Các trường mô tả chính được sử dụng cho việc biên mục tài liệu theo AACR2 tại Trung tâm gồm:
041$a. Ngôn ngữ tài liệu
072$a. Mã chuyên ngành (Đối với mô tả luận án, luận văn, báo cáo khoa
học)
082. Chỉ số phân loại
100. Tiêu đề mô tả chính – tác giả cá nhân
Có thể bạn quan tâm!
-
Thực Trạng Công Tác Phát Triển, Khai Thác Và Chia Sẻ Nguồn Tài Liệu Số Tại Trung Tâm -
Thực Trạng Công Tác Phát Triển Nguồn Tài Liệu Số Tại Trung Tâm -
Csdl Tiêu Chuẩn Giao Thông Vận Tải Của Viện Tiêu Chuẩn Anh (Bsi) -
Thực Trạng Khai Thác Và Hợp Tác Chia Sẻ Tài Liệu Số Tại Trung Tâm -
Một Số Đánh Giá Và Kiến Nghị Nhằm Tăng Cường Công Tác Phát Triển, Khai Thác Và Chia Sẻ -
Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải - 11
Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.
110. Tiêu đề mô tả chính – tác giả tập thể 242$a. Nhan đề dịch
245. Nhan đề và thông tin trách nhiệm 246$a. Nhan đề bổ sung, nhan đề ngoài bìa 250$a. Lần xuất bản
260. Thông tin xuất bản
300. Mô tả vật lý
490. Tùng thư
500. Phụ chú
653$a. Từ khóa tự do
700. Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả cá nhân 710. Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả tập thể 852. Nơi lưu trữ
Dưới đây là một minh họa về biên mục Marc 21 trên máy tính qua phần mềm Ilib 4.0 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải:
2.2.3.2. Bảo quản tài liệu số
Hiệp hội thư viện Mỹ đưa ra 2 định nghĩa về bảo quản tài liệu số: Định nghĩa ngắn gọn và định nghĩa đầy đủ như sau:
Định nghĩa ngắn gọn: “Bảo quản số là sự kết hợp các chính sách, chiến lược và hành động nhằm đảm bảo sự truy cập đến nội dung số qua thời gian”. [8]
Định nghĩa đầy đủ: “Bảo quản số là sự kết hợp các chính sách, chiến lược và hành động để đảm bảo tính chân thực, chính xác của nội dung thông tin qua thời gian, bất chấp sự thay đổi của công nghệ hoạc sự lỗi thời của nó. Bảo quản số áp dụng chung cho tài liệu số hóa nguyên gốc và tài liệu số là kết quả của quy trình số hóa”.[8]
Tại Trung tâm, khi đã nhận thức về các nhân tố chủ yếu gây nguy hiểm tới tính toàn vẹn của nguồn tài liệu số của mình, việc xem xét áp dụng các giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro, bảo quản tài liệu số của mình một cách tốt nhất:
Làm mới dữ liệu: Làm mới dữ liệu số là việc chuyển các file dữ liệu sang một dạng lưu trữ mới cùng loại hoặc mới hơn. Các dữ liệu trong các đĩa CD- ROM được quan tâm chú trọng làm mới bằng cách đưa các dữ liệu này lên máy tính thay vì để nguyên chúng như vậy
Di trú dữ liệu: Là việc chuyển các file dữ liệu số đã được mã hóa sang dạng format khác để có thể sử dụng được trong môi trường máy tính hiện đại hơn. Hiện tại các file văn bản của Trung tâm đều ở dạng *.doc và các file PDF. Tất cả các đĩa CD-ROM thu thập về trung tâm thông qua nguồn nộp kèm theo
các luận án, luận văn đều được quy định ở 2 dạng file này với font chữ thống nhất là Times New Roman nhằm đáp ứng việc bảo quản, khai thác và chia sẻ dữ liệu. Các file ảnh, âm thanh, video còn ít nên chưa có sự thống nhất cụ thể.
Bảo quản công nghệ: do mới trong giai đoạn đầu của việc hình thành các nguồn tài liệu số và chưa đầu tư thống nhất cho công nghệ số hóa và bảo quản nên việc tiến hành thay đổi công nghệ, bảo quản công nghệ tại đây rất hạn chế.
