Bảng Kết Quả Điều Tra Về Tổ Chức Bộ Máy Kiểm Soát

HĐTV để giúp HĐTV trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý và điều hành Tập đoàn. Kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và hạn chế, khắc phục các sai sót, rủi ro trong quá trình hoạt động. Điều hành thông suốt an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn. Tuy nhiên hiện nay BKS mới thành lập, biên chế hiện nay có 3 người, công việc vẫn còn kiêm nhiệm quản lý tại công ty khác, hiệu quả hoạt động còn nhiều hạn chế. Mặt khác vai trò của BKS nội bộ tại tập đoàn còn mờ nhạt vì BKS do HĐTV bầu ra và phân công nhiệm vụ. HĐTV lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm. BKS hoạt động theo quy chế của HĐTV ban hành. Thù lao do chính công ty mẹ chi trả nên tính độc lập của BKS bị ảnh hưởng rất nhiều. Chưa có KSV do Nhà nước cử xuống tập đoàn

Tại các công ty thành viên, kết quả điều tra về tổ chức bộ máy kiểm được thể hiện qua

Bảng 2.6: Bảng kết quả điều tra về tổ chức bộ máy kiểm soát

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về tổ chức bộ máy kiểm soát	Có	Không	Không áp dụng
61	Trong công ty của Ông/bà có tổ chức ban kiểm soát không?	24	6
a	Các thành viên trong ban kiểm soát có tham gia chức vụ quản lý tại công ty khác không ?	30	0
b	Ban kiểm soát có am hiểu về kế toán tài chính không?	30	0
c	Theo Ông/bà ban kiểm soát tại công ty có phát huy được hiệu quả hay chưa ?	13	17

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 226 trang tài liệu này.

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện (Phụ lục 14)

Theo kết quả khảo sát kết hợp với phỏng vấn tại các công ty thành viên thuộc tập đoàn thì hầu hết các công ty thành viên thuộc Tập đoàn đều có Ban kiểm soát chiếm 80%, đều là những công ty cổ phần. Những công ty TNHH MTV có kiểm soát viên do tập đoàn bổ nhiệm xuống, có bầu một người là trưởng BKS để tổ chức thực hiện kiểm soát và báo cáo. Ngày 7/6/2013 theo Quyết định số 35/2013/QĐ – TTg đã ban hành qui chế hoạt động của KSV công ty TNHH MTV do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ theo đó có qui định tiêu chuẩn, chế độ hoạt động, quyền hạn, nghĩa vụ, tiền lương, thù lao, lợi ích của KSV, mối quan hệ giữa KSV với chủ sở hữu, HĐTV, TGĐ, GĐ. Chức năng của KSV bao gồm: thực hiện việc kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của HĐTV hoặc Chủ tịch công ty và TGĐ (GĐ) công ty trong tổ chức thực hiện quyền của chủ sở hữu, trong quản lý điều hành công việc kinh doanh tại công ty TNHH MTV; Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý và các báo cáo khác trước khi trình chủ sở hữu công ty hoặc cơ quan nhà nước có liên quan; Kiến nghị chủ sở hữu công ty các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh của công ty. Tháng 10/2013 Bộ Tài Chính đã bổ nhiệm một KSV xuống công ty mẹ tập đoàn và dự định tháng 12/2013 Bộ Công Thương tiếp tục bổ nhiệm thêm một người nữa làm KSV tại công ty mẹ tập đoàn. KSV tại công ty mẹ do Nhà nước bổ nhiệm có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với KSV chuyên ngành thẩm định báo cáo tài chính và kiểm soát các nội dung bao gồm: việc tăng vốn điều lệ, chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của công ty cho tổ chức, cá nhân khác; Việc bảo toàn và phát triển vốn của công ty; Việc thực hiện chế độ tài chính, phân phối thu nhập, trích lập và sử dụng các quỹ của công ty theo qui định của pháp luật

Các công ty cổ phần thì thành lập BKS có trưởng BKS và được phân quyền và nhiệm vụ theo điều lệ hoạt động công ty. BKS do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. BKS chịu sự chỉ đạo Đại hội đồng cổ đông, hoạt động độc lập. Được quyền quan hệ trực tiếp với GĐ, PGĐ, được quyền yêu cầu cá nhân trong công ty sắp xếp thời gian làm việc, cung cấp kịp thời và đầy đủ số liệu cần thiết cho việc kiểm tra, giám sát. Trường hợp có sự vi phạm thì trưởng ban KSNB báo cáo và xin ý kiến HĐQT giải quyết kịp thời.

