Giải Pháp, Khuyến Nghị Nâng Cao Chất Lượng Xử Lý Tài Liệu Tại Trung Tâm

Tiếng Việt do hạn chế về điều kiện nhân lực cũng như trình độ ngoại ngữ của cán bộ xử lý.

- Công cụ tra cứu hỗ trợ cho công tác định chủ đề tài liệu còn thiếu: Hiện nay, ở Việt Nam chưa xây dựng được một Bảng đề mục chủ đề nào có khả năng dùng chung cho các thư viện. Mặc dù đã có một số thư viện lớn đặt vấn đề nghiên cứu xây dựng nhưng tất cả các nghiên cứu này mới ở giai đoạn dự thảo hoặc áp dụng nội bộ, chưa có khả năng đưa ra áp dụng rộng rãi. Do đó, để kiểm soát tính thống nhất cho các chủ đề, Trung tâm vẫn phải dựa trên Bộ từ điển từ khóa KH & CN. Điều này, ít nhiều cũng làm ảnh hưởng tới chất lượng các chủ đề mà Trung tâm đã lựa chọn.

- Mặc dù có sự trang bị về hạ tầng công nghệ thông tin ban đầu khá tốt cho các hoạt động nghiệp vụ tuy nhiên hệ thống máy tính phục vụ sinh viên trong việc tra cứu nguồn tài nguyên của Trung tâm vẫn là những máy đã lỗi thời, xuống cấp và thường xuyên hư hỏng. Bên cạnh đó phần mềm ILIB 4.0 sau một thời gian sử dụng đã xuất hiện khá nhiều lỗi: Chức năng dowload biểu ghi qua cổng Z39.50 không hoạt động được trong khoảng 1 năm trở lại đây; chức năng tạo lập Báo cáo Word trong phần mềm chạy không ổn định. Ngoài ra, chức năng hỗ trợ tự động hóa hoạt động biên mục của phần mềm là chưa sâu do vậy nhiều công đoạn XLTL vẫn chưa có sự trợ giúp đắc lực từ phần mềm. Cổng thông tin hoạt động không ổn định, chưa có những điều chỉnh kịp thời bắt kịp với những thay đổi của hoạt động xử lý tài liệu, do vậy chưa tạo được tiện ích tối đa cho NDT tra cứu thông tin tại Trung tâm.

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

3.1 Áp dụng triệt để các chuẩn nghiệp vụ hiện đại trong công tác xử lý tài liệu

AACR2 đã được áp dụng trong công tác mô tả tài liệu, tuy nhiên chưa được áp dụng triệt để, một số vùng dữ liệu vẫn được mô tả theo quy tắc cũ là ISBD. Do vậy, thời gian tới, Trung tâm cần triển khai áp dụng quy tắc mô tả này một cách triệt để hơn, đảm bảo dữ liệu thống nhất và hỗ trợ cho việc trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin.

Trung tâm cần chuẩn hóa các format nhập liệu đã được xây dựng. Trung tâm đã xây dựng format nhập liệu gồm 25 trường thiết yếu, thông dụng phục vụ cho công tác biên mục, được rút ra từ khoảng hơn 200 trường MARC21. Nhiệm vụ đặt ra là cần tiếp tục đi sâu nghiên cứu các trường này và tính đến khả năng có thể bổ sung thêm các trường khác trong quá trình biên mục tài liệu nhằm đảm bảo không bỏ sót những trường thông tin hữu ích.

Ngoài ra, việc thiết lập đầu biểu cho biểu ghi và các chỉ thị cho từng trường trong biểu ghi MARC21 là rất quan trọng. Mỗi trường MARC21 đều bao gồm các chỉ thị với chức năng là thông báo cho máy tính biết một số thông tin về đặc điểm xử lý của trường đó. Tuy nhiên, như đã trình bày trong phần đánh giá thực trạng áp dụng MARC21, đầu biểu chưa được xây dựng, trong các trường, nhiều chỉ thị được để dạng # (không có thông tin). Do vậy, Trung tâm cần nghiên cứu lại để xây dựng đầu biểu, tạo lập các chỉ thị chính xác, đầy đủ đảm bảo tăng tính đầy đủ thông tin cho tất cả các trường dữ liệu trong biểu ghi.

