Các Phương Thức Ảnh Hưởng Lẫn Nhau Trong Giao Tiếp Nhân Sự

giao tiếp. Ví dụ. có người giới thiệu với thầy giáo rằng lớp A chán lắm, vô tổ chức, vô kỷ luật, toàn nói chuyện riêng. Như vậy, bối cảnh của lớp ấy đã chi phối ngay đến ấn tượng của thầy giáo với lớp đó và chi phối ngay đến ấn tượng ban đầu và sau này. Theo Luchin, nhà Tâm lý học người Mỹ thì thông tin ban đầu có tính quyết định tri giác người lạ còn người quen thì thông tin cuối cùng lại có ý nghĩa hơn cả.

Thứ hai, quy luật quy gán xã hội: Trong tri giác xã hội chúng ta luôn luôn phải tìm ra nguyên nhân của các sự kiện, hiện tượng xã hội để hiểu biết nó. Quá trình tìm hiểu đó chịu sự chi phối của các thông tin thực tế và kinh nghiệm vốn sống đã có. Hiện tượng đó gọi là quy gán xã hội. Quy gán xã hội là quá trình suy diễn nhân quà, hiểu hành động của người khác bằng cách tìm ra nguyên nhân ổn định để giải thích cho hành động hay biến đổi riêng biệt. Quy gán xã hội được thực hiện trên cơ sở nguyên tắc sau đây:

Nguyên tắc tâm lý ngây thơ: Fríts Heiđer (1958) cho rằng quá trình tri giác vật thể của Con người cũng giống như quá trình tri giác người khác. Chúng ta luôn tìm cách khám phá nguyên nhân hành vi để hiểu và dự đoán sự kiện sắp tới, với mong muốn có thể giám sát được môi trường và mọi sự vật xung quanh. Heider gợi xu hướng này là “tâm lý ngây thơ” vốn có ở người.

Nguyên tắc quy gán suy diễn tương ứng: Bản chất của nguyên tắc này là khi quan sát hành vi của người khác, ta luôn tìm cách suy diễn ý nghĩa của hành vi đó tương ứng với những gì ta thấy. Ví dụ: thấy đứa trẻ gầy yếu đến nhà trẻ, ta nghĩ ngay đến hiện tượng suy dinh dưỡng do thiếu ăn, nghèo đói ở gia đinh...Thường suy diễn tương ứng chính xác, nếu ta có nhiều thông tin cần thiết về mục đích hành động, hoặc có liên quan đến đối tượng. Sự suy diễn tương ứng nhằm đi đến một quy gán nào đó thường bị chi phối bới 3 yếu tố sau: Một là chuỗi hành vi không thống nhất về nhịp điệu, tốc độ, hoặc có động tác thừa không ăn nhập... làm chúng ta phải suy diễn tương ứng với những biến đổi đó. Hai là hành vi được xã hội mong đợi hoặc hành vi không mong đợi. Ba là những hành vi tự do lựa chọn dễ suy diễn hom hành vi bắt buộc. Tìm nguyên nhân hành vi bằng suy diễn tương ứng không phải lúc nào cũng chính xác, điều đó phụ thuộc vào số lượng thông tin có được để suy diễn, trình độ tri thức, hiểu biết về đối tượng, hành vi đó.

Nguyên tắc quy gán xã hội suy diễn đồng biến: Khi nhận định về nguyên nhân hậu quả nào đó của một hành động, biển cổ ta thường suy diễn theo lối nhân- quà. Theo nguyên tắc đồng biến thì nhân quả được lý giải ở 3 khâu: do chù thể cổ tình đi họp muộn; do bối cảnh bị tắc đưởng; do đôi tượng, nội dung họp đơn diệu, nghèo nàn, vô ích. Trong thực tế, ta quy gán hành động cho nguyên nhân nào thường phụ thuộc vào sự tương quan của chúng với hiện thực. Trong trường hợp không đủ thông tin về chủ thể, hoàn cảnh, dối tượng thì quy gán loại trừ tức là loại dần những nguyên nhân ít thích hợp nhất.

