Thanh Toán Bằng Tài Khoản Công Ty/ghi Sổ Nợ Công Ty

+ Cơ sở cung cấp dịch vụ du lịch yêu cầu khách phải sử dụng thêm dịch vụ khác để cho hết số tiền ngoại tệ ghi trên séc

+ Doanh nghiệp du lịch nhỏ tránh không thanh toán bằng séc du lịch vì sợ đó là séc giả

Doanh nghiệp kinh doanh du lịch nên đầu tư trang thiết bị để thanh toán bằng séc du lịch: hệ thống máy tính kết nối với ngân hàng, đăng ký với ngân hàng đại lý của tổ chức phát hành séc du lịch để được cung cấp mẫu séc và chỉ dẫn thanh toán bằng séc du lịch, danh sách những séc du lịch bị đình chỉ thanh toán.

2.1.1.2. Thanh toán bằng phiếu thanh toán (Voucher)

Các đại lý du lịch, hãng lữ hành, các trung tâm đặt buồng như goda, Chudu.com, … cấp bán khách Phiếu thanh toán dịch vụ khách sạn (voucher) sau khi các tổ chức này trực tiếp thay mặt khách đặt buồng và dịch vụ khác đúng theo yêu cầu của khách tại khách sạn. Các tổ chức này đã ký kết hợp đồng với khách sạn để trở thành đại lý đặt buồng của khách sạn. Mẫu phiếu thanh toán của những đại lý đặt buồng này luôn được gửi cho khách sạn trước khi họ chính thức bán phiếu thanh toán cho khách. Trên phiếu thanh toán ghi rõ các dịch vụ khách được hưởng khi đến khách sạn lưu trú cùng với một số điều khoản, điều kiện khác. Đây vừa là Phiếu xác nhận đặt đặt buồng, vừa là một hình thức thanh toán.

Nhìn từ góc độ kinh doanh, chủ khách sạn, quản lý khách sạn thường thận trọng hơn khi ký kết hợp đồng đại lý đặt buồng với các hãng lữ hành, công ty du lịch, trung tâm đặt buồng, … có đặc thù sau:

- Chưa từng ký kết hợp đồng, thỏa thuận nào với khách sạn

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 183 trang tài liệu này.

- Lần đầu tiên đặt buồng tại khách sạn

- Có cơ cấu tổ chức, quy mô nhỏ

- Uy tín trên thị trường du lịch chưa cao

- Có vị trí địa lý xa khách sạn, không thuận lợi

Kinh doanh khách sạn nhằm thỏa mãn nhu cầu đa dạng của khách lưu trú, thậm chí cao hơn cả mức mong đợi của khách hàng. Chủ khách sạn, người quản

lý khách sạn cũng nhằm mục đích đạt được một mức lãi nhất định. Một trong những cách đó là: đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ, tránh được những nguy cơ gặp phải những khoản nợ khó đòi, …

Phiếu thanh toán thường chỉ được sử dụng để thanh toán tiền buồng hoặc tiền buồng kèm bữa sáng. Trong phiếu thanh toán, người phát hành phiếu yêu cầu khách sạn cung cấp cho người cầm phiếu (có họ tên ghi trên phiếu) một số dịch vụ nhất định (ví dụ: một buồng ngủ cao cấp, 2 bữa sáng, trong hai đêm kể từ 30 tháng 9 năm 2014).

(hình phiếu thanh toán có đầy đủ nội dung)

Đến cuối mỗi tháng, tất cả các phiếu thanh toán được phát hành bởi cùng một đại lý du lịch,… sẽ được khách sạn tập hợp, gửi lại đại lý đó để yêu cầu thanh toán chi phí (invoice). Khi thanh toán hóa đơn, các đại lý đại lý du lịch thường trừ khoản hoa hồng hưởng trên giá buồng và bữa ăn sáng.

2.1.1.3. Thanh toán bằng tài khoản công ty/Ghi sổ nợ công ty

Để khuyến khích sự gắn bó của các công ty đối tác, tạo sự thuận tiện cho khách của các công ty đối tác, nhiều khách sạn cho phép khách ký sổ nợ.

Mọi khoản chi phí hoặc một số khoản chi phí xác định đã được công ty đối tác đảm bảo thanh toán cho khách sẽ được gửi đến công ty đối tác vào một thời điểm nhất định (thường là cuối tháng) để thanh toán.