Tuy nhiên theo kết quả phỏng vấn tại các công ty TNHH MTV thì Kiểm soát viên vẫn chưa phát huy được hết hiệu quả trong việc kiểm tra, kiểm soát các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp này là các doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước, kiểm soát viên do tập đoàn (công ty mẹ) đưa xuống để kiểm soát, KSV không thuộc công ty. Từ trước đến nay thì chỉ có phòng kế toán kiểm tra về công tác tài chính, hàng năm có kiểm toán nhà nước kiểm tra lại, nên việc phát hiện kịp thời những nhược điểm trong công tác tài chính cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực hiện sau khi kiểm toán xong, việc khắc phục hiệu quả chỉ được khắc phục trong kỳ kế tiếp. Việc đánh giá HTKSNB khi kiểm toán còn yếu, khắc phục chưa triệt để, việc phát hiện sự yếu kém sau khi đã xảy ra trong một thời gian dài nên khắc phục là rất khó khăn.

Tại các công ty cổ phần các thành viên của BKS do hội đồng cổ đông bầu ra. BKS tại các công ty cổ phần hoạt động hiệu quả hơn công ty TNHH MTV bởi có quyền hạn rất lớn. Nhưng trên thực tế cổ đông lớn có cổ phần chi phối Đại hội đồng cổ đông thường cử người đại diện nắm giữ các chức vụ cao nhất của HĐQT. Vì vậy danh nghĩa vẫn là Đại hội đồng cổ đông bầu nhưng bản chất vẫn là do các cổ đông có cổ phần chi phối quyết định. Hầu hết các thành viên trong BKS đều tham gia quản lý tại các công ty khác, trước ngày họp Đại hội đồng cổ đông thì tập trung vài ngày để kiểm tra và báo cáo. Định kỳ theo quý, năm tập trung lại lên kế hoạch kiểm tra toàn bộ hoạt động của đơn vị. Theo biên chế thì thành viên BKS phải có ít nhất 1 người là kế toán viên hoặc kiểm toán viên, nhưng theo kết quả phỏng vấn thì đa số không được đào tạo bài bản nên khả năng kiểm soát về lĩnh vực tài chính còn nhiều hạn chế. Với số lượng người ít, làm kiêm nhiệm như vậy thì việc đáp ứng yêu cầu đặt ra đối với BKS là khó có thể thực hiện được. Có 17/30 (chiếm 56,6%) các công ty được hỏi BKS chưa phát huy được hiệu quả hoạt động. Ngoài ra yếu kém của BKS còn xuất phát từ nhận thức của các bên liên còn kém cụ thể: không có qui định nào ghi rõ trách nhiệm của BKS phải gánh chịu nếu không hoàn thành nhiệm vụ, nên khi HĐQT, GĐ mắc lỗi thì các công ty không qui trách nhiệm cho BKS; kiến thức và kinh nghiệm của BKS không hội tủ bốn kỹ năng là quản lý rủi ro, năng lực chuyên môn về kiểm toán, năng lực hoạt động kinh doanh, năng lực giám sát sự tuân thủ pháp luật; Thiếu công cụ thu thập thông tin phục vụ chức năng giám sát. Thông thường chỉ dựa vào các báo cáo định kỳ của doanh nghiệp mà chỉ tiếp cận những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp. Do vậy mà ít nhiều ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của BKS

Thứ sáu, kiểm toán nội bộ, trước đây kiểm toán nội bộ còn được xuất hiện trong tổng công ty lớn, nhưng cho tới nay thì kiểm toán nội bộ của hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam gần như bị xóa sổ, nguyên nhân là nó không thực sự phát huy hiệu quả trong công tác kiểm tra, kiểm soát tại doanh nghiệp. Tự mình đặt ra rồi lại tự mình đi kiểm nên việc đánh giá thiếu tính khách quan, đôi khi cả nể, bỏ qua bởi không ai “vạch áo cho người xem lưng”.

Tại công ty mẹ, theo kết quả phỏng vấn không có kiểm toán nội bộ, công việc kiểm tra và giám sát toàn bộ hoạt động của tập đoàn dựa vào BKS nội bộ. Ngoài ra hàng năm hoạt động của công ty mẹ còn có kiểm toán Nhà nước, thanh tra chính phủ, thuế, các cuộc kiểm tra của các Bộ ngành liên quan. Cho nên Tập đoàn đã không hình thành KTNB tại công ty mẹ.

