Các Sản Phẩm Thông Tin- Thư Viện Tại Phòng Tư Liệu Khoa Tt

Trong quy trình nghiệp vụ thì khâu xử lý và biên mục tài liệu là rất quan trọng, đây là khâu giúp tài liệu đến được với NDT. Thông tin chỉ có giá trị khi đã được xử lý và được đưa vào tìm kiếm sử dụng.

Xử lý thông tin là một khâu nghiệp vụ quan trọng quyết định hiệu quả và chất lượng của phòng Tư liệu Khoa. Việc xử lý thông tin chính xác, nhất quán sẽ đem lại các sản phẩm thông tin có giá trị, giúp NDT tiếp cận, khai thác và sử dụng kho tin một cách dễ dàng.

Với số lượng tài liệu ngày càng gia tăng như hiện nay, NDT gặp khó khăn trong việc lựa chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình. Vì vậy, công tác xử lý thông tin sẽ giúp NDT nắm bắt được thông tin cơ bản của tài liệu, từ đó có thể lựa chọn nhanh chóng và chính xác tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình. Công tác xử lý tài liệu là cầu nối giữa NDT và các nguồn tin, giúp cho họ định hướng được chiến lược tìm tin, tiếp cận đến tài liệu một cách nhanh chóng và kịp thời.

Đối với phòng Tư liệu Khoa TT - TV khi chuyển đổi phương thức phục vụ NDT từ truyền thống sang hiện đại thì công tác xử lý thông tin ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết.

Tất cả các tài liệu sau khi nhập vào kho qua công tác bổ sung sẽ được tiến hành xử lý tài liệu. Sau khi tiến hành phân loại sơ bộ, xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức, xử lý nội dung và cuối cùng là xếp giá để phục vụ bạn đọc.

Đầu tiên trong công tác xử lý tài liệu của phòng Tư liệu Khoa là công tác xử lý kỹ thuật, trong đó việc tiếp nhận tài liệu là công đoạn đầu tiên, sau đó là đăng ký tài liệu. Quá trình này bao gồm đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt, đây là việc làm cần thiết hết sức quan trọng giúp cho phòng Tư liệu quản lý được tài liệu và thực hiện chế độ báo cáo kịp thời

cho các cấp quản lý, lãnh đạo biết rõ hiện trạng vốn tài liệu đang được lưu giữ trong kho.

+ Đăng ký tổng quát: Là đăng ký theo từng lô sách, từng đợt sách bổ sung hoặc nhập vào phòng Tư liệu theo chứng từ và được vào sổ đăng ký tổng quát. Các thông tin được biết qua sổ đăng ký tổng quát là: Tổng số tài liệu có trong kho tư liệu ở một thời điểm nhất định; tổng số tiền của toàn bộ vốn tài liệu của phòng Tư liệu; số lượng tài liệu có trong kho theo từng môn loại, ngôn ngữ.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 67 trang tài liệu này.

+ Đăng ký cá biệt: Là đăng ký từng tài liệu riêng biệt được nhập vào phòng Tư liệu, mỗi tài liệu được tính là một đơn vị độc lập. Các thông tin được biết qua sổ đăng ký cá biệt là: Thông tin cụ thể về từng cuốn sách: Tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền,...dùng kiểm kê hàng năm để từ đó người cán bộ thư viện biết được tài liệu nào còn hay bị mất trong kho.

Việc đăng ký tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa được thực hiện bằng sổ đăng ký cá biệt. Các thao tác và nguyên tắc tiến hành đăng ký tài liệu trong sổ đăng ký cá biệt tuân thủ theo đúng quy định. Mỗi cuốn tài liệu đăng ký theo một dòng, mỗi trang đăng ký 25 cuốn tài liệu, mỗi sổ đăng ký 2.000 cuốn bao gồm các thông tin: Ngày đăng ký, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, kiểm kê, giá tiền, ghi chú. Mỗi loại tài liệu có một sổ đăng ký cá biệt. Hiện tại, phòng Tư liệu Khoa có 6 quyển đăng ký cá biệt riêng biệt: Sổ đăng ký cá biệt Sách khổ lớn, sổ đăng ký cá biệt Sách khổ vừa, sổ đăng ký cá biệt Sách khổ nhỏ, sổ đăng ký cá biệt Niên luận, sổ đăng ký cá biệt Khóa luận, sổ đăng ký cá biệt Báo cáo khoa học.

