Ứng Dụng Barcode Tại Trung Tâm Thông Tin – Thư Viện Đại Học Giao Thông Vận

Ở Pháp, hệ thống tự động hoá công tác thư mục sách phát hành và đơn đặt từ xa có thiết bị dùng để thống kê tất cả các thao tác và chuẩn bị nhãn có ghi mã vạch. Nhãn được dán hoặc gài vào sách. Nhãn của những sách đã bán được người bán giữ lại để nghiên cứu giải quyết vấn đề bổ sung mặt hàng, mã vạch tự động tái hiện trên ISBN.

Vào cuối những năm 1980, các thư viện thuộc trường Đại học Tổng hợp ở bang Alantic Hoa Kỳ đã áp dụng mã vạch để kiểm soát quá trình xuất tài liệu có liên quan đến sử dụng mục lục công cộng online (OPAC). Cũng trong thời gian này, ở Châu Mỹ Latinh, nhiều cơ quan ISBN quốc gia trong đó có Brazil, Chile đã có những nỗ lực đáng kể trong việc nghiên cứu áp dụng mã vạch hoá chỉ số này.

Ở Anh, thư viện trường Đại học Tổng hợp Cambrit có hệ thống kiểm tra tự động việc sử dụng kho được cấu tạo từ 56 terminal và các thiết bị dò tìm mã vạch, các thiết bị này được nối với các hệ thống mục lục điện tử và hệ thống chuẩn bị dữ liệu. Những xu hướng tương tự cũng xuất hiện ở nhiều nước khác. Nhiều thư viện ở Ấn Độ và các nước Đông Nam Á cũng đã sử dụng mã vạch trong công tác phục vụ bạn đọc.

Đối với các thư viện ở nước ta, việc áp dụng mã vạch trong lưu thông tài liệu đang được áp dụng một cách rộng rãi. Đầu tiên phải kể đến đó là Trung tâm thông tin Tư liệu khoa học và Công nghệ Quốc gia là đơn vị đi đầu trong việc sử dụng mã vạch, kế đến là các thư viện thuộc các trường Đại học Giao thông vận tải, Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Sư phạm kỹ thuật, Đại học Nông lâm ....

Các thư viện đã sử dụng các hệ thống để lưu trữ và truy nhập thông tin về bạn đọc và tài liệu có liên quan đến việc cho mượn tài liệu. Phần mềm của hệ thống này sử dụng kỹ thuật nhận dạng đọc mã vạch in trên các nhãn đặc biệt dán chặt vào tài liệu lưu thông và thẻ đọc của người mượn.

2.2.2. Ứng dụng Barcode tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

TT TT-TV ĐHGTVT đã ứng dụng công nghệ mã vạch từ khá sớm, đồng thời với quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của Thư viện.

Để ứng dụng công nghệ mã vạch đòi hỏi hệ thống mạng thư viện phải hoàn chỉnh, hệ quản trị CSDL, trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên dùng về mã vạch (máy đọc, máy in mã vạch).

TT TT-TV ĐHGTVT có hệ thống mạng cục bộ, hệ quản trị CSDL hoàn chỉnh với đầy đủ các thiết bị chuyên dùng cần thiết, nên việc ứng dụng công nghệ mã vạch được thực hiện một cách dễ dàng, thuận lợi. Trung tâm hiện đã ứng dụng công nghệ mã vạch vào các công tác: in mã vạch và quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc, mượn/trả bán tự động.

- In mã vạch và quản lý tài liệu

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 84 trang tài liệu này.

Thư viện có CSDL chứa đựng các thông tin về tài liệu như là tên sách, tác giả, mã số của sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất bản...sẽ được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn vào sách theo như trong cơ sở dữ liệu.

Việc phân chia mã vạch áp dụng cho từng kho và từng loại tài liệu. Mỗi mã vạch có độ dài chạy tối đa là 7 chữ số, phần đầu có ký hiệu là các chữ cái khác nhau theo ký hiệu của từng kho và từng loại tài liệu.

Ví dụ: Sách tiếng Việt của Phòng đọc: Dv.0001234 Sách tiếng Việt của Phòng mượn: Mv.0000544 Sách ngoại văn : Dn.0005678

Luận văn : Lv.0008766

Luận án : La.0005433

In mã vạch dán vào sách cho từng kho, mã vạch được dán vào bìa trước của mỗi cuốn sách.

