Trả buồng và thanh toán - CĐ nghề Du lịch Vũng Tàu

Hình 45: Hóa đơn lẻ/hóa đơn bộ phận

* Phiếu theo dõi chi phí của đoàn khách

PRACTICAL HOTEL KHÁCH SẠN THỰC HÀNH

dd: 459 Trương Công Định. P7, TP Vũng Tàu Tel: 0643 533 033. Fax: 0643 533 003

GROUP FOLIO

PHIẾU THEO DÕI CHI PHÍ CỦ ĐOÀN KHÁCH

GROUP N ME:………………………………………… Tên đoàn khách

ORG NIS TION:…………………….……………… Cơ quan

GROUP LE DER:………..…………………………… Tên đoàn

TOT L No. OF ROOM……………… Tổng số buồng:

… TOT L No. OF GUESTS:.………….

Tổng số khách

ET :………………ETD………….. Ngày đến: Ngày đi

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 183 trang tài liệu này.

CONTRACT DETAILS

Chi tiết hợp đồng

CONTR CT No./Số hợp đồng:

………………….…

OTHERS/ Các khoản khác: ………………………..

ROOM TYPES/RATES:

Loại buồng/Mức giá:

…………………………

………..………………

No.

BILL No Số hóa đơn	DESCRIPTIONS Diễn giải	QUANTITY Số lượng	UNIT PRICE Đơn giá	AMOUNT Số tiền

Exchange rate:

Sub total: ………………………… Service: …………………………… V T: ………………………………

GR ND TOT L:………………………. Tổng cộng:

In words/ Bằng chữ: …..……………………………………….…………………………………..………………

Guest‟s signature Cashier‟s signature

Chữ ký khách hàng Thu ngân

Hình 46: Phiếu theo dõi chi phí của đoàn khách

- Phiếu tổng hợp chi phí là một chứng từ dạng bảng phản ánh tổng hợp các chi phí của khách phát sinh trong toàn bộ quá trình lưu trú của khách tại khách sạn. Bảng tổng hợp chi phí này do các nhân viên lễ tân hoặc thu ngân lập nên trên cơ sở tổng hợp dữ liệu tất cả các khoản chi phí đã phát sinh của khách. Vì ở dạng hoá đơn tổng hợp nên nó còn là cơ sở để khách kiểm tra, đối chiếu và xác nhận tổng số tiền trước khi hai bên tiến hành thanh toán, lập hoá đơn giá trị gia tăng. Như vậy, nội dung và công dụng của hoá đơn này có phần nào giống với phiếu theo dõi chi phí dịch vụ của khách hoặc đoàn khách sẽ trình bày ở phần sau nhưng trên hoá đơn có phần dành cho khách ký nên nó còn được một số đơn vị sử dụng như một hoá đơn thanh toán thực sự.

- Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ, (thuật ngữ tiếng nh là Folio), là một phương tiện khác mà các khách sạn có thể sử dụng để theo dõi, tổng hợp các chi phí của khách. Trong khi sổ cái kế toán lễ tân theo dõi chí phí của tất cả các khách hoặc buồng khách trong khách sạn theo từng ngày với xuất phát là số nợ của khách từ ngày hôm trước thì bảng tổng hợp chi phí dịch vụ cho biết quá trình chi phí của từng khách hoặc từng phòng hoặc từng đoàn khách suốt thời gian họ lưu trú tại khách sạn. Mọi phát sinh tăng hay giảm trong tài khoản của khách đều được ghi vào đây. Nhân viên lễ tân có thể nhập thông tin vào bảng này bằng cách viết tay, thông qua hệ thống máy thanh toán hoặc thông qua hệ thống máy tính. Tại các khách sạn chưa vi tính hoá các bảng này được lưu ngay tại quầy lễ tân còn tại các khách sạn hiện đại hơn nó được lưu trữ ngay trong máy tính. Nhân viên lễ tân thường sử dụng hai loại bảng tổng hợp chi phí dịch vụ sau:

- Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ của khách: dành để tổng hợp các chi phí dịch vụ riêng của một khách hoặc một buồng khách.

- Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ của đoàn khách: thường được dành để tổng hợp chi phí dịch vụ của đoàn khách hoặc những khoản chi phí mà đoàn khách đó thanh toán chung.

Trường hợp có từ hai khách trở lên mà những khách này có những khoản thanh toán chung và những khoản thanh toán riêng thì lễ tân phải sử dụng cả hai loại bảng trên.

- Phiếu báo khách mẫu của các hãng lữ hành, công ty du lịch, … ( gent voucher )

- Bảng giá phòng niêm yết

Hình 47: Bảng giá phòng niêm yết

- Phiếu nhận xét của khách (Guest Comment )

Hình 48 : Phiếu nhận xét của khách (Guest Comment )

* Hóa đơn GTGT đặc thù

Để thuận tiện cho công việc của mình một số khách sạn đăng ký với các cơ quan chức năng để được sử dụng một loại hoá đơn giá trị gia tăng đặc thù có nội dung và thiết kế phù hợp với đặc điểm riêng của khách sạn. Hoá đơn này có thể được tập hợp thành từng quyển như loại bình thường hoặc từng hoá đơn tách rời. Khi thanh toán với khách, nhân viên khách sạn có thể viết hoá đơn bằng bút mực như bình thường hoặc sử dụng máy tính và máy in để in nội dung nếu máy tính có các chương trình phần mềm phục vụ công việc này. Các dịch vụ khách đã sử dụng sẽ được máy tính sắp xếp và thể hiện trên hoá đơn theo thứ tự thời gian tiêu dùng.

Hình 49: Hóa đơn GTGT đặc thù

Trước khi in/viết hoá đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên, nhân viên thu ngân lễ tân có thể in trước một bản trên giấy thông thường để khách kiểm tra. Bản in

này sẽ thay thế Hoá đơn tổng hợp đã nói ở trên và cũng có thể thay thế Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ của khách

1.8.2.2.2. Sổ nghiệp vụ

* Sổ cái kế toán lễ tân

Đây là phương pháp lập hóa đơn sơ khỏi và hiện nay vẫn được sử sụng ở một số khách sạn nhỏ, nơi dùng các hệ thống thủ công. Các nguyên tắc của bảng sổ cái dựa trên cơ sở ghi kép các khoản chi phí. Nguyên tắc ghi kép vẫn là nền tảng cho bất kỳ hệ thống lập hóa đơn nào, dù đó là hệ thống thủ công hay vi tính. Hệ thống sổ cái kế toán hoạt động dựa trên cơ chế ghi kép. Một mặt, các chi phí của khách sẽ được ghi trên các hoá đơn, biên lai sử dụng dịch vụ hay phiếu thanh toán dịch vụ. Mặt khác, chúng còn được ghi vào sổ cái kế toán lễ tân - loại sổ tổng hợp mọi chi phí của tất cả các khách hoặc buồng khách theo từng ngày và qua đó cũng có thể theo dõi tình hình doanh thu của khách sạn trong ngày. Từ các số liệu ghi trong sổ, cuối tháng người ta có thể lập bản tổng hợp doanh thu của tháng đó. Cũng giống như sổ cái kế toán lễ tân các cột mục của bảng tổng hợp này cũng có thể được đặt tên tuỳ theo yêu cầu cụ thể của khách sạn.

Các khách sạn nhỏ, khách không nhiều, cơ sở vật chất không quá phức tạp và chủng loại dịch vụ ở mức hạn chế có thể lựa chọn phương pháp tổng hợp chi phí theo Sổ cái kế toán lễ tân với các cột mục được cập nhật hàng ngày. Trong quá khứ Sổ cái kế toán lễ tân là phương tiện thủ công truyền thống mà mỗi khách sạn đều có. Trong những năm gần đây, mặc dù có sự phát triển của công nghệ thông tin với sự ứng dụng rộng rãi của máy vi tính, nó vẫn được nhiều khách sạn sử dụng.

Sổ cái kế toán lễ tân theo dõi các chi phí giao dịch nợ, thanh toán và nợ hiện tại của từng tài khoản của khách trong mỗi ngày. Vì thế nó còn được coi như một cuốn sổ bán hàng của khách sạn. Qua Sổ cái kế toán lễ tân khách