Phương thức thanh toán này được áp dụng khi khách sạn đã có được sự đảm bảo về khách hàng từ công ty. Khi mở sổ ký nợ, khách sạn cần thỏa thuận với công ty đó các chi tiết: danh sách những người được hưởng quyền ký nợ, mức tiền tối đa cho mỗi lần ký nợ, thời hạn thanh toán, cơ quan sẽ thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản, các quy định về việc ký hóa đơn, chứng từ trước khi khách rời khách sạn, ...

Công ty thanh toán cho khách sạn bằng chuyển khoản: các thông tin về số tài khoản, tên ngân hàng của khách sạn, ... đã được ghi rõ trong hợp đồng đã ký giữa hai bên nhưng thu ngân lễ tân phải xác nhận lại thông tin này vào thời điểm trả buồng của khách.

Để việc thanh toán bằng ghi sổ nợ công ty được thuận tiện và hiệu quả, khách sạn và công ty đối tác thường ký hợp đồng về phòng ngủ, dịch vụ theo định kỳ (hàng năm, sáu tháng một lần,…) trước khi công ty đối tác thực hiện gửi khách đến khách sạn

Một số tài khoản của khách là tài khoản từng phần, nghĩa là công ty chỉ chịu trách nhiệm thanh toán cho khách một số dịch vụ nhất định, với số lượng nhất định (ví dụ: tiền thuê buồng, hai bữa ăn chính trong ba ngày hai đêm), các chi phí còn lại khách phải tự thanh toán khi trả buồng. Thu ngân lễ tân phải lập hai hóa đơn GTGT cho từng phần thanh toán. Với các tài khoản toàn phần, nghĩa là cơ quan sẽ chịu trách nhiệm thanh toán mọi chi phí của khách trong kỳ nghỉ, thu ngân lễ tân chỉ cần lập một hóa đơn GTGT hoặc một phiếu theo dõi chi phí của khách để khách ký và ghi rõ họ tên xác nhận.

Khi chấp nhận thanh toán bằng phương thức ghi sổ nợ công ty, khách sạn có thể chịu nhiều rủi ro hơn so với thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng. Lý do là khách sạn có thể mất một khoảng thời gian dài chờ đợi mới nhận được tiền thanh toán hoặc thậm chí phát sinh các khoản nợ khó đòi, ... Hình thức thanh toán này vẫn được nhiều khách sạn sử dụng vì góp phần tăng lượng khách và khuyến khích khách tiêu dùng nhiều dịch vụ hơn.

2.1.1.4. Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Trường Việt Nam đã và đang chứng kiến sự ra đời và phổ biến của nhiều dịch vụ ngân hàng trong đó có dịch vụ thanh toán bằng thẻ tín dụng. Việc thanh toán bằng thẻ tín dụng ngày càng trở nên thông dụng hơn.

Để nhận biết thẻ tín dụng thông qua cấu tạo bên ngoài của thẻ tín dụng, thu ngân lễ tân cần chú ý một số đặc điểm chung sau về thẻ:

- Được làm bằng nhựa, hình chữ nhật, có kích thước khoảng 8,5 cm x 5,3 cm, 4 góc được cắt tròn.

- Có giá trị sử dụng, luôn được phủ một lớp nhũ có màu sắc và hình nền tùy từng loại thẻ (do tổ chức phát hành thẻ quy định).

- Có biểu tượng của các hãng phát hành thẻ, ví dụ như VISA CARD, MASTER CARD, JCB, DINERS CLUB, CITICORP, AMERICAN EXPRESS, …

Hình 56: Thẻ tín dụng

- Mặt trước của thẻ: có các thông tin về loại thẻ, thương hiệu của hãng phát hành/ngân hàng phát hành, họ và tên của chủ thẻ, số thẻ, ngày hiệu lực của thẻ được in nổi.