3.2 Cải tiến và bổ sung công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 156 trang tài liệu này.

3.2.1 Nghiên cứu áp dụng Bảng Đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ LCSH

Xuất phát từ thực tế hiện nay, việc kiểm soát các ĐMCĐ trong công tác định chủ đề bằng Bộ Từ điển từ khóa KH & CN đã gây không ít khó khăn cho cán bộ thư viện cũng như ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công tác định chủ đề của Trung tâm. Nguyên nhân là do sự khác nhau cơ bản giữa chủ đề và từ khóa. Từ khóa và đề mục chủ đề đều mượn từ vựng của ngôn ngữ tự nhiên để biểu thị các khái niệm tuy

nhiên từ khóa gồm các khái niệm đơn lẻ, không liên quan đến nhau trong khi ở ĐMCĐ đó là các khái niệm liên quan đến nhau và được trình bày theo quy định. Từ khóa có cấu trúc đơn giản trong khi ĐMCĐ cấu trúc ổn định và chặt chẽ. Do vậy, việc nghiên cứu, áp dụng một bảng đề mục chủ đề phù hợp là yêu cầu tất yếu đối với công tác định chủ đề của Trung tâm.

Hiện nay, ở Việt Nam, cũng đã có một số thư viện đang áp dụng các bảng đề mục chủ đề của nước ngoài như Thư viện Trung tâm Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Thư viện trường Đại học Cần Thơ sử dụng Bảng Đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ (LCSH - Library of Congress Subject Headings), Thư viện trường Đại học Y Hà Nội, Thư viện Y học Trung ương sử dụng Bảng Đề mục chủ đề Y học (MeSH. - Medical Subject Headings) và một số thư viện khác sử dụng các bảng RAMEAU của Thư viện Quốc hội Pháp, bảng đề mục chủ đề SEAR (Sears list of subject headings),… Mỗi thư viện có cách áp dụng khác nhau. Có thư viện sử dụng nguyên bản tài liệu gốc, có thư viện dịch sang tiếng Việt hoặc cải biên cho phù hợp với điều kiện của thư viện mình.

Ở Trung tâm có tới 90% tài liệu tiếng Anh được bổ sung có thể tải từ CSDL của các thư viện khác (chủ yếu là từ CSDL của Thư viện Quốc hội Mỹ, bộ CSDL Worldcat.org). Toàn bộ các biểu ghi này đã được biên mục trường 650 chỉ thị 1 là #, chỉ thị 2 là 0 - Đề mục chủ đề được kiểm soát bằng bảng LCSH.

Do vậy, việc tiếp tục nghiên cứu áp dụng Bảng Đề mục chủ đề này là phù hợp với điều kiện của Trung tâm trong thời điểm hiện tại, khi chưa có một Bảng Đề mục chủ đề nào của Việt Nam chính thức được xuất bản và sử dụng rộng rãi.

Như đã trình bày ở trên, với các biểu ghi tải về theo quy trình biên mục sao chép, trường 650 sẽ được giữ nguyên ĐMCĐ bằng tiếng Anh, đồng thời cán bộ XLTL tiến hành dịch ra tiếng Việt. Do đó, nếu triển khai áp dụng LCSH tại Trung tâm, các đề mục trong LCSH sẽ được giữ nguyên bản tiếng Anh và được dịch sang tiếng Việt giúp NDT dễ tra cứu, phù hợp với nhiều đối tượng NDT, kể cả những đối tượng không sử dụng thành thạo tiếng Anh.

3.2.2 Xây dựng Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị

Việc nghiên cứu áp dụng Bảng ĐMCĐ của Thư viện Quốc hội Mỹ gặp phải những khó khăn do hạn chế về ngôn ngữ, đồng thời khi dịch sang tiếng Việt vẫn phải đảm bảo phù hợp với CSDL đã được xây dựng cũng như đảm bảo sát hợp với nội dung khoa học chuyên ngành được sử dụng thống nhất trong cộng đồng NDT trong đó có các nhà khoa học, do vậy nó được xem là mục tiêu dài hạn. Trước mắt, do số lượng và phạm vi lựa chọn các từ khoá trong Bộ Từ khóa còn hạn chế trong lĩnh vực Kinh tế - quản trị trong khi đây lại là lĩnh vực chiếm tỷ lệ lớn trong cơ cấu nguồn lực thông tin của Học viện Ngân hàng, do đó để thuận lợi cho việc xây dựng ĐMCĐ, Trung tâm đang triển khai nghiên cứu và xây dựng Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị.

