Các Thiết Bị Cơ Học, Thiết Bị Điện

Mỗi phần mềm vi tính có thể được thiết kế với những chức năng tuỳ biến rất linh hoạt. Do đó mỗi khách sạn cần căn cứ vào nhu cầu thực tế của mình để lựa chọn một phần mềm phù hợp nhất, tránh lãng phí vào những chức năng không thường xuyên được sử dụng.

Mặc dù việc xử dụng máy tính ở bộ phận Lễ tân có nhiều ưu điểm và lợi ích, tuy nhiên chúng vẫn còn một số hạn chế dưới đây:

- Hỏng hóc: Mặc dù công nghệ đã phát triển rất nhanh kể từ lần đầu tiên ra mắt nhưng máy tính vẫn có thể bị trục trặc hoặc có khi “ hư hoàn toàn”. Ngoài ra, còn một số vấn đề khác là một số vùng tại Việt Nam hoặc nơi khác có thể bị mất điện giữa chừng, ảnh hưởng đến sự ổn định của máy tính. Vì lý do này các khách sạn cần phải có hệ thống khôi phục dữ liệu thủ công và có thể hoạt động hiệu quả ngay lập tức.

- Công suất bộ nhớ của máy tính: Chi phí để lưu giữ một lượng lớn thông tin trong bộ nhớ máy tính là rất cao. Vì lý do này cần phải thu dọn tất cả các hồ sơ trong máy tính theo định kỳ, xóa bỏ các thông tin không cần thiết. Những hạn chế đó có thể có nghĩa là một khách sạn nhỏ với một số lượng buồng nhất định sẽ thấy việc lắp đặt một hệ thống máy tính là quá đắt tiền, và quá phức tạp so với nhu cầu. Thay vào đó học có thể quyết định tiếp tục dùng hệ thống thủ công truyền thống của bảng sổ cái và bảng tình trạng buồng đơn giản

- Yêu cầu sổ kiểm toán gốc: Vẫn cần phải có các loại sổ sách phòng trường hợp máy tính bị hỏng hóc và để cho công tác kiểm toán theo định kỳ

Mặc dù có những hạn chế như vậy, nhưng theo đánh giá, tất cả các khách sạn trong tương lai sẽ ứng dụng các hệ thống máy tính trong hoạt động của họ, vì nói chung lợi ích mà máy tính mang lại vẫn nhiều hơn rất nhiều so với những khiếm khuyết

1.8.1.2. Máy cà thẻ tín dụng điện tử

Để chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, khách sạn phải có điều kiện tiên quyết là thực hiện ký kết một hợp đồng làm đại thanh toán thẻ tín dụng với một tổ chức phát hành thẻ tín dụng hoặc ít nhất là với một ngân hàng đại lý của tổ chức phát hành thẻ tín dụng. Thông thường, khách sạn khi đó sẽ được trang bị

hai loại máy cà thẻ tín dụng là máy đọc thẻ điện tử (máy thanh toán thẻ tín dụng

/EDC và máy cà thẻ tín dụng cơ học (credit card imprinter)

Máy cà thẻ tín dụng cơ học hiện tại chỉ được sử dụng ở rất ít khách sạn với lý do máy đọc thẻ điện tử đã quá phổ biến, hiện đại, đáp áp đầy đủ các chức năng thanh toán thẻ tín dụng. Tuy nhiên một số khách sạn vận sử dụng song song cả mày cà thẻ tín dụng cơ học để đề phòng trường hợp khách sạn bị cúp điện mà không có máy phát điện, hệ thống máy đọc thẻ điện tử bị hư hỏng (collapsed) hoặc đơn giản là đường chuyền giữa máy đọc thẻ điện tử và ngân hàng bị nghẽn mạch.

Hình 40: Máy cà thẻ tín dụng điện tử

1.8.1.3. Các thiết bị cơ học, thiết bị điện - điện tử khác

Tại khu vực làm việc của nhân viên thu ngân lễ tân còn được trang bị những thiết bị điện, điện tử khác. Mỗi thiết bị đều có bảng hướng dẫn sử dụng đi kèm (do nhà sản xuất in ấn hoặc do trưởng bộ phận thu ngân lễ tân soạn thảo, duyệt) nhằm mục đích để những nhân viên chưa biết cách sử dụng có thể kham khảo trước khi sử dụng thiết bị hoặc để sử dụng trong quá trình trưởng bộ phận đào tạo nhân viên mới được tuyển dụng. Chúng tôi không đề cập nhiều đến cách sử dụng các thiết bị điện, điện tử này. Người được đào tạo sẽ được huấn luyện cách sử dụng những thiết bị này một cách thành thạo trước khi bắt đầu làm việc ở vị trí một nhân viên thu ngân chính thức.