Tại các công ty thành viên, kết quả điều tra về kiểm toán nội bộ được thể hiện qua

Bảng 2.7: Bảng kết quả điều tra về kiểm toán nội bộ

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về kiểm toán nội bộ	Có	Không	Không áp dụng
62	Công ty của Ông/bà có tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ không ?	0	30
63	Theo Ông/bà thì hoạt động của ban kiểm soát có giống như kiểm toán nội bộ không?	14	16
64	Theo Ông/bà vai trò của kiểm toán nội bộ trong quản lý được đánh giá là quan trọng đúng không?	0	30
65	Theo Ông/bà thì cho đến nay Nhà nước có ban hành những văn bản hướng dẫn về qui trình và tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp không?	1	29
66	Theo Ông/bà ngay cả khi có kiểm toán nội bộ thì vẫn cần thiết phải có kiểm toán từ bên ngoài không?	28	2
67	Định kỳ Công ty Ông/bà có tiến hành đánh giá về tính hiệu quả của các hoạt động hay một bộ phận, một chi nhánh hay không?	3	27

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện (Phụ lục 14)

Theo kết quả khảo sát kết hợp với phỏng vấn thì có tới 100% công ty cho rằng kiểm toán nội bộ trong quản lý là không quan trọng, không tổ chức bộ phận KTNB. Sở dĩ có điều này là do sự hạn chế trong vấn đề tự kiểm của kiểm toán nội bộ. Nhận thức về kiểm toán nội bộ của nhà quản lý trong các doanh nghiệp đều chưa rõ ràng và đúng đắn, thậm chí có sự đánh đồng đặc điểm về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của KTNB với KSNB được thiết lập tại đơn vị, có 14/30 (chiếm 46,6%) ý kiến nhìn nhận BKS và bộ phận kiểm toán nội bộ là tương tự nhau. Họ chưa nắm bắt được các nội dung cơ bản về bản chất, chức năng, nhiệm vụ của KTNB, cũng như cách thức tổ chức và vận dụng KTNB trong doanh nghiệp.

Hơn nữa Nhà nước cũng chưa có văn bản hướng dẫn rõ ràng về qui trình và tổ chức bộ máy KTNB trong doanh nghiệp. Có 28/30 (chiếm 93,3%) công ty cho rằng vẫn cần phải có kiểm toán từ bên ngoài (kiểm toán độc lập) trong khi vẫn có KTNB và như vậy là rất tốn kém, hiệu quả kinh tế không cao, nhất là các công ty cổ phần hoạt động cần phải tiết kiệm chi phí tối đa nhưng phải đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình hoạt động. Theo kết quả khảo sát có 90% các công ty trong tập đoàn thì ngay cả khi không có kiểm toán nội bộ thì công ty vẫn thường xuyên đánh giá về tính hiệu quả của các hoạt động, các bộ phận hay chi nhánh để từ đó điều chỉnh. Kiểm soát xoay quanh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như kiểm soát thông tin; kiểm soát nguồn lực, kiểm soát

qui trình sản xuất và kiểm soát các hoạt động khác có liên quan (chất lượng sản phẩm, kế hoạch sản xuất…). Tuy nhiên hệ thống này chưa chú trọng tới việc kiểm soát tài chính, kiểm soát tài chính mới chỉ dừng lại ở công tác kiểm tra kế toán. Theo kết quả phỏng vấn tại một số công ty thì phần lớn các công ty cổ phần đều thuê kiểm toán độc lập thực hiện với mục đích phục vụ nhu cầu thông tin về tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh nên công ty cũng tiếp cận được kênh thông tin tham chiếu có tính khách quan và độc lập về hiện trạng tài chính của công ty mình. Tuy nhiên bản chất của cuộc kiểm toán này là kiểm toán thông tin, chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của những đối tượng bên ngoài. Bên cạnh đó một số các công ty cổ phần không niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán còn chưa thực hiện được điều này. Như vậy môi trường kiểm soát các công ty con thuộc Tập đoàn Hóa chất Việt Nam đang khiếm khuyết một nhân tố cơ bản là bộ phận kiểm toán nội bộ với tư cách là một hoạt động độc lập với chức năng kiểm tra, đánh giá và tư vấn một cách có hệ thống, nhằm trợ giúp cho Nhà quản lý cải thiện được các hoạt động của mình, từ đó đảm bảo được tính hiệu lực trong kiểm soát, tính hiệu quả trong việc thực hiện các hoạt động và hiệu năng trong quản lý.

