Hoàn Thiện Qui Chế Quản Lý Người Đại Diện Tại Công Ty Mẹ

129

hình quản lý và sử dụng lao động, phân tích tình hình trang thiết bị và sử dụng TSCĐ, phân tích tình hình quá trình thu mua vật tư. Phân tích kết quả sản xuất, tình hình tiêu thụ, kết quả sản xuất kinh doanh …; Hệ thống báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định quản lý như: Báo cáo kết quả kinh doanh dạng lãi trên biến phí, báo cáo theo từng bộ phận, báo cáo giá thành sản xuất theo biến phí, báo cáo sản xuất theo từng bộ phận, báo cáo giá thành toàn bộ theo biến phí ... Tất cả các báo cáo này được nghiên cứu, triển khai áp dụng để đáp ứng đầy đủ, kịp thời thông tin cho nhu cầu quản lý ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn. Các doanh nghiệp có thể lập báo cáo nhanh như báo cáo nhanh tại công ty APATIT Việt Nam

Báo cáo nhanh phục vụ cho quản trị doanh nghiệp [Phụ lục 02]

Sáu là, Hoàn thiện mô hình tổ chức kế toán quản trị tại các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Hóa chất Việt Nam. Các doanh nghiệp nên lựa chọn mô hình tổ chức kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản trị. Mô hình này có ưu điểm là dễ áp dụng, tổ chức bộ máy kế toán gọn, tiết kiệm chi phí, tận dụng được mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị về nguồn thông tin và hệ thống báo cáo. Tuy nhiên, mô hình này còn có hạn chế là không chuyên môn hoá được công việc giữa hai loại kế toán, công việc kế toán cồng kềnh nhiều khi khó phân biệt thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị. Với mô hình kết hợp, tại các doanh nghiệp thuộc tập đoàn, kế toán tài chính và kế toán quản trị được tổ chức thành một hệ thống thống nhất trong cùng một bộ máy kế toán. Kế toán tài chính thực hiện chức năng thu thập các thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin phục vụ chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Kế toán quản trị thực hiện chức năng thu thập thông tin, xử lý thông tin, phục vụ lập các báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin cho các nhà quản trị các cấp trong nội bộ doanh nghiệp. Do đó trong bộ máy kế toán cần phân định, xác định rõ phạm vi của kế toán tài chính với phạm vi của kế toán quản trị tránh trùng lắp chồng chéo. Mặt khác việc lựa chọn mô hình cho các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn hóa chất Việt Nam còn xuất phát từ các lý do:

+ Kế toán quản trị là vấn đề còn nhiều mới mẻ đối với các doanh nghiệp thuộc tập đoàn, các nhà quản lý thuộc các doanh nghiệp này còn nhiều quan điểm nhận thức khác nhau, do đó chưa có kinh nghiệm tổ chức thực hiện.

+ Hệ thống kế toán doanh nghiệp tại các doanh nghiệp thuộc tập đoàn hiện hành là hệ thống kế toán kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, do đó áp dụng mô hình kết hợp đảm bảo yêu cầu kế thừa không gây xáo trộn, tiết kiệm chi phí hạch toán.

+ Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp công ty cổ phần, công ty TNHH MTV. Phù hợp số lượng, trình độ đội ngũ cán bộ kế toán và đáp ứng kịp thời yêu cầu kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước. Chẳng hạn bộ phận kế toán chi phí hoạt động kinh doanh của kế toán tài chính căn cứ vào các chứng từ để hạch toán chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh của doanh nghiệp theo từng yếu tố chi phí, cung cấp số liệu phục vụ lập báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính, còn kế toán quản trị hạch toán chi tiết chi phí, doanh thu, xác định kết quả hoạt động theo từng đối tượng và phân tích chi phí kinh doanh thành chi phí bất biến, chi phí khả biến, xây dựng các dự toán chi phí.

130

Lựa chọn mô hình tổ chức kế toán nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhưng đều dựa trên nguyên tắc và yêu cầu cơ bản là mô hình tổ chức kế toán đó phải đáp ứng được đầy đủ, kịp thời thông tin cho các đối tượng sử dụng, đồng thời phải đảm bảo dễ dàng cho người thực hiện và tính hiệu quả trong công tác kế toán.

