Hoạch Định Và Kiểm Soát Mức Hàng Dự Trữ

Ở bài gập 4.5. thì Mức tái đặt hàng là:

- Lượng cá tiêu thụ bình quân: 10 kg

- Mức tái đặt hàng = 10 kg x 2 ngày + 20 kg = 40 kg Vậy nhà hàng cần đặt hàng khi trong kho còn 40 kg.

3.9. Hoạch định và kiểm soát mức hàng dự trữ

3.9.1. Mục đích của dự trữ

Có thể bạn quan tâm!

Quản trị hàng hóa, nguyên vật liệu thực chất là quá trình dự trữ và sử dụng nguồn hàng hóa, nguyên liệu để đảm bảo cho hoạt động sản xuất và tiêu thụ diễn ra một cách tốt nhất.

Vì sao các nhà quản trị phải tính đến việc dự trữ hàng hóa, nguyên vật liệu? Hàng hóa, nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình chế biến và cung cấp cho khách hàng phải luôn được quan tâm để chế biến đúng chủng loại món ăn, đúng chất lượng yêu cầu, đúng nơi và đúng lúc.

Để đạt được điều đó, nhất thiết phải lập kế hoạch. Đó là việc xác định chủng loại hàng hóa, nguyên liệu và thời gian yêu cầu. Giữa khách sạn, nhà hàng và các nhà cung cấp thường quan tâm đến thời điểm giao nhận hàng. Có những mặt hàng, nhà cung cấp không thể đáp ứng ngay lập tức khi có yêu cầu vì mức độ sử dụng có thể khác nhau tại từng thời điểm và lượng hàng có sẵn của các nhà cung cấp có thể khác nhau. Chính vì lý do này mà các nhà quản trị phải tính đến một lượng hàng dự trữ tồn kho.

Như vậy, tồn kho là một bước đệm giữa cung và cầu hoặc giữa nhà cung cấp và người sử dụng.

Nhà cung cấp

Tồn kho

Người sử dụng

S đồ 4.2. Mối quan hệ tồn kho

3.9.2. Chi phí dự trữ

Trước hết chúng ta phải xác định rằng, tồn kho hay dự trữ là một chi phí chứ không phải là một nguồn lợi nhuận. Trong khi hàng hóa, nguyên liệu còn dự trữ chưa được đem bán cho khách hàng thì chưa có doanh thu. Doanh nghiệp đã bỏ tiền để mua các mặt hàng đó và nó đã trở thành một khoản chi phí trong kinh doanh. Đến khi doanh nghiệp tiêu thụ được các mặt hàng đó do khách hàng sử dụng và tạo được doanh thu thì khi đó hàng hóa không còn là chi phí.

Các loại chi phí phát sinh trong quá trình dự trữ hàng hóa, nguyên liệu gồm:

- Chí phí tồn đọng vốn: Bản thân hàng hóa, nguyên liệu là một loại chi phí. Khách sạn, nhà hàng đầu tư vốn lưư động để mua hàng. Chừng nào những mặt hàng này còn tồn trong kho, chưa được sử dụng để chế biến hoặc chưa bán được cho khách hàng thì số tiền hàng đó không thể dùng vào bất cứ việc gì. Nếu khách sạn, nhà hàng vay tiền ngân hàng để kinh doanh thì lãi vay phải trả cũng là một khoản chi phí. Nếu số tiền đó là vốn chủ sở hữu của nhà hàng thì nó lại không sinh ra lợi nhuận khi nó còn nằm trong kho dưới dạng hàng hóa.

- Chi phí kho: Để tồn trữ hàng hóa, nguyên liệu, khách sạn, nhà hàng phải chi tiền xây dựng kho, phải lắp đặt và bảo trì hệ thống thiết bị, dụng cụ để dự trữ bảo quản hàng hóa. Không gian kho càng lớn, thiết bị bảo quản càng nhiều thì chi phí kho càng lớn.