Sự khác biệt trong tri giác xã hội ở mỗi người, là do lượng thông tin về mục đích, động cơ hành vi ở mỗi người khác nhau. Sự sai sót trong quá trình quy gán còn do thái độ

và hành động cũa mỗi người khác nhau, có thể do mặc cảm, định hướng cố chấp...Hiện nay chỉ có 50% số người được hỏi có thể hiểu được người khác qua tri giác xã hội, còn 50% trả lởi không thể hiểu được chính xác.

Thứ ba định kiến xã hội: Định kiến xã hội là thái độ sẵn có về đối tượng, sự kiện xã hội nào đó của cá nhân hoặc tổ đội xã hội. Ví dụ đứa trẻ đến nhà chơi ngày nào cũng luộm thuộm, nhem nhuốc, dễ bị định kiến là đứa trẻ “bẩn thỉu” từ đó định kiến về gia đình có nếp sống thiếu ngăn nắp, gọn gàng, bẩn thỉu... Những định kiến xã hội được khái quát hoá, đơn giản hoá, sơ đồ hoá thành những biểu tượng để khi thiếu thông tin vẫn đánh giá được gọi là khuôn xã hội. Ví dụ. thầy giáo là “tôn sư trọng đạo”; ca hát là “xướng ca vô loài”... Định kiến xã hội được hình thành trên cơ sở các yếu tố sau đây: Một, định kiến xã hội hình thành trong quá trình xà hội hoá cá nhân từ khi lọt lòng trong môi trường gia đình theo khuôn mẫu hành vi ứng xử của bố, mẹ, ông bà, người lớn... cơ chế của định kiến là bắt chước và lây lan. Hai, định kiến xã hội được hình thành từ giáo dục nhà trường qua tiếp xúc với thầy cô, tổ đội, bạn bè, tri thức... Ba, định kiến xã hội còn được hình thành từ các định chế xã hội, ảnh hưởng của tổ đội xã hội, hoàn cảnh xã hội...

Tóm lại: Tri giác xã hội là quá trình nhận thức đối tượng giao tiếp bằng con đưởng cảm tính, chủ quan theo vốn sống kinh nghiệm cá nhàn. Tri giác chịu sự chi phối rất nhiều yếu tố khách quan, chủ quan, chuẩn mực hành vi xã hội, giá trị xã hội được thừa nhận...

6.3.2 Trao đổi thông tin

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 263 trang tài liệu này.

Giao tiếp xã hội về phương diện nào đó có thể coi như quá trình truyền tin và nhận tin giữa các cá nhân. Quá trình truyền tin phải trải qua hệ thống phát thông tin, truyền dẫn thông tin, nhận tin, xử lý thông tin, tạo ra phản ứng của đối tượng nhận tin. Quá trình giao tiếp thực chất thể hiện hai mặt của một quá trình là kích thích và phàn ứng. Quá trình trao đổi thông tin cần phải được hoàn thiện ngay từ trong từng công đoạn của nó và ở cả hai phía của chủ thể truyền thông tin và khách thể nhận thông tin,

a. Chủ thể truyền thông tin

Chủ thể truyền thông tin là chủ thể giao tiếp phát ra thông tin kích thích đến khách thể. Để đạt được hiệu quả cao của quá trình phát tin đó, chủ thể cần thực hiện một số nội dung sau:

- Thứ nhất, phải xắp xếp thông tin và lựa chọn thông tin truyền đi. Thông tin cần truyền đi phải đáp ứng được các yêu cầu sau: Một, thông tin phải thể hiện được các ý đồ của cả nhân nhằm đạt được mục đích giao tiếp. Hai, thông tin phải được sắp xếp theo trật tự tiến trình của logíc không gian và thời gian. Ba, thông tin phải ngắn gọn, đơn giản để cho dối phương dễ tiếp nhận. Bốn, thông tin phải chứa đựng những ý nghĩa nhất định nhằm kích thích, gợi cảm đối với người nghe.

- Thứ hai, phải sử dụng các nghệ thuật phát tin để tăng thêm phần hấp dẫn cho quá trình phát thông tin. Thông thường, người ta hay sử dụng một sổ thủ thuật sau đây để phát thông tin. Dùng âm lượng và nhịp điệu lởi nói để tạo ra kích thích mong muốn. Sử dụng ánh mắt, nụ cưởi để hỗ trợ cho lởi nói. Sử dụng cử chỉ đầu, tay, chân để hỗ trợ cho lởi nói. Sử dụng các phương tiện khác như nhân chứng, vật chứng để hỗ trợ cho thông tin.