2.2.4. Phần mềm trong phát triển, khai thác và chia sẻ tài liệu số tại Trung tâm
Về phần mềm đến nay trên thế giới có nhiều phần mềm phục vụ cho việc xây dựng và phát triển nguồn tài liệu số. Mỗi phần mềm đều có các ưu, nhược điểm riêng nhưng thông thường một phần mềm khả dĩ phải có các module chính của thư viện như: Bổ sung; biên mục; quản lý kho; phục vụ bạn đọc; mục lục trực tuyến; phân hệ lưu thông; quản lý tài liệu điện tử; mượn liên thưc viện; quản trị hệ thống…
Phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0:
Tại Trung tâm hiện đang sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib
4.0 cho việc xây dựng và quản lý hệ thống CSDL thư mục của mình. Phần mềm này là một giải pháp thư viện điện tử với các module tích hợp trong một hệ thống nhất. Ngoài khả năng quản lý thư viện truyền thống, Ilib bổ sung các tính năng của thư viện điện tử, cho phép người dùng các dạng thông tin như: xuất bản phẩm, tài liệu điện tử, tài liệu âm thanh, hình ảnh… Ilib tương thích với Internet, Extranet với khả năng quản lý tiếng Việt. Hệ thống này còn có tốc độ xử lý nhanh (dưới 3 giây đối với những phép tìm phức tạp) nhờ kết hợp hệ điều hành Unix và Windows. Đặc điểm nổi bật là:
+. Quản trị hệ thống CSDL lớn (lên đến hàng triệu biểu ghi thư mục).
+. Bảo mật phân quyền: CSDL, người dùng và đường truyền.
+. Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh. Hỗ trợ đa ngôn ngữ, giao thức tìm kiếm Z39.50.
+. Sử dụng tất cả các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục cũng như các khung phân loại như: AACR2. MARC, DDC…
+. Quản lý mọi dạng dữ liệu số hóa.
+. Chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện
+. Xuất/nhập dữ liệu theo chuẩn quốc tế
+. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng
+. Khả năng lưu trữ ổn định, không hạn chế dung lượng.
Phần mềm quản trị thư viện số Dlib gồm:
+. OPAC: Cung cấp giao diện thân thiện cho người dùng, qua đó truy cập đến các chức năng của thư viện số như tra cứu, xem toàn văn tài liệu…
+. Library Server: Tích hợp với hệ thống thư viện điện tử, module này cung cấp các giao diện để truy cập thông tin bạn đọc, bản ghi thư mục…
+. Object Server: Là nơi lưu trữ và cung cấp nội dung tài liệu.
+. Authority Control: Có chức năng xác thực, kiểm soát và ghi nhận các truy cập hệ thống…
CSDL
van ban
Meta-data cac du lieu thuoc tinh
CSDL
ứng dụng 1
CSDL
ng dông 2
- tài liệu
Cán bộ
Sinh viên
Các đối tợng khác
Xuất bản
web
Hạ tầng intranet/internet
lấy dữ liệu
Quảun trị WF
Quản trị kho dữ liệu
Template
Styles
design
profile and personalize
Phần mềm giúp cho việc thu thập, bổ sung các tư liệu dạng số hóa, xử lý các dạng tài liệu khác nhau về hình ảnh, âm thanh, các File khác nhau; cho phép lưu trữ ở nhiều dạng khác nhau; tìm kiếm nhanh có gồm cả hình ảnh, âm thanh, tự động xác định các thuộc tính số của tài liệu giảm bớt được thao thác và đơn giản hóa công việc cho người dùng. Nguyên tác cho biên mục dữ liệu số là xây dựng các bộ nhãn trường cá biệt cho mỗi loại tài liệu cần số hóa như: Dublin Core (DCMI), RDF (Resource Description Framework) của W3C. Các bản ghi thư mục mô tả nguồn tài liệu số có thể ở nhiều dạng khác nhau hay ở các dạng File XML, RDF, PDF…Mô hình cấu trúc hệ thống phần mềm ứng dụng tại TTTTT-TV ĐHGTVT[12]:
Quản trị hệ thống
Mô hình kiến trúc hệ thống
2.2.5. Quản lý và an ninh tài liệu số tại Trung tâm
Quản lý tài liệu số:
Theo Wells: “Thông tin phải được lưu trữ một cách bền vững, có thể độc lập với môi trường số, có thể nằm trong này, điều đó có thể đảm bảo rằng có
thể có cơ hội để những thông tin này hiện hữu trong một thời gian dài đủ để cung cấp cho bạn đọc trên các địa chỉ Web công cộng”. Xét theo điều đó, có nghĩa đối với TTTT-TV ĐHGTVT những tài liệu số đã được phát triển hoặc số hóa có giá trị lâu dài trong quá trình sử dụng và phải được lưu trữ lâu dài dựa trên các môi trường về chính sách và phần mềm công nghệ hợp lý.
Đối với các CSDL thư mục, chúng được lưu trữ lâu dài và phục vụ tra cứu trên phân hệ OPAC và Biên mục bổ sung của phần mềm Ilib 4.0. Hệ thống CSDL thư mục này liên tục gia tăng về số lượng. Thậm chí mặc dù một số tài liệu có thể không còn đưa ra lưu thông nhưng vẫn còn lưu trữ biểu ghi thư mục của chúng. Với hạ tầng phần mềm cho phép Trung tâm tích hợp với hệ thống CSDL của thư viện khác trong cùng một hệ thống khi tham gia mượn liên thư viện mà vẫn giữ các biểu ghi thư mục gốc của mình.