- Chi phí liên quan: Kho chứa hàng cần có nhân viên quản lý kho và bảo đảm an toàn an ninh. Những người hoặc thiết bị phục vụ công tác này cũng tốn kém không ít chi phí như chi phí tiền lương…

- Chi phí hao hụt: Trong tồn trữ hàng hóa, nguyên liệu không thể tránh khỏi những rủi ro về hao hụt mất mát hoặc hư hỏng. Các nguyên nhân gây nên chi phí hao hụt bao gồm: Chất lượng giảm, quá hạn sử dụng, hư hỏng, mất mát, lỗi thời…

Như vậy, để tiết kiệm chi phí, nhà hàng phải đặt mục tiêu giữ tồn kho ở mức thấp nhất trong không gian hẹp nhất và với thời gian ngắn nhất.

3.9.3. Mức dự trữ

Mức dự trữ là số lượng hàng hóa nguyên liệu cần dự trữ ở mức độ nào trong một thời gian nhất định. Các nhà quản trị cần xác định chính xác mức dự trữ hàng hóa, thực phẩm nhằm mục đích đảm bảo cho hoạt động của nhà hàng diễn ra một cách bình thường.

Nếu mức tồn kho, dự trữ quá nhiều thì chi phí lớn, và ngược lại nếu mức tồn kho quá ít có thể anh hưởng tới hoạt động của nhà hàng. Mức tồn kho quá ít có thể dẫn tới:

- Công việc bị ngưng trệ do không có nguyên liệu để chế biến. Khi khách đặt món ăn,do dự trữ quá ít nhà hàng không còn thực phẩm, lựa chọn của khách hàng không được đáp ứng, nhân viên nhà bếp tạm thời phải nghỉ để chờ mua hoặc chờ khách hàng đặt món khác.

- Nhân viên phục vụ không có việc làm vì không có sản phẩm để bán và phục vụ cho khách.

- Nhân viên phục vụ không có việc làm, nhu cầu của khách hàng không được thỏa mãn, khách hàng sẽ bỏ đi và chắc chắn sẽ không trở lại sau đó.

- Doanh thu và lợi nhuận bị giảm sút. Đây là điều chắc chắn sẽ xẩy ra khi chúng ta đã bị mất khách và không có hàng bán cho khách.

Muốn xác định mức dự trữ chính xác, hàng ngày phải thống kê số lượng hàng bán ra, lượng thực phẩm, nguyên liệu đã sử dụng, kế hoạch phục vụ thời gian tiếp theo để có căn cứ lập kế hoạch.

3.9.4. Kiểm soát mức dự trữ

Mức hàng hóa tồn kho, dự trữ phải được xác định hợp lí để không ảnh hưởng xấu đến quá trình hoạt động như thiếu hụt hàng hoặc dư thừa quá mức làm tăng chi phí tồn kho. Vì vậy hàng hóa cần phải được kiểm soát thường xuyên để xác định mức đặt hàng và thời gian đặt hàng chính xác.

Sơ đồ hệ thống kiểm soát mức dự trữ:

Nhà cung cấp

Giao hàng

Kho

Nhận hàng

Người sử dụng

Sổ nhập hàng

Sổ xuất hàng

Phiếu đặt hàng

Phân tích nhu cầu

Dự báo nhu cầu

S đồ 4.3. Hệ thống kiểm soát mức hàng dự trữ

Qua sơ đồ trên ta thấy phiếu đặt hàng được lập dựa trên kết quả phân tích nhu cầu, và thông số đầu vào của phân tích nhu cầu là:

- Dự báo nhu cầu của người sử dụng, tức bộ phận chế biến;

- Mức tồn kho hiện thời, dựa vào sổ nhận và xuất hàng;

- Dựa vào kết quả của việc kiểm kho.

Nguyên tắc kiểm soát tồn kho cơ bản là phải giữ mức tồn kho thấp nhất trong không gian hẹp nhất và với thời gian ngắn nhất. Việc này sẽ giúp nhà hàng tiết kiệm tiền bạc, không gian, công việc và giảm hao hụt. Việc kiểm soát mức tồn kho là việc xác định đặt hàng bao nhiêu và khi nào đặt hàng.