Cơ sở ban đầu để xây dựng Danh mục chính là các từ khóa, đề mục chủ đề thuộc các chuyên ngành kinh tế, tài chính - ngân hàng, quản trị đã được Trung tâm xây dựng từ trước đến nay.

Việc biên soạn Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị dự kiến được xây dựng theo cấu trúc của Bảng ĐMCĐ, tiến hành qua các bước sau:

Bước 1: Tập hợp Từ khóa, ĐMCĐ chính thuộc chuyên ngành kinh tế - quản trị trong CSDL của Trung tâm

Với sự hỗ trợ của Phần mềm ILIB, ĐMCĐ chứa trong các biểu ghi có Ký hiệu phân loại thuộc môn loại 300, 600 sẽ được thống kê. Theo đó toàn bộ ĐMCĐ đã được nhập trong trường 650$a sẽ được thống kê theo danh mục bao gồm các ngôn ngữ khác nhau. Danh mục này sẽ được chuyển sang Excel để lọc lấy các ĐMCĐ bằng tiếng Việt.

Do ĐMCĐ cho sách Việt mới được thiết lập từ đầu năm 2013 đến nay, nên lượng ĐMCĐ chưa được phong phú. Để mở rộng mục từ, tất cả từ khoá trong trường 653 cũng được thống kê trên phần mềm ra 1 file riêng biệt. Các từ khoá này sẽ là cơ sở để tạo lập các ĐMCĐ.

Bước 2: Thiết lập các phụ đề

Sau khi tập hợp, xây dựng được các ĐMCĐ chính, Trung tâm tiến hành thiết lập các phụ đề.

Việc thiết lập các phụ đề là công đoạn dự kiến sẽ khó khăn và chiếm nhiều thời gian cũng như công sức. Điều này đòi hỏi người thiết lập phải có sự hiểu biết về ĐMCĐ chính, vốn từ vựng phong phú, có kiến thức về định chủ đề và tuân thủ chặt chẽ cấu trúc ĐMCĐ cũng như nguyên tắc thiết lập ĐMCĐ. Tất cả các dữ liệu

$x, $y, $z của trường 650 được nhặt ra và sắp xếp theo trật tự quy định để hỗ trợ công việc này.

Bước 3: Gộp ĐMCĐ chính với các phụ đề.

Thao tác gộp các ĐMCĐ chính với các phụ đề được lấy ra từ CSDL được tiến hành bằng cách đối chiếu đồng thời bổ sung những ĐMCĐ chính và các phụ đề còn thiếu.

Bước 4: Chuẩn hóa Danh mục thuật ngữ

Bước này thực hiện được phải nhờ vào đội ngũ cộng tác viên là một số nhà khoa học, chuyên gia của các bộ môn khoa học chuyên ngành kinh tế, tài chính, ngân hàng. Đồng thời phải lấy ý kiến của một số chuyên gia thông tin - thư viện về ĐMCĐ được xây dựng để chuẩn hóa Danh mục này.

Bước 5: Thống nhất sử dụng và thường xuyên cập nhật thuật ngữ mới

Sau khi được xây dựng Danh mục thuật ngữ sẽ được sử dụng như công cụ tra cứu chuẩn trong xây dựng ĐMCĐ được áp dụng trong toàn hệ thống Thông tin Thư viện Học viện Ngân hàng. Yêu cầu đối với Danh mục này là phải thường xuyên được cập nhật những đề mục mới hoặc những thay đổi cho phù hợp với sự phát triển các ngành khoa học.

Việc xây dựng Danh mục Thuật ngữ ngành kinh tế - quản trị là rất quan trọng trong điều kiện thực tế hiện nay, do đó Ban Giám đốc đã đưa công việc này là giải pháp công tác của Trung tâm thực hiện trong năm học 2013 - 2014.

