Các Nguyên Tắc Của Đàm Phán Nhân Sự

- Xác định các khả năng đi chệch khỏi nội dung đã định. Cần xem xét các trường hợp cụ thể để đánh giá bản chất của sự đi chệch khỏi nội dung đó.

- Xác định các giải pháp điều chỉnh để nội dung quay lại theo ý đồ của mình.

- Chú ý rằng đây là một nghệ thuật giao tiếp rất tinh vi. Vì vậy nhà lãnh đạo phải hội tụ cả kiến thức về giao tiếp và kinh nghiệm từng trải trong cuộc sống.

6.5.2 Tiếp khách

Tiếp khách là loại hình giao tiếp nhân sự rất thường xuyên và cũng chiếm vào khoảng 10 đến 15% thời gian. Nhà quản trị có rất nhiều loại khách để tiếp đón tiếp cấp trên về kiểm tra, tiếp cấp dưới để phản ánh ý kiến, tiếp người xin việc, tiếp khách hàng. Mỗi loại tiếp khách đều có mục đích riêng của nó. Cho dù là loại nào, nhà doanh nghiệp cũng phải đạt được mục đích của mình và làm cho vui lòng khách. Muốn vậy, địa điểm tiếp khách phải khang trang, trân trọng không chật hẹp. Thời gian tiếp khách vừa phải không quá ngắn mà không quả lâu, cần có thời gian biểu. Cách đối xử trong giao tiếp phải lịch sự, đúng với nghi thức và tập tục, truyền thống phù hợp với từng đối tượng. Chú ý khi tiếp khách là người nước ngoài, người các dân tộc, các tôn giáo thì phải tiếp họ cho đúng thủ tục, phù hợp với nghi thức và phong cách của từng vùng.

Giao tiếp gián tiếp qua điện thoại, email, fax. Đây là một hình thức giao tiếp tân tiến, đã rút gọn không gian và thời gian trong giao tiếp. Nó giúp cho Con người trên thế giới gần gũi nhau. Riêng trong quản trị kinh doanh nó giúp cho các nhà quản trị vừa duy trì mối liên hệ, vừa tiếp xúc với nhau vô cùng dễ dàng, vừa đỡ tốn kém, rút gọn biết bao thủ tục rưởm rà đặc biệt là trong giao lưu quốc tế. Từ đó, ký kết hợp đồng kinh tế đã được đổi mới, cải tiến và thuận tiện. Vì vậy, các nhà quản trị cần tận dụng hình thức này. Chúng ta cần học tập cách giao tiếp mới này sao cho khoa hoc và nghệ thuật. Thí dụ nghệ thuật nói chuyện trong điện thoại, cũng tương tự như đối thoại với một người trước mặt. Khi nói cần chú ý diễn đạt tình cảm bằng những lởi lẽ thanh lịch, ân cần, kính trọng, thân thiết. Giọng nói cũng cần thu hút sự chú ý người nghe và có sức thuyết phục.

TÓM TẮT CHƯƠNG 6

- Giao tiếp nhân sự;

- Ngôi trong giao tiếp nhân sự;

- Các yếu tố chi phối để giao tiếp nhân sự;

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 263 trang tài liệu này.

- Nguyên tắc giao tiếp nhân sự cơ bản;

- Một số hình thức giao tiếp nhân sự thường gặp.

CÂU HỎI, TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN CHƯƠNG 6 Câu 1: Ngôi trong giao tiếp nhân sự gồm?

A. Cha mẹ

B. Người lớn

C. Trẻ em

D. Tất cả các ý trên

Câu 2: Yếu tố nào sau đây không thuộc yếu tố của giao tiếp nhân sự?

A. Mục đích giao tiếp.

B. Nội dung giao tiếp:

C. Phương tiện giao tiếp:

D. Hoàn cảnh giao tiếp

E. Kênh giao tiếp

F. Quan hệ giao tiếp

G. Kết quả giao tiếp

Câu 3: Một trong những nguyên tắc của giao tiếp nhân sự là: ‘Hãy tôn trọng đối phương, mọi người như tôn trọng, yêu mến chính bàn thân mình’.

A. Đúng B. Sai.

Bài tập tình huống 1: Chia nhóm và thực hành giao tiếp trong một hội nghị giả định tuân theo những nguyên tắc giao tiếp nhân sự

CHƯƠNG 7: NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN NHÂN SỰ

Giới thiệu chương 7

Chương này giúp người học hiểu được bản chất của đàm phán nhân sự và những lợi ích của nó mang lại.