Thứ bảy, các nhân tố bên ngoài, theo kết quả phỏng vấn tại Tập đoàn thì hiện nay tập đoàn chịu sự chi phối bởi các qui định pháp luật có liên quan như Luật doanh nghiệp, Luật thương mại, Luật đấu thầu, Luật kế toán, Luật thuế, Luật lao động…và các thông tư, nghị định, văn bản dưới luật. Tuy nhiên đối mô hình tập đoàn kinh tế nói chung và Tập đoàn Hoá chất Việt Nam nói riêng, các văn bản luật còn nhiều bất cập cụ thể: chưa có qui định quản lý tài chính thích hợp với mô hình Tập đoàn, việc tạo lập vốn cho TĐKT Nhà nước còn nhiều hạn chế (vốn điều lệ được cấp thấp hơn nhu cầu khi thành lập, chuyển đổi); Năng lực quản lý, giám sát của Nhà Nước không theo kịp đổi mới về cơ chế tài chính DNNN và TĐKTNN. Ngoài ra tập đoàn còn chịu sự kiểm tra của các cơ quan Nhà Nước như: Thanh tra Chính phủ, Kiểm toán Nhà Nước, Kiểm toán độc lập, Cơ quan thuế

2.2.2 Thực trạng hệ thống thông tin tại Tập đoàn Hoá chất Việt Nam

2.2.2.1 Hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp

Thông tin đóng vai trò quan trọng trong HTKSNB, hệ thống thông tin là một nội dung chủ yếu. Sự vận hành hệ thống KSNB được thực hiện tốt nếu hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp được thông suốt và hiệu quả

Tại công ty mẹ, theo kết quả điều tra, phỏng vấn, kênh để truyền thông tin đến toàn bộ các cá nhân bộ phận liên quan thông qua mạng bằng cách gửi thư qua gmail và yahoo, thông qua việc gửi các văn bản bằng bản cứng, thông qua trao đổi trực tiếp, hoặc thông qua điện thoại. Sự truyền đạt thông tin hiện nay cũng đã đáp ứng được nhu cầu công việc. Tuy nhiên, Email đã được tồn tại và phát triển trong hơn 20 năm qua, nhưng gần đây con người mới để ý và nhận ra những thế mạnh, sự quan trọng và những điều còn thiếu, yếu kém trong việc đưa mọi thứ vào trong một Inbox. Trong quá trình làm việc nhân viên phải tiếp nhận quá nhiều email và luôn trong trạng thái "ngập inbox" – "loạn email" và bỏ sót, quên việc. Ngoài ra nhân viên còn gặp rất nhiều thư rác, thời gian để lọc email cũng chính là thời gian nhân viên bị phân tâm với công việc rất nhiều. Trong khi mọi nhân viên trong một tổ chức thường là dùng email để truy cập và tra cứu thông tin, nhưng thực ra không phải ai cũng có được những thông tin về hoạt động trong chính tổ

chức mình. Chỉ những người có tên trong danh sách "người nhận" mới thực sự được biết về thông tin đó và trong trường hợp người gửi gõ nhầm địa chỉ email hay quên đưa bạn vào danh sách, lúc đó nhân viên sẽ bị mất thông tin. Và thực tế rằng không phải ai cũng nhớ được hết địa chỉ email của thành viên trong công ty, và khi địa chỉ liên lạc của trình duyệt email bạn nhiều và phình ra, thì việc quên gửi thư cho một ai đó là điều rất hay gặp. Để khắc phục được điều này công ty cần phải có mạng nội bộ để truyền đạt thông tin, nhưng hiện nay công ty mẹ chưa xây dựng.