Đối với các CSDL toàn văn việc lưu trữ, bảo quản chúng có liên quan đến việc bảo quản siêu dữ liệu của các nguồn tài liệu này. Tầm quan trọng của siêu dữ liệu trong quản lý và sử dụng các tài liệu số có ý nghĩa lớn. Các CSDL toàn văn được lưu trữ và bảo quản trên hệ thống máy chủ của Trung tâm và được gán đường link để người dùng tin có thể tiếp cận sử dụng nhưng không thể xóa hay copy được khi không được phép.
Riêng đối với các CSDL trực tuyến mà Trung tâm chỉ cung cấp quyền truy cập và đường link đi đến sử dụng chúng thì yêu cầu phải đảm bảo đường link “sống” để người dùng tin thông qua đó để truy cập đến. Việc bảo quản những dữ liệu này thuộc về nhà cung cấp.
Các đĩa CD-ROM được lưu trữ tại phòng Nghiệp vụ là chủ yếu. Những đĩa này được xử lý sơ sài và sắp xếp trên giá theo trật tự số đăng ký cá biệt đã gán cho nó và tài liệu kèm theo.
An ninh tài liệu số:
Khi xây dựng chính sách liên quan đến đảm bảo an ninh, an toàn tài liệu số tại Trung tâm cần lưu ý các yêu cầu:
+. Bí mật: Không được phép truy cập, sử dụng hay tiết lộ về nguồn tài liệu số đó mà chưa được phép như: các thông tin cá nhân, tài khoản người dùng tin…và thông tin về vị trí lưu trữ tài liệu trên máy chủ.
+. Toàn vẹn: Đảm bảo sự chính xác, không thay đổi đối với các thông tin gốc như thông tin thư mục trong CSDL thư mục, thông tin toàn văn trong CSDL toàn văn…
+. Sẵn sàng: Thông tin và dữ liệu số luôn ở trạng thái sẵn sàng cho việc truy cập và sử dụng như hệ thông quản lý CSDL thư mục, CSDL toàn văn…
2.2.6. Vấn đề bản quyền và sở hữu trí tuệ
Hiện nay, trong bối cảnh nguồn tài liệu số tại các thư viện nói chung và tại TTTT-TV ĐHGTVT có xu hướng tăng lên nhanh và lượng người truy cập ngày càng tăng, các CSDL thư mục, các CSDL toàn văn với các loại hình tài liệu sách, luận án, luận văn, CSDL trực tuyến, CSDL Offline, các bộ sưu tập số, tài liệu đa phương tiện (CD-ROM, băng cassette, băng video…) ngày càng nhiều. Vì vậy để đảm bảo vấn đề bản quyền và sở hữu trí tuệ trong truy cập tài liệu số tại thư viện mình thì cần đến các chính sách về quyền truy cập. Các tài liệu số của Trung tâm được đưa lên tra cứu và khai thác trên hai cổng trực tuyến là: http://opac.utc.edu.vn/opac và http://opac:8088/dlib. Trên hai cổng truy cập trực tuyến này người dùng tin tự do ra vào và tra cứu, tuy nhiên nếu muốn đọc toàn văn tài liệu số thì yêu cầu cần có tài khoản và mật khẩu xác định do Trung tâm cấp.
Trong các hợp đồng thuê, mua quyền sử dụng CSDL trực tuyến, Trung tâm cần lưu ý đến những vấn đề như:
+. Kỳ hạn của hợp đồng;
+. Những điều kiện các nhà cung cấp cho phép thực hiện và không được quyền thực hiện như:
- Được xem toàn văn và tra cứu nội dung trong CSDL trực tuyến đã thuê;
- Được phép đăng tải hay in nội dung trong các CSDL đã thuê, mua cho người dùng tin
- Cho phép người dùng tin sao chụp tối đa 10% tổng số trang của tài liệu;
- Không được truy cập tới những khu vực không được phép cảu CSDL;
- Không được bán lại, cho thuê hay chuyển giao những CSDL đã thuê, mua;
- Không được xóa hay di dời bất cứ định dạng nào trong các nhan đề, thông tin về quyền tác giả và các ghi chú khác….
+. Về điều khoản lưu trữ
+. Về trách nhiệm pháp lý từ phía nhà cung cấp và từ phía thư viện thuê, mua trong những trường hợp liên quan đến bản quyền và sở hữu trí tuệ
Xây dựng chính sách đối với dịch vụ sao chụp, nhân bản tài liệu liên quan đến bản quyền và sở hữu trí tuệ như: Hạn chế sao chụp toàn bộ tài liệu; hạn chế số lần sao chụp trên một tài liệu; đưa ra những chính sách cụ thể những loại tài liệu nào được phép sao chụp và loại tài liệu nào không được phép; sao chụp các tài liệu số quý hiếm; các dấu hiệu trên các bản sao chụp…