Mục tiêu

 Trình bày được bản chất của đàm phán nhân sự, yếu tố quyết định đàm phán nhân sự.

 Trình bày được nghệ thuật đàm phán nhân sự.

 Thực hiện các bước đàm phán nhân sự.

PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY VÀ HỌC TẬP CHƯƠNG 7

- Đối với người dạy: sử dụng phương pháp giảng giảng dạy tích cực (diễn giảng, vấn đáp, dạy học theo vấn đề); yêu cầu người học thực hiện câu hỏi thảo luận và bài tập chương 7 (cá nhân hoặc nhóm).

- Đối với người học: chủ động đọc trước giáo trình (chương 7) trước buổi học; hoàn thành đầy đủ câu hỏi thảo luận và bài tập tình huống chương 7 theo cá nhân hoặc nhóm và nộp lại cho người dạy đúng thời gian quy định.

ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CHƯƠNG 7

- Phòng học chuyên môn hóa/nhà xưởng: Không

- Trang thiết bị máy móc: Máy chiếu và các thiết bị dạy học khác

- Học liệu, dụng cụ, nguyên vật liệu: Chương trình môn học, giáo trình, tài liệu tham khảo, giáo án, phim ảnh, và các tài liệu liên quan.

- Các điều kiện khác: Không có

KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG 7

- Nội dung:

Kiến thức: Kiểm tra và đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kiến thức

Kỹ năng: Kiểm tra và đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kỹ năng

Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Trong quá trình học tập, người học cần:

+ Nghiên cứu bài trước khi đến lớp

+ Chuẩn bị đầy đủ tài liệu học tập.

+ Tham gia đầy đủ thời lượng môn học.

+ Nghiêm túc trong quá trình học tập.

- Phương pháp:

Điểm kiểm tra thường xuyên: không có

Kiểm tra định kỳ lý thuyết: 01 bài

NỘI DUNG CHƯƠNG 7

BẢN CHẤT CỦA ĐÀM PHÁN NHÂN SỰ.

7.1.1 Bản chất của đàm phán nhân sự

Trong thực tế hoại động các cá nhân và tổ chức luôn sử dụng các trao đổi qua lại để đạt được những thoả thuận nhất định. Quan hệ xã hội ngày càng phát triển thì càng gán quyền lợi, nghĩa vụ của các cá thể và tổ đội xã hội với nhau chặt chẽ. Sự xung đột và va chạm xã hội cũng ngày càng phát triển theo. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển mạnh ngày nay, trong điều kiện chuyên môn hoá ngày càng hẹp thì hoạt động của mỗi cá nhân, tính độc lập tương đối trong cuộc sống của họ ngày càng giảm xuống. Tính chất liên nhân cách trong cuộc sống ngày càng tăng. Do vậy, cuộc sống của mỗi cá nhân luôn ràng buộc lẫn nhau, chi phối lẫn nhau trong một hệ thống thống nhất của tổ đội và xã hội. Xã hội ngày càng văn minh, càng nới lỏng các áp chế xã hội truyền thống để tạo ra cho mỗi cá nhân vươn tới cái tự do cao hơn. Do đó, sự thống nhất ngày càng cao và tính tự do ngày càng phát triển đã dẫn đến sự vận động mạnh của xã hội trong sự va chạm và xung đột. Để chống lại các xu hướng va chạm và xung đột mạnh đó Con người luôn có xu hướng thoả hiệp với nhau nhằm tạo nên sự bình yên ổn định trong cuộc sống. Đàm phán nhân sự là một hình thức giao tiếp được sử dụng để tạo ra các thoả thuận giữa hai hay nhiều bên nhằm đạt được sự thống nhất vê quyên lợi và nghĩa vụ giữa các bên trong đời sống hàng ngày của các cá nhân hay tổ chức. Bản chất của đàm phán là những thoả hiệp của hai hay nhiều bên để thống nhất về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên. Hay nói cách khác, đàm phán là những thoả hiệp nhằm đạt được tiếng nói chung trong các va chạm và xung đột xã hội hoặc trong liên kết và trau dồi. Đàm phán có vai trò rất lớn trong xã hội. Nó được sử dụng để đạt được các yếu tố sau: đạt được sự thống nhất trong quan hệ để đảm bảo lợi ích giữa các bên; đạt được sự thoả thuận về quyền lợi và nghĩa vụ trong các liên kết kinh tế và trao đổi xã hội: đạt được sự thống nhất trong nhận thức, quan điểm chung để thống nhất hành động; giảm được các va chạm và xung đột trong xã hội.

