Giải Pháp Hoàn Thiện Hệ Thống Thông Tin

121

Ba là, Thời gian giao kế hoạch, công ty giao số kiểm tra, định hướng cho các đơn vị trong tháng 12 của năm trước. Các đơn vị thành viên xây dựng kế hoạch năm gửi Công ty chậm nhất trước ngày 15/1 của năm kế hoạch. Công ty giao kế hoạch năm cho các đơn vị trong tháng 1 của năm kế hoạch. Các đơn vị thành viên gửi kế hoạch quí cho Công ty sau 3 ngày kể từ ngày duyệt biện pháp quí. Đối với các đơn vị khác trước ngày kết thúc của quí trước. Công ty giao kế hoạch quí cho các đơn vị trước ngày 15 của tháng đầu quí. Trên cơ sở nhiệm vụ công ty giao cho đơn vị, đơn vị tiến hành giao cho các bộ phận trong đơn vị.

Bốn là, Cơ chế quản lý và điều hành, công ty có trách nhiệm đáp ứng những yêu cầu cơ bản như: lao động, thiết bị, vật tư chủ yếu, tiền vốn ... cho các đơn vị nhằm tạo cho các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được giao. Quan hệ giữa các đơn vị trong nội bộ Công ty trong việc thực hiện nhiệm vụ được thông qua hợp đồng kinh tế, lao vụ, mua bán, đặt hàng... giữa các đơn vị với nhau và chịu sự điều hành chung của Công ty. Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức quản lý các nguồn lực Công ty giao để hoàn thành tốt nhiệm vụ. Công ty khuyến khích các đơn vị nhận thêm việc trong nội bộ không hạn chế với bên ngoài nhưng phải hoàn thành nhiệm vụ Công ty giao. Trong trường hợp cần thiết, Công ty sẽ tiến hành điều động thiết bị giữa các đơn vị với nhau hoặc bổ sung thiết bị, giao thêm nhiệm vụ cho đơn vị phù hợp với năng lực sản xuất, nhu cầu của Công ty. Hàng năm Công ty ban hành cơ chế quản lý nhằm khuyến khích các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được giao. Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện các cơ chế về quản lý nhằm tiết kiệm các chi phí, phát huy sáng kiến cải tiến, hợp lý hoá sản xuất để đạt hiệu quả. Giám đốc Công ty uỷ quyền cho thủ trưởng các đơn vị được ký kết hợp đồng thoả thuận trong nội bộ và ngoài Công ty như sau: Được ký các hợp đồng, thoả thuận, hợp tác, lao vụ giữa các đơn vị trong nội bộ Công ty để hoàn thành nhiệm vụ được giao; Được ký các hợp đồng kinh tế gia công, dịch vụ sửa chữa ... với bên ngoài Công ty nhưng phải phù hợp với ngành nghề của Công ty và khả năng, năng lực của đơn vị. Khi thực hiện, các đơn vị phải chịu trách nhiệm về hợp đồng đã ký đồng thời phải hoàn thành nhiệm vụ giao. Các hợp đồng với cơ quan ngoài có giá trị trên 1 tỷ đồng thì phải báo cáo Giám đốc Công ty phê duyệt trước khi ký hợp đồng. Tất cả các hợp đồng thực hiện công việc, dịch vụ với bên ngoài đều gửi về Giám đốc Công ty qua phòng Kế hoạch thị trường trước khi thực hiện.

Năm là, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, căn cứ nhiệm vụ kế hoạch giao và các công việc phát sinh trong kỳ, Công ty tổ chức xác định và đánh giá kết quả thực hiện theo định kỳ tháng, quí, năm của Công ty và của các XN thành viên, các XN xác định và đánh giá kết quả cho các phân xưởng. Các đơn vị có trách nhiệm cung cấp các tài liệu, số liệu báo cáo Công ty để phục vụ công tác đánh giá kết quả của đơn vị.