* Điện thoại bàn và bộ đàm (walki talki)

* Máy soi tiền (Money detector)

* Máy đếm tiền

* Điện thoại bàn

* Két an toàn (Nhận ký gửi tài sản từ khách đang lưu trú)

* Ngăn tủ/ngăn kéo có khóa đựng tiền quỹ giao dịch

* Ngăn tủ/ngăn kéo đựng hồ sơ thanh toán của khách

* Máy xác định thời gian:

Máy xác định thời gian được sử dụng để đóng dấu thời gian lên hho1a đơn thanh toán của khách, các chứng từ thanh toán được chuyển đến bộ phận thu ngân lễ tân hoặc các chứng từ thanh toán khác được chuyển đi từ bộ phận thu ngân lễ tân

1.8.2. Dụng cụ làm việc

1.8.2.1. Văn phòng phẩm:

Các dụng cụ văn phòng phải dùng ít nhất 3 ngày, ví dụ: bút các loại, giấy các loại, bìa sơ mi, bì thư…, dập ghim, kéo, băng keo các loại.

1.8.2.2. Biểu mẫu, sổ nghiệp vụ, tài liệu thông tin

Biểu mẫu, sổ nghiệp vụ có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động hàng ngày của thu ngân lễ tân. Không chỉ dừng lại ở việc được sử dụng để phục vụ và đáp ứng yêu cầu tức thời của khách mà còn được sử dụng trong việc cập nhật, lưu trữ hồ sơ khách hàng, truy cập tức thời trong một số trường hợp như: hệ thống vi tính gặp sự cố hoặc chỉ đơn giản là cúp điện.

1.8.2.2.1. Biểu mẫu

* Hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng (sales slip)

Đây là một liên của Hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng. Hóa đơn này và thẻ tín dụng của khách trả buồng được cà qua máy cà thẻ cơ học. Một số mục trên hóa đơn phải được viết bằng tay và viết bằng viết mực không phai

Hình 40 : Hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng (sales slip) cà bằng máy cơ học

Với sự tiến bộ và hỗ trợ tích cực của công nghệ thông tin, máy cà thẻ tín dụng điện tử ra đời. Máy cà thẻ tín dụng cơ học trở nên lạc hậu

Hình 40 : Hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng (sales slip) cà bằng máy cơ học

Hình 41 : Hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng (sales slip) cà bằng máy điện tử

* Hóa đơn giá trị gia tăng

- Theo quy định của Tổng cục thuế - Bộ tài chính Việt Nam hoá đơn giá trị gia tăng là một loại chứng từ tài chính thanh toán chính thức và thống nhất trên toàn quốc. Mỗi hoá đơn này gồm 3 liên được thiết kế và in theo một mẫu chung trên loại giấy đặc biệt có các dấu hiệu nhận dạng và chống giả mạo

- Khi viết hoá đơn, người bán hàng phải điền đầy đủ các khoản mục, đúng các yếu tố ghi trên hóa đơn. Về giá bán phải ghi rõ: giá bán chưa có thuế, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế giá trị gia tăng, giá thanh toán đã có thuế. Trên hóa đơn phải có chữ ký của người mua hàng, người bán hàng và thủ trưởng cơ sở bán hàng.

- Các chi phí của khách sẽ được tổ hợp theo từng loại dịch vụ và thể hiện trên hoá đơn không theo thứ tự thời gian. Trước tiên, các khoản tiền được ghi vào hoá đơn ở dạng chưa gộp thuế. Sau khi cộng toàn bộ các chi phí này ta sẽ biết được số tiền mà khách sạn được hưởng do bán dịch vụ cho khách. Thuế giá

trị giá tăng với thuế suất 10 do Nhà nước quy định sẽ được ghi riêng ở dòng tiếp theo. Tổng hai mục này sẽ cho ta biết chính xác số tiền khách phải thanh toán.

Hình 42: Hóa đơn GTGT

* Hóa đơn lẻ/hóa đơn bộ phận

Hình 43: Hóa đơn lẻ/hóa đơn bộ phận

Hình 44: Hóa đơn lẻ/hóa đơn bộ phận