3.2.3 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

Thủ tục kiểm soát bao gồm các qui chế, chính sách, các bước và thủ tục do nhà quản trị doanh nghiệp thiết lập và tổ chức thực hiện để ngăn ngừa và phát hiện các rủi ro trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Có rất nhiều các thủ tục kiểm soát khác nhau, được thiết kế và vận hành ở mọi cấp, mọi khâu của quá trình hoạt động. Trong quá trình nghiên cứu về thủ tục kiểm soát tại các công ty thành viên thuộc Tập đoàn Hóa chất Việt Nam thì cần phải hoàn thiện trên các nội dung cơ bản sau.

Thứ nhất, cần áp dụng đầy đủ và đúng đắn các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn trong thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát. Để làm được điều này các doanh nghiệp thuộc tập đoàn cần nâng cao ý thức hơn nữa về tầm quan trọng của kiểm soát tài chính, đồng thời chỉ đạo, triển khai, nghiên cứu xây dựng và áp dụng qui chế quản lý tài chính. Hiện nay công ty mẹ và một số các công ty như Công ty cổ phần Phân bón Miền Nam, Phốt phát và hóa chất Lâm Thao, Ắc qui Miền Nam, Công nghiệp Cao su Miền Nam … đã xây dựng qui chế tài chính. Tuy nhiên vẫn còn một số các công ty vẫn chưa xây dựng. Trong qui chế tài chính phải qui định rõ các thủ tục: Quản lý vốn của doanh nghiệp như sử dụng vốn, huy động vốn, đầu tư vốn ra ngoài doanh nghiệp, bảo toàn vốn, các khoản nợ phải trả; Quản lý và sử dụng tài sản của doanh nghiệp bao gồm TSCĐ, hàng tồn kho, các khoản nợ phải thu; Quản lý doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối lợi nhuận; Quản lý về kế hoạch tài chính, chế độ kế toán, thống kê và kiểm toán. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của ban quản lý điều hành doanh nghiệp cũng phải được qui định rõ ràng. Đối với các công ty cổ phần do nhiều người góp vốn, việc xây dựng qui chế tài chính sẽ kiểm soát được tài chính chặt chẽ, minh bạch, có hiệu quả, sẽ tạo niềm tin cho những cổ đông.

Hiện nay tại các công ty thành viên thuộc tập đoàn việc thiết kế các thủ tục kiểm soát trong các hoạt động sản xuất kinh doanh theo khảo sát còn có những điểm hạn chế như đã phân tích tại phần 2.3.2 cần phải hoàn thiện

- Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm cần phải được qui định rõ ràng trong các thủ tục kiểm soát. Cần phân định rõ ràng công việc và trách nhiệm của từng bộ phận có liên quan trong việc thực hiện chức năng phù hợp theo trình tự thực hiện hoạt động. Ví dụ như bán hàng, cần qui định rõ chức năng phụ trách bán hàng (phòng kinh doanh), vận chuyển hàng (bộ phận vận tải), Xuất hàng (kho hàng), thu tiền và theo dõi thanh toán với khách hàng (bộ phận kế toán). Nguyên tắc này phải được cụ thể hóa bằng văn bản bằng hai vấn đề là nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng đến từng người, từng bộ phận có như vậy họ mới biết được quyền của họ đến đâu và trách nhiệm mà họ phải làm là gì, tránh đùn đẩy khi gặp các sai phạm không qui trách nhiệm được cho ai.

- Với chức năng ủy quyền phê chuẩn cũng phải thực hiện nghiêm túc, chứng năng phê duyệt chứng từ, chức danh ký duyệt chứng từ đảm bảo các nghiệp vụ cần phải được

131

kiểm soát. Chẳng hạn với bán hàng phòng kinh doanh ký xác định nhu cầu bán, giá bán. Giám đốc phê chuẩn bán hàng và phê chuẩn bán chịu. Bộ phận kế toán phê chuẩn các chứng từ thanh toán và xuất kho. Thủ kho phê chuẩn số lượng hàng thực xuất. Bảo vệ ký và phê chuẩn hàng thực ra khỏi kho theo đúng số lượng trên chứng từ. Chức năng này cũng phải được cụ thể hóa bằng văn bản để tránh lạm dụng quyền hạn với mục đích cá nhân

- Với chức năng bất kiêm nhiệm cần phải được tách bạch các chức năng thực hiện nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản tài sản. Chẳng hạn bộ phận bán hàng phải độc lập với bộ phận kế toán, bộ phận kho và bộ phận quỹ. Khi bán hàng bộ phận kinh doanh ký kết hợp đồng, đơn đặt hàng xác định hàng bán, thông qua giám đốc phê duyệt. Bộ phận kế toán tiếp nhận hồ sơ từ phòng kinh doanh làm thủ tục xuất hóa đơn, thu tiền, viết phiếu xuất sau đó qua bộ phận quỹ thu tiền. Chứng từ xuất sau khi đã được phê chuẩn là đã thu tiền và ghi sổ thì bộ phận kho tiến hành xuất hàng và ghi sổ.

