Trả buồng và thanh toán - CĐ nghề Du lịch Vũng Tàu

Hình 58: Hóa đơn GTGT đặc thù

Trong quy trình nhận thanh toán bằng tiền mặt (nội tệ) ở trên, chúng ta không thấy nhân viên thu ngân lễ tân chào, cám ơn khách theo tiêu chuẩn của

khách sạn, sau khi giao hóa đơn cho khách thu ngân lễ tân phải thực hiện những công việc cụ thể gì. Tất cả những vấn đề này sẽ được phân tích trong Quy trình trả buồng và thanh toán (Khách thanh toán bằng tiền mặt nội tệ) ở bài 3

* Tiền mặt ngoại tệ

Khi nhận thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ, thu ngân lễ tân phải tuân thủ chặt chẽ quy trình thanh toán tiêu chuẩn của khách sạn. Hiện nay, theo quy định của Nhà nước Việt Nam về kiểm soát ngoại tệ, cụ thể đối với ngành khách sạn ở Việt Nam, khi khách muốn thanh toán bằng ngoại tệ tiền mặt, khách sạn phải quy đổi đồng ngoại tệ đó sang VND theo t giá do ngân hàng cung cấp (ngân hàng mà khách sạn đã ký kết hợp đồng làm đại lý thu đổi ngoại tệ).

Ngân hàng sẽ liên tục thay đổi Bảng tỷ giá ngoại tệ tự do chuyển đổi khi cần, sau đó fax hoặc email cho khách sạn. Đại diện của ngân hàng/chi nhánh ngân hàng ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu xác nhận bảng t giá. (Tham khảo biểu mẫu dưới đây)

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 183 trang tài liệu này.

Hình 59: Bảng tỳ giá hối đoái

Trong khi hoàn thanh Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn GTGT đặc thù, thu ngân lễ tân vẫn xác định lại hình thức thanh toán của khách.

Ví dụ, thu ngân lễ tân có thể xác định bằng cách hỏi khách như sau: “ Thưa anh David, bây giờ anh sẽ thanh toán bằng hình thức nào ạ?„ / “Anh David vui lòng cho em biết bây giờ anh sẽ thanh toán bằng hình thức nào?„

Câu trả lời của khách thông thường sẽ là: “Bằng tiền mặt „ hoặc cụ thể hơn khách có thể trả lời câu hỏi của thu ngân lễ tân như “Bằng tiền mặt, đô la Mỹ„.

Hình 60: Tiền mặt ngoại tệ (USD)

Nếu khách chưa xác định rõ loại ngoại tệ khách muốn sử dụng để thanh toán, thu ngân lễ tân giới thiệu Bảng t giá hối đoái và hỏi xem khách muốn thanh toán bằng loại ngoại tệ nào.

Ví dụ: thu ngân lễ tân có thể trao đổi với khách như sau: “Thưa anh David, đây là Bảng tỷ giá hối đoái của khách sạn. Khách sạn chấp nhận thanh toán bằng những loại ngoại tệ này. Vậy xin anh cho biết anh sẽ anh toán bằng loại ngoại tệ nào? „

Thu ngân lễ tân thông báo với khách rằng khách sạn sẽ quy đổi tiền mặt ngoại tệ của khách sang VND theo t giá niêm yết trước khi thanh toán hóa đơn

Nhận thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ tại khách sạn, thu ngân lễ tân thường thực hiện quy trình gồm các bước sau:

Bước 1: Thông báo tổng số tiền khách phải thanh toán:

- Trao hóa đơn GTGT để khách kiểm tra, ký và ghi rõ họ tên

- Nhận lại hóa đơn GTGT từ khách, nhắc lại tổng số tiền khách sẽ phải thanh toán (Số tiền VND thể hiện trên hóa đơn GTGT)

Bước 2: Nhận tiền mặt ngoại tệ từ khách

- Đếm số lượng tiền mặt ngoại tệ trước sự chứng kiến của khách, phía trên mặt quầy thu ngân để khách có thể quan sát hoặc cùng đếm

- Nhắc lại tổng số tiền ngoại tệ vừa nhận từ khách. Một vấn đề quan trọng theo tiêu chuẩn kỹ năng nghề của thu ngân lễ tân là không được để khách gây mất tập trung khi đang đếm tiền, đặc biệt là vào thời điểm tại quầy thu ngân có đông khách thanh toán, đợi trả buồng và thanh toán.

Hình 61: Kiểm đếm tiền

- Kiểm tra tiền mặt ngoại tệ: Với kinh nghiệm cá nhân, thu ngân lễ tân có thể kiểm tra độ thật giả của tiền mặt ngoại tệ bằng tay, mắt. Bất cứ khi nào có nghi ngờ về độ thật của tờ tiền mặt ngoại tệ vừa nhận, thu ngân lễ tân phải kiểm tra qua máy soi tiền. Đây sự kết hợp hết sức hiệu quả, đặt biệt đối với các tờ tiền có mệnh giá cao. Thao tác kiểm tra tiền nên nhẹ nhàng, tinh tế và không để khách có thể nhận thấy sự nghi ngờ của lễ tân thể hiện trên nét mặt hoặc qua thao tác của bàn tay. Thu ngân phải cảnh giác với tiền giả, tiền đã hết hạn lưu hành. Ngân hàng sẽ trả lại những tờ ngoại tệ giả cho khách sạn khi khách sạn mang tiền đến ngân hàng nộp. Việc thất thoát doanh thu này do lỗi của thu ngân đã không kiểm tra kỹ ngoại tệ khi nhận thanh toán từ khách.

- Quy đổi số tiền mặt ngoại tệ đã nhận từ khách sang VND theo t giá niêm yết tại quầy thu ngân lễ tân

- Thông báo tổng số tiền VND đổi được cho khách biết (Có thể quay máy tính tay về hướng khách để khách có thể kiểm tra lại nếu cần)

- Xác định chính xác số tiền dư (VND) phải trả lại cho khách bằng cách: lấy tổng số tiền VND đổi được của khách + số tiền VND khách đã đặt cọc hoặc thanh toán (nếu có) – số tiền VND khách phải thanh toán trên hóa đơn GTGT

Bước 3: Giao hóa đơn GTGT cho khách

- Lấy đủ số tiền VND dư phải trả lại cho khách từ ngăn kéo đựng tiền, đếm lại, sắp xếp ngay ngắn, theo trình tự (Đóng ngăn kéo lại ngay sau khi lấy đủ số tiền vì lý do an toàn, an ninh).

- Đóng dấu Đã thanh toán”/ “Paid” lên liên hóa đơn GTGT dành cho khách (tùy theo từng khách sạn), gấp liên hóa đơn ngay ngắn, đặt trong một phong bì có logo của khách sạn và được trao cho khách cùng với số tiền dư VND phải trả cho khách (nếu có).

Thu ngân lễ tân tiếp tục các bước còn lại của quy trình làm thủ tục trả buồng và thanh toán cho khách. Các liên còn lại của hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn GTGT đặc thù được lưu giữ và quản lý tại bộ phận thu ngân lễ tân để thực hiện các nghiệp vụ liên quan.

Thu ngân lễ tân chỉ nên bỏ tiền vào ngăn kéo đựng tiền (tiền mặt ngoại tệ) tại bộ phận sau khi đã kết thúc giao dịch với khách tại quầy. Số tiền thu được phải được bảo quản cẩn thận trước khi giao nộp cho Bộ phận kế toán của khách sạn theo đúng thời gian quy định. Thu ngân lễ tân phải thường xuyên duy trì quỹ giao dịch tại bộ phận thu ngân lễ tân để xử lý các yêu cầu về thanh toán hoặc đổi tiền của khách.

* Ngoại tệ séc du lịch

Hình 62: Tiền mặt séc du lịch

Séc du lịch là một công cụ thanh toán được áp dụng từ năm 1874, khi Công ty Thomas Cook Holidays (lúc đó đã thành lập được 33 năm) ký bán cho khách hàng của mình các tấm phiếu thông báo cho phép họ có thể dùng để thanh toán chi phí khách sạn hoặc các món tiêu vặt tại một số cơ sở đại lý được chỉ định ở nước ngoài. Công ty merican Express đã đưa séc du lịch vào sử dụng từ năm 1891. Đó là một tờ giấy thay đô la tiền mặt. Ngày nay, 65 số người đi du lịch ở nước ngoài dùng séc du lịch. Séc du lịch tiến một bước quan trọng vào năm 1979, khi Hiệp hội Visa tham dự thị trường dịch vụ thanh toán du lịch.

Về bản chất, séc du lịch là một loại séc đích danh, cho phép du khách có thể thanh toán cho các dịch vụ và hàng hoá dịch vụ mà không cần tiền mặt khi đi du lịch. Séc du lịch chỉ được đưa vào lưu thông khi ngân hàng thanh toán đã nhận được số tiền tương ứng của séc. Séc du lịch được coi như một phương tiện thanh toán thuận tiện, chắc chắn như tiền mặt; có thể dùng được ở nhiều nước và an toàn, có thể thay thế khi bị rơi hoặc mất cắp.

- Nhận biết séc du lịch:

+ Tiêu đề „séc du lịch‟ (tiếng nh là Traveller's cheque, tiếng Pháp là Cheque de voyage)

+ Số séc

+ Tên và biểu tượng của tổ chức phát hành

+Tên và biểu tượng của cơ sở thành viên phát hành

+ Giá trị của séc được in sẵn (thường bằng các đồng tiền mạnh trên thế giới như EUR, USD, GBP, JPY và với mệnh giá lớn hơn mệnh giá của các đồng tiền mặt).

+ Phần dành cho khách du lịch ký khi mua séc

+ Phần dành cho khách du lịch ký khi thanh toán

+ Thời hạn hiệu lực của séc (có thể có, có thể không)

+ Khu vực các ngân hàng trả tiền (có thể có, có thể không)

- Khách sạn cần đăng ký với một cơ sở là đại lý của các tổ chức phát hành séc du lịch để được cung cấp: mẫu séc du lịch, những chỉ dẫn thanh toán, danh sách những séc du lịch bị đình chỉ thanh toán (Current stop list).

- Khách sạn, trong thời hạn quy định sau khi nhận khách du lịch (thường là 7 ngày), phải gửi séc đến ngân hàng (nơi đã đăng ký), ký hậu chuyển nhượng cho ngân hàng và ngân hàng sẽ chuyển tiếp séc du lịch, chủ yếu theo hình thức nhờ thu.

- Khách du lịch, khi đi du lịch tại Việt Nam, thường đổi séc du lịch ra tiền mặt tại các ngân hàng đại lý tại Việt Nam, họ không muốn thanh toán trực tiếp séc du lịch tại các cơ sở du lịch. Một số nguyên nhân là: nhiều cơ sở du lịch tại Việt Nam không chấp nhận thanh toán bằng séc du lịch, hoặc tính hoa hồng quá cao cho khách; có nơi tính t giá chuyển đổi giữa đồng ngoại tệ ghi trên séc du lịch và VND cho khách thấp hơn t giá ngoài thị trường; một số cơ sở du lịch không chịu trả lại tiền thừa cho khách mà ép khách sử dụng thêm dịch vụ cho hết giá trị của séc.

- Khách sạn cần đầu tư các trang thiết bị, kỹ thuật hiện đại phục vụ cho việc nhận séc du lịch như: hệ thống máy tính nối mạng với các ngân hàng đại lý của các mạng thanh toán séc du lịch, cài đặt các chương trình phần mềm phục vụ cho việc nhận thanh toán séc du lịch,... Trong thời gian thực hiện dịch vụ thanh toán Séc du lịch, tổ chức phát hành Séc trên thế giới từ chối thanh toán một số trường hợp khi Ngân hàng thương mại Việt Nam gửi Séc đi thanh toán sau khi đã mua