Phương Thức Thanh Toán Và Quy Trình Thực Hiện

sạn còn có thể biết được doanh số của từng loại dịch vụ và của cả khách sạn trong một ngày nhất định.

Do không cần in ấn hoặc định dạng trước nên sổ có tính linh hoạt rất cao. Ưu điểm của sổ là khách sạn hoàn toàn có thể thiết kế các cột mục theo nhu cầu thực tế của họ và khi nhu cầu thay đổi thì việc sửa lại tên các cột mục cũng không tốn kém gì nhiều.

Xét về mặt tài khoản, thông thường sổ cái kế toán lễ tân được chia thành hai loại: Sổ cái kế toán của khách và sổ cái kế toán không phải của khách.

Về hình thức thể hiện sổ cái kế toán lễ tân có hai loại: sổ dạng cột dọc và sổ hàng ngang, nhưng nguyên tắc của chúng như nhau. Bảng sổ cái kế toán Lễ tân bao gồm :

- Các mục chi phí, các khoản phải trả, khoản đã trả và khoản còn nợ

- Cộng riêng hóa đơn của từng khách

- Công riêng từng chủng loại mặt hàng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 183 trang tài liệu này.

Bảng sổ cái kế toán dù được thiết kế theo hàng ngang hay hàng dọc, khi sử dụng chúng để chuẩn bị hóa đơn cho khách đều bao gồm ba bước chính sau:

- Mở hóa đơn khách hàng: gồm tên của khách, số buồng, số lượng khách, giá buồng, ngày đến

- Nhập các khoản chi phí: tiền buồng thường được nhập vào sổ mỗi ngày vào một thời điểm nhất định, còn các khoản chi phí của khách tại các bộ phận khác được nhập khi được chuyển đến bộ phận Lễ tân

- Thanh toán khi khách trả buồng: các khoản trong bảng sổ cái được cộng gộp lại và một liên được giao cho khách tổng số tiền sau khi cộng phải khớp với hóa đơn và khoản tiền thanh toán. Số buồng và tên của khách được bỏ ra khỏi bảng sổ cái để cho thấy khách đã trả buồng và tránh sai sót khi vào sổ sau này (hình ảnh bảng sổ cái trang 3 chương 7, Giáo trình nghiệp vụ lễ tân in lần thứ 2)

1.8.2.2.3. Tài liệu thông tin

Thường bao gồm bảng giá phòng niêm yết, tập gấp thông tin về thanh toán, bảng t giá hối đoái, danh thiếp in tên ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản của khách sạn

1.9. Câu hỏi ôn tập Lý thuyết:

a. Tại những khách sạn nhỏ, thu ngân lễ tân thường sử dụng những loại sổ nghiệp vụ gì?

b. Hãy cho biết hóa đơn GTGT và GTGT đặc thù có những điểm khác biệt gì?

c. Hãy cho biết những trang thiết bị hỗ trợ công việc làm thủ tục trả buồng và thanh toán của thu ngân lễ tân tại những khách sạn lớn?

Thực hành:

a. Hãy hoàn thành 1 hóa đơn lẻ/hóa đơn bộ phận, 1 phiếu theo dõi chi phí và 1 hóa đơn GTGT cho khách

Cho biết: Ông Nguyễn Quốc Vinh nghỉ tại khách sạn Thực Hành 1 đêm 30/10/2015. Ông sử dụng những dịch vụ sau:

- Giặt ủi 1 bộ véc, giá 150.000đ/bộ

- Thuê 1 buồng hạng sang trong 1 đêm, giá 1.500.000đ/buồng/đêm

(Tất cả các dịch vụ của khách sạn đã bao gồm 5% phí phục vụ và 10% thuế GTGT)

b. Hãy cà thẻ tín dụng của khách trả buồng và thanh toán qua máy cà thẻ cơ học và hoàn thành 1 hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng?