- Mặt sau của thẻ: có dải băng từ màu nâu đen và băng chữ ký (để chủ thẻ ký chữ ký của mình bằng bút mực không phai lên trên đó)

- Mặt trước của thẻ tín dụng có thể có ảnh của chủ thẻ

(hình bảng hướng dẫn nhận biết thẻ tín dụng của ngân hàng phát hành)

Người dùng thẻ tín dụng được hưởng tiện lợi từ việc tiêu dùng trước trả tiền sau. Khi tiêu dùng dịch vụ, ví dụ: sau khi nghỉ tại khách sạn, vào thời điểm trả buồng khách chỉ việc ký hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng (sales slips). Cuối tháng ngân hàng phát hành thẻ hoặc công ty phát hành thẻ sẽ gửi bảng tổng hợp

các chi tiêu của khách trong cả tháng đến cho khách. Khách phải hoàn trả số tiền trên bảng tổng hợp này cho ngân hàng trong một khoảng thời gian quy định.

Hãng phát hành thẻ ủy quyền cho khách sạn nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng. Khách sạn còn được thông báo hạn mức tín dụng , có nghĩa là số tiền tối đa khách sạn được phép thanh toán đối với mỗi loại thẻ tín dụng nhất định mà khách sạn không cần phải điện thoại để xin phép ngân hàng. Các ngân hàng phát hành thẻ thường có trung tâm cấp phép thanh toán hoạt động 24/24 giờ hàng ngày, giúp nhân viên thanh toán của khách sạn thực hiện thủ tục xin kiểm tra tính hợp lệ của thẻ hoặc xin cấp phép cho các khoản thanh toán vượt quá hạn mức tín dụng.

(hình hệ thống thanh toán thẻ tín dụng điện tử của khác sạn)

Khi chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, khách sạn phải có máy đọc thẻ tín dụng điện tử (EDCT). Máy thanh toán thẻ tín dụng cơ học hiện chỉ được dùng ở rất ít khách sạn hoặc trong các trường hợp khách sạn mất điện hoặc máy đọc thẻ tín dụng điện tử bị hỏng, đường chuyền từ máy đọc thẻ tới ngân hàng bị nghẽn mạch.

Hình 57: Máy cà thẻ tín dụng

Thẻ tín dụng (credit card) là một trong những công cụ tài chính thông dụng ở hầu hết các quốc gia phát triển. Hiện nay, hệ thống ngân hàng Việt Nam đang dần cung cấp thẻ tín dụng cho khách hàng, đặc biệt khách hàng có thu nhập cao, khách du lịch thuần túy, ... Thẻ tín dụng cũng đang trở thành một hình thức thanh toán hiện đại, được sử dụng phổ biến bởi tính tiện lợi và an toàn của nó.

Việc sử dụng thẻ tín dụng để thanh toán hiện nay sẽ mang lại một số những lợi ích nhất định cho khách hàng cũng như cho khách sạn:

- Thứ nhất, khách hàng được ứng truớc tiền thanh toán hàng hoá, dịch vụ trong khoảng 15 đến 45 ngày mà không phải chịu lãi suất. Đặc biệt, khi đi du lịch, khách hàng sử dụng thẻ sẽ an toàn, tiện lợi vì rất đơn giản, gọn nhẹ, không phải mang theo nhiều tiền mặt. Trong trường hợp, khách hàng bị mất thẻ, chỉ việc gọi về ngân hàng hoặc công ti cấp phát thẻ thông báo để khóa giao dịch của số thẻ đó. Hoá đơn hàng tháng sẽ giúp thống kê được giao dịch chi tiêu trong tháng vì vậy thẻ tín dụng có thể trở thành một công cụ quản lí tài chính miễn phí. Ngoài ra, khách hàng còn được hưởng ưu đãi từ một số cửa hàng, dịch vụ khi thanh toán bằng thẻ tín dụng của một ngân hàng nào đó nếu có chương trình khuyến mãi giữa ngân hàng và nơi cung cấp dịch vụ

- Thứ hai, quy trình làm thủ tục thanh toán của các khách sạn cho khách sẽ nhanh chóng, đơn giản, gọn nhẹ hơn, thể hiện tính chuyên nghiệp, hiện đại, nâng cao chất lượng phục vụ khách. Đặc biệt, nhân viên thu ngân cắt giảm được khâu thu, đếm, kiểm tiền, tránh các trường hợp nhận phải tiền giả hay phải quy đổi tiền theo tỉ giá hiện hành.

Bên cạnh đó, khi sử dụng thẻ tíndụng, khách hàng phải lưu ý:

- Thanh toán các khoản nợ đúng hạn nếu không sẽ phải chịu lãi cao.