Thứ hai, Hoàn thiện thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động cơ bản tại các công ty thành viên thuộc tập đoàn

Để đảm bảo tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, tại các công ty thành viên thuộc tập đoàn hóa chất Việt Nam có hệ thống quản lý ISO đã thiết kế hàng loạt các thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát về tài sản và thông tin; thủ tục kiểm soát đối với chứng từ và sổ kế toán; Thủ tục đối chiếu số liệu, thông tin giữa các bộ phận, cá nhân; Thủ tục kiểm soát liên quan đến lập và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh.Tuy nhiên theo phân tích tại chương 2 mục 2.2.3.2, trong quá trình thiết kế các thủ tục kiểm soát vẫn còn tồn tại các lỗ hổng. Các thủ tục kiểm soát mới chỉ thiết kế trên các nghiệp vụ thường xuyên mà chưa có để đảm bảo cho các nghiệp vụ bất thường. Chính vì vậy cần phải hoàn thiện các thủ tục trong một số các công việc cụ thể như: nhà quản trị trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Hóa chất Việt Nam cần phải tính đến việc thiết kế và vận hành các thủ tục báo cáo bất thường trong toàn doanh nghiệp thông qua bảng mô tả công việc theo từng vị trí. Có xác định trách nhiệm của từng cá nhân trong việc báo cáo về những nghiệp vụ bất thường và những vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện diễn ra ở mọi nơi, mọi lúc. Đồng thời phải có những qui chế khen thưởng kịp thời cho những nhân viên phát hiện. Phải tính đến việc thiết lập đường dây nóng, cử một bộ phận chuyên tiếp thu và tổ chức xem xét, xử lý các hành vi gian lận, tố giác qua đường dây nóng. Để phát huy hoạt động này có hiệu quả thì khi có tố giác thì phải tìm hiểu sau đó xử lý để đảm bảo tính khách quan, minh bạch, công bằng, tôn trọng tính chính trực và lợi ích chung của toàn doanh nghiệp. Các hoạt động cơ bản cần hoàn thiện gồm:

Một là, Hoàn thiện thủ tục kiểm soát mua hàng, các doanh nghiệp thuộc tập đoàn cần sử dụng mô hình quản trị để xác định số lượng hàng đặt mua, thời điểm đặt mua, xây dựng được các chỉ tiêu kinh tế cụ thể để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng. Các thủ tục đối chiếu giữa số lượng, chủng loại, giá cả và số tiền mua hàng với từng nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên cụ thể được thực hiện. Mục tiêu của mua hàng là phải đảm bảo các yêu cầu cụ thể về số lượng, chất lượng, tính kịp thời của việc cung ứng cho sản xuất, tiêu thụ và giá cả của vật tư, hàng hóa mua vào. Mua hàng là khâu đầu tiên của qui trình sản xuất, quyết định đến giá thành và chất lượng của sản phẩm sản xuất ra. Nội dung kiểm soát quá trình mua hàng hướng đến các bước công việc

132

liên quan từ khi: Xác định yêu cầu mua, lập kế hoạch mua, phê duyệt nhu cầu mua, đặt hàng, thực hiện mua hàng, kiểm tra nhận hàng cho đến khi thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp của các công ty thành viên trong tập đoàn có thể là bên ngoài tập đoàn, nhưng cũng có một số công ty đầu vào là các sản phẩm của các công ty khác trong tập đoàn. Quá trình mua hàng cần phải tách bạch các bộ phận: xét duyệt mua hàng, xét duyệt nhà cung cấp, đặt hàng, bảo quản, ghi sổ. Giữa các bộ phận cần đảm bảo: bộ phận mua hàng phải độc lập với bộ phận khác; Xét duyệt mua hàng phải tách biệt với chức năng mua hàng; Chức năng xét duyệt nhà cung cấp phải tách biệt với chức năng đặt hàng; Bộ phận đặt hàng phải tách biệt với bộ phận nhận hàng. Các thủ tục kiểm soát được cụ thể như sau:

Về việc xác định yêu cầu và đặt mua hàng: Việc mua hàng được lập kế hoạch từ đầu năm hoặc theo yêu cầu đột xuất phát sinh. Các nhà cung cấp phải đạt yêu cầu về khả năng cung ứng hàng kịp thời. Các công ty trong tập đoàn nên ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp trong danh sách đã phê duyệt hàng năm khi đặt hàng, nhà cung cấp ngoài danh sách được phê duyệt hàng năm chỉ được chấp nhận khi có sự đồng ý của TGĐ/GĐ. Việc lập kế hoạch do bộ phận kế hoạch lập, hàng năm các phòng ban, đơn vị trực thuộc, bộ phận sản xuất lập kế hoạch mua hàng sau đó gửi lên phòng kế hoạch tổng hợp trình giám đốc. Qui trình thủ tục được qui định rất rõ người nào lập kế hoạch, soạn thảo kế hoạch, phê duyệt kế hoạch, giải thích các chỉ tiêu trong kế hoạch, mọi kế hoạch mua hàng được phòng lập kế hoạch tổng hợp từ trước quý 4, kế hoạch được lập ra xong đều có qui trình thẩm định lại để kế hoạch mua hàng được sát với tình hình thực tế. TGĐ/GĐ xem xét, phân tích và đánh giá kế hoạch mua hàng trên tổng thể, đối chiếu kế hoạch kinh doanh của HĐQT và các cơ quan có liên quan để ra quyết định phê duyệt. Sau khi kế hoạch được phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp, mở hội đồng đầu thầu và hội đồng duyệt giá. Tổng hợp tài liệu về quá trình đánh giá xét chọn nhà cung cấp. Sau khi thực hiện đánh giá xếp hạng, quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đặt ra, thủ tục theo dõi và kiểm soát quá trình hợp tác kinh doanh với nhà cung cấp cũng cần được quan tâm. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp sẽ tiến hành đàm phán nội dung cụ thể của hợp đồng mục đích đảm bảo hàng mua được lựa chọn với một mức giá thấp nhất, chất lượng tốt nhất và thời gian thanh toán hợp lý, soạn thảo hợp đồng và lưu trữ hợp đồng. Như vậy thẩm quyền của nhà quản lý phải được xác định rõ ràng từ khi lập kế hoạch cho đến lúc yêu cầu mua hàng được phê duyệt, nên xây dựng qui trình và thủ tục yêu cầu và đặt hàng bằng sơ đồ theo

Chu trình yêu cầu và đặt mua hàng [Phụ lục 03]

Về ghi nhận hàng hóa thông báo cho nhà cung cấp biết về thời điểm thực hiện hợp đồng, thông báo cho thủ kho để chuẩn bị nhận hàng. Các công ty chỉ chấp nhận những hàng hóa, vật tư đã được đặt hàng và đáp ứng đầy đủ, kịp thời trong hợp đồng. Mục đích của qui trình thủ tục này là đảm bảo hàng được chuyển tới đúng đối tượng, tại địa điểm và thời gian đã thỏa thuận, bảo đảm rằng hàng nhận về được kiểm tra và nhập kho kịp thời, bảo đảm đủ thời gian cho các phòng ban, bộ phận liên quan có thời gian xắp xếp chuẩn bị. Thủ tục nhận kế hoạch giao hàng, kiểm tra số lượng hàng hóa, xử lý hàng nhập kho thừa, thiếu về số lượng, kiểm tra chất lượng hàng và xử lý chênh lệch số thừa thiếu,

133

kiểm tra chất lượng hàng nhập, xử lý hàng kém chất lượng và cuối cùng là tổng hợp chứng từ nhập kho bảo đảm chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng được tập hợp và chuyển đầy đủ cho phòng kế toán. Sau khi chứng từ được hoàn thành thì kiểm tra sổ kế toán và chứng từ nhập kho nhằm hạn chế sai sót trong quá trình nhập số liệu.