Tại các công ty thành viên, kết quả điều tra về hệ thống thông tin được thể hiện qua

Bảng 2.8: Bảng kết quả điều tra về hệ thống thông tin

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về Hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp	Có	Không	Không áp dụng
68	Công ty có áp dụng hệ thống mạng nội bộ để truyền đạt thông tin tới những mọi người trong công ty không?	0	30
69	Khi có nhu cầu ra quyết định, nhà quản lý có được những thông tin kịp thời và đầy đủ không?	25	5
70	Sự truyền đạt thông tin trong doanh nghiệp có thực sự hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ đến từng nhân viên không, bộ phận không?	19	11
71	Hệ thống thông tin trong công ty có giúp ích cho Nhà quản lý nhận diện và đối phó với những rủi ro và tận dụng được tối đa các cơ hội trong kinh doanh hay không?	18	12
72	Doanh nghiệp có cơ chế phù hợp để thu thập thông tin từ bên ngoài không?	17	13
73	Sự truyền đạt thông tin từ công ty mẹ xuống có kịp thời, đầy đủ và chính xác không?	30	0

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện (Phụ lục 14)

Qua kết quả khảo sát và phỏng vấn ta thấy khi có nhu cầu ra quyết định thì nhà quản lý có được những thông tin kịp thời và đầy đủ, và có những điều chỉnh kịp thời và xử lý đúng đắn. Trong tập đoàn thì sự truyền đạt thông tin từ công ty mẹ xuống các công ty thành viên kịp thời, chính xác và đầy đủ. Thông tin huyết mạch từ công ty mẹ - Tập đoàn Hóa chất Việt Nam xuống các công ty con đó là thông qua người đại diện. Người đại diện có trách nhiệm cung cấp thông tin cho tập đoàn (và cung cấp bổ sung nếu có thay đổi) các thông tin (theo các biểu mẫu kèm theo) gồm: Ý kiến nội dung họp HĐQT/ Đại hội Đồng Cổ Đông: Biểu mẫu - 01/BM – NĐD [Phụ lục 07]. Đối với các thông tin định kỳ thì NĐD căn cứ vào tình hình và số hiệu báo cáo của các doanh nghiệp, gửi thông tin bằng văn bản cho tập đoàn về tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và hiệu quả sử dụng vốn góp của tập đoàn và các rủi ro tiềm ẩn. Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh theo Biểu mẫu – 05/BM – NĐD [Phụ lục 11]. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày họp HĐQT, HĐTV, Ban điều hành, người đại diện là thành viên HĐQT/HĐTV/TGĐ(GĐ)/PGĐ doanh nghiệp gửi nghị quyết. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày họp Đại hội đồng cổ đông, NĐD gửi biên bản Đại hội đồng cổ đông, Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, giấy xác nhận trả cổ tức và các tài liệu Đại hội đồng cổ đông khác cho tập đoàn.

Đối với các thông tin bất thường thì NĐD thông báo kịp thời cho tập đoàn có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp hoặc quyền lợi của tập đoàn như: tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng bị phong tỏa; doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh; bị thu hồi giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy phép hoạt động; có quyết định khởi tố các thành viên HĐQT/HĐTV, GĐ hoặc TGĐ, PGĐ hoặc PTGĐ, KTT của doanh nghiệp; có kết luận của cơ quan thuế về doanh nghiệp vi phạm pháp luật về thuế; các tranh chấp lớn và các thông tin khác. Về hình thức của thông tin mà người đại diện cung cấp cho tập đoàn là tùy theo nội dung, tính cấp bách của công việc mà có thể trao đổi thông tin bằng: văn bản, fax, email, điện thoại trực tiếp. Đối với các phương án và tài liệu mật người đại diện thông báo trực tiếp hoặc gửi tập đoàn bằng thư đảm bảo. Đối với quyết định khác hoặc các công việc đột xuất có thể liên lạc bằng các phương tiện khác. Qua điều tra đa số các công ty chiếm 83,3% thông tin được cung cấp kịp thời để ra quyết định. Các kênh thông tin được xây dựng đầy đủ và thông suốt