Cho biết: Ông Trần Phúc Lập nghỉ tại khách sạn Thực Hành 3 đêm từ đêm 15/10/2015. Ông sử dụng những dịch vụ sau:

- Giặt ủi 3 áo sơ mi, giá 100.000đ/bộ

- Thuê 1 buồng hạng cao cấp trong 3 đêm, giá 1.200.000đ/buồng/đêm

(Tất cả các dịch vụ của khách sạn chưa bao gồm 5% phí phục vụ và 10% thuế GTGT)

BÀI 2: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN VÀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Số giờ: 15 giờ (5 giờ lý thuyết + 10 giờ thực hành)

Mục tiêu:

- Trình bày và phân tích được các hình thức thanh toán khi khách trả

buồng

- Thực hiện thành thạo quy trình thanh toán cho khách trả buồng bằng

những hình thức khác nhau

- Xử lý được các tình huống trong quá trình thực hiện thanh toán cho khách trả buồng

- Rèn luyện tinh thần trách nhiệm, tính đồng đội trong công việc

- Hình thành thói quen làm việc nhanh chóng,chính xác và chuyên nghiệp

- Nâng cao lòng yêu nghề, hăng say trong công việc.

Nội dung:

2.1. Phương thức thanh toán và quy trình thực hiện

2.1.1. Phương thức thanh toán

2.1.1.1. Thanh toán bằng tiền mặt (By cash)

Tiền mặt là phương thức thanh toán truyền thống và phổ biến nhất. Trong xu thế phát triển của xã hội và công nghệ hiện đại, việc thanh toán bằng tiền mặt bị hạn chế dần. Một trong những lý do khiến việc thanh toán bằng tiền mặt bị hạn chế là nếu khách sạn chỉ chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt thì có thể tự làm mất đi một số cơ hội kinh doanh do không tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán. Các khách sạn thường nhận thanh toán bằng tiền mặt nội tệ và tiền mặt nội tệ.

2.1.1.1.1. Tiền mặt nội tệ

Đồng tiền của Việt Nam là Việt Nam Đồng, ký hiệu viết tắt quốc tế là VND. Đây là đồng tiền thanh toán chính thức của nước ta. Các ngân hàng của

Việt Nam cũng phát hành cho các đại lý thanh toán của mình Bảng hướng dẫn nhận biết tiền mặt (VND) ở các mệnh giá khác nhau

Hình 50 : Tiền VND – Các mện giá từ 10.000 VND trở lên

2.1.1.1.2. Tiền mặt ngoại tệ

Hầu hết các quốc gia trên thế giới đều có đồng tiền riêng. Có rất nhiều các loại ngoại tệ được lưu thông tại Việt Nam. Có một số loại ngoại tệ không được chấp nhận thanh toán ngoài quốc gia xuất xứ. Nhiều khách sạn chỉ chấp nhận thanh toán bằng một vài loại ngoại tệ mạnh, phổ biến trên thế giới. Thu ngân lễ tân phải hiểu rõ chính sách của khách sạn về việc chấp nhận và thanh toán bằng ngoại tệ tiền mặt hoặc ngoại tệ séc du lịch.

Hình 51: Bảng t giá hối đoái

Việc chấp nhận thanh toán bằng loại ngoại tệ nào tùy thuộc vào định hướng của mỗi khách sạn và các yếu tố khác như sự ổn định chính trị hoặc do thế

mạnh lưu thông của loại tiền đó trên thị trường thế giới. Các khách sạn ở Việt

Nam thường chỉ chấp nhận thanh toán bằng các loại ngoại tệ mạnh trên thị trường thế giới như đô la Mỹ (USD), bảng nh (GBP), Yên Nhật (JPY), đồng tiền chung Châu Âu (EUR), …

Hình 52: Tiền mặt ngoại tệ (EUR)

Danh mục các loại ngoại tệ (tiền mặt, séc du lịch) được khách sạn chấp nhận thanh toán và t giá thu đổi ngoại tệ đó sang VND phải được niêm yết tại các điểm cung cấp dịch vụ của khách sạn như quầy thu ngân lễ tân, quầy thu ngân trong nhà hàng,… Ngân hàng nơi khách sạn đăng ký làm đại lý thu đổi ngoại tệ thường xuyên gửi cho khách sạn bảng t giá thu đổi ngoại tệ cập nhật, chính thức. Khách sạn có thể được hưởng một phần tiền hoa hồng từ ngân hàng để bù lại các chi phí tổ chức cung cấp dịch vụ này hoặc để bù đắp tổn thất do việc t giá thu đổi ngoại tệ bị thay đổi đột ngột.