Về công tác phê duyệt: Mọi sự phê duyệt quá trình mua hàng đều được thực hiện bởi GĐ/TGĐ hoặc ủy quyền cho PGĐ/PTGĐ

Đối với một số các lĩnh vực sản xuất cao su, chất tẩy rửa, Pin Ắc qui kiểm soát mua hàng còn nhiều hạn chế như kiểm soát nhà cung cấp, nhận hàng và kiểm soát tỷ giá thực hiện chưa tốt (đã phân tích tại mục 2.2.3.2). Vì vậy các doanh nghiệp cần phân công một bộ phận chuyên trách để đảm nhận nhiệm vụ tìm kiếm, phân tích và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu về giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm giao hàng, nguồn hàng, chất lượng hàng. Các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu nhà cung cấp từ nhiều nguồn thông tin khác nhau để có được đánh giá chính xác về nhà cung cấp. Trong quá trình mua hàng thường xuyên liên lạc với nhà cung cấp để có được thông tin về ngày giờ hàng đến để chủ động tổ chức nhận hàng. Tổ chức đánh giá quá trình mua hàng, đánh giá nhà cung cấp sau từng lần để rút kinh nghiệm cho lần đặt hàng sau.

Bên cạnh việc kiểm soát nhà cung cấp thì các doanh nghiệp trong tập đoàn còn nhiều hạn chế trong kiểm soát tỷ giá nhập khẩu trong quá trình mua hàng từ nước ngoài. Để khắc phục tình trạng này các doanh nghiệp thuộc tập đoàn phải có người phụ trách việc phân tích và dự báo tỷ giá trong nước và thế giới ở từng thời điểm trên các phương tiện truyền thông để có tư vấn kịp thời đối với nhà quản trị để có các phương án mua hàng hiệu quả.

Hai là, Hoàn thiện thủ tục kiểm soát bán hàng và thu tiền với khách hàng. Như đã phân tích tại chương 2 mục 2.2.3.2. Để khắc phục hạn chế Nhà quản lý cần:

Xây dựng hệ thống báo cáo về các chỉ tiêu cụ thể để phân tích, đánh giá việc thực hiện kế hoạch bán hàng và thu tiền theo từng tháng và cả năm đồng thời thiết lập hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập các báo cáo đó. Hệ thống bao gồm: Báo cáo về các chỉ tiêu phản ánh chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế về sản lượng, giá bán, doanh thu của từng loại sản phẩm; chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế về doanh thu của các loại sản phẩm; Báo cáo về chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ hoàn thành kế hoạch về khối lượng tiêu thụ tính cho từng loại sản phẩm và tính chung cho tất cả các loại sản phẩm; Báo cáo phân tích sản lượng tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ theo từng nhà phân phân phối; Báo cáo phân tích sản lượng tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ theo từng khu vực địa lý; Báo cáo phân tích tình hình thanh toán công nợ trong kỳ đối với từng nhà phân phối; báo cáo công nợ quá hạn; báo cáo phân tích tuổi nợ...

Tổ chức ký hợp đồng bán hàng cho từng nhà phân phối : thực hiện một năm một lần nhằm cung cấp thông tin sát đáng cho việc lập kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tồn kho, kế hoạch cung ứng vật tư, nhân sự, máy móc thiết bị... song nhà quản trị tại các doanh nghiệp thuộc tập đoàn cần tính đến việc sử dụng hệ thống đặt hàng trực tuyến với số liệu về số lượng, chủng loại, qui cách, giá bán, số tiền thanh toán, phương thức thanh toán của từng lần bán hàng được thể hiện qua đơn đặt mua hàng và việc phê duyệt đơn đặt mua hàng, các doanh nghiệp cần xây dựng qui trình và thủ tục bán hàng và xử lý đơn hàng

134

Xây dựng chính sách bán chịu rõ ràng: đối với những doanh nghiệp có thực hiện bán chịu, nhà quản trị cho phép thanh toán chậm trong vòng những thời hạn nào với mức lãi suất tương ứng là bao nhiêu % đồng thời các nhà phân phối phải làm thủ tục bảo lãnh tại ngân hàng; xây dựng hệ thống thu thập và cung cấp thông tin theo dõi tình hình thanh toán của nhà từng nhà phân phối... làm cơ sở cho việc phê chuẩn bán chịu trong quá trình xét duyệt đơn đặt hàng. Hơn nữa, nhà quản trị tại các doanh nghiệp thuộc tập đoàn cần phải tách biệt giữa chức năng phê chuẩn bán chịu với chức năng của bộ phận bán hàng và chức năng kế toán theo dõi thanh toán công nợ phải thu. Chức năng phê chuẩn bán chịu nên giao cho bộ phận riêng biệt đó là bộ phận tín dụng độc lập với bộ phận bán hành và bộ phận kế toán thanh toán, các doanh nghiệp cần xây dựng thủ tục bán hàng và ghi nhận doanh thu