- Kiểm soát hạn mức để có thể chi tiêu đúng tránh trường hợp chi tiêu quá khả năng thanh toán của thẻ.

Tóm lại, thẻ tín dụng cũng giống như các phương thức thanh toán khác đều có những ưu và nhược điểm. Tuy nhiên, hiện nay, thẻ tín dụng đang và sẽ trở thành một loại hình thanh toán được số đông người dân Việt Nam sử dụng đặc biệt trong các khách sạn, nhà hàng.

2.1.2. Quy trình thực hiện thanh toán

2.1.2.1. Thanh toán bằng tiền mặt

* Tiền mặt nội tệ (VND)

Trước khi khách trả buồng và thanh toán, ví dụ: ngay vào thời điểm nhận phòng, thu ngân đã có thể biết được khách sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Trong Phiếu đăng ký khách sạn có mục “Hình thức thanh toán/Payment „ và thu ngân lễ tân cần hỏi khách thông tin này để hoàn thành phiếu trước khi giao phiếu cho khách ký tên. Khách cũng có thể thay đổi hình thức thanh toán vào thời điểm trả phòng.

Trong khi hoàn thanh Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn GTGT đặc thù, thu ngân lễ tân vẫn xác định lại hình thức thanh toán của khách.

Ví dụ:

Thu ngân: “ Thưa anh David, bây giờ anh sẽ thanh toán bằng hình thức nào ạ?„

/ “Anh David vui lòng cho em biết bây giờ anh sẽ thanh toán bằng hình thức nào?„

Khách: Bằng tiền mặt, VND

Nhận thanh toán bằng tiền mặt (VND) tại khách sạn, thu ngân lễ tân thường phải thực hiện quy trình gồm các bước sau:

Bước 1: Thông báo tổng số tiền khách phải thanh toán:

- Trao hóa đơn GTGT để khách kiểm tra, ký và ghi rõ họ tên

- Nhận lại hóa đơn GTGT từ khách

- Nhắc lại tổng số tiền khách sẽ phải thanh toán (Hoặc đề nghị khách cho nhận số tiền khách phải thanh toán)

Bước 2: Nhận tiền từ khách

- Kiểm đếm tiền trước sự chứng kiến của khách, phía trên mặt quầy thu ngân

- Khẳng định lại tổng số tiền mặt vừa nhận

- Xác nhận lại với khách số tiền mặt khách đã đặt cọc hoặc thanh toán trước thời điểm trả phòng (nếu có) và hướng xử lý số tiền này. Thực tế, số tiền đặt cọc có thể được xử lý linh hoạt, tùy theo yêu cầu của người đặt cọc, như:

+ Người đặt cọc yêu cầu khách sạn giữ lại tiền đặt cọc này, sau khi khách trả phòng hoặc khi khách đến lưu trú , người đặt cọc đến nhận lại số tiền đặt

cọc hoặc khách sạn sẽ chuyển trả lại cho người đặt cọc (Người đặc cọc và khách lưu trú là hai người khác nhau)

+ Khách lưu trú trả lại biên nhận đặt cọc cho thu ngân lễ tân và số tiền đặt cọc này sẽ trở thành số tiền mặt khách dùng để thanh toán khi trả buồng.

- Khẳng định số tiền dư sẽ phải trả lại cho khách (nếu có)

- Kiểm tra tiền bằng mắt, tay, kinh nghiệm cá nhân hoặc qua máy soi tiền (nếu cần) đối với những tờ tiền mà thu ngân lễ tân nghi ngờ là tiền giả hoặc những tờ tiền mệnh giá lớn

- Cất tiền vào vị trí quy định phía dưới mặt quầy thu ngân (Sắp xếp tiền gọn gàng, dùng đồ vật phù hợp chèn/chặn tiền lại để tránh trường hợp tiền bị bay hoặc rớt khỏi quầy)

Bước 3: Giao hóa đơn GTGT cho khách:

- Ký và ghi rõ họ tên vào đúng vị trí quy định trên hóa đơn

- Gấp ngay ngắn liên hóa đơn GTGT dành cho khách hàng, cho vào phong bì có logo của khách sạn.

- Giao phong bì đựng hóa đơn GTGT và tiền dư (nếu có) cho khách

- Nhẹ nhàng đề nghị khách kiểm đếm lại tiền dư