Một Số Đánh Giá Và Kiến Nghị Nhằm Tăng Cường Công Tác Phát Triển, Khai Thác

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN, KHAI THÁC VÀ CHIA SẺ

NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

3.1. Đánh giá

3.1.1. Ưu điểm

Dự án hiện đại hóa Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải đã góp phần làm chuyển biến mạnh mẽ về mặt số lượng và chất lượng các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và quản lý giáo dục.

Trung tâm đã xây dựng cho mình một hệ thống hạ tầng cơ sở, công nghệ thông tin hiện đại. Được đánh giá là một trong những trung tâm thông tin – thư viện đại học hiện đại bậc nhất của miền Bắc. Chính những điều kiện mới về cơ sở vật chất và công nghệ thông tin đó đã tạo điều kiện thuận lơi cho Trung tâm trong việc ứng dụng vào việc phát triển, khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số của mình. Từ khi được đầu tư, Trung tâm đã ngay lập tức tiến hành phát triển kho dữ liệu số cho mình. Tuy rằng vẫn còn hạn hẹp về số lượng, nhưng đã cho thấy sự tác động to lớn của hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại đến việc xây dựng kho dữ liệu số của Trung tâm.

Với dự án hiện đại hóa TTTT-TV ĐHGTVT giai đoạn trước đã tạo điều kiện cho Trung tâm có được các nguồn đầu tư hỗ trợ để thuê, mua quyền sử dụng đối với một số CSDL trực tuyến nước ngoài. Đây là những CSDL trực tuyến hữu ích về các chủ đề, lĩnh vực như: các tiêu chuẩn kỹ thuật, các kỹ thuật mới trong giao thông và xây dựng. Những CSDL này đã góp phần to lớn vào việc hình thành một kho dữ liệu số cho Trung tâm trong giai đoạn ban đầu;

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.

đồng thời thúc đẩy sự tìm hiểu, nghiên cứu của đông đảo người dùng tin trong trường thông qua các CSDL này. Trong quá trình khai thác và s ử dụng, Trung tâm còn được quyền tải về một số CSDL toàn văn, từ đó tự xây dựng cho mình các bộ sưu tập số cho phép khai thác Offline sau khi đã hết hạn sử dụng trực tuyến đối với các CSDL này.

Với việc sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0 và phần mềm thư viện số Dlib đã góp phần đáng kể trong xây dựng và quản lý nguồn tài liệu số của Trung tâm. Với việc áp dụng phần mềm Ilib 4.0 nhiều hoạt động nghiệp vụ và phục vụ người dùng tin đã được tự động hóa đến mức tối đa; đồng thời cũng xây dựng cho Trung tâm một hệ thống CSDL thư mục lớn và cho phép người dùng tin hoàn toàn sử dụng phân hệ Tra cứu OPAC để tra cứu nguồn tài liệu có trong thư viện. Phần mềm thư viện số Dlib cho phép số hóa tài liệu của Trung tâm, xây dựng các siêu dữ liệu Dublin Core và phục vụ tra cứu, khai thác nguồn tài liệu số của Trung tâm một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Trung tâm cũng đã tự mình số hóa được một số nguồn tài liệu đáng kể với các đầu giáo trình, bài giảng, luận án, luận văn và một số CSDL được tải về trong quá trình sử dụng CSDL trực tuyến trước đây. Đây thực sự là một nguồn tài liệu số có giá trị phục vụ nhu cầu học tập, tìm hiểu và khai thác tài liệu số của người dùng tin tại Trung tâm.

Khi tiến hành tra cứu và xem toàn văn CSDL thông qua giao diện của Dlib tương đối thuận lợi và dễ dàng. Người dùng tin được phép truy cập tới nguồn dữ liệu toàn văn dễ dàng khi biết tên tài khoản và mật khẩu truy cập. Toàn văn tài liệu hiện ra theo từng chương mục, dễ theo dõi và không cần phải

hiệu chỉnh giao diện và cấu hình máy tính, mạng để xem mà vẫn có thể theo dõi được.