Phải tính đến thủ tục đối chiếu: về số lượng, chủng loại, số tiền bán hàng, các khoản công nợ phải thu với từng nhà phân phối kể cả những nhà phân phối mà cuối kỳ không còn số dư công nợ phải thu để đảm bảo các sai sót trong quá trình tính toán, thu tiền, giao hàng được phát hiện và xử lý kịp thời. Công cụ để kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền là: Hoá đơn bán hàng, thư khiếu nại hay phàn nàn của khách hàng, thư góp ý và phiếu thăm dò khách hàng, báo cáo hoạt động bán hàng, báo cáo tình hình thị trường

Đối với lĩnh vực sản xuất phân bón và thuốc bảo vệ thực vật, lĩnh vực sản xuất chất tẩy rửa kiểm soát hoạt động bán hàng và thu tiền chưa thực hiện tốt như đã phân tích tại mục 2.2.3.2. Các doanh nghiệp phải xây dựng các chỉ tiêu cụ thể để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, từ đó tìm kiếm thị trường khách hàng phù hợp với sản phẩm của mình. Các chính sách thúc đẩy quá trình bán hàng phải được áp dụng linh hoạt hơn, hình thành các kênh phân phối nòng cốt cho mỗi doanh nghiệp. Bởi muốn đưa được hàng đến tay người tiêu dùng, thì các chính sách ưu đãi cho các nhà phân phối là rất quan trọng. Bên cạnh đó còn phải có chế độ đãi ngộ tốt với các nhân viên thuộc bộ phận bán hàng, gắn công việc của họ với mức thu nhập và thăng tiến trong công việc có như vậy mới thúc đẩy quá trình tiêu thụ đang trì trệ như hiện nay. Đối với những mặt hàng này phải chịu sự cạnh canh của hàng giả, hàng kém chất lượng, giải pháp thực hiện là: tăng cường kiểm tra hoạt động sản xuất, kinh doanh phân bón trên các địa bàn. Trước mắt cần tập trung kiểm tra phân bón kém chất lượng, phân bón giả, vi phạm sở hữu trí tuệ. Tổ chức kiểm tra các cơ sở kinh doanh về việc chấp hành các quy định của pháp luật về điều kiện kinh doanh phân bón và ghi nhãn hàng hoá; Tổ chức đánh giá lại thực trạng các công ty sản xuất phân bón tại tập đoàn về công nghệ, dây truyền sản xuất, trang thiết bị kỹ thuật…Tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền với các mục tiêu: Tuyên truyền cho các cơ sở sản xuất kinh doanh phân bón trên các địa bàn, đặc biệt là các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ về các quy định của pháp luật trong hoạt động sản xuất kinh doanh phân bón. Từng bước nâng cao ý thức chấp hành pháp luật cho người tham gia sản xuất, kinh doanh; Thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng về các cơ sở sản xuất, kinh doanh các loại phân bón giả, kém chất lượng để người tiêu dùng lựa chọn; trang bị kiến thức để nâng cao kỹ năng mua sắm cho người tiêu dùng. Nâng cao ý thức trách nhiệm trước pháp luật cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh chân chính, có biện pháp tự bảo vệ đối với hàng hoá của doanh nghiệp mình; Thông qua công tác thông tin tuyên truyền góp phần răn đe các đối tượng vi phạm.