Cán bộ thư viện tiến hành quét mã vạch tương ứng với biểu ghi dữ liệu sách trong CSDL, sử dụng chương trình 3M Pad Converison và máy quét mã vạch, tích hợp với phần mềm iLib và công nghệ RFID để đưa tài liệu vào lưu thông và kiểm soát tài liệu.

- Quản lý bạn đọc

Chức năng quản lý bạn đọc được tích hợp trong phần mềm iLib. Trước hết phải có các thông tin về bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công tác, nghề nghiệp... Cán bộ thư viện sẽ tiến hành nhập dữ liệu cho từng độc giả vào CSDL theo biểu mẫu. Mã số của bạn đọc được nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn đọc đồng thời được mã hoá dưới dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc.

Ảnh của mỗi sinh viên sẽ được quét qua máy scan lưu vào một CSDL, mỗi ảnh sẽ được lưu một tên tập tin, chính là mã vạch của thẻ sinh viên.

Ví dụ: Sinh viên VŨ XUÂN HƯNG có thẻ thư viện mã vạch 1006067 thì ảnh của sinh viên này được lưu trên CSDL có tên tập tin: 1006067.jpg và hệ thống sẽ dò tìm tập tin hình này tương ứng với mã vạch thẻ thư viện để gán vào thẻ.

In thẻ độc giả từ dữ liệu đã nhập, CSDL sẽ sinh mã vạch tự động theo từng thẻ.

- Quản lý mượn/trả bán tự động

Khi bạn đọc mượn tài liệu cán bộ thư viện sẽ thực hiện các thao tác nghiệp vụ như sau:

+ Đưa thẻ bạn đọc vào máy đọc mã vạch, trên màn hình máy tính sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin về bạn đọc.

+ Đưa tài liệu mà bạn đọc muốn mượn vào máy quét để quét mã vạch tài liệu.

+ Mặc định thời gian mượn và nhập dữ liệu mượn vào CSDL.

Máy tính sẽ lưu toàn bộ thông tin về một bạn đọc đã mượn những loại sách nào, tên sách, ký hiệu cuốn sách, thời gian mượn...

Đối với việc trả tài liệu cũng thực hiện tương tự các thao tác trên, nhưng ở chức năng trả sách và tương ứng chức năng nhập dữ liệu trả là có thể xóa dữ liệu mượn đối với bạn đọc đó.

Máy tính sẽ tự động đánh dấu số sách bạn đọc đã trả, thời gian trả sách... Số sách này sẽ trở về kho tài liệu trong tình trạng chưa có người mượn. Cán bộ thư viện có thể biết được hiện trạng về sách, về bạn đọc cũng như là các loại sách đang có người mượn, loại sách đã quá hạn, thời gian quá hạn là bao nhiêu…

2.3. Thực trạng ứng dụng công nghệ RFID

2.3.1. Giới thiệu về hệ thống RFID

2.3.1.1. Những vấn đề chung về RFID

RFID là gì?

RFID (Radio Frequency Identification) là công nghệ định danh bằng sóng Radio

- một sự kết hợp giữa công nghệ dựa trên sóng radio và con chíp điện tử.

Đây là một công nghệ tiên tiến để kiểm soát tài liệu, nó có nhiều ưu điểm vượt trội so với công nghệ mã vạch. Khác với công nghệ mã vạch là công nghệ định danh trực diện (line-of-sight technology), nghĩa là để nhận dạng đối tượng, máy đọc cần phải tiếp xúc trực tiếp đối tượng ở khoảng cách gần. Đối với công nghệ RFID, có thể xác

định đối tượng ở khoảng cách xa từ vài mét tới hàng trăm mét trong môi trường không gian 3 chiều (3D).

Mỗi thẻ RFID được gắn trên một cuốn sách, chính cách sắp xếp của công nghệ này giúp cho công việc của các thư viện đạt hiệu quả tốt hơn. Bên cạnh đó, RFID được ứng dụng trong quá trình tự động hoá việc mượn trả, kiểm kê, chống trộm tài liệu, mượn trả và phân loại tự động tài liệu.

