Bảng Kết Quả Điều Tra Về Kiểm Soát Quá Trình Bán Hàng Và Thu Tiền

phương án đầu tư; Quyết định lương, phụ cấp đối với người lao động... Các cá nhân, bộ phận được uỷ quyền đều phải được phê chuẩn tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Chẳng hạn phân quyền và phê chuẩn theo từng số tiền chi tiêu, duyệt mua tài sản...

Đối với các đơn vị trực thuộc: Không có quyền cho thuê, thế chấp, cầm cố tài sản, thực hiện việc thanh lý tài sản bị hư hỏng, lạc hậu, không có nhu cầu sử dụng, không có quyền tiêu thụ sản phẩm và xác định lợi nhuận, không có quyền mua các tài sản phục vụ cho sản xuất mà công ty mua hết sau đó xuất xuống cho các đơn vị trực thuộc (ví dụ: Công ty TNHH MTV apatit Việt Nam). Bên cạnh đó một số công ty cũng giao quyền tự chủ cho một số các đơn vị trực thuộc mua sắm một số thiết bị và vật tư nhỏ trong phạm vi cho phép để phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Các đơn vị trực thuộc được chủ động trong vấn đề điều hành sản xuất kinh doanh, chủ động trích khấu hao, tính lương và các khoản theo lương.

2.3.3.3 Thực tế kiểm soát các hoạt động cơ bản tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam

Tại công ty mẹ: Công ty mẹ với chức năng chính là đầu tư kinh doanh vốn Nhà nước tại công ty mẹ và tại công ty thành viên. Để kiểm soát được vốn tại các công ty thành viên, thì kênh kiểm soát quan trọng nhất là kiểm soát thông qua NĐD. Nên hoạt động kiểm soát vốn và kiểm NĐD là rất quan trọng cụ thể.

Thứ nhất, về kiểm soát vốn theo điều tra, phỏng vấn tại công ty mẹ cũng đã ban hành qui chế quản lý tài chính trong đó qui định về việc huy động vốn và sử dụng vốn. Kế hoạch về vốn của công ty mẹ được tổng hợp từ công ty mẹ (đầu tư vào các dự án mới) và từ các công ty thành viên. Các kế hoạch về vốn đều được họp, thông qua và phê duyệt. Tuy nhiên, chưa có qui định kiểm soát về vốn thích hợp tại tập đoàn, các qui định ở NĐ 25/2010 và thông tư 17/2010/ TT – BTC chỉ thích hợp với các doanh nghiệp đơn lẻ. Vốn điều lệ được cấp thấp hơn nhu cầu khi thành lập hoặc chuyển đổi sang công ty TNHH MTV điều này mất cân đối giữa nhu cầu xây dựng, phát triển tập đoàn và năng lực tài chính của chủ sở hữu Nhà nước. Vốn điều lệ thấp dẫn đến sử dụng nhiều nguồn vốn vay. Năm 2008, 2009 lãi suất ngân hàng tăng cao, đi kèm với đó là khủng hoảng kinh tế các loại hàng hóa đều giảm 50% đã gây khó khăn rất lớn cho tập đoàn. Để ngăn chặn tình trạng này năm 2009 Chính Phủ Việt Nam sử dụng các biện pháp tài chính, tỷ giá, tiền tệ thắt chặt. Một lần nữa tình trạng căng thẳng về vốn để giải ngân cho các dự án phục vụ cho sản xuất kinh doanh lại diễn ra, gây khó khăn lớn cho hoạt động kinh doanh, đầu tư xây dựng của tập đoàn. Năng lực quản lý, giám sát của Nhà nước, của đại diện chủ sở hữu Nhà nước không theo kịp đổi mới về cơ chế vốn tại tập đoàn. Điều lệ của công ty mẹ được chủ sở hữu phê duyệt thường lấy mức giới hạn tối đa qui mô dự án đầu tư và qui mô huy động vốn được pháp luật cho phép mở rộng quyền quyết định các dự án đầu tư. Việc tăng thêm quyền tự chủ cho HĐTV quyết định các dự án đầu tư có qui mô lớn nhưng chưa đi kèm với các biện pháp thích hợp, không có đủ thông tin để quản lí, giám sát rủi ro trong thực hiện quyền tự chủ này

