Số Văn Bản Đến, Đi Xử Lý Trên Hệ Thống Idesk

phòng UBND tỉnh đã triển khai Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (iDesk), hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh; tổ chức triển khai đến 100% CBCCVC; đầu tư hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến để phục vụ các cuộc họp của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành với các huyện; bên cạnh đó đã đưa vào tiếp nhận và sử dụng hiệu quả các phần mềm ứng dụng chuyên môn như: Phần mềm quản lý tài sản, sổ sách kế toán (MiSa); phần mềm theo dõi công việc; hệ thống phần mềm quản lý cán bộ, công chức…

2.3.3.1. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành

Hình 2.1: Giao diện Phần mềm quản lý văn bản và điều hành (iDesk) (Nguồn: http://qlvb.vpubnd.daklak.gov.vn)

- Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh (iDesk) được triển khai theo Quyết định số 2530/QĐ-UBND ngày 27/10/2014 của UBND tỉnh Đắk Lắk. Phần mềm iDesk đã được triển khai từ cấp tỉnh đến cấp xã; trong năm 2020: Có 887.268 văn bản điện tử đã được trao đổi liên thông giữa các CQNN từ cấp tỉnh tới cấp xã. 100% văn bản trao đổi giữa các CQNN (trừ văn bản mật) dưới dạng điện tử thay thế văn bản giấy và được ký số; 90% hồ sơ công việc tại cấp tỉnh được xử lý trên môi trường mạng; 60% hồ sơ công việc

cấp huyện được xử lý trên môi trường mạng; 30% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng. [39, tr.8]

- Phần mềm quản lý văn bản và điều hành (iDesk) được 100% công chức, viên chức sử dụng thường xuyên, hiệu quả. Văn phòng UBND tỉnh đã chủ động và phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện hàng trăm lượt chỉnh sửa hệ thống cho phù hợp với đặc thù nghiệp vụ văn thư tại Văn phòng UBND tỉnh, kết nối liên thông và gửi nhận văn bản điện tử với trục liên thông văn bản quốc gia (4 cấp chính quyền) từ năm 2019 theo đúng yêu cầu và lộ trình của Chính phủ. Đã áp dụng chữ ký số để ký số và số hóa 100% văn bản, 100% văn bản điện tử ban hành được gửi qua hệ thống (Văn phòng UBND tỉnh đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quy định danh mục văn bản điện tử chỉ gửi bản điện tử và danh mục văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy). Trang bị thiết bị thông minh cho lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký số văn bản (trong đó, 100% lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký số văn bản điện tử).

Bảng 2.3: Số văn bản đến, đi xử lý trên hệ thống iDesk

NĂM

TỔNG SỐ VĂN BẢN ĐẾN	TỔNG SỐ VĂN BẢN ĐI
2016	30.105	16.318
2017	31.528	17.198
2018	37.844	18.117
2019	41.865	18.612
2020	48.374	19.204

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 129 trang tài liệu này.

(Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện công tác Văn phòng năm 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 của Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk)

2.3.3.2. Thư điện tử công vụ

Hệ thống thư điện tử của tỉnh Đắk Lắk được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông - Sở Thông tin và Truyền thông, với tên miền trên mạng Internet là http://mail.daklak.gov.vn; hiện nay có trên 46.000 tài khoản thư điện tử công vụ được cấp cho các cơ quan, tổ chức, CBCCVC trên địa bàn tỉnh dùng để trao đổi thông tin trong công việc. [39, tr.8]

Hình 2.2: Giao diện hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh (Nguồn: http://mail.daklak.gov.vn)

Hệ thống thư điện tử công vụ được cấp cho toàn bộ CBCCVC Văn

phòng UBND tỉnh (với tên miền là …@vpubnd.daklak.gov.vn) sử dụng để trao đổi thông tin, văn bản điện tử phục vụ cho yêu cầu công việc. Để sử dụng hiệu quả thư điện tử công vụ thì tất cả cá nhân phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của mình trong giờ làm việc, ít nhất 04 lần trong ngày, 02 lần vào buổi sáng và 02 lần buổi chiều để kịp thời xử lý công việc nhận được qua hộp thư điện tử một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất; đồng thời, khuyến khích các cá nhân mở hộp thư điện tử của mình thường xuyên trong giờ làm việc.