Hiện nay chức năng và nhiệm vụ trong việc lập kế hoạch tại các công ty thành viên trong tập đoàn đặc biệt là kế hoạch sản xuất chưa phân công hợp lý. Việc lập kế hoạch vẫn do Nhà quản lý lập dẫn đến ôm đồm việc, lập kế hoạch sẽ không được chi tiết và cụ thể. Vì vậy chức năng lập kế hoạch sản xuất phải được thực hiện tại phòng kế hoạch. Các kế hoạch còn lại có thể giao cho các bộ phận chuyên trách đảm nhận chẳng hạn kế hoạch về tài chính thì do phòng tài chính, kế hoạch về nhân sự do bộ phận nhân sự, kế hoạch về chất lượng sản phẩm do bộ phận KCS, sau đó phòng kế hoạch tổng hợp

122

để trình xét duyệt. Các công ty cũng cần quan tâm xây dựng kế hoạch tổng thể gắn liền với kế hoạch chi tiết để hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện mục tiêu. Bên cạnh đó cũng phải thiết kế mẫu biểu báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch có như vậy mới nắm bắt được thông tin nhanh chóng và chính xác để đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời. Khâu không thể thiếu được trong công tác kế hoạch là phải đánh giá việc thực hiện kế hoạch để đúc rút những bài học kinh nghiệm để bổ sung sửa đổi cho các kế hoạch tiếp theo.

Cần bổ sung thêm chức năng cho Ban kế hoạch công ty mẹ và phòng kế hoạch tại các công ty thành viên trong việc nhận diện, phân tích, đánh giá và giám sát rủi ro. Qui trình quản lý rủi ro được thực hiện như sau:

- Xác định mục tiêu doanh nghiệp, cần phải xác định được mục tiêu của tập đoàn trong từng khoảng thời gian đồng thời cần phải xác định được các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trong từng lĩnh vực cần phải đạt được

- Nhận dạng rủi ro, nhà quản trị cần phải xác định được các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp trên mọi phương diện: Ở cấp độ quản lý, rủi ro tại tập đoàn bao gồm: Rủi ro chiến lược là rủi ro do quyết định kinh doanh mang tính chiến lược sai lầm dẫn đến các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp không đạt được. Với các dự án mà tập đoàn đã đang và sẽ thực hiện nay thì quyết định đầu tư có thể dẫn đến các rủi ro về vốn rất lớn, các rủi ro về cạnh tranh không bình đẳng với hàng nhập khẩu do hàng nhái, hàng giả, rủi ro về thị trường tiêu thụ theo mùa vụ...Rủi ro hoạt động bao gồm rủi ro do các chính sách, qui định, thủ tục kiểm soát trong các chu trình không phù hợp, không hiệu quả hoặc từ các sự kiện ở bên ngoài ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu hoạt động. Rủi ro tuân thủ bao gồm các rủi ro do không tuân thủ những qui định có liên quan như không tuân thủ qui định của Luật kế toán, Luật tài nguyên, Luật doanh nghiệp, Luật lao động, Luật thuế, các qui định của luật pháp liên quan đến quản lý tài chính, chế độ kế toán, tổ chức hoạt động, quản lý lao động tiền lương...Rủi ro báo cáo là rủi ro về những vi phạm ở mọi cấp, mọi bộ phận không được báo cáo.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

Xét trên phương diện nguyên nhân tạo lên rủi ro thì tại tập đoàn hiện nay có Rủi ro bên ngoài doanh nghiệp bao gồm các rủi ro phát sinh từ các nhân tố thuộc về môi trường bên ngoài doanh nghiệp như chủ trương tái cấu trúc lại tập đoàn lộ trình đến 2015 phải xong. Hoàn thành các dự án trọng điểm như DAP Hải Phòng, Đạm than Ninh Bình... chu kỳ suy thoái kinh tế, sự thay đổi trong xu hướng tiêu dùng yêu cầu những sản phẩm mới có chất lượng cao; sự khan hiếm của nguồn tài nguyên thiên nhiên ảnh hưởng tới chi phí đầu vào của doanh nghiệp sản xuất phân bón...Rủi ro bên trong doanh nghiệp bao gồm các rủi ro phát sinh từ các nhân tố trong nội bộ doanh nghiệp như: sự thay đổi cán bộ quản lý; Sự gian lận của các cấp quản lý các nhân viên; Tính kỷ luật, năng lực, trình độ, khả năng làm việc nhóm của nhân viên không đáp ứng yêu cầu; Sự lỗi thời của sản phẩm, chất lượng sản phẩm không được kiểm tra chặt chẽ; sự vi phạm của các Luật liên quan như luật kế toán, luật thuế và các qui định khác của pháp luật; Hệ thống thông tin không đầy đủ, chính xác, kịp thời; Hệ thống máy tính bị hỏng hóc, các trang thiết bị, hạ tầng cơ sở bị sự cố; Thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp; Tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay

123

đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất; Rủi ro liên quan đến tính trung thực, hợp lý của Báo cáo tài chính như là ghi nhận tài sản không có thực hoặc doanh nghiệp không có quyền kiểm soát tài sản; Các tài sản và các khoản nợ phải trả bị không phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán và không ghi nhận đầy đủ các khoản doanh thu, chi phí...

- Phân tích và đánh giá rủi ro, nhà quản lý cần phải thực hiện qui trình phân tích và đánh giá rủi ro để xác định được mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của doanh nghiệp từ đó mà thiết lập các chính sách, thủ tục nhằm kiểm soát và hạn chế tới mức có thể chấp nhận được các rủi ro. Bên cạnh đó trong cơ cấu tổ chức nhà quản trị các cấp tại các doanh nghiệp thuộc tập đoàn phải thiết kế và tổ chức thực hiện các qui định nhằm khuyến khích các nhân viên ở mọi cấp, mọi bộ phận cùng quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn thông qua qui định nhân viên ở từng vị trí phải viết báo cáo định kỳ và báo cáo bất thường về các rủi ro phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng các rủi ro đó đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục; thực hiện chính sách tăng lương, khen thưởng và đề bạt đối với những nhân viên đề xuất được các biện pháp hữu hiệu đối phó với các rủi ro đó. Hệ thống truyền thông trong doanh nghiệp phải phổ biến rộng rãi cho nhân viên ở mọi cấp, mọi bộ phận nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được từ đó mà nhà quản trị tổ chức cho nhân viên bộ phận của mình thực hiện một cách nghiêm túc các qui định, chuẩn mực, chính sách, thủ tục kiểm soát đã được xây dựng.

- Xây dựng kế hoạch ứng phó rủi ro: đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình quản lý rủi ro.Tại giai đoạn này doanh nghiệp phải đưa ra các biện pháp phòng ngừa, kiểm soát rủi ro cụ thể như mua bảo hiểm, thiết lập các thủ tục kiểm soát để hạn chế rủi ro, chuyển rủi ro sang cho đối tượng khác. Phải qui định thời hạn cụ thể phải thực hiện xong các biện pháp đã đưa ra. Qui định người chịu trách nhiệm chính trong quản lý rủi ro đó

- Tổ chức giám sát việc thực hiện các biện pháp: Trong quá trình thực hiện các biện pháp ứng phó rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống báo cáo thường xuyên nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá việc tuân thủ qui trình quản lý rủi ro. Môi trường của doanh nghiệp không ngừng vận động, do vậy doanh nghiệp cần quan tâm xem xét điều chỉnh các biện pháp ứng phó rủi ro đang thực hiện cho phù hợp. Cần đảm bảo rằng mọi thiếu sót trong việc thực hiện biện pháp kiểm soát rủi ro phải được thông tin kịp thời đến cấp quản lý có trách nhiệm. Đã đến lúc tập đoàn cần phải có cái nhìn nghiêm túc về vai trò của hoạt động quản lý rủi ro, cân nhắc thiết lập qui trình quản lý rủi ro. Khi rủi ro được dự báo trước, tập đoàn hoàn toàn có thể xây dựng và triển khai những kế hoạch ứng phó hiệu quả và phát triển bền vững.