- Thứ ba, khai thác các hoàn cảnh giao tiếp để tạo nên bầu không khí tâm lý lành mạnh trong giao tiếp như: mặc, hoá trang, trang trí, cách điệu của các cử chỉ đi lại...

b. Khách thể giao tiếp nhận tin

Khách thể giao tiếp nhận tin thực chất là nhận các kích thích từ đối phương đề xử lý và phát ra hành vi. Để thực hiện được tốt quá trình nhận tin, khách thể giao tiếp cần phải thực hiện các nội dung cơ bản sau:

- Một là, chú ý nghe hoặc đọc các thông tin mà chủ thể giao tiếp phát ra. Sau khi tiếp nhận được các thông tin đó cần phân loại thành ba dạng sau. Những thông tin chứa đựng nội dung của giao tiếp để đạt được mục đích giao tiếp. Những thông tin kích thích của chủ thể giao tiếp phát ra nhằm khuyến khích khách thể tiếp nhận. Những thông tin ẩn ngầm có hàm ý ẩn dụ cho người nhận thông tin biêt về một điều gì đó. Nếu người tiếp nhận thông tin không phân định rõ ba loại trên thì dễ bị lần lộn mơ hồ và hiểu sai thông tin dẫn đến phản ứng không đúng.

- Hai là, xử lý các thông tin tiếp nhận được để hiểu rõ bản chất của thông tin cần nhận. Trong quá trình xử lý thông tin, mỗi cá nhân cần phải hiểu rõ các loại thông tin mang nghĩa sau: các thông tin chứa đựng nguyên nghĩa của nó; các thông tin chứa đựng nghĩa đen, nghĩa bóng; những thông tin không thực hiện chức năng truyền tin chính mà thực hiện ý đồ khác; những thông tin hàm chứa những ẩn dụ tế nhị mà người nhận cần phải biết. Xử lý thông tin phụ thuộc rất lớn vào tri thức, kinh nghiệm và vốn sống của các cá nhân. Mặt khác nó còn phụ thuộc vào hàng loạt các đặc tính tồn tại trong cá nhân như: định kiến, quy gán, ngộ nhận, do vậy người xử lý thông tin phải hết sức cảnh giác với chính mình, loại trừ các đặc tính dó trong tâm lý của mình,

- Ba là, tạo ra các phản ứng đáp lại các kích thích từ đối phương. Sau khi xử lý thông tin rút ra bản chất của vấn đề, thì người nhận tin đáp lại các thông tin nhận được bằng các cách nhất định. Đến lúc này khách thể giao tiếp lại chuyển đổi vị trí thành chủ thể giao tiếp và phát ra thông tin cho đối phương tiếp nhận.

6.3.3 Các phương thức ảnh hưởng lẫn nhau trong giao tiếp nhân sự

Trong giao tiếp giữa Con người với Con người bao giở cũng có định hướng giá trị

và chuẩn mực xã hội điều tiết các mức độ ảnh hưởng lẫn nhau giữa các cá nhân, sở dĩ có sự ảnh hưởng lẫn nhau vì nguồn gốc xã hội (gia đình, tổ đội xã hội, nếp sống, thói quen, quan điểm...) khác nhau của cá nhân khác nhau. Khi giao tiếp giữa cá nhân với nhau, mỗi người đều có ba nhu cầu cơ bản trong quan hệ là: nhu cầu hoà nhập, nhu cầu kiểm soát, nhu cầu tình yêu. Các nhu cầu này chỉ được thõa mẫn khi các cá nhân xác lập được tiếng nói chung. Trong quá trình tìm kiếm tiếng nói chung, các cá nhân tác động qua lại với nhau và chịu ành hưởng lẫn nhau về nhận thức, thái độ và hành vi ứng xử. Cảc phương thức tìm tiếng nói chung của các cá nhân chính là phương thức ảnh hưởng lẫn nhau trong giao tiếp. Những phương thức đó bao gồm:

a. Phương thức vâng theo

Vâng theo là sự chấp nhận, phục tùng một uy quyền nào đó khi Con người chưa có ngôn ngữ chung (bình đẳng) với đối tượng giao tiếp. Vàng theo được coi là sự thay đổi ứng xử qua đó một cá nhân đáp lại một mệnh lệnh đến từ uy quyền hợp pháp bằng sự phục tùng. Vàng theo có ba yếu tố cơ bản sau đây chi phối đến:

- Một là những điều kiện trong xã hội hoá cá nhân: Nhập tâm phục tùng hai mươi năm đầu của cuộc đởi trong quá trình xã hội hoá xảy ra khi Con người đi tìm tiếng nói chung để hoà nhập vào gia đình, nhà trường và xã hội. Vâng lởi người lớn là quá trình Con người đi tìm tiếng nói chung để trở thành người lớn. Như vậy trong quá trình hoà nhập vào cộng đồng cá nhân thường trong trạng thái lệ thuộc, thụ động dễ dàng chấp nhận mọi mệnh lệnh của uy quyền.

- Hai là hành động tuân theo ý chí của người khác mà uy quyền đã thiết lập được gọi là trạng thái “tay sai” cá nhân hành động vâng theo một cách không phán xét mệnh lệnh, coi đó là bổn phận của mình buộc phải thực hiện những gì mà uy quyền yêu cầu và uy quyền cũng là kẻ phán xét duy nhất về ý nghĩa hành vi của mình. Cá nhân đánh mất mình khi hoà nhập vào uy quyền của người khảc.

- Ba là những nhân tố thay đổi sự vâng theo: Trong khi vâng theo có một số yếu tố tham gia làm giảm bớt sự phục tùng khi tính hợp pháp của uy quyền bị giảm hoặc mất đi. Uy quyền đã được thiết lập và có tổ hợp các hành vi đảm bảo cho uy quyền được vâng theo. Khi những hành vi đảm bảo cho uy quyền được vâng theo đó bị suy thoái hoặc mất hẳn, thì sự vâng theo cũng giảm theo. Ví dụ, đứa trẻ thấy thầy cồ giáo ngoại tình thì sự vâng theo của nó giảm đi rất nhiều, thủ trường tham ô tham nhũng thì sự vâng theo của nhân viên giảm mạnh. Ligran nghiên cứu và cho rằng khi uy quyền không còn là “thần tượng” nữa thì sự vâng theo giảm xuống chỉ còn 48%.

- Bốn là chỗ yếu trong sự chống cự của Con người: Ngay trong khi ra lệnh, người ta cũng tìm thấy chỗ yếu nào đó trong mệnh lệnh. Các cá nhân không phải tất cả đều

chấp nhận, họ có xu hướng chống đối ngầm đến cùng, ngay cả khi những người xung quanh chấp nhận mù quáng.

Tóm lại, phương thức vâng theo được xuất hiện khi Con người chưa có đủ nhận thức về sự kiện xã hội, Con người chưa có ngôn ngữ chung với đối tượng giao tiếp.

b. Phương thức va chạm và xung đột

Va chạm thực chất là mâu thuẫn, bất đồng quan điểm nhận thức, thái độ giữa các cá nhân về một vấn đề nào đó có liên quan đến nhận thức, thái độ hành vi hoặc quyền lợi giữa các cá nhân trong quá trình giao tiếp. Sự va chạm lẫn nhau thường xảy ra trong quan hệ xã hội, nó là hiện tượng xã hội trong giao tiếp cả nhân trong gia đình, nhà trường và ngoài xã hội. Sự va chạm lẫn nhau không phải lúc nào cũng gắn liền với ý nghĩa tiêu cực tạo không khí nặng nề, bè cánh, chia rẽ... Va chạm xích mích lẫn nhau còn có ý nghĩa tích cực là giúp giải toả những dồn nén, ấm ức dẫn đến hiểu biết lẫn nhau, thông cảm lẫn nhau...do đó cũng tác động ảnh hưởng lẫn nhau giữa các cá nhân. Xung đột là sự mâu thuẫn, bất đồng quan điểm, niềm tin, thải độ... giữa các cá nhân ở mức độ cao về các vấn đề liên quan đến quyền lợi cá nhân hoặc tổ đội xã hội. Xung đột dẫn đến sự hiểu biểt lẫn nhau từ đó có thể làm cho mối quan hệ liên nhân cách tốt hơn lẻn hoặc xấu đi. Va chạm và xung đột thường do hai nguyên nhân xuất phát từ các yếu tố khách quan bên ngoài mỗi cá nhân đẩy Con người vào tình huống va chạm và xung đột như: vấn đề kinh tế, chính trị, tôn giáo... Nguyên nhân chủ quan là các nguyên nhân liên quan trực tiếp đến cá tính, thói quen, nhận thức, kinh nghiêm, vốn sống, tri thức... của mỗi cá nhân có sự khác biệt lớn, Va chạm và xung đột thường diễn ra theo các bước sau:

- Bước 1: Những va chạm xích mích lẫn nhau liên quan đến vấn đề quyền lợi của cá nhân xảy ra.

