Khuôn Mẫu Về Kiểm Soát Nội Bộ Của Báo Cáo Turnbull

Báo cáo CoCo được Viện kế toán công chứng Canada ban hành vào năm 1995 với tựa đề “Hướng dẫn về kiểm soát”.

Theo báo cáo CoCo, KSNB được định nghĩa là những yếu tố của đơn vị (như nguồn lực, hệ thống, quy trình, văn hóa, cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ) được thiết lập nhằm hỗ trợ đơn vị đạt được các mục tiêu: hoạt động đạt hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo được lập đáng tin cậy, tuân thủ luật pháp, luật lệ và chính sách nội bộ (International Federation of accountants, 2006)

Báo cáo CoCo đề xuất 20 tiêu chuẩn để nhà quản lý vận dụng nhằm nâng cao hiệu quả của đơn vị và ra quyết định đúng đắn dựa trên bốn tiêu chuẩn lớn là mục đích, cam kết, năng lực, giám sát và học tập (International Federation of Accountants, 2006).

2.1.1.2.2. Khuôn mẫu về kiểm soát nội bộ của báo cáo Turnbull

Năm 1999, Hội đồng báo cáo tài chính (Financial Reporting Council) - một tổ chức độc lập chịu trách nhiệm quảng bá và đảm bảo chất lượng báo cáo doanh nghiệp của Vương quốc Anh đã ban hành báo cáo Turnbull, nhằm hướng dẫn cách thức thiết lập tốt nhất về KSNB cho các công ty niêm yết ở Anh cũng như giúp các công ty tuân thủ những luật lệ được ban hành. Báo cáo Turnbull công nhận tầm quan trọng của việc ĐGRR và đề xuất rằng việc báo cáo về KSNB phải trở thành một bộ phận không thể tách rời trong quy trình quản lý doanh nghiệp. Đến tháng 10 năm 2005, báo cáo Turnbull được cập nhật phiên bản mới. Xét về nội dung, báo cáo Turnbull có nội dung tương tự báo cáo COSO về định nghĩa và các bộ phận cấu thành KSNB.

Báo cáo Turnbull định nghĩa về một hệ thống KSNB bao gồm các chính sách, quy trình, nhiệm vụ, những hành vi và các khía cạnh khác của đơn vị, được thiết lập nhằm đạt được cùng lúc: một là, tạo điều kiện cho hoạt động hữu hiệu và hiệu quả bằng cách cho phép nó đáp ứng một cách hợp lý các hoạt động kinh doanh, tài chính, tuân thủ và các rủi ro khác để đạt được mục tiêu của đơn vị. Điều này bao gồm việc bảo vệ tài sản không bị sử dụng không phù hợp hoặc bị mất mát, gian lận; hai là, giúp đảm bảo chất lượng báo cáo nội bộ và bên ngoài; ba là, giúp đảm bảo

việc tuân thủ luật pháp và luật lệ cũng như các chính sách nội bộ đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm các thành phần: HĐKS, TTTT, quy trình giám sát liên tục sự hữu hiệu của KSNB (Financial Reporting Council, 2005).

2.1.1.2.3. Khuôn mẫu về kiểm soát nội bộ của ủy ban COSO

Qua quá trình hình thành và phát triển, khái niệm KSNB ngày càng được mở rộng và có nhiều quan điểm nhau về KSNB, tuy nhiên chưa có định nghĩa nào về KSNB được chấp nhận rộng rãi trên thế giới. Đến năm 1992, ủy ban COSO, một ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận trên báo cáo tài chính, thường gọi là ủy ban Treadway, được thành lập nhằm thống nhất định nghĩa về KSNB qua việc phát hành báo cáo Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ hợp nhất (báo cáo COSO 1992). Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống.

Sau 21 năm kể từ khi ủy ban COSO ban hành báo cáo COSO 1992, môi trường kinh doanh đã có những thay đổi đáng kể. Do vậy, vào năm 2013, ủy ban COSO đã đưa ra báo cáo mới với tựa đề “Kiểm soát nội bộ - khuôn mẫu hợp nhất” (báo cáo COSO 2013)

Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO 2013, KSNB được định nghĩa là quá trình chịu ảnh hưởng của HĐQT, Ban lãnh đạo và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập nhằm cung cấp sự bảo đảm hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.

Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO 2013, KSNB bao gồm các bộ phận sau:

Môi trường kiểm soát

MTKS là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, cơ cấu cung cấp cơ sở để thực hiện KSNB trong toàn đơn vị. MTKS có ảnh hưởng sâu rộng đối với toàn bộ hệ thống KSNB

MTKS được đánh giá là tốt nếu các nguyên tắc sau đây được đảm bảo: Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng tỏ cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức

Nguyên tắc 2: HĐQT chứng tỏ việc độc lập với BQL và giám sát việc xây dựng, thực hiện biện pháp KSNB

Nguyên tắc 3: BQL thiết lập cơ cấu, quy trình báo cáo và quyền hạn, trách nhiệm phù hợp trong khi theo đuổi mục tiêu dưới sự giám sát của HĐQT

Nguyên tắc 4: Đơn vị chứng tỏ cam kết đối với việc thu hút, phát triển, và giữ chân những người có năng lực phù hợp với mục tiêu

Nguyên tắc 5: Đơn vị yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm KSNB của mình khi theo đuổi mục tiêu

Đánh giá rủi ro

Mọi đơn vị đều phải đối mặt với một loạt các rủi ro từ bên trong và bên ngoài. Rủi ro được xác định là khả năng một sự kiện sẽ diễn ra và ảnh hưởng xấu đến việc đạt mục tiêu. Hoạt động ĐGRR của đơn vị được đánh giá là tốt nếu các nguyên tắc sau đây được đảm bảo:

Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu đủ rõ ràng để cho phép xác định, đánh giá rủi ro liên quan đến mục tiêu

Nguyên tắc 7: Đơn vị xác định rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu trong toàn đơn vị và phân tích rủi ro làm cơ sở để xác định cách QLRR

Nguyên tắc 8: Đơn vị xem xét khả năng xảy ra gian lận khi ĐGRR đối với việc đạt được mục tiêu

Nguyên tắc 9: Đơn vị xác định và đánh giá thay đổi có thể tác động đáng kể đến hệ thống KSNB

Hoạt động kiểm soát

HĐKS là hành động được thiết lập thông qua chính sách, quy trình giúp bảo đảm chỉ thị giảm nhẹ rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu của BQL được thực hiện.

HĐKS đạt hữu hiệu khi các nguyên tắc sau được đảm bảo:

Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát góp phần giảm nhẹ rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu đến mức có thể chấp nhận được

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các HĐKS chung đối với công nghệ để hỗ trợ việc đạt được mục tiêu

Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai HĐKS thông qua chính sách thiết lập những gì được kỳ vọng và trong các quy trình biến chính sách thành hành động

Thông tin và truyền thông

Các nguyên tắc của bộ phận TTTT:

Nguyên tắc 13: Đơn vị có được và tạo, sử dụng thông tin liên quan, có chất lượng để hỗ trợ chức năng KSNB

Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền đạt thông tin nội bộ, bao gồm cả mục tiêu và trách nhiệm KSNB, cần thiết để hỗ trợ chức năng KSNB

Nguyên tắc 15: Đơn vị thông báo với đối tác bên ngoài về vấn đề ảnh hưởng đến chức năng KSNB

Hoạt động giám sát

Nhà quản lý cần thiết lập HĐGS cho đơn vị để đảm bảo rằng năm bộ phận cấu thành KSNB hiện hữu và hoạt động đúng chức năng.

Các nguyên tắc thuộc bộ phận HĐGS:

Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, phát triển và thực hiện đánh giá liên tục và/hoặc đánh giá riêng để xác định thành phần KSNB có đang tồn tại và hoạt động hiệu quả hay không.

Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và thông báo thiếu sót trong KSNB một cách kịp thời cho các bên chịu trách nhiệm thực hiện hành động khắc phục, bao gồm HĐQT và BLĐCC khi phù hợp.

 Tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO 2013, một hệ thống KSNB được gọi là hữu hiệu khi hệ thống này hài lòng đồng thời hai tiêu chuẩn sau đây:

Một là, năm thành phần của KSNB và các nguyên tắc kiểm soát liên quan đều phải hiện hữu và vận hành theo đúng chức năng của chúng trong thực tế

Hai là, năm thành phần cùng hoạt động như một thể thống nhất

Bên cạnh đó, khi đánh giá một hệ thống KSNB là hữu hiệu, HĐQT và nhà quản lý cần bảo đảm hợp lý các danh mục mục tiêu sau đây: hoạt động đạt hữu hiệu và

hiệu quả; báo cáo tài chính được lập một cách đáng tin cậy; tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.