Trung tâm cũng chú ý trong việc biên mục các tài liệu số với chuẩn biên mục Dublin Core. Đơn giản hóa các trường trong chuẩn biên mục này cho phù hợp với tình hình thực tế tại Trung tâm.

Đội ngũ cán bộ ngày càng có chuyên môn, nghiệp vụ cao. Cán bộ chuyên ngành được đào tạo bài bản, hiểu về sử dụng công nghệ thông tin, mạng máy tính, tiếng Anh và xây dựng các CSDL từ thư mục đến toàn văn. Thêm vào đó, các cán bộ đều rất chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác nghiệp vụ và chú trọng việc nghiên cứu tự động hóa hoạt động thư viện cũng như xây dựng thư viện số tại Trung tâm. Đây là một điều kiện cho sự phát triển của mô hình thư viện số - thư viện điện tử kết hợp với mô hình thư viện truyền thống tại Trung tâm.

Định hướng của Trung tâm là phải phát triển cho mình một kho dữ liệu số hoàn chỉnh với các bộ sưu tập quy mô và phục vụ tốt cho nhu cầu ngày càng gia tăng của người dùng tin trong trường và phục vụ chia sẻ nguồn tin khi có đầy đủ điều kiện.

3.1.2. Hạn chế

Mặc dù đã đạt được một số kết quả ban đầu tương đối tốt. Tuy nhiên rất nhiều mặt hạn chế, yếu kém đã lộ ra mà nếu không có giải pháp để khắc phục thì việc xây dựng một thư viện số tại Trung tâm là một điều rất khó:

Mặc dù được đầu tư về công nghệ máy móc và nhiều trang thiết bị khác để Trung tâm có điều kiện tự động hóa và số hóa tài liệu nhưng những trang thiết bị kỹ thuật này lại chưa đáp ứng được yêu cầu: Hệ thống máy tính cấu hình thấp, nối mạng cục bộ và mạng Internet tương đối chậm, bên cạnh đó một

số máy tính thuộc về Trung tâm lại được điều chuyển sang các bộ phận khác của Nhà trường; Thiết bi phục vụ cho việc tự số hóa nguồn tài liệu hiện như máy scan, máy chụp đều thiếu; Hạ tầng kỹ thuật và công nghệ dù hiện đại nhưng chưa đồng bộ và thiếu tập trung.

Trung tâm chưa xây dựng một bộ phận riêng chuyên trách cho việc xây dựng kho dữ liệu số như nhiều cơ quan thông tin – thư viện hiện nay đang làm. Việc số hóa tài liệu hay quản lý việc phát triển, khai thác các nguồn tài liệu số này chưa có sự phân công cụ thể rõ ràng. Người phụ trách thì lại là phụ trách chung, chồng chéo nhiều công việc với nhau nên gặp rất nhiều hạn chế. Cán bộ chưa có nhiều kinh nghiệm, chuyên môn trong vấn đề xây dựng và quản lý khai thác, chia sẻ nguồn tài liệu số nên còn gây nhiều lúng túng trong quá trình thực hiện. Thêm vào đó là chế độ đãi ngộ chưa thật hợp lý làm “nản lòng” và giảm “hứng thú” của người cán bộ.

Chưa xây dựng cho mình một chiến lược cụ thể và chính sách ưu tiên cho phát triển nguồn tài liệu số và thư viện số. Thử hỏi nếu như không xây dựng chính sách cụ thể cho vấn đề này thì sao có thể xây dựng được. Việc phát triển nguồn tài liệu số và thư viện số là việc làm lâu dài và phức tạp, phải yêu cầu có chính sách cụ thể, rõ ràng.

Chính vì chưa có chính sách rõ ràng và dài hạn nên hiện nay Trung tâm vẫn tiến hành phát triển nguồn tài liệu số nhưng hết sức manh mún và thiếu khoa học. Thích thì làm, không thích thì lại bỏ đó và chuyển sang làm việc khác. Một phần do thiếu nhân lực, nhưng quan trọng hơn là do không có chính sách rõ ràng. Bởi vậy, hiện Trung tâm đã sưu tầm được hàng ngàn đĩa CD- ROM luận án, luận văn nhưng vẫn chưa tiến hành xử lý và số hóa dữ liệu trong đĩa lên máy chủ. Thêm nữa là đội ngũ cán bộ lãnh đạo do không có chuyên

môn chuyên ngành thông tin – thư viện nên dù có muốn xây dựng chính sách phát triển nguồn tài liệu số và thư viện số thì cũng rất khó khăn.