Về bộ máy kiểm soát tại công ty mẹ và công ty thành viên

Cần nâng cao hiệu quả hoạt động của BKS, BKS của công ty mẹ được thành lập từ khi thành lập tập đoàn và đã có qui chế hoạt động rõ ràng theo quyết định 334/QĐ – HCVN ngày 29/9/2011 của Hội Đồng Thành viên Tập đoàn Hóa chất Việt Nam. Tại các công ty cổ phần cũng có BKS, các công ty TNHH MTV có các Kiểm soát viên. Để hoạt động của Ban kiểm soát đi vào hiệu quả cần thực hiện một số các giải pháp sau:

124

Một là, Cần nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức và tính độc lập của các thành viên BKS. Cần phải cử đi học để nâng cao trình độ hoạt động chuyên môn trong lĩnh vực kiểm soát để phù hợp với yêu cầu và chức năng nhiệm vụ được giao. Trong qui chế hoạt động của BKS tại tập đoàn và tại các công ty thành viên cũng không qui định rõ ràng về trình độ chuyên môn trong lĩnh vực nào, phẩm chất đạo đức và tính độc lập của các thành viên trong BKS. Vì vậy cần phải bổ sung thêm tiêu chuẩn bổ nhiệm thành viên BKS một cách cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu công việc được giao. Thành viên BKS của các công ty cổ phần phải có đủ người, đủ các kiến thức chuyên môn sâu trong từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp đó như: tài chính, ngân hàng, sản xuất kinh doanh, nhân sự, môi trường, đầu tư…

Hai là, Các thành viên trong BKS không được kiêm nhiệm các chức năng quản lý tại chính doanh nghiệp đó và tại các doanh nghiệp khác. Hiện nay tại tập đoàn thành viên BKS tại các công ty thành viên hầu như phải kiêm nhiệm chứ không hoạt động độc lập và chuyên trách, vì vậy nhiều khi sức ép công việc nhiều khi quá tải, hiệu quả làm việc không cao. Trước các cuộc họp quan trọng như: Đại hội cổ đông, Đại hội công nhân viên chức…thì BKS mới họp lại và đi thanh kiểm tra tất cả các hoạt động của công ty, nên công việc kiểm tra cũng thể hiện nhiều mặt hạn chế. Vì vậy cần qui định kế hoạch kiểm tra định kỳ theo tháng hoặc quý và kiểm tra bất thường khi cần thiết.

Ba là, Cần phải xác định thù lao, tiền lương, tiền thưởng xứng đáng đối với những thành viên trong BKS, KSV. Cần xây dựng hệ thống đánh giá khối lượng công việc và hiệu quả mà các nhân viên để có những chính sách khen thưởng kịp thời. Bên cạnh đó cũng ban hành qui chế xử phạt thích hợp khi vi phạm các qui tắc, chuẩn mực

Bốn là, BKS phải duy trì thường xuyên việc lập kế hoạch, nội dung kiểm tra cho các đơn vị, bộ phận cá nhân trên cả hai phương diện: kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất có như vậy mới tạo được sức ép cho các công ty, bộ phận, cá nhân thực hiện đúng

Năm là, Đối với các công ty TNHH MTV trong tập đoàn hàng năm chịu sự kiểm tra của rất nhiều cơ quan: Kiểm toán nhà nước, thanh tra chính phủ, tại địa phương có cơ quan thuế nên chức danh kiểm toán viên mà tập đoàn cử xuống không nên thực hiện thành các công việc kiểm tra tương tự như vậy nữa mà nên tham gia trực tiếp vào quyết định của HĐTV, như vậy sẽ hiệu quả hơn. BKS tại các công ty cổ phần cần phải hoạt động độc lập và có hiệu quả hơn, làm việc khách quan và chịu trách nhiệm trước các cổ đông, không bị chi phối bởi HĐQT, BGĐ