2.1.1.2.4. Khuôn mẫu về kiểm soát nội bộ sử dụng chính thức

Kết quả nghiên cứu cho thấy, các khuôn mẫu về KSNB được sử dụng phổ biến trên thế giới là: COSO, CoCo và Turnbull. Tuy nhiên, trong nghiên cứu này, tác giả sẽ tiếp cận báo cáo COSO 2013 với lý do sau:

Một là, qua khảo lược, tác giả nhận thấy báo cáo COSO được sử dụng chủ yếu trong các tài liệu học thuật như sách viết về kiểm toán, KSNB của thế giới (Ramos (2008), Arwinge (2013)…) cũng như tại Việt Nam như sách KSNB, Kiểm toán được phát hành bởi trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh và một số sách chuyên khảo khác của các tác giả là giảng viên các trường Đại học tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội.

Hai là, báo cáo COSO được nhiều nhà nghiên cứu sử dụng để nghiên cứu đánh giá về KSNB (tổng quan nghiên cứu mục 2.2.1.2)

Ba là, lý luận về KSNB của báo cáo COSO được vận dụng thành quy định của các tổ chức nghề nghiệp như trong chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315, hay trong chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành (chuẩn mực kiểm toán số 315)

2.1.1.3. Khuôn mẫu về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng của ủy ban Basel

Ủy ban Basel về giám sát NH là một ủy ban được thành lập vào năm 1974 bởi các Thống đốc NH của nhóm G10, tại thành phố Basel, Thụy Sỹ nhằm ngăn chặn sự sụp đổ các NH vào thập kỷ 80. Ủy ban Basel về giám sát NH xây dựng các chuẩn mực về giám sát NH. Các chuẩn mực này trở thành những quy chuẩn tối thiểu trong hoạt động giám sát NH. Đối với hoạt động KSNB trong NH, ủy ban Basel đã phát hành khuôn mẫu cho hệ thống KSNB trong các NH vào ngày 22/9/1998 (báo cáo Basel 1998).

Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Báo cáo Basle 1998 đã định nghĩa KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi HĐQT, các nhà quản lý cao cấp và tất cả nhân viên các cấp của đơn vị. KSNB không chỉ là một thủ tục hay chính sách được thực hiện tại một thời điểm cụ thể mà

còn là một hoạt động liên tục ở mọi cấp trong NH. HĐQT và các nhà quản lý cao cấp chịu trách nhiệm thiết lập một nền văn hóa thích hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình KSNB đạt hữu hiệu cũng như giám sát đảm bảo sự hữu hiệu đó được liên tục, tuy nhiên mỗi cá nhân trong tổ chức phải tham gia quá trình này. Mục tiêu chính của quá trình KSNB nhằm có thể đạt được các loại mục tiêu: hiệu quả, báo cáo và tuân thủ.

Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ Giám sát điều hành và văn hóa kiểm soát

Nguyên tắc 1: HĐQT có trách nhiệm xét duyệt và kiểm tra định kỳ toàn bộ chiến lược kinh doanh và những chính sách quan trọng của NH; hiểu rõ những rủi ro trọng yếu của NH, thiết lập khẩu vị rủi ro và đảm bảo rằng BLĐCC thực hiện các công việc cần thiết để nhận diện, đo lường, giám sát và kiểm soát những rủi ro này; phê duyệt cơ cấu tổ chức; đảm bảo rằng BLĐCC giám sát tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. HĐQT chịu trách nhiệm sau cùng, đảm bảo tính đầy đủ và hữu hiệu của KSNB được thiết lập và duy trì.

Nguyên tắc 2: BLĐCC chịu trách nhiệm thực hiện những chiến lược và chính sách mà HĐQT đã phê duyệt; hoàn thiện quá trình nhận diện, đo lường, giám sát và kiểm soát những rủi ro đã phát sinh trong hoạt động của NH; duy trì một cơ cấu tổ chức với sự phân công rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ giữa các bộ phận; đảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền một cách hiệu quả; thiết lập chính sách KSNB thích hợp; giám sát tính đầy đủ và hữu hiệu quả của hệ thống KSNB.

Nguyên tắc 3: HĐQT, BLĐCC là các hình mẫu của các chuẩn mực về tính chính trực và các giá trị đạo; thiết lập văn hóa, nhấn mạnh và chứng tỏ cho tất cả CBNV NH thấy rõ tầm quan trọng của KSNB. Tất cả nhân viên NH cần hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình KSNB và thực sự tham gia vào quá trình đó.