- Thực hiện Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng và vận hành hệ thống thư điện tử tỉnh Đắk Lắk, tất cả CBCCVC của Văn phòng UBND tỉnh khi trao đổi công việc, thực hiện giao dịch công với các cá nhân, phòng, đơn vị, với các sở, ban, ngành, địa phương và với Bộ, ngành Trung ương đều sử dụng thư điện tử công vụ đã được cấp phát.

- Hệ thống thư điện tử tỉnh đã hỗ trợ tốt công tác điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh; là công cụ trao đổi công việc chủ yếu giữa Văn phòng UBND tỉnh với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài tỉnh, cũng như giữa các CBCCVC góp phần tích cực vào cải cách hành chính, giảm văn bản giấy, thực hiện tiết kiệm, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh.

2.3.3.4. Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến được triển khai đã thực hiện tốt việc tổ chức các cuộc họp của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành với các địa phương trong tỉnh, với Trung ương cũng như chuyển tiếp các cuộc họp của Trung ương đến cấp huyện. Nhất là trong thời điểm tình hình dịch bệnh COVID-19 diễn biến phức tạp, hình thức họp trực tuyến hay hội nghị truyền hình trực tuyến đã trở thành hoạt động thường xuyên và được khuyến khích sử dụng thay thế hình thức họp, hội nghị trực tiếp.

Thời gian qua, hình thức họp trực tuyến và hội nghị truyền hình trực tuyến đã được áp dụng tối đa, thay thế, hạn chế các cuộc họp, hội nghị trực tiếp; giúp lãnh đạo các cấp triệu tập, chủ trì các cuộc họp nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả; giảm thời gian, chi phí tổ chức các cuộc họp.

2.3.3.5. Ứng dụng các phần mềm đặc thù

Văn phòng UBND tỉnh đã triển khai và sử dụng một số phần mềm đặc thù chuyên ngành để phục vụ công tác chuyên môn như:

- Phần mềm quản lý tài sản, kế toán (Misa): Giúp nâng cao hiệu quả,

tiết kiệm thời gian tác nghiêp của công chức trông công tác quản lý tài sản, thực hiện các nghiệp vụ kế toán.

- Nghiên cứu và đưa vào sử dụng phần mềm theo dõi công việc nhằm giúp các phòng chuyên môn theo dõi công việc của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh đã giao cho các sở, ngành, địa phương. Năm 2019, Văn phòng UBND tỉnh nâng cấp phần mềm theo Quyết định số 06/2019/QĐ-UBND 26/04/2019 của UBND tỉnh về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao ban hành kèm theo Quyết định số 45/2016/QĐ-UBND ngày 30/12/2016 và nghiên cứu, thiết kế phân hệ theo dõi chương trình công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trên phần mềm nội bộ.

- Tổ chức triển khai sử dụng Phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC, đã cập nhật tổng hồ sơ sơ công chức là 75 hồ sơ, tổng số hồ sơ viên chức là 11 viên chức.

- Ngoài ra, Văn phòng UBND tỉnh còn đưa vào sử dụng phần mềm theo dõi khách vào làm việc tại trụ sở UBND tỉnh.

2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ người dân và doanh nghiệp

2.3.4.1. Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

- Từ cuối năm 2019, Văn phòng UBND tỉnh đưa vào vận hành Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, đến nay tất cả các sở, ngành trên địa bàn tỉnh đã tổ chức thực hiện tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC của đơn vị mình tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh. Việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm đã được Văn phòng UBND tỉnh quan tâm đầu tư và triển khai, phối hợp với các sở, ngành có liên quan đẩy mạnh sử dụng Hệ thống dịch vụ công trực tuyến tích hợp một cửa liên thông tỉnh Đắk Lắk (iGate), Cổng Dịch

vụ công để tiếp nhận, giải quyết có hiệu quả, nhanh chóng thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp.