Hiện nay tại công ty mẹ và các công ty thành viên thuộc tập đoàn không có bộ phận kiểm toán nội bộ, vì vậy các nhà quản lý cần phải nhận thức đúng đắn về vai trò của hoạt động kiểm toán nội bộ một cách phù hợp nhằm kiểm tra đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ là một hoạt động độc lập có chức năng kiểm tra, đánh giá, xác nhận và tư vấn nhằm trợ giúp cho các nhà quản lý trong việc cải thiện các hoạt động. Không có kiểm toán nội bộ đồng nghĩa thiếu đi chức năng đánh giá tính hiệu lực của các hoạt động kiểm soát, đánh giá tính hiệu quả trong sử dụng các nguồn lực của đơn vị. Nếu chỉ dựa vào việc thanh kiểm tra từ bên ngoài như: kiểm toán nhà nước, thanh tra chính phủ, cơ quan thuế, kiểm toán độc lập thôi là chưa đủ bởi tính

125

kịp thời không được đáp ứng. Nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ nằm bên trong BKS, qua đó để đảm bảo tính độc lập cao của kiểm toán nội bộ vì kiểm toán nội bộ trực thuộc BKS mà BKS lại trực thuộc Đại hội đồng cổ đông – cấp quản lý cao hơn HĐQT và BGĐ. Với mô hình này thông qua BKS, Đại hội đồng cổ đông thực hiện kiểm tra, giám sát và điều hành hoạt động của toàn doanh nghiệp kể cả giám sát hoạt động của HĐQT, BGĐ, các cấp quản lý điều hành. Mô hình này có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, tránh hiện tượng chồng chéo chức năng. Tuy nhiên khi xây dựng cũng cần phải qui định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ, mối quan hệ làm việc giữa BKS với phòng ban kiểm toán nội bộ để đảm bảo không chồng chéo giữa hoạt động của BKS và hoạt động của phòng ban kiểm toán nội bộ theo đó có thể cụ thể chức năng, nhiệm vụ như sau:

- Đối với các công ty thành viên là công ty cổ phần, kiểm toán nội bộ sử dụng các thủ tục, phương pháp và kỹ thuật kiểm toán để thực hiện qui trình kiểm toán bao gồm các bước: lập kế hoạch kiểm toán năm và kế hoạch cho từng cuộc kiểm toán cụ thể; Thực hiện công việc kiểm toán để thu thập bằng chứng cho việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành chính sách, các bước và các thủ tục kiểm soát nội bộ từ đó phát hiện yếu kém và đưa ra kiến nghị cải tiến những yếu kém trong quá trình quản lý, những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ; Lập báo cáo kiểm toán ghi rõ mục tiêu, phạm vi và kết quả của cuộc kiểm toán bao gồm những ý kiến đánh giá và đề xuất khắc phục những rủi ro đã phát hiện; Theo dõi sau kiểm toán nhằm đảm bảo cho nhà quản lý và các đối tượng kiểm toán đã thực hiện những biện pháp thích hợp đối với các phát hiện của kiểm toán nội bộ. Còn BKS có thể sử dụng hồ sơ, tài liệu và báo cáo của kiểm toán nội bộ để kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của giám đốc trong quản lý điều hành doanh nghiệp; Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý trình trước HĐQT, Đại hội đồng cổ đông đồng thời kiến nghị với HĐQT, Đại hội đồng cổ đông các giải pháp tổ chức, điều hành hoạt động của doanh nghiệp.

- Đối với các công ty thành viên là công ty TNHH MTV thì hoạt động kiểm toán nội bộ tổ chức kết hợp với hoạt động của Kiểm soát viên. Phòng ban của kiểm toán nội bộ độc lập với bộ phận quản lý và bộ phận điều hành hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp; Chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, các thông tin được cung cấp kịp thời cho nhà quản lý, điều hành thường xuyên liên tục của Ban giám đốc và các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp.

Để đảm bảo hoạt động kiểm toán nội bộ có hiệu quả thì bộ phận kiểm toán phải đầy đủ người, được đào tạo chính qui và có kinh nghiệm, duy trì được năng lực chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, đảm đương được các nhiệm vụ được giao.

