Cơ Cấu Tổ Chức Của Công Ty Mẹ - Tập Đoàn Hóa Chất Việt Nam

định. Tuy nhiên các chính sách và thủ tục kiểm soát còn đang trong quá trình xây dựng và thiết lập, chưa hoàn chỉnh. Mới xây dựng xong qui chế tài chính (năm 2012) và qui chế hoạt động (năm 2011), qui chế quản lý người đại diện (năm 2012). Với chức năng kinh doanh vốn nhưng nhà quản lý chưa có quá trình nghiên cứu và đánh giá rủi ro một cách thoả đáng.

Tại các công ty thành viên, kết quả khảo sát về đặc thù quản lý được thể hiện qua bảng dưới đây

Bảng 2.1: Bảng kết quả điều tra về đặc thù quản lý

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về đặc thù quản lý	Có	Không	Không áp dụng
9	Theo Ông/Bà kiểm tra, kiểm soát là rất cần thiết và quan trọng đối với doanh nghiệp không?	30	0
10	Nhà quản lý trong công ty của Ông/bà có coi trọng tính chính trực và giá trị đạo đức trong công việc không?	30	0
11	Cam kết của nhà quản lý với tính chính trực và sự ứng xử đạo đức có được truyền đạt hiệu quả đến khắp đơn vị cả bằng miệng và bằng văn bản không?	5	25
12	Nhà quản lý có nghiên cứu các rủi ro trong kinh doanh và áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro thích hợp và thỏa đáng không?	5	25
13	Để đạt được lợi nhuận là cao nhất nhà quản lý có sẵn lòng chấp nhận rủi ro cao hay không?	5	25
14	Trong công ty có thường xuyên xảy ra sự biến động về nhân sự ở vị trí lãnh đạo hay không?	6	24
15	Các quyết định quản lý hoạt động kinh doanh chủ yếu (qui chế chi tiêu nội bộ, qui chế hoạt động...) có thông qua trước tập thể trước khi ra quyết định không?	20	9	1
16	Nhà quản lý có những biện pháp kỷ luật kịp thời đối với những hành vi vi phạm các chính sách và các qui chế ứng xử hay không?	23	7
17	Công ty có yêu cầu xây dựng qui chế hoạt động và qui chế tài chính nội bộ không?	22	8
18	Nhà quản lý có thường xuyên quan tâm chỉ đạo để các thành viên, bộ phận trong công ty tuân thủ các qui định về tài chính cũng như các hoạt động khác hay không?	24	6
19	Chủ tài khoản có uỷ quyền cấp phó theo dõi việc chi tiêu tài chính tại doanh nghiệp hay không.	9	21
20	Công ty có thường xuyên nhận được sự quan tâm chỉ đạo về tài chính, cũng như các hoạt động khác của công ty mẹ hay không?	23	7
21	Công ty mẹ có can thiệp vào các quyết định quan trọng của công ty con không?	23	7

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện (Phụ lục 14)

Theo kết quả khảo sát và phỏng vấn thì hầu hết nhà quản lý cho rằng kiểm soát là rất cần thiết và quan trọng đối với doanh nghiệp. Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhà quản lý luôn được quan tâm và coi trọng. Tại các Công ty như: Công ty TNHH một thành

viên Apatit Việt Nam, Công ty TNHH MTV Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc, Công ty cổ phần phân bốn Bình Điền, Công ty cổ phần supe phốt phát và hóa chất Lâm Thao, Công ty cổ phần pin ắc qui Miền Nam, Công ty cổ phần công nghiệp cao su Miền Nam… đã xây dựng và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO (ISO 9001;2000, ISO 9001;2008)… vào hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Trong hệ thống quản lý của ISO bao gồm rất nhiều tài liệu chính thức bằng văn bản để hỗ trợ nhà quản lý trong việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động diễn ra tại doanh nghiệp một cách tốt nhất. Với hệ thống ISO thì bộ máy kiểm soát và cách thức kiểm tra kiểm soát các mặt hoạt động của doanh nghiệp được xác định rõ ràng và thống nhất xuyên suốt quy trình thực hiện. Những qui tắc ứng xử cũng được các doanh nghiệp rất coi trọng tạo nên một nét văn hóa doanh nghiệp rõ nét, tạo dựng thương hiệu cho doanh nghiệp. Hầu hết các công ty cổ phần đều có BKS, ban này do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, nằm trong BKS có 1 người là trưởng BKS. BKS chịu trách nhiệm trước cổ đông về hoạt động giám sát của mình, có trách nhiệm giám sát tình hình tài chính của công ty, tính hợp pháp trong các hoạt động của thành viên HĐQT, BGĐ, cán bộ quản lý công ty nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công ty và cổ đông. Các công ty TNHH MTV không có Ban kiểm soát mà chỉ có kiểm soát viên. Kiểm soát viên thực hiện theo phân cấp, nhà nước cửa KSV xuống công ty mẹ. Công ty mẹ cử KSV xuống công ty con mà công ty mẹ chiếm 100% vốn điều lệ. Thành viên KSV trong công ty TNHH MTV thường có 3 người và cử một người làm đại diện để chịu trách nhiệm và báo cáo.

Đa số các công ty chiếm 80% công ty được hỏi không xảy ra sự biến động về nhân sự ở vị trí lãnh đạo, thường là ổn định điều này rất tốt tạo được niềm tin và sự phát triển lâu dài trong quá trình kinh doanh. Bên cạnh đó nhà quản lý cũng thường xuyên quan tâm và quán triệt các bộ phận trong đơn vị tuân thủ các qui định của Nhà nước cũng như của doanh nghiệp về công tác kế toán cũng như công tác khác. Qua khảo sát cho thấy các công ty mà công ty mẹ chiếm 100% vốn hoặc và trên 50% thì nhận được sự quan tâm chỉ đạo về tài chính cũng như hoạt động khác, công ty mẹ cũng can thiệp sâu vào những quyết định quan trọng của công ty con và can thiệp thông qua người đại diện. Công ty mẹ có quyền đầu tư góp vốn, tăng giảm vốn đầu tư, vốn theo qui định vào các công ty con.

Tuy nhiên tính chính trực và giá trị đạo đức rất được các doanh nghiệp coi trọng nhưng có 83,3% các công ty được hỏi không có qui định riêng bằng văn bản, xây dựng và duy trì về tiêu chuẩn, chuẩn mực đạo đức, cách cư xử trong công việc tạo ra một nét văn hóa riêng của các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện. Theo kết quả khảo sát cho thấy có 25/30 (chiếm 83,3%) các doanh nghiệp không quan tâm đến việc nhận diện, phân tích, đánh giá và kiểm soát rủi ro để từ đó thiết kế các thủ tục kiểm soát để hạn chế các rủi ro đó. Do vậy không dám chấp nhận rủi ro để có được lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. Nguyên nhân là do tập đoàn là một doanh nghiệp Nhà Nước, vốn Nhà Nước chiếm tỷ trọng lớn nên không phải lo về vốn trong kinh doanh. Về thị trường tiêu thụ rất ổn định sản phẩm là phân bón, hóa chất là sản phẩm chủ lực cung cấp cho nền sản xuất nông nghiệp, công nghiệp nước nhà và xuất khẩu. Sự cạnh tranh trong kinh doanh là rất ít. Cho nên các nhà quản lý chủ quan, không quan tâm. Song các doanh nghiệp thuộc tập đoàn có những rủi ro rất lớn như: do sự biến động về nguồn nhân lực (vì sản phẩm của tập đoàn có tính độc hại rất lớn, ảnh hưởng đến sức khỏe nên việc giữ chân được người lao động làm việc là rất khó); Vật tư bị thất thoát nhiều (do vật tư sản xuất ra phân bón khai thác từ các mỏ quặng thường để ngoài trời, đơn vị để đo lường không cân mà đo đường bằng m3 nên việc chính xác và quản lý vật tư rất khó, đối với các sản phẩm hóa chất thì hao hụt rất nhiều); do không thực hiện được kế hoạch sản xuất sản phẩm; tài sản bị thất thoát, lãng phí… Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến việc thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế các rủi ro đó, các thủ tục sẽ không được thiết kế đầy đủ hoặc có thiết

kế nhưng việc đưa chúng vào thực tiễn để phát huy hiệu quả còn là một khoảng cách rất lớn, làm còn mang tính hình thức cho xong việc. Bên cạnh đó thì phần lớn các công ty chiếm 70% không uỷ quyền cấp phó theo dõi việc chi tiêu tài chính tại doanh nghiệp, mọi khoản chi tiêu đều do cấp trưởng quyết định. Điều này sẽ dẫn đến độc đoán trong quyết định những khoản chi tiêu lớn, đôi khi quá tải dẫn đến không kiểm soát được.

Thứ hai, Cơ cấu tổ chức, tập đoàn hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con bao gồm 2 đơn vị trực thuộc tập đoàn, 2 đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động độc lập, 1 công ty mẹ, 8 công ty con mà công ty mẹ chiếm 100% vốn nhà nước, 21 công ty con mà công ty mẹ chiếm trên 50% vốn nhà nước và 18 công ty con mà công ty mẹ chiếm dưới 50% vốn nhà nước. Mỗi một đơn vị có đơn vị trực thuộc khác nhau, qui mô không đồng đều, tổ chức quản lý đối với các đơn vị này cũng không có sự đồng nhất, dưới đây là sơ đồ tổ chức.

BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

KIỂM SOÁT VIÊN

BAN TỔNG GIÁM ĐỐC

BAN

BAN KẾ

BAN

VĂN

BAN

BAN KỸ

BAN TỔ

BAN

ĐẦU TƯ

HOẠCH

HTQT

PHÒNG

TÀI

THUẬT

CHỨC

THANH

XÂY

THỊ

VÀ

CHÍNH

NHÂN

TRA VÀ

DỰNG

TRƯỜNG

PHÁT

KẾ

SỰ

PHÁP

TRIỂN

TOÁN

CHẾ

HAI TRUNG TÂM

	CÁC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty mẹ - Tập đoàn Hóa chất Việt Nam

(Nguồn: Tập đoàn Hóa chất Việt Nam)

Tại tập đoàn, công ty mẹ (100% vốn nhà nước) giữ vai trò trọng tâm trong định hướng chiến lược, công nghệ, thị trường, vốn, lao động cho toàn bộ các công ty con thuộc tập đoàn. Mô hình tổ chức công ty mẹ gồm có 7 ban, một văn phòng, 2 trung tâm và các ban quản lý dự án chịu trách nhiệm kinh doanh vốn của nhà nước bảo toàn và phát triển vốn nhà nước. Cơ cấu tổ chức quản lý và kiểm soát của công ty mẹ thuộc tập đoàn bao gồm: HĐTV, Ban TGĐ, BKS. Hội đồng thành viên do Thủ tướng Chính Phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, thay thế, khen thưởng, kỷ luật, có nhiệm vụ, quyền hạn được qui định tại Điều 17 – Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đoàn Hoá chất Việt Nam. Số lượng của Hội đồng thành viên hiện nay có 7 người trong đó có 1 Chủ tịch. Số lượng người thường là lẻ vì hoạt động theo hình thức đối nhân, bỏ phiếu cho những quyết định quan trọng. Nếu số lượng người là số chẵn trong trường hợp khi biểu quyết số phiếu bằng nhau, nếu số phiếu của Chủ tịch HĐTV ở bên nào thì quyết định sẽ nghiêng về bên đó và được thông qua

Ban Kiểm soát do HĐTV thành lập, trực thuộc HĐTV, để giúp HĐTV trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý điều hành trong tập đoàn,

kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và hạn chế khắc phục các rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh, điều hành thông suốt, an toàn đúng pháp luật. BKS có biên chế tối đa 3 người trong đó có 2 chuyên trách, 1 kiêm nhiệm, có nhiệm kỳ hoạt động là 5 năm. BKS có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, tính chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động, giám sát việc chấp hành các qui định pháp luật của Nhà nước trong mọi hoạt động quản lý và điều hành, kiểm tra giám sát việc thực hiện các nghĩa vụ, nhiệm vụ, trách nhiệm của người đại diện phần vốn của tập đoàn tại các doanh nghiệp khác. Bên cạnh đó BKS cũng có quyền được quan hệ trực tiếp với TGĐ và các phó TGĐ. Được quyền yêu cầu các cá nhân công ty mẹ và các công ty do tập đoàn sở hữu 100% vốn điều lệ, người đại diện phần vốn của Tập đoàn tại các doanh nghiệp khác sắp xếp thời gian làm việc, cung cấp đầy đủ các tài liệu cần thiết cho việc kiểm tra và giám sát. Trường hợp phát hiện có vi phạm kỷ luật trưởng BKS nội bộ sẽ báo cáo HĐTV để xử lý kịp thời. Đối với các tổ chức thanh tra, kiểm tra từ bên ngoài, BKS nội bộ giữ mối quan hệ thường xuyên theo sự chỉ đạo của HĐTV.

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY TNHH MTV APATIT VIỆT NAM

KIỂM SOÁT VIÊN

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

PGĐ CƠ ĐIỆN

PGĐ SẢN XUẤT

PGĐ KINH DOANH

PGĐ ĐT VÀ PT

Các công ty do công ty mẹ nắm giữ 100% vốn nhà nước đang hoạt động dưới mô hình công ty TNHH MTV bao gồm có các công ty hoạt động từ nhiều năm nay như: Công ty TNHH một thành viên Apatit Việt Nam, Công ty TNHH MTV Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hóa chất, Công ty TNHH MTV Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc. Điển hình là Công ty TNHH một thành viên Apatit Việt Nam được thành lập từ năm 1955, vốn điều lệ 364,675 tỷ đồng, số lượng lao động bình quân là 3.200 người, thu nhập bình quân đầu người khoảng 8 triệu, số lượng đơn vị trực thuộc 11 đơn vị.

VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY VÀ CÁC BAN

11 ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH một thành viên Apatit Việt Nam

(Nguồn: Công ty TNHH một thành viên Apatit Việt Nam)

Chú thích:

1: XN Cơ điện 7: Nhà máy tuyển quặng Tằng Lỏong

2: XN Khai thác 8: XN Bốc xúc tiêu thụ

3: XN Vận tải ô tô 9: XN Xây dựng

4: XN Vận tải đường sắt 10: Trường đào tạo nghề 5: XN Phân bón và Hoá chất 11: Câu lạc bộ công nhân 6: XN Khai thác dịch vụ khoáng sản và Hoá chất Phú Thọ

Để điều hành hoạt động công ty đã ban hành 2 qui định làm xương sống cho quá trình hoạt động của cả công ty bao gồm: Quy định và Phân cấp các lĩnh vực quản lý và qui chế tài chính. Quy định và phân cấp quản lý xác định rõ quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm, công việc cần phải thực hiện một cách rõ ràng từ công tác hành chính, lao động tiền lương, kế hoạch thị trường, kỹ thuật sản xuất, đầu tư xây dựng và sửa chữa các công trình kiến trúc, kỹ thuật cơ điện, quản lý vật tư, hạch toán kế toán tài chính, bảo hộ lao động, bảo vệ môi trường và phòng chống thiên tai, bảo vệ quân sự cho đến thi đua khen thưởng đều qui định một cách cụ thể và chi tiết. Tại mỗi một đơn vị trực thuộc căn cứ vào qui định phân cấp của công ty lại qui định phân cấp quản lý cho đơn vị mình. Song song với phân cấp các lĩnh vực quản lý công ty còn ban hành qui chế tài chính để qui định rõ: quản lý sử dụng vốn, quản lý và sử dụng tài sản, cách xác định doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, kế hoạch tài chính, chế độ kế toán thống kê và kiểm toán, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của HĐTV và của giám đốc trong việc quản lý tài chính tại công ty. Để kiểm tra và giám sát quá trình hoạt động tại công ty, công ty mẹ cử xuống các kiểm soát viên xuống trong đó phân công người làm trưởng ban kiểm soát để tổ chức thực hiện, ra quyết định và làm báo cáo. Hiện nay các kiểm soát viên này trực tiếp tham gia vào các cuộc họp quan trọng của HĐTV để nắm được chủ trương, đường lối từ đó giám sát quá trình thực hiện. Như vậy, với cơ cấu tổ chức dưới hình thức Công ty TNHH MTV 100% vốn Nhà Nước thì cơ cấu tổ chức cũng đầy đủ các thành phần. Mọi quyết định quan trọng đều thông qua HĐTV theo nguyên tắc đối nhân. Sự kiểm soát là chặt chẽ mang nặng thủ tục hành chính. Công ty mẹ can thiệp hoàn toàn vào các quyết định quan trọng của công ty

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Tại các công ty con, công ty liên kết là công ty cổ phần thì cơ cấu tổ chức hoạt động cũng có những điểm khác chẳng hạn cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần phân bón Miền Nam

BAN GIÁM ĐỐC

(Gồm Ban giám đốc và Phó Tổng Giám Đốc)

BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY

P.SX

P.KT	P.TT
- KH SX	- Đầu tư	- Phát triển
- Định mức	thiết bị, sửa	củng cố thị
- Qui trình	chữa,	trường, quan hệ
SX	XDCB, KT	khách hàng,
- NC sản	công nghệ,	quảng cáo
phẩm mới	KCS

P. KD Mua bán vật tư nguyên

liệu

P. T/hợp

- TCNS

- LĐTL

- HCQT

- Tổ chức

đoàn thể

- Xã hội

P. KTTV

- KTT

- KTV

- Thủ quỹ

CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN

Các nhà máy sản xuất

Các công ty TNHH

MTV do công ty mẹ nắm giữ 100

% vốn

Các công ty cổ phần, công ty liên doanh,liê n kết

Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần phân bón Miền Nam

(Nguồn: Công ty Công ty Cổ phần Phân bón Miền Nam)

Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần gồm: Đại hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ và BKS. HĐQT do đại hội cổ đông bầu ra, HĐQT hoạt động theo hình thức đối vốn, các quyết định đưa ra dựa vào quyền biểu quyết tương ứng với số vốn góp. BKS do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có ba thành viên và 1 thành viên am hiểu về tài chính, kế toán. BKS có quyền đề xuất và lựa chọn công ty kiểm toán độc lập để kiểm toán báo cáo tài chính của công ty. HĐQT, TGĐ và các cán bộ quản lý khác cũng phải cung cấp những thông tin và tài liệu liên quan khi BKS cần đến. Kỳ kiểm tra của BKS thường được thực hiện theo quý, theo năm. Như vậy, cơ cấu tổ chức dưới hình thức công ty cổ phần thì mọi quyết định quan trọng đều được thông qua HĐQT theo nguyên tắc đối vốn. Các hoạt động của công ty đều được kiểm soát bởi BKS. Mức độ kiểm soát của công ty mẹ tại các công ty cổ phần này thông qua người đại diện, tuỳ vào mức độ kiểm soát vốn ở mức độ khác nhau mà mức độ kiểm soát mọi hoạt động của công ty mẹ tại công ty con cũng khác nhau.

Tại công ty mẹ, qua điều tra, phỏng vấn cơ cấu tổ chức tại công ty mẹ là phù hợp, các ban chức năng hoạt động hiệu quả, dễ dàng cho việc ra quyết định, triển khai việc thực hiện các quyết định đáp ứng được nhu cầu công việc. Mỗi ban có một chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Tại công ty mẹ đã xây dựng được qui chế hoạt động và qui chế tài chính rõ ràng. Các vị trí quản lý quan trọng hiện nay đủ năng lực để hoàn thành công việc và trách nhiệm được giao. Với đặc điểm về cơ cấu tổ chức và liên kết trong tập đoàn đã phân tích tại mục 2.1.2.1 theo cấu trúc đơn giản là công ty mẹ (cấp 1) và dưới là các công ty thành viên (cấp 2), liên kết trong tập đoàn cũng qui định rõ ràng. Do đó rất thuận tiện cho việc điều hành tập đoàn từ công ty mẹ xuống các đơn vị thành viên và ngược lại, giữa các đơn vị thành viên với nhau. Tuy nhiên công ty mẹ cũng chưa xây dựng “Bảng mô tả công công việc” tương ứng với từng vị trí công việc

Tại các công ty thành viên, kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức được thể hiện qua.

Bảng 2.2: Bảng kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về cơ cấu tổ chức	Có	Không	Không áp dụng
22	Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp hiện nay có phù hợp với việc triển khai để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không?	25	5
23	Các vị trí chủ yếu trong từng bộ phận của doanh nghiệp đã đáp ứng được yêu cầu của công việc hay không?	24	6
24	Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty có đảm bảo được sự độc lập tương đối giữa các bộ phận hay không?	23	7
25	Giữa các bộ phận trong doanh nghiệp có sự chồng chéo về chức năng và nhiệm vụ không?	24	6
26	Nhà quản lý có thường xuyên soát xét và tiến hành các điều chỉnh đối với cơ cấu tổ chức khi các điều kiện hoạt động của doanh nghiệp thay đổi không?	7	23
27	Trong phòng kế toán tài chính của công ty thì tổ chức công tác kế toán có đảm bảo được sự tách biệt ba chức năng: thực hiện nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản hay không?	26	4

Công ty có qui định bằng văn bản để giao quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và nghĩa vụ, mối quan hệ hợp tác và sự phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty hay không.	22	7	1
29	Công ty có xây dựng “Bảng mô tả công việc” tương ứng với từng vị trí công việc của từng bộ phận, cá nhân hay không?	3	27
30	Công ty mẹ có tham gia vào việc xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty không?	23	7
31	Công ty mẹ có cử người đại diện nằm trong bộ phận quản lý của công ty không?	30	0

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện (Phụ lục 14)

Theo kết quả khảo sát kết hợp với phỏng vấn trực tiếp, nhìn chung cơ cấu tổ chức hoạt động tại các công ty thành viên phù hợp với sự triển khai để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng vị trí được qui định rõ ràng, để qui định được người ta căn cứ vào 3 qui chế chủ yếu: qui chế tổ chức hoạt động của HĐTV tập đoàn, qui chế tổ chức hoạt động của Tập đoàn Hóa chất Việt Nam và qui chế tổ chức hoạt động của đơn vị. Các vị trí chủ yếu trong từng bộ phận của doanh nghiệp đã đáp ứng được yêu cầu của công việc hiện nay. Tổ chức bộ máy hoạt động của các doanh nghiệp trong tập đoàn có đảm bảo được sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Trong phòng kế toán việc tổ chức công tác kế toán cũng đảm bảo được sự tách biệt tương đối giữa ba chức năng: thực hiện nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản. Có 22/30 (chiếm 73,3%) công ty không có qui định bằng văn bản để giao quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và nghĩa vụ, mối quan hệ hợp tác và sự phối hợp giữa các phòng ban bộ phận trong đơn vị.

Đối với những công ty mà công ty mẹ nắm giữ 100% vốn điều lệ, công ty mẹ can thiệp sâu vào cơ cấu tổ chức thông qua người đại diện. Người đại diện lúc này là những thành viên của HĐTV. Còn đối với những công ty mà công ty mẹ nắm giữ trên 51% vốn điều lệ thì công ty mẹ can thiệp vào cơ cấu tổ chức tại công ty thông qua người đại diện. Như vậy người đại diện muốn biểu quyết gì thì phải xin ý kiến tập đoàn. Tập đoàn xem xét và cho ý kiến mới được quyết. Qui chế quản lý người đại diện có điểm ưu là giao quyền và trách nhiệm cho người đại diện rất nhiều do vậy sẽ chủ động trong kinh doanh, tuy nhiên bên cạnh đó nếu người đại diện không có trách nhiệm, quản lý không tốt thì gây lên những hậu quả mà việc sửa chữa là rất khó vì sự việc đã xảy ra rồi. Đối với những công ty mà công ty mẹ chiếm dưới 50% vốn điều lệ thì việc tham gia vào việc xây dựng cơ cấu tổ chức là không có, các công ty này có quyền chủ động hoàn toàn trong mọi công việc.

Người đại diện xin ý kiến tập đoàn qua các biểu mẫu [Từ Phụ lục 06 đến Phụ lục 11]

Tuy nhiên một số các công ty thành viên (chiếm 23%) tổ chức bộ máy hoạt động còn chưa đảm bảo được sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. Có 24/30 (chiếm 80%) các công ty giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp có sự chồng chéo về chức năng nhiệm vụ, ví dụ như: việc xây dựng đơn hàng là do phòng kinh doanh làm, tuy nhiên phòng kế toán cũng phải tham gia vào trong việc cung cấp các số liệu của kỳ trước, xác định giá, số lượng, tiến độ, đôi khi công việc xác định còn chưa rõ ràng, qui trình công việc còn chưa xác định tuần tự. Các bộ phận, nhân viên vẫn còn kiêm nhiệm công

việc rất nhiều, chẳng hạn các công ty cổ phần đặc biệt là các công ty qui mô nhỏ thì bộ phận kế toán kiêm cả thống kê, kiêm cả kế toán quản trị; Bộ phận kế hoạch thị trường kiêm cả việc xây dựng định mức, giao chi phí, giao khoán; Bộ phận hành chính kiêm cả văn thư, lưu trữ tạp vụ, công tác tổ chức và cử một người làm công tác kế hoạch chứ không hình thành một phòng riêng biệt. Một số vị trí quản lý quan trọng trong công ty chưa đủ năng lực để hoàn thành công việc và trách nhiệm của họ. Nguyên nhân là doanh nghiệp Nhà nước nên đôi khi còn đưa con ông cháu cha vào làm các vị trí, cả nể kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn còn kém, khối lượng công việc nhiều dẫn đến quá tải. Đa số các công ty được hỏi chiếm 76,6% chưa thường xuyên soát xét và tiến hành điều chỉnh đối với cơ cấu tổ chức khi các điều kiện hoạt động của công ty thay đổi, cho thấy sức ì của doanh nghiệp là rất lớn, khó chấp nhận sự thay đổi, chấp nhận cái mới. Có 27/30 (chiếm 90%) các công ty chưa xây dựng bảng mô tả công việc tương ứng với từng vị trí công việc, vì vậy các bộ phận gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động, khi gặp sự cố trong kinh doanh không biết trách nhiệm thuộc về ai, đổ lỗi cho nhau, việc khắc phục sự cố mất rất nhiều thời gian dẫn đến thiệt hại lớn trong quá trình kinh doanh, bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh. Hơn nữa đối với những người mới vào làm ở một vị trí mới hoặc thay thế một vị trí công việc cũ thì việc tiếp quản phải mất một thời gian khá lâu mới làm quen công việc, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong một đơn vị. Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến quá trình kinh doanh tại doanh nghiệp. Nhìn chung cơ cấu tổ chức của các công ty thành viên thuộc tập đoàn còn chưa hợp lý. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thì đầy đủ và bài bản nhưng nhiều khi thủ tục còn rườm rà, nặng về hình thức. Còn các công ty cổ phần cơ cấu tổ chức gọn nhẹ hơn nhưng còn kiêm nhiệm nhiều, đôi khi quá tải phát huy hiệu quả không cao.

Thứ ba, về chính sách nhân sự, với đặc điểm về qui mô về nhân sự tập đoàn như đã phân tích tại mục 2.1.2.1 thì tập đoàn phải đối mặt với rủi ro về nhân sự. Do vậy kiểm soát về nhân sự tại công ty mẹ và các công ty thành viên cũng được tập đoàn quan tâm.

Tại công ty mẹ, theo kết quả điều tra phỏng vấn, Ban tổ chức tập đoàn hiện nay hoạt động rất hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu công việc. Các chính sách về nhân sự được qui định rõ ràng bằng văn bản. Là công ty đầu não điều hành hoạt động của cả Tập đoàn, nên chính sách nhân sự ưu tiên những người có trình độ chuyên môn cao, thường xuyên bồi dưỡng phát triển đội ngũ cán bộ nhân viên để đáp ứng được nhu cầu công việc. Công ty còn cử nhân viên đi học ở nước ngoài để học hỏi kinh nghiệm và phổ biến lại cho các công ty thành viên thuộc tập đoàn. Tuy nhiên chính sách nhân sự không ưu tiên tuyển dụng lao động tại các trường trong tập đoàn, điều này dẫn đến rất lãng phí nguồn lực. Kết quả làm việc, năng lực, trình độ của mỗi nhân viên không được đánh giá và soát xét qua mỗi năm.

Tại các công ty thành viên, kết quả khảo sát về chính sách nhân sự được thể hiện qua.

Bảng 2.3: Bảng kết quả điều tra về chính sách nhân sự

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về chính sách nhân sự

Có

Không

áp dụng

Doanh nghiệp có bộ phận chuyên trách về nhân sự không?

Doanh nghiệp có đề ra những chính sách và tiêu chuẩn cho việc tuyển dụng, đào tạo, thúc đẩy, đánh giá, đề bạt, đền bù, chuyển giao và xa thải nhân viên cho các bộ phận bằng văn

bản không?