Nhiệm Vụ Của Tổ Chức Và Quản Lý Kho

Có hai hệ thống kiểm soát tồn kho cơ bản, đó là:

- Kiểm soát liên tục: Hàng tồn kho được kiểm tra thường xuyên. Khi tồn kho giảm xuống một mức nhất định (gọi là mức tái đặt hàng) thì chúng ta sẽ đặt hàng mới. Lượng hàng đặt luôn cố định.

- Kiểm soát theo định kì: Hàng tồn kho được kiểm tra theo lịch định kì và do vậy hàng cũng được đặt theo lịch định kì. Lượng hàng đặt mỗi lần sẽ khác nhau.

3.12. Tỷ lệ luân chuyển hàng lưu kho

Thể hiện số lần luân chuyển hàng lưu kho trong năm. Số lần hàng lưu kho càng cao thì hoạt động kinh doanh càng hiệu quả và ngược lại.

THL =

Hbq

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 111 trang tài liệu này.

Tđk + Dck

H bq =

Trong đó:

THL: Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho G: Giá vốn hàng bán

Hbq: Hàng lưu kho bình quân Tđk: Tồn đầu kỳ; Dck: Dư cuối kỳ

3.13. Kỳ luân chuyển hàng lưu kho

Kỳ luân chuyển hàng lưu kho cho biết số ngày hàng lưu kho. Số ngày hàng lưu kho càng ít thì hoạt động kinh doanh càng hiệu quả và ngược lại.

KHL =

THL

Trong đó: KHL: Kỳ luân chuyển hàng trong kho NG: Số ngày trong kỳ (365 ngày/năm) THL: Tỷ lệ luân chuyển hàng trong kho

Bài tập thực hành 4.7:

Khách sạn A có:

- Tồn đầu kỳ: 1.000 USD

- Dư cuối kỳ: 2.000 USD

- Giá vốn hàng bán: 84.000 USD

Khách sạn B có:

- Tồn đầu kỳ: 2.000

- Dư cuối kỳ: 3.000

- Giá vốn hàng bán: 33.000

a. Tính tỷ lệ hàng lưu kho!

b. Tính kỳ luân chuyển hàng lưu kho!

Giải: Khách sạn A Khách sạn B

Hàng lưu kho bình quân:

1.000 + 2.000

Hbq =

1.500 + 500

= 1.500

= 1.000

Tỷ lệ luân chuyển hàng lưu kho:

84.000

48.000

THL =

= 56

= 48

1.500

Kỳ luân chuyển hàng lưu kho: 365

1.000

365

KHL =

= 6,5

= 7,5

Như vậy, tỷ lệ hàng lưu kho của khách sạn A là 56 lần và khách sạn B là 48 lần trong năm. Mỗi lần lưu kho của khách sạn A là 6,5 ngày và của khách sạn B là 7,5 ngày. Do đó khách sạn A tốt hơn khách sạn B.

3.14. Nguyên tắc nhận hàng

Khi nhận hàng, chúng ta cần kiểm tra, xác định:

- Có đúng là hàng của khách sạn, nhà hàng mình hay không?

- Hàng có đến đúng nơi phải giao?

- Khu vực chứa hàng đã sẵn sàng chưa?

- Giám sát việc bốc dỡ hàng để chuyến đến đúng nơi

- Kiểm tra hóa đơn, số lượng hàng hóa

- Kiểm tra chất lượng hàng hóa (đối chiếu hàng mẫu nếu có)

- Đối chiếu hàng với đơn đặt hàng

- Ghi phiếu nhập kho

- Xếp hàng theo chủng loại, thứ tự nhập xuất

Trường cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu

- Nhập số liệu vào máy tính

- Kiểm tra an toàn an ninh

3.15. Nguyên tắc xuất hàng

Nhằm đảm bảo hàng hóa nhập không bị thất lạc, nhầm lẫn khi xuất hàng chúng ta cần:

- Có phiếu yêu cầu hàng hóa nội bộ

- Chỉ xuất hàng cho ngưuòi có trách nhiệm nhận hàng

- Có hóa đơn bàn hàng, phiếu xuất

- Vào sổ xuất hàng

- Xếp hàng trong kho lại theo trật tự quy định

3.16. Quản trị kho nguyên liệu

3.16.1. Các loại kho

Kho là nơi tập trung dự trữ và bảo quản các nguyên liệu, vật liệu, thiết bị, dụng cụ trước khi đưa vào chế biến.

Nhà hàng, khách sạn sử dụng nhiều loại nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu thiết bị và dụng cụ khác nhau. Vì vậy, trong quá trình dự trữ chúng cũng phải có nhiều kho khác nhau phù hợp với từng loại, như: kho nguyên liệu thực phẩm tươi, kho nguyên liệu thực phẩm khô, kho dụng cụ, kho gas...

Để đảm bảo chất lượng thực phẩm, kho thực phẩm còn được trang bị hệ thống bảo quản thích hợp là các thiết bị làm lạnh, thiết bị hút ẩm... do đó, hệ thống kho nguyên liệu thực phẩm có thể bao gồm các loại kho sau:

- Kho đông lạnh: để dự trữ bảo quản các thực phẩm đông lạnh như: thịt gia súc, thịt gia cầm, cá... hiện nay các loại kho lạnh có thể bảo quản thực phẩm đến –40oC và thời gian lưu trữ tối đa đến 6 tháng

- Kho lạnh: loại kho này chỉ làm lạnh đến nhiệt độ từ 10oC đến 0oC dùng để dự trữ bảo quản các thực phẩm thực vật rau củ quả tươi, một số thực phẩm chế biến, một số thực phẩm đóng chai, lọ, hộp...

Trường cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu

- Kho đồ khô: để dự trữ bảo quản các thực phẩm khô: lương thực, ngũ cốc, các loại rau, các loại gia vị khô... loại kho này đảm bảo thông thoáng và có trang bị máy hút ẩm....

3.16.2. Nhiệm vụ của tổ chức và quản lý kho

Công tác tổ chức và quản lý kho đóng vai trò quan trọng đến quá trình lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu với những nhiệm vụ cụ thể:

- Bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, ngăn ngừa và hạn chế hư hỏng mất mát; thường xuyên kiểm soát chặt diễn biến chất lượng thực phẩm.

- Thường xuyên nắm vững tình trạng hàng trong kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, vị trí xếp đặt... để sẵn sàng cấp phát theo nhu cầu và kịp thời tư vấn, đề xuất cho các cấp quản lý những biện pháp cần thiết đối với các loại nguyên vật liệu thực phẩm.

- Cách tổ chức sắp xếp đảm bảo thuận tiện cho việc xuất nhập, kiểm kê, kiểm tra. Việc sắp xếp phải tuân theo 2 nguyên tắc:

+ Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy;

+ Nguyên liệu nhập trước xuất trước, thời hạn còn ngắn... xuất trước; nhập sau, hạn dùng còn dài xuất sau.

- Biết sắp xếp khoa học, sử dụng hợp lý diện tích và không gian kho.

3.16.3. Quy định sắp xếp hàng hoá trong kho

Những người được giao nhiệm vụ quản lý kho phải hiểu biết và nắm vững những nguyên tắc, quy định về việc sắp xếp hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho.

- Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa kho. Khi phát sinh hàng hoá mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nhật). Các kệ trong kho được ký hiệu

Trường cao đẳng nghề Du lịch Vũng Tàu thành, A, B, C, D….tầng 1 của kệ A là A1, tầng 2 là A2….Nhãn dán chỉ vị trí của từng ô trong kệ phải có mũi tên chỉ vị trí tương ứng

- Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoá trong kho.

- Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở.

- Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hóa vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho, trừ những cá nhân được ủy quyền.

- Trước khi nhập hàng, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng.

- Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng tránh va chạm, đổ vỡ …

- Nên để hàng hoá trên palet hoặc kê trên cao (tối thiểu 30 cm so với mặt đất).

- Hàng hoá sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, tạo diện tích trống cho loại hàng hoá khác, các loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng.