7.1.2 Phân loại đàm phán nhân sự

a. Phân loại theo chính trị

Đàm phán chính trị là sự thoả hiệp chính trị giữa các đảng phái, tổ đội xã hội, các nhóm hình thức và không hình thức nhằm đạt được những quy ước xã hội chung của một nhóm hoặc nhiều nhóm hoặc đạt được sự dàn xếp vai trò vị trí xã hội của các đảng phái, tổ đội xã hội, hoặc đạt được sự thống nhất chung trong phối hợp hành động. Như vậy về mặt chính trị, đàm phán có các loại:

Đàm phán Chính Đảng nhằm tạo ra quy ước chung trong xã hội hoặc phối hợp hoạt động hoặc dàn xếp về vai trò và vị trí giữa các Chinh Đảng.

Đàm phán tổ đội xã hội nhằm tạo ra các quy ước chung của tổ đội hoặc phối hợp hành động của tổ đội hoặc nhiều tổ đội.

b. Phân loại theo kinh tế

Đàm phán kinh tế là sự thoả thuận giữa các bên nhằm đạt được sự thống nhất trong các liên kết kinh tế, thống nhất hành động, trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ, giải quyết các bất đồng về lợi ích kinh tế giữa các nhóm người. Đàm phán kinh tế có các loại sau: đàn phán kí kết các hợp đồng lao động, hợp đồng khoán việc, đàm phán kí kết các thỏa ước lao động tập thể...

c. Phân loại theo công tác đối ngoại

Đàm phán đối ngoại là sự thoả thuận giữa các doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế hoặc các tổ đội xã hội nhằm dàn xếp các quan hệ chính thức, phối hợp hoạt động giữa các bên hoặc trao đổi quan điểm thái độ giữa các bên để đạt được tiếng nói chung trong các hoạt động có liên quan với nhau. Đàm phán đối ngoại bao gồm các loại sau: đàm phán giao kết thi đua giữa các doanh nghiệp, đàm phán thống nhất các quan điểm, thái độ giữa các bên trong phối hợp các hoạt động có liên quan với nhau (đàm phán với các địa phương trong việc giữ gìn trật tự an toàn xã hội, giải quyết việc làm cho nhân dân địa phương...)

d. Phân loại theo hoạt động xã hội

Đàm phán xã hội là sự thoả thuận giữa các cá nhân hoặc tổ đội xã hội nham dàn xếp các va chạm và xung đột xã hội giữa các cá nhân hoặc tổ đội để đạt được tiếng nói chung. Đàm phán xã hội thông thưởng cần có một trung gian hoà giải để làm nhiệm vụ định hướng cho các bên đi đến thống nhất chung. Đàm phán xã hội thưởng được gọi là hoà giải xã hội bao gồm có: hoà giải giữa các thành viên trong xã hội; hoà giãi giữa các tổ đội; hoà giải hôn nhàn...

7.1.3 Các nguyên tắc của đàm phán nhân sự

Khi tiến hành đàm phán, các bên phái tuân thủ các nguyên tắc chung sau đây thì mới đi đến các thoả thuận thống nhất.

Nguyên tắc tôn trọng luật pháp chung: Luật pháp là các quy ước xã hội thống nhất của nhà nước đặt ra nhằm điều tiết các hoạt động chung của các cá nhân và tổ chức để đạt được sự thông nhất xã hội hướng vào thực hiện mục tiêu chung đã đặt ra. Do vậy, luật pháp là cơ sở nền tảng điều hoà các hoạt động và quyền lợi xã hội đề đạt được thống nhất chung nham tạo ta sự ổn định và phát triển xã hội. Các bên trong đàm phán phải tuân thủ tuyệt đối luật pháp và coi luật pháp là các cơ sở của các thoả thuận, do đó các điều thoả thuận không được phép đi ngược lại với quy định của luật pháp.