Tuy nhiên, các công ty con chưa xây dựng hệ thống mạng nội bộ để truyền đạt thông tin tới mọi thành viên trong công ty. Hệ thống mạng nội bộ khi xây dựng sẽ đáp ứng được nhu cầu truyền đạt thông tin rất lớn. Mọi thành viên, bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể truy cập, mỗi một nhân viên đều được cấp một mật khẩu và được đăng ký trên hệ thống mạng trở thành một danh bạ những người sử dụng. Lý lịch của mỗi nhân viên như: Họ và tên, ngày thàng năm sinh, địa chỉ mail, số điện thoại, địa chỉ nhà riêng… đều có thể được đăng ký trong danh bạ người sử dụng. Danh bạ người sử dụng được xây dựng tương ứng với các phòng ban, xí nghiệp trực thuộc. Có thể tự xây dựng nhóm những người sử dụng. Thông tin truyền đạt đi có thể truyền đạt trên hệ thống thông báo để cho toàn thể trong hệ thống những người sử dụng xem được. Những thông tin đòi hỏi sự riêng biệt, bí mật thì gửi riêng. Xây dựng hệ thống này thì bất cứ một nhân viên mới nào khi được tuyển dụng và được cấp mật khẩu đều có thể truy cập và hiểu rõ được công ty của mình có những bộ phận phòng ban nào, từng vị trí và từng người trong công ty, chức danh, nhiệm vụ, quan hệ giữa những người và bộ phận rất mật thiết. Tổng giám đốc hoặc các cấp lãnh đạo cũng như nhân viên đều có quyền truy cập như nhau nên nhà quản lý có thể lắng nghe trực tiếp sự phản hồi ý kiến của từng thành viên, từng bộ phận trong công ty một cách nhanh nhất, dân chủ. Nhân viên không còn lo lắng là gặp và bày tỏ với các cấp lãnh đạo khó khăn nữa. Mặt khác Nhà quản lý cũng biết được rõ rất từng bộ phận phòng ban, đơn vị trực thuộc và nhân viên tương ứng với từng bộ phận công ty mình để truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả. Xử lý và truyền đạt các thông tin bằng hệ thống mạng nhưng các quyết định, yêu cầu công việc, thông báo vẫn phải in ra bằng bản cứng để ký tá và lưu trữ. Tuy nhiên hệ thống mạng cũng lưu trữ hết những thông tin gửi đi vào ngày nào, giờ nào nên việc kiểm soát thời gian ra các quyết định với việc hoàn thành là rất hiệu quả. Hơn thế nữa hệ thống mạng nội bộ còn đăng tất cả các thủ tục, qui trình làm việc để mọi thành viên trong công ty đều hiểu rõ công việc của mình, mối quan hệ giữa các phòng ban để tiện giao dịch. Khi một nhân viên trong công ty không làm nữa hệ thống mạng sẽ loại bỏ, và nhân viên này cũng không thể đăng nhập được nữa. Có thể thấy vai trò của hệ thống mạng nội bộ là rất lớn nhất là đối với những doanh nghiệp có qui mô lớn, công việc nhiều, bộ máy tinh gọn thì cần thiết phải có mạng nội bộ.

Hiện nay hầu hết các bộ phận phòng ban và các đơn vị trực thuộc trong công ty đều giao dịch và truyền đạt thông tin qua một địa chỉ mail cố định. Điều này dẫn đến việc truyền đạt thông tin chưa hiệu quả. Có 11/30 (chiếm 36,6%) các các công ty được hỏi và phỏng vấn thì sự truyền đạt thông tin chưa hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ đến từng nhân viên. Có 12/30 (chiếm 40%) các công ty được hỏi hệ thống thông tin chưa giúp ích được cho nhà quản lý nhận diện và đối phó với những rủi ro và tận dụng tối đa cơ hội kinh doanh. Có 13/30 (chiếm 43,3%) các công ty không có cơ chế phù hợp cho việc thu thập từ thông tin bên ngoài. Tất cả những điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh. Công ty sẽ thụ động trong việc thu nhận thông tin, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, việc đối phó với những rủi ro kém hiệu quả.

Trong thời gian gần đây giới công nghệ thông tin và các doanh nghiệp đang xuất hiện một thuật ngữ khá phổ biến đó là ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nó là ba từ viết tắt của Resource (Tài nguyên) – Planning (Hoạch định) – Enterprise (Doanh nghiệp). Với hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động, đẩy mạnh quá trình truyền thông hiệu quả, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên tại công ty mẹ và các công ty thành viên thuộc tập đoàn không áp dụng hệ thống này với lý do là phần mềm này có chi phí rất cao và rất khó khăn cho việc lựa chọn nhân sự.

2.2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán

Trong hệ thống thông tin thì hệ thống thông tin kế toán là quan trọng nhất, là “trái tim” của mọi công việc được tiến hành trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống sổ sách và hệ thống báo cáo kế toán.