Tại tập đoàn để kiểm soát vốn tại các công ty con là công ty cổ phần vẫn dựa vào tư duy nắm giữ vốn chi phối của công ty mẹ. Điều này rất gây khó khăn cho việc cổ phần hóa các doanh nghiệp thành viên mà công ty mẹ không chi phối. Mặt khác công ty mẹ -

công ty con chưa có cơ chế phối hợp tốt giữa các công ty thành viên trực tiếp hay gián tiếp đầu tư vốn vào công ty thứ ba. Chưa tách biệt rõ giữa quyền sở hữu vốn, tài sản Nhà nước và quyền quản lý sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp. Các cơ quan quản lý Nhà nước còn can thiệp vào hoạt động kinh doanh làm giảm tính chủ động, tự chịu trách nhiệm của tập đoàn. Tại tập đoàn chưa có qui định rõ và căn cứ thuyết phục về bảo toàn và phát triển vốn như: tiêu chí, thước đo mức độ bảo toàn vốn, chưa tính đến mức độ trượt giá của đồng tiền, chưa có trách nhiệm, động lực, chế độ đãi ngộ của cán bộ quản lý tại tập đoàn, đại diện chủ sở hữu Nhà nước, đại diện phần vốn nhà nước theo cơ chế thị trường. Cơ chế điều tiết vốn giữa các công ty con còn nhiều bất cập, có những công ty thì thừa vốn, có những công ty thì thiếu vốn phải đi vay. Tập đoàn đã có công ty tài chính để thực hiện điều tiết vốn trong tập đoàn nhưng hoạt động không hiệu quả. Công ty mẹ không có quyền điều tiết vốn của công ty cổ phần này cho công ty cổ phần kia được vì công ty mẹ chỉ là một cổ đông nắm giữ quyền chi phối, quyền nằm ở quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Hiện nay công ty mẹ cũng cho các đơn vị thành viên vay nhưng chỉ những đơn vị nào làm ăn hiệu quả mới cho vay để làm vốn lưu động, chứ không cho vay để đầu tư dài hạn, hạn mức hay cũng hạn chế.

Thứ hai, về kiểm soát NĐD, Theo kết quả điều tra, phỏng vấn là một tập đoàn kinh tế Nhà Nước bao gồm tổ hợp các doanh nghiệp hoạt động theo hình thức Công ty mẹ - công ty con, không có tư cách pháp nhân. Với mô hình này thì kiểm soát vốn của Nhà nước để bảo toàn và phát triển vốn là rất quan trọng. Mặt khác vốn không chỉ nằm tại Công ty mẹ mà còn nằm tại Công ty con thuộc tập đoàn. Công ty mẹ kiểm soát vốn tại các công ty con hiện nay chủ yếu thông qua NĐD. Ngày 28 tháng 8 năm 2012, quyết định số 248 về Quy chế quản lý NĐD phần vốn của Tập đoàn Hoá chất Việt Nam đầu tư vào doanh nghiệp khác đã ban hành. Tại qui chế, qui trình thủ tục cử NĐD cũng đã được qui định và thông qua để cho ý kiến và thống nhất.

Tuy nhiên, Tập đoàn giao quyền quá nhiều cho NĐD, trong qui chế quản lý NĐD có nói “thay mặt tập đoàn thực hiện toàn bộ quyền và nghĩa vụ của cổ đông, người góp vốn, chủ sở hữu tại doanh nghiệp khác” dẫn đến nếu NĐD không đủ năng lực, yếu kém về phẩm chất đạo đức sẽ lạm dụng quyền lợi cho bản thân, làm sai lệch báo cáo hoặc báo cáo không trung thực làm ảnh hưởng đến lợi ích của tập đoàn. Khi phát hiện ra thì đã quá muộn xử lý không kịp thời. Quyền kiểm soát của NĐD đối với công ty cổ phần còn nhiều bất cập cụ thể: đối với các công ty cổ phần mà vốn Nhà Nước chiếm trên 50% thì quản lý được, bởi người đại diện thường là Chủ tịch HĐQT, còn đối với các công ty cổ phần mà vốn Nhà Nước chiếm dưới 50% thì không thể can thiệp sâu, chỉ phải thông qua NĐD vốn Nhà Nước tại công ty đó mà chỉ là thành viên HĐQT, thành viên BKS, quyền chi phối và quyết định ở mức thấp.