- Bước 2: Va chạm và xích mích không chấm dứt được sẽ dẫn đến sự bất đồng nhận thức, thái độ, niềm tin và tạo thành hai chiến tuyến.

- Bước 3: Hai bên xung đột kiên quyết bảo vệ chính kiến của mình, muốn thanh minh, lôi kéo các đồng minh của mình vào xung đột. Đây là giai đoạn đối kháng tâm lý quyết liệt dẫn đến sự xa cách, tan vỡ quan hệ xã hội, đe doạ đến cuộc sống hai bên.

Xung đột thường được giải quyết bàng sự hoà giải, can thiệp bên ngoài, cỏ thể là người có uy tín, cấp trên. Nhở đó tình huống xung đột giảm đi về cưởng độ, phạm vi lan truyền. Tuy nhiên, nó vẫn còn ngấm ngầm tồn tại ở cả hai bên. Xung đột đã để lại hậu quả lớn trong quan hệ xã hội như: cắt đứt quan hệ, chống đối gây cản trở khó khăn cho nhau trong hoạt động, phá võ tình cảm ở một số người... Do vậy, trong quản trị nhân sự chúng ta phải nhìn nhận rõ bản chất của va chạm và xung đột để có các chính sách hòa giải

c. Phương thức hoạt động tích cực của cá nhân đón nhận tác động tâm lý giao tiếp

Trong các hoạt động giao tiếp xã hội, mỗi cá nhân thường ở trong những trạng thái nhất định của trước và sau quá trình giao tiếp. Hai trạng thái đó là cô đơn và hoà nhập. Trạng thái cô đơn là trạng thái tâm lý của cá nhân khi nhu cầu giao tiếp không được thoả mãn. Sự không thoả mãn giao tiếp biểu hiện là: đói giao tiếp, thiếu hụt quan hệ công việc, hoạt động, chất lượng giao tiếp không đáp ứng được đòi hỏi của cá nhân, mất đối tượng giao tiếp tri kỉ. Trạng thái hoà nhập là trạng thái Con người phát triển nhu cầu giao tiếp. Trong trạng thái hoà nhập, mỗi cá nhân luôn có hành vi giao tiếp hoà nhập mình với các cá nhân và tổ đội xã hội tạo ra sự đồng cảm cao trong cuộc sống. Trạng thái hoà nhập giúp cho cá nhân thích nghi với các chuẩn mực xã hội, tìm được tiếng nói chung, hành vi chung để hoà mình vào tổ đội xã hội.

NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP NHÂN SỰ CƠ BẢN.

Nhà quản trị nhân sự cần phải biết lợi dụng tất cả các hoàn cảnh chủ quan và khách quan để tạo ra lợi thể cao nhất của mình trong giao tiếp. Song không phải bằng bất cứ giá nào giành lấy lợi thế đó, mà cần phải nắm bắt lấy các nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp nhân sự và coi đây là kim chỉ nam cho mọi hành động giao tiếp nhân sự.

Nguyên tắc 1: Hãy tôn trọng đối phương, mọi người như tôn trọng, yêu mến chính bàn thân mình. Nguyên tắc này bắt nguồn từ bản chất bình đẳng, cùng có lợi trong quan hệ kinh tế - xã hội. Khẩu hiệu cơ bản của nguyên tắc này là: “Mọi người cũng như mình”. Hành động cơ bản của nguyên tắc này là coi tất cả mọi người như nhau không phân biệt giai cấp. tuổi tác, dân tộc, tôn giáo, giới tính và coi họ vừa là người trên, vừa là bạn phát ra nhu cầu mà ta có trách nhiệm cần phải thoả mãn, thể hiện sự vui vẻ, niềm nở, công bằng, tình cảm trong quan hệ giao tiếp, giữ chữ tín trong giao tiếp.