Tại công ty mẹ, theo kết quả điều tra, phỏng vấn và tìm hiểu tài liệu, yêu cầu quan trọng nhất đối với việc tổ chức công tác kế toán là việc hợp nhất các chỉ tiêu tài chính. Để làm được điều này cần phải có sự phân công công việc rõ ràng, thiết lập được mối quan hệ hạch toán kế toán giữa các đơn vị thành viên để cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho việc hợp nhất báo cáo tài chính. Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán đều thực hiện theo: Quyết định 15/2006/QĐ – BTC; Chuẩn mực 25 “Báo cáo tài chính hợp nhất và các khoản đầu tư vào công ty con”; Chuẩn mực số 07 “Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết”; Chuẩn mực số 08 “Thông tin tài chính về các khoản góp vốn liên doanh; Chuẩn mực số 11 “Hợp nhất kinh doanh”. Hệ thống tài khoản được xây dựng thống nhất tại công ty mẹ và các công ty thành viên. Các tài khoản liên quan đến hợp nhất được qui định cụ thể và chi tiết như: công nợ nội bộ, doanh thu nội bộ, đầu tư tư tài chính được qui định thêm các tài khoản cấp 2, 3. Ngoài việc phải lên báo cáo tài chính của công ty mẹ, công ty mẹ còn phải lập báo cáo tài chính hợp nhất gồm: Bảng cân đối kế toán hợp nhất; Báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất; Bản thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất. Nhìn chung công tác kế toán tại công ty mẹ thực hiện tốt và đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng cần thông tin kế toán.

Tại các công ty thành viên, kết quả điều tra về hệ thống thông tin kế toán được thể hiện qua

Bảng 2.9: Bảng kết quả điều tra về hệ thống thông tin kế toán

Câu hỏi

Nội dung câu hỏi về hệ thống thông tin kế toán	Có	Không	Không áp dụng
74	Hiện nay công ty của Ông/bà đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15 đúng không?	30	0
75	Thủ tục phê duyệt chứng từ tại công ty có được thực hiện trên máy vi tính không?	0	30
76	Công ty có qui định rõ bằng văn bản trình tự lập và luân chuyển chứng từ không?	14	16
77	Công ty có qui định việc phân cấp ký chứng từ kế toán bằng văn bản để đảm bảo yêu cầu quản lý, kiểm soát chặt chẽ và an toàn tài sản không?	11	19
78	Công ty có hướng dẫn việc sử dụng các loại chứng từ, mẫu biểu không?	24	5	1
79	Công ty có qui định nơi lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán không?	30	0
80	Hệ thống tài khoản kế toán của công ty có mở chi tiết đến tài khoản cấp 2,3 để phù hợp với đặc điểm của đơn vị và đáp ứng được yêu cầu quản lý không?	30	0
81	Hình thức ghi sổ kế toán hiện nay đang được áp dụng tại Công ty là hình thức Nhật ký chung có sử dụng phần mềm kế toán đúng không?	25	5
82	Phần mềm kế toán có phân quyền để giải quyết các công việc kế toán không?	25	5
83	Hệ thống báo cáo tài chính theo chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng có phù hợp với việc cung cấp thông tin thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà Nước không?	30	0
84	Hàng tháng công ty có in sổ kế toán không?	0	30
85	Công ty có tổ chức hệ thống kế toán quản trị không?		30

(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do tác giả thực hiện (Phụ lục 14)

Theo kết quả khảo sát và phỏng vấn tại công ty thành viên. Hầu hết các công ty đều áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC do Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/3/2006. Vì vậy việc vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán tại các doanh nghiệp đều tuân thủ theo Quyết định này

Về hệ thống chứng từ, hệ thống chứng từ tại công ty mẹ và các công ty con đều được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC, ngoài các chứng từ bắt buộc được qui định cụ thể trong quyết định thì công ty mẹ và các công ty thành viên thuộc tập đoàn còn sử dụng chứng từ hướng dẫn tự doanh nghiệp thiết kế, đảm bảo đầy đủ các thông tin trên bản chứng từ để phản ánh mà minh chứng cho các nghiệp vụ xẩy ra tại doanh nghiệp. Việc kiểm tra, xử lý chứng từ không những được thực hiện ở phòng kế toán mà còn được thực hiện ở các bộ phận khác nhau. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ bao gồm: kiểm tra đầy đủ 5 yếu tố cơ bản trên bản chứng từ (tên gọi của chứng từ, ngày tháng năm phát sinh, số hiệu và chữ ký dấu, nội dung của chứng từ, đơn vị đo lường); Kiểm tra tính hợp