Mức thù lao của NĐD còn nhiều điểm chưa hợp lý, theo Quy chế quản lý NĐD thì các mức thu nhập của NĐD là do công ty – nơi làm đại diện chi trả. Mức thu nhập này không thống nhất giữa các công ty trong tập đoàn. Có công ty trả cao, có công ty trả thấp với cùng chức danh và nhiệm vụ như nhau. Có những NĐD làm tại công ty công sức họ phải bỏ ra nhiều do công ty làm ăn khó khăn, nhưng họ lại được trả thù lao thấp, nhưng ngược lại có những công ty công việc của NĐD rất nhàn nhưng lại được trả thù lao rất cao, gây lên sự không công bằng. Hơn thế nữa một người có thể làm NĐD tại nhiều công ty và được hưởng thu nhập ở tất cả các công ty đó nên mức thù lao của những NĐD này rất cao.

NĐD do tập đoàn cử xuống, không làm công việc chuyên môn, chỉ làm chức danh NĐD. Những người này làm đại diện tại nhiều công ty dẫn đến công việc không sâu sát, quản lý không chặt chẽ. Ngồi làm việc tại một nơi nhưng lại làm đại diện tại công ty khác, công việc ôm đồm nhiều, không hiệu quả. Trên thực tế những NĐD do tập đoàn cử xuống thường giữ các chức danh trong HĐQT và BKS. Còn đối với NĐD lấy tại công ty cổ phần thì thường là TGĐ/GĐ, kế toán trưởng, Trưởng phòng, những người này phải làm kiêm nhiệm vừa làm công tác chuyên môn, vừa làm công tác của NĐD dẫn đến công việc nhiều khi quá tải. Thông tin giữa NĐD và tập đoàn chưa thường xuyên, theo qui chế quản lý NĐD trong vòng 10 ngày kể từ ngày họp HĐQT, HĐTV, Ban điều hành, người đại diện phải gửi nghị quyết HĐQT/HĐTV hoặc quyết định của Ban điều hành cho tập đoàn. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày họp Đại hội đồng cổ đông, NĐD gửi biên bản Đại hội đồng cổ đông, Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, giấy xác nhận trả cổ tức và các tài liệu khác. Các báo cáo xin ý kiến tập đoàn về những nội dung qui định NĐD có trách nhiệm báo cáo và xin ý kiến còn gặp nhiều lúng túng. Vậy thông tin chỉ khi nào họp thì mới báo cáo như vậy không kịp thời và thường xuyên

Tại các công ty thành viên: Tập đoàn Hóa chất Việt Nam (VINACHEM) là doanh nghiệp đa sở hữu, trong đó sở hữu nhà nước là chi phối, hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, tập đoàn hoạt động trên rất nhiều lĩnh vực nhưng chủ yếu là sản xuất phân bón, hóa chất và khai thác quặng, mỏ. Tập đoàn cũng chú trọng vào việc sản xuất là chủ yếu, đảm bảo kinh doanh có lãi, cung cấp đủ phân bón cho nông dân, bình ổn giá cả, đảm bảo an ninh lương thực quốc gia, một số hoạt động đặc trưng mà các công ty thành viên thuộc tập đoàn cần phải kiểm soát đó là: kiểm soát mua hàng, kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát TSCĐ, kiểm soát môi trường, kiểm soát khoản phải thu. Thực tế kiểm soát các hoạt động này tại tập đoàn được cụ thể như sau:

Một là, về kiểm soát mua hàng. Là một tập đoàn đa ngành, đa lĩnh vực với hoạt động sản xuất là chủ yếu, do vậy để đảm bảo được quá trình hoạt động sản xuất được hoạt động bình thường thì khâu mua hàng rất quan trọng. Kết quả điều tra về kiểm soát mua hàng tại các công ty thành viên thuộc tập đoàn được thể hiện qua

Bảng 2.11: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát mua hàng

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về kiểm soát mua hàng	Có	Không	Không áp dụng
93	Chất lượng của vật tư, hàng hóa mua vào có đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hay không?	28	2
94	Đối với nhà cung cấp, công ty có thiết lập các tiêu chuẩn, qui trình để đánh giá và lựa chọn bằng văn bản hay không?	19	11
95	Qui trình mua hàng có được thiết lập bằng văn bản cụ thể hay không?	24	5	1
96	Tại công ty, các nghiệp vụ mua hàng có được phê chuẩn trước khi thực hiện không?	28	2
97	Công ty có bộ phận kiểm nhận hàng mua vào độc lập với bộ phận cung ứng, bộ phận kế toán và bộ phận kho hay không?	28	2

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện(Phụ lục 14)

Thông qua bảng khảo sát và phỏng vấn, tìm hiểu về hoạt động mua hàng tại các công ty thì chất lượng mua hàng của hầu hết các công ty trong tập đoàn đều đáp ứng được nhu cầu sản xuất và của khác hàng. Qui trình mua hàng tại các doanh nghiệp được thiết kế bằng văn bản khá cụ thể dẫn đến việc xác định trách nhiệm, quyền hạn thủ tục, những bộ phận tham gia trong quá trình mua hàng rất thuận lợi có 24/30 (chiếm 80%) các công ty được hỏi là có thiết lập. Đa số các công ty được hỏi thì nghiệp vụ mua hàng đều được phê chuẩn trước khi thực hiện. Các công ty đều có bộ phận kiểm nhận hàng độc lập với bộ phận cung ứng, bộ phận kế toán và bộ phận kho. Qua phỏng vấn trực tiếp tại các doanh nghiệp như: Công ty XNK Hóa chất, Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc, Phân lân nung chảy Văn Điển, Supe phốt phát lâm thao, Bột giặt LIX, Cao su miền Nam, Cao su Đà Nẵng…cho thấy các công ty đã: Xây dựng qui chế mua sắm vật tư, trang thiết bị từ khâu lập kế hoạch, chọn nhà cung cấp tổ chức nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp; Xây dựng kế hoạch chi tiết mua hàng cho theo tháng, năm phù hợp với tình hình tiêu thụ thực tế, các kế hoạch này thường xuyên được điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế; Thiết lập và thực hiện các thủ tục mua sắm phù hợp với các qui định và các thể lệ hiện hành; Xây dựng và thực hiện các thủ tục nhận hàng đảm bảo các điều kiện hợp đồng đúng đủ về số lượng và chất lượng; Mọi nghiệp vụ mua hàng đều được lập chứng từ đầy đủ, chính xác, đúng kỳ, đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu ghi trên phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu, phiếu kiểm tra chất lượng, hợp đồng, hóa đơn; Các vật tư, thiết bị được theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập – xuất – tồn cả về số lượng và giá trị.

Tuy nhiên vẫn có 11/30 (chiếm 36,6%) các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn chưa thiết lập bằng văn bản các tiêu chuẩn, qui trình để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, việc lựa chọn vẫn còn dựa vào các mối quan hệ, nên đôi khi cũng gặp nhiều rủi ro trong quá trình mua hàng, khi bên bán không đủ năng lực cung cấp hàng, cung cấp hàng giả, hàng kém chất lượng. Qua phỏng vấn trực tiếp thì đa số các công ty thành viên thuộc Tập đoàn chưa thiết lập được các chỉ tiêu, qui trình cụ thể để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng. Tại mục 2.1.2 Tác giả đã phân tích những đặc điểm của từng lĩnh vực hoạt động tại Tập đoàn từ đó tìm ra những rủi ro chủ yếu liên quan đến lĩnh vực đó và thiết kế các thủ tục kiểm soát cần thiết. Về hoạt động mua hàng tại các công ty thành viên thuộc tập đoàn chứa đựng rất nhiều rủi ro như: giá cả, nhà cung cấp, tỷ giá, thị trường nhập khẩu. Thực trạng rủi ro và thủ tục kiểm soát các rủi ro đó được cụ thể trong từng lĩnh vực như sau:

Đối với lĩnh vực sản xuất sản phẩm cao su: kiểm soát quá trình mua hàng là rất quan trọng bởi lĩnh vực này luôn chịu rủi ro rất lớn về giá nguyên vật liệu đầu vào. Sản phẩm cao su có tỷ trọng nguyên vật liệu đầu vào tương đối lớn, chiếm từ 70 – 75% giá thành của sản phẩm. Các nguyên vật liệu này chủ yếu là cao su thiên nhiên, cao su tổng hợp, vải mành, than đen, thép tanh, hoá chất các loại và chất độn. Trong số các nguyên vật liệu trên thì cao su thiên nhiên chủ yếu có nguồn gốc từ trong nước, còn các nguyên vật liệu còn lại phần nhiều có nguồn gốc nhập khẩu. Hiện nay kinh tế trong nước và trên thế giới biến động thường xuyên, khủng hoảng kinh tế, nên giá nguyên vật liệu chịu rủi ro rất lớn, ảnh hưởng đến giá thành và tác động đến tiêu thụ sản phẩm, đến lợi nhuận thu được của các công ty. Mặt khác những nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài chịu tác

động của tỷ giá hối đoái. Với thực tế hiện nay các công ty sản xuất trong lĩnh vực này đã làm rất tốt việc kiểm soát tỷ giá nhập khẩu nguyên vật liệu như dự báo được biến động tỷ giá cũng như dự báo nhu cầu sử dụng ngoại tệ tương đối chính xác. Tuy nhiên các công ty vẫn chưa làm tốt việc kiểm soát nhà cung cấp, mua hàng để bình ổn được giá cả dẫn đến giá thành của sản phẩm cao su cao, ảnh hưởng đến sản lượng tiêu thụ. Các công ty vẫn còn chủ quan trong khâu mua vì cho rằng Việt Nam là một trong những nước có diện tích trồng cao su và sản lượng cao su xuất khẩu thuộc vào diện lớn nhất thế giới chủ quan trong khâu mua hàng, lựa chọn nhà cung ứng mang tính chủ quan, thiếu sự đánh giá và phân tích nhà cung cấp, không cân đối được nhu cầu tiêu thụ đang rất khó khăn và gian lận thương mại.

Đối với lĩnh vực sản xuất sản phẩm chất tẩy rửa: nguyên vật liệu của các công ty sản xuất chất tẩy rửa chủ yếu nhập khẩu từ nước ngoài nên chịu rủi ro nhiều về tỷ giá và nhà cung cấp nước ngoài. Trên thực tế các công ty này kiểm soát chưa tốt vấn đề này, dẫn đến giá mua nguyên vật liệu để sản xuất cao làm cho giá thành sản phẩm cao, sức tiêu thụ giảm

Đối với lĩnh vực sản xuất sản phẩm Pin, ắc qui: năng lực, chất lượng, giá cả của các nhà cung cấp các công ty sản xuất trong lĩnh vực này kiểm soát chưa tốt. Nguồn vật tư cũng vẫn phải nhập khẩu nhiều, chưa chủ động được nguồn vật tư.

Hai là, kiểm soát bán hàng và thu tiền, kiểm soát quá trình tiêu thụ và thanh toán với khách hàng được coi là nhiệm vụ hàng đầu của các công ty thuộc tập đoàn. Giải quyết khâu tiêu thụ tốt đồng thời khi bán được hàng thì thu được hết tiền thì doanh nghiệp mới có vốn để quay vòng. Kết quả điều tra về kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền tại các công ty thành viên thuộc tập đoàn được thể hiện qua

