Thực Trạng Thủ Tục Kiểm Soát Tại Tập Đoàn Hoá Chất Việt Nam

pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ khi phản ánh các nghiệp vụ phát sinh; Kiểm tra việc quản lý, luân chuyển, xét duyệt chứng từ. Tất cả các chứng từ tại công ty đều qui định nơi lưu trữ và qui định hướng dẫn việc sử dụng các loại chứng từ. Đa số các công ty đều thực hiện tốt trách nhiệm kiểm tra chứng từ trước khi chúng được ghi vào sổ.

Tuy nhiên bên cạnh đó một số các công ty, có 16/30 (chiếm 53,3%) công ty còn chưa qui định rõ bằng văn bản trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán. Về qui định về ký chứng từ cũng chưa qui định bằng văn bản một cách rõ ràng, lưu đồ luân chuyển đối với từng loại chứng từ không thể hiện rõ các bước mà chủ yếu là bằng truyền miệng nên rất khó khăn trong quá trình kiểm tra việc chấp hành các thủ tục kiểm soát đặc biệt là các thủ tục kiểm tra việc thu thập dữ liệu ban đầu do vậy khả năng sai phạm về chứng từ rất dễ xảy ra. Có 19/30 (chiếm 63%) công ty không qui định việc phân cấp ký chứng từ kế toán bằng văn bản, nên việc xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn rất khó khăn. Không ban hành văn bản phân công qui định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong việc lập các loại chứng từ, không qui định hướng dẫn cụ thể việc sử dụng các loại mẫu biểu chứng từ trong đơn vị. Một số chứng từ chưa phát huy được hết chức năng kiểm soát như phiếu nhập kho thiếu các yếu tố: số hợp đồng, số đơn đặt hàng, số hoá đơn. Một số công ty cổ phần sử dụng chứng từ còn sai luật như: hàng về rồi mà hóa đơn chưa có, hợp đồng và thanh lý chưa đầy đủ. Chứng từ nhiều khi về muộn nên việc kê khai thuế và hạch toán còn chưa đúng kỳ. Một số công ty vẫn sử dụng hóa đơn của các công ty bỏ trốn, mua bán hóa đơn, vi phạm trong việc sử dụng hóa đơn chứng từ. Hầu hết các công ty không qui định thủ tục phê duyệt chứng từ trên máy vi tính.

Về hệ thống tài khoản, hệ thống tài khoản của các công ty thuộc tập đoàn được mở chi tiết để theo dõi thông tin phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị và đáp ứng được yêu cầu quản lý. Một số tài khoản phản ánh công nợ và chi phí được mở chi tiết đến từng đối tượng khách hàng và đối tượng chịu chi phí nhằm thu thập, phân loại, ghi nhận và báo cáo thông tin về các đối tượng hạch toán kế toán. Hiện nay đa số các công ty thuộc tập đoàn đều sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán, phần mềm kế toán có phân quyền để giải quyết các công việc. Công ty mẹ cũng không qui định các tài khoản sử dụng tại công ty con. Hầu hết các công ty đều mở chi tiết tài khoản để quản lý và theo dõi tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí.

Tuy nhiên trên cơ sở phỏng vấn một số công ty các công ty chưa mở sổ chi tiết TSCĐ, các TSCĐ được phản ánh thủ công trên bảng excel để theo dõi chi tiết tài sản. Một số công ty cổ phần sử dụng tài khoản kế toán còn sai chế độ. Bên cạnh đó quá trình xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết tại đại đa số các công ty trong tập đoàn còn chưa chú trọng đến việc thu thập thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định sản xuất kinh doanh; thu thập thông tin cho việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh; thu thập thông tin cho việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo tài chính hợp nhất ở công ty mẹ.

Về hệ thống sổ kế toán, hình thức ghi sổ được áp dụng chủ yếu trong các công ty thuộc Tập đoàn Hóa chất Việt Nam là hình thức Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán, có 25/30 (chiếm 83,3%) các công ty thuộc tập đoàn áp dụng hình thức này. Hình thức này có ưu điểm thuận tiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán,

đơn giản, dễ làm và dễ đối chiếu, tuy nhiên hình thức này ghi chép trùng lặp. Bên cạnh vẫn còn một số các công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ kết hợp có sử dụng phần mềm kế toán, có 5/30 (chiếm 16,5%) các doanh nghiệp áp dụng hình thức này. Hình thức này có ưu điểm là kết hợp việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế, kết hợp chặt chẽ giữa hệ thống hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp trên cùng một sổ kế toán trong cùng một quá trình ghi chép. Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ được tổ chức và sử dụng gắn liền với hệ thống tài khoản giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiết đến từng đối tượng kế toán. Hạn chế của hình thức này khá phức tạp và khó thiết kế được phần mềm máy vi tính cho nó.

Các công ty sử dụng hình thức kế toán máy, hàng tháng hoặc hàng quý đều khóa sổ, in sổ đối chiếu số liệu các sổ tổng hợp và sổ chi tiết, hoàn thành thủ tục hành chính và đưa vào lưu trữ. Hiện nay công nghệ thông tin phát triển rất mạnh hầu hết các doanh nghiệp đã ứng dụng rất thành công vào trong công tác quản lý kế toán, thiết lập ra các báo cáo, sổ sách, chứng từ rất nhanh gọn. Hầu hết các công con thuộc Tập đoàn Hóa chất Việt Nam đều ứng dụng phần mềm kế toán như: ASIA, acsoft, effect…Hệ thống sổ kế toán theo thiết kế trong phần mềm áp dụng tại các công ty trong tập đoàn đều chưa chú trọng đến sổ chi tiết nhằm tổng hợp số liệu kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định sản xuất. Để đảm bảo tính chính xác của số liệu trên các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết các doanh nghiệp cũng đã xây dựng các thủ tục kiểm tra tính chính xác các dữ liệu nhập vào phần mềm. Để ngăn chặn các can thiệp trái phép vào cơ sở dữ liệu của phần mềm các doanh nghiệp đã xây dựng các thủ tục kiểm soát để truy cập phần mềm như: đăng ký người dùng và hệ thống mật khẩu. Chỉ có nhân viên trong phòng kế toán mới mới truy cập được vào phần mềm kế toán. Nếu là nhân viên phụ trách từng phần hành chỉ được truy cập và xử lý dữ liệu mà mình được phân công nhập liệu. Còn nếu là trưởng, phó phòng kế toán mới có thể truy cập và xem toàn bộ dữ liệu. Ngoài ra các công ty còn sử dụng hệ thống nối mạng giữa các máy tính trong phòng kế toán đồng thời sử dụng và rà soát nhật ký vận hành máy tính trong phòng nhằm phát hiện những truy cập trái phép vào cơ sở dẫn liệu. Trình tự ghi sổ của các hình thức kế toán được thể hiện ở [Phụ lục 21- Hình thức Nhật ký chung], [Phụ lục 22- Hình thức Nhật ký chứng từ], [Phụ lục 23 – Hình thức Kế toán máy].

Về hệ thống các báo cáo, hầu hết các công ty được hỏi thì hệ thống báo cáo tài chính là rất cần thiết, theo qui định của Nhà nước thì báo cáo được lập bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra công ty mẹ còn phải lập báo cáo hợp nhất theo qui định của chế độ kế toán hiện hành và các chuẩn mực kế toán có liên quan. Nhìn chung các công ty thuộc tập đoàn lập báo cáo theo đúng qui định của Nhà nước. Công mẹ có qui định những báo cáo cần lập và gửi lên cho công ty mẹ.

Tuy nhiên các báo cáo phục vụ cho mục đích kế toán quản trị chưa được quan tâm thiết lập và thực hiện. Hầu hết các công ty được hỏi chưa xây dựng và tổ chức kế toán quản trị tại doanh nghiệp, nó còn là điều khá mới mẻ trong các công ty, vì cho rằng phải thêm 1 bộ phận, thêm chi phí, tốn kém. Khi cần ra các quyết định quản lý, nhà quản lý

yêu cầu phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc và các công ty con độc lập báo cáo nhanh, định kỳ 1 tháng lập 1 lần, có các loại báo cáo rất quan trọng: báo cáo tình hình thực hiện sản lượng, tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, báo cáo tình hình thực hiện chi phí sản xuất. Phần mềm hiện tại chỉ có hỗ trợ cho việc lập báo cáo tài chính trong công ty chứ không hỗ trợ nhiều cho các báo cáo quản trị. Để tổng hợp các báo cáo nhanh phục vụ ra các quyết định quản lý thì nhân viên hiện nay đang làm thủ công bằng exel, đưa ra chi tiết cụ thể để tổng hợp báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định, tuy nhiên dữ liệu cũng được lấy một phần từ hệ thống kế toán tài chính.

2.2.3 Thực trạng thủ tục kiểm soát tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam

2.2.3.1 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam

Trong hệ thống KSNB thì thủ tục kiểm soát chiếm một vị trí hết sức quan trọng, phải kiểm soát được tất cả các hoạt động của một đơn vị một cách hiệu quả. Các chính sách và thủ tục sẽ giúp doanh nghiệp thực thi hành động với mục đích kiểm soát được các rủi ro có thể xảy ra với doanh nghiệp. Các thủ tục kiểm soát được thể hiện cụ thể như sau:

Tại công ty mẹ, theo điều tra phỏng vấn các thủ tục kiểm soát được qui định rất cụ thể. Các bộ phận phòng ban đều qui định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng. Về phân chia trách nhiệm được cụ thể trong qui chế hoạt động và qui chế tài chính. Về kiểm soát sổ sách, chứng từ cũng như phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ được thực hiện tốt. Về kiểm tra việc độc lập việc thực hiện đã có sự độc lập tương đối và kiểm tra chéo nhau giữa các bộ phận, cá nhân đảm bảo người (bộ phận) kiểm tra độc lập với người (bộ phận) được kiểm tra. Định kỳ công ty mẹ đã dựa vào các chỉ tiêu đã đạt được để so sánh, phân tích, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tiễn. Tuy nhiên, việc áp dụng các thủ tục để kiểm soát khách quan thì chưa áp dụng như lập hòm thư góp ý

Tại các công ty thành viên, kết quả điều tra về thủ tục kiểm soát được thể hiện qua

Bảng 2.10: Bảng kết quả điều tra về thủ tục kiểm soát

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về các thủ tục kiểm soát	Có	Không	Không áp dụng
86	Công ty của Ông/bà có qui định những công việc không được kiêm nhiệm không ?	2	28
87	Công ty có văn bản phân công công tác cho các bộ phận và cá nhân không?	27	2	1
88	Công ty của Ông/Bà có văn bản nào qui định liên quan đến uỷ quyền ký duyệt chứng từ kế toán không?	8	21
89	Công ty Ông /bà công ty có xây dựng qui chế hoạt động và quy chế tài chính không ?	25	5
90	Công ty của Ông/bà áp dụng các cách thức kiểm soát nào sau đây?
a.	Phê duyệt	30	0
b.	Báo cáo bất thường	2	28
c.	Đối chiếu, kiểm tra	30	0
d.	Gặp gỡ, phỏng vấn	2	28
e.	Bỗi dưỡng ý thức tự kiểm soát cho nhân viên	9	21
f.	Điều tra (Bẳng bảng trả lời câu hỏi)	0	30

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

Công ty có thiết lập hộp thư góp ý để nhân viên có thể tố giác, đóng góp ý kiến những sai phạm và hiện tượng bất

thường xảy ra trong công ty không?

Công ty mẹ có đưa ra những văn bản hướng dẫn cụ thể về những thủ tục kiểm soát được thực hiện tại các công ty con

không?

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện (Phụ lục 14)

Qua kết quả khảo sát kết hợp với phỏng vấn ta thấy tại các công ty thành viên trong tập đoàn việc phân chia trách nhiệm đầy đủ được thể hiện: các văn bản phân công công tác cho các bộ phận và cá nhân được qui định khá rõ ràng và cụ thể. Các chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán, chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản, chức năng thực hiện nghiệp vụ và chức năng kế toán đã có sự tách biệt. Đối với kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách và việc phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ được thể hiện tại mục 2.2.2.2. Về kiểm soát vật chất đối với tiền kiểm kê hàng ngày, vật tư kiểm kê định kỳ theo tháng hoặc bất thường, tài sản cố định kiểm kê theo tháng, quý, định kỳ đều so sánh đối chiếu giữa sổ kế toán và tài sản hiện có từ đó tìm ra nguyên nhân và có biện pháp khắc phục. Việc thực hiện kiểm tra thực hiện nghiệp vụ cũng được tiến hành độc lập đảm bảo người được kiểm tra độc lập với người kiểm tra. Ở hầu hết các lĩnh vực đều có người phụ trách triển khai và chịu trách nhiệm. Các qui định về thẩm quyền phê duyệt liên quan đến quản lý tài chính cũng được chi tiết và cụ thể bằng văn bản. Cách kiểm soát chủ yếu mà các doanh nghiệp đang áp dụng là phê duyệt, đối chiếu kiểm tra. Công ty mẹ cũng không đưa ra những văn bản hướng dẫn cụ thể về những thủ tục kiểm soát được thực hiện tại công ty thành viên mà giao quyền chủ động về mọi việc cho các công ty thành viên.

Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát thì các công ty thủ tục kiểm soát còn nghèo nàn, thiếu sự đồng bộ cách thức kiểm soát vẫn chỉ là đối chiếu kiểm tra, có 28/30 (chiếm 93,3%) các công ty được hỏi chưa áp dụng thiết lập các báo cáo bất thường, hay gặp gỡ để phỏng vấn. Hầu hết khi muốn kiểm soát một việc nào đó thì phương pháp điều tra bằng bảng hỏi để kiểm soát thì chưa doanh nghiệp nào áp dụng. Công ty chưa có cách thức bồi dưỡng ý thức tự kiểm cho nhân viên, có 21/30 (chiếm 70%) công ty không áp dụng. Phần lớn các công ty không thiết kế hòm thư để lấy sự góp ý từ bên trong cũng như bên ngoài, có một vài công ty áp dụng nhưng chỉ là hình thức, hiệu quả không cao, có 27/30 (chiếm 90%) các công ty chưa áp dụng, dẫn đến việc không có những thông tin khách quan để phục vụ cho việc kiểm soát tốt hơn. Tại các công ty đa số vẫn chưa qui định cụ thể rõ bằng văn bản về ủy quyền phê duyệt chứng từ có 21/30 (chiếm 70%) công ty chưa áp dụng. Điều này cũng gặp trở ngại rất lớn trong việc ra quyết định quản lý khi trưởng đơn vị đi vắng. Tại các công ty chưa có văn bản qui định cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học (phân quyền trong cách tiếp cận dữ liệu) và những hồ sơ dữ liệu khác trong đó qui định rõ ai mới được tiếp cận hồ sơ dữ liệu kế toán, tài sản của doanh nghiệp.

2.2.3.2 Thực tế áp dụng nguyên tắc cơ bản của kiểm soát trong thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam.

Tại các công ty mẹ và các công ty thành viên việc thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc: Phân công, phân nhiệm; bất kiêm nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn cụ thể:

Thứ nhất, với nguyên tắc phân công, phân nhiệm, tại công ty mẹ và các công ty con thuộc tập đoàn, tuỳ vào loại hình doanh nghiệp thì việc phân công, phân nhiệm cũng khác nhau. Việc phân công, phân nhiệm được diễn ra từ Ban điều hành xuống các đơn vị phòng ban

* Về phân công, phân nhiệm giữa HĐQT, HĐTV và BGĐ.

Tại Công ty mẹ, HĐTV có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra, giám sát TGĐ, Phó TGĐ, Kế toán trưởng tập đoàn, Giám đốc các đơn vị trực thuộc. Tổ chức kiểm tra giám sát HĐTV của công ty TNHH MTV do Tập đoàn Hoá chất Việt Nam nắm 100% vốn điều lệ, người đại diện phần vốn góp của tập đoàn ở doanh nghiệp khác trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chủ sở hữu giao cho theo luật doanh nghiệp. Hội đồng thành viên ban hành qui chế phân cấp trong từng lĩnh vực hoạt động cho TGĐ tập đoàn, GĐ các đơn vị trực thuộc; người đại diện phần vốn góp của tập đoàn tại công ty con, công ty liên kết. Theo dõi giám sát báo cáo định kỳ hoặc yêu cầu Chính Phủ, Thủ tướng Chính Phủ và các cơ quan phân cấp thực hiện quyền của chủ sở hữu về tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính, kết quả hoạt đông kinh doanh của tập đoàn. Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Tập đoàn Hoá chất Việt Nam có nhiệm vụ: tổ chức xây dựng chiến lược phát triển tập đoàn, các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực..., quyết định phân công nhiệm vụ cho PTGĐ. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư, các hoạt động hàng ngày; Tổ chức công tác kiểm tra, quyết định các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị, công nghệ. Phó TGĐ thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn do TGĐ giao cho chịu trách nhiệm trước TGĐ về nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, thống kê, giúp TGĐ giám sát tình hình thực hiện tài chính theo pháp luật về tài chính, kế toán, chịu trách nhiệm trước TGĐ và HĐTV về nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Công ty mẹ còn thực hiện phân công nhiệm vụ cho người đại diện theo Điều 15 của Qui chế quản lý người đại diện tập đoàn.

Tại công ty TNHHMTV mà công ty mẹ chiếm 100% vốn điều lệ thì HĐTV thực hiện quyền và nghĩa vụ theo điều lệ công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật và HĐTV về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ của mình. Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các nhiệm vụ mà HĐTV giao cho. Tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh, phương án đầu tư...

Tại các công ty cổ phần HĐQT thực hiện chức năng quản lý doanh nghiệp, trong phạm vi thẩm quyền của mình có trách nhiệm tổ chức thực hiện kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính của doanh nghiệp. HĐQT nhận và chịu trách nhiệm bảo toàn, phát triển vốn của các cổ đông, chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về kết quả hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực hiện mục tiêu mà đại hội đồng cổ đông giao cho. Có nhiệm vụ giám sát, chỉ đạo giám đốc và người khác trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày. Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của HĐQT; Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty.

* Về công tác phân công, phân nhiệm với các phòng ban nghiệp vụ Tại công ty mẹ, việc phân công, phân nhiệm tại các Ban được cụ thể như sau:

Ban tài chính có nhiệm vụ giám sát các công ty con trong công tác sử dụng vốn, thực hiện thu, chi, sổ sách kế toán theo qui chế và qui định ban hành trong tập đoàn và trong phạm vi quyền hạn. Xây dựng và triển khai các kế hoạch đầu tư tài chính trong và ngoài nước. Phối hợp với các phòng ban trong tập đoàn thực hiện triển khai hoạt động liên quan đến đầu tư tài chính và hoạt động khác, tham gia đánh giá lựa chọn dự án đầu tư và kế hoạch kinh doanh.

Ban kế hoạch có nhiệm vụ tham mưu cho TGĐ về định hướng chiến lược kinh doanh, hoạch định kế hoạch – kinh doanh và các chủ trương chính sách kinh doanh tại Công ty cho các giai đoạn ngắn, trung và dài hạn; Xây dựng kế hoạch - chỉ tiêu (thương mại, dịch vụ…), lập tiêu chí xét duyệt chỉ tiêu và kiểm tra kế hoạch thực hiện hàng tháng, quý, năm của các bộ phận kinh doanh trực thuộc tập đoàn; Thiết lập các qui trình, qui chế quản lý đối với các hoạt động kinh doanh cơ sở; Chỉ đạo, kiểm tra và giám sát các hoạt động kinh doanh; Đàm phán, thương lượng, xây dựng và duy trì, ổn định và phát triển mối quan hệ bền vững với các đối tác chiến lược, khách hàng đang và sẽ hợp tác kinh doanh; Căn cứ vào các báo cáo kết quả quá trình hoạt động kinh doanh định kỳ của các Phòng, Ban và các Bộ phận kinh doanh tại Công ty, từ đó phân tích ưu, nhược điểm về thị trường, đối thủ cạnh tranh, rủi ro trong kinh doanh… Đề ra các giải pháp tốt nhất nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh; Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự, mô tả công việc, qui định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các nhân sự; Hỗ trợ các Phòng, Ban, Bộ phận, Trung tâm trong Công ty trong việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh chung của tập đoàn và phối hợp hành động các vấn đề liên quan; Xây dựng nội qui, qui chế, qui trình quản lý tại Ban kế hoạch; Thực hiện một số nhiệm vụ theo sự chỉ đạo và phân công của TGĐ.

Ban tổ chức có nhiệm vụ: Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất của tập đoàn. Xây dựng cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Tổ chức thực hiện công tác quy hoạch cán bộ; công tác đánh giá cán bộ quản lý theo nhiệm kỳ; thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, tái bổ nhiệm. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ, nhân viên nghiệp vụ. Làm đầu mối xây dựng tiêu chuẩn và đánh giá cán bộ, nhân. Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng, điều động cán bộ, nhân viên theo kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực tập đoàn. Lập kế hoạch lao động hàng năm đáp ứng nhu cầu phát triển của tập đoàn. Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ tiền lương. Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho cán bộ, nhân viên, người lao động. Thực hiện các thủ tục cử cán bộ, nhân viên, người lao động đi học, đi công tác, tham quan trong và ngoài nước, gia hạn thời gian học tập và công tác, tiếp nhận cán bộ ở nước ngoài về nước. Quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên và người lao động. Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người lao động theo quy định hiện hành. Quản lý công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học. Quản lý công tác an ninh Quốc phòng.

Ban đầu tư có nhiệm vụ: hướng dẫn và định hướng các công ty con xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, phát triển thị trường mới, dự báo thị trường, xúc tiến đầu tư thương mại. Hướng dẫn điều hoà hoạt động đầu tư giữa các công ty con để hạn chế tình trạng đầu tư trùng lặp dẫn đến cạnh tranh trong nội bộ, phân tán nguồn nhân lực

Ban kỹ thuật có nhiệm vụ: Định hướng các công ty con đầu tư đổi mới công nghệ, áp dụng công nghệ mới thực hiện định mức kinh tế - kỹ thuật, tiêu chuẩn môi trường. Xây dựng và bảo vệ thương hiệu hàng hoá. Tổ chức hệ thống quản lý chất lượng cho công ty con.

Tại các công ty thành viên thuộc tập đoàn việc phân công, phân nhiệm được cụ thể:

Tại các phòng ban có phân công trưởng phòng, chịu trách nhiệm về mọi mặt liên quan đến lĩnh vực mà mình quản lý. Trưởng phòng phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng để giúp việc cho Trưởng phòng theo nhiệm vụ được phân công. Các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công của Trưởng phòng và Phó trưởng phòng giao cho. Trưởng phòng cũng ủy quyền phân công cấp phó của mình theo dõi và ký duyệt các vấn đề khi Trưởng phòng vắng mặt. Trong quá trình thực hiện sự phân công, phân nhiệm thì thường xuyên đối chiếu, kiểm tra.

* Về phân công, phân nhiệm đối với các đơn vị trực thuộc: những đơn vị này không có tư cách pháp nhân, chịu sự phân công trực tiếp từ công ty. Ví dụ tại Công ty TNHH MTV Apatit có 11 đơn vị trực thuộc. Công ty có cơ chế phân cấp quản lý khá rõ ràng, qui định chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng phòng ban từng xí nghiệp cụ thể. Hàng năm căn cứ vào kế hoạch của tập đoàn giao xuống. Công ty sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho từng xí nghiệp và giao khoán chi phí cho từng xí nghiệp (khoán về lương, định mức, sửa chữa, đầu tư, an toàn, vệ sinh môi trường...) . Mỗi xí nghiệp đại diện một khâu sản xuất, một khâu tập hợp chi phí để sản xuất ra sản phẩm. Tất cả các chi phí dưới xí nghiệp đều tập hợp vào tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, sau đó đẩy chi phí lên phòng tài chính kế toán công ty tổng hợp và tính giá thành. Tại xí nghiệp không có chức năng tiêu thụ sản phẩm mà trên công ty mới có. Bản thân mỗi xí nghiệp lại thực hiện phân công công việc sản xuất tới các bộ phận chức năng và tổ đội, giao khoán chi phí xuống từng bộ phận để thực hiện hoạt động kinh doanh có hiệu quả nhất. Như vậy đơn vị phụ thuộc được quyền sử dụng vốn, tài sản các loại vốn, quỹ được giao để tiến hành hoạt động kinh doanh, có trách nhiệm quản lý sử dụng vốn có hiệu quả.

Có thể nói công tác phân công phân nhiệm tại các công ty trong tập đoàn thể hiện rất cụ thể, qui định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn trong điều lệ hoạt động tập đoàn và qui chế tài chính tại doanh nghiệp, qui định từ cấp lãnh đạo cho đến các bộ phận phòng ban chức năng, cho đến các nhân viên. Theo kết quả khảo sát thì có 25/30 (chiếm 83,3%) các công ty đã xây dựng được qui chế hoạt động công ty nên việc phân công, phân nhiệm được cụ thể và rõ ràng. Đa số các công ty đều có văn bản phân công công tác cho các bộ phận, cá nhân, các công việc đều được phân công rõ ràng và có người phụ trách để chịu trách nhiệm.

Thứ hai, với nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Xuất phát từ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, mà nếu kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng và việc ngăn ngừa hay

phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn. Nguyên tắc này đòi hỏi có sự tách biệt về trách nhiệm đối với các công việc sau: Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm ghi chép kế toán; Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép kế toán; Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách; Chức năng kế toán và chức năng tài chính; Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát…Bản thân trong qui chế tài chính của các công ty thuộc tập đoàn cũng qui định rất rõ trách nhiệm và quyền hạn của mỗi một cá nhân của mỗi phòng ban, đảm bảo có sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau. Mỗi một công ty đều có bộ phận chức năng, các bộ phận chức năng này đều có quan hệ với phòng kế toán trong công tác chi tiêu tài chính, nên việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ để đảm bảo nguyên tắc này cũng được coi trọng. Trình tự và nội dung thực hiện các khoản chi như: chi tạm ứng, chi lương, chi thanh toán mua vật tư tài sản đều được qui định rõ ràng và có thủ tục kiểm soát đi kèm.Tuy nhiên theo kết quả khảo sát có 28/30 (93,3%) các công ty được hỏi không qui định những công việc được kiêm nhiệm dẫn đến một số công ty tiết kiệm chi phí một bộ phận phải đảm nhận rất nhiều chức năng nhiệm vụ khác nhau, đôi khi chồng chéo. Đặc biệt là dưới các đơn vị trực thuộc thì các chức năng như, kế hoạch, sản xuất, văn phòng, lao động tiền lương, kỹ thuật tập trung hết vào 1 phòng. Một người có thể kiêm rất nhiều chức năng.

Thứ ba, với nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Các nhà quản lý giao cho cấp dưới quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị. Tại tập đoàn nguyên tắc này được quán triệt trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của các tổ chức, cá nhân và được thể hiện thông các quyết định ủy quyền.

Đối với công ty mẹ quyền của HĐTV được thể hiện như quyết định chiến lược, kế hoạch dài hạn, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư phát triển; Quyết định việc sử dụng thương hiệu; Quyết định các dự án đầu tư nằm trong qui hoạch; Quyết định hợp đồng vay; quyết định cơ cấu tổ chức quản lý, phương án tổ chức kinh doanh; Quyết định bổ nhiệm, mãi nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật đối với TGĐ. HĐTV uỷ quyền đối với TGĐ, có quyền tổ chức xây dựng chiến lược phát triển tập đoàn; Quyền quyết định các vấn đề do HĐTV phân công hoặc uỷ quyền; Quyền quyết định các dự án đầu tư. Ngoài ra công ty mẹ còn thực hiện uỷ quyền cho người đại diện để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của cổ đông, thành viên góp vốn liên doanh trong các công ty cổ phần được thể hiện cụ thể theo Điều 14 của qui chế quản lý người đại diện Tập đoàn. Việc phê chuẩn chứng, tài liệu kế toán cũng được thực hiện rõ ràng

Đối với công ty thành viên HĐQT có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch trung hạn và dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; Quyết định phương án đầu tư, giải pháp thị trường. Thẩm quyền của HĐQT thể hiện thông qua quyền quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trên cơ sở phù hợp với luật pháp, điều lệ hoạt động, các qui chế nội bộ của doanh nghiệp và các quyết định do đại hội đồng cổ đông qui định. Sau đó HĐTV xây dựng qui định uỷ quyền cho GĐ công ty cổ phần, có quyền quyết định các công việc kinh doanh hàng ngày; Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT; Tổ chức thực hiện phương án kinh doanh và