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin

Về hoàn thiện hệ thống thông tin tại công ty mẹ và công ty thành viên

Đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của tập đoàn. Tại công ty mẹ tập đoàn và các công ty thành viên cần xây dựng hệ thống mạng nội bộ để thông tin được thu nhận và tuyền tải rễ ràng. Mọi nhân viên trong công ty đều hiểu được mình đang nằm ở vị trí phòng ban nào, có mối quan hệ trực tiếp với ai. Mặt khác

126

với mỗi một nhân viên sẽ biết được trong công ty mình có bao nhiêu phòng ban, số lượng người trong từng phòng, chức năng nhiệm vụ và toàn bộ thông tin cá nhân liên quan đến từng cá nhân như: ảnh, số điện thoại, mail, chức danh…Điều đó rất thuận tiện trong việc liên hệ và giải quyết các công việc. Các công việc nếu không muốn bàn trực tiếp thì có thể gửi và trao đổi thông tin cho nhau rất dễ dàng. Ngoài ra tại các công ty thuộc tập đoàn trong từng lĩnh vực hoạt động chuyên môn cũng cần phải áp dụng công nghệ thông tin vào trong lĩnh vực quản lý như: Phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm lập kế hoạch. Phần mềm theo dõi kế hoạch sản xuất kinh doanh, mua hàng, bán hàng…Qui mô doanh nghiệp càng lớn, sức ép về chất lượng công việc và khối lượng công việc ngày càng nhiều, cần có những thông tin đầy đủ và kịp thời. Do vậy việc áp dụng công nghệ thông tin trong nhiều hoạt động sẽ tiết kiệm được lao động và có những thông tin cần thiết giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát, phân tích đánh giá số liệu hiệu quả hơn. Ngoài ra việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp nhà quản lý có được công cụ đắc lực trong việc kiểm soát, hoàn thiện HTKSNB, nâng cao hiệu quả của chúng để phục tốt cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.

Hiện nay việc ứng dụng phần mềm quản trị ERP đã trở lên khá phổ biến, các công ty thành viên có thể áp dụng phần mềm này rất hiệu quả cụ thể: nhà quản lý có thể nhìn được toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học toàn bộ thông tin của doanh nghiệp trong đó thông tin kế toán là một phần cốt lõi; Số liệu kế toán cung cấp luôn có độ tin cậy cao (bởi vì tất cả các phòng, ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống, giúp cho việc chia sẻ thông tin dễ dàng); Hợp nhất số liệu của nhiều chi nhánh trong một doanh nghiệp một cách dễ dàng; Giảm lượng hàng tồn kho (bởi vì ERP theo dõi chính xác và xác định được mức tồn kho tối ưu); Chuẩn hoá thông tin nhân sự (ERP có thể sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự, tính lương); Công tác kế toán chính xác hơn; Tích hợp được thông tin đặt hàng của khách hàng (các đơn hàng đều được cập nhật vào ERP từ lúc đặt hàng cho đến lúc giao hàng và xuất hoá đơn đều trên cùng một hệ thống, từ đó giúp theo dõi đơn hàng dễ dàng, giúp phối hợp giữa các bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các điểm khác nhau trong cùng một thời điểm); Chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất (ERP giúp doanh nghiệp nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất); Qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn.

Về hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại các công ty thành viên

Hệ thống thông tin kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của HTKSNB tại tập đoàn. Trong thời gian vừa qua công tác kế toán tại các công ty về cơ bản đã cung cấp được các thông tin để đáp ứng được yêu cầu quản lý và kiểm soát về tình hình tài sản, công nợ, bán hàng, vốn, doanh thu, chi phí…Tuy nhiên qua phân tích tại mục 2.2.2.2 ta thấy hệ thống thông tin kế toán còn bộc lộ một số mặt còn hạn chế và từ đó cần phải hoàn thiện