3.10. Kế hoạch thu mua nguyên liệu

3.10.1. Nguyên tắc xây dựng kế hoạch

Nhiệm vụ của thu mua là đảm bảo mua được những hàng hóa, nguyên liệu đúng quy cách và chất lượng, đúng nguồn, đúng lúc, đủ số lượng và giá

cả hợp lí. Do vậy khi lập kế hoạch thu mua phải dựaq trên những nguyên tắc sau:

- Đảm bảo tính hiệu quả sử dụng vốn lưu động, nghĩa là việc mua, dự trữ không gây ứ đọng vốn.

- Luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng và chủng loại.

- Đảm bảo tính hiẹu quả kinh tế, tránh làm tăng chi phí bảo quản.

- Khi tính toán mua, cần tính cụ thể riêng cho từng loại hàng, lưu ý đến các nguyên liệu cùng tên nhưng qui cách, trang thái có thể khác nhau.

3.10.2. Căn cứ để xây dựng kế hoạch

Xuất phát từ các nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch mua nguyên liệu phải dựa vào các căn cứ sau:

- Kế hoạch sản xuất, chế biến món ăn.

- Các loại thực đơn và giá thành (công thức) các món ăn.

- Các hợp đồng đặt ăn của khách: gồm các hợp đồng đặt ăn của khách lưu trú và khách ngoài khách sạn.

- Mức độ thuận tiện và khó khăn của thị trường mua nguyên liệu.

- Mức độ quan trọng của từng loại thực phẩm.

- Phương tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng, bảo quản dự trữ của nhà hàng.

3.10.3. Nội dung kế hoạch thu mua

Việc tổ chức thu hàng hóa, nguyên liệu thực chất là việc khai thác các nguồn hàng cho quá trình chế biến món ăn. Kế hoạch thu mua bao gồm:

- Lựa chọn nhà cung cấp thích hợp. Người thu mua phải tìm những nhà cung cấp đang tin cậy và thường xuyên liên lạc với họ. Tốt nhất khách sạn, nhà hàng nên lựa chọn một số nhà cung cấp và chỉ định để cán bộ thu mua chỉ được mua hàng của những nhà cung cấp đó. Không nên để cán bộ thu mua tuỳ tiện lực chọn, không đảm bảo độ tin cậy về giá cả, quy cách, chất lượng.

- Giảm thiểu chi phí thu mua. Các bộ phận sử dụng hàng hóa, nguyên liệu phải cung cấp cho nhân viên thu mua các thông tin về quy cách, chủng loại hoàng hóa. Nhân viên thu mua phải so sánh báo giá của các nhà cung cấp để lựa chọn mức giá hợp lí nhất, rẻ nhất và thỏa thuận các khoản chiết khấu khi mua số lượng nhiều được giảm giá chẳng hạn.

- Các điều khoản giao nhận hàng. Hàng phải đảm bao giao đúng nơi, đúng lúc, chi phí vận chuyển tính như thế nào v.v….

- Duy trì quan hệ tốt với nhà cung cấp và các bộ phận sử dụng hàng trong nội bộ khách sạn, nhà hàng.

- Cần phải mua những mặt hàng, thực phẩm gì cho từng kỳ kinh doanh.

- Những mặt hàng đó mua với số lượng bao nhiêu để không lãng phí, hư hao và không bị thiếu hụt.

- Giá cả những mặt hàng đó là bao nhiêu? Bộ phận nào chịu trách nhiệm khảo sát và kiểm tra giá cả?

- Các mặt hàng đó đòi hỏi chất lượng như thế nào? Cần phải có hàng mẫu để kiểm tra.

- Trong những thời điểm nào thì cần những mặt hàng gì?

- Số lượng mỗi lần nhập là bao nhiêu?

- Thời gian sau 2 lần nhập hàng là bao nhiêu ngày?

- Khả năng dự trữ bảo quản của nhà hàng như thế nào?

Để trả lời những câu hỏi trên, các nhà cung ứng hàng hóa, nguyên liệu của nhà hàng phải tiến hành lập kế hoạch luân chuyển hàng hóa.

Dựa trên kế hoạch luân chuyển hàng hóa và xác định được nhu cầu hàng nhập trong kỳ, các nhà cung ứng phải tiến hành xúc tiến mua hàng.

Quy trình của việc tổ chức mua hàng hóa, nguyên liệu trong kinh doanh ăn uống thường bao gồm các bước sau:

- Xác định nhu cầu về số lượng của từng mặt hàng cần nhập trong kỳ kinh doanh.

Điều đó phụ thuộc vào:

+ Nhu cầu tiêu thụ hàng hóa

+ Số lượt khách đã đặt ăn

+ Số hàng còn tồn trong kho tại thời điểm hiện tại

+ Thời hạn sử dụng của từng mặt hàng đó

- Lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất

- Lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp

- Đặt mua hàng tại nhà cung cấp đã lựa chọn

- Thỏa thuận các điều kiện về cung cấp và thanh toán

3.10.4. Tổ chức thu mua

Công tác tổ chức thu mua bao gồm các hoạt động tìm kiếm nguồn hàng với các điều kiện liên quan nhằm đảm bảo mua đúng, đủ, kịp thời với chất lượng hàng cao nhất. Có hai nguồn chủ yếu:

a. Nguồn thường xuyên

Là các nhà cung cấpthực phẩm chuyên nghiệp có khả năng cung cấp một hoặc một số mặt hàng cho nhà hàng, khách sạn. Các doanh nghiệp này phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

- Cung cấp hàng ổn định, liên tục không gây trở ngại cho nhà hàng bất kể các yếu tố chủ quan hay khách quan.

- Chất lượng hàng cung cấp luôn đảm bảo đủ lượng, đúng chủng loại, đúng qui cách, phẩm chất...

- Giá cả đảm bảo cạnh tranh

- Cung cấp kịp thời, không trễ hạn

- Cam kết đảm bảo và chịu trách nhiệm về vệ sinh an toàn thực phẩm

Giữa nhà hàng với các nhà cung cấp nguyên liệu thường xuyên có thể cam kết với nhau bằng hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng cung cấp hàng từng đợt. Với các nhàcung cấp hàng là các doanh nghiệp nhỏ hoặc tiểu thương có thể “hợp đồng” bằng uy tín, bằng sự ràng buộc “đặt cọc tiền”...

b. Nguồn không thường xuyên

Là các nguồn cung cấp hàng lẻ; thường là các hộ kinh doanh ở chợ, các siêu thị, những người trực tiếp sản xuất ra thực phẩm... Nguồn không

thường xuyên này thường đáp ứng các nhu cầu nguyên liệu thực phẩm đột xuất, có số lượng ít, chủng loại đa dạng và thường do nhân viên tiếp phẩm trực tiếp mua và có thể tự vận chuyển về.

Nguồn cung cấp này rất phức tạp, khó quản lý về chất lượng, về vệ sinh an toàn, về giá cả... nhưng có ưu điểm nhanh, linh hoạt và đáp ứng tốt có hiệu quả với các nhu cầu đột xuất, số lượng ít, chủng loại nhiều.

Nguồn cung cấp này rất phù hợp với các nhà hàng, khách sạn có qui mô nhỏ, số lượng ít. Với các nhà hàng, khách sạn lớn, hạng “sao” cao thi nguồn cung cấp này thường có xu hướng giảm.

3.11. Mức hàng tồn kho

Dựa vào mức tồn kho tại một thời điểm (tồn kho đầu kì) và toàn bộ các ghi chép về nhập, xuất, chúng ta có thể tính được mức tồn kho tại một thời điểm sau đó (mức tồn kho cuối kì):

Tồn đầu kì + Nhập trong kì – Xuất trong kì = Tồn cuối kì

Bài tập thực hành 4.6. Đầu tuần nhà hàng có 200 két bia trong kho. Trong tuần nhập về 120 két và đã bán ra 280 két. Tồn kho cuối kì sẽ là:

200 + 120 – 280 = 40

Cuối tuần nhà hàng kiểm kho để xác định số lượng bia còn tồn trong kho có trùng khớp với sổ sách kế toán kho hay không.

Nguyên tắc cơ bản kiểm soát tồn kho là giữ mức tồn kho thấp nhất trong không gian hẹp nhất và với thời gian ngắn nhất để tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm hao hụt. Vì vậy việc kiểm soát mức tồn kho là việc xác định:

- Đặt hàng bao nhiêu?

- Khi nào cần đặt hàng?