Tiếp đến là xử lý vật lý. Gồm các công đoạn: Đóng dấu, ghi chỉ số xếp giá vào trang tên sách và trang thứ 17. In và dán nhãn (Ký hiệu kho). Nhãn tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV mang tên khoa và trường. Nhãn tài liệu được dán vào gáy tài liệu với khoảng cách 2.5cm từ đáy dưới

chiều cao của tài liệu. Có tài liệu quá mỏng như báo cáo khoa học, niên luận của sinh viên thì nhãn được dán vào mặt sau của tài liệu. Nhãn tài liệu chứa các thông tin về cơ quan lưu giữ tài liệu, ngôn ngữ, dạng tài liệu và số đăng ký cá biệt của tài liệu, đó cũng là vị trí xếp giá của tài liệu. Ký hiệu xếp giá dựa theo khổ cỡ kết hợp số đăng ký cá biệt.

VL - Sách tiếng Việt khổ lớn VV - Sách tiếng Việt khổ vừa KL - Khóa luận

NL - Niên luận

BCKH - Báo cáo khoa học

Ví dụ:

Ký hiệu xếp giá cho sách tiếng Việt khổ lớn

TRƯỜNG ĐHKHXH&NV

KHOA TT - TV

PHÕNG TƯ LIỆU

VL 32

Ký hiệu xếp giá cho sách tiếng Việt khổ vừa

TRƯỜNG ĐHKHXH&NV

KHOA TT - TV

PHÕNG TƯ LIỆU

VV 136

Ký hiệu xếp giá cho Khóa luận

TRƯỜNG ĐHKHXH&NV

KHOA TT - TV

PHÕNG TƯ LIỆU

KL 467

Ký hiệu xếp giá cho Niên luận

TRƯỜNG ĐHKHXH&NV

KHOA TT - TV

PHÕNG TƯ LIỆU

NL 515

Ký hiệu xếp giá cho Báo cáo khoa học

TRƯỜNG ĐHKHXH&NV

KHOA TT - TV

PHÕNG TƯ LIỆU

BCKH

432

Thứ hai là quy trình xử lý thông tin. Quy trình này gồm hai công đoạn đó là xử lý hình thức và xử lý nội dung.

Xử lý hình thức là quá trình nhận dạng và lựa chọn những đặc trưng hình thức của tài liệu, trình bày chúng theo một trật tự nhất định nhằm tổ chức kho tin, biên soạn thư mục, bổ sung, đăng ký và thiết lập các điểm khai thác tin theo tiêu đề mô tả.

Phòng Tư liệu Khoa đã sử dụng quy tắc mô tả tài liệu theo ISBD để biên mục mô tả tài liệu. Phòng Tư liệu đã sử dụng để mô tả những loại tài liệu cụ thể. Mô tả công trình, tài liệu nghiên cứu khoa học (Khóa luận tốt nghiệp, Niên luận, Báo cáo khoa học).

Mô tả theo ISBD được thể hiện như sau:

Nhan đề chính = Nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan đề/ Thông tin về trách nhiệm.- Thông tin về lần xuất bản/ Thông tin trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản.- Nơi xuất bản: Cơ quan xuất bản, Năm xuất bản.- Số trang: Hình bản; khổ cỡ + Tài liệu kèm theo

Phụ chú ĐKCB

Ví dụ: Phiếu mô tả cho Khóa luận:

Vũ Huy Thắng

Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại thư viện Thư viện Trung ương Quân đội/ Vũ Huy Thắng; Nghd. ThS. Nguyễn Văn Hành.- H.: Khoa Thông tin - Thư viện, 2006.- 61Tr + Phụ lục

ĐKCB: KL- 559

Công đoạn thứ hai trong quy trình xử lý thông tin là xử lý nội dung. Xử lý nội dung là quá trình phân tích nội dung tài liệu, đây là khâu khó khăn và phức tạp nhất gồm các công đoạn như: Phân loại, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt. Mục đích của việc xử lý nội dung tại phòng Tư liệu Khoa là giúp cho NDT nắm bắt được nội dung chính của tài liệu; giúp cho việc sắp xếp, lưu giữ thông tin, tìm kiếm tài liệu; giúp cho tiến hành lựa chọn để duy trì hay thanh lý tài liệu một cách chính xác.