3.2.3 Xây dựng sổ tay điện tử nghiệp vụ xử lý tài liệu

XLTL là công việc khó khăn, phức tạp đòi hỏi cán bộ làm công tác này phải có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ xử lý tài liệu nói chung, về các chuẩn, các công cụ hỗ trợ cũng như cách áp dụng chúng như thế nào. Ngoài ra, đây là công việc đòi hỏi kinh nghiệm để có thể xử lý tốt tài liệu, đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ CSDL đồng thời đảm bảo được tiến độ về thời gian. Với những đòi hỏi về công việc

như trên thì Trung tâm cần thiết phải xây dựng sổ tay nghiệp vụ XLTL dùng cho cán bộ đang và sẽ tham gia công tác này, được sử dụng như một công cụ hỗ trợ cho hoạt động XLTL.

Trong sổ tay điện tử nghiệp vụ XLTL tập hợp toàn bộ các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ xử lý tài liệu: mô tả tài liệu, khổ mẫu, phân loại, tóm tắt, định chủ đề,… các quy định, quy tắc, quy chế cũng như các tài liệu tham khảo khác. Ngoài ra, sổ tay nghiệp vụ điện tử còn tập hợp các quy ước trong xử lý tài liệu đã được bàn bạc thống nhất trong Trung tâm, đảm bảo tuân thủ công cụ kiểm soát nhưng phù hợp với đặc điểm nguồn lực thông tin, cách thức tổ chức phục vụ nguồn tin của Trung tâm. Sổ tay nghiệp vụ điện tử còn là nơi để cán bộ XLTL ghi lại những kinh nghiệm, những trường hợp xử lý tài liệu cụ thể trong quá trình làm việc hàng ngày. Khi đó, sổ tay nghiệp vụ sẽ giúp cho:

+ Cán bộ thư viện chưa từng làm XLTL nắm được nghiệp vụ xử lý cũng như các chuẩn đang áp dụng, trang bị cho họ những kiến thức thực tế trong công tác XLTL tại Trung tâm.

+ Cán bộ đang làm XLTL có một cẩm nang trong suốt quá trình làm việc, đảm bảo kiểm soát được tính thống nhất dữ liệu qua các lần xử lý khác nhau với cùng một tài liệu, đảm bảo chất lượng XLTL.

Yêu cầu đối với sổ tay nghiệp vụ này là phải thường xuyên được cập nhật những quy tắc, quy định cũng như những vấn đề - cách thức xử lý những vấn đề mới phát sinh trong XLTL, vừa giúp kiểm soát tính thống nhất của dữ liệu vừa hỗ trợ được cho cán bộ mới tiếp nhận công việc khi có sự thay đổi về nhân sự tham gia công tác này.

3.3 Triển khai hiệu đính cơ sở dữ liệu thư mục

Việc hiệu đính cơ sở dữ liệu chính là chuẩn hoá lại các thông tin thư mục cho chính xác, nhất quán và bổ sung những thông tin còn thiếu do thiếu công cụ XLTL đảm bảo tuân thủ đúng các chuẩn XLTL.

Triển khai hiệu đính cơ sở dữ liệu tại Trung tâm gồm hiệu đính tiếp tục (đối với tài liệu mới nhập vào CSDL) và hiệu đính hồi cố (đối với dữ liệu cũ).

Hiệu đính tiếp tục: Như đã trình bày ở phần đánh giá thực trạng, do điều kiện về nhân sự nên công tác này chưa được thực hiện thường xuyên theo hướng chuyên môn hóa. Tuy nhiên, do đây là công việc quan trọng nên trước mắt công tác hiệu đính này Trung tâm có thể tiến hành vào cuối mỗi tháng, bộ phận Bổ sung - Biên mục sẽ tiến hành kiểm tra lại các biểu ghi mới nhập trong tháng, đảm bảo tính chính xác, thống nhất cao nhất cho CSDL, giảm bớt áp lực cho công tác hiệu đính hồi cố dữ liệu sau này.