Hình 2.3: Giao diện Cổng dịch vụ công của Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Đắk Lắk

(Nguồn: http://hanhchinhcong.daklak.gov.vn)

- Hiện nay, hệ thống iGate đã cung cấp 1.642 dịch vụ công trực tuyến, trong đó có 605 dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 394 dịch vụ công mức độ 4. Hệ thống iGate đã tiếp nhận 330.450 hồ sơ, đã giải quyết 322.198 hồ sơ theo cơ chế Một cửa điện tử liên thông; có 34.117/278.880 hồ sơ được nộp, tiếp nhận và giải quyết trực tuyến mức độ 3 trên hệ thống iGate, chiếm tỷ lệ 12,2%; có 17.289/278.880 hồ sơ được nộp, tiếp nhận và giải quyết trực tuyến mức độ 4 trên hệ thống iGate, chiếm tỷ lệ 6,2%. [27, tr.9]

- Thường xuyên cập nhật, đào tạo, bồi dưỡng lực lượng công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm sử dụng thành thạo các hệ thống CNTT (hệ thống iGate và các hệ thống CNTT chuyên ngành), từng bước tạo được tính chuyên nghiệp, minh bạch, tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong quá trình

tiếp nhận và trả kết quả TTHC, được người dân, doanh nghiệp ủng hộ, đánh giá cao.

15%

17%

60%

Rất tốt

Tốt

Tương đối tốt

Không tốt

Biểu đồ 2.2: Đánh giá của người dân về chất lượng dịch vụ công trực tuyến do UBND tỉnh Đắk Lắk cung cấp

(Nguồn: Khảo sát của tác giả, câu 7, phụ lục 6)

Biểu đồ 2.2 cho ta thấy có 8% người dân được khảo sát cho rằng chất lượng dịch vụ công do UBND tỉnh Đắk Lắk cung cấp là rất tốt; có 17% cho rằng là tốt; có 60% cho rằng là tương đối tốt và có 15% cho rằng là không tốt. Có thể thấy, công tác triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến dựa trên nền tảng ứng dụng CNTT hiện đại để tiếp nhận và xử lý hồ sơ TTHC đã mang lại nhiều tiện ích, thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp, góp phần từng bước cải thiện mối quan hệ giữa chính quyền và người dân ngày càng thân thiện hơn; giảm bớt những phiền hà, nhũng nhiễu và tạo thuận lợi cho người dân khi đến giao dịch với cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên, việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến của chính quyền Đắk Lắk vẫn còn một số tồn tại, hạn chế dẫn đến sự không hài lòng của người dân; UBND tỉnh cần phải nghiên cứu và khắc phục, nhằm đưa đến cho người dân những trải nghiệm tốt hơn khi sử

dụng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh.

2.3.4.2. Trang Thông tin điện tử của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk

Hình 2.4: Trang Thông tin điện tử Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk (Nguồn: http://vpubnd.daklak.gov.vn)

- Trang thông tin điện tử của Văn phòng UBND tỉnh đã đảm bảo đúng

quy định về kết cấu, nội dung, bảo mật thông tin, các thông tin được đăng tải đầy đủ, kịp thời để người dân, doanh nghiệp biết, theo dõi.

- Trang Thông tin điện tử Văn phòng UBND tỉnh đã cung cấp đầy đủ các thông tin chung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị thuộc và trực thuộc; thường xuyên đưa tin, bài về hoạt động, chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, của Văn phòng UBND tỉnh; cung cấp đầy đủ, kịp thời đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước, văn bản hành chính, văn bản chỉ đạo điều