135

Công việc kiểm soát công nợ là vấn đề lan rải đối với các doanh nghiệp trong tập đoàn. Để kiểm soát tốt công nợ các doanh nghiệp trong tập đoàn phải có: phần mềm hỗ trợ để quản lý nợ phải thu, theo dõi tuổi nợ, phân tích, báo cáo, cảnh báo, theo dõi các biện pháp và hành động thu nợ, xử lý nợ; Chuyên môn hoá từng nghiệp vụ (quản lý hoá đơn, quản lý công nợ, hạch toán kế toán, quản lý ngân quỹ); Kiểm tra soát xét hàng ngày giữa các bộ phận có liên quan đến phải thu (kế toán, quản lý công nợ, quản lý hoá đơn); Phải xây dựng hạn mức nợ cho từng khách hàng (số lần nợ, số tiền nợ, thời gian trả nợ, đối tượng nào không được nợ); Phải sát sao trong vấn đề thu nợ (các hình thức như nhắc nhở, gửi công văn, gặp gỡ, kiện ra toà, nhờ bên thứ 3 thu nợ), các công ty nên sử dụng báo cáo tình hình nợ theo thời hạn nợ và khách hàng [Phụ lục 19]

Ba là, Hoàn thiện thủ tục kiểm soát hàng tồn kho, như đã phân tích những điểm hạn chế trong chương 2 tại mục 2.2.3.2, thì các doanh nghiệp thuộc tập đoàn cần phải xây dựng qui trình kiểm kê vật tư, hàng hóa bằng văn bản từ khâu kiểm tra số lượng, qui cách, chất lượng sản phẩm, vật tư, phụ tùng, thiết bị lẻ nhập xuất kho; bảo quản số lượng bán thành phẩm và thành phẩm hoàn thành tại các phân xưởng; bảo quản vật tư, phụ tùng, thiết bị lẻ tồn kho tại các địa điểm để xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong công tác kiểm kê. Qua đó sẽ dà soát được những vật tư, hàng hóa tồn kho ứ đọng, kém phẩm chất đê có biện pháp xử lý kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

Đối với các doanh nghiệp khai thác quặng phục vụ cho sản xuất phân bón như Apatit và doanh nghiệp sản xuất phân bón, cần phải thiết kế các khuôn để chứa quặng phục vụ cho việc cân đong số lượng khi khai thác và phải phân theo từng khu vực chứa từng loại quặng khác nhau tránh để ngoài trời như hiện nay, hao hụt do điều kiện tự nhiên là rất lớn. Hơn nữa cần xây dựng định mức hao hụt quặng để quản lý và qui trách nhiệm. Xây dựng tiêu thức qui đổi quặng chính xác tuỳ thuộc vào độ ẩm của từng loại quặng.

Bên cạnh đó các doanh nghiệp nên sử dụng lý thuyết quản trị hàng tồn kho để xác định mức tồn kho an toàn trong đó xác định sản lượng đặt mua kinh tế, thời điểm đặt mua hàng; sử dụng kỹ thuật phân tích ABC để xây dựng chính sách tồn kho đối với từng mặt hàng; hệ thống danh mục vật tư, sản phẩm thống nhất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp; xây dựng sơ đồ chất xếp kho hàng; sử dụng máy đọc mã vạch để hỗ trợ việc kiểm đếm vật tư, phụ tùng, thiết bị nhập xuất kho. Đồng thời thiết lập các thủ tục kiểm soát tương ứng bao gồm việc sử dụng thống nhất danh mục sản phẩm, vật tư, phụ tùng, thiết bị lẻ và danh mục kho sản phẩm, vật tư trong toàn doanh nghiệp; khai báo các thuộc tính đi kèm trong hệ thống danh mục để tăng tốc độ cũng như tính chính xác của dữ liệu nhập, xuất kho; sử dụng máy đọc mã vạch để hỗ trợ cho việc kiểm đếm và nhập dữ liệu về số lượng, qui cách vật tư, phụ tùng, thiết bị nhập, xuất kho; lên sơ đồ kho cũng như sơ đồ về vị trí chất xếp hàng trong kho để thuận tiện cho việc nhập xuất và bảo quản hàng trong kho; thủ tục đối chiếu dữ liệu theo lô giữa bộ phận giao nhận hàng với bộ phận mua hàng và bán hàng.

Chu trình kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho [Phụ lục 04]

Bốn là, Hoàn thiện thủ tục kiểm soát về TSCĐ, trên cơ sở hạn chế về thủ tục kiểm soát liên quan đến TSCĐ đã phân tích chương 2 mục 2.2.3.2 các doanh nghiệp thuộc tập đoàn cần phải xây dựng được hệ thống chỉ tiêu để phân tích, đánh giá tình hình trang bị và sử dụng tài sản cố định; các thủ tục, qui định liên quan đến việc vận hành, bảo quản và sử