Một là, cần phải nâng cao nhận thức của nhà quản lý về tầm quan trọng của công tác kế toán. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều có liên quan đến tài chính và để ghi chép lại toàn bộ các thông tin đó phục vụ cho công tác quản lý cần phải có kế toán. Kế toán có vai trò trong việc giám đốc quá trình thực hiện ngân sách, bảo vệ tài sản, chấp hành chế độ, chuẩn mực của Nhà nước. Vì vậy nhà quản lý phải quan tâm đúng mức đến

127

hệ thống kế toán như: Đáp ứng đủ nhân sự cho công công tác kế toán, tuyển trọn những người có trình độ, được đào tạo bài bản và chính qui tại các trường đại học có danh tiếng, có kinh nghiệm, có phẩm chất đạo đức tốt.

Hai là, hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. Về cơ bản hệ thống chứng từ kế toán phục vụ cho công tác kế toán tài chính của các doanh nghiệp tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam thực hiện khá đầy đủ, hợp pháp, hợp lý và hợp lệ. Tuy nhiên ở một số các doanh nghiệp như đã phân tích tại mục 2.2.2.2 thì chứng từ vẫn không thực hiện đúng mẫu. Kế toán chưa nắm rõ là một nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần có các chứng từ bắt buộc và các chứng từ thủ tục như thế nào cho hợp lý để hoàn thiện bổ sung. Hơn nữa sự trung thực của chứng từ kế toán trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên thực tế còn bị vi phạm như hóa đơn của các công ty bỏ trốn, hóa đơn không phản ánh những khoản chi phí không hợp lý, phản ánh không đúng kỳ. Để khắc phục trình trạng này các doanh nghiệp phải ban hành bằng văn bản qui định, mẫu, phạm vi áp dụng tương ứng với từng nghiệp vụ cần có những chứng từ bắt buộc và các chứng từ thủ tục kèm theo một cách cụ thể theo đúng quan điểm của kiểm toán để thỏa mãn đầy đủ cơ sở dẫn liệu của nghiệp vụ. Sau khi cụ thể hóa bằng văn bản và thống nhất thì công bố công khai cho các bộ phận trong doanh nghiệp để mọi người nhìn vào đó để hoàn thiện trước khi mang đến phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. Những chứng từ phản ánh không trung thực cần phải có cơ chế kiểm soát thật kỹ của kế toán (xác minh, điều tra, kiểm tra đột xuất…), và yêu cầu có đầy đủ chứng từ thủ tục khác để chứng minh. Tại mục 2.2.2.2 có đưa ra

hạn chế trong việc xây dựng và luân chuyển chứng từ kế toán. Do vậy để khắc phục tình trạng này quy trình lập và luân chuyển chứng từ cũng phải được xây dựng và ban hành chính thức bằng văn bản để các cá nhân và bộ phận có liên quan đến quá trình thực hiện nghiệp vụ nhận biết rõ trách nhiệm và công việc của mình ở khâu lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ, kiểm tra chứng từ và xắp xếp phân loại chứng từ; định khoản và ghi sổ kế toán; lưu trữ và bảo quản chứng từ. Trong mỗi chu trình cần phải qui định thời gian, mối quan hệ trách nhiệm của mỗi bộ phận trong quá trình luân chuyển chứng từ. Việc qui định luân chuyển chứng từ kế toán rõ ràng là điều kiện đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp các thông tin kinh tế kịp thời đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị là điều kiện để tăng năng suất kế toán, không bỏ sót nghiệp vụ và tạo cơ chế kiểm soát giữa các bộ phận. Việc phân cấp ký trên chứng từ nên được qui định rõ ràng trong qui chế quản lý tài chính thể hiện nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn nhằm kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Đối với chứng từ hoá đơn của những công ty bỏ trốn, doanh nghiệp cần kiểm soát kỹ thông tin xem công ty mình mua có kinh doanh thực sự không trên trang Web của Tổng cục thuế và phải qui trách nhiệm cho những người mua hàng và nhận hoá đơn từ nhà cung cấp.

