Luôn Gìữ Tư Thế Chủ Động Trong Đàm Phán

Quá trình này dài hay ngắn tùy thuộc vào độ phức tạp của vấn đề và thái độ của đôi bên trong đàm phán. Thởi điểm kết thúc của đàm phán còn gọi là “điểm chết”, tại đó buộc đổi tác phải đưa ra quyết định cuối cùng. Trong đàm phán ai biết được “điểm chết” là người nắm được một phần thắng lợi. Điều đó cảnh báo với bất kỳ người nào trong đàm phán rằng trong bất kỳ trướng hợp nào cũng không được tiết lộ “điểm chết" của mình. Do vậy. nhà đàm phán phải rèn luyện đức tính bình tĩnh, kiên nhẫn chịu đựng sức ép và các đòn tâm lý của đối phương. Nhà đàm phán có thể thỏa thuận về thời gian làm việc, khống chế thời gian làm việc, nhưng không được phép tiết lộ rằng mình có bao nhiêu thời gian giành cho làm việc. Trong thỏa thuận càng bộc lộ quan điểm có nhiều thời gian bao nhiêu thì càng tốt. Song trong thực tế cũng có thể có nhiều sức ép để đối phương có thể bộc lộ “điềm chết" của họ cho ta biết. Ví dụ đề nghị họ đi thăm quan, giải trí trước khi đàm phán có ý nghĩa vô cùng lớn đối vói mỗi nhà đàm phán. Thởi điểm đàm phán nó chứa đựng nhiều yếu tố có tính chất tâm lý. Vì vậy, lựa chọn thởi điểm đàm phán là cả một nghệ thuật lớn mà mỗi nhà đàm phán cần hiểu được và áp dụng cho mình. Tổ chức đàm phán nên tránh các khoảng thời gian sau đây:

- Khoảng thời gian vừa mới đi đường xa mệt mỏi.

- Thời gian đi tham quan, giải trí dài sau đó vào đànt phán ngay.

- Cuối giở làm việc buôi chiều.

- Thời gian đàm phán buổi tối.

- Đàm phán trong trạng thái của bia, rượu.

- Đàm phán trong trạng thái các bên không thoải mái hoặc có các bức xúc lớn.

- Đàm phán trong trạng thái nóng giận, bực bội...

- Tất cả các khoảng thời gian trên dưởng như không có lợi về mặt tâm lý đàm phán. Nếu cần lợi dụng tâm lý đó thì cần có giải pháp cụ thể.

7.2.3 Quyền lực

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 263 trang tài liệu này.

Quyền lực là sức mạnh mà nhà đàm phán cần có để sử dụng nó trong đàm phán với đối phương. Trong mỗi nhà đàm phán thưởng có hai loại quyền lực ton tại trong họ sau đây:

- Thứ nhất, quyền lực hợp pháp: Quyền lực hợp pháp là quyền lực được xác định bằng những văn bản pháp lý hợp pháp. Quyền lực hợp pháp được thể hiện dưới hình thức chức vụ cá nhân đang chiếm giữ trong tổ chức và xã hội. Quyền lực hợp pháp giúp cho người đàm phán có khả năng quyết định vấn đề trong thỏa thuận ở mức độ nào. Do vậy, trong đàm phán cần có sự giới thiệu chức danh của từng

thành viên đó các bên có thể hiểu được quyền lực hợp pháp của mỗi bên và khả năng sử dụng quyền lực để thỏa thuận. Chúng ta lưu ý rằng không nên để cho sự chênh lệch quyền lực hợp pháp quá lớn trong đàm phán. Điều đó sẽ dẫn đến bất lợi cho cả hai bên, vì khi đụng đến vấn đề cần có sự quyết ngay tại chỗ của cả hai bên thì một bên không đủ quyền lực. Do vậy, vấn đề đó thưởng bị tránh né và sẽ ảnh hưởng tới chất lượng đàm phán. Mặt khác, sự đàm phán chênh lệch về quyền lực hợp pháp dễ gây tâm lý ức chế trong thỏa thuận và gây nên tâm lý coi thưởng, khinh rẻ nhau sẽ ảnh hưởng tới chất lượng đàm phán. Tốt nhất là đàm phán trong bối cảnh quyền lực ngang nhau để đảm bảo tính công bằng và bình đẳng trong đàm phán.