Khi tiến hành xây dựng biểu ghi CSDL thư mục cho tài liệu trên phần mềm Ilib vẫn còn một số sai sót và chưa thống nhất được trong nội bộ những người biên mục, điều đó gây ra những sai sót nhất định trong các biểu ghi thư mục. Đối với việc biên mục tài liệu số theo chuẩn Dublin Core cũng gặp nhiều hạn chế như: biên mục bỏ qua nhiều trường, việc biên mục hết sức sơ sài và chắp vá, việc định từ khóa chưa thống nhất và thiếu chặt chẽ…

Xây dựng các điểm truy cập chủ yếu dựa trên nội dung của tài liệu thông qua các từ khóa được định theo cảm tính của người cán bộ chịu trách nhiệm biên mục. Chưa xây dựng được các điểm truy cập theo loại hình tài liệu. Điều đó ảnh hưởng lớn đến việc tìm kiếm thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin.

Việc quản lý nguồn tài liệu số - tài liệu điện tử tại Trung tâm còn tương đối lỏng lẻo như: các đĩa CD-ROM dữ liệu toàn văn các luận án, luận văn chưa được bảo quản hợp lý, không thống nhất trong quy cách trình bày, thiếu tính liên hoàn trong đánh số đăng ký cá biệt; dữ liệu trong máy chủ có thể truy cập tự do từ nhiều máy trong Trung tâm nên gây khó khăn trong kiểm soát an ninh tài liệu số…

Việc khai thác và chia sẻ nguồn tài liệu số tại đây còn nhiều hạn chế. Mặc dù người dùng tin hết sức hứng thú với nguồn tài liệu này nhưng việc tiếp cận chúng lại khá khó khăn. Khi tra cứu trên OPAC thì có khi cho ra rất nhiều kết quả nhưng chỉ cho xem được 1 trang kết quả đầu tiên, nếu thiết lập điều kiện tìm thì ra kết quả cũng chưa thật chính xác. Nếu muốn khai thác tài liệu số thì người dùng tin phải đến thư viện và dùng máy tính thư viện mới có thể khai thác được, tuy nhiên không phải lúc nào cũng có thể vào được giao diện tra

cứu và khai thác Dlib, người dùng cũng chỉ có thể sử dụng trình duyệt Internet Explorer mới có thể tra cứu và xem toàn văn tài liệu.

Tuy rằng Trung tâm đã tự số hóa một số nguồn tài liệu nhưng đó mới chỉ dừng lại ở các dữ liệu dạng PDF và Word có sẵn. Trung tâm chỉ việc copy những dữ liệu này vào máy chủ, biên mục chúng trên Dlib và dẫn đường link đến thư mục chứa dữ liệu trong máy chủ.

3.2. Kiến nghị, giải pháp

3.2.1. Xây dựng chính sách cho việc phát triển tài liệu số

Vấn đề chính sách dành cho phát triển tài liệu số có ý nghĩa quyết định quan trọng đến công việc này. Như thực tế đã chứng minh, do không có một chính sách và cơ chế rõ ràng cho việc phát triển nguồn tài liệu số và thư viện số trong ngắn hạn và lâu dài nên dù rất cố gắng nhưng những điều mà Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải làm được trong thời gian qua là rất hạn chế.

Xây dựng chính sách chính là định hướng cho sự phát triển của nguồn tài liệu số của Trung tâm và đảm bảo cho Trung tâm xây dựng thành công một mô hình thư viện hiện đại hơn trong tương lai.

Có chính sách hợp lý nghĩa là Trung tâm đã xây dựng cho mình và đảm bảo cho mình một khung pháp lý hữu hiệu và vững chắc cho việc phát triển nguồn tài liệu số của mình và xây dựng mô hình thư viện hiện đại đáp ứng sự nghiệp phát triển giáo dục, đào tạo và nghiên cứu của Nhà trường.

Việc xây dựng chính sách phát triển tài liệu số cần được sự đồng ý và phê duyệt của Nhà trường và cần có sự tham gia của một số phòng ban có liên quan

của Nhà trường như: phòng tài vụ, phòng đào tạo, phòng hợp tác quốc tế…Bên cạnh đó cũng cần có sự tham khảo ý kiến cua chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng thư viện số, tham khảo kinh nghiệm của các thư viện đi trước và sự tham gia xây dựng của toàn thể cán bộ thư viện…

Nhất thiết, trong chính sách phát triển nguồn tài liệu số này cần đề ra các mục tiêu cụ thể trong ngắn hạn và dài hạn cần đạt được, đồng thời cũng đưa ra các kế hoạch thực hiện hợp lý một cách khái quát và không đi sâu vào chi tiết.

Chính sách được xây dựng trên cơ sở hiện trạng chung của Trung tâm, định hướng phát triển trong dài hạn của cả Trung tâm và dựa trên những gì đã đạt được của việc xây dựng nguồn tài liệu số và thư viện số tại cơ sở mình.

Trong chính sách này, những vấn đề lớn cần được quan tâm đề cập là:

+. Phác thảo mặt mạnh và mặt yếu của bộ sưu tập của thư viện mình – đánh giá bộ sưu tập;

+. Nhận diện nhóm người dùng tin mà nguồn tài liệu số hướng đến và công nhận những nhu cầu của họ mà chính sách này sẽ đáp ứng;

+. Liên quan đến người cung cấp ngân sách, quyêt định chính sách chung;

+. Xây dựng hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin hoàn chỉnh, hiện đại; đồng thời với đó là việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng và phát triển thư viện số;

+. Hoàn thiện trình độ nghiệp vụ và chuyên môn cho cán bộ thư viện, cũng như nâng cao trình độ tin học;

+. Chuẩn hóa và xác định chính xác các quy trình nghiệp vụ, công tác nghiệp vụ;

+. Đề cập đến lợi ích, chức năng của thư viện số;

+. Nhất thiết phải lập kế hoạch sát sao và ưu tiên đầu tư cho việc thu thập, xử lý và số hóa các nguồn tin cơ bản, nguồn tin tiềm năng của riêng mình. Coi đây là vấn đề trọng tâm;

+. Xác định phương hướng hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin số với các thư viện và đối tác tiềm năng;

+. Tổ chức hệ thống mục lục điện tử và truy cập toàn văn tài liệu thông qua trang Web của thư viện đạt chuẩn quốc tế;

+. Cơ cấu lại đội ngũ cán bộ;

+. Tổ chức hợp lý các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện.

3.2.2. Đầu tư ngân sách cho việc phát triển nguồn tài liệu số

Trong vấn đề lập ngân sách và duy trì ngân quỹ của số hóa tài liệu thì điều quan trọng cần hiểu là mỗi hệ thống tài chính lại cung cấp cho thư viện hoạt động dưới một lượng ngân sách nhất định.

Đầu tư ngân sách và đảm bảo kinh phí cho việc phát triển và phục vụ khai thác nguồn tài liệu số luôn là một trong những vấn đề cần được quan tâm hàng đầu. Trong xây dựng chính sách cũng có đề cập đến vấn đề ngân sách và kinh phí đầu tư. Thực chất việc đảm bảo ngân sách cho phát triển nguồn tài liệu số và xây dựng thư viện số thuộc về trách nhiệm của Nhà trường.

Tuy nhiên, để trông chờ vào Nhà trường cung cấp một khoản đầu tư khổng lồ và lâu dài vào các dự án số hóa này là điều rất khó khăn mà bản thân Trung tâm phải tìm ra được các nguồn hỗ trợ khác từ các dự án giáo dục và đầu tư cho thư viện. Chính vì sự khó khăn trong ngân sách và kinh phí đầu tư