Nguyên tắc 2: Mọi người nên nghe và nói với nhau hết lời. Nói hết tâm sự suy nghĩ nguyện vọng trung thực của mình và nghe hết. nghe chăm chú và hiểu hết ý nghĩa của lởi nói, đầy là cơ sở của giao tiếp xã hội. Khẩu hiệu cơ bản của nguyên tắc này là “nói chân thành, nghe chăm chú". Hành động của nguyên tắc này là nói những điều cần nói một cách văn minh lịch sự, nhã nhặn, giản dị, chân thực; nghe hết những gì người khác nói một cách chăm chú, vui vẻ, niềm nở để nắm bắt hết thông tin cần thiết.

Nguyên tắc 3: Dân chủ bàn bạc để đi đến thống nhất ý chí và hành động. Chúng ta biết rằng mỗi người đến với giao tiếp đều có mục đích nhất định để giành lấy lợi ích riêng cho minh. Để đi đen thống nhất ý chí và hành động, các bên phải tự do thể hiện ý chí, nguyện vọng, khó khăn của mình để cùng nhau bàn bạc, giải quyết. Hai bên cùng lấy lợi ích chung làm cơ sở để thoả thuận với nhau và phân chia cho công bằng phù hợp với nguyện vọng của các bên. Khẩu hiệu hành động ở đây là: “Người với người là bạn”. Hành

động là: tôn trọng ý chí và nguyện vọng của các bên, tôn trọng quyền lực và lợi ích của các bên, vì lợi ích chung mà sẵn sàng nhân nhượng để đi đến thống nhất.

Nguyên tắc 4: Thông cảm với nhau về hoàn cảnh, khả năng, quyền lợi để mỗi bên nhân nhượng với nhau chút ít. Thông cảm với nhau là cơ sở gốc của giao tiếp để đi đến thắng lợi. Do vậy trong giao tiếp nhân sự các bên phải hiểu điều kiện, hoàn cảnh của nhau để sẵn sàng nhân nhượng trong chừng mực có thể. Khẩu hiệu ở đây là “coi trọng tính nhân văn”. Hành động ở đây là các bên tự đặt mình vào hoàn cảnh của đối phương để suy nghĩ và hành động. Chúng ta lưu ý rằng “sông cỏ khúc người có lúc”, do vậy ta phải hiểu rõ quy luật của sự đởi để cùng nhau chia sẻ niềm vui, nỗi buồn.

Nguyên tắc 5: Phải biết chờ đợi lẫn nhau trong giao tiếp. Thời gian cần thiêt cho các bên suy nghĩ và hành động là cơ sở quan trọng trong giao tiếp. Chúng ta biết chủ động điều tiết thời gian để cho các bên có thể suy nghĩ và hành động trên cơ sở lý trí của chính mình. Do vậy, khi cần chúng ta phải biết chở đợi các bên để họ có thể xem xét và bàn bạc kỹ lưỡng để có quyết định đúng đắn. Khẩu hiệu ở đây là: “biết chở đợi sẽ thành công”. Hành động ở đây là nắm bắt được thởi cơ, biết chở đợi khi cần thiết để hành động giành thắng lợi. Những nhà đàm phán nhân sự tránh sự nóng vội, hấp tấp.

Nguyên tắc 6: Biết chấp nhận trong cuộc sống. Chúng ta giao tiếp trong điều kiện bất định của môi trường bên trong và bên ngoài. Có hàng loạt những điều kiện môi trường xảy ra ngoài ý muốn và trái với dự định. Vì vậy trong giao tiếp nhân sự, các cá nhân phải biết chấp nhận các điều kiện khách quan tạo ra hành động đúng trong hoàn cảnh, môi trường đó. Khẩu hiệu ở đây là: “Biết người, biết ta, trăm trận trăm thắng”. Hành động ở đây là biết điều kiện hoàn cảnh môi trường bên trong và bên ngoài của nhau để chấp nhận những thách thức đó trong hành động. Thể hiện cụ thể là biết chấp nhận điều kiện lâu dài và vận dụng thành thạo giải pháp tình thế và giải pháp cơ bản.