136

dụng tài sản cố định và ban hành dưới dạng văn bản và xây dựng dựa trên đặc điểm và yêu cầu kỹ thuật đối với từng tài sản cố định; hệ thống các báo cáo định kỳ và bất thường về tình hình sử dụng và hiện trạng tài sản cố định chưa được xây dựng. Bên cạnh đó nhà quản trị bộ phận công nghệ xây dựng hệ thống chỉ tiêu cụ thể để đánh giá tình hình sử dụng và trang bị tài sản cố định bao gồm các chỉ tiêu phản ánh sự biến động về cơ cấu và tổng số tài sản cố định cả về số tuyệt đối và số tương đối giữa cuối kỳ và đầu năm; chỉ tiêu hệ số hao mòn tài sản cố định và chỉ tiêu hiệu suất sử dụng tài sản cố định. Nhà quản trị tại các bộ phận sử dụng tài sản cố định thiết lập các thủ tục, qui định liên quan đến việc vận hành, bảo quản, sử dụng đối với từng tài sản cố định đảm bảo phù hợp với đặc điểm và yêu cầu kỹ thuật của từng tài sản cố định đồng thời cụ thể hoá các thủ tục, qui định đó dưới dạng văn bản để phổ biến cho các bộ phận và cá nhân có liên quan và tổ chức cho họ ký cam kết thực hiện. Nhà quản trị các bộ phận sử dụng tài sản cố định qui định và tổ chức cho nhân viên bộ phận mình báo cáo hàng tháng và báo cáo bất thường về tình hình sử dụng tài sản cố định, hiện trạng tài sản cố định để có thể xây dựng hoặc điều chỉnh kịp thời kế hoạch sử dụng, đầu tư, mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định.

3.2.4 Hoàn thiện qui chế quản lý người đại diện tại công ty mẹ

Để hoàn thiện hơn quy chế quản lý người đại diện để NĐD có thể phát huy tốt hơn vai trò và nhiệm vụ của mình tại Tập đoàn, Luận án có một số đề xuất như sau:

Một là, giao quyền nhiều cho người đại diện để có thể chủ động trong hoạt động kinh doanh, nhưng đi liền với đó phải có cơ chế kiểm soát NĐD thật kỹ lưỡng đủ đức và tài. Ngoài cách thức kiểm soát bằng văn bản đối với NĐD như hiện nay thì cần phải có cách thức kiểm soát khách quan không bằng văn bản báo cáo mà bằng các phiếu thăm dò, điều tra thực tế, phỏng vấn trực tiếp tại nơi người đại diện làm. Để từ đó có những thông tin nhiều chiều, có cách đánh giá chính xác về công việc, kết quả mà NĐD đạt được, phát hiện kịp thời những yếu kém mà NĐD vi phạm, ảnh hưởng đến lợi ích tập đoàn để xử lý kịp thời.

Hai là, đối với công ty mà tập đoàn chiếm dưới 50% vốn thì NĐD cần là người của công ty đó giữ một chức vụ quan trọng như kế toán trưởng, phó giám đốc, trưởng phòng, Trưởng ban kiểm soát để kiểm soát sát sao hơn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó đồng thời một NĐD chỉ làm công ty để có đủ thời gian, tâm huyết và cống hiến làm tròn trách nhiệm với vai trò là NĐD.

Ba là, đối với NĐD làm tại nhiều công ty thì thu nhập của họ tại các công ty đó sẽ thu về hết tập đoàn. Sau đó tập đoàn sẽ phân phối lại thu nhập tuỳ vào công việc và chức danh, cống hiến của họ cho tập đoàn. Thu nhập của NĐD gắn với mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người đại diện được giao. Như vậy sẽ đạt được sự thống nhất trong toàn tập đoàn và tạo sự công bằng giữa những NĐD.

Bốn là, tập đoàn phải cân đối công việc của từng công ty để cử NĐD có đủ đức, tài đảm nhận công việc đảm bảo đúng người, đúng việc, không kiêm nhiệm nhiều dẫn đến quá tải với mục đích chính là đảm bảo lợi ích của toàn tập đoàn. Chẳng hạn những công ty hiện nay đang khó khăn, thua lỗ, kiện tụng, tổ chức nhân sự, kinh doanh yếu kém cần có người đại diện có đủ năng lực thực sự, am hiểu ngành hàng có trách nhiệm và trả lương thật cao như vậy tập đoàn mới hy vọng cải thiện những yếu kém đó, phục hồi được kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn của tập đoàn.