Tại các khách sạn ở Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ bắt buộc phải được quy đổi sang tiền VND trước khi thực hiện thanh toán với khách. Tiền mặt ngoại tệ mặt thường được mang vào Việt Nam chủ yếu thông qua nguồn khách du lịch quốc tế. Quản lý chặt nguồn tiền mặt ngoại tệ được mang ra khỏi hoặc được mang vào Việt Nam là một chính sách hết sức quan trọng của nhà nước ta. Ngày nay, khách du lịch thường có xu thế mang theo ít tiền mặt khi đi du lịch để đảm bảo an toàn, tránh mất mát hoặc thất lạc.

Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ, thu ngân lễ tân cần lưu ý những khía cạnh sau: tiền giả, tiền hết hạn lưu hành, tiền bị rách. Các khách sạn thường trang bị máy kiểm tra tiền (money detector) cho các bộ phận hoặc quầy thu ngân trong khách sạn nhằm đảm bảo an toàn trong thanh toán tiền mặt ngoại tệ. Nhân

viên thu ngân, nhân viên kế toán, nhân viên kiểm toán đêm,... thường được

khách sạn cử tham gia các khóa đào tạo của ngân hàng về kỹ năng thu ngân, cách nhận biết một số loại tiền mặt ngoại tệ phổ biến.

Tiền mặt ngoại tệ khi được mang vào Việt Nam, được quy đổi tại khách sạn với t giá khác nhau đối với cùng một loại ngoại tệ. Ví dụ: ngày 30/06/2013, t giá giữa USD và VND tại quầy thu ngân lễ tân của khách sạn Thực Hành là: 1 USD đổi được 20500 VND (đối với đô la Mỹ tiền mặt, mệnh giá 100 USD, 50 USD). Còn đối với đô la Mỹ tiền mặt, mệnh giá 10 USD, 20 USD, 5USD, 2 USD và 1 USD: t giá là 1 USD đổi được 19200 VND. Khách sạn thường không chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ ở dạng tiền xu.

Hình 53: Quầy thu ngân lễ tân

Nhân viên thu ngân lễ tân được giao nhiệm vụ thanh toán, thu đổi loại tiền mặt ngoại tệ phải nắm vững kỹ năng: phát hiện tiền giả, tiền hết hạn lưu hành, phân biệt các loại tiền có cùng tên gọi như đô la Mỹ, đô la Singapore, … bằng mắt, bằng tay, ...

Hình 54: Máy soi tiền

2.1.1.1.3. Tiền mặt séc du lịch (Travellers cheques)

Séc du lịch được các ngân hàng lớn trên thế giới phát hành theo các mệnh giá cố định khác nhau. Người có nhu cầu mua séc (trước khi đi du lịch) có thể mua bằng đồng tiền của nước họ hoặc bằng loại tiền của quốc gia họ sắp đến du lịch. Khi mua séc du lịch người mua phải ký vào mỗi tờ séc. Nhân viên bán séc của ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng khác sẽ ghi lại số sê ri của các tờ séc đó, số của cuốn séc

Hình 55: Séc du lịch

Thu ngân lễ tân phải biết chính xác khách sạn chấp nhận séc du lịch của những ngân hàng phát hành nào, nắm rõ t lệ hoa hồng khi thanh toán hoặc thu đổi bằng séc du lịch cũng như quy trình thanh toán bằng séc du lịch.

Séc du lịch là một dạng của tiền mặt, được thể hiện bằng một loại tiền tệ nhất định, in sẵn với mệnh giá, phục vụ mục đích đi du lịch. Séc du lịch cho phép người ký tên trên séc thực hiện thanh toán vô điều kiện với nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa.

Người sử dụng séc có thể đổi séc du lịch để lấy tiền mặt tại đại lý của các ngân hàng phát hành séc du lịch, như American Express, Diners Club, Visa, …

Một số khách sạn du lịch Việt Nam có xu hướng yêu cầu khách du lịch thanh toán bằng tiền mặt, không muốn khách thanh toán bằng séc du lịch vì:

+ Doanh nghiệp du lịch tính phí thanh toán bằng séc du lịch quá cao

+ Doanh du lịch tính t giá chuyển đổi giữa ngoại tệ ghi trên séc và VND thấp hơn t giá ngoài thị trường