỉ ở thư viện mình tham gia mà còn ở các thư viện khác trong cùng hệ thống, cùng khu vực…Việc chia sẻ này giúp thư viện hình thành các mối quan hệ liên thông, chia sẻ dữ liệu và tạo dựng các mối quan hệ hợp tác giữa các thư viện trong cùng hệ thống và giữa các hệ thống thư viện với nhau.

Do mới thực hiện số hóa một số nguồn tài liệu nội sinh của chính mình và quy mô vốn tài liệu số còn hạn hẹp nên Trung tâm chưa thực hiện chia sẻ nguồn tài liệu số này với cơ quan thông tin – thư viện nào khác mà mới chỉ dừng lại trong việc phục vụ nhu cầu nội bộ trong trường Đại học Giao thông Vận tải.

Trong thời gian tới, với tư cách là một thành viên trong Liên hiệp các thư viện các trường Đại học Phía Bắc, Trung tâm thúc đẩy mối quan hệ hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin và nhất là nguồn dữ liệu số với các đơn vị mạnh trong lĩnh vực này tại miền Bắc như: Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Trung tâm Thông tin – Thư viện Tạ Quang Bửu, Thư viện Quốc gia Việt Nam…Đồng thời phối hợp với các thư viện của các trường Đại học chuyên ngành kỹ thuật cùng nhau xây dựng, chia sẻ nguồn tài liệu số về chuyên ngành kỹ thuật và xây dựng. Bên cạnh đó là hợp tác với Nhà In Đại học Giao thông Vận tải trong việc số hóa các đầu giáo trình giảng dạy chính thống trong trường.