Hiệu đính hồi cố

Do việc thay đổi các chuẩn trong XLTL cũng như do thiếu công cụ xử lý, dữ liệu trong các CSDL của Trung tâm không thống nhất. Dữ liệu từ trước năm 2010 được mô tả theo ISBD, sau chuyển sang AACR2. Cũng như vậy, từ năm 2013 trở về trước Trung tâm định từ khoá sau đó chuyển sang làm ĐMCĐ. Đó là chưa kể đến lượng không nhỏ chỉ số phân loại được thiết lập chưa đúng, hoặc có sự thay đổi khi chuyển từ sử dụng KPL DDC rút gọn 13 sang KPL DDC23 bản đầy đủ. Như vậy, có một lượng lớn dữ liệu cần phải hiệu đính để đảm bảo tính thống nhất trong toàn CSDL, cụ thể với các vấn đề như sau:

- Chuẩn mô tả và nhập dữ liệu: AACR2 quy định các nguyên tắc mô tả các vùng dữ liệu và MARC21 quy định nguyên tắc nhập liệu các trường dữ liệu. Đó là hai chuẩn được lựa chọn áp dụng cho Trung tâm, vì vậy khi triển khai chuẩn hoá từng biểu ghi, các vùng dữ liệu được hiệu đính sao cho đảm bảo áp dụng đúng AACR2, đảm bảo nguyên tắc thiết lập, quy định về các chỉ thị, các nhãn trường con của Khổ mẫu MARC21.

Ngoài ra, khá nhiều trường dữ liệu cũng được hiệu đính lại do lỗi chính tả, thừa hoặc thiếu khoảng trống trong quá trình nhập liệu.

- Chuẩn hoá tiêu đề mô tả chính: hiệu đính lại để đảm bảo tất cả các tác giả cá nhân đều được mô tả theo trật tự họ - đệm - tên và được thêm dấu phẩy sau họ theo đúng quy định của AACR2.

- Chuẩn hóa các vùng mô tả, đặc biệt là vùng thông tin xuất bản: nơi xuất bản phải được viết đầy đủ theo đúng quy định của AACR2 thay vì dùng ký hiệu viết tắt như hiện nay.

- Chuẩn hoá chỉ số phân loại: kiểm tra chỉ số phân loại căn cứ bảng DDC đảm bảo chỉ số phân loại phản ánh đúng đối tượng nghiên cứu chính của tài liệu, tuân thủ đúng nguyên tắc thiết lập với DDC và thông tin đúng về phiên bản đang áp dụng (DDC23). Với những chỉ số phân loại cần hiệu đính sẽ được hiệu đính trong CSDL và sửa lại nhãn sách tại kho tài liệu. Kết quả của công việc này là khắc phục được những hạn chế như đã trình bày ở phần thực trạng, đặc biệt là khắc phục tình trạng những tài liệu cùng nội dung nhưng được gán các chỉ số phân loại khác nhau tùy thuộc chủ quan của những người thực hiện, những tài liệu được định chỉ số phân loại theo phiên bản cũ của KPL có sự khác biệt với phiên bản mới,…

- Thiết lập ĐMCĐ cho toàn bộ CSDL tài liệu tiếng Việt từ năm 2012 trở về trước thay cho từ khoá.

Mặc dù Ban Giám đốc Trung tâm cũng đã quan tâm đến vấn đề xử lý hồi cố CSDL nhưng công việc này mới chỉ được thực hiện vào thời gian sinh viên nghỉ hè, do những hạn chế về nhân sự. Tuy nhiên, với lượng khá lớn dữ liệu cần hiệu đính, thiết nghĩ Trung tâm cần phải bố trí sắp xếp để hồi cố dữ liệu liên tục thay vì chỉ thực hiện từng phần vào thời gian hè như hiện nay. Trong điều kiện chưa thể bổ sung thêm nhân sự thì có thể tạm thời điều chuyển nhân sự ở bộ phận khác hỗ trợ Phòng Bổ sung Biên mục trong một khoảng thời gian nhất định để thực hiện công việc này. Thống nhất được CSDL sẽ giúp cho bộ máy tra cứu tin hoạt động hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ NDT của Trung tâm.

3.4 Tăng cường số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác xử lý tài liệu

Đội ngũ cán bộ là một trong bốn yếu tố cấu thành của thư viện, đồng thời là yếu tố quan trọng nhất quyết định chất lượng hoạt động của thư viện. Bước vào nền kinh tế tri thức, cán bộ thư viện sẽ không chỉ là người quản lý tư liệu, quản lý thông tin, mà là người quản lý tri thức. Quy trình nghiệp vụ thay đổi, quan hệ giữa cán bộ thư viện với NDT, với nguồn tài liệu cũng có những thay đổi căn bản đòi hỏi cán bộ thư viện không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ thư viện mà còn phải nâng cao hiểu biết về các chuyên ngành đào tạo của Học viện để đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao của NDT.