Nguyên tắc tôn trọng quy định của các bên: Quy định của các bên là các văn bản pháp quy nhằm xác lập sự thống nhất hành động trong các tổ chức để đạt được những quyền lợi chung trong tổ chức. Trong đàm phán, các điều thoả thuận không được phép vi phạm hoặc đi ngược lại các quy định của tổ chức để tránh các trường hợp lợi dụng hoặc làm xáo trộn tổ chức. Nếu trong điều kiện những thoả thuận vi phạm hoặc đi ngược lại các quy định của tổ chức thì tổ chức cần phải xem xét lại tính hợp lý của các quy định. Nếu các quy định đã quá lạc hậu có thể thay đổi để phù hợp với điều kiện mới, nếu các quy định còn có giá trị phù hợp với tổ chức, thì bãi bỏ các thoả thuận, không đi đến ký kết. Nếu quy định thay đổi thì phải thay đổi trước khi đi đến thống nhất các thoả thuận. Tuyệt đối không được phép thống nhất thoả thuận trước, sửa đổi quy định sau.

Nguyên tắc đảm bảo quyền lợi cho các bên: Quyền lợi của các bên là cơ sở phấn đấu để đảm bảo tồn tại và phát triển của tổ chức và cá nhân, quyền lợi là mục tiêu phấn đấu của các tổ chức và cá nhân. Quyền lợi càng lớn thì tổ chức và cá nhân càng vững mạnh và ngược lại. Trong đàm phán, đảm bảo quyền lợi cho các bên là mục tiêu hàng đầu của các thoả thuận. Do vậy, trong đàm phán đê đàm bao lợi ích cho các bên, chúng ta cần chông lại một số khuynh hướng sau đây: Lạm dụng quyền lực đế giành lợi ích lớn cho mình và đề lại lợi ích nhỏ cho đối phương; dùng sức mạnh về tài chính, kỹ thuật hoặc độc quyền bát bí đối phương làm thiệt hại dền quyền lợi của họ; lừa đảo để chiếm đoạt quyền lợi của đối phương.

Nguyên tắc đảm bảo tư cách pháp nhân và quyền công dân cho các bên: Tư cách pháp nhân hoặc quyền công dân của các bên đã được luật pháp thừa nhận và coi đó là tư cách hợp pháp của một tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội, chịu sự chi phối của luật pháp xã hội, có nghĩa vụ và quyền lợi trong xã hội và được xã hội đảm bảo cho hoạt động. Tư cách pháp nhân hoặc quyên công dân là cơ sở gốc cho các hoạt động của tô chức và cá nhân, là cơ sở để tổ chức và cá nhân khẳng định vai trò của mình trong xã hội. Các thoả thuận trong đàm phán không được vi phạm tư cách pháp nhân hoặc quyền công dân của các bên và phải tôn trọng, tạo điều kiện cho các bên phát huy tư cách pháp nhân và quyền công dân đó trong xã hội. Các thoả thuận trong đàm phán không được phép làm tổn hại đến tư cách pháp nhân và quyền công dân theo hai khuynh hướng sau:

Hạn chế tư cách pháp nhân hoặc quyền công dân của một hoặc cả hai bên ví dụ

không cho phép quan hệ với bên thứ ba hoặc hạn chế phạm vi quan hệ của tư cách pháp nhân.

Đòi hỏi vượt quá quyền hạn của tư cách pháp nhân hoặc quyền công dân của một hoặc hai bên ví dụ như đòi hỏi can thiệp vào tư cách pháp nhân của bên thứ ba.

Nguyên tắc bình đẳng và dân chủ trong đàm phán nhân sự: Các bên trong đàm phán đều có tư cách pháp nhân hoặc tư cách công dân. Do vậy, sự tôn trọng tư cách pháp nhân và tư cách công dân sẽ là cơ sở đảm bảo bình đẳng và dân chủ cho các bên trong đàm phán. Trong đàm phán các bên phải tạo điều kiện cho nhau để có vai trò như nhau, có tiếng nói như nhau và tự nguyện trong thoả thuận các vấn đề. Nghiêm cấm các hiện tượng làm mất quyền bình đẳng và dân chủ sau đây trong đàm phán: dựa vào sức mạnh của mình để áp đặt những thỏa thuận cho các bên; không cho phép thể hiện ý chí một cách tự do; có tính chất áp chế đối phương bằng các sức mạnh nhất định.

YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH ĐÀM PHÁN NHÂN SỰ.

7.2.1 Bối cảnh

Bối cảnh là điều kiện và hoàn cảnh của các bên đi đến đàm phán. Các bên đến đàm phán phải hiểu rõ điều kiện và hoàn cảnh của chính mình và của đối phương để có cơ sở đưa ra tác thoả thuận mà các bên có thể chấp nhận được. Điều kiện và hoàn cảnh được thể hiện ở các nội dung sau:

- Thứ nhất, nhu cầu cần đàm phán là gì? Nhu cầu là cái mà cần phải thoả mãn trong quá trình tồn tại và phát triển của cá nhân và tổ chức. Người đi đến đàm phán phải trả lởi được hàng loạt câu hỏi về nhu cầu sau:

+ Nhu cầu cần thoả mãn trong đàm phán là gì?