3.16.4. Bảo quản hàng hóa, nguyên liệu

Lưu trữ hàng trong kho là một giai đoạn rất quan trọng nhằm đảm bảo cho các mặt hàng đã được nhập về lưu trữ trong kho phải duy trì được chất lượng tốt nhất. Mục đích của hoạt động quản lý kho là nhằm giảm thiếu khả năng hao hụt do mất mát, hư hỏng v.v…Để làm được điều đó chúng ta cần tuân thủ nghiêm ngặt về các vấn đề như:

- Điều kiện vệ sinh sạch sẽ.

- Điều kiện về nhiệt độ thích hợp với từng loại nguyên vật liệu.

- Độ thông thoáng của kho.

- Điều kiện áng sáng trong kho.

- Bố trí sắp đặt hàng hóa theo chủng loại.

- Tùy tính chất từng loại hàng để đầu tư thiết bị lưu trữ phù hợp.

- Với các loại hàng hóa có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.

- Đối với các loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phù hợp.

- Tất cả các hàng hoá dễ bị hư hỏng thuộc loại thực phẩm phải quản lý theo nguyên tắc FIFO (First In First Out – Vào trước, ra trước).

3.16.5. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu

Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu thực phẩm từ kho đến bộ phận chế biến. Cấp phát nhanh nhẹn, kịp thời, chính xác sẽ tạo điều kiện thuận lợi để tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian phục vụ.

Việc cấp phát có thể tiến hành theo 2 hình thức sau:

3.16.5.1. Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận chế biến

Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của bộ phận chế biến cho từng ca dựa vào kinh nghiệm chế biến. Hình thức cấp phát này có ưu điểm :

- Gắn chặt việc cấp phát với nhu cầu chế biến, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chế biến món ăn sử dụng đúng loại và lượng nguyên vật liệu.

- Đáp ứng nhanh các nhu cầu đa dạng, cấp thiết trong quá trình chế biến món ăn phục vụ khách hàng.

Tuy nhiên hình thức này dễ tạo thói quen ỉ lại vào việc chuẩn bị nguyên liệu của bộ phận tiếp phẩm, thủ kho, làm giảm tính chủ động trong kế hạch chế biến. Ngoài ra hình thức cấp phát này dễ dẫn đến không tiết kiệm, làm tăng chi phí và khó kiểm soát lượng nguyên vật liệu thực tế sử dụng.

3.16.5.2. Cấp phát theo kế hoạch

Đây là hình thức cấp phát nguyên vật liệu theo kế hoạch chế biến trong ngày, kế hoạch thực đơn khách hàng đã đặt, kế hoạch dự kiến khách hàng lẻ, công thức chế biến và giá thành món ăn, suất ăn. Dựa vào kế hoạch này bộ phận chế biến phải lập dự trù nguyên vật liệu, trưởng nhà hàng, phòng kinh doanh và nhân viên tiếp liệu kết hợp phân tích nhu cầu và lập dự trù cấp phát. Hình thức cấp phát này dễ dàng cho biết hạn mức quy định về số lượng, chủng loại, quy cách và thời gian nhằm đảm bảo tính chủ động cho bộ phận quản lý và bộ phận chế biến.

Hình thức cấp phát theo kế hoạch có những ưu điểm như sau:

- Quản lý chặt các nguyên liệu, tránh sự nhầm lẫn.

- Bộ phận kho chủ động nên việc chuẩn bị chu đáo và cấp phát nhanh, chính xác tiết kiệm thời gian.

- Góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh.

Tóm lại, quản trị nguồn hàng hóa, nguyên vật liệu thực phẩm là một khâu rất quan trọng trong quá trình quản trị kinh doanh nhà hàng, khách sạn và là khâu then chốt đảm bảo cho quá trình sản xuất chế biến các món ăn diễn ra một cách bình thường đáp ứng các nhu cầu đa dạng, thường xuyên và đột xuất của khách hàng.

Câu hỏi và bài tập

1. Mục đích của việc dự trữ hàng hóa, nguyên liệu là gì?

2. Khi tồn kho hàng hòa sẽ phát sinh những chi phí gì?

3. Khi tổ chức thu mua hàng hóa nguyên liệu, các nhà quản trị cần quan tâm đến những vấn đề gì?

4. Mức tồn kho an toàn là gì?

5. Tại sao phải xác định tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho và kỳ luân chuyển hàng tồn kho?