Nhận biết và đánh giá rủi ro

Nguyên tắc 4: Một hệ thống KSNB hữu hiệu đòi hỏi rằng phải nhận diện và đánh giá liên tục những rủi ro trọng yếu có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục

tiêu của NH. Sự đánh giá này phải bao trùm tất cả các rủi ro có thể phát sinh. KSNB cần xem xét tất cả những rủi ro kể cả rủi ro mới và rủi ro NH không thể kiểm soát được

Hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm :

Nguyên tắc 5: Một hệ thống KSNB hữu hiệu đòi hỏi thiết lập một cơ cấu kiểm soát thích hợp, trong đó HĐKS hiện diện ở mọi cấp hoạt động. HĐKS được thực hiện cụ thể: cấp cao nhất thực hiện đánh giá, kiểm tra hoạt động đối với các bộ phận, phòng ban khác nhau; kiểm tra sự tuân thủ những quy định ban hành và theo dõi sự không tuân thủ; một hệ thống đã được ủy quyền và phê duyệt; một hệ thống xác minh và đối chiếu.

Nguyên tắc 6: Một hệ thống KSNB hữu hiệu đòi hỏi sự phân công trách nhiệm hợp lý, các công việc của nhân viên không xung đột về trách nhiệm với nhau. Những xung đột tiềm ẩn về quyền lợi phải được nhận biết, giảm thiểu tối đa tùy thuộc vào sự giám sát độc lập và thận trọng.

Thông tin và truyền thông

Nguyên tắc 7: Một hệ thống KSNB hữu hiệu đòi hỏi có dữ liệu đầy đủ và tổng hợp về sự tuân thủ, về tình hình hoạt động, tình hình tài chính nội bộ, cũng như những thông tin về thị trường bên ngoài có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định. Thông tin đáng tin cậy, kịp thời, dễ dàng truy cập và trình bày theo biểu mẫu.

Nguyên tắc 8: Một hệ thống KSNB hữu hiệu đòi hỏi một hệ thống thông tin đáng tin cậy, có thể bao quát cho tất cả các hoạt động chủ yếu của NH. Hệ thống này phải lưu trữ và sử dụng dữ liệu bằng máy tính, đảm bảo an toàn, được theo dõi độc lập và hỗ trợ các hoạt động được liên tục

Nguyên tắc 9: Một hệ thống KSNB hữu hiệu đòi hỏi kênh trao đổi thông tin hiệu quả để đảm bảo bằng tất cả nhân viên đã hiểu đầy đủ và tuân thủ triệt để các chính sách và các thủ tục có liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của họ và đảm bảo rằng những thông tin cần thiết khác cũng được truyền thông đến các nhân viên thích hợp.

Giám sát và sửa chữa những sai sót :

Nguyên tắc 10: Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB phải được theo dõi liên tục. Việc giám sát những rủi ro trọng yếu phải là công việc hàng ngày của NH cũng như việc đánh giá định kỳ của bộ phận kinh doanh và KTNB.

Nguyên tắc 11: NH nên có KTNB toàn diện, hiệu quả, đánh giá hệ thống KSNB một cách độc lập và được thực hiện bởi những người có năng lực, đào tạo thích hợp. KTNB thực hiện chức năng giám sát hệ thống KSNB phải báo cáo trực tiếp cho HĐQT hoặc Ban kiểm soát và BLĐCC.

Nguyên tắc 12: Những sai sót của hệ thống KSNB được phát hiện bởi bộ phận kinh doanh, KTNB, hoặc các nhân viên kiểm soát khác thì phải được báo cáo kịp thời cho BQL thích hợp và ghi nhận tức thời. Những sai sót trọng yếu của KSNB phải được báo cáo cho HĐQT và BLĐCC.

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua cơ quan thanh tra ngân hàng Nguyên tắc 13: Cán bộ thanh tra NH đòi hỏi tất các các NH, bất kể quy mô nào,

cần có hệ thống KSNB hữu hiệu, phù hợp với bản chất, sự phức tạp, rủi ro vốn có trong hoạt động NH và đáp ứng sự thay đổi môi trường và điều kiện của NH.

2.1.1.4. Mối quan hệ giữa khuôn mẫu kiểm soát nội bộ theo COSO và Basel

Qua phân tích nội dung của báo cáo Basel 1998, có thể thấy rằng báo cáo Basel 1998 không đưa ra những lý luận mới mà chỉ vận dụng các lý luận cơ bản của báo cáo COSO 1992 vào lĩnh vực NH.

Bảng 2.2. So sánh báo cáo Basel 1998 và COSO 1992

STT

Mục

COSO 1992

Basel 1998

Khái niệm

KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi HĐQT, các nhà quản lý và các thành viên khác

trong đơn vị

KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi HĐQT, các nhà quản lý cao cấp và tất cả

nhân viên các cấp của đơn vị.

Mục tiêu

Hiệu quả và hiệu lực của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật và