Tìm hiểu công tác phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

mà nhiều dự án thư viện số tại nhiều nơi bị đình hoãn thậm chí không thực hiện được.

Tuy nhiên đây là một quá trình lâu dài, từ từ nên sự đầu tư đáng kể của Nhà trường và một số hỗ trợ nhỏ khác từ bên ngoài cũng sẽ tạo ra những bước chuyển trong xây dựng nguồn tài liệu số của Trung tâm.

Vì vậy trong việc đảm bảo ngân sách và đầu tư kinh phí cho phát triển nguồn tài liệu số cần lưu ý mấy vấn đề sau:

+. Thư viện hưởng nguồn kinh phí đầu tư từ đâu là chủ yếu và ngân sách chung dành cho thư viện hàng năm như thế nào?

+. Phải rõ ràng việc ai là người quyết định về ngân sách cho mua, thuê và tự số hóa tài liệu;

+. Xây dựng kế hoạch hợp lý để xin được ngân sách;

+. Xem xét đến giá cả của các nguồn tài liệu số đang có ý định thuê mua hoặc kinh phí để tự số hóa tài liệu;

+. Xem xét đến tiềm năng sử dụng các nguồn tài liệu số định phát triển và số tiền thu được từ việc phục vụ khai thác hoạc chia sẻ chúng;

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

+. Có thể mua trực tiếp một hay nhiều tạp chí cho cá nhân, tổ chức theo yêu cầu cụ thể. Tuy nhiên cũng cần hiểu rõ, trong lĩnh vực sách và tạp chí điện tử thì việc mua dài hạn thường được hưởng sự liên kết chặt chẽ với các bản in và kinh phí rẻ hơn.

3.2.3. Đầu tư về công nghệ và cơ sở vật chất

Công nghệ và cơ sở vật chất là điều kiện tiên quyết để phát triển mạnh các nguồn tài liệu số và phục vụ tốt cho công tác khai thác, tiến tới chia sẻ trong hệ

thống các nguồn tài liệu số của chính Trung tâm mình. Trong giải pháp đầu tư về công nghệ và cơ sở vật chất thì việc chú trọng đến các công nghệ phục vụ số hóa và phần mềm phục vụ quản lý, khai thác các tài liệu số có ý nghĩa quan trọng.

Công đoạn số hóa tài liệu đòi hỏi đầu tư lớn về công sức, kinh phí và công nghệ số hóa. Hiện nay công nghệ số hóa tiến bộ mạnh mẽ, nhiều công nghệ mới ra đời. Nếu như trước đây số hóa cuốn sách khoảng 2000 trang cần mất mấy ngày liền để quét từng trang. Những hiện nay chỉ mất có vài tiếng là có thể số hóa thành công và cho ra một sản phẩm có chất lượng cao, sắc nét, hình ảnh đẹp và giống 100% bản gốc; đồng thời còn cho phép tự động tạo ra các siêu dữ liệu mô tả và siêu dữ liệu cấu trúc của tài liệu ở định dạng XML. TTTT-TV ĐHGTVT sắp tới sẽ trang bị công nghệ KIRTAS APT 1200 cùng với thiết bị BooksScan APT 1200 có thể giúp Trung tâm trong việc số hóa nguồn tài liệu với số lượng lớn, đảm bảo chất lượng số hóa. Công nghệ này yêu cầu một số vốn đầu tư ban đầu lớn, nhưng thu hiệu quả tốt với việc tự động biên tập, tạo siêu dữ liệu theo yêu cầu, không làm hư hỏng tài liệu gốc do không cần tháo gáy tài liệu với những tài liệu có độ dày lớn khi Scan.

Bên cạnh việc đảm bảo công nghệ tin học hóa cho số hóa, phần mềm quản lý thư viện số đảm bảo phát triển và lưu trữ tài liệu số đa dạng và đa định dạng. Trong điều kiện hiện nay của Trung tâm có thể vẫn tiếp tục ứng dụng phần mềm Dlib trong quản lý, biên mục và phục vụ khai thác tài liệu số. Tiến tới sử dụng triệt để các chức năng, ứng dụng hiện có của phần mềm này sao cho hiệu quả và hợp lý nhất. Đồng thời hướng đến các phần mềm tiên tiến hơn và nhất là các phần mềm nguồn mở tiết kiệm chi phí mà đảm bảo sự đồng bộ quản lý và đồng thời cho phép quản lý và khai thác hiệu quả nguồn tài liệu số, sưu tập

số, CSDL… Đảm bảo nguyên tắc đa dạng, đa nguồn, đồng bộ và chuẩn hóa nghiệp vụ.

3.2.4. Đa dạng hóa các phương thức phát triển tài liệu số

Đa dạng hóa các phương thức phát triển tài liệu số cho phép Trung tâm tiết kiệm tối đa các khoản chi phí, đồng thời phát triển và sử dụng hợp lý nhiều nguồn tài liệu số khác nhau.

Trước hết là các nguồn thông qua thuê mua. Hầu hết các nguồn tài liệu số thông qua thuê, mua này đều là các nguồn tài liệu số do đơn vị nước ngoài cung cấp và bằng tiếng nước ngoài. Nguồn tài liệu số này khá đa dạng, nhưng tập trung chủ yếu vào các nguồn tài liệu số là các tạp chí chuyên ngành, các CSDL toàn văn, các cuốn sách điện tử. Việc thuê, mua này cần có các hợp đồng cụ thể và chỉ cho phép Trung tâm khai thác trong một thời gian nhất định với những hạn chế trong quá trình được phép truy cập và sử dụng.

Sưu tầm các tài liệu số, nguồn tin điện tử trong và ngoài trường. Các nguồn tài liệu này rất phổ biến, từ những bài giảng điện tử của các giảng viên trong trường, các giáo trình do giảng viên trong trường biên soạn và được in ấn ngay tại Nhà In Đại học Giao thông Vận tải; các luận án, luận văn, báo cáo khoa học… Trung tâm cần tận dụng tối đa các nguồn tài liệu số nội sinh này như một trong những đặc trưng về nội dung cho các bộ sưu tập số của mình. Những tài liệu này cũng hữu ích và thiết thực đối với người dùng tin trong trường.

Tập trung số hóa các nguồn tài liệu truyền thống ngay tại Trung tâm. Việc số hóa này yêu cầu về mặt công nghệ số hóa, phần mềm quản trị và cán bộ có chuyên môn và kinh nghiệm thực hiện.

Đa dạng hóa các phương thức phát triển tài liệu số không có nghĩa là phát triển ồ ạt và thiếu quy hoạch các nguồn tài liệu số này mà cần tuân thủ các quy trình, nguyên tắc hợp lý và được vạch ra từ trước.

3.2.5. Hoàn thiện công tác xử lý biên mục tài liệu số

Hiện nay việc xử lý, biên mục tài liệu số tại Trung tâm còn một số hạn chế và bất cập. Trên cơ sở tìm hiểu những hạn chế và bất cập này đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác này tại Trung tâm:

+. Chuẩn hóa công tác xử lý biên mục tài liệu số tại Trung tâm, trong đó chú trọng sử dụng các công cụ có kiểm soát hiện đại như: AACR2, DDC, biên mục theo chuẩn MARC 21 và Dublin Core

+. Áp dụng một khung đề mục chủ đề hoạc bộ từ khóa chuẩn thống nhất nhằm hạn chế những sai sót và thiếu tính khách quan trong việc định từ khóa cho tài liệu.

+. Xây dựng các điểm truy cập đa dạng nhằm giúp người dùng tin dễ dàng trong tra cứu, thỏa mãn tối đa nhu cầu tìm kiếm của người dùng tin.

+. Chú trọng xây dựng các siêu dữ liệu, trong đó mối liên hệ giữa siêu dữ liệu và nguồn tài nguyên thông tin mà nó mô tả có thể được thể hiện ở một trong hai cách sau:

 Các phần tử metadata được chứa trong một biểu ghi tách biệt bên ngoài đối tượng được mô tả;

 Các phần tử metadata có thể được gắn (nhúng) trực tiếp vào bên trong đối tượng thông tin mà nó mô tả.

3.2.6. Nâng cao trình độ, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ thư viện

Hoàn thiện, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ Trung tâm, đồng thời bồi dưỡng về tin học và công nghệ số hóa. Đào tạo, bồi dưỡng và tuyển dụng thêm nhân sự đạt chuẩn nghiệp vụ thư viện, có trình độ ngoại ngữ và tin học, công nghệ thông tin để đảm bảo tốt phục vụ việc phát triển và phục vụ khai thác, chia sẻ các nguồn tài liệu số.

Cơ cấu lại đội ngũ cán bộ nhân viên và chia thành 3 nhóm chính:

 Nhóm quản lý

 Nhóm xử lý kỹ thuật và phục vụ số hóa

 Nhóm phục vụ người dùng tin

Ba nhóm cán bộ này phải hoạt động theo cách thức chia sẻ, liên kết có phân công nhiệm vụ quy trình số hóa và mô tả công việc của từng nhóm và từng cá nhân.

Nội dung của công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thư viện gồm:

 Kỹ thuật và kỹ năng số hóa tài liệu;

 Kỹ thuật và chuẩn xử lý, biên mục tài liệu số;

 Kỹ năng sử dụng công nghệ và phần mềm phục vụ phát triển nguồn tài liệu số;

 Kỹ năng phát triển tài liệu số;

 Kỹ năng xây dựng và phục vụ người dùng tin các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện gắn liền với nguồn tài liệu số;

Hình thức đào tạo, bồi dưỡng:

 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng ngay tại nội bộ đội ngũ cán bộ. Người biết chỉ cho người chưa biết qua các hình thức như: trao đổi trực tiếp, trao đổi qua họp chuyên môn, trao đổi qua văn bản, tài liệu….;

 Cử cán bộ chuyên trách đi học tại các lớp tập huấn, các lớp đào tạo về nguồn tài liệu số và thư viện số;

 Mời các chuyên gia trong lĩnh vực về Trung tâm hướng dẫn, chuyển giao kỹ thuật.

3.2.7. Đào tạo kiến thức thông tin cho người dùng tin

Việc đào tạo kiến thức thông tin cho người dùng tin có ý nghĩa to lớn trong việc thúc đẩy người dùng tin tăng cường sử dụng thư viện, các sản phẩm và dịch vụ thông tin và thư viện, đồng thời giảm nhẹ sức lao động cho cán bộ thư viện trực tiếp và gián tiếp phục vụ người dùng tin.

- Trung tâm tổ chức các lớp tập huấn sử dụng thư viện cho các đối tượng người dùng tin là sinh viên các khóa mới vào trường;

- Tiến hành hướng dẫn người dùng tin ngay tại phòng phục vụ;

- Phát các tài liệu hướng dẫn, sử dụng thư viện và các nguồn tài liệu tại Trung tâm cho người dùng tin;

- Trang bị các thông báo, tài liệu hướng dẫn trực quan, sinh động cho người dùng tin quan tâm;

- Khuyến khích người dùng tin, hướng họ đến việc sử dụng nguồn tài liệu số tại Trung tâm như một nguồn học liệu quan trọng và sẵn có phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu và giảng dạy.

- Bên cạnh việc đào tạo, hướng dẫn người dùng tin, Trung tâm cũng cần có chính sách khuyến khích sự đóng góp của họ vào công tác phát triển nguồn tài liệu số của mình, khuyến khích và sử dụng những ý kiến đóng góp và phản hồi từ phía người dùng tin.

3.2.8. Hoàn thiện, tổ chức các sản phẩm và dịch vụ tài liệu số

Dịch vụ truy cập từ xa/cục bộ: Trong thế giới điện tử nơi lưu trữ tài liệu đã trở nên ít quan trọng, điều quan trọng hiện nay là làm sao tổ chức tốt đường dẫn xác thực để tiếp cận các tài liệu được lưu trữ. Hầu hết các sản phẩm hiện nay đều thông qua giao diện đơn của “World Wide Web” (www). Để tạo được dịch vụ này hoàn chỉnh cần duy trì một máy cục bộ, chỉ đơn giản là kê ra các danh sách URL của những vùng dữ liệu mà người dùng tin muốn truy xuất từ xa. Vấn đề đặt ra khi triển khai là thực hiện quản lý và phân quyền cho người sử dụng.

Dịch vụ chỉ mục, trích và các nguồn thư mục: Với công cụ tham khảo điện tử quan trong là các mục lục trực tuyến, cho phép người dùng tin tra cứu hoặc duyệt qua các danh mục và xác định nhanh chóng những tài liệu cần, có liên quan. Lợi ích của dịch vụ này là giúp bao quát được tài liệu về nhiều chủ đề. Ngoài việc phát triển các cổng truy cập và tìm kiếm hiện có là http://opac.utc.edu.vn/opacvà http://opac:8088/dlib, Trung tâm cần triển khai xây dựng một trang Web riêng cho mình.

Cung cấp việc sử dụng các sách điện tử (e-book), tạp chí điện tử (e- journal) và đĩa CD-ROM Offline.

Dịch vụ cho phép in một phần của văn bản, CSDL số hóa của Trung tâm để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của người dùng tin.

Cung cấp việc truy cập và khai thác từ xa đối với các CSDL toàn văn của Trung tâm đến người dùng tin. Hiện nay dịch vụ này chưa được triển khai nên gây ra sự bất cập trong truy cập và sử dụng của người dùng tin. Nhu cầu của nhiều người là tại ngay nhà hoặc tại bất kỳ nơi nào có nối mạng đều có thể truy cập vào hệ thống CSDL của Trung tâm. Vì vậy, Trung tâm nên nhanh chóng

nâng cấp hạ tầng mạng của mình và cho phép việc kết nối tới các CSDL của mình từ xa phục vụ nhu cầu người dùng tin.

3.2.9. Tăng cường hợp tác chia sẻ và khai thác tài liệu số

Tăng cường hợp tác chia sẻ và khai thác tài liệu số mang lại cho Trung tâm rất nhiều lợi ích. Người dùng tin của Trung tâm sẽ được cung cấp các sản phẩm và dịch vụ không chỉ tại thư viện mình mà còn tại thư viện khác; thỏa mãn tối đa mọi nhu cầu tin của người dùng tin. Việc hợp tác, chia sẻ nguồn tài liệu số giúp Trung tâm phát triển phong phú và đa dạng hơn nguồn tài liệu số - tài liệu điện tử của mình; tăng cường khả năng phát hiện và thu thập các nguồn tài nguyên bên ngoài Trung tâm; phổ biến rộng rãi nguồn tài liệu số hóa của cơ quan mình; thúc đẩy hợp tác nhiều mặt với các tổ chức và cơ quan thông tin khác.

Để tiến hành tốt việc hợp tác, chia sẻ và khai thác tài liệu số, Trung tâm

cần:

- Xác định vấn đề hợp tác , chia sẻ nguồn tài liệu số với bên ngoài trong chính sách phát triển nguồn tài liệu số của mình;

- Coi đây là một trong những hoạt động trọng tâm trong công tác hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin với bên ngoài;

- Đa dạng hóa các loại hình hợp tác, chia sẻ và trao đổi nguồn tài liệu số, kể cả về kinh nghiệp và kỹ năng phát triển tài liệu số;

- Xác định hợp lý các hướng hợp tác, chia sẻ: Nội dung tài liệu, loại hình tài liệu, các cơ quan và tổ chức cần ưu tiên hợp tác…

- Xác định được lợi ích thực tế của việc hợp tác, chia sẻ và những điều cần lưu ý khi tiến hành hợp tác và chia sẻ nguồn tài liệu số