Lịch sử phát triển của RFID

RFID được ứng dụng lần đầu tiên trong lĩnh vực quân sự. Trong thế chiến thứ II, quân đội các nước Mỹ, Nga, Đức,… đã ứng dụng công nghệ RFID để xác định máy bay trên không phận mình là của địch hay của kẻ thù vì vậy nó còn có tên là IFF (Identify Friend or Foe). Tuy nhiên, mãi đến những năm 80 nó mới được bắt đầu ứng dụng trong lĩnh vực thương mại.

Từ năm 1990 đến nay, RFID được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống như kiểm soát động vật, giao thông (thẻ trả tiền tàu xe, hoặc gắn vào lốp xe để đánh giá điều kiện đường xá,…), quản lý việc truy cập hệ thống và bảo mật, quản lý nhân viên…

Ngày nay, Công nghệ RFID đang trở thành một công nghệ được ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực thông tin – thư viện và được nhiều thư viện trên thế giới sử dụng nhằm nâng cao hoạt động thư viện. Đây là một công nghệ mới tiên tiến hơn so với công nghệ mã vạch đang được sử dụng hiện nay. Mặc dù, giá thành của nó hiện nay còn cao nhưng trong vài năm tới giá của sản phẩm này sẽ giảm dần và sẽ là lựa chọn hàng đầu của các thư viện vì những ưu điểm vượt trội của nó so với công nghệ mã vạch.

Ở Việt Nam hiện nay đã có một số trung tâm thông tin - thư viện lớn sử dụng công nghệ này như một giải giải pháp quản lý thư viện thông minh như Trung tâm Thông tin - thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội và Trung tâm Thông tin - thư viện Đại học Quốc Gia T.p HCM,…

Các tính năng của RFID

- Không cần tiếp xúc trực diện với tài liệu: Khác với công nghệ mã vạch, để nhận dạng tài liệu cần phải tiếp xúc trực tiếp giữa tài liệu và thiết bị đọc. Đối với công nghệ RFID, cho phép máy đọc có thể nhận dạng được tài liệu ở khoảng cách khá xa từ vài mét đến 100 mét tùy từng loại thẻ.

- Kết hợp giữa chức năng an ninh và chức năng nhận dạng tài liệu (thông qua các thông tin có trong thẻ: số đăng ký cá biệt, môn loại,...): Đối với hệ thống sử dụng mã vạch, mỗi nhãn mã vạch chỉ cho phép nhận dạng tài liệu còn để chống trộm tài liệu thì người ta phải sử dụng chỉ từ. Như vậy, mỗi tài liệu đều được gắn cả nhãn mã vạch và chỉ từ.

Đối với các hệ thống RFID, mỗi thẻ RFID đã đảm nhiệm được cả 2 chức năng này: chức năng an ninh và nhận dạng tài liệu. Tuy nhiên, theo khuyến cáo của 3M Việt Nam thì RFID đang trong giai đoạn hoàn thiện hơn, do đó về mặt kỹ thuật chưa đảm bảo thật tốt chức năng an ninh vì vậy trong giai đoạn “quá độ” này các thư viện nên sử dụng cả chỉ từ và thẻ RFID.

- Mượn/Trả nhanh chóng: Khả năng đọc thông tin từ thẻ RFID nhanh hơn nhiều so với sử dụng Barcode vì vậy nó làm cho thao tác mượn trả tài liệu cũng nhanh hơn. Nó hỗ trợ tối đa việc tự động hóa quá trình mượn/trả tài liệu: hỗ trợ mượn/trả không có sự can thiệp của thủ thư. Bạn đọc có thể mượn cùng một lúc với nhiều tài liệu một cách dễ dàng, việc này ở hệ thống sử dụng mã vạch không thể nào thực hiện được.

- Phân loại tự động tài liệu: Mỗi thẻ RFID cho phép lưu nhiều thông tin khác nhau trong đó có môn loại của tài liệu. Vì vậy, các nhà sản xuất thiết bị RFID đã chế tạo ra loại máy giúp cho việc phân loại tài liệu tự động sơ bộ.

- Khả năng chống trộm tốt: Các hệ thống an ninh sử dụng cổng từ, khả năng phát hiện tài liệu chỉ trong một khoảng cách ngắn và chỉ trong không gian 2 chiều. Do vậy, nếu một bạn đọc khi cầm sách cao hơn chiều cao của cổng từ thì cổng từ sẽ không phát hiện được.