Kết quả của quá trình xử lý về hình thức và nội dung của tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa đã tạo ra các biểu ghi thư mục, mục lục tra cứu và các CSDL,đó là các SP TT - TV.

Quy trình xử lý và biên mục tài liệu là khâu chính trong chu trình đường đi của tài liệu, đây cũng là khâu quan trọng nhất của quá trình. Do vậy, phòng Tư liệu Khoa luôn luôn chú trọng đến vấn đề này, ngày càng có những giải pháp để cải thiện, đổi mới quy trình này, có làm tốt quy trình này mới có thể có được những SP - DV mang chất lượng tốt nhất, phục vụ hiệu quả nhu cầu tin ngày một đa dạng, phong phú của NDT.

CHƯƠNG 2.

THỰC TRẠNG CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI PHÒNG TƯ LIỆU KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐHKHXH&NV

2.1. Sản phẩm thông tin thư viện

2.1.1. Vai trò của sản phẩm thông tin- thư viện

Đã từ lâu vấn đề SP - DV thông tin của một cơ quan TT - TV luôn nhận được sự quan tâm chú ý. Chất lượng của SP - DV TT - TV là một trong những yếu tố đánh giá chất lượng công tác phục vụ bạn đọc của một cơ quan TT - TV đó.

SP - DV là kết quả trực tiếp của hoạt động TT - TV. Mỗi cơ quan có sản phẩm và dịch vụ riêng nhằm kết nối giữa bạn đọc và tài liệu. Do vậy nó có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động TT - TV.

Có thể định nghĩa SP TT - TV như sau: “Sản phẩm thông tin, thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin, do một cá nhân/ tập thể nào đó thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu người dùng tin.”

Cũng giống như thuật ngữ sản phẩm, dịch vụ là một thuật ngữ được sử dụng trước tiên và chủ yếu trong lĩnh vực kinh tế học và thực tiễn hoạt động của nhiều lĩnh vực trong xã hội. DV TT - TV được định nghĩa như sau: “Dịch vụ thông tin thư viện bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan thông tin thư viện.”

Từ định nghĩa trên cho thấy các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện luôn gắn với hoạt động TT - TV cũng như các hoạt động xã hội khác. Do vậy, vai trò của sản phẩm và dịch vụ TT - TV đóng góp dưới nhiều góc độ khác nhau:

+ Xét theo mục đích sử dụng: Sản phẩm và dịch vụ TT - TV được xem là tập hợp công cụ, phương tiện, kết quả hoạt động do cơ quan thông tin tạo ra để thực hiện việc xác định, truy nhập, khai thác, quản lý các nguồn nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin.

+ Xét từ góc độ hoạt động: Sản phẩm và dịch vụ TT - TV được xem là thước đo phản ánh kết quả và hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông tin, là yếu tố cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan thông tin.

+ Xét từ góc độ chuyên gia thông tin: Sản phẩm và dịch vụ TT - TV được xem là hệ thống các công cụ, phương tiện hoạt động nhằm hướng người dùng tin thực hiện việc chia sẻ nguồn lực giữa các cơ quan thông tin, là yếu tố phản ánh trình độ của hoạt động thông tin, phản ánh vai trò của thông tin với quá trình phát triển.

+ Đối với người dùng tin: Các sản phẩm và dịch vụ TT - TV giúp họ lựa chọn thông tin mà mình cần, biết thông tin đó có ở thư viện hay không và cách khai thác nó như thế nào. Người dùng tin thông qua những công cụ tra cứu mà họ được thỏa mãn nhu cầu tin.

Đối với phòng Tư liệu Khoa TT - TV trường ĐHKHXH&NV, sản phẩm và dịch vụ TT - TV không chỉ giúp bạn đọc tìm kiếm thông tin mà nó còn giúp cho cán bộ thư viện, quản lý, kiểm soát nguồn tin và cung cấp chúng tới người dùng tin. Sản phẩm và dịch vụ TT - TV còn là công cụ để phòng Tư liệu phổ biến, giới thiệu và bổ sung những tài liệu chưa đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin.

2.1.2 Các sản phẩm thông tin- thư viện tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV trường ĐHKHXH&NV

2.1.2.1. Tài liệu nội sinh:

- Tài liệu chuyên ngành thông tin- thư viện