Bảng 2.12: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền	Có	Không	Không áp dụng
98	Công ty có xây dựng qui trình tiêu thụ sản phẩm hay không?	28	2
99	Các chính sách và thủ tục liên quan đến quá trình tiêu thụ có được qui định bằng văn bản cụ thể không?	28	2
100	Công ty có các chính sách khuyến khích tiêu thụ sản phẩm không?	16	14
101	Công ty có cán bộ kế toán chuyên trách thực hiện theo dõi chi tiết tình hình thanh toán đến từng khách hàng không?	27	2	1
102	Công ty có thực hiện đối chiếu công nợ kịp thời và đúng đắn đến từng khách hàng không?	30	0
103	Trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty Ông/ bà thường đối mặt với những rủi ro về công nợ, khó đòi không?	30	0

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện (Phụ lục 14)

Qua kết quả khảo sát ta thấy các công ty đều xây dựng qui trình tiêu thụ sản phẩm. Các chính sách và thủ tục liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm được qui định bằng văn bản cụ thể, từ đó giúp ích trong quá trình phân công công việc được rõ ràng, xác định được quyền hạn, nhiệm vụ và trách nhiệm của các bên. Về công nợ với khách hàng thì có 27/30 (chiếm 90%) các công ty đều có cán bộ kế toán chuyên trách để thực hiện theo dõi chi tiết tình hình thanh toán đến từng khách hàng và thường xuyên đối chiếu công nợ kịp thời, các báo cáo về tình hình thanh toán với từng khách hàng được báo cáo thường xuyên cho nhà quản lý để có các biện pháp đối phó kịp thời. Phỏng vấn một số các công ty thuộc tập đoàn cho thấy các công ty đã: Xây dựng được hệ thống kế hoạch bán hàng cho từng loại sản phẩm làm căn cứ để xây dựng các kế hoạch khác; Tổ chức ký hợp đồng bán hàng cho cả năm đối với từng nhà phân phối từ đó dự báo sát được sản phẩm tiêu thụ trong kỳ; Áp dụng một số các chính sách bán hàng tương đối thống nhất đó là bán hàng qua nhà phân phối với hình thức thanh toán ngay, giao hàng tại kho doanh nghiệp; Tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, giao hàng chặt chẽ.

Tuy nhiên, qua khảo sát cho thấy hầu hết các công ty TNHH MTV đều không có các chính sách khuyến khích tiêu thụ sản phẩm, còn các công ty cổ phần thì có các chính sách tốt hơn, tiêu thụ sản phẩm linh hoạt và hiệu quả hơn, có 14/30 (chiếm 46,6%) các công ty chưa thực hiện tốt chính sách này. Các thủ tục kiểm soát từ khâu đặt hàng, xuất hàng, lập hoá đơn, giao hàng, thanh toán diễn ra còn chậm, không linh hoạt, thủ tục còn rườm rà, phải qua nhiều khâu. Sự phối hợp giữa các khâu, bộ phận còn chưa hỗ trợ cho nhau trong quá trình thực hiện công việc. Về hoạt động bán hàng và thu tiền tại mục

2.1.2 đã phân tích cũng còn có nhiều rủi ro. Thực trạng về rủi ro và áp dụng các thủ tục kiểm soát được cụ thể tại các lĩnh vực:

Đối với lĩnh vực sản xuất Phân bón và thuốc bảo vệ thực vật: tồn kho rất nhiều do phải cạnh tranh từ hàng nhập khẩu và do hàng giả, hàng kém chất lượng sản xuất tràn lan trên thị trường, các chính sách maketing và tổ chức phân phối tiêu thụ sản phẩm của các công ty này thực hiện không tốt. Mặt khác rủi ro về công nợ khó đòi là rất lớn, có cả những yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan, 100% các công ty được hỏi đều gặp phải những rủi ro này, bán hàng mà không thu được tiền dẫn đến một số các công ty không có khả năng thanh toán, lỗ trầm trọng. Các công ty thành viên trong tập đoàn vẫn chưa xây dựng được các báo cáo về các chỉ tiêu cụ thể để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng. Theo khảo sát tại các công ty thành viên thuộc tập đoàn các thủ tục kiểm soát cơ bản đối với chu trình này đã được thiết lập bao gồm việc xây dựng kế hoạch bán hàng; Thực hiện ký kết hợp đồng bán hàng; Tổ chức các hoạt động bán hàng để thuận tiện cho công tác quản lý tiền hàng, thực hiện giao hàng khá chặt chẽ; Lập hóa đơn đầy đủ, chính xác, đúng kỳ. Tuy nhiên các thủ tục kiểm soát các thủ tục cũng bọc lộ những mặt hạn chế như: chưa xây dựng được lập dự toán thu tiền hàng; Xây dựng được các chỉ tiêu cụ thể phân tích tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng; Quản lý công nợ, hàng tồn kho, các chính sách bán hàng.