Với hệ thống an ninh sử dụng công nghệ RFID, nó có khả năng phát hiện tài liệu với khoảng cách xa và trong không gian 3 chiều vì vậy khả năng chống trộm của nó an toàn và đáng tin cậy hơn hệ thống an ninh sử dụng cổng từ.

- Kiểm kê nhanh chóng: Với hệ thống RFID, nó có khả năng quét và nhận thông tin từ các quyển sách một cách nhanh chóng mà không cần phải đưa sát máy gom di động vào sách hoặc di chuyển sách ra khỏi giá. Với việc sử dụng công nghệ không dây, kết nối dữ liệu kiểm kê với trực tiếp máy chủ sử dụng phần quản trị thư viện, nó cho phép không chỉ cập nhật thông tin về kiểm kê mà còn cho phép biết được ngay vị trí đúng của tài liệu trên giá sách.

- Độ bền của thẻ cao: độ bền của thẻ RFID cao hơn so với mã vạch bởi vì nó không tiếp xúc trực tiếp với các thiết bị khác. Các nhà cung cấp RFID cho rằng mỗi thẻ RFID có thể sử dụng ít nhất được 100.000 lượt mượn/trả trước khi nó bị hỏng.

2.3.1.2. Các thành phần của RFID và nguyên tắc hoạt động

Các thành phần của RFID

Một hệ thống RFID cơ bản bao gồm 2 thành phần chính:

- Phần cứng: gồm có thẻ (con tem), anten, máy đọc thẻ, máy chủ.

- Phần mềm: gồm có phần mềm trung gian (middle ware) và phần mềm ứng dụng (trong lĩnh vực thư viện nó là các phần mềm quản trị thư viện).

a. Phần cứng

- Thẻ RFID (RFID tag)

Thẻ RFID được cấu tạo mềm mỏng có chứa chíp vi xử lí và anten (đối với loại thẻ không năng). Nó có thể đọc, ghi dữ liệu, và thậm chí có chứa cả thông tin về bảo mật. Thẻ này có thể dán vào các vật cần quản lý như sách, hàng hóa, động vật…

Thẻ này có kích thước mỏng như tờ giấy và có thể chứa dữ liệu ít nhất là 16 bits. Trong thẻ thường bao gồm các thông tin:

+ Số ID (số nhận dạng thẻ)

+ Nhan đề tài liệu

+ Tác giả

+ Môn loại,…

- Anten

Anten có chức năng phát sóng kích hoạt các thẻ RFID và nhận các thông tin từ các thẻ này. Nó truyền tín hiệu nhận được tới máy đọc. Trong máy đọc, anten có thể được tích hợp bên trong hoặc tách rời.

- Máy đọc thẻ (Readers)

Máy đọc có nhiệm vụ chuyển dữ liệu, giải mã dữ liệu được từ thẻ tới phần mềm trung gian và phần mềm ứng dụng để xử lý. Thông thường máy đọc tích hợp với anten. Máy đọc thường được đặt tại bàn mượn/trả, các điểm mượn/trả tự động, trong kho và máy phân loại tự động, tại lối ra của thư viện.

- Máy chủ: Máy chủ là máy vi tính được dùng để chạy các phần mềm trung gian và phần mềm ứng dụng.

b. Phần mềm

- Phần mềm trung gian (Midleware)

Phần mềm trung gian là các phần mềm được sử dụng để nhận và xử lý các dữ liệu thô nhận được từ các máy đọc để chuyển tới các phần mềm quản trị thư viện. Đây là một thành phần không thể thiếu trong hệ thống RFID. Phần mềm này thường được xây dựng và cung cấp bởi các nhà cung cấp thiết bị RFID.

- Phần mềm ứng dụng (Application software)

Là các phần mềm được sử dụng để xử lý và tự động hóa các công việc của một cơ quan, tổ chức. Trong lĩnh vực thư viện, phần mềm ứng dụng chính là các phần mềm thư viện điện tử tích hợp trong đó có lưu thông tin về các tài liệu, bạn đọc, quá trình mượn/trả, hệ thống kho… mà thư viện quản lý. Phần mềm này sẽ nhận dữ liệu đã được xử lý từ phần mềm trung gian để phân tích.