+ Số lượng nhu cầu bằng bao nhiêu?

+ Trình độ nhu cầu ở mức độ nào?

+ Khi nào cần thoả mãn nỏ?

+ Thoả mãn nhu cầu tại đâu?

Sau khi xác định rõ nhu cầu cần thiết là gì, phải xác định mục tiêu đạt được trong đàm phán là gì để làm cơ sở cho quá trình đàm phán không đi chệch mục tiêu đã định.

- Thứ hai, xác định các khung hành động có thể của các bên để làm cơ sở cho sự thoả thuận. Khung hành động là những giới hạn của các yếu tố mà chúng ta cần phải đảm bảo nó để đạt được mục tiêu của các bên. Các khung hành động đó

thưởng là: khung hành động của luật pháp và các chính sách (giới hạn của luật pháp và chính sách của các thoả thuận), khung giới hạn của số lượng có thể chấp nhận, khung giới hạn của chất lượng, giá cả có thể chấp nhận, khung giới hạn về trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong thực hiện các thỏa thuận.

- Thứ ba, xác định các điều kiện cần thiết cho đàm phán thành công như: không gian, thời gian, hoàn cảnh, các cá nhân đến đàm phán. Việc cử các cá nhân đến đàm phán cần phải hiểu được đặc tính tâm lý cá nhân của họ. Chúng ta phải đánh giá một cách đầy đủ các đặc tính tâm lý mà cá nhân cần phải có cho đàm phán như: nhạy bén với các điều kiện bất định của hoàn cảnh, có phản ứng nhanh, linh hoạt, chính xác với hoàn cảnh môi trường, có tính điềm đạm, biết tự kiềm chế mình, có tính kiến quyết nhưng biết nhân nhượng khi cần thiết, có tính niền nở, vui vẻ, hóm hỉnh trong ngoại giao và có kiến thức sư phạm và tâm lý. Đối với đối phương, chúng ta cần hiểu được người cần đàm phán với ta là ai, họ có đặc điểm tâm lý gì, lịch sử cá nhân của họ thế nào? Đây là các thông tin hết sức cần thiết để chúng ta có các đối sách ngoại giao cũng như các giải pháp để tác động tâm lý nhằm đạt được hiệu quả trong quá trình đàm phán.

Để đạt được sự đánh giá nội dung bối cảnh trên, các tổ chức cần phải có hệ thống thu thập, xử lý thông tin một cách thưởng xuyên và có hệ thống, đặc biệt thu thập và xử lý thông tin của các đối tác trong quan hệ với chúng ta. Để tạo ra bối cảnh đàm phán có lợi cho chính minh các cơ sở cần phải chú ý đến một số các yếu tố tâm lý sau:

- Một là tạo ra ấn tượng ban đầu: ấn tượng ban đầu là hình ảnh tâm lý về tổng thể các đặc điểm diện mạo, lởi nói cử chỉ, tác phong, ánh mắt, nụ cưởi, thái độ, y phục... sau sự tiếp xúc đầu tiên. Án tượng ban đầu chi phối rất lớn đến yếu tố tâm lý trong đàm phán. Do vậy, tạo ra ấn tượng ban đầu cởi mở, thân thiện sẽ là cơ sở cho sự thành công trong đàm phán.

- Hai là định kiến xã hội: Định kiến xã hội là thái độ sẵn có về đối tượng trong đàm phán. Để tạo ra các định kiến xã hội chúng ta cần phải phát ra các thông tin nhìn nhận ta một cách tốt đẹp, tạo ra các định kiến tốt về ta đối với đối phương sẽ có cơ sở cho quá trình đàm phán sau này.

- Ba là tạo ra bầu không khí tám lý xã hội trong đàm phán: Bầu không khí tâm lý xã hội trong đàm phán là sắc khí trong quan hệ và trao đổi của các bên. Nó phụ thuộc rất lớn vào trạng thái tinh thần của các bên, thái độ và tình cảm của các bên đối với nhau.

7.2.2 Thời điểm tổ chức đàm phán

Thời gian trong đàm phán là một quá trình có điểm khởi đầu, diễn biến và kết thúc.