Nguyên tắc 7: Sống phải biết điều. Trong cuộc sống luôn tồn tại các khung quy chiếu cho hành động của mỗi cá nhân trong mỗi điêu kiện và hoàn cảnh nhất định. Khung quy chiếu đó là các giới hạn cần thiết mà mỗi cả nhân cần phải tuân thủ cho hành động. Do vậy trong quản trị nhân sự, các nhà quản trị cần hiểu rõ khung quy chiếu hành động đó để biết dừng đúng lúc, đúng chỗ khi cần thiết. Khẩu hiệu hành động ở đây là “Thái quá sẽ hỏng việc”. Hành động là: biết tôn trọng các quy luật khách quan của hành động, hiểu được quỵ luật các mặt trái nhau của quá trình vận động và phát triển để hành động. Nhà kinh doanh luôn nhớ tới câu ngạn ngữ của người xưa để tự răn mình là: “khôn cũng chết, dại cũng chết, biết thì sống”.

MỘT SỐ HÌNH THỨC GIAO TIẾP NHÂN SỰ THƯỜNG GẶP.

6.5.1 Giao tiếp trong hội nghị

Họp hành là một trong những hình thức giao tiếp quan trọng nhất trong kinh doanh. Nó là cơm ăn, nước uống hàng ngày của các nhà lãnh đạo và quản lý sản xuất kinh doanh. Họp hành bao gồm các loại: họp giao ban, họp bàn kế hoạch, họp sơ, tổng kêt, họp truyền đạt chỉ thị - ra mệnh lệnh, họp ban giám đốc, họp thường kỳ... Càng cấp cao trong quản trị nhân sự, so thời gian họp càng nhiều. Nó chiếm tới từ 7 đến 15% thời gian làm việc của cán bộ quản lý và lãnh đạo, thậm chí với cán bộ lãnh đạo cao cấp có thể nó chiếm đến gần 30% thời gian làm việc. Vì vậy, các nhà quản trị cần học tập cách điều khiển cuộc họp sao cho có kết quả: đó là cuộc họp ngắn gọn, dân chủ, bàn bạc thảo luận kỹ càng và có sự nhất trí cao trong việc ra nghị quyết. Nhà quản trị tọa đàm với cấp dưới để giao việc và nắm tình hình. Sau hội họp và giao tiếp nhân sự, các cuộc gặp gỡ giữa nhà quản trị với những nhân viên thừa hành là quan trọng thứ ba. Nó cũng chiếm rất nhiều thời gian với những mục đích sau đây:

- Kiểm tra sự thực hiện mệnh lệnh, nghị quyết, chương trình làm việc của cá nhân hay đơn vị.

- Ra lệnh hay truyền đạt mệnh lệnh, trao quyền và nhiẹm vụ.

- Đánh giá sự tiên bộ, tiên độ công việc của đơn vị, của từng người để kịp thởi uốn nắn những sai sót và kịp thởi động viên những thành tích của họ.

- Đánh giá năng lực, đạo đức của họ.

- Nắm bắt tâm tư nguyện vọng của những người dưới quyền để có biện pháp giúp đỡ, giáo dục...

Để đạt được những mục đích trên, các nhà doanh nghiệp cần cố gắng áp dụng các nguyên tắc giao tiếp kể trên để tạo ra được bầu không khí vui tươi, tin tưởng lẫn nhau. Tọa đàm giỏi khi mà nhà quản trị xóa đi được hàng rào tâm lý cách biệt giữa lãnh đạo vởi bị lãnh đạo (như tâm lý sợ sệt, ngại ngùng, ghen ghét, oán trách, coi thường... chỉ có như vậy mới mong làm cho cấp dưới giãi bày hết tâm tư, nguyện vọng cho cấp trên. Song, chớ có biến các cuộc gặp gỡ đó thành buổi tán gẫu, chuyện phiếm đi ra ngoài phạm vi công tác. Các tọa đàm chỉ nên gặp gỡ ở nơi công đường, chớ đem về nhà riêng hay ở nơi hàng quán, mà gây dị nghị và lộ bí mật.

Khi tiến hành điều khiển cuộc họp, nhà lãnh đạo cần chú ý các thủ thuật sau đây:

- Xác định mục đích của cuộc họp rõ ràng.

- Xác định nội dung cuộc họp cụ thể.

- Xác định trình tự diễn tiến của nội dung cuộc họp để đi đến thực hiện được mục đích đã định.