Ba là, Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng để hệ thống hóa các thông tin về tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Là cơ sở để tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế để trình bày trên các báo cáo kế toán nhằm cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho hoạt động quản lý và kiểm soát trong doanh nghiệp. Ở một số các

128

doanh nghiệp vẫn sử dụng sai tài khoản 142, 242, 511, 334. Vì vậy cần phải xác định rõ lại là sử dụng 242 dùng trong trường hợp là những chi phí có giá trị phân bổ dần trên 12 tháng, còn lại phân bổ dần nhỏ hơn hoặc bằng 12 tháng thì cho vào 142. Sử dụng tài khoản doanh thu nội bộ là tài khoản 512. Việc hạch toán lương cần phải thông qua tài khoản 334

– Phải trả người lao động không được hạch toán thẳng vào chi phí vì không thể theo dõi được tổng lương phải trả, đã trả và còn phải trả và tổng quỹ lương để phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.

Bên cạnh đó căn cứ vào nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản trị thì kế toán cần phải mở chi tiết tài khoản đến cấp 4,5 nhằm tổng hợp số liệu để đáp ứng yêu cầu đó. Để rõ ràng được việc hạch toán kế toán trưởng có thể vẽ sơ đồ kế toán để mô tả phương pháp xử lý nghiệp vụ, liệt kê các tài khoản sử dụng vào bảng, diễn giải chi tiết về mục đích và nội dung của từng tài khoản, cách thức xử lý từng nghiệp vụ.

Bốn là, Về hệ thống sổ kế toán ở một số các doanh nghiệp như Phân lân Nung chảy Văn Điển vẫn áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Vì vậy công ty nên sử dụng hình thức Nhật ký chung và áp dụng phần mềm kế toán thì xử lý số liệu kế toán rất hiệu quả. Các chứng từ, sổ sách và báo cáo in ra ký đóng dấu để lưu trữ. Sổ kế toán in ra từ hình thức này rất rễ đọc và dễ hiểu, thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu.

Năm là, về hệ thống báo cáo kế toán, báo cáo kế toán chủ yếu phản ánh thông tin thực hiện về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và những biến động về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Trên phương diện kiểm soát các thông tin trình bày trên báo cáo kế toán là cơ sở cho việc phân tích, đánh giá, soát xét toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhằm phát hiện những bất thường, sai sót, gian lận…để có những điều chỉnh, thay đổi kịp thời trong quản lý và điều hành. Nhìn chung hệ thống báo cáo tài chính của các doanh nghiệp thuộc tập đoàn thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên hệ thống báo cáo quản trị không được quan tâm, hệ thống báo cáo rời rạc, không có hệ thống, mà các báo cáo này lại vô cùng quan trọng. Các doanh nghiệp trong Tập đoàn cần nghiên cứu xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống báo cáo quản trị bao gồm: Hệ thống báo cáo chi tiết về các loại vật tư, tài sản cố định, vốn, công nợ theo từng đối tượng; Hệ thống báo cáo về doanh thu, chi phí, giá thành, kết quả của từng hoạt động phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả của từng hoạt động cũng như xu hướng hoạt động của doanh nghiệp; Hệ thống báo cáo cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược cho nhà quản trị cấp cao như báo cáo phân tích doanh thu, lợi nhuận chi tiết theo từng loại sản phẩm, theo từng nhà phân phối, báo cáo phân tích sản lượng, doanh thu tiêu thụ của các đối thủ cạnh tranh, báo cáo về sản lượng, doanh thu tiêu thụ theo từng khu vực địa lý…; Hệ thống báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh như: các báo cáo chênh lệch về số thực tế và số kế hoạch về tình hình tiêu thụ, về tình hình sản xuất, giá thành sản phẩm của từng công đoạn. Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư, tài sản. Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo, kế hoạch sử dụng nguồn nhân sự. Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch đầu tư XDCB; Hệ thống báo cáo về các chỉ tiêu phân tích phục vụ cho việc phân tích tình hình tài chính, tình hình kinh doanh, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: Phân tích tình

Xem toàn bộ nội dung bài viết ᛨ