- Thứ hai, quyền lực tiềm ẩn: Quyền lực tiềm ẩn là sức mạnh tiềm ẩn của cá nhân có thể tạo điều kiện nâng cao uy lực của nhà đàm phán trong những điều kiện nhất định. Quyền lực tiềm ẩn bao gồm có các loại cơ bản sau đây:

+ Uy tín cao của người đàm phán,

+ Tài năng của người đàm phán,

+ Học hàm, học vị cao của nhà đàm phán.

+ Những bí mật thông tin của nhà đàm phán,

+ Ngoại hình của nhà đàm phán.

+ Tài sản của nhà đàm phán (có thể tài sản riêng, có thể tài sản của tổ chức).

+ Uy tín của tổ chức trong xã hội.

+ Sự chu đáo, mến khách của chủ...

Trên đây là các yếu tố quyền lực tiềm ẩn của nhà đàm phán. Nếu biết sử dụng một cách đúng lúc, đúng chỗ sẽ dẫn đến nâng cao uy lực của nhà đàm phán trong quá trình thoả thuận.

CÁC BƯỚC ĐÀM PHÁN NHÂN SỰ.

7.3.1 Chuẩn bị đàm phán

Chuẩn bị luôn là một việc quan trọng và cần thiết trước khi làm một việc gì. Chuẩn bị càng kỹ, thì khả năng thành công càng lớn và ngược lại. Đối với đàm phán, chuẩn bị không chỉ là công việc quan trọng, mà còn là thiết yếu để thành công. Chuẩn bị càng kỹ sẽ tạo ra sự tự tin, chủ động khi đàm phán. Ngược lại chuẩn bị không tốt hoặc không chuẩn bị sẽ khiến chúng ta bị lúng túng, bộc lộ những điểm yếu và dẫn đến rơi vào thế bị động.

Bước chuẩn bị bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a. Xác định mục tiêu

Trước khi xác định mục tiêu, chúng ta cần xác định mục đích của đàm phán. Mục đích là cái đích cuối cùng mà chúng ta cần đạt được trong đàm phán. Ví dụ, trong đàm phán ký kết thỏa ước lao động tập thể, người sử dụng lao động đặt ra mục đích là chi phí lao động thấp nhưng đạt được hiệu quả sử dụng cao. Ngược lại công đoàn lại đặt ra mục đích là thu nhập của công nhân xứng đáng với lao động của họ đã cống hiến và cái thiện điều kiện lao động cho công nhân. Mục đích là cơ sở để chúng ta xác định mục tiêu. Mục tiêu là các chỉ tiêu cần đạt được để thực hiện mục đích. Để đạt được mục đích, chúng la cần cần xác định hàng loạt các mục tiêu cụ thể. Ví dụ, với mục đích thu nhập và điều kiện làm việc, công đoàn xác định các mục tiêu cụ thể là: hệ thống thang bảng lương, mức tiền lương tối thiểu, hệ thống định mức lao động, các chính sách đối với lao động, các điều kiện lao động... Mục tiêu xác định càng cụ thể chi tiết, càng dễ dàng cho chúng ta thương lượng sau này. Hãy nhớ rằng, mục tiêu là cụ thể hơn, chi tiết hóa mục đích đạt được, do vậy khi xác định mục tiêu phải tạo thành một hệ thống cân bằng và cân đối để đạt được mục đích. Vì vậy người xác định mục tiêu phải chỉ rõ mục tiêu chính, chủ yếu và mục tiêu phụ thứ yếu. Có thể khi thương lượng chúng ta hy sinh một vài mục tiêu phụ để đạt được mục tiêu chính.

b. Thu thập thông tin cần thiết

Sau khi xác định mục tiêu, chúng ta cần xác định các thông tin cần thiết cho thương lượng sau này. Trong thực tế, chúng ta cần thu thập các thông tin cần thiết sau:

- Các thông tin về đối phương bao gồm: uy tín của đối phương; sức mạnh về tài chính, lao động, thị trường, kỹ thuật; trình độ tổ chức quản lý; chất lượng cán bộ lãnh đạo.

- Các thông tin về xã hội bao gồm: những vấn đề về luật pháp và chính sách của nhà nước; truyền thông văn hóa xã hội; các thông lệ xã hội được thừa nhận; đặc tính tâm lý dân cư.

- Thông tm về người đàm phán bao gồm: họ tên người đàm phán, lịch sử cuộc đởi của người đàm phán, đặc tính tâm lý cua người đàm phán.

- Thông tin về chính mình bao gồm: uy tín của mình hiện nay, ưu và nhược của mình trong thời gian gần đây; thê mạnh vé tài chính, thị trường, kỹ thuật, lao động; chất lượng cán bộ và trình độ lãnh đạo của mình.

c. Thành lập đoàn đàm phản

Đối với đàm phán quan trọng thưởng chúng ta cử một phái đoàn bao gồm một số chuyên gia có am hiểu sâu sắc về vấn để đàm phán. Khi cử người đàm phán chúng ta cần đảm bảo các nguyên tấc sau:

- Nguyên tắc tương đương quyền lực tức là trường đoàn đàm phán phải có quyền lực tương đương nhau để có thể cân bằng quyền lực trong đàm phán. Ví dụ một bên cử giám đốc thì bên kia cũng cử giám đốc, nếu là phó thì hai bên nên cử phó giám đốc.

- Cơ cấu các thành phần phải tương đương nhau đề không xảy ra sự khác biệt về chuyên môn. Các bên cử cán bộ chuyên môn thuộc lĩnh vực nào thì cần thông báo cho đối phương cử cán bộ chuyên môn tương ứng.

- Người đàm phán phải có các đặc tính tâm lý sau: bình tĩnh; điềm đạm; nói năng rõ ràng, rành mạch, dứt khoát; có trình độ cao trong quản lý tổ chức; nhanh nhẹn, hoạt bát, linh hoạt ứng xử trong mọi tình huống; hòa nhã, tế nhị và dịu dàng; có ngoại hình tốt, ăn mặc lịch sự.

d. Lựa chọn chiến thuật đàm phán

Chiến thuật đàm phán là cách thức tiến hành đàm phán trên cơ sở các nội dung cụ thể. Để xác định chiến thuật đàm phán, chúng ta cần dựa vào nội dung đàm phán, các đối tượng đàm phán và đối phương. Trong thực tế, chúng ta có thể lựa chọn các cách sau dây:

- Thương lượng theo các mức độ nhất định thực chất là chúng ta luôn xác định ba mức độ cho thương lượng: mức lý tưởng, mức thực tế, và mức thấp nhất kèm theo các mức đó là các điều kiện nhất định. Đối với cách này, chủ yếu chúng ta áp dụng cho thương lượng một vấn đề đơn lẻ trong trao đổi dịch vụ hàng hóa hoặc chấp nhận một điều gì đó về một xã hội.

- Đàm phán theo gói tức là chúng ta gộp nhiều vấn đề, nhiều mục đích, nhiều loại hàng hóa dịch vụ vào cùng một cuộc đàm phán và sử dụng phương pháp lợi thế để đạt được hiệu quả cao.

- Đàm phán trên cơ sở các mục tiêu cơ bản tức là chúng ta xác định các mục tiêu cơ bản và đảm bảo phải chiếm ưu thế ở các mục tiêu cơ bản đó, có thể nhân nhượng ở các mục tiêu không cơ bản khác. Đàm phán này thưởng dùng cho các loại quan hệ có tinh chất chiến lược lâu dài để ký các hợp đồng dài hạn.

- Đảm phán kiểu thuyết phục là đàm phán sử dụng tài khéo léo của người đàm phán để thuyết phục đối phương. Đàm phán này thưởng dựa vào tài năng của người đàm phán sử dụng nghệ thuật thu phục lòng người để tạo ra các ưu thế cho mình. Loại này chủ yếu sử dụng cho các dạng đàm phán mà ưu thế không thuộc về mình và

cần phải thuyết phục đối phương chấp nhận điều kiện, hoàn cảnh của mình.

- Đàm phán nhóm là đàm phán của phái đoàn 2 bên bao gồm nhiều người và mỗi người có chức năng nhất định trong đàm phán. Thông thưởng chúng ta phải phân công; trường đoán là người chịu trách nhiệm đàm phán, các nhân viên ghi chép lại toàn bộ diễn biến của đàm phán, các nhân viên phân tích và đánh giá tình hình để đưa ra các giải pháp cần thiết. Kiểu đàm phán này thưởng được ứng dụng có các đàm phán lớn, phức tạp, thời gian đàm phán dài (có thể vài lần gặp nhau).

Chiến thuật đàm phán có vai trò rất quan trọng. Nếu chúng ta lựa chọn đúng và áp dụng có hiệu quả thì sẽ giành được lợi thế lớn trong đàm phán.

e. Xác định phong cách đàm phán

Phong cách đàm phán là cách thức người đàm phán thể hiện quyền lực trong đàm phán. Tùy thuộc vào điều kiện và hoàn cảnh mà người đàm phán phải sử dụng các phong cách nhất định để thể hiện uy quyền của mình. Thực tế có các phong cách đàm phán cơ bản sau:

- Phong cách cạnh tranh là phong cách gây sức ép với đối phương bằng việc dùng sức mạnh của mình và không thỏa hiệp, hợp tác. Chúng ta sử dụng phong cách cạnh tranh khi: vấn đề cần phải được giải quyết nhanh chóng; biết chắc là mình đúng; vấn đề này phát sinh đột xuất, không lâu dài; bảo vệ nguyện vọng chính đáng của mình.

- Phong cách lẩn tránh là phong cách đàm phán khi không giải quyết được vấn đề trên cơ sở không hợp tác, không bày tỏ mong muốn và trì hoãn giải quyết vấn đề. Chúng ta sử dụng phong cách lẩn tránh khi: gặp vấn đề không quan trọng; vấn đề không liên quan đến quyền lợi của mình; hậu quả tiêu cực của việc giải quyết vấn đề lớn hơn lợi ích của nó. Khi cần làm bình tĩnh lại đối tác, khi cần thu thập thêm thông tin, khi người khác có thể giải quyết vấn đề tốt hơn.

- Phong cách nhượng bộ là phong cách đàm phán sẵn sàng nhân nhượng và thông cảm đối phương trên cơ sở hợp tác nhưng không dứt khoát và bỏ qua một số quyền lợi của mình để thỏa mãn đối phương. Chúng ta sử dụng nhượng bộ khi: cảm thấy chưa chắc chắn đúng, khi vấn đề quan trọng đối với người khác hơn là mình, mối quan hệ sau đó với đối tác quan trọng hơn vấn đề đàm phán, khi tiếp tục đấu tranh sẽ có hại cho mình, khi đối phương rất kiên quyết với vấn đề, khi cần cho cấp dưới học kinh nghiệm.

- Phong cách hòa giải là phong cách đàm phán mà các bên đều thỏa hiệp với nhau ở mức độ trung gian trên cơ sở hợp tác dứt khoát và thỏa mãn quyền lợi của các bên. Chúng ta sử dụng phong cách hòa giải khi: vấn đề tương đối quan trọng nhưng hậu

quả của việc không nhân nhượng còn quan trọng hơn, khi 2 bên đều rất kiên quyết với mục tiêu của mình, khi cần đạt được giải pháp tạm thởi, khi thời gian là quan trọng, đôi khi là giải pháp cuối cùng.

Nguyên tắc chung ở đây là: không thể sử dụng tất cả các phong cách trong mọi trường hợp, nhìn chung nên bắt đầu từ phong cách hợp tác, sử dụng các phong cách khác cho phù hợp với từng hoàn canh.

f. Xác định thời gian, địa điểm, lịch trình làm việc và tài liệu cần thiết

- Thời gian đàm phán là so lượng thời gian cần thiết cho đàm phán và thởi điểm bắt đầu, kết thúc đàm phán. Các bên phải trao đổi và thỏa thuận thời gian đàm phán hợp lý. Chú ý rằng, những người đàm phán cần thu xếp công việc chu đáo đề đến với đàm phán. Tránh nhất là vừa đàm phán, vừa giải quyết công việc qua điện thoại hoặc thực tế để đối phương phải chở đợi.

- Lịch trình làm việc là trình tự các hoạt động đàm phán diễn ra. Các bên phải thống nhất chương trình làm việc để tạo điều kiện thuận lợi cho các bên khi tiến hành đàm phán.

- Địa điểm đàm phán là nơi diễn ra đàm phán. Để thuận lợi cho các bên, chúng ta cần chọn một địa điểm trung gian để không tạo lợi thế cho bên nào, thưởng là tại phòng họp của khách sạn mà hai bên cùng chọn. Song, có thể các bên sử dụng phòng họp của mình để tổ chức đàm phán, xin nhớ rằng đàm phán ở đâu thì bên đó có lợi hơn trong đàm phán.

7.3.2 Trao đổi thông tin

Theo chương trình làm việc đã xác định, các bên tiến hành gặp nhau trao đổi các thông tin cho nhau nhằm đạt được mục đích của đàm phán. Chúng ta cần thực hiện trao đổi các loại thông tin sau đây:

- Thông tin xã giao giới thiệu các bên, lởi chúc mừng.

- Thông tin về tầm quan trọng của đàm phán đối với cả 2 bên.

- Thông tin về mục đích của đàm phán của cả hai bên đề các bên xem xét và trao đổi.

- Trao đổi các thông tin cần thiết liên quan đến tình huống cụ thể trong đàm phán, các câu hỏi của đối phương đặt ra.

- Các thông tin thăm dò đối với đối phương để xác định các mục tiêu cơ bản của họ.

- Dự đoán sơ bộ kết quả của đàm phán, tầm quan trọng của các bên trong đàm phán.

Yêu cầu cơ bản của giai đoạn này là biết lắng nghe và phán đoán linh hoạt về chiến thuật của đối phương.

7.3.3 Đưa ra đề nghị

Sau khi trao đổi những thông tin cơ bản để làm cơ sở đưa ra các đề nghị, chúng ta bắt đầu xác định rõ các đề nghị củạ chúng ta và đối phương. Đây là giai đoạn các bên cần phải tế nhị, bình tĩnh và chủ động tác động vào đối phương nhằm thu phục họ. Đưa ra các đề nghị bao gồm các nội dung chính sau:

- Đưa ra các mục tiêu, các căn cứ, các cơ sở của các mục tiêu.

- Đưa ra các mục tiêu cơ bản, mục tiêu có liên quan để đối phương trao đổi.

- Đưa ra các ràng buộc của các mục tiêu để đối phương chấp nhận.

- Đặt các câu hỏi đề đổi phương xem xét và cho ý kiến.

Giai đoạn đưa ra đề nghị cần phải có sự thống nhất của hai bên để bên nào là người đưa ra trước, bên nào đưa ra sau. Chúng ta cần chú ý rằng giai đoạn này các bên bắt đầu bộc lộ chiến thuật và phong cách đàm phán rất rõ ràng’. Vì vậy chúng ta cần phải nắm bắt được và xác định chiến thuật và phong cách đàm phán của ta để đảm bảo hiệu quả cho đàm phán.

7.3.4 Thương lượng

Thương lượng là giai đoạn hai bên điều chỉnh các mục tiêu của mình để đi đến thống nhất ý kiến. Để thương lượng thành công các bên cần chú ý đến các yếu tố cơ bản sau đây:

- Trao đổi rõ và thẳng thắn các điều kiện, hoàn cảnh của nhau để dễ dàng thông cảm với nhau.

- Nếu mục đích của các bên cách biệt nhau quá lớn thì trước hết cần thươmg lượng để thống nhất mục đích trước rồi hãy đi đến thương lượng về mục tiêu.

- Các bên có thể trao đổi để đánh đổi các mục tiêu nhằm tạo ra các cân bằng về quyền lực, lợi ích và điều kiện.

Giai đoạn thương lượng các bên cần phải thẳng thắn, trung thực, bình tĩnh và thấu hiểu nhau để đi đến thành công.

7.3.5 Kết thúc đàm phán

Đàm phán đi đến giai đoạn kết thúc có thể thành công cho cả hai bên, cũng có thể

không đạt được các thỏa thuận. Bước đến kết thúc này thưởng có hai tình huống đặt ra là thành công và thất bại.

• Đàm phán thành công là các bên đã đi đến thống nhất được mục tiêu sau khi thương lượng công việc kết thúc này bao gồm các hoạt động:

- Các bên tổng kết và đánh giá lại toàn bộ các thỏa thuận mà các bên đã đạt được.

- Đưa ra các cách giải quyết một số vấn đề chi tiết mà các bên còn băn khoăn.

- Một bên đàm phán đưa ra đề nghị cuối cùng cho đối phương.

- Đề nghị được đối phương chấp thuận thì một bên hoặc cả hai bên hoàn tất văn bản cuối cùng để đi đến thống nhất ký kết hợp đồng.

• Đàm phán không thành công là đàm phán mà các bên không đi đến thống nhất mục tiêu. Các bên kiên quyết giữ vững mục tiêu của mình và yêu cầu đối phương thay đổi, hoặc sự thay đổi của các bên không tiếp cận được nhau. Trong trường hợp này công việc kết thúc bao gồm các hoạt động:

- Các bên đánh giá lại mục đích, mục tiêu của nhau và đề nghị xem xét lại cho các kỳ đàm phán tiếp.

- Ghi nhận các mục tiêu đã được các bên thống nhất, đặt ra các mục tiêu các bên chưa thống nhất và đề nghị các bên cùng xem xét cho gặp nhau lần sau.

- Nếu cần thiết có thể ký kết các ghi nhận trong lần đàm phán này để làm cơ sở cho các lần đàm phán khác.

Giai đoạn kết thúc dù có thành công hay không, các bên cần phải bĩnh tĩnh, tự tin, vui vẻ và thông cảm cho điều kiện, hoàn cảnh của nhau, chia tay trong tình cảm trân trọng, vui vẻ và hợp tác.

SÁCH LƯỢC VÀ NGHỆ THUẬT TRONG ĐÀM PHÁN NHÂN SỰ.

Tuỳ thuộc điều kiện về mục đích, nội dung, thời gian và địa điểm của đàm phán mà người đàm phán sử dụng các sách lược cụ thể để đảm bảo cho đàm phán thành công tốt đẹp. Một số sách lược sau đây sẽ giúp cho nhà đàm phán thành công.

7.4.1 Luôn gìữ tư thế chủ động trong đàm phán

Thế chủ động trong đàm phán là bản lĩnh cua chủ thể đàm phán luôn được duy trì như là một đối tác thực sự trong quá trình thỏa thuận các vấn đề. Thế chủ động trong đàm phán được biểu hiện ở một số nội dung sau đây: Một, không đánh mất mình tức là không đánh mất vai trò là một đối tác trong đàm phán. Để không đánh mất mình, nhà đàm phán