Đối với lĩnh vực sản xuất chất tẩy rửa: hiện nay các công ty này đang gặp khó khăn rất lớn đó là bán được hàng nhưng chưa thu được tiền. Kiểm soát thanh toán các công ty thực hiện chưa tốt. Các công ty chưa có qui trình theo dõi cụ thể các khoản công nợ phải thu. Không theo dõi công nợ theo từng hoá đơn. Chấp nhận các đơn hàng vượt định mức công nợ.

Luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH APATIT Việt

Nam [Phụ lục 05]

Ba là, kiểm soát hàng tồn kho, tập đoàn hóa chất với sản phẩm chủ lực là phân bón và hóa chất, việc quản lý hàng tồn kho có hiệu quả là rất khó khăn. Kết quả điều tra về kiểm soát hàng tồn kho tại các công ty thành viên thuộc tập đoàn được thể hiện qua

Bảng 2.13: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát hàng tồn kho

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về kiểm soát hàng tồn kho	Có	Không	Không áp dụng
104	Công ty có xây dựng qui trình kiểm kê vật tư, hàng hóa trong kho hay không?	4	26
105	Công ty có bố trí xắp xếp vật tư, hàng hóa thuận lợi đảm bảo cho việc kiểm soát kho và xuất bán không?	25	4	1
106	Định kỳ công ty có dà soát đánh giá thực trạng nguyên vật tư, thành phẩm tồn kho để xác định và phân loại hàng hóa ứ đọng, kém phẩm chất nhằm xử lý kịp thời không?	22	8
107	Định kỳ công ty có kiểm kê hàng tồn kho tùy theo tính chất của từng hàng tồn kho không?	29	1
108	Danh mục vật tư, hàng hóa tồn kho có được lập rõ ràng, thống nhất, phổ biến rộng rãi đến các bộ phận liên quan trong việc quản lý và theo dõi hàng tồn kho không	12	18
109	Việc cân, đông, đo, đếm hàng tồn kho có được chính xác không?	16	14
110	Việc quản lý hao hụt trong quá trình lưu kho công ty có quan tâm không?	21	9

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện (Phụ lục 14)

Qua bảng khảo sát ta thấy phần lớn các công ty có bố trí sắp xếp vật tư, hàng hóa thuận lợi cho việc kiểm soát và xuất bán. Có 29/30 (chiếm 96,6%) các công ty được hỏi có kiểm kê hàng tồn kho theo tính chất của từng hàng tồn kho. Có 22/30 (chiếm 73,3%) các công ty được hỏi có rà soát đánh giá thực trạng vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho để phân loại và có biện pháp xử lý.

Tuy nhiên có 26/30 (chiếm 86,6%) các công ty được hỏi chưa xây dựng qui trình kiểm kê vật tư, hàng hóa bằng văn bản nên rất khó cho công tác phân công và thực hiện việc kiểm kê phù hợp. Một số công ty chưa đánh giá rà soát thực trạng nguyên vật liệu, thành phẩm tồn kho để phân loại hàng hóa vật tư ứ đọng, kém phẩm chất nhằm xử lý kịp thời, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, phần đa các công ty cổ phần rất chú trọng đến điều này. Khi được hỏi có 18/30 (chiếm 60%) các công ty lập danh mục vật tư, hàng hóa chưa rõ ràng, thống nhất và truyền bá rộng rãi đến các bộ phận liên quan, dẫn đến danh mục vật tư nhiều khi khai bị trùng, khó cho việc kiểm tra và đối chiếu. Một số các công ty chưa quan tâm đến quản lý hao hụt trong quá trình lưu kho, có 9/30 (chiếm 30%) công ty được hỏi chưa quan tâm đến điều này. Các lĩnh vực sản xuất chứa đựng nhiều rủi ro trong lĩnh vực này và thực tế áp dụng các thủ tục kiểm soát được cụ thể:

Lĩnh vực khai thác và sản xuất phân bón: thực hiện điều tra phỏng vấn tại công ty Apatit Việt Nam thì kiểm soát hàng tồn kho thực hiện chưa tốt, chưa xây dựng định mức hao hụt của hàng tồn kho. Quặng khai thác từ khai trường về được đổ thành từng đống ở kho bãi để ngoài trời, theo từng loại (loại 1, loại 2, loại 3), kho quặng chịu tác động của môi trường tự nhiên như mưa, bão nên hao hụt mất mát nhiều, hơn nữa công ty lại không xây dựng định mức hao hụt cho nó, khi kiểm kê kho thì đo quặng theo m3 nên không chính xác. Vì để ngoài trời nên độ ẩm của quặng ở mỗi thời gian là khác nhau. Khi bán quặng lại theo tấn nên việc qui đổi khó kiểm soát. Quặng loại 1, 2 mang tiêu thụ ngay, còn quặng loại 3 được cấp cho nhà máy tuyển để chế biến thành thương phẩm sau đó mới bán. Trong quá trình vận chuyển cũng phát sinh hao hụt mà mất mát nhiều. Đối với lĩnh vực này tập đoàn giao cho công ty TNHH MTV Apatit Việt Nam độc quyền khai thác và chế biến để làm đầu vào cho các công ty sản xuất phân bón trong tập đoàn. Do tập đoàn không bù giá cho công ty Apatit nên giá bán quặng hiện nay mà công ty Apatit xây dựng có sự điều tiết của tập đoàn đã gần sát với giá thị trường trong nước, đảm bảo công ty Apatit bù đắp chi phí và kinh doanh có lãi, mặt khác các công ty phân bón trong tập đoàn cũng có mức giá đầu vào hợp lý. Do Nhà nước không cho xuất khẩu quặng nên hiện nay tập đoàn đang kiểm soát giá chuyển giao nội bộ tốt.

Lĩnh vực sản xuất phân bón: đối với các công ty sản xuất phân bón đầu vào là quặng, tồn kho có những công ty cũng để ngoài trời, có công ty để trong nhà kho có mái tre. Từ khâu vật liệu đưa vào sản xuất cho đến lúc đóng bao cũng hao hụt nhiều.

Bốn là, kiểm soát tài sản cố định, là một doanh nghiệp sản xuất, tài sản cố định là rất lớn, nên công tác này cũng được tập đoàn coi trọng bởi vì chi phí khấu hao và sửa chữa tài sản là những yếu tố nằm trong giá thành, nếu quan tâm không đúng mức thì giá thành sản phẩm sẽ rất cao mà còn ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất. Kết quả điều tra về kiểm soát tài sản cố định tại các công ty thành viên thuộc tập đoàn được thể hiện qua

Bảng 2.14: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát tài sản cố định

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về kiểm soát tài sản cố định	Có	Không	Không áp dụng
122	Tài sản cố định có được phân công tới bộ phận hoặc cá nhân để theo dõi không ?	29	0	1
123	Các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ có được thực hiện đúng theo qui định của nhà nước không ?	28	2
124	Các TSCĐ có được đánh số và ghi mã tài sản không?	5	24	1
125	Công việc kiểm kê tài sản có được thực hiện 1 năm 1 lần không?	30	0
126	Kết quả kiểm kê có được trình bày bằng văn bản và lập báo cáo không?	29	1
127	Công ty có tổ chức đánh giá tình trạng tài sản để lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng không?	29	1
128	Hàng năm có lập kế hoạch, dự toán để sửa chữa tài sản